Rapport forvaltningsrevisjon Eiendomsforvaltning Klæbu kommune

Rapport forvaltningsrevisjon Eiendomsforvaltning Klæbu kommune År 2004

Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG... 3 2. INNLEDNING... 4 2.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET...4 2.2 HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON...4 3. PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER... 4 3.1 PROBLEMSTILLING...4 3.2 REVISJONSKRITERIER...5 4. METODE OG GJENNOMFØRING... 5 4.1 METODE...5 4.2 GJENNOMFØRING...5 4.3 AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET...5 5. REVISORS FUNN OG VURDERINGER... 6 5.1 HVORDAN HAR EIENDOMSFORVALTNINGEN UTVIKLET SEG I DE SISTE 10 ÅR?...6 5.2 HVORDAN ER ANSVARET FOR EIENDOMMENE ORGANISERT I KOMMUNEN?...7 5.3 HVORDAN DRIVES EIENDOMSFORVALTNINGA ØKONOMISK OG SAMMENLIGNET MED ANDRE?...9 5.4 HAR KOMMUNEN GODE RUTINER FOR ØKONOMISTYRING PÅ TJENESTEOMRÅDE EIENDOM?...13 5.5 HVILKEN RAPPORTERING GJENNOMFØRER ADMINISTRASJONEN TIL POLITISK NIVÅ FOR EIENDOMSFORVALTNINGA?...14 5.6 HØRING...16 6. KONKLUSJONER... 17 7 ANBEFALINGER... 17 8. KILDER... 18 TABELLISTE Tabell 1 Regnskapsverdien for bygg og eiendom viser følgende utvikling:...6 Tabell 2 Driftsutgifter til bygg...7 Tabell 3 Viser status over eid, leid og utleid bygningsmasse...10 Tabell 4 Viser analyse av arealutnyttelsen i kommunen...10 Tabell 5 Viser oversikt over totale FDVU utgifter for bygg og eiendom år 2003...10 Tabell 6 Viser kommunens arealutgifter per kvm i kr sammenlignet med gjennomsnittlig tall for 2002 fra NBEF og krav til FDVU nivåtall fra FOBE...11 Tabell 7 Viser arealutgifter spesifisert på vaktmester, renhold og energikostnad per kvm...11 Tabell 8 Viser KOSTRA`s nøkkeltall for regnskapsåret 2002 for boliger i kr per innbygger...12 Orkanger, 21. juni 2004 Inge Storås Revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 2 av 2

1. SAMMENDRAG Bakgrunn: Prosjektet omhandler vurderinger av eiendomsforvaltningen i Klæbu kommune. Det er viktig at kommunen vurderer organisering, effektivitet og styring av kommunens eiendomsmasse når den driftsøkonomiske situasjonen marginaliseres. Det er også viktig at kommunen bevarer verdiene i boligmassen med det formål å ha gode og effektive bygg til lavest mulig utgift. Bygg- og eiendomsutvikling bør vurderes kontinuerlig av kommunen. Kommunen ønsket selv en evaluering av eiendomsforvaltningen, gjennomført som et forvaltningsrevisjonsprosjekt. Problemstilling: For å besvare kommunens og kontrollutvalgets forespørsel har vi i prosjektet belyst hovedproblemstillingen Hvordan forvaltes Klæbu kommunes bygg og eiendommer? ved hjelp av 5 delproblemstillinger. Konklusjon: Rapporten viser at kommunen forvalter kommunens bygg og eiendommer i hovedsak tilfredsstillende. Dette begrunnes med at kommunens organisering flat struktur, delegeringsreglement, lederavtaler og rapportering i årsmeldinga er tilfredsstillende. Likevel har kommunens eiendomsforvaltning forbedringspotensialer. De består i: Kommunen har organisert rådgiver for eiendomsmassen i rådmannens stab med rådgivings- og planansvar for tjenesten. I tillegg har resultatenhetsleder drift og vedlikehold ansvar for drift og vedlikehold av eiendommene. Problem med denne organiseringen er at rådgiver kan gi fagråd som ikke resultatenhetsleder har budsjettmidler til å iverksette. Kommunens ønsker å legge til rette for bestiller utfører roller. Organisering av eiendomsforvaltninga må vurderes på nytt, for å legge til rette for dette. Kommunen bruker ikke nøkkeltall for styring av eiendomsmassen. Vi har i rapporten gitt eksempler på nøkkeltall som styringsinformasjon for eiendomsforvaltningen basert på fakta informasjon fra kommunen. Nøkkeltallene viser at: Kommunen disponerer 52 383 kvm boliger og bygg. 63% av arealet benyttes av kommunen selv, utleid areal er 33% og ledig areal er 4 %. Landsgjennomsnittet indikerer at kommunen skal eie en bolig og byggmasse på 26 300 kvm. Kommunens bygningsmassen fra Halsetheimen utgjør 15 477 kvm. Kommunen har 10 606 kvm over landsgjennomsnittet når det er korrigert for arealet på Halsetheimen. Kommunens utgifter til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling - boliger og bygg ligger under landsgjennomsnittet. Kommunens utgifter til renhold per kvm er lavere en landsgjennomsnittet mens energiutgifter er høyere en landsgjennomsnittet. KOSTRA tall for kommunen indikerer at kommunen betaler totalt 0.6 mill for å drifte utleieboliger. I tillegg viser tabellen at kommunen betaler totalt 1,9 mill for utgifter til boligformål ved bruk av frie inntