ephorteoutlook for leder og saksbehandler

ephorteoutlook for leder og saksbehandler Kvæfjord, Evenes, Tjeldsund

Revisjonshistorie Revisjon nr. Revisjonsdato Endringer Revidert av EVRY 2013-2015 2

INNHOLD 1 INNLEDNING... 5 2 Introduksjon til grensesnittet... 6 2.1 Venstremenyen... 6 2.1.1 Søkemapper forhåndslagrede... 7 2.1.2 Søkemapper for leder og saksbehandler... 7 2.2 Verktøylinje... 8 3 SØKE ETTER SAKER... 10 3.1 Søke frem en sak som allerede er lastet ned fra ephortebasen... 10 3.2 Søke frem sak i ephortebasen... 10 4 IMPORTERE E-POST TIL EPHORTE... 12 5 NYTT DOKUMENT... 15 5.1 Besvare e-post som er registrert i ephorte... 15 5.2 Lage ny utgående e-post som også skal arkiveres... 16 5.3 Lage nytt utgående brev sendes elektronisk (EDU, Digipost, SvarUT)... 17 5.4 Lage nytt utgående brev sendes med e-post... 17 5.5 Lage nytt utgående brev sendes i papir... 20 5.6 Lage internt notat... 22 5.7 Lage saksframlegg til styre/utvalg... 25 5.8 Knytte til vedlegg fra filområde... 27 5.9 Knytte til vedlegg fra samme saksmappe i ephorte... 27 5.10 Registrere merknad... 28 6 OPPRETTE NY SAK... 30 6.1 Registrere merknad... 31 7 GODKJENNING - ELEKTRONISK... 32 7.1 Sende til godkjenning (for saksbehandler)... 32 7.2 Godkjenne (for leder)... 33 7.3 Viderebehandling etter godkjenning (for saksbehandler)... 35 8 FORDELE/OMFORDELE... 37 8.1 Fordele post til egen enhet (for leder)... 37 8.2 Returnere dokument til arkiv (for saksbehandler)... 37 9 TILGANGSBESKYTTELSE OG SKJERMING... 40 9.1 Skjerme sakstittel... 40 EVRY 2013-2015 3

9.2 Unnta fra offentlighet og skjerming på dokument nivå... 40 9.3 Tilgangsgrupper... 41 9.4 Ad-hoc tilgangsgruppe... 41 10 NYTTIGE TIPS... 42 10.1 Ferdigstille sak... 42 10.2 Laste ned aktuelle saker til andre saksbehandlere... 43 10.3 Fjerne sak fra Outlook... 44 10.4 Synkronisering mot ephortebase... 45 10.5 På- og avlogging... 45 10.6 Knytte dokument til annen administrativ enhet eller saksbehandler... 47 EVRY 2013-2015 4

1 INNLEDNING Denne brukerdokumentasjonen er utarbeidet for ledere og saksbehandlere. Grensesnittet ephorteoutlook er i første rekke rettet mot ledere og saksbehandlere som har behov for å importere e-post, behandle inngående dokumenter, skrive dokumenter og gjennomføre enkel saksbehandling. Løsningen er ikke ment for arkivpersonell, møtesekretærer eller andre avanserte brukere av sak- og arkivsystemet. Disse brukergruppene bør benytte ephorteweb. Sentrale begreper: Saksmappe/sak: Består av én eller flere journalposter som naturlig hører sammen. Journalpostene er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer) og gjennom en del felles opplysninger (saksopplysninger). Journalpost/registrering: Er en forsendelse som inneholder et eller flere dokumenter som naturlig hører sammen, et hoveddokument og evt vedlegg. Det registreres referanseopplysninger tilhørende hoveddokumentet, som f. eks. avsender/mottaker og dokumentdato. En journalpost er alltid tilknyttet en saksmappe. Dokument: En logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring. Dokumenter kan romme tekst, tegninger, grafikk, fotografier, video, tale osv. Et dokument er alltid knyttet til en journalpost. EVRY 2013-2015 5

2 Introduksjon til grensesnittet Brukergrensesnittet i ephorteoutlook er basert på Outlooks generelle brukergrensesnitt. ephorteoutlook medfører flere mapper i venstremenyen, og flere verktøyknapper i verktøylinjen øverst. 2.1 Venstremenyen 1) Øverst har du «Favoritter» De ulike mappene inneholder både e-post fra Outlook og poster/oppslag fra ephorteoutlook. 2) I midten har du din «vanlige» postboks: <ola.normann@virksomhet.no> 3) Nederst er en egen del med data fra ephorte, som vises med en egen overskrift. EPHORTE Ola Normann Herfra kan du få tilgang til alle saker, journalposter og dokumenter som du har lastet ned fra ephorte. Under søkemapper får du tilgang til alle forhåndslagrede søk som er aktuelle for pålogget bruker. Tallet til høyre for mappene angir på samme måte som i Outlook antall uleste forekomster i mappen. Det finnes også en mappe for slettede elementer, denne er ikke i bruk. EVRY 2013-2015 6

Når du velger (står på) saksdokument i venstremenyen vises følgende ekstra knapper i verktøylinjen øverst. Når du velger (står på) saksmapper i venstremenyen vises følgende ekstra knapper i verktøylinjen øverst. Dette er verktøyknapper/funksjoner du trenger i saksbehandlingen. 2.1.1 Søkemapper forhåndslagrede Det ligger inne 3 standardsøk som vises for alle. Disse er omgitt av klamme parenteser og skiller seg derfor ut fra øvrige søk. [Mine saker] - Viser oversikt over saksmapper der innlogget saksbehandler er saksansvarlig/eier. [Mine saksdokumenter] -Viser alle journalposter/registreringer hvor innlogget bruker saksbehandler/eier. [Siste sak] -Viser saksdokumentene til den siste saken du har vist (sett på) eller jobbet med. 2.1.2 Søkemapper for leder og saksbehandler Søkene nedenfor vises kun for den rollen som er pålogget, dette er et eksempel på hvordan dette kan se ut for saksbehandler og leder. Virksomheten kan både endre navn, og velge hvor mange søkemapper som skal være tilgjengelig fra Outlook. Saksbehandlersøk: Restanser (ubesvarte inngående brev og N-notater som skal besvares/avskrives) Til orientering (X-notat og der du er kopimottaker) Under arbeid (påbegynte, ikke ferdige dokumenter/journalposter) Klar for ekspedering (spesialsøk for HV RHF, kvalitetssikret av arkiv) EVRY 2013-2015 7

Ledersøk: Til fordeling (ufordelt post til enheten) Til godkjenning (antall journalposter til godkjenning) 2.2 Verktøylinje Verktøylinjen øverst inneholder en egen ephorteseksjon. Under «Arkiv» er det snarveier til følgende meny: 1) Saksdokumenter: Snarvei som går til oversikten over alle journalposter du har lastet ned fra ephorte databasen. 2) Saksmapper: Snarvei som går til oversikten over alle saksmapper du har lastet ned fra ephorte databasen. EVRY 2013-2015 8

3) Søkemapper: Snarvei som går til predefinerte søk. 4) Brukerstøtte: Kan brukes til å kjøre selvtest/selvdiagnostisering i forbindelse med feil 5) Logg på: Benyttes dersom du vil bytte rolle/base 6) Last ned fra ephorte: Brukes kun ved første gangs pålogging, i tillegg til nedlasting av oppdaterte brevmaler 7) Tilbakestill til standard visning: egne endringer/innstillinger kan tilbakestilles. Under «Eksporter e-post» kan du eksportere den markerte e-posten til ephorte. I listen finner du de siste sakene du har jobbet med/søkt opp, i tillegg til valg for å søke etter saker. I ephorteoutlook brukes det tilnærmet samme ikoner som ellers i Outlook. For å skille ephorte ikoner fra tilsvarende i Outlook er det brukt en grønnfarge i stedet for den tradisjonelle blå/gule. Dette vises i visningsbilde på journalpostnivå. Ikonet betyr at journalposten er arkivert og ulest. Ikonet betyr at journalposten er arkivert og lest. Ikonet betyr at journalposten er arkivert, men ikke ferdigstilt. Ikonet betyr at dokumentet er tilknyttet saken, men ennå ikke er arkivert i ephorte. Ikonet betyr at journalposten er besvart av en annen journalpost i samme sak. EVRY 2013-2015 9

