Kontrollutvalet i Bømlo kommune Møteinnkalling

Kontrollutvalet i Bømlo kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet i Bømlo kommune Møtestad: Formannskapsalen, Bømlo rådhus Dato: 18.02.2014 Tidspunkt: 10:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Elin Molven tlf. 55 37 80 81/ 404 88 662 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982, Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Elin Molven møter frå sekretariatet, på dette møtet. Sonja Hellen Sele kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi. Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann Side1

Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/14 PS 2/14 PS 3/14 PS 4/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Rådmannen orienterer om etisk regelverk i kommunen Rådmannen orienterer om Sentralidrettsanlegget AS - Status 2014/320 2014/324 PS 5/14 Møteplan for kontrollutvalet for 2014 2014/314 PS 6/14 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 2014/309 PS 7/14 Rullering av plan for selskapskontroll 2014/310 PS 8/14 PS 9/14 Selskapskontroll av Bømlo vatn- og avløpsselskap AS - Godkjenning av prosjektplan Meldingar 2014/323 RS 1/14 Budsjett for kuv 2014 2014/311 RS 2/14 Finansrapport 2. tertial 2013 - Bømlo kommune 2014/312 RS 3/14 KST vedtak - Finansrapport 2. kvartal 2013 - Bømlo kom. RS 4/14 RS 5/14 Sektorovergripende plan for fagområda rus og psykisk helse - Bømlo kommune. KST vedtak - Sektorovergripende plan for fagområda rus og psykiske helse - Bømlo kom. RS 6/14 Årsbudsjett 2014 og velferdsplan 2014-2017. Bømlo kommune. RS 7/14 KST vedtak - Årsbudsjett 2014 og velferdsplan 2014-2017. Bømlo kommune. 2014/312 2014/325 2014/325 2014/312 2014/312 PS 10/14 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/313 PS 11/14 Eventuelt Side2

PS1/14Godkjenningavinnkallingogsakliste PS2/14Godkjenningavmøteprotokollfråforrigemøte Side3

Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 007 Arkivnr: 2014/320-1 Sakshandsamar: Elin Molven Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Bømlo kommune 3/14 18.02.2014 Rådmanne orienterer om etisk regelverk i kommunen Samandrag I kontrollutvalet sitt møte den 26.11.2013 i sak 37/13, orienteringssak nr. 5., fatta utvalet såleis vedtak: Kontrollutvalet ber om at rådmannen orienterar kontrollutvalet på neste møte om status i høve arbeid med etikk i Bømlo kommune. Ei slik orientering kan t.d. innehalda slike opplysningar: Kva er gjort på området siste året? Kva er planlagt å gjera det neste året? Er det gjennomført dilemmatrening? Er det halde kurs eller seminar? Osv. På bakgrunn av dette har sekretariatet gjort avtale med rådmannen at han kjem i kontrollutvalsmøtet den 18.2.2014 for å orientera i høve saka. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek orienteringa til vitande. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55378081 Mobil 40488662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side4

Side 2/2 Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side5

Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/324-1 Sakshandsamar: Elin Molven Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Bømlo kommune 4/14 18.02.2014 Rådmannen orienterer om Sentralidrettsanlegget AS - Status Samandrag I kontrollutvalet sitt møte den 17.9.2013 i sak 26/13, fatta utvalet såleis vedtak: 1. Orientering gjeldande Sentralidrettsanlegget AS vart teken til orientering. 2. Kontrollutvalet inviterer rådmannen til første møte i 2014 for ei ny orientering/status. På bakgrunn av dette har sekretariatet gjort avtale med rådmannen at han kjem i kontrollutvalsmøtet den 18.2.2014 for å orientera i høve saka. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek orienteringa til vitande. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55378081 Mobil 40488662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side6

Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2014/314-1 Sakshandsamar: Elin Molven Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Bømlo kommune 5/14 18.02.2014 Møteplan for kontrollutvalet for 2014 Samandrag Det er praktisk at møtetider i kontrollutvalet er tilpassa saker som ev. skal vidare til formannskapet og kommunestyret. Delar av møteplanen for Bømlo kommune 2014 er lagt inn i tabellen nedanfor. Utkast til møteplan Merknad: Aktuelle møter, dersom saker skal vidare til: for kontrollutvalet: Formannskapet (Tysdag) Kommunestyret (Måndag) 18.02.2014 Under avvikling 21.01.2014 05.03.2014 17.02.2014 24.03.2014 08.04.2014 Uttale til kommunerekneskapen 08.04.2014 05.05.2014 og Bømlo kulturhus KF Årsmelding 2012 for KUV 13.05.2014 20.05.2014 16.06.2014 23.09.2014 Budsjett 2015 for KUV 02.09.2014 22.09.2014 03.11.2014 25.11.2014 14.10.2014 18.11.2014 08.12.2014 15.12.2014 Forslag til vedtak Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2014: Dato: Merknad: 18.02.2014 Under avvikling 08.04.2014 13.05.2014 23.09.2014 25.11.2014 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55378081 Mobil 40488662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side7

Side 2/2 Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side8

Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2014/309-1 Sakshandsamar: Elin Molven Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Bømlo kommune 6/14 18.02.2014 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon Samandrag I kontrollutvalsmøte den 26.11.2013 sak 36/13 starta utvalet arbeidet med rullering av plan for forvaltningsrevisjon. Det vart lagt opp til å koma med eventuelt moment i møtet, som bør vurderast i høve med evaluering av gjeldande planverk. Deloitte skulle ta desse momenta med seg i det vidare arbeidet. Utvalet fatta såleis vedtak i sak 36/13: «Kontrollutvalet vil gjennomføra prosjekt med å evaluera dei gjeldande planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012 2016. Deloitte vert beden om å utarbeida forslag til ein enkel prosjektplan for gjennomføring, som viser timeramme for arbeidet. Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å godkjenna prosjektplanen / timeramma. Når prosjektplanen er godkjent vert Deloitte i neste møte beden om å gjennomføra ein prosess med evaluering av planane saman med kontrollutvalet, med fokus på risiko og vesentlighet for aktuelle prosjekt. Deloitte utarbeider deretter eit dokument som oppsummerar kontrollutvalet sine vurderingar, og at dette vert eit tilleggsdokument for eksisterande planar. Dei justerte planane vert oversendt kommunestyret til orientering. Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom til neste møte, om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane.» Drøfting Sekretariatet har avtala med Deloitte at dei skal ta utgangspunkt i gjeldande plan. På bakgrunn av denne skal dei i dette møtet gjennomføre ei ny risikovurdering i ein prosess saman med kontrollutvalet etter ein eigen metodikk. Her vert planen revurdert og det vert ev. lagt til nye prosjekt frå kontrollutvalet. Desse vert vurdert i prosessen saman med dei andre prosjekta i planen. Deloitte vil før møtet også vurdere gjeldande plan opp mot dei endringar som ligg føre i KOSTRA tala. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55378081 Mobil 40488662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side9

Side 2/2 Kontrollutvalet sitt bidrag før møtet er framleis det som står i punkt 5 i vedtaket: «Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom til neste møte, om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane.» Konklusjon Deloitte vil på bakgrunn av dette bli bedt om å redigere Plan for forvaltningsrevisjon i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. Redigert plan for forvaltningsrevisjon vert å leggja fram til godkjenning på neste møte. Deretter skal dei redigerte planane sendast til kommunestyret til orientering. Forslag til vedtak 1. Deloitte AS redigerer Plan for forvaltningsrevisjon i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Planen skal leggast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet. 3. Deretter vert planen send kommunestyret til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side10

Prosjektplan Bømlo kommune Rullering plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll Member of Deloitte Touche Tohmatsu Medlemmer av Den Norske Revisorforening org.nr: 980 211 282 Side11

Prosjektplan Rullering av planar Innhald 1 Innleiing... 3 2 Plan for forvaltningsrevisjon... 3 3 Plan for selskapskontroll... 4 4 Endringar i risikobilete... 4 4.1 Metode... 4 4.1.1 Dokumentanalyse... 4 4.1.2 Intervju... 4 4.1.3 Kostra-tal... 5 4.1.4 Prosessmøte med kontrollutvalet... 5 4.2 Notat... 5 5 Tid og ressursbruk... 5 5.1 Nøkkelpersonell... 5 5.2 Tidsbruk... 5 Side12 Side 2

Prosjektplan Rullering av planar 1 Innleiing Som eit grunnlag for arbeidet med revisjon og kontroll i kommunen, har kommunestyret vedtatt ein plan for forvaltningsrevisjon og ein plan for selskapskontroll. Det er viktig at planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll blir rullert i løpet av fireårsperioden planane gjeld for. Dette for å sikre at forvaltningsrevisjonar og selskapskontrollar som blir gjennomført speglar dei mest vesentlege risikoområda i kommunen si verksemd og for kommunen sine eigarskap. Rullering av planane vil ta utgangspunkt i den overordna analysen som blei gjennomført i kommunen i 2011/2012. Revisjonen vil i samband med rulleringa av planar undersøke om det er vesentlege endringar i risikobilete som fører til at prosjekt bør omprioriterast eller om nye prosjekt bør kome til i planane. 2 Plan for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyrets vedtak og føresetnader, under dette å: - vurdere om forvaltninga løyser oppgåver i samsvar med kommunestyrets vedtak og føresetnader - vurdere om ressursbruken og verkemidla til forvaltninga er effektive i forhold til måla som er sette på området - vurdere om regelverket vert etterlevd - vurdere om styringsverktøya som kommunen nyttar er hensiktsmessige - vurdere om avgjerdsgrunnlaget frå administrasjonen til dei politiske organa er tilstrekkeleg utgreidde - vurdere om resultata i tenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets føresetnader og/eller om resultata for verksemda er nådde 1 Kontrollutvalet er ansvarleg for å sjå til at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon, og for å bestille forvaltningsrevisjonsprosjekt. I forskrift om kontrollutval går det fram: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 2 1 Forvaltningsrevisjon er regulert i forskrift om revisjon av kommuner 7. Se også http://www.revisorforeningen.no/a9497096/forvaltningsrevisjon 2 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 Side13 Side 3

Prosjektplan Rullering av planar 3 Plan for selskapskontroll I følgje forskrift om kontrollutvalg 13 andre ledd skal kontrollutvalet sjå til at det blir ført kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap m.m. I følgje forskrifta skal: Kontrollutvalget... minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 3 Selskapskontroll skal sjå til at kommunen fører kontroll med sine eigarinteresser og at dei som utøver kommunane sine eigarinteresser i selskap gjer dette i samsvar med den aktuelle selskapslovgjeving (t.d. aksjelova) og kommunestyret sine vedtak og føresetnader. Selskapskontroll kan også omfatte forvaltningsrevisjon dersom ein finn det naudsynte for å gjere nærare undersøkingar i utvalte selskap. 4 Endringar i risikobilete Det er eit krav om at plan for forvaltningsrevisjon skal vere basert på ein overordna analyse: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Gjennom den overordna analysen som blei gjennomført i 2011/2012 blei det innhenta relevant informasjon om verksemda til kommunen og om kommunen sine eigarskap. Den overordna analysen hadde som føremål å avdekkje risikoområde i forvaltninga og knytt til kommunane sine eigarskap, sett i høve til regelverk, politiske mål og vedtak. I samanheng med overordna analyse viser risiko til sannsynet for og konsekvensane av at det kan førekome avvik frå til dømes regelverk, mål, politiske vedtak og andre føringar som kommunen har sett for verksemda og selskap kommunen har eigarskap i. For å sikre at plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll speglar dei mest vesentlege risikoområda i forvaltninga og ved kommunen sine eigarskap vil revisjonen gjennomføre ei undersøking for å avdekkje eventuelle endringar i risikobilete. 4.1 Metode 4.1.1 Dokumentanalyse Revisjonen vil gjennomgå siste årsmelding frå kommunen og nokre andre sentrale dokument som vil kunne gje eit oversyn eventuelle endringar i kommunen si verksemd. Revisjonen vil også undersøke om det har vore endringar i kommunen sine eigarskap 4 og i risikobilete her. 4.1.2 Intervju Revisjonen vil gjennomføre intervju med rådmann og eventuelt andre utvalte administrative leiarar i kommunen. Intervjua vil mellom anna byggje på dei opplysningane som er komne fram gjennom dokumentasjonsanalysen. Revisjonen vil gjere 1-3 intervju i samband med prosjektet (avhenger mellom anna av kor utfyllande informasjon rådmann kan gje om dei ulike områda). 3 FOR-2004-06-15-905 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4 Revisjonen tar her atterhald om at informasjonen er offentleg tilgjengeleg på www.ravninfo.no. Side14 Side 4

Prosjektplan Rullering av planar 4.1.3 Kostra-tal Revisjonen vil gjennomføre ein kort gjennomgang av Kostra-tal for utvalte kommunale tenesteområde, for å undersøke om det er vesentlege endringar i oppdaterte tal for 2012. 4.1.4 Prosessmøte med kontrollutvalet Føremålet med prosessmøtet er at kontrollutvalet skal gjennomføre si endelege rullering av planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Notatet som er utarbeidd på bakgrunn av revisjonen sine undersøkingar vil bli lagt fram for kontrollutvalet og utgjere grunnlag for diskusjonen i møtet. 4.2 Notat Revisjonen vil utarbeide eit notat som vil bli lagt til grunn for rullering av plan for forvaltningsrevisjon og eit notat som vil liggje til grunn for rullering av plan for selskapskontroll. Notata vil gje kontrollutvalet grunnlag for å diskutere rekkjefølgje eller føye til nye forvaltningsrevisjonsprosjekt og selskapskontrollar i planane. I notatet vil det gå fram kva endringar i risikobilete som revisjonen har avdekka gjennom denne undersøkinga. 5 Tid og ressursbruk 5.1 Nøkkelpersonell Oppdragsansvarleg partner for prosjektet vil vere Stein Ove Songstad, cand. jur og Master of management. Songstad skal syte for at prosjektet til ei kvar tid er tilstrekkeleg bemanna og følgjer oppsett plan for tidsbruk. Seniorkonsulent Stine Karoline Olsen vil vere prosjektleiar, og vil stå for den daglege styringa av prosjektet. I tillegg vil seniormanager Birte Bjørkelo vere ansvarleg for kvalitetssikring. 5.2 Tidsbruk Med utgangspunkt i prosjektet sin art og den planen som er lagt for gjennomføring, er det stipulert at det vil ta om lag 30 timar å gjennomføre prosjektet. Oppstart av prosjektet vil skje så snart revisjonen mottar bestilling frå kontrollutvalet. Prosessmøte med kontrollutvalet vil bli gjennomført etter nærare avtale. Kontrollutvalet vil få oversendt reviderte planar etter gjennomført prosessmøte. Tidspunkt vil bli avtala med kontrollutvalet. Fakturering av kostnadene ved prosjektet vil skje i høve til avtale. Bergen, 29.01.2014 Stein Ove Songstad, oppdragsansvarleg partner Side15 Side 5

Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/310-1 Sakshandsamar: Elin Molven Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Bømlo kommune 7/14 18.02.2014 Rullering av plan for selskapskontroll Samandrag I kontrollutvalsmøte den 26.11.2013 sak 36/13 starta utvalet arbeidet med rullering av plan for selskapskontroll. Det vart lagt opp til å koma med eventuelt moment i møtet, som bør vurderast i høve med evaluering av gjeldande planverk. Deloitte skulle ta desse momenta med seg i det vidare arbeidet. Utvalet fatta såleis vedtak i sak 36/13: «Kontrollutvalet vil gjennomføra prosjekt med å evaluera dei gjeldande planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012 2016. Deloitte vert beden om å utarbeida forslag til ein enkel prosjektplan for gjennomføring, som viser timeramme for arbeidet. Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å godkjenna prosjektplanen / timeramma. Når prosjektplanen er godkjent vert Deloitte i neste møte beden om å gjennomføra ein prosess med evaluering av planane saman med kontrollutvalet, med fokus på risiko og vesentlighet for aktuelle prosjekt. Deloitte utarbeider deretter eit dokument som oppsummerar kontrollutvalet sine vurderingar, og at dette vert eit tilleggsdokument for eksisterande planar. Dei justerte planane vert oversendt kommunestyret til orientering. Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom til neste møte, om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane.» Drøfting Sekretariatet har avtala med Deloitte at dei skal ta utgangspunkt i gjeldande plan. På bakgrunn av denne skal dei i dette møtet gjennomføre ei ny risikovurdering i ein prosess saman med kontrollutvalet etter ein eigen metodikk. Her vert planen revurdert og det vert ev. lagt til nye prosjekt frå kontrollutvalet. Desse vert vurdert i prosessen saman med dei andre prosjekta i planen. Deloitte vil før møtet også vurdere gjeldande plan opp mot dei endringar som ligg føre i KOSTRA tala. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55378081 Mobil 40488662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side16

Side 2/2 Kontrollutvalet sitt bidrag før møtet er framleis det som står i punkt 5 i vedtaket: «Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom til neste møte, om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane.» Konklusjon Deloitte vil på bakgrunn av dette bli bedt om å redigere Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. Redigert plan for selskapskontroll vert å leggja fram til godkjenning på neste møte. Deretter skal dei redigerte planane sendast til kommunestyret til orientering. Forslag til vedtak 1. Deloitte AS redigerer Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Planen skal leggast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet. 3. Deretter vert planen send kommunestyret til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side17

Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/323-2 Sakshandsamar: Elin Molven Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Bømlo kommune 8/14 18.02.2014 Selskapskontroll av Bømlo vatn- og avløpsselskap AS - Godkjenning av prosjektplan Samandrag Bømlo vatn- og avløpsselskap AS blei stifta 17.12.2002. Selskapet er 100 % eigd av Bømlo kommune, og kjem difor innanfor 80 i kommunelova. Såleis har kontrollutvalet og kommunen sin revisor full innsynsrett i selskapet. Selskapet sitt føremål er utbygging, drift og vedlikehald av vatn og avløpsanlegg i Bømlo kommune, og andre oppgåver i tilknyting til dette. Selskapet har totalansvar for vatn- og avløpsanlegg som tidlegare var eigd og drifta av Bømlo kommune. Det er vedtektsfesta at Bømlo vatn og avløpsselskap skal drivast etter sjølvkostprinsippet, og eventuelle overskot skal bli nytta til vidare utbygging av vatn- og avløpsanlegg i Bømlo kommune. I godkjent plan for selskapskontroll er kontroll av Bømlo vatn- og avlaupsselskap sett opp som nr. 1. mellom prosjekta. Selskapet sitt føremål er: Kjøp, utbygging, drift og vedlikehald av vatn og avløpsanlegg i Bømlo kommune, og andre oppgåver i tilknyting til dette. Selskapet kan også utføra oppdrag for andre kommunar og privat verksemd, og engasjera seg i liknande verksemd. I kontrollutvalsmøte 26.11.2013 handsama utvalet sak 39/13. Under drøfting av ulike moment for selskapskontrollen, var utvalet m.a. innom dette: Generelt om overtaking av private anlegg for vatn og avløp. Forskjellsbehandling? Pålegg om tilknyting til vatn og avløp. Sjølvkost Deloitte AS v/ Silje Sivertsen deltok under drøftinga og noterte innspela som kom fram i møtet. Kontrollutvalet fatta såleis vedtak i sak 39/13: 1. «Deloitte vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55378081 Mobil 40488662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side18

Side 2/3 2. Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet og utvalet skal vurdera om prosjektet er i samsvar med deira bestilling. Eventuelle endringar skal innarbeidast i prosjektplanen.» Føremål og problemstillingar: Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere Bømlo kommune si eigarstyring av Bømlo vatn- og avløpsselskap AS. Vidare vil føremålet med selskapskontrollen vere å undersøke om selskapet har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driv i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og regelverk. Følgjande overordna problemstillingar vil bli undersøkt: 1. Utøver Bømlo kommune kontroll med Bømlo vatn- og avløpsselskap i samsvar med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? a. Utøver Bømlo kommune eigarstyring av Bømlo vatn- og avløpsselskap i samsvar med sentrale tilrådingar frå KS? b. Utøver Bømlo kommune eigarstyring av Bømlo vatn- og avløpsselskap i samsvar med kommunen si eigarskapsmelding og andre kommunale vedtak? 2. Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av sentrale krav innafor aksjelova? 3. I kva grad blir krav og retningslinjer som Bømlo kommune stiller til sine selskap etterlevd av Bømlo vatn- og avløpsselskap? a. Driv Bømlo vatn- og avløpsselskap i samsvar med vedtektene og krav i Bømlo kommune si eigarskapsmelding? b. I kva grad følgjer Bømlo vatn- og avløpsselskap opp kommunestyret sine vedtak og andre føringar frå eigar? 4. I kva grad er avtalar som er inngått mellom Bømlo kommune og selskapet når det gjeld overtaking av anlegg tilstrekkeleg tydeleg med omsyn til kva som er selskapet sine forpliktingar? a. I kva grad er avtalar som er inngått mellom kommunen og tidlegare eigarar av private vassverk forpliktande for selskapet? b. Følgjer selskapet opp avtalar som er forpliktande for selskapet på ein god måte? c. Sikrar selskapet likebehandling av alle avtalepartar? 5. I kva grad har selskapet system og rutinar som sikrar likebehandling når det gjeld tilknytingsavgift for vatn- og avløp? 6. I kva grad sikrar selskapet at prinsippet om sjølvkost innan vatn og avløp blir etterlevd? Drøfting: Med utgangspunkt i dette vedtaket har Deloitte levert eit forslag til prosjektplan for Selskapskontroll i Bømlo vatn- og avløpsselskap AS. Prosjektplanen følgjer som vedlegg. I denne selskapskontrollen vil Deloitte nytta dokumentanalyse, intervju, verifisering og dokumentanalyse som metode for å samla inn fakta og svara på problemstillingar. I prosjektplanen går det vidare fram at selskapskontrollen skal starte opp mars 2014 og at revisjonsrapport skal vera klar innan utgangen av september 2014. I forslag til vedtak har sekretariatet sett ferdigstilling av rapporten til slutten av august 2014. Dette for å få rapporten forsvarleg handsama i første haustmøtet i kontrollutvalet og deretter vidare for endeleg vedtak i kommunestyret. Side19

Side 3/3 Konklusjon: På bakgrunn av det som går fram i prosjektplanen, vil sekretariatet tilrå å godkjenna prosjektplanen slik han ligg føre, med unnatak av timetalet. Sekretariatet vil såleis tilrå at kontrollutvalet ber Deloitte gjera greie for kvifor timetalet på selskapskontroll i Bømlo kommune er så mykje høgare enn i andre samanliknbare kommunar. Samstundes bør Deloitte utfordrast på korleis ein kan få timetalet ned til eit akseptabelt nivå. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføre selskapskontroll av Bømlo vatn- og avløpsselskap AS, med dette som tema og eventuelle innspel under drøftinga i møtet. 2. Ev. ny og/eller korrigert prosjektplan vert å sende sekretariatet innan 17.3.2014. 3. Utvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan. 4. Det vert akseptert ein timeressurs på inntil. 5. Kontrollutvalet ønskjer at rapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av august 2014, ferdig verifisert og med selskapet og rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side20

Selskapskontroll Bømlo kommune Selskapskontroll av Bømlo vatn- og avløpsselskap AS Prosjektplan/engagement letter Prosjektplan Selskapskontroll av Lier E-verk Dokumentet inneholder informasjon som er ikke er offentlig (Offl 13 jf. Flv 13) Januar 2014 Side21

Side22

Innhald 1. Innleiing... 4 1.1 Bakgrunn... 4 1.2 Om selskapet... 4 1.3 Føremål og problemstillingar... 4 2. Metode... 6 2.1 Innleiing... 6 2.2 Dokumentanalyse... 6 2.3 Intervju... 6 2.4 Verifisering og høyring... 6 2.5 Kvalitetssikring... 6 3. Kontrollkriterium... 7 3.1 Innleiing... 7 3.2 Aksjelova... 7 3.3 Regelverk om berekning av sjølvkost innan VA-området... 8 3.3.1 Vatn- og avløpstenester... 8 3.3.2 Retningslinjer for berekning av sjølvkost... 8 3.5 Selskapet sine vedtekter... 14 3.6 Kommunale dokumenter og vedtak... 14 3.6.1 Eigarskapsmelding... 14 3.6.2 Andre dokument/vedtak... 14 4. Tid og ressursbruk... 15 4.1 Nøkkelpersonell... 15 4.2 Ressursbruk... 15 4.3 Gjennomføringsplan... 15 4.4 Anna... 15 3 Side23

1. Innleiing 1.1 Bakgrunn Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet i Bømlo kommune, 26.11.2013, sak 39/13, utarbeidd prosjektplan for selskapskontroll av Bømlo vatn- og avløpsselskap AS. 1.2 Om selskapet Bømlo vatn- og avløpsselskap AS blei stifta 17.12.2002 og er heileigd av Bømlo kommune. Selskapet sitt føremål er utbygging, drift og vedlikehald av vatn og avløpsanlegg i Bømlo kommune, og andre oppgåver i tilknyting til dette. Selskapet har totalansvar for vatn- og avløpsanlegg som tidlegare var eigd og drifta av Bømlo kommune. Det er vedtektsfesta at Bømlo vatn og avløpsselskap skal drivast etter sjølvkostprinsippet, og eventuelle overskot skal bli nytta til vidare utbygging av vatn- og avløpsanlegg i Bømlo kommune. Nøkkeltal for selskapet (tal i heile tusen) 1 : NØKKELTALL 2012 2011 2010 2009 Sum inntekter 39 848 36 889 30 098 28 677 Eigenkapital 22 627 20 991 2 824 3 856 Driftsresultat 5 772 8 744 3 528 3 322 1.3 Føremål og problemstillingar Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere Bømlo kommune si eigarstyring av Bømlo vatn- og avløpsselskap AS. Vidare vil føremålet med selskapskontrollen vere undersøke om selskapet har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driver i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og regelverk. Følgjande overordna problemstillingar vil bli undersøkt: 1. Utøver Bømlo kommune kontroll med Bømlo vatn- og avløpsselskap i samsvar med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? a. Utøver Bømlo kommune eigarstyring av Bømlo vatn- og avløpsselskap i samsvar med sentrale tilrådingar frå KS? b. Utøver Bømlo kommune eigarstyring av Bømlo vatn- og avløpsselskap i samsvar med kommunen si eigarskapsmelding og andre kommunale vedtak? 1 Nøkkeltall hentet fra www.ravninfo.com 4 Side24

2. Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av sentrale krav innanfor aksjelova? 3. I kva grad blir krav og retningslinjer som Bømlo kommune stiller til sine selskap etterlevd av Bømlo vatn- og avløpsselskap? a. Driv Bømlo vatn- og avløpsselskap i samsvar med vedtektene og krav i Bømlo kommune si eigarskapsmelding? b. I kva grad følgjer Bømlo vatn- og avløpsselskap opp kommunestyret sine vedtak og andre føringar frå eigar? 4. I kva grad er avtalar som er inngått mellom Bømlo kommune og selskapet når det gjeld overtaking av anlegg tilstrekkeleg tydeleg med omsyn til kva som er selskapet sine forpliktingar? a. I kva grad er avtalar som er inngått mellom kommunen og tidlegare eigarar av private vannverk forpliktande for selskapet? b. Følgjer selskapet opp avtalar som er forpliktande for selskapet på ein god måte? c. Sikrar selskapet likebehandling av alle avtalepartar? 5. I kva grad har selskapet system og rutinar som sikrar likebehandling når det gjeld tilknytningsavgift for vatn- og avløp? 6. I kva grad sikrar selskapet at prinsippet om sjølvkost innan vann og avløp blir etterlevd? 5 Side25

2. Metode 2.1 Innleiing Deloitte utfører selskapskontroll i samsvar med kapittel 6 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner, RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon og rettleiar for gjennomføring av selskapskontroll utarbeidd av NKRF 2. 2.2 Dokumentanalyse Innsamla dokumentasjon og kjeldemateriale i form av lover, kommunale vedtak, relevant selskapsinformasjon, og dokumentasjon på etterleving av interne rutinar og regelverk m.m. vil bli analysert. Innsamla kildemateriale vil bli vurdert i forhold til kontrollkriteriene. 2.3 Intervju For å få supplerande informasjon til skriftlige kjelder vil Deloitte intervjue personar frå selskapet og representantar frå Bømlo kommune. Aktuelle intervjupersonar er Bømlo kommune sin generalforsamlingsrepresentant i selskapet, styreleiar, dagleg leiar, samt tilsette i Bømlo kommune med særskilt ansvar/ arbeidsoppgåver knytt til oppfølging av selskapet. Vi tek sikte på å gjennomføre 4-5 intervju. I tillegg kan det bli aktuelt å sende ut nokre spørsmål på e-post til utvalde personar. Endelig utval av personar som skal intervjuast eller svare på spørsmål vil bli gjort etter innleiande dokumentanalyse. 2.4 Verifisering og høyring Oppsummering av intervjua vil bli sendt til dei intervjua for verifisering. Det er kun informasjon frå verifiserte intervju som vil bli nytta i rapporten. Rapporten vil bli sendt til selskapet og kommunen for verifisering og høyringsuttale. Eventuelle faktafeil i rapporten vil bli retta opp og høyringsuttaler vil bli lagt ved den endelege rapporten. Høyringsutkast av rapporten vil også bli sendt til kommunen sin generalforsamlingsrepresentant for høyringsuttale. Endeleg rapport vil bli sendt til kontrollutvalet. 2.5 Kvalitetssikring Kvalitetssikring av selskapskontrollar er underlagt krava til kvalitetssikring i Deloitte Policy Manual (DPM), og Deloitte har valt å leggje forvaltningsrevisjonsstandarden RSK 001 til grunn også ved gjennomføring av selskapskontrollar. Dette gjer at prosessen for kvalitetssikring av selskapskontroller er lik prosessen med kvalitetssikring av forvaltningsrevisjonar. 2 Selskapskontroll - fra a å. (Praktisk veileder), Utarbeidd av NKRF 2010. 6 Side26

3. Kontrollkriterium 3.1 Innleiing Kontrollkriteria vil bli henta frå og utleia av autoritative kjelder, rettsreglar, politiske vedtak og fastsette retningslinjer. Kontrollkriteria under er ikkje utømmande for kva som kan vere relevant i kontrollen. Andre kriterium vil kunne komme til dersom det skulle vere naudsynt for å få ei fullstendig undersøking og vurdering av problemstillingane. 3.2 Aksjelova Av 2-2 går minstekrav til vedtekter i eit selskap fram: 1. «selskapets foretaksnavn; 2. den kommune i riket hvor selskapet skal ha sitt forretningskontor; 3. selskapets virksomhet; 4. aksjekapitalens størrelse, jf 3-1; 5. aksjenes pålydende (nominelle beløp), jf 3-1; 6. antallet eller laveste og høyeste antall styremedlemmer, jf 6-1; 7. om selskapet skal ha flere daglige ledere eller om styret eller bedriftsforsamlingen skal kunne bestemme at selskapet skal ha flere daglige ledere, samt i så fall om flere daglige ledere skal fungere som kollektivt organ; 8. hvilke saker som skal behandles på den ordinære generalforsamlingen, jf 5-5; 9. om selskapets aksjer skal registreres i et verdipapirregister». I følgje aksjelova 5-1 første ledd representerer aksjeeigarane det øvste mynde i selskapet gjennom generalforsamlinga. Kvar aksje gjev ei stemme dersom ikkje anna følgjer av lov eller vedtekter (jf. 5-3). Innan seks månader etter utgangen av kvart rekneskapsår skal selskapet ha gjennomført ordinær generalforsamling ( 5-5, første ledd). På den ordinære generalforsamlinga skal følgjande saker handsamast og avgjerast ( 5-5, andre ledd): Godkjenning av årsrekneskap og årsmelding, under dette utdeling av utbytte Andre saker som etter lova eller vedtektene høyrer inn under generalforsamlinga. Årsrekneskap, årsmelding og revisjonsmelding skal seinast ei veke før generalforsamling sendast til kvar aksjeeigar med kjent adresse (jf. 5-5, tredje ledd). Forvaltninga av selskapet høyrer til under styret, og medlemmene blir valt av generalforsamlinga (jf 6-3). Styret skal syte for forsvarleg organisering av verksemda (jf. 6-12) og styret skal føre tilsyn med den daglege leiinga av selskapet og selskapet sine andre verksemder (jf. 6-13). Styremedlemmer tenestegjer i to år. I vedtektene kan tenestetida settast kortare eller lenger, men ikkje meir enn fire år (jf 6-6). Selskapet skal ha ein dagleg leiar som blir tilsett av styret (jf. 6-2). Dagleg leiar skal stå for den daglege leiinga av selskapet si verksemd og følgje dei retningslinjer og pålegg som styret gir (jf. 6-14). Den daglege leiinga omfattar ikkje saker som er av uvanlig art eller av stor betyding (jf. 6-14). Daglig leder skal sørgje for at selskapet sitt rekneskap er i samsvar med lov og forskrifter og at 7 Side27

formuesforvaltninga er ordna på ein betryggande måte (jf. 6-14). Dagleg leiar skal minst kvar fjerde månad gi styret orientering om selskapet si verksemd, stilling og resultatutvikling, og styret kan til ein kvar tid krevje at dagleg leiar gir styret ein orientering om bestemte saker (jf. 6-15). Det skal bli ført protokoll over styrebehandling (jf. 6-29). For selskap der tilsette er representert i styret, skal styret fastsette ein styreinstruks som gir nærmare regler om styret sitt arbeid og saksbehandling. Instruksen skal mellom anna innehalde reglar for kva saker som skal handsamast av styret og dagleg leiars arbeidsoppgåver og plikter overfor styret. Instruksen skal også innehalde reglar for innkalling og møtehandsaming (jf. 6-23). 3.3 Regelverk om berekning av sjølvkost innan VA-området 3.3.1 Vatn- og avløpstenester Kapittel 16 i forureiningsforskrifta 3 omhandlar kommunale vatn- og avløpsgebyr. Av 16-1 i forskrifta går det fram følgjande om rammene for gebyra: «Vann- og avløpsgebyrer fastsatt i medhold av lov 31. mai 1974 nr. 17 om kommunale vass- og kloakkavgifter skal ikke overstige kommunens nødvendige kostnader på henholdsvis vann- og avløpssektoren. Ved beregning av selvkost bør de til enhver tid gjeldende retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester legges til grunn. Kommunen fastsetter i forskrift regler for beregning og innkreving av vann- og avløpsgebyrene, samt gebyrenes størrelse, innenfor rammene av denne forskriften. Før kommunen gjør vedtak om gebyrenes størrelse, skal det foreligge et overslag over kommunens antatte direkte og indirekte kostnader knyttet til drifts-, vedlikeholds- og kapitalkostnader på henholdsvis vann- og avløpssektoren for de nærmeste tre til fem årene. Overslaget skal så vidt mulig utarbeides i sammenheng med kommunens rullerende økonomiplan. Det skal også foreligge et overslag over hvilke beløp gebyrene antas å innbringe.» Av lov om kommunale vass- og kloakkavgifter 4 går det fram av 5 at kommunen i forskrift fastset storleiken på gebyra i kommunen og gjev nærare reglar om gjennomføring av gebyrvedtaket og innkreving av gebyra. 3.3.2 Retningslinjer for berekning av sjølvkost Kommunal- og regionaldepartementet har utarbeidd retningslinjer for berekning av sjølvkost for kommunale betalingstenester. 5 I retningslinjene blir sjølvkost definert som «den merkostnaden kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste». Meirkostnader blir i denne samanheng definert som kostnader knytt til den samla produksjonen av den aktuelle vara eller tenesta. Dette omfattar kostnader som har direkte samanheng med framstillinga/produksjonen av ei bestemt vare eller teneste, men ikkje kostnader kommunen ville hatt uavhengig av produksjonen av den relevante vara eller tenesta. 3 FOR-2004-06-01-931: Forskrift om begrensning av forurensning (forurensingsforskriften), kapittel 16 Kommunale vann- og avløpsgebyrer. 4 LOV 1974-05-31 nr 17: Lov om kommunale vass- og kloakkavgifter. 5 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester, H-2140 Kommunal og regionaldepartementet, kommunalavdelinga januar 2003. 8 Side28

Av retningslinjene går det fram at kommunen må gjennomføre ein etterkalkulasjon (sjølvkostrekneskap) av dei reelle kostnadene innanfor dei aktuelle tenesteområda for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikkje overstiger kommunen sin sjølvkost. 6 Retningslinjene gjev detaljert rettleiing til kva for kostnader som kan reknast å vera knytt til dei kommunale tenestene og som etter retningslinjene bør inngå i kommunen sine sjølvkostberekningar. Kostnadene er vidare delt inn i sjølve kjerneproduktet og tilleggsytingar og støttefunksjonar. I følgje retningslinjene er kostnader knytt til kjerneproduktet berre kostnader knytt til stillingsheimlar som fullt ut er relatert til framstilling av den konkrete vara eller tenesta. Når det gjeld tilleggsytingar og støttefunksjonar gjeld dette interntenester som understøttar eller er komplementære med dei direkte brukarrelaterte tenestene, og desse må såleis fordelas mellom ulike tenester (kjerneprodukt). Slike interntenester kan vere rekneskaps- og innfordringsfunksjonar, kontorstøtte, revisjonsfunksjon, personalfunksjon, informasjonsteknologi m.m. 7 Retningslinjene gjev også rettleiing til berekning av kapitalkostnader av anleggsinvesteringar som skal vere med i sjølvkostrekneskapen. I følgje retningslinjene skal ein nytta lineær avskrivingsmetode i sjølvkostkalkylen. 8 Kostnader ved finansiering av investeringar skal ikkje vere avhengig av finansieringsform, men skal etter retningslinjene bli set til ei kalkylerente lik effektiv rente på norske statsobligasjonar med gjenståande løpetid på 3 år, med eit tillegg på 1 % (snitt gjennom året). 9 Sjølvkostprinsippet føreset ikkje at inntektene for det einskilde år må dekkje årskostnaden for kommunen, men at inntektene over nokre år (3-5 år) ikkje skal overstige kostnadene for åra samla sett. Ei slik forståing er dels motivert ut frå behovet for å ha naudsynt fleksibilitet i forhold til endringar på inntekts- og kostnadssida, til dømes som følgje av investeringar (auka nivå på kapitalkostnadene), og dels eit behov for ein viss stabilitet i nivået på gebyra trass i planlagde kostnadsvariasjonar mellom rekneskapsår. Kommunen kan framføre eit overskot frå sjølvkosttenesta til eit seinare år (innafor eit 3-5 års perspektiv). I praksis vil dette måtte skje gjennom eit bunden sjølvkostfond dersom rekneskapen skal vere fullstendig. 10 I høve til sjølvkostfond går det fram følgjande av retningslinjene: «[ ] Selvkostfondets funksjon er å håndtere svingninger i inntekter og kostnader slik at gebyrene kan holdes stabile. Investeringskostnadene må fordeles jevnt over investeringens levetid., jf. kapittel 4 Kapitalkostnader. Investeringer i anleggsmidler kan dermed ikke finansieres direkte av selvkostfondet.» 11 3.4 Kommunesektorens organisasjon (KS) sine retningslinjer for eigarstyring Kommunesektorens organisasjon (KS) sitt eigarforum har utarbeidd eit sett med tilrådingar 12 for korleis kommunale/fylkeskommunale eigarskap bør forvaltast og kva system og rutinar kommunar og 6 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester, H-2140 Kommunal og regionaldepartementet, kommunalavdelinga januar 2003, s. 6. 7 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. H-2140 Kommunal og regionaldepartementet, kommunalavdelinga januar 2003, s. 12-13. 8 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. H-2140 Kommunal og regionaldepartementet, kommunalavdelinga januar 2003, s. 24. 9 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. H-2140 Kommunal og regionaldepartementet, kommunalavdelinga januar 2003, s. 25. 10 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. H-2140 Kommunal og regionaldepartementet, kommunalavdelinga januar 2003, s. 3 11 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. H-2140 Kommunal og regionaldepartementet, kommunalavdelinga januar 2003, s. 29. 12 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011) 9 Side29

fylkeskommunar bør etablere. Av tilrådingane går det innleiingsvis fram følgjande om aktivt eigarskap i kommunar/ fylkeskommunar: «Et aktivt eierskap er grunnleggende for en best mulig lokalpolitisk forvaltning av de samlede verdier og har direkte konsekvenser for selskapene, deres disponeringer og deres markedsposisjon. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaleffekter overfor omverden og styrke kommunens/fylkeskommunens omdømme.» 13 I den sist oppdaterte versjonen (2011) omtalar KS 19 tema med tilhøyrande tilrådingar. 1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalde, 2. Utarbeiding av eigarskapsmeldingar, 3. Utarbeiding og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter, 4. Vurdering og val av selskapsform, 5. Fysisk skilje mellom monopol og konkurranseverksemd, 6. Tilsyn og kontroll med kommunale føretak og med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap, 7. Samansetting og funksjon av eigarorgan, 8. Gjennomføring av eigarmøte, 9. Eigar sine krav til profesjonelle styre i kommunal sektor, 10. Valkomité for styreutnemning i aksjeselskap og interkommunale selskap, 11. Rutinar for kompetansevurdering av selskapsstyra, 12. Styresamansetting i konsernmodell, 13. Oppnemning av vararepresentantar, 14. Habilitetsvurderingar og politisk representasjon i styra, 15. Kjønnsrepresentasjon i styra, 16. Godtgjøring og registrering av styreverv, 17. Arbeidsgjevartilknyting i sjølvstendige rettssubjekt, 18. Utarbeiding av etiske retningslinjer, 19. Administrasjonssjefen si rolle i kommunale og fylkeskommunale føretak. Av KS sine tilrådingar går det fram at kommunen som ein del av folkevaldopplæringa bør gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eigarskapsseminar for alle folkevalde i dei ulike aspekta knytt til eigarstyring av utskilt verksemd. Det går fram at den fyrste opplæringa bør bli gjennomført i løpet av dei fyrste 6 månadene av valperioden og følgjast opp etter to år. I KS sine tilrådingar blir det vist til at politikarar ofte har liten eller manglande kompetanse knytt til eigarstyring av selskap. Det er derfor viktig at dei folkevalde får innsikt i ulike roller ein innehar som både folkevald og som t.d. styremedlem og representantskapsmedlem. Dei folkevalde må vere medvitne om roller, styringslinjer og ansvarsdeling. Vidare framhevar KS at for å styrke kompetansen og sikre informasjon til kommunestyrepolitikarane, bør det årleg etter gjennomføring av generalforsamling, bli gjeve informasjon om status for selskapa, drift og nøkkeltal. Av KS sine tilrådingar går det fram at kommunen bør utarbeide eigarskapsmelding. Av tilrådingane går det fram at ein eigarskapsmelding kan definerast som eit overordna politisk styringsinstrument for verksemder som er lagt til eit anna rettssubjekt, eige styre, ein vertskommune eller til eit anna interkommunalt organ. Ei eigarskapsmelding bør som minimum innehalde tre hovudpunkt: 1. Oversikt over kommunen sine verksemder som er lagt til selskap og samarbeid 2. Politisk (prinsipp for eigarstyring) og juridiske styringsgrunnlag knytt til dei ulike 13 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011) s.2. 10 Side30

selskaps- og samarbeidsformane 3. Føremålsdiskusjon og selskapsstrategi knytt til dei ulike selskapa, herunder vedtektsrevisjon Det går vidare fram at ei eigarskapsmelding vil sikre naudsynte styringssignal til selskapa og tydeleggjere lokalpolitikarane sitt ansvar. Ei eigarskapsmelding vil bidra til å gje oversikt over kommunen si samla verksemd, og gje dei folkevalde ei moglegheit til å setje seg inn i dei juridiske styringsmoglegheitene som ligg i dei ulike selskapsformane. Eigarskapsmeldinga kan også innehalde eit eige punkt om selskapa sitt samfunnsansvar, t.d. politiske målsettingar knytt til miljø, likestilling, openheit, etikk osv. Eigarskapsmeldinga bør også reflektere det rettslege ansvarsmessige forholdet mellom selskapsform og eigar. KS tilrår at eigarskapsmeldinga blir gjennomgått og eventuelt revidert kvart år i kommunestyre. 14 Det går også fram av KS sine tilrådingar at kommunen bør utarbeide og revidere selskapsstrategi og vedtekter. KS peiker på at selskapet si verksemd skal gjerast tydeleg i vedtektene/selskapsavtalen, og at selskapet innafor ramma av vedtektene/selskapsavtalen bør ha klare mål og strategiar for si verksemd. Vidare bør føremålet i selskapsavtale/vedtekter bli vurdert med jamne mellomrom for å sjå om det er behov for endringar. Av KS sine tilrådingar går det vidare fram at ein grunnleggjande føresetnad for ei strategisk drift av selskapa er ein klar og presis eigarstrategi for selskapa der eigar sine forventningar til selskapet er formulerte. Dette vil også vere ein føresetnad for gjennomføring av selskapskontroll. Det er anbefalt at eigar klargjer sine forventningar til styret og selskapet gjennom selskapsstrategiane. Selskapsstrategiane bør som del av eigarmeldinga bli revidert jamleg. Det går vidare fram at eigar skal ha eit bevisst forhold til eventuell forventa avkastning. For selskap som opererer innanfor eit marknad, skal prinsipp for ein eventuell utbyttepolitikk klargjerast og deretter blir fremja for eigarorganet gjennom selskapsavtalen/vedtektene. Langsiktigheit og samfunnsansvar bør leggjast til grunn for kommunale eigarskap. I selskapsstrategien bør det klargjerast forventningar knytt til type avkastning, anten det er i finansiell forstand eller på anna måte. Dette vil avhenge av type selskap og koplast opp mot føremålet med selskapet. 15 Når det gjeld vurdering og val av selskapsform går det fram av KS sine tilrådingar at det er eigar sitt ansvar å sikre at selskap har ein selskapsform som er tilpassa verksemda sitt føremål, eigarstyringsbehov, marknadsmessige forhold og konkurranseregelverk. 16 Dersom kommunen har eigarskap i selskap som opererer i konkurranseverksemd i tillegg til monopolverksemd, bør det som hovudregel etablerast eit fysisk skilje mellom monopol og konkurranseverksemd, for å unngå mistanke om rolleblanding og kryssubsidiering. Organiseringa av konkurranseutsett verksemd bør så langt som mogleg ha åtskilt leiing og bemanning, i tillegg til å vere fysisk åtskilt frå monopolverksemda. 17 Av tilrådingane går det vidare fram at kommunestyre har eit tilsyns- og kontrollansvar for å sikre at kommunen når sine mål, at regelverket blir etterlevd og at etiske omsyn blir tryggja. Kontrollutvalet skal på vegner av kommunestyre sjå til at det blir ført kontroll med kommunen sine eigarinteresser i selskap. Det er viktig at det blir lagt til rette for at kontrollutvalet kan utøve sin funksjon på ein god måte. KS tilrår at kommunestyre innafor kommunelova sine føresegner fastsett regler for selskapskontroll. Dette bør omfatte kva dokument som uoppfordra skal sendast til kontrollutvalet og kven denne plikta gjeld for. 14 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s.7-8. 15 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s.8-9. 16 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s.9. 17 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar 2011), s.9. 11 Side31