Innledning Dette dokumentet viser skjematisk hvilke daglige oppgaver som er forventet utført av vaktmester og driftsselskap, hva som forventes av Vestnes kommune sine eierrepresentanter, og hva som kan og bør utføres av brukeren selv. Dokumentet er delt inn i 2 deler, der del 1 går på drift og faste oppgaver, og del 2 omhandler vedlikehold forøvrig. I oppgavene som forventes utført av vaktmesteren og som pr i dag blir dekket av lønnskapitlene i budsjettet, tilligger også materiell og eksterne tjenester som må kjøpes inn. Disse kostnadene dekkes over artene i serien 1230 og 1250. Det kan være viktig å merke seg at serviceavtaler for tekniske anlegg som i budsjettet er ført på 1240, kun dekker ettersyn, kontroll og de servicepunktene som er nevnt i avtalene. Alle materialer og utbedringer samt vaktmesters oppfølging av tilsyn og tilsynsrapporter ligger til artene som nevnt i kapittelet over. Til grunn for matrisen ligger den tidligere brukeravtalen, avtale for teknisk vakt, lover og forskrifter med veiledere og det man erfaringsmessig vet at vaktmester utfører av tjenester i dag. Oppgaver som kan være vanskelig å definere omfanget på er spesielle hendelser som vannlekkasjer, skader etter vær og ekstremvær, hærverk og innbrudd. Utbedring og reparasjon ligger i vaktmester og snekker sitt lønnsbudsjett, og materiell samt innleid arbeidskraft til slike hendelser ligger på 1230 og 1250 artene. Kommunens egenandel på forsikring er kr 50 000,-, og alle kostnader innenfor denne rammen, samt det som ikke måtte dekkes av forsikringa ligger i budsjettet. Egenandelen på oppgjør som blir dekket av naturskadefondet er kr 8 000,-, Videre ligger det også i det samme budsjettet oppgaver som dukker opp hvert år i form an ombygginger og tilpassing av driftsavdelinger, med kostnadsrammer som kan ligge på over kr 100 000,- I brukeravtalen er det definert inn ca 60% av vaktmesterens tjenester til bygg- og eiendomsrelaterte oppgaver. De resterende 40% er da brukerrettede tjenester som er vanskelig å definere utfyllende i et skjema, så man må anta at det kan dukke opp spørsmål og kommentarer på oppgaver som ikke er nevnt, men likevel naturlig vil ligge til de budsjetterte midlene. Disse skjemaene gjelder for alle oppgaver knyttet til alle bygg som til enhver tid eies av Vestnes kommune. Det blir utarbeidet egne skjema tilpasset de forskjellige formålsbyggene, som på lik linje med hovedmatrisen/skjemaet vil dekke opp for de fleste arbeidsoppgavene, men også med frekvenser for faste oppgaver. Renholdstjenestene som skal kjøpes fra samme firma vil bli beskrevet og forklart i eget dokument. Dette gjelder for de områder som ikke ligger til avtalene som er lyst ut på det åpne markedet. 1
Innholdsfortegnelse Innledning...1 Innholdsfortegnelse...2 VVS-tekniske anlegg...3 Elektro- og teletekniske anlegg...4 Utendørsanlegg...5 Renhold og renovasjon...6 Energi...7 Faste oppgaver og brukertjenester...8 Faste oppgaver og brukertjenester fortsetter...9 Prosjekter...10 Teknisk vakt...10 Diverse...11 Bygning...12 Diverse...13 Noen tanker i tillegg...13 2
VVS-tekniske anlegg Fyranlegg, oljetanker, elkjeler etc. Gass og trykkluft for drift av byggets tekn. anlegg Gass og trykkluft, alt som skyldes brukerbehov Kjøleanlegg, og kjøling som skyldes brukerbehov, EDB-anlegg, kjøle-/fryserom Fryseanlegg Ventilasjonsaggregater, kjøleanlegg og filtere Luftbehandlingsutstyr, løst utstyr av brukerhensyn Spesialutstyr/-innredning installert for eller av bruker Ettersyn av sprinkleranlagg Ettersyn og reparasjon av varmeanlegg, intern fjernvarmekrets med rørledninger og radiatorer inkl Ettersyn av ventilasjonsanlegg, bytte filter og reimer, renhold og kontakt med/oppfølging av servicepersonell. 3
Elektro- og teletekniske anlegg Heis, alarm og assistanse ved driftsstans, tiltak etter avvik, kontakt med/oppfølging av servicepersonell. Heis, årlig service Automatiske porter og døråpnere, kontakt med/oppfølging av servicepersonell. Brannalarm/nødlys, brannslukn.utstyr, drift rep og utvikling, kontakt med/oppfølging av servicepersonell samt tiltak etter tilsyn. Brannalarm, årlig service Brannalarm, reparasjon, utvikling og fornying etter avtale med leverandør og byggeier Service på automatiske porter og døråpnere SD-anlegg, drift av bygg, etter bruk, ferie og utleie avtale med eier og bruker. Daglig drift og ettersyn, og oppfølging av system og feilmeldinger, samt varme og ventilasjonsstyring. Drift og ettersyn av personsøkeranlegg Drift og ettersyn samt testkjøring, vedlikehold og reparasjon av nødstrømsaggregat og de kursene som har prioritert kraft. Telefonanlegg, alt opplegg og utstyr EDB-anlegg, alt opplegg og utstyr Kursopplegg og utstyr for tyverialarm Adgangskontroll/overvåkning Nøkler, nøkkelbrikker og nøkkelkort Audiovisuelt utstyr Personsøkerutstyr, smykkealarmer, callinganlegg etc. inkl. batt. Antenneanlegg for radio og TV Internkontroll og egenkontroll elektriske anlegg Internkontroll og egenkontroll elektrisk-medisinsk utstyr Ettersyn og egenkontroll av nødlysanlegg og rømningslys Bytte lyspærer og sikringer, samt tilkalle elektriker v. behov 4
Utendørsanlegg Snøbrøyting, strøing Sette ut og ta inn brøytestikker Kosting og rengjøring av veier og plasser Utvendige papirkurver/askebegere anskaff. Og tømming Merking av parkeringsplasser o.l. Gressklipping/kantslått/gartnerarbeider, oversikt i vedlegg Klipping av hekk, busker og trær, samt rydding av kvist og løv Planter i beholdere/kasser/potter/bed Reparasjon, drift og montering av lekeapparat og utstyr, utskifting og etterfylling av støtmasser og underlag Ettersyn, reparasjon og annet vedlikehold av ulike baner, paradis, mål og utstyr til banene. Ettersyn og tømming av sluk og sandfangskummer Ettersyn, reparasjon og tømming av rister foran inngangspartier Ettersyn, reparasjon og renhold/spyling, samt holde kontroll med vannkvalitet i utendørs basseng med tilhørende tekniske installasjoner Ettersyn og reparasjon av plen, kantstein, gjerder og porter etter brøyting. 5
Renhold og renovasjon Renovasjon transport til hovedcontainer/avfallsanlegg Renovasjon transport fra hovedcontainer/avfallsanlegg Sette fram avfalls- og papirdunker til hentepunkt på tømmedager Avfallshåndtering og sortering etter fastsatte rutiner og tider Innvendig renhold inkludert vinduer og persienner også utvendig Håndkleholdere, såpedispensere o.l. innkjøp og etterfylling Renholdsartikler, innkjøp og etterfylling Sanitærartikler, innkjøp og etterfylling Fasader Tekniske rom Kanaler og sjakter (innvendig) Sentralanlegg for støvsuging Daglig, normalt renhold etter renholdsplan Daglig oppfølging av renholdsfirma, og at renholdsplan blir fulgt Periodisk renhold etter renholdsplan, inkludert gulvbehandling Innvendig hovedrenhold inkl. vinduer utv. Og innv., glass, overlys, røkluker etc. etter renholdsplan Oppfølging og bestilling av renholdsartikler til vaskeri Oppfølging og bestilling av tørkepapir, toalettpapir, såpe og andre hygieneartikler. Renhold på avfallsrom inkl avfallsdunker Ettersyn og tømming av fettutskillere 6
Energi Strøm/varme egne lokaler Strøm/varme fellesarealer/fellesanlegg Lysstoffrør, lyspærer, o.l. egne lokaler inkludert innkjøp Lysstoffrør, lyspærer, o.l. fellesarealer/områder inkludert innkjøp Avlesing av strøm-måler El-kjel. Ettersyn, drift og vedlikehold Oljekjel. Ettersyn, drift, feiing og vedlikehold inkl tilhørende anlegg med rør, tank samt fylling av tank ved behov. Avgjøre hvilke energibærere som skal benyttes som spisslast 7
Faste oppgaver og brukertjenester Teknisk brannvernleder, dokumentasjon, øvelser, egenkontroller, tiltak etter tilsyn. Behandling av Legionella etter faste prosedyrer Reparasjon av alt fastmontert utstyr som toalett, vasker, kraner, røropplegg, maskiner osv. Ettersyn, reparasjon og renhold/spyling av garasjeanlegg, lager- og kjellerrom med tilhørende tekniske anlegg Ettersyn, reparasjon og renhold/spyling av takrenner med tilhørende nedløp samt sluk på tak. Ettersyn, reparasjon og renhold/spyling av utvendig fasade inkl taktekking, samt montert utstyr på disse som persienner osv Ettersyn, feilsøking, reparasjon, renhold/spyling av basseng med tilhørende installasjoner, inkludert vannprøver og dokumentasjon etter krav satt i lov, forskrifter og annet regelverk samt IK Ettersyn, feilsøking, reparasjon og utskifting av nøkler, låssylindere og låskasser, samt planlegging av nye system og utskifting av disse. Ettersyn og oppstart av tekniske anlegg etter strømstans Delta i planlegging samt gjennomføre oppussing og oppgradering av lokaler og arealer. Sørge for at lokalene er låst utenom ordinær arbeidstid. Låse opp etter fastsatte rutiner. Slukke lys i lokaler som ikke er i bruk Delta på service sammen med servicepersonell, kontaktperson Montering av utstyr for bruker og byggeier. Reparasjon av sykesenger og rullestoler/hjelpemidler Hente varer for avdeling fra apotek osv Mottak og plassering av varer til drifta Sette opp og fjerne brøytestikker Snømåking og strøing Drift og vedlikehold av utstyr på institusjon. Bekkenspyler mm. Flytteoppdrag for brukere Flagging på ordinære arbeidsdager Pynting til 17. mai og andre høytidsdager Oppussing av rom og leiligheter, også tiltak før innflytting inkl evnt nedvask og boning. Reparasjon av behandlingsbenker, treningsapparater og annet utstyr Reparasjon og ettersyn av personløftere Reparasjon, ettersyn og drift av vanndispensere inkl tømming av spillvann Reparasjon og ettersyn av pulter, bord, stoler og annet inventar Utsetting og flytting av bord, stoler og inventar i forbindelse med ulike arrangement, endring av klasseoppsett, gulvbehandling osv Kjøring og henting av klær til rensing og vasking. Både private klær på institusjon, samt avdelingene sitt. Bytte gassflasker, samt sørge for forskriftsmessig lagring av flasker og tilbehør. Utsetting, vedlikehold samt sørge for vinterlagring av utemøbler som benker og bord Ettersyn og reparasjon av snøsmelteanlegget i Kjøpmannsgata Faglig ressurs i form av befaring, planlegging og gjennomføring av tiltak også ved bygg man ikke har ansvar for Opplæring av faste og tilfeldige leietakere Vernerunder, egne og brukerrettede, sammen med bruker og/eller eier. Faste oppdrag og rutiner i forbindelse med melk og mat ved skolene 8
Faste oppgaver og brukertjenester fortsetter Tømming av sluk, lofilter og lokasser. 9
Prosjekter Deltakelse vedr planlegging, gjennomføring og avslutning av prosjekter, inkludert deltakelse i byggemøter Gjennomføring av prosjekter Teknisk vakt Utrykning etter henvendelse fra bruker i tråd med brukeravtale samt instruks for teknisk vakt, evnt inkomne bekymringsmeldinger fra bruker, eier eller vakta sine egne vurderinger i forhold til å sikre kommunens verdier. Flagging på høytidsdager og helg, ta ned flagg også på kveldstid på alle offentlige flaggstenger der det ikke er annen avtale Beredskapsoppdrag av forebyggende og akutt art. Kjøring og henting av klær til rensing og vasking. Både private klær på institusjon, samt avdelingene sitt. Gjelder ved høytids- og feriedager. 10
Diverse Montering av inventar og utstyr Flytting av inventar og utstyr, tilpasning av kontorløsninger, inventar i leiligheter, klasserom og andre formålsbygg Flagg og flagging på hverdager Låsing, sikkerhetsrutiner Posthenting Brus- og kaffeautomater Innvendige planter og grøntanlegg Eiendomsskatt Kommunale avgifter (vann, avløp og evt. Renovasjon) Branndokumentasjon, merking ihht. Forskrifter og byggeiers vurderinger Skilting, navneplater, anvisningstavler Levering av eget og brukers spesialavfall til deponi Hente ned baller og annet som havner på tak Sette fram og rydde bort bord og stoler ved arrangement Vakthold Reaksjoner ved feilparkering 11
Del 2 Vedlikehold Drifter Eier Bruker Bygning Yttervegger, utvendig kledninger og overflater Tak, tekking, beslag, renner og nedløp Bærende konstruksjoner, etter avtale med eier Vinduer, dører etc., synlige overflater ute Vinduer, dører etc., synlige overflater inne Ruter, skader som skyldes leietakers forh./ansvar Ruter, skader som ikke skyldes leietakers forh./ansvar Innervegger, innvendige kledninger og overflater Utvendige persienner og markiser Innvendige persienner, rullegardiner, blending Glasspartier, dører m.m. Dørlåser/beslag Ominnredninger over 100 000,- Spesialinnredning, brukerutstyr Gulv og overflater Himlinger og overflater Trapper, innvendig Trapper, utvendig 12
Vedlikehold Drifter Eier Bruker Diverse Noen tanker i tillegg... Litt usikker på om vi med dette klarer å definere hvor mye av dagens vedlikehold som går over 1230- og 1250- artene. Vaktmester og snekker sine arbeidsoppgaver henger tett sammen med innkjøp av det nødvendige materiell og utstyr til å utføre jobben Dersom det skulle oppstå uenighet om hvem som skal dekke kostnadene og abeidstimer, hvem skal da være klageinstans og ta disse avgjørelsene? Dette kan være snakk om faste oppgaver som vi ikke har klart definere her, men også brukeroppgaver samt ominnredninger og tilpasninger som ikke er av en slik størrelse at det er snakk om investeringsprosjekter. Det kan også være tilpasninger som må løses på kort tid, som Tekniske tjenester har vært nødt til å ta over drifta og de nevnte artene. 13
14