3 SØKE ETTER SAKER 3.1 Søke frem en sak som allerede er lastet ned fra ephortebasen Med dette søket søker du kun i de sakene du selv har laget, eller importert til ephorteoutlook. Dvs du søker ikke i hele ephortebasen. 1) Marker mappen «Saksmapper». 2) Saksmapper listes opp i visningsbildet til venstre. 3) Fyll inn søkeord i fritekstfeltet «Søk i Saksmapper (Ctrl+E)». 4) Dine treff fremkommer i visningsbildet. 3.2 Søke frem sak i ephortebasen Med dette søket søker du i hele ephortebasen. Dvs i alle saksmapper som er registrert i eget foretak. 1) Stå på den e-posten (i innboksen) som du vil arkivere. 2) Klikk på knappen «Eksporter e-post» i verktøylinjen og velg «Søk etter sak» i nedtrekks menyen. EVRY 2013-2015 10

3) Angi hva du vil søke etter ved å velge i menyen. 4) Søkeresultat vises automatisk. 5) Det søkes først i Outlookmappene om det finnes en sak som allerede er importert. 6) Dersom saken ikke ble funnet, utvider du søket mot ephortebasen ved å klikke på den blå linken «Prøv å søke på nytt i ephorte» nederst i søkevinduet. 7) Søket viser nå også saker fra ephortebasen. EVRY 2013-2015 11

8) Kolonnen Kilde til høyre i vinduet viser hvor sakene er hentet fra; I Outlook (allerede nedlastet til ephorte Outlook) eller i ephorte (ephortebasen). 9) Dobbeltklikk på aktuell sak. 10) Dersom saken er fra ephortebasen må du bekrefte at du vil laste ned saken til ephorteoutlook ved å svare «JA». 11) Nedlasting foretas, og saken med tilhørende journalposter blir lastet ned til «Saksmapper». 12) 4 IMPORTERE E-POST TIL EPHORTE 1) Høyreklikk på e-posten du ønsker å arkivere i ephorte, en meny fremkommer. 2) Velg Eksporter til ephorte i menyen. De 10 siste sakene du har jobbet med vises. 3) Velg ønsket sak, eller valget Søk etter sak. E-posten blir overført direkte til valgt saksmappe. EVRY 2013-2015 12

4) Systemet foreslår automatisk dokumenttype avhengig av hvem som er avsender. Inngående - fra ekstern avsender Internt notat (X) fra intern avsender i eget foretak 5) Dersom du ønsker å redigere/endre opplysninger kan det gjøres i bildet som kommer opp når du velger «Detalj» knappen. 6) Teksten i e-posten vil standard være valgt som hoveddokument. 7) Du kan endre dette ved å velge fanen Dokumenter og krysse av for hva som skal være hoveddokument og hva som skal være vedlegg. 8) For å slette noen av vedleggene gjøres det under knappen «Melding». EVRY 2013-2015 13

9) Du får opp feltet Vedlegg: merk vedlegget du vil slette og velg «Delete». 10) Velg «Arkiver» knappen i menybåndet for å arkivere e-posten i ephorte. 11) Om du åpner e-posten igjen vil du se en blå linje som bekrefter at e-posten er Arkivert i ephorte. EVRY 2013-2015 14

5 NYTT DOKUMENT 5.1 Besvare e-post som er registrert i ephorte Du kan fjerne en restanse på et inngående brev/e-post med å besvare den. 1. Klikk på søket «Restanser» i venstremenyen. 2. Velg den journalposten du vil besvare og dobbeltklikk på denne. 3. Følgende bilde kommer opp, velg «Svar». 4. Navn på mottaker blir automatisk fylt inn (Avsender på mottatt e-post). 5. Journalposten registreres i samme saksmappe som innkommet e-post er registrert i. 6. Gi dokumentet en beskrivende tittel under Emne. 7. Skriv meldingen i e-posten og knytt til eventuelle vedlegg. 8. Når du er ferdig velg «Send». 9. Følgende bekreftelsesbilde kommer opp. Kontroller avhuking og velg «OK», E-posten lagres automatisk på valgt sak i ephorte. EVRY 2013-2015 15

5.2 Lage ny utgående e-post som også skal arkiveres Dersom du ønsker å opprette en ny utgående e-post som skal arkiveres i ephorte, gjøres dette helt identisk som når du skal opprette en e-post i Outlook. 1. Velg «Ny e-post», fyll inn Mottakere (Til og Kopi), Tittel (Emne) og eventuelt legg til vedlegg. 2. For å tilknytte e-posten til en saksmappe må du klikke på «Velg sak» i verktøylinjen. 3. Systemet foreslår de 10 siste sakene du har jobbet med. Du kan evt søke etter andre saker som ikke er i listen ved å velge «Søk etter sak» (se kap. 3). EVRY 2013-2015 16

4. Angi «Dokumenttype». Systemet foreslår «Utgående». Minst en av mottakerne må da være ekstern. 5. Skriv selve e-posten (teksten). 6. Når e-posten er klar til å sendes velger du «Send». 7. Følgende bekreftelsesbilde kommer opp. Kontroller avhuking og velg «OK», E-posten lagres automatisk på valgt sak i ephorte. 5.3 Lage nytt utgående brev sendes elektronisk (EDU, Digipost, SvarUT) 5.4 Lage nytt utgående brev sendes med e-post For å lage et nytt utgående brev gjør følgende: 1. Velg aktuell saksmappe hvor brevet skal arkiveres under Saksmapper. 2. Klikk på knappen «Nytt saksdokument». 3. Velg «Utgående». EVRY 2013-2015 17

4. Registrer mottakers navn, evt legg inn kopimottakere. 5. Gi dokumentet en beskrivende tittel under Emne. 6. Kontroller at det er riktig saksmappe. 7. Velg «Maler» og Dokumentmal. Velg ønsket mal. 8. Velg om dokumentet skal være hoveddokument eller vedlegg til e-posten. 9. Velg «OK». EVRY 2013-2015 18

10. Du kommer tilbake til registreringsbildet og i feltet Vedlegg: er det kommet et dokument. Dette er brevet som skal sendes. 11. For å skrive selve brevet dobbeltklikk på Word ikonet, Word åpner seg og du kan skrive brevet. 14. For å lukke, når du har skrevet ferdig, trykk på X øverst i høyre hjørne. 15. Du får opp en dialogboks, velg «Lagre». 16. Velg så «Arkiver» 17. Dersom brevet skal godkjennes av leder følg oppskrift i kapittel 7 18. Følgende dialogboks vises: Dersom du vi fortsette å skrive videre siden, svar kun «OK». Er du ferdig med brevet huk av «Marker som fullført» og «Send til e-post mottakere» før du trykker «OK». EVRY 2013-2015 19

Dersom du velger å ettersende brev i papir som alt er ekspedert med e-post, bør du gjøre mottaker oppmerksom på dette ved å skrive i e-posten at brev i papirformat blir ettersendt. Dette for å unngå at mottaker registrerer forsendelsen som to inngående dokumenter i stedet for ett. 5.5 Lage nytt utgående brev sendes i papir For å sende papirdokument i konvolutt. 1. Velg en saksmappe som brevet skal opprettes i fra oversikten [Mine saker]. 2. Merk aktuell saksmappe. 3. Klikk på «Nytt saksdokument» i menybåndet, og velg «Postforsendelse». 4. Følgende bilde vises: Mottakere som skal motta dokumentet som e-post angis i Til eller Kopi feltene på vanlig måte. Mottakere som skal motta dokumentet i posten/papir registreres i seksjonen Mottakere med postadresse, registrer navn og adresse. Fyll inn Emne - brevets tittel. EVRY 2013-2015 20

5. Velg Maler og deretter Dokumentmal. Velg mal. bytt bilde uten referat/innkalling 6. Du får spørsmål om å Angi tittel på dokumentet. 7. Du får spørsmål om dokumentet skal være vedlegg eller hoveddokument. Velg hoveddokument, og trykk «OK». 8. Du kommer tilbake til registreringsbildet og brevet ligger under Vedlegg: 9. Dobbeltklikk på Word-ikonet for å åpne malen. EVRY 2013-2015 21

bytt uten IS 10. Skriv selve brevet. 11. For å lukke, når du har skrevet ferdig, trykk på X øverst i høyre hjørne. 12. Brevet flettes i det du velger Arkiver. 13. Dersom brevet skal godkjennes av leder følg oppskrift i kapittel XX. 14. Følgende bilde kommer opp: Huk av: Marker som fullført, Send til e-post mottakere dersom brevet også skal ekspederes med e-post. Trykk «OK». 15. Du kommer nå tilbake til hovedbildet. Velg [Mine saksdokumenter]. 16. Journalposten ligger øverst, dobbeltklikk på registreringen. 17. Du kommer inn i journalpostregistreringen, dobbeltklikk på Word ikonet (brevet). 18. Du er nå i Word, skriv ut brevet og ekspeder i post på vanlig måte. 5.6 Lage internt notat Internt notat brukes når man skal sende til interne mottakere, det vil si mottakere i egen virksomhet som også er registrert som ephorte brukere. 1. Velg aktuell saksmappe hvor notatet skal arkiveres under Saksmapper. EVRY 2013-2015 22

