Til Møte 02/ 2016 Sak 11/ 2015 (forts) Sak 03/2016 04/2016 MØTEBOK FOR KONTROLLUTVALGET Møtested: Formannskapssalen, Heggenes Møtedato: Tirsdag 08.03. 2016 Møtetidspunkt: Kl. 10.00-14.30 Følgende deltok i møtet: Arnfinn Beito - leder av K-utvalget Trond Vidar Solhaug - nestleder Bente A. Rakstad - medlem Åge Sandsengen Finn Helge Lyster - revisjonssjef Kommunerevisjon IKS - kontrollutvalgssekretariat Godkjenning av innkalling Innkallinga enstemmig vedtatt. Godkjenning av møtebok fra møte 25.01.2016 Møteboka enstemmig godkjent - Diskusjonssaker: - Kontroll og tilsyn: Drøfting av mulig nye forvaltningsrevisjonsprosjekter i Øystre Slidre kommune etter behov, og i så fall blir det også vurdert å lukke denne delen av møtet med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. - Orienteringssaker: - Kontrollrapport frå skatteetaten Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 1
Sak 03/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport: Saksbehandling i kommunemoderniseringsprosess Dokumenter i saken Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende Saksbehandling i kommunemoderniseringsprosess Kontrollutvalget ba i sak 12/2015 Kommunerevisjon IKS utarbeide en forvaltningsrevisjonsrapport knyttet til prosessen rundt kommunemodernisering. Dette med bakgrunn i kommunestyrevedtak i sak 086/2015, der kontrollutvalget ble bedt om å avklare om saksbehandlingsprosessen i forbindelse med etablering av en storkommune i Valdres er iht. offentlige utredningskrav, jf. pressemelding presentert i avisa Valdres og Oppland Arbeiderblad 10.12.2015. I ettertid har kontrollutvalget også bedt revisjonen inkludere i rapporten om saksbehandlingsreglene er fulgt i forhandlingene mellom fem valdreskommuner i 2016. Det vises for øvrig til forvaltningsrevisjonsrapporten. Forslag til vedtak Kontrollutvalget oversender sak 03/2016, og forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende saksbehandling i kommunemoderniseringsprosessen, til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen om å etterse at møter i folkevalgte organer, der Øystre Slidre kommune er representert, følger kommunelovens saksbehandlingsregler om bl.a. møteinnkalling, møteprotokoll og møteoffentlighet. Behandling i møte Kommunerevisor gikk gjennom rapporten. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget oversender sak 03/2016, og forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende saksbehandling i kommunemoderniseringsprosessen, til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret mener at saksbehandlingsreglene i kommunen ikke er fulgt, jf. rapporten pkt. 4.3, som bl.a. påpeker følgende mangler: Manglende protokollføring. Pålegging av taushetsplikt i åpne møter. Møter er lukket uten tilstrekkelig lovhjemmel. Kommunestyret ber rådmann påse at dette følges opp i folkevalgte organ for ettertiden. Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 2
Kommunestyret presiser at folkevalgte som signerer møteprotokoller må påse at protokollen er fullstendig, jf. rapportens pkt. 4.3.2. F. Kommunestyret ber rådmann påse at møteprotokoller fra folkevalgte organ blir gjort tilgjengelig, jf. rapportens pkt. 5.3. Kommunestyret stiller spørsmål ved om prosessen rundt kommunemoderniseringen har bidratt til å styrke tilliten blant innbyggerne gjennom signering av konfidens erklæring og på den måten unndrar offentlig innsyn og deltagelse i prosessen. Enstemmig vedtatt. Sak 04/2016 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget Dokumenter i saken Årsmelding for kontrollutvalget i Øystre Slidre. Iht. vedtak i felles kontrollutvalgsmøte 24.9.2008 utarbeides det årsmeldinger fra kontrollutvalgene som orienterer om kontroll- og tilsynsarbeidet i Valdres. Forslag til vedtak Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 godkjennes, og oversendes kommunestyrene til orientering. Behandling i møte Generell gjennomgang av årsmeldinga Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 godkjennes, og oversendes kommunestyrene til orientering. Enstemmig vedtatt. Sak 11/2015 Drøfting av kommunestyrevedtak i sak 072/2015 Fortsettelse fra møtet 27.11.2015, 21.12.2015 og 25.01.2016 I Møte nr. 1 om Markahøvda, 27.11.2015: Saksdokument: Protokoll fra kommunestyresak 072/2015. Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 3
: Kommunestyret vedtok følgende i sin behandling i sak 072/2015: Saka blir oversendt til kontrollutvalet for vidare oppfølging, der saka vert betre belyst frå alle partar. Kommunestyret stiller seg ikkje bak vurderinga og innstillinga i saka. Leder av kontrollutvalet hadde ein samtale med rådmann og ordførar før møtet 27.11.2015, og avklara innhaldet og forventningane i vedtaket. Vurdering: Ingen Forslag til vedtak: Saka legges fram uten tilråding til vedtak. Vedtak i kontrollutvalget 27.11.2015: KU vil jobbe videre med saken fra kommunestyret for å innhente nærmere opplysninger både eksternt og internt for å belyse saken bredere slik kommunestyret ber om. Møte nr. 2 om Markahøvda, 21.12.2015 Representant(er) fra entreprenørene i saken Markahøvda inviteres til møte for å redegjøre for sin vurdering av saken. Vurderinger Ingen Forslag til vedtak: Saka legges fram uten tilråding til vedtak. Behandling i møtet: KU vedtok å lukke møtet med hjemmel i koml. 31 nr 5 og offl. 24. Leder Arnfinn Beito spurte om egen habilitet grunnet kjennskap/vennskap med en av entreprenørene. KU vedtok at lederen var habil. Representantene for AFBBM orienterte ut fra sitt ståsted om utviklinga av saken frem til voldgiftsdommen. Vedtak: KU ber om at Kommunerevisjon IKS forbereder en rapport om Markahøvdasaka for senere behandling i kontrollutvalget. Møte nr. 3 om Markahøvda, 25.01.2016 : Kommunerevisjon IKS ba rådmannen om utdypende informasjon i saka. Rådmannen svara på e- post 7. januar følgende: Saken er drøftet med kommunenes politiske ledelse tirsdag. Konklusjonen er at de har overtatt den og jeg avventer videre saksgang. Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 4
Rådmannen vil selvfølgelig alltid prioritere å stille i Kontrollutvalget for å gi informasjon, slik lov og forskrifter krever. Senere på dagen sier ordfører følgende i forlengelse av e-posten til kommunerevisjonen: Eg har i dag vore i kontakt med kontrollutvalsleiaren som tar kontakt med Rådmann og avklarar korleis kontrollutvalet og rådmann arbeider vidare med saka. Dette medførte at revisjonen ikke kunne utføre oppdraget fra kontrollutvalget, og rådmannen ble invitert til å svare på spørsmål fra kontrollutvalget i møte 25.01.2016. Rådmannen hadde svart på spørsmål fra kontrollutvalget skriftlig i forkant av møtet. Kontrollutvalget gjennomgikk rådmannens skriftlige svar på spørsmål stilt fra kontrollutvalget. Rådmannen gav utfyllende kommentarer der dette ble etterspurt. Kontrollutvalgets vedtak 25.01.2016, enstemmig: KU ber om at Kommunerevisjon IKS forbereder en rapport om Markahøvdasaka for senere behandling i kontrollutvalget. Nye opplysninger til møte nr. 4 om Markahøvda, 19.02.2016 Formannskapet og kommunestyret har hatt orientering fra rådmann og kommunens advokat. Ordfører har fått fullmakt til å ta ut stevning mot utbyggerne, men skal søke å forhandle først. Kontrollutvalgsleder har bedt utbyggerne om å komme i kontrollutvalgsmøte for å redegjøre for sitt syn i saken, men utbyggerne har ikke hatt anledning til å møte. II Forslag til vedtak Saken legges frem uten forslag til vedtak. III Vurderinger i møtet Kontrollutvalget gikk gjennom revisjonens foreløbige momenter om Markahøgdasaka. Kontrollutvalget etterlyste hva som har skjedd i samarbeid mellom utbyggerne og kommunen. IV Vedtak Kontrollutvalget ber revisjonen klargjøre hva som har skjedd mellom kommunen og utbyggerne og deretter ferdigstille rapporten. - Orienteringssaker: - Kontrollrapport frå skatteetaten Kontrollutvalget tar kontrollrapport fra skatteetaten til etterretning. Diskusjonssaker. - Kontrollutvalget ber revisjonen sjekke ut seks separate prosjekt (tilfeldig utvalgt) i forhold til Lov om offentlig anskaffelser. Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 5
- Overordna analyse for Valdres og Hallingdal ble utlevert. Kontrollutvalget tar saka opp til neste møte og utarbeider plan for Øystre Slidre. Slidre, 08.03.16 Finn Helge Lyster Sekretariatsansvarlig Kopi: Ordfører og rådmann Møtebok godkjent... Øystre Slidre........... Arnfinn Beito Trond Vidar Solhaug Bente Alice Rakstad Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 6