MØTEINNKALLING Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 22.06.2005 Tid: 1700 Eventuelt forfall meldes til tlf. 61 33 84 13. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Tittel 0045/05 INTERPELLASJON FRA HELGE MIDTTUN GRAN SV OM BRUK AV GRANSHALLEN FOR UNGDOMSSKOLENE I GRAN 0046/05 INTERPELLASJON FRA HØYRE,FREMSKRITTSPARTIET OG KRISTELIG FOLKEPARTI OM INNFØRINGEN AV EIENDOMSSKATT 0047/05 RESULTATRAPPORTERING 1. TERTIAL 2005 0048/05 VIDEREUTVIKLING HJEMMESIDE/INTRANETT - FORSLAG TIL INVESTERING 0049/05 DELINNSTILLING FRA KULTURPLANKOMITEEN: BIBLIOTEKSTRUKTUR/-LOKALER - FORSLAG OM KJØP AV GRANVANG (GODKJENNING INTENSJONSAVTALE) 0050/05 FELLES INNKJØPSFUNKSJON LUNNER - JEVNAKER - GRAN HADELAND - PLATTFORM FOR SAMARBEID, UTVIKLING OG EFFEKTIVISERING 0051/05 FRI SKOLESKYSS FOR GRUNNSKOLEELEVER MED AVSTAND TIL SKOLEN MINDRE ENN AKTUELL SKYSSGRENSE. 0052/05 HOVEDPLAN AVLØP - FINANSIERING AV INVESTERINGSTILTAK 2005 Side 1
0053/05 FORFALLSTIDSPUNKT FOR BETALING AV EIENDOMSSKATT 0054/05 AS VINMONOPOLET GRAN 0055/05 EIENDOMSSKATT: FRITAK ETTER EIENDOMSSKATTELOVEN 7 0056/05 TV-AKSJONEN 2005 - OPPRETTELSE AV KOMMUNEKOMITE FOR ÅRETS INNSAMLING Virksomhetsledere vil være tilstede for å svare på spørsmål i forbindelse med sak 47; resultatrapportering 1. tertial 2005. Jaren, 16.06.05 for ordføreren Richard Bjerkelund Konsulent Side 2 av 41
SAK 0045/05 INTERPELLASJON FRA HELGE MIDTTUN GRAN SV OM BRUK AV GRANSHALLEN FOR UNGDOMSSKOLENE I GRAN Saksbehandler: Richard Bjerkelund Arkiv: 033 &29 Arkivsaksnr.: 04/00430 Saksnr.: Utvalg Møtedato PS 0045/05 Kommunestyret 22.06.2005 Innstilling: Saken fremmes uten forslag til vedtak. Saksdokumenter: Interpellasjon fra Helge Midttun (SV) datert 6. juni 2005 Vedlagt: Ja Saksopplysninger: Interpellasjonen gjelder ungdomsskolenes mulighet til å bruke Granshallen i skoletiden, og hvorvidt det skal betales leie for bruken. Ordførerens svar blir gitt i møtet. Side 3 av 41
Sak 0046/05 INTERPELLASJON FRA HØYRE,FREMSKRITTSPARTIET OG KRISTELIG FOLKEPARTI OM INNFØRINGEN AV EIENDOMSSKATT Saksbehandler: Richard Bjerkelund Arkiv: 033 &29 Arkivsaksnr.: 04/00430 Saksnr.: Utvalg Møtedato PS 0046/05 Kommunestyret 22.06.2005 Innstilling: Saken fremmes uten forslag til vedtak. Saksdokumenter: Interpellasjon fra H, FRP og KRF datert 10. juni 2005 Vedlagt: Ja Saksopplysninger: Interpellasjonen går ut på at det ikke skal innføres eiendomsskatt i Gran kommune, samt forslag til budsjettendringer. Ordførerens svar blir gitt i møtet. Side 4
Sak 0047/05 RESULTATRAPPORTERING 1. TERTIAL 2005 Saksbehandler: Maj Kristin Sæther Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 05/01395 Saksnr.: Utvalg Møtedato PS 0087/05 Formannskapet 15.06.2005 PS 0047/05 Kommunestyret 22.06.2005 Innstilling: Resultatrapport for 1. tertial 2005 tas til etteretning. Det legges frem en ny sak for å få budsjettet i balanse. Evt. tilleggsbevilgninger til legetjenesten legges frem som en egen sak. Utvalg: Formannskapet Møtedato: 15.06.2005 Sak: PS 0087/05 Resultat: Innstilling vedtatt Behandling i utvalget: Disse hadde ordet i saken: Leif Kristian Alm (Sp) Ordfører Rigmor Aasrud (Ap) Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Resultatrapport for 1. tertial 2005 tas til etteretning. Det legges frem en ny sak for å få budsjettet i balanse. Evt. tilleggsbevilgninger til legetjenesten legges frem som en egen sak. Saksdokumenter: Resultatrapportering 1. tertial 2005 Vedlagt: Ja Side 5
Sak 0047/05 Saksopplysninger: Vedlagt følger 1. tertial for 2005. Rapporten er administrasjonens tilbakemelding til kommunestyret om måloppnåelse så langt, den økonomiske situasjonen, fremdrift i vedtatte saker og hva som er utført av investeringsprosjekter. Den delen av rapporten som inneholder virksomhetenes tilbakerapporteringer om økonomisk ramme og målsettinger for 2005 har fått nytt utseende. Dette fordi vi allerede nå ønsker å ta i bruk de skjema som brukes i prosjektet Målstyrt Balansert Undring (MBU). For nærmere vurderinger vises det til den vedlagte rapporten. Side 6 av 41
Sak 0048/05 VIDEREUTVIKLING HJEMMESIDE/INTRANETT - FORSLAG TIL INVESTERING Saksbehandler: Kirsten Jåvold Hagen Arkiv: 064 Arkivsaksnr.: 05/01356 Saksnr.: Utvalg Møtedato PS 0088/05 Formannskapet 15.06.2005 PS 0048/05 Kommunestyret 22.06.2005 Innstilling: 1. Den skisserte videreutvikling av elektronisk informasjonsverktøy med etablering av felles plattform for hjemmeside og intranett, godkjennes. 2. Det bevilges kr 400 000 til gjennomføringen av tiltaket. Bevilgningene tas fra disposisjonsfond.. 3. Årlige driftskostnader for påfølgende år, kr 60 000 innarbeides ved rullering av Budsjett og Økonomiplan for 2006-2009 4. Administrasjonen bes om å etablere et samarbeid med personer og organisasjoner om presentasjon av kunst og kultur i Gran kommune. Dette kan eventuelt gjøres i samarbeid med Hadeland Reiseliv Utvalg: Formannskapet Møtedato: 15.06.2005 Sak: PS 0088/05 Resultat: Innstilling vedtatt Behandling i utvalget: Disse hadde ordet i saken: Anne Lise Bleie (H) Gry Haugsbakken (Ap) Leif Kristian Alm (Sp) Rådmann Ellen Stokstad Gaute Øvrebotten Kommunalsjef Berit Halvorsen Kari Marie Engnæs (Sp) Gry Haugsbakken fremmet følgende endrings- og tilleggsforslag: Endring av punkt 2: Andre setning strykes. Nytt punkt 4: Side 7
Sak 0048/05 Administrasjonen bes om å etablere et samarbeid med personer og organisasjoner om presentasjon av kunst og kultur i Gran kommune. Dette kan eventuelt gjøres i samarbeid med Hadeland Reiseliv. Det ble deretter foretatt en punktvis votering med grunnlag i innstillingen. Innstillingens punkt 1- enstemmig vedtatt Innstillingens punkt 2 mot Haugsbakkens endringsforslag. Haugsbakkens forslag ble enstemmig vedtatt. Innstillingens punkt 3 enstemmig vedtatt Haugsbakkens forslag til nytt punkt 4 - enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Den skisserte videreutvikling av elektronisk informasjonsverktøy med etablering av felles plattform for hjemmeside og intranett, godkjennes. 2. Det bevilges kr 400 000 til gjennomføringen av tiltaket. Bevilgningene tas fra disposisjonsfond. 3. Årlige driftskostnader for påfølgende år, kr 60 000 innarbeides ved rullering av Budsjett og Økonomiplan for 2006-2009 4. Administrasjonen bes om å etablere et samarbeid med personer og organisasjoner om presentasjon av kunst og kultur i Gran kommune. Dette kan eventuelt gjøres i samarbeid med Hadeland Reiseliv Saksdokumenter: K-sak 0020/00: Informasjon om internett Forsøk med hjemmeside for Gran kommune Vedlagt: Nei Saksopplysninger: Bakgrunn for saken: I løpet av den siste tiden har Gran kommune ved ulike anledninger, fått tilbakemelding om at innbyggere og brukere finner det vanskelig å orientere seg i informasjonen på hjemmesida vår. Dette gjelder bl.a. Forbrukerrådets undersøkelse og de ferske resultatene fra innbygger- og brukerundersøkelsen. Samtidig har et av målene til rådmannen for 2005, som er vedtatt som del av Budsjett- og økonomiplan for 2005-2008, følgende ordlyd: Starte tilrettelegging for døgnåpen forvaltning Rådmannen har i sitt arbeid med denne målsettingen i første omgang gjennomført en administrativ omorganisering som innebærer en sterkere integrering mellom Servicetorget og informasjon/hjemmesida (internett). Intensjonen er nettopp å legge til rette for uviklingen av elektronisk informasjon og etter hvert tjenesteautomatisering i form av toveis elektronisk Side 8 av 41
Sak 0048/05 kommunikasjon (søknadsskjemaer og lignende). Ledelsen av Servicetorget er fra 01.02.05 tillagt leder for Service og informasjon og stillingen er også tillagt redaktøransvaret for hjemmesida/intranett. I Budsjett- og økonomiplanen for 2005-2008, er det innarbeidet midler til et forprosjekt med benevnelsen døgnåpen forvaltning i 2006 (kr 100 000) med påfølgende gjennomføringsmidler i 2007 (kr 300 000). I budsjettkommentarene heter det: Ved omlegging av kommunens hjemmeside vil det være mulig å ha toveis elektronisk kommunikasjon slik at søknader etc. kan fylles ut og sendes Gran kommune. Omleggingen betinger både ny vert for hjemmeside, noe programvare og avklaringer om elektronisk signatur. Det viser seg at behovet for endringer og forbedringer innenfor denne delen av informasjonsarbeidet, har gått vesentlig raskere enn antatt i budsjettarbeidet. Rådmannen opplever at den raske utviklingen betinger et taktskifte i Gran kommunes tilnærming til dette området og anbefaler på bakgrunn av dette at arbeidet forseres og styrkes. Den videre utviklingen av Gran kommunes hjemmeside/internett og intranett utgjør helt vesentlige arbeidsverktøy både i forhold til selve tjenesteproduksjonen, samspillet mellom administrasjon og politikk samspillet mellom kommunen og innbyggerne for utøvelsen av de demokratiske prosessene. Dagens løsning legger sterke begrensninger og det løpende utviklingsarbeidet vanskeliggjøres med dagens tekniske rammebetingelser. Status: Intern og ekstern informasjon og kommunikasjon er viktige verktøy i arbeidet med å nå kommunens målsetninger. Mens ulike muntlige og skriftlige kanaler gjennom år har vært kommunens viktigste informasjonskanaler, opplever en for tiden en eksplosjon når det gjelder bruk av internett. Internett er den kanalen hvor brukerene lettest kan velge ut og velge bort informasjon ut fra egne behov, i sitt tempo og når det passer den enkelte. I Gran kommune ligger ansvaret for intern og ekstern informasjon i linja, og er dermed et lederansvar. Det betyr at kommunens ledere også er ansvarlig for at den informasjonen som formidles om virksomheten via intranett og internett, og gjennom telefon og personlige møter på Servicetorget er korrekt og oppdatert. Dette krever bevissthet om og rutiner for produksjon og oppdatering av informasjon, noe som igjen krever hensiktsmessige og effektive verktøy. Situasjonen er at at Gran kommunes hjemmeside og intranett i dag produseres med to ulike verktøy. Gran kommune etablerte våren 2000 i første omgang som en forsøksordning, internett/hjemmeside som produseres ved hjelp av et verktøy som web-verten stiller til disposisjon. (K-sak 0020/00) Siden 2003 har Gran kommune også hatt et intranett ( bedriftsavis/oppslagstavle - kun tilgjengelig for ansatte) med programvare som også gir mulighet for ekstranett (ekstern pålogging) og internettløsning (kommunens hjemmeside). Med utgangspunkt i det relativt beskjedne ambisjonsnivået som så langt har dannet grunnlaget for utviklingen innenfor dette området, har rådmannen bevisst valgt å starte med etableringen av en intranettløsning. Side 9 av 41
Sak 0048/05 Virksomhetene kan selv publisere det meste av informasjonen på intranettet, mens alt som legges ut på internett må sendes hjemmesidens redaktør for redigering og tilpasning før det publiseres. Bevisstheten i virksomhetene om bruk av internett som ekstern informasjonskanal er økende, men å operere med to ulike verktøy vanskelig og forsinker arbeidet å trekke organisasjonen med i en helhetlig utvikling av service- og informasjonstjenester. Som en kortsiktig utbedring foreslås det derfor en nødvendig reetablering av hjemmeside/intranett hos felles vert, slik at hjemmesida og intranettet kan videreutvikles som to integrerte og parallelle informasjonsverktøy. Tidligere innhentet pristilbud viser at investeringsbehovet vil utgjøre ca. kr 400 000 mens årlige driftsutgifter vil øke med ca.kr 60 000 Vurdering: De siste årene har kravet om oppdatert informasjon på offentlige hjemmesider vært økende. En undersøkelse gjort av Forbrukerrådet avslører store mangler når det gjelder kommunenes kommunikasjon med brukerne. I den nylig gjennomførte brukerundersøkelsen er Gran kommunes hjemmeside den tjenesten med lavest score. Over 70 prosent av brukerne er lite eller svært lite fornøyd med denne tjenesten. Samtidig er de svært godt fornøyd med kommunens servicetorg, noe som viser at det er riktig å satse på en samordning og felles utvikling av informasjon og service. Fokus på informasjon og service i det offentlige har gjennom de siste årene flyttet seg fra delvis manuelle servicetorg til elektronisk informasjon og kommunikasjon med borgere og samarbeidspartnere. Mulighetene for gjensidig kommunikasjon via internett er til stede, men krever effektive verktøy, nye arbeidsmåter og rutiner og en ny kompetanse i kommunene. Moderniseringsminister Morten Meyer sa i et innlegg på Geolok-konferansen på Lillehammer tidligere i vår, at målet er at alle innbyggere skal ha en min side funksjon på internett i løpet av kort tid. Dette gir den enkelte mulighet til selv å styre sin kontakt med det offentlige gjennom tilgang til politiske dokumenter og postlister, elektroniske skjemaer, innsyn i saksgang osv. På den samme konferansen ble det hevdet at servicetorgene i sin nåværende form vil forsvinne dersom en ikke får til en integrering av personlig service og elektroniske tjenester. Dersom Gran kommune ønsker å definere seg som en kommune som satser på informasjon, kommunikasjon og service er en avhengige av å holde tritt med utviklingen. Det er når det skapes forventninger som ikke innfris at dommen fra brukerne blir hardest. Gran kommune har gjennom omorganisering og ansvarsfordeling lagt til rette for ønsket utvikling, men er på kort sikt avhengig av et hensiktsmessig og mer effektivt verktøy for å komme videre med elektroniske service- og informasjonstjenester. Dersom den foreslåtte investeringen gjennomføres nå, vil en innenfor tilgjengelige budsjettrammer, få et betydelig bedre grunnlag for gjennomføringen av påkrevde utviklingsarbeidet. Ytterliger vurdering av ambisjonsnivå, informasjonsstrategi og videre satsing bør utvikles som del av eller som innspill til de ordinære plan- og budsjettprosessene, i første omgang gjennom de tiltakene som er innarbeidet i Økonomiplanen for 2005-2008. Side 10 av 41
Sak 0049/05 DELINNSTILLING FRA KULTURPLANKOMITEEN: BIBLIOTEKSTRUKTUR/- LOKALER - FORSLAG OM KJØP AV GRANVANG (GODKJENNING INTENSJONSAVTALE) Saksbehandler: Berit Halvorsen Arkiv: 036 C0 Arkivsaksnr.: 04/01439 Saksnr.: Utvalg Møtedato PS 0049/05 Formannskapet 20.04.2005 PS 0026/05 Kommunestyret 27.04.2005 PS 0089/05 Formannskapet 15.06.2005 PS 0049/05 Kommunestyret 22.06.2005 Innstilling: 1. Intensjonsavtalen mellom Gran kommune og Gran Almenning søkes forlenget inntil skolestruktur rundt Hadeland videregående skole er avklart. Dersom dette ikke fører fram bes det om at saken tas opp på nytt. 2. Administrasjon bes også om å utrede kulturskolens framtidige behov for lokaliteter Utvalg: Formannskapet Møtedato: 20.04.2005 Sak: PS 0049/05 Resultat: Saken utsatt Behandling i utvalget: Biblioteksjef Wenche Nyås orienterte om bibliotekene i kommunen. Disse hadde ordet i saken: Berit Halvorsen Anne Lise Bleie (H) Gry Haugsbakken (Ap) Einar Ellefsrud (Frp) Ordfører Rigmor Aasrud (Ap) Kari Marie Engnæs (Sp) Wenche Nyås Helge Midthun (Sv) Rådmann Ellen Stokstad Leif Kristian Alm (Sp) Anne Lise Bleie fremmet følgende forslag: 1. Gran kommune kjøper ikke Granvang Side 11
Sak 0049/05 2. Hovedbiblioteket opprettholdes i Brandbu. - Gran kommune starter forhandlinger med eier av sentrumsgården og eventuelt andre interesserte eiendomsbesittere i Brandbu sentrum med sikte på å få leie et egnet lokale for hovedbiblioteket - Gran filial (i meierigården) nedlegges, men det opprettholdes et bibliotektilbud i Gran sentrum, ved at det finnes et mindre og billigere lokale for en annen type filial, evt. utreder om bokbusstilbudet kan være en tilfredsstillende løsning. - Bibliotekfilialen i Bjoneroa videreføres som samordnet folke- og skolebibliotek Forslaget ble senere trukket. Gry Haugsbakken fremmet følgende forslag: Sak om kjøp av Granvang som lokale for musikk- og kulturarrangement sendes på høring til kulturlivet, bl.a. ved kulturrådet. Ved votering ble Haugsbakkens forslag satt opp mot innstillingen, Haugsbakkens forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Sak om kjøp av Granvang som lokale for musikk- og kulturarrangement sendes på høring til kulturlivet, bl.a. ved kulturrådet. Utvalg: Kommunestyret Møtedato: 27.04.2005 Sak: PS 0026/05 Resultat: Innstilling vedtatt Behandling i utvalget: Disse hadde ordet i saken: Wenche Strand (Ap) Knut Lehre (Krf) Anne Lise Bleie (H) Helge Midttun (Sv) Lars Velsand (Sp) Wenche Strand fremmet forslag om at saken også sendes på høring til Idrettsrådet og næringslivet. Ved votering ble innstillingen med tillegget fra Strand enstemmig vedtatt. Vedtak: Sak om kjøp av Granvang som lokale for musikk- og kulturarrangement sendes på høring til kulturlivet, bl.a. ved kulturrådet. Saken sendes også på høring til Idrettsrådet og næringslivet. Side 12 av 41
Sak 0049/05 Utvalg: Formannskapet Møtedato: 15.06.2005 Sak: PS 0089/05 Resultat: Annet forslag vedtatt Behandling i utvalget: Disse hadde ordet i saken: Steinar Aannerud (Sv) Gry Haugsbakken (Ap) Anne Lise Bleie (H) Einar Ellefsrud (Frp) Kari Marie Engnæs (Sp) Ordfører Rigmor Aasrud (Ap) Gry Haugsbakken (Ap) fremmet følgende forslag på vegne av Ap, Sv og Sp: 1. Intensjonsavtalen mellom Gran kommune og Gran Almenning søkes forlenget inntil skolestruktur rundt Hadeland videregående skole er avklart. Dersom dette ikke fører fram bes det om at saken tas opp på nytt. 2. Administrasjon bes også om å utrede kulturskolens framtidige behov for lokaliteter Anne Lise Bleie (H) fremmet følgende forslag: 1. Gran kommune kjøper ikke Granvang 2. Hovedbiblioteket opprettholdes i Brandbu - Gran kommune starter forhandlinger med eier av sentrumsgården og eventuelt andre interesserte eiendomsbesittere i Brandbu sentrum med sikte på å få leie et egnet lokale for hovedbiblioteket - Gran filial (i meierigården) nedlegges, men det opprettholdes et bibliotektilbud i Gran sentrum ved at det finnes et mindre og billigere lokale for en annen type filial - Bibliotekfilialen i Bjoneroa videreføres som samordnet folke- og skolebibliotek Ved votering ble kulturplankomiteens innstilling enstemmig nedstemt. Det ble deretter votert over punkt 1 i Haugsbakkens forslag mot punkt 1 i Bleies forslag. Haugsbakkens forslag fikk 8 stemmer, Bleies fikk 1 stemme. Votering over punkt 2 i Bleies forslag. Forslaget ble nedstemt med 8 mot 1 stemmer. Side 13 av 41
Sak 0049/05 Avslutningsvis ble det votert over punkt 2 i Haugsbakkens forslag. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Intensjonsavtalen mellom Gran kommune og Gran Almenning søkes forlenget inntil skolestruktur rundt Hadeland videregående skole er avklart. Dersom dette ikke fører fram bes det om at saken tas opp på nytt. 2. Administrasjon bes også om å utrede kulturskolens framtidige behov for lokaliteter Saksdokumenter: Vedlagt: K-sak 0139/00: Bibliotekstruktur Nei Div. oppsummeringsnotater fra møter i komiteen for bibliotekstruktur/kulturbygg Nei Budsjett og Økonomiplan for 2005-2008 Nei Notat fra Eiendomsavdlingen oversikt over kostnader, tilpasningsbehov og Ja økonomisk bilde, driftskostnader Intensjonsavtale mellom Gran Almenning og Gran kommune om overtakelse av Ja Granvang Forslaget om kjøp av Granvang er som forutsatt i kommunestyrets vedtak av 27.04.05 (K-sak 0026/05) sendt på høring til kulturlivet, Gran idrettsråd og næringslivet. Det er utarbeidet et eget notat med en systematisk gjennomgang og en skjemamessig oversikt over innkomne høringsuttalelser. I tillegg er det utsendte høringsbrevet og innkomne høringsuttalelser vedlagt saken. I debatten som har oppstått i tilknytning til saken, har det ved ulike anledninger vært henvist til Kulturbyggkomiteens innstilling vedtatt i K-sak 0075/99 av 26.10.99. Dokumentet er tilgjengelig på Gran kommunes hjemmeside, men for ordens skyld, vedlegges det saken som bakgrunnsdokument. Om saksgangen: Dette saksframlegget er en komitéinntilling (delinnstilling). Komitéinnstillinger fremmes ordinært direkte for kommunestyret. Siden innstillingen inneholder forslag om en investering, er det likevel naturlig at saken fremmes via formannskapet. Saksopplysninger: Kulturplankomiteen arbeider i henhold til sitt gitte mandat med utarbeidelsen av en helhetlig kulturplan for Gran kommune. Vedtatte Budsjett og Økonomiplan for 2005-2008 inneholder to målsettinger som kommer som supplement til Kulturplankomiteens opprinnelige mandat. Side 14 av 41
Sak 0049/05 Disse har følgende ordlyd: Avklare bibliotekstruktur innen 01.04.2005 uavhengig av tidligere føringer Avklare lokaler innen 01.09.2005 I kommentarene til driftsbudsjettet for bibliotektjenesten heter det videre: Det forutsettes gjennomført en strukturendring i bibliotektjenesten som skal gi en innsparing på kr 500 000 fra 2006. Avklaring inngår i kulturplankomiteens mandat. Lokaler må være avklart innen 1. september 2005. Kulturplankomiteen har med dette fått et relativt konkret oppdrag, med faste tidsfrister og økonomiske rammer og forutsetninger. Kort historikk: Temaet bibliotekstruktur har i ulike sammenhenger vært på den politiske dagsordenen gjennom flere år. Fra 1998, først i regi av Kulturbyggkomiteen (ledet av Hans Westhagen, KrF) så videreført av Styringsgruppa for bibliotekstruktur/kulturbygg (ledet av Jon Strindhaug, SV) og nå i regi av Kulturplankomiteen. Kommunestyret fattet i møte 14.12.00 (K-sak 0139/00) følgende vedtak: I det videre plan- og utredningsarbeidet for bibliotektjenesten i Gran kommune, legges følgende forutsetninger til grunn: A. Gran kommunes hovedbibliotek bør fortsatt ligge på Brandbu. Endelig valg av bygning/løsning avklares seinere, men det understrekes at nåværende løsning i Centrumsgården ikke utgjør et tilfredsstillende alternativ. B. Gran kommune bør fortsatt opprettholde et filialtilbud i Gran sentrum. Filialen bør ha en klar profil og et spesielt bok- og medietilbud rettet mot målgrupper som barn/unge, eldre og pendlere Intensjonene bak dette vedtaket ble ytterligere konkretisert bl.a gjennom målformuleringer i Budsjett og Økonomiplan for 2002-2005 hvor det heter: Overordnet mål for 4 års-perioden: Åpne nytt hovedbibliotek Mål/tiltak 2002: Avklare lokalisering av bibliotek i Brandbu, samt lokaler og driftsform for alternativ bibliotekdrift i Gran. Avklare forholdet til bibliotek på de videregående skolene. Den valgte tilnærmingen bygde på målsettinger i Kommuneplanen og den etablerte funksjonsdelingen mellom Gran og Brandbu med Gran som handelssenter og Brandbu som kultur- og skolesenter. I Styringsgruppa for bibliotekstruktur var det bred enighet om at avklaringer omkring bibliotekløsning i tilknytning til Brandbu videregående skole, utgjør første oppfølgingspunkt (fra møte i styringsgruppa 22.08.02) Styringsgruppa var opptatt av tidsperspektivet og muligheten for midlertidige løsninger. Parallelt ble ulike leieløsninger for utviklingen av et alternativt filialkonsept i Gran vurdert. I styringsgruppa var det i august 2002 enighet om å la flytteplanene ligge i bero, til filialkonseptet var vudert og konkretisert noe nærmere. Side 15 av 41
Sak 0049/05 I oppfølgingsarbeidet erfarte både styringsgruppa og administrasjonen at det var vanskelig å få de nødvendige avklaringene med Oppland fylkeskommune om eventuell felles bibliotekløsning ved Brandbu videregående skole. Debatten om den videregående skolestrukturen framsto som noe mer uavklart enn det vedtakene isolert sett tilsa, og det har vist seg vansklig å komme videre i prosessen. Samtidig har driften av filialen på Gran vært videreført i sin etablerte form. Da Kulturplankomiteen overtok stafettpinnen, var spørsmålet om bibliotekstruktur dermed fortsatt uavklart. Kulturplankomiteen opplevde at de etablerte målsettingene for bibliotekstrukturen, ga et begrenset handlingsrom. På eget initiativ tok Kulturplankomiteen på bakgrunn av dette opp problemstilling til drøfting i kommunestyre i oktober 2004. (Innledning v/komitéleder Wenche Strand i kommunestyremøte 06.10.04) Med de målsettingene som ble vedtatt i Budsjett- og Økonomiplan for 2005-2008, åpnes det for en ny tilnærming til bibliotekstruktur-spørsmålet samtidig som de økonomiske rammebetingelsene er presisert i form av en forventet drifts- og effektiviseringsgevinst på kr 500 000 pr. år fra 2006. Dagens status: A. Lokaler. leieforhold: Hovedbiblioteket i Brandbu : Gran kommune har bindende og uoppsigelig leieavtale for 2.etg i Sentrumsgården til 31.05. 2010 med M. Carlsen & Sønn. Årlig husleie: kr 192 500 Leieareal: 538m2 Filial Gran sentrum : Gran kommune har leieavtale med 1 års oppsigelse med Gran Senter AS. Årlig husleie: kr 215 000 Leieareal: 300m Filial Kulturbygget Bjoneroa: Samordnet folke-og skolebibliotek i Kulturbygget. Husleiekostnadene er innarbeidet i leieavtalen mellom Gran kommune og Kulturbygget i Bjoneroa. Øvrige driftsutgifter ved (utenom husleie, strøm og renhold) utgjør ca. kr 50 000 pr. år. Forhåndsvarsel om mulig oppsigelse av lokaler er sendt fra Gran kommune til utleiere i Brandbu og Gran jfr vedtak Budsjett og Økonomiplan 2005-2008. B. Øvrige driftsforhold. Samlet har Bibliotektjenesten i Gran kommune i 2005 en nettodriftsramme på kr 3 073 000 Ved siden av lønnskostnadene (5,36 årsverk) og husleieutgiftene utgjør strømutgiftene kr 60 000 pr. år for hovedbiblioteket og kr 16 000 pr. år for Gran filial og bok- og mediebudsjettet kr 290 000 pr. år for hovedbiblioteket, kr 100 000 pr. år for Gran filial og kr 15 000 pr. år for filialen på Bjoneroa de vesentligste kostnadene. (Samlet bok- og mediebudsjett utgjør ca. kr 400 000) Kulturplankomiteens vurderinger og anbefalinger: Når de eksisterende rammebetingelsene settes opp mot de vedtatte målsettingene i Budsjett og Økonomiplanen for 2005-2008, opplever Kulturplankomiteen at vurderingene av framtidig bibliotekstruktur må baseres på følgende forhold: Side 16 av 41
Sak 0049/05 Hovedbiblioteket som ligger i 2.etg. i Sentrumsgården i Brandbu har ikke tilfredsstillende tilgjengelighet (mangler heis) og drives på dispensasjon. Leieavtalen utgår våren 2010. Bibliotekfilialen i Gran ligger ikke på bakkeplan men heis sikrer tilgjengeligheten. Filialen på Bjoneroa er lokalisert i Kulturbygget og drives som kombinasjonsbibliotek (folkebibliotek/skolebibliotek) Med bakgrunn i denne situasjon er det vanskelig å anbefale løsninger uten å vurdere alternativ lokalisering da En evt. nedlegging av bibliotekfilialen på Gran, med fortsatt hovedbibliotek på Brandbu forsterker tilgjengelighetsproblematikken Filialen på Gran har ikke tilstrekkelig areal til å fungere som hovedbibliotek.* *Det eksisterer ingen entydige normer eller arealkrav men det har i tidligere sammenhenger vært antydet at et hovedbibliotek fordrer et samlet areal på ca. 1000m2. Kombinasjonen av lokalenes funksjonalitet og inndeling er avgjørende for det konkrete arealbehovet Ideelt sett mener Kulturplankomiteen at utviklingen innenfor bibliotekområdet tilsier at Gran kommune bør samle ressursene i et godt og moderne hovedbibliotek og avvikle bibliotekfilialene. Med dagens rammebetingelser og det angitt tidsperspektivet, er det imidlertid vanskelig både å foreslå og å realisere en slik løsning på kort sikt. Bibliotekfaglige forhold: I utviklingen av den nasjonale og den regionale bibliotekpolitikken benyttes ofte uttrykket det virtuelle bibliotek som en betegnende overskrift over endringene som har skjedd og er i ferd med å skje innenfor bibliotekområdet. Bibliotekenes sammensatte funksjon og rolle i det moderne samfunnet vektlegges og følgende fire roller beskrives gjerne som folkebibliotekets bærebjelker: - Folkebiblioteket som kultursenter - Folkebiblioteket som kunnskapssenter og læringsarena - Folkebiblioteket som formidler av samfunnsinformasjon - Folkebiblioteket som møteplass Disse rollene må tas med i betraktningen når premissene for ny bibliotekstruktur og nye biblioteklokaler skal utformes. Generell samfunnsutvikling: Både den generelle samfunnsutviklingen med sentralisering, regionalisering, den pågående kommunestrukturdebatten og flere andre forhold, bidrar til at det er naturlig at Gran kommune tar opp tidligere målsettinger for funksjonsfordelingen mellom Brandbu og Gran også innenfor kulturområdet, til ny vurdering. Dette forholdet berører imidlertid en større debatt som bør bygge på de vedtakene som er gjort bl.a gjennom Fylkesdelplanen for Hadeland og framstår som et tema som bør vies aktiv oppmerksomhet både ved den forestående rulleringen av kommuneplanens samfunnsdel og videreføringen av arbeidet med en overordnet kulturplan (som drives i regi av Kulturplankomiteen) Parallelt med disse vurderingene har kulturplankomiteen bygd videre på intensjonene fra den lokale kulturbyggdebatten og registrert at Gran Almenning aktivt vurderer Granvangs framtid. Side 17 av 41
Sak 0049/05 Gran kommune har via Kulturbyggkomiteens innstilling definert en desentralisert kulturbyggstruktur med Huset (Brandbu) og Granvang som to viktige kulturbyggfunksjoner. Gran kommune har i dag en midlertidig leieavtale med Gran Almenning (til utgangen av 2006) og disponerer deler av lokalene på Granvang til virksomhet i regi av Hadeland Kulturskole. Et viktig poeng ved etableringen av denne leieavtalen var å bidra til å sikre storsalfunksjonen på Granvang. Med bakgrunn i denne status-situasjonen ga Kulturplankomiteen i møte 01.02.05 administrasjonen i oppdrag å ta kontakt med eierene av Granvang og Sentrumsgården for å undersøke: Granvang : 1. Gran almennings planer for fremtidig bruk av Granvang 2. Muligheter for kjøp eller fremtidig leie av bygget eller deler av bygget med tanke på å flytte hovedbiblioteket til Granvang, og nedleggelse av filialen i Gran. Sentrumsgården i Brandbu : 1. Muligheter og kostnader ved å flytte hovedbiblioteket til 1.etg, evnt ta i bruk både 1. og 2. etg. og nedlegge filialen i Gran. 2. Undersøke mulighet for framleie / annen kommunal bruk av lokalene i 2.etg. dersom hovedbiblioteket flyttes før bindingstiden er ute. På bakgrunn av dette oppdraget har administrasjonen hatt kontakt med både Gran Almenning og eieren av Sentrumsgården, Dagfinn Carlsen. Granvang: Dialogen med Gran Almenning har avdekket at almenningens styre aktivt vurderer å selge Granvang. En utvidet leieløsning vuderes som lite aktuell. Granvang har lange tradisjoner som lokalt kulturbygg med storstuefunksjon for både lokaltog regionalt kulturliv. Gran Almenning ønsker imidlertid å bidra til at bygningens funkjon som kulturbygg videreføres og er interessert i å selge eiendommen til Gran kommune framfor å legge eiendommen ut for salg på det åpne markedet. Det er utarbeidet en intensjonsavtale mellom Gran Almenning og Gran kommune om kjøp av Granvang. Kjøpssummen er satt til kr 5 900 000 Intensjonsgrunnlaget har Gran Almenning sagt ja til og avtalen vil bli formelt behandlet i Gran Almennings styre i forkant av kommunestyrebehandlingen. Kulturplankomiteen anbefaler at Gran kommune godkjenner den foreliggende intensjonsavtalen og legger til rette for en samlokalisering av bibliotek, kulturskole og kulturaktiviteter i regi av lokale lag og foreninger. Sentrumsgården i Brandbu: Administrasjonen har også vært i dialog med eieren av Sentrumsgården, Dagfinn Carlsen bl.a. med konkret forepørsel om bytte av leieareal fra 2. til 1. etg da disse lokalene har vært utlyst ledig for utleie. Da lokalene i 1. etg. (375m2) ikke har tilstrekkelig areal til å kunne fungere som hovedbibliotek, kunne en eventuell mulighet for å legge alternativ kommunal virksomhet i lokalene i den gjenstående avtaleperioden (til våren 2010), utgjøre en alternativ tilnærming. I løpet av dialogen synes det nå klart at utleier har flere interessenter for de ledige lokalene i 1.etg og at denne tilnærmingen dermed er lite reell. Dialogen har imidlertid avklart at det ut ifra utleier/eiers egne utviklingsplaner, foreligger grunnlag for forhandlinger om gjeldende Side 18 av 41
Sak 0049/05 leieavtale med en mulighet for alternativ bruk av biblioteklokalene i deler av den gjenstående kontraktsperioden, til andre formål. Samlet anbefaling - bibliotekstruktur: Både den generelle utviklingen og rammevilkårene som er satt i gjeldende budsjett- og økonomiplanvedtak, tilsier behov for endringer i bibliotekstrukturen i Gran kommune. Komiteen finner det innenfor angitte rammer og den korte tidshorisonten med svært knappe tidsfrister, vanskelig å finne en ideell løsning. Med utgangspunkt i kommunestyrets oppdrag anbefaler komiteen en løsning som innebærer: At Gran filial nedlegges At Gran kommune godkjenner foreslåtte intensjonsavtale med Gran Almenning om kjøp av Granvang At hovedbiblioteket etableres på Granvang og samlokaliseres med Hadeland Kulturskole At hovedbiblioteket i Brandbu opprettholdes til biblioteket på Granvang åpnes For å opprettholde et bibliotektilbud i Brandbu søkes det etablert et samarbeid med Oppland fylkeskommune om en filialløsning med kombinert folke- og fagbibliotek i tilknytning til Brandbu videregående skole. Mulighetene for samarbeidsløsninger som også involverer biblioteksituasjonen ved Brandbu ungdomsskole vurderes i løpet av samarbeidsprosessen. Bibliotekfilialen i Bjoneroa opprettholdes som kombinert folke- og skolebibliotek. Driften av filialen i Bjoneroa berøres ikke direkte av endringene i bibliotekstruktur og lokaliseringen av bibliotektjenestene i Gran og Brandbu. Utlånstallene de siste årene tilsier imidlertid at det er naturlig med en kontinuerlig vurdering av bibliotekfilialens utlånsfrekvens. Ombyggings- og investeringsbehov: A. Bibliotekets vurderinger Det avgjørende for at biblioteket blir brukervennlig og tidsriktig er at en velger fleksible løsninger. Forholdene vurderes å ligge godt til rette for å få utviklet et funksjonelt bibliotek på Granvang og samlokaliseringen med Hadeland Kulturskole gir spennende muligheter. Biblioteket vil i utgangspunktet ha behov for de samlede arealene i første etasje, som er på ca. 600 m2, til publikumsareale. skrankeområde med mulighet for åpent kontorlandskap i bakkant med plass til 1-2 arbeidplasser. Andre funksjoner som f.eks lesesal og grupperom kan plasseres i andre deler av bygget mens forholdene ligger til rette for at møterom, personalrom, toaletter mv. kan etableres som fellesløsninger med Hadeland Kulturskole. Biblioteksjefen har satt opp følgende oversikt over aktuelle momenter og behov: - kontorer til bibliotekansatte, bør være i nærheten av utlånsarealet - plass til bok-mediesamlingen; både voksen, barn, ungdom, samt nye medier som musikk, filmer etc. - tidsskriftavdeling, gjerne i nærheten av bibliotekkafe med aviser. - bibliotekkafe med aviser, gjerne åpent tidlig på morgenen, uavhengig av bibliotekets åpningstid. Side 19 av 41
Sak 0049/05 - data/internett-stasjoner med flere maskiner - eventyrhule/trappeamfi i barneavdelingen. - rullemagasinhyller på skinner (typisk i arkiv) - arbeidsplasser/bord/stoler innimellom reoler - utstillingsmuligheter, gjerne i tilknytning til kafeen. Denne opplistinga utgjør en idéliste og er ikke sortert etter hva som kan skje på kort sikt og hva som krever mer planlegging og større ombygginger. Utgangspunktet er at en ved enkel tilrettelegging og mindre ombygginger skal kunne ta i bruk 1. etg dvs. Veslesalen og dagens kafélokaler inkl. kjøkken, til bibliotekformål. For at man helt fra starten av skal kunne få en fleksibel utnyttelse av lokalene, vil investeringer til inventar som reoler på hjul og annet hensiktsmessig inventar og utstyr, utgjøre et viktig startgrunnlag.. Da kan for eksempel hyller rulles unna og en kan ved behov få utnyttet gulvplass. Anslått investeringsbehov inventar/utstyr: ca. kr 300 000- kr 500 000 Avhengig av overtakelses- og innflyttingstidspunkt kan disse kostnadene konkretiseres og eventuelt innarbeides i løpet av budsjett- og økonomiplanprosessen. B. Eiendomsavdelingens vurderinger Vurdering av bygget: Granvang sto ferdig i 1967. Bygget framstår som relativt solid med bærekonstruksjoner av betong- søyler og dekker. Det er flatt tak med pvc. membrantekking som er ca 15 år gammel. Ytterfasadene består av pusset betong og felter av trepaneler. Utvendige trepanerler med vinduer og dører er relativt slitt og må pusses opp innen rimelig tid. De pussede betongflatene har edelpuss som bør tas vare på. Innvendig er bygget også slitt både på overflater og på teknisk utstyr. Eiendommen framstår som slitt men ikke nedslitt og bygge trenger et forsterket vedlikehold i årene som kommer. Det er ikke påvist asbest i bygget. Det foreligger ikke offentlige krav mot eiendommen. Kortsiktige utbedringsbehov: For å ta bygget i bruk til bibliotek må følgende behov for tilpasningsarbeider i 1. etg. vurderes gjennomført: rive / renske ut kjøkkenet med tilhørende fasiliteter, uten at selve bygningskonstruksjonen berøres. For å tilfredstille gjeldene lovverk både i forhold til Byggeforskriftene og Arbeidsmiljøloven er det nødvendig å bygge nytt brannvarslingsanlegg i hele bygget, og ventilasjonsanlegg i 1 etg. og i kontorene i 2. etg. (Ventilasjonsanlegget i storsalen anbefales ikke medtatt ombygget i første omgang.) Nytt inngangsparti i 1 etg. Oppussing av innvendige trappeganger (maling, nytt gulvbelegg etc.) Div. reparasjonsarbeider på toaletter, ytterdører og lignende. Som del av PCB sanneringen må det også påregnes utskifting av lysarmaturer i store deler av bygget. Grovt anslått vil de opplistede utbedringsbehovene utgjøre en kostnad på mellom Kr 3-3,3 mill., -jfr vedlagte kostnadoversikt. Tiltakene for tilretteleggingstiltak for etableringen av en eventuelle biblioteksfunksjon på Granvang, må konkteriseres og vurderes nærmere som del av budsjett- og økonomiplanprosessen for 2006-2009. En eventuell full opprusting av lokalene vil utgjøre et vesentlig høyere beløp. Side 20 av 41
Sak 0049/05 Samlet vurdering: Økonomi - driftskostnader: Samlede husleiekostnader for biblioteket og kulturskolen utgjør i dag til kr 537 000 pr år. Eiendomsavdelingen har i vedlagte oversikt forsøkt å presentere et økonomisk bilde av status dersom Gran kommune kjøper eiendommen. Oversikten inkl. lånekostnader både til kjøp og vesentlige deler av de skisserte utbedrings- og tilpasningskostnadene, og vedlikeholdskostnader. Dersom man kun tar utganganspunkt i dagens husleiekostnader, viser oversikten at de årlige driftskostnadene, 665 000, samlet sett blir høyere enn i dag. Ut i fra en slik tilnærming, kan man vanskelig hevde at den foreslåtte løsningen gir den forutsatte økonomiske innsparingen slik den er angitt i budsjett og økonomiplan. Kombinasjonen med samordningen med Hadeland Kulturskole om fellesarealer og fellesfunksjoner og de mulige synergieffektene må trekkes inn i regnestykket og vurderingene. I tillegg er det som en del av samordningseffekten på bibliotekområdet, naturlig at muligheten for reduksjon i øvrige deler av bibliotekets driftsramme vurderes nærmere (åpningstider, bemanning, bok- og mediabudsjett etc.) Den foreslåtte prisen for kjøp av Granvang må også vurderes ut i fra eiendommens verdi og sentrale plassering. Forholdet til den regionale kulturbyggdebatten: Parallelt med dette arbeidet har en regional arbeidsgruppe fremmet forslag om felles regionalt kulturbygg for de tre hadelandskommunene. Forslaget har vært behandlet i Regionrådet og skal også behandles i de respektive kommunene. Den regionale arbeidsgruppa har ikke vurdert bibliotek i tilknytning til den foreslått regionale kulturbyggfunksjonen. Mye er uavklart og det er naturlig at også spørsmålet om regionale kulturbyggfunksjoner vurderes som en del av den pågående debatten om kommunestruktur, regional tilhørighet etc. Kulturplankomiteen ønsker å understreke at den anbefalte løsningen med satsingen på Granvang, ikke nødvendigvis vil være til hinder for utviklingen av en mer langsiktig regional kulturbyggløsning. Kulturplankomiteen vurderer i første omgang, løsningen som en hensiktsmessig mulighet ut ifra dagens situasjon. Løsningen kan fungere som en mellomløsning av midlertidig karakter eller videreutvikles som en mer varig løsning. Videre planlegging og utviklingsretning både av bibliotektjenesten, samspillet med øvrige kulturaktiviteter i bygget og den mer generelle utviklingen av Gran sentrum, vil kunne utgjøre vesentlig faktorer i en slik sammenheng. Side 21 av 41
Sak 0050/05 FELLES INNKJØPSFUNKSJON LUNNER - JEVNAKER - GRAN HADELAND - PLATTFORM FOR SAMARBEID, UTVIKLING OG EFFEKTIVISERING Saksbehandler: Gaute Øvrebotten Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 05/00762 Saksnr.: Utvalg Møtedato PS 0099/05 Formannskapet 15.06.2005 PS 0050/05 Kommunestyret 22.06.2005 Innstilling: 1. Prinsippet om felles innkjøpsfunksjon for Lunner, Jevnaker og Gran godkjennes. 2. Felles innkjøpsfunksjon organiseres etter vertskommunemodellen med Gran kommune som vertskommune og etter modellen salg av tjenester. Kostnadene fordeles på kommunene etter folketall. 3. Rådmennene gis fullmakt til å inngå avtale. Avtalen evalueres innen 1.7.06. 4. Vedtaket gjøres under forutsetning av likelydende vedtak i alle tre kommunene. 5. Det forutsettes at felles innkjøpsfunksjon gjennomføres uten at det foretas nyansettelser Utvalg: Formannskapet Møtedato: 15.06.2005 Sak: PS 0099/05 Resultat: Innstilling vedtatt Behandling i utvalget: Disse hadde ordet i saken: Anne Lise Bleie (H) Gry Haugsbakken (Ap) Kari Marie Engnæs (Sp) Einar Ellefsrud (Frp) Ordfører Rigmor Aasrud (Ap) Rådmann Ellen Stokstad Gaute Øvrebotten Anne Lise Bleie fremmet forslag om nytt punkt 5: Det forutsettes at felles innkjøpsfunksjon gjennomføres uten at det foretas nyansettelser Ved votering ble innstillingen med Bleies forslag til nytt punkt 5 enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Prinsippet om felles innkjøpsfunksjon for Lunner, Jevnaker og Gran godkjennes. Side 22
Sak 0050/05 2. Felles innkjøpsfunksjon organiseres etter vertskommunemodellen med Gran kommune som vertskommune og etter modellen salg av tjenester. Kostnadene fordeles på kommunene etter folketall. 3. Rådmennene gis fullmakt til å inngå avtale. Avtalen evalueres innen 1.7.06. 4. Vedtaket gjøres under forutsetning av likelydende vedtak i alle tre kommunene. 5. Det forutsettes at felles innkjøpsfunksjon gjennomføres uten at det foretas nyansettelser Prosjektgruppas rapport Forslag til avtale Skisse til felles innkjøpsorganisasjon (prinsipp) Ja Nei Ja Saksopplysninger: Rådmannen fremmer med dette sak om etablering av felles innkjøpsfunksjon for Jevnaker, Lunner og Gran. Til grunn for saka ligger første delrapport (vedlagt) fra forprosjektet Felles innkjøpsfunksjon. Prosjektgruppa foreslår en formalisering av dagens fra sak til sak - samarbeid samt en tydelig organisering. Forslaget forutsetter at Gran kommune stiller deler av sin innkjøpslederressurs til disposisjon for fellesordninga. Kommunestyrene vedtok i 2004 (22. juni 2004 i Jevnaker og 24. juni 2004 i Lunner, for Gran kommunes del forankret i budsjett og økonomiplan 2004ff.; avsluttende behandlet i Regionrådet for Hadeland, 28.06.2004) å etablere et forprosjekt for felles innkjøpsfunksjon i rammene av paraplyprosjektet Hadeland plattform for samarbeid, utvikling og effektivisering. Forprosjektets ene mål var å foreslå en formalisering av samarbeidet om anskaffelser. Følgende momenter er viktige i prosjektbeskrivelsen: Større innkjøpsvolum gir bedre betingelser. Forskriftsendringer setter strenge krav til prosess. Viktig å forebygge mulige erstatningskrav. Innkjøp er et eget, sårbart fagområde. Større fagmiljøer skal gi bedre lokal kompetanse og derigjennom bedret effektivitet og ressursutnyttelse. I tillegg fikk prosjektgruppa oppdrag å vurdere felles satsing på e-handel. Prosjektgruppa avgir sin innstilling om e-handel i delrapport 2 som planlegges være klar til behandling i kommunestyrene i juni. Forprosjektarbeidet er finansiert ved skjønnsmidler fra Fylkesmannen, Partnerskapsmidler og egeninnsats fra kommunene. Prosjektgruppa, med en deltakere fra hver kommune, startet arbeidet 27. september 2004. Det er avholdt 15 møter fram til avslutning 27. januar 2005. Delprosjektet har delt prosjektleder med de andre fem (for-)prosjektene. Fagorganisasjonene er holdt orientert underveis i prosjektet. Side 23 av 41
Sak 0050/05 Vurdering: Nyttig og nødvendig avklaring Rådmannen legger til grunn at Gran kommune trenger denne avklaringa. I dag er situasjonen at Gran faktisk yter slike tjenester til de andre kommunene; i noen tilfeller tilnærmet gratis, i de fleste tilfeller uten klar avtale. Dette er en lite tilfredsstillende situasjon; skulle foreslått ordning mot formodning ikke få tilslutning fra de andre kommunene, er det rådmannen i Grans holdning at Gran kommune må bli mer restriktiv i slik bruk av kommunens innkjøpsressurs. Med den foreslåtte organiseringa av innkjøpssamarbeidet, vil kommunene i tillegg til bedre styring, oppnå: bedre muligheter for faglig utvikling og spesialisering innenfor faget utvikle et sterkere fagmiljø til nytte for kommunen og ansatte gi bedre anskaffelsesprosesser og bedre priser Rådmannen antar at en eventuell innføring av e-handelsløsning kan kreve ytterligere oppstramming av innkjøpssamarbeidet. Det vil i så fall bli gjennomført som en fase 2, samtidig med og som en del av innføringa av e-handel. Organisasjonsmodell/styring Styringsgruppa foreslår vertskommunemodellen, tilsvarende som for landbrukskontoret, som organisasjonsmodell for denne fasen av innkjøpssamarbeidet hadelandskommunene imellom. Så får en i neste omgang vurdere om f eks etablering av e-handelsløsning krever tettere samarbeid og en annen organisasjonsform (t.d. interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27, med styre; som for felles skatteoppkrever). Samarbeidet må reguleres i egen avtale mellom deltakerkommunene. Avtale er under utarbeidelse. Økonomi Nyordninga forutsetter at Gran stiller en nærmere bestemt stillingsandel av sin nåværende innkjøpslederstilling til disposisjon for samarbeidet. Andelen fastlegges i avtalen. Kostnadsnivået beregnes etter samme prinsipp som for Landbrukskontoret for Hadeland og Flyktningtjenesten, og fordeles etter innbyggertall pr 01.01. (for 2005 pr 01.01.2004, årsbeløp forholdsvis etter oppstartdato). Til orientering: Antall innbyggere og kommunenes andel pr 31.12.2003: Lunner 8 463 (30 %), Jevnaker 6 334 (23 %) og Gran 13 095 (47 %). Det er ingen direkte etableringskostnader for den foreslåtte organiseringa. Kommunene må legge noe mer ressurser inn i anskaffelsesarbeidet både som følge av en oppretter et innkjøpsråd, og på grunn av større og mer målretta innsats med avtaler og med opplæring. Rådmannen venter at innsparinga er vesentlig større, først og fremst direkte økonomisk pga flere avtaler og bedre priser, men også indirekte gjennom høyere faglig nivå. Side 24 av 41
Sak 0050/05 Administrativt Med foreslått organisering taper Gran kommune handlefrihet i bruken av innkjøpslederstillinga i forhold til i dag. Kommunen må også regne med å tape noe innsats i direkte innkjøpsarbeid (i stabene) og redusert bistand til anskaffelser i virksomhetene. Etter hvert som vi får flere rammeavtaler vil dette problemet minke; flere anskaffelsesprosesser går da som rutinekjøp som krever mindre innkjøpsfaglig innsats enn spesielle enkeltkjøp. Det som skal ytes tilbake fra den felles innkjøpslederressursen er: Å lede og gjennomføre arbeidet med å inngå felles rammeavtaler. Ha overordnet oppfølgingsansvar mot avtaleleverandører. Å gjennomføre opplæring i forhold til behov som meldes fra den enkelte kommune. Dette er oppgaver som utføres innenfor innkjøpslederstillinga i dag. Prosjektgruppa foreslår 75 %-stilling som fellesressurs (ikke inkludert kommunens innkjøpsrådsmedlem -rolle i kabalen; løselig anslått til 5 %). Rådmannen mener i utgangspunktet at dette er noe for høy stillingsressurs. Gran kommune påtar seg som vertskommune en risiko som prosjektet ikke har belyst: Hvordan oppfyller kommunen avtaleforpliktelsene dersom det oppstår en vakanse i innkjøpslederstillinga? I dag har Gran kommune hverken kompetanse eller ledige ressurser til å følge opp i en vakansesituasjon. Skal arbeidet med nye avtaler stoppe opp? Hva med å dekke opp avtalt opplæring? Hvordan følges inngåtte avtaler opp? Gran kommune har uavhengig av prosjektet behov for å bygge inn en sikkerhet i egen innkjøpsorganisasjon. Rådmannen ønsker i utgangspunktet at det bygges opp nødvendig og tilstrekkelig sikkerhet ved opplæring av egne ansatte. Derfor ønsker ikke rådmannen å følge prosjektgruppa når den foreslår at felles innkjøpsleder også skal ha rollla som Gran kommunes medlem i innkjøpsrådet (se vedlagte skisse). Ved å bruke en annen ansatt i denne funksjonen får kommunen i det minste noe mer kunnskap ved den kompetansebygginga som arbeidet her gir! Rådmannen foreslår følgelig at fellesressursen i starten settes til maksimum 60 % av et årsverk. Det kan være at dette senker ambisjonene mer enn prosjektet ønsket, derfor forslår rådmannen en evaluering etter ett år. Stillingsstørrelse fastsettes i avtalen. Avtalen må også være helt klar på ansvarsfordelinga kommunene i mellom ved vakanse i fellesressursen. Rådmannen forutsetter at Gran kommune kan bestemme organisatorisk plassering for fellesstillinga. Etablering Etablering medfører ingen organisasjonsendringer for berørte ansatte. Felles innkjøpslederfunksjonen blir sittende på Gran rådhus. Oppstart krever ingen praktiske tilrettelegginger, heller ikke på IKT-området, i denne omgang. Vedtak kan slik sett iverksettes umiddelbart. Derfor blir det også enkelt å gjøre tilpasninger etter en førsteårsevaluering 1.7.06. (og budsjettkonsekvenser kan utredes i den ordinære budsjettprosessen før iverksetting). Side 25 av 41
Sak 0050/05 Ansatte Dersom innkjøp organiseres som foreslått, vil arbeidssituasjonen endre seg for innkjøpslederen i Gran kommune. Han vil (formelt sett) få endrede oppgaver og må påregne å bruke noe mer av sin arbeidstid i de andre kommunene. Øvrige ansatte berøres ikke i vesentlig grad som arbeidstakere. De som gis nøkkelroller (innkjøpsråd eller brukerråd; se organisasjonsskisse) i hver kommune får endring i stillingsinnhold. Det vil med andre ord være behov for noe tid til å gjennomføre en ryddig personalprosess for de berørte stillingsinnehaverne. M.a. må rådmannen avklare hvilke fullmakter som skal delegeres til kommunens innkjøprådsmedlem (kommunekontakt). Saken har vært til høring hos ansattes organisasjoner; bare Utdanningsforbundet har gitt svar og de har ingen merknader til saksframlegg eller til rapporten. Likelydende sak fremmes i Jevnaker og Lunner. Side 26 av 41
Sak 0051/05 FRI SKOLESKYSS FOR GRUNNSKOLEELEVER MED AVSTAND TIL SKOLEN MINDRE ENN AKTUELL SKYSSGRENSE. Saksbehandler: Arne Hansen Arkiv: Arkivsaksnr.: 05/01419 Saksnr.: Utvalg Møtedato PS 0094/05 Formannskapet 15.06.2005 PS 0051/05 Kommunestyret 22.06.2005 Innstilling: I. RIKSVEG 4: Fra og med skoleåret 05/06 får elever i 1. - 7. kl. (6-12 år) med mindre avstand til skolen enn hhv. 2 og 4 km, likevel fri skoleskyss på flg. strekninger hele skoleåret: 1. Rv. 4, til Trintom, Jaren og Moen; elever som må gå langs usikret veg eller krysse i plan. II. RIKSVEGER FORØVRIG: Fra og med skoleåret 05/06 får elever i 1. - 7. kl. (6-12 år) med mindre avstand til skolen enn hhv. 2 og 4 km, likevel fri skoleskyss på flg. strekninger i tida 15.10. til 15.04: 1. Rv. 245 til Bjoneroa. 2. Rv. 34, til Bjørklund og Solvang. 3. Rv. 240, til Fredheim og Grymyr. III. FYLKESVEGER OG KOMMUNALE VEGER: Fra og med skoleåret 05/06 får elever i 1. - 4. kl. (6-9 år) med mindre avstand til skolen enn hhv. 2 og 4 km, likevel fri skoleskyss på flg. strekninger i tida 15.10. til 15.04: 1. Julibakka, til Solvang og Fredheim. 2. Jorstadlinna, til Fredheim og Sanne. 3. Fylkesveg 33, Ringdalslinna/Kverndalslinna (Jarhaug-Grymyr) til Sanne og Grymyr. 4. Røysumlinna til Fagerlund. 5. Kjølvegen til Solvang på strekningen fra ovenfor H. Nordlands eiendom (Kjølvegen 84) til Jølsen. 6. Lynnebakka ovenfor Saugsvingen samt Linstadvegen til Trintom. 7. Breigutua til Fredheim. 8. Skåvegen til Bjørklund. 9. Nordre Ålsveg sør for Solheim barnehage til Jaren og Trintom. 10. Søndre Ålsveg til Trintom 11. Gamle Granåsvegen (strekningen Raknerud-Svingen) IV. RETTEN TIL FRI SKYSS etter dette vedtaket gjelder bare på de deler av de nevnte vegstrekninger som ikke har gang- og sykkelveg. Retten til fri skoleskyss for øvrig gis ut fra gjeldende skyssgrenser iflg. Lov om opplæring, Oppland fylkes skyssreglement og dette vedtaket. Tildeling av fri skoleskyss skal skje kun med hjemmel i disse. Side 27