2. Klikk på knappen «Nytt saksdokument». 3. Velg enten «Internt notat (N)» - fordrer svar fra mottaker, eks bestillinger, forespørsler. 4. eller «Internt notat (X)» - fordrer ikke svar fra mottaker, møteinnkalling, referat, orientering. 5. Registrer mottakers navn, evt legg inn kopimottaker. 6. Gi dokumentet en beskrivende tittel under Emne. 7. Velg «Maler» og Dokumentmal. Velg ønsket mal. Her er eksempler på hvordan det kan være. EVRY 2013-2015 23

nytt bilde uten referater 8. Velg om dokumentet skal være hoveddokument eller vedlegg til e-posten. 9. Velg «OK» 10. Du kommer tilbake til registreringsbildet og i feltet Vedlegg: er det kommet et dokument. Dette er notatet som skal sendes. 11. For å skrive selve notatet dobbeltklikk på Word ikonet, Word åpner seg og du kan skrive/redigere i notatet. 12. For å lukke, når du har skrevet ferdig, trykk på X øverst i høyre hjørne. 13. Du får opp en dialogbok, velg «Lagre». 14. Velg så «Arkiver». 15. Dersom notatet skal godkjennes av leder se oppskrift i kapittel 7. EVRY 2013-2015 24

16. Følgende dialogboks vises: Dersom du vil fortsette å skrive videre senere, svar kun «OK». Dersom du er ferdig med notatet huk av «Marker som fullført» og «Send til e-post mottakere», velg «OK». 5.7 Lage saksframlegg til styre/utvalg 1. Velg saksmappe (sak) som saksframlegget skal opprettes i. 2. Klikk på «Nytt saksdokument» i menybåndet og velg «Saksframlegg». 3. Følgende bilde kommer opp: Angi en tittel i Emne-feltet. Velg Utvalg, eventuelt Møtedato og Sakstype (ihht virksomhetens rutiner) fra nedtrekks feltene i Behandlingsseksjonen. EVRY 2013-2015 25

4. Velg dokumentmal ved å klikke på «Maler» i menybåndet. Velg Styresak. 5. Du får spørsmål om dokumentet skal være vedlegg eller hoveddokument. Velg hoveddokument, og trykk «OK». 6. Klikk på Word ikonet under Filvedlegg for å åpne dokumentet, du kan nå skrive saken. 7. Når du er ferdig å skrive og har lagret Word-dokumentet samt lukket Word, trykk på pilen under «Arkiver». Her kan du velge «Arkiver» for å lagre, eller «Send til godkjenning». EVRY 2013-2015 26

8. Dersom saken skal godkjennes av leder vil den være klar etter at godkjenning er utført. For godkjenning se kap xx. 9. Når saken er klar (godkjent) vil møtesekretæren finne den på kølisten for utvalget. 5.8 Knytte til vedlegg fra filområde 1. Opprett journalposten på vanlig måte ved å velge «Nytt saksdokument». 2. Velg «Legg ved fil» og du kommer inn i ditt/virksomhetens filområde/filstruktur. 3. Velg fil. For å knytte til flere vedlegg, gjenta øvelsen. 4. Velg «Arkiver». 5.9 Knytte til vedlegg fra samme saksmappe i ephorte 1. Opprett journalposten på vanlig måte ved å velge «Nytt saksdokument». 2. Velg «Vedlegg fra sak», i nedtrekks menyen får du opp alle journalpostene i valgte arkivsak. 3. Velg den journalposten du ønsker som vedlegg. 4. Velg «Arkiver». EVRY 2013-2015 27

5.10 Registrere merknad Om du ønsker å registrere en merknad i en journalpost, gjør følgende: 1. Stå på/merk ønsket journalpost. 2. Klikk på knappen «Ny merknad». 3. Skriv inn ønsket tekst/merknad i skjermbildet som kommer opp. 4. Velg «Lagre og lukk». 5. Du vil nå se i oversikten (velg for eksempel søket saksdokumenter) at under overskriften Har mrk. At det er huket av for merknad. 6. For å lese merknaden, dobbelklikk på selve registreringen, velg deretter Merknader i menyen. 7. Da fremkommer de merknadene som er registrert på journalposten. EVRY 2013-2015 28

EVRY 2013-2015 29

6 OPPRETTE NY SAKFør du oppretter en ny saksmappe, skal du alltid kontrollere om det allerede eksisterer en saksmappe som e-posten kan arkiveres i. Se kapittel 3 - Søke etter saker. 1. Stå i ephortedelen av venstremenyen. 2. Klikk på knappen «Ny sak» i menybåndet. 3. Vinduet for å registrere ny saksmappe åpnes. 4. Under knappen «Generelt» registrer du en beskrivende tittel. Denne skal avspeile innholdet i saken, og lett kunne søkes opp og gjenfinnes. 5. Under knappen «Detalj», er det mulig å legge til/redigere bla tittel, tilgangskoder, hjemmel, tilgangsgruppe, arkivdel, klassering. 6. Det er kun mulig å registrere en klassering, i de tilfeller man trenger flere må arkivet bistå. 7. Når du er ferdig med registreringen, trykk «Lagre og lukk». 8. Saken er opprettet og legger seg øverst i søket Saksmapper. EVRY 2013-2015 30

6.1 Registrere merknad Om du ønsker å legge på en merknad på saken, gjør følgende: 1. Merk aktuell saksmappe 2. Klikk på knappen «Ny merknad». 3. Skriv inn ønsket tekst/merknad i skjermbildet som kommer opp. 4. Velg «Lagre og lukk» 5. Du vil nå se i oversikten (velg for eksempel søket saksmapper) at under overskriften Har mrk. at det er huket av for merknad. 6. For å lese merknaden, dobbelklikk på saksmappen, deretter velger du knappen «Merknader». EVRY 2013-2015 31

7. Da fremkommer de merknadene som er registrert på saken. 7 GODKJENNING - ELEKTRONISK 7.1 Sende til godkjenning (for saksbehandler) 1. Opprett en ny journalpost, angi mottakere og eventuelle filvedlegg. 2. Velg «Arkiver» knappen på verktøylinjen og velg «Send til godkjenning». 3. Dokumentet blir arkivert og det lages automatisk en ny e-post. 4. Angi e-postadressen til den som skal godkjenne i Til-feltet. Legg evt inn en merknad. EVRY 2013-2015 32

Velg «Send». 5. Journalposten som er sendt til godkjenning vil bli merket med «Venter» (gul farge). 7.2 Godkjenne (for leder) 1. Leder mottar en e-post i innboksen der medarbeider ber om godkjenning på et dokument. 2. I søket «Til godkjenning» kan leder se hvor mange dokumenter som ligger til godkjenning. 3. Åpne mottatt e-post der medarbeider ber om godkjenning. EVRY 2013-2015 33

4. Klikke på knappen «Åpne dokument» i menybåndet til e-posten, du kommer da inn i e-posten som skal sendes til mottaker. 5. For å åpne selve brevet dobbeltklikk på Word ikonet, Word åpner seg og du kan lese/redigere i brevet. 6. Velg «Arkiver» på verktøylinjen, og deretter «Godkjent» eller «Avvist». EVRY 2013-2015 34

. 7. I begge tilfeller blir det opprettet et svar (e-post) til saksbehandler med resultatet, godkjent eller ikke godkjent. Skriv en tekst/melding i e-posten om ønskelig. 8. Trykk «Send» og saksbehandler mottar en e-post med resultatet. 7.3 Viderebehandling etter godkjenning (for saksbehandler) 1. Saksbehandler mottar e-post om godkjent/ikke godkjent. 2. Dersom journalposten ble avvist av leder blir det merket med kategorien «Ikke godkjent». 3. Saksbehandler må da gjøre nødvendige endringer og sende journalposten på ny godkjenning. 4. Dersom journalposten ble godkjent kan saksbehandler ekspedere e-post/sende brev til mottaker. 5. Når en journalpost er godkjent settes det skrivesperre på e-posten og dokumentet. Dvs ingen korrigeringer er nå mulig. «Send»-knappen er derfor ikke tilgjengelig der man er vant til å se den. For å sende ut en godkjent e-post går du fram på følgende måte: 6. Åpne journalpost. 7. Velg «Arkiver» og velg «Send e-post». EVRY 2013-2015 35

EVRY 2013-2015 36

8 FORDELE/OMFORDELE 8.1 Fordele post til egen enhet (for leder) For å fordele et saksdokument til en saksbehandler gjør du følgende: 1. Velg «Til fordeling», listen med ufordelte poster fremkommer. 2. Stå på den journalposten du vil fordele, høyreklikk og følgende bilde kommer opp: 3. Velg «Fordel til saksbehandler» 4. Vinduet for å fordele til saksbehandler vises. Egen Administrative enhet kommer automatisk opp. Velg saksbehandler. Velg «OK». 5. Journalposten dukker nå opp hos valgt saksbehandler under søket restanser. 8.2 Returnere dokument til arkiv (for saksbehandler) EVRY 2013-2015 37

1. Dobbeltklikk på den registreringen du ønsker å sende tilbake til arkivet. 2. Velg «Detalj». 3. Velg «Saksbehandler». 4. Under Administrativ enhet velg: Ufordelt/sendt tilbake til arkiv 5. Under Saksbehandler velg: Ikke fordelt til saksbehandler 6. Velg «OK» 7. Velg så «Arkiver» 8. Følgende dialogboks fremkommer, velg «OK» EVRY 2013-2015 38

Journalposten har nå forsvunnet fra dine Saksdokumenter og er returnert til arkiv. EVRY 2013-2015 39

9 TILGANGSBESKYTTELSE OG SKJERMING Saksbehandler kan ved å påføre tilgangskode med hjemmel, skjerme opplysninger som er unntatt offentlighet for å ivareta taushetsplikten. Manglende skjerming medfører brudd på taushetsplikten både internt og i forhold til offentligheten. NB! Det er ikke tillatt å sende person sensitiv informasjon via e-post. Virksomheten kan sette på sperre eller advarsel. 9.1 Skjerme sakstittel 1. Hent fram saksmappen som skal skjermes ved å dobbeltklikke på den. 2. Velg «Detalj» 3. Marker ordene som skal unntas offentlighet f. eks Personalsak Bernt Hansen. 4. Høyre klikk, velg «Marker som skjermet». 5. Ordene som vises med rød skrift blir unntatt offentlighet. 6. Angi tilgangskode og hjemmel (velg fra nedtrekks menyen) 7. Velg «Lagre og lukk». 9.2 Unnta fra offentlighet og skjerming på dokument nivå Dersom du ønsker å unnta et dokument fra offentlighet eller skjerme informasjon i journalposten gjøres følgende: 1. Hent frem ønsket journalpost fra [Mine saksdokumenter] 2. Velg den aktuelle journalposten ved å dobbeltklikke på den. EVRY 2013-2015 40

3. Velg «Detalj» 4. Et registrerings blide kommer opp. 5. Velg tilgangskode og tilhørende hjemmel. 6. Selve dokumentet unntas. 7. Tittel kan skjermes på samme måte som på saksnivå, se oppskrift over. 8. I fanen Mottakere skjermes mottaker/avsender ved å huke av U. 9. Velg Arkiver. 9.3 Tilgangsgrupper I ephorteoutlook er det som regel bare saksbehandleren selv og vedkommendes leder som har skrivetilgang til saker med tilhørende dokumenter. Denne tilgangen kan utvides ved å påføre en fast tilgangsgruppe eller en ad-hoc tilgangsgruppe. Slike tilgangsgrupper består av flere saksbehandlere, gjerne på tvers av avdelinger. Gruppene opprettes av arkivet. Sette på tilgangsgruppe gjøres på følgende måte: 1. Hent fram aktuell sak eller dokument 2. Klikk på «Detalj» i «Vis»-seksjonen i menybåndet 3. Klikk på nedtrekks menyen under «Tilgangsgruppe» og velg en av gruppene. 4. Velg «Arkiver» og «OK» 9.4 Ad-hoc tilgangsgruppe Det er mulig for saksbehandler selv å opprette ad-hoc tilgangsgruppe for den enkelte sak eller dokument. Dette gjøres ved å gå til Detalj-fanen og trykke på Tilgangsgruppe. EVRY 2013-2015 41

Trykk på Legg til medlemmer -> Fra adressebok Søk opp og legg til medlemmer fra adresselisten, på samme måte som man gjør ved bruk av adresselister for vanlig e-post. Merk at kun registrerte ephortebrukere i virksomheten kan legges inn i tilgangsgruppen. Avslutt ved å trykke Lagre og lukk. Journalposten eller saken må nå arkiveres eller lagres for å oppdatere systemet med de endrede innstillingene. 10 NYTTIGE TIPS 10.1 Ferdigstille sak 1. Når en sak er ferdig saksbehandlet skal den ferdigstilles, dvs avsluttes. EVRY 2013-2015 42

2. Før du ferdigstiller en saksmappe må du kvalitetssikre at alle journalpostene i saken er arkivert i ephorte, og er ferdig saksbehandlet. 3. Åpne aktuell sak og klikk på knappen «Ferdigstill sak». 4. Status for saken vil da gå fra R-Reservert til F-Ferdig. 10.2 Laste ned aktuelle saker til andre saksbehandlere I enkelte tilfeller ønsker man at andre saksbehandlere skal bidra med dokumenter til en saksmappe. Siden ephorteoutlook er avhengig av at saken er lastet ned lokalt, er det lagt til en funksjon for å «videresende» en saksmappe til en eller flere andre saksbehandlere i organisasjonen. Dette gjøres på følgende måte: 1) Merk en eller flere saksmapper i saksmappelisten. 2) Høyreklikk og velg «Videresend sak». 3) Det opprettes automatisk en ny e-post. 4) Angi en eller flere saksbehandlere som mottakere, samt en beskrivende tittel. 5) Du kan angi en forklarende tekst i meldingsfeltet. 6) Velg «Send». EVRY 2013-2015 43

7) Når saksbehandler mottar e-posten iverksettes automatisk en ned lasting av aktuell sak med tilhørende dokumenter til mottakerens Outlook. 8) Mottakeren får beskjed når ned lastingen er fullført ved at det står Nedlasting fullført i grønt. 10.3 Fjerne sak fra Outlook Fjerne gamle eller uaktuelle saker fra Outlook søkene. Saken ikke blir slettet fra ephorte. Det er kun din lokale kopi som fjernes fra Outlook. Du kan når som helst hente saken tilbake til Outlook ved å søke den opp og importere den på nytt. 1. Dobbeltklikk på den aktuelle saken så den åpnes. 2. Velg «Slett» i menybåndet, og velg «JA» EVRY 2013-2015 44

3. Saken med tilhørende dokumenter fjernes da fra Outlook. 10.4 Synkronisering mot ephortebase For at du skal kunne arbeide med ephortedata i Outlook må dataene være tilgjengelig i Outlook mappene, de to systemene synkroniseres derfor jevnlig. Som standardinnstilling sjekkes det hvert 5. minutt om en eller flere av de nedlastede saksmapper/journalposter/dokumenter har fått endret innhold eller om nye saker/journalposter er tildelt saksbehandler. Når nye registreringer er lastet ned markeres de som ulest ved å være uthevet og med antall uleste objekter i parentes. Slik kan saksbehandler enkelt se hva som er nytt. 10.5 På- og avlogging Første gang du skal bruke ephorte Outlook trengs det litt klargjøring. Det første du må gjøre er å logge på. Dette gjøres ved å klikke «Logg på» i Ephorte-seksjonen i menybåndet Outlook. Etter å ha klikket på Logg på åpnes et påloggingsvindu der du kan angi database, brukernavn og passord til ephorte. Dersom automatisk pålogging er slått på er det ikke nødvendig å angi brukernavn og passord. Etter at vellykket pålogging er utført kan du angi hvilken rolle du vil at systemet skal logge på med. Husk at systemet forutsetter at du logger på med en saksbehandler eller lederrolle for at det skal fungere som angitt i denne versjonen av ephorteoutlook EVRY 2013-2015 45

Dersom du i stedet for «Logg på» ser knappene «Eksporter e-post» og «Arkiv», er du allerede pålogget. Ved behov for å logge inn på nytt, for eksempel for å logge inn med en annen rolle, velger du «Arkiv» og «Logg på». Likeledes kan du logge ut av ephorteoutlook ved å gå til «Arkiv» og «Logg av». Både av- og pålogging krever at Outlook avsluttes helt og åpnes på nytt. EVRY 2013-2015 46

10.6 Knytte dokument til annen administrativ enhet eller saksbehandler I forbindelse med oppretting av nytt dokument har man i de fleste virksomheter mulighet til å endre hvilken administrativ enhet eller saksbehandler dokumentet hører til. Dette kan for eksempel brukes hvis du har en rolle ved flere administrative inndelinger, og ønsker å skrive et dokument på vegne av den andre administrative inndelingen. I forbindelse med oppretting eller import av dokumentet velger du fanen Detalj. Klikk på knappen Saksbehandler for å åpne dialogboks for valg av administrativ inndeling og saksbehandler. EVRY 2013-2015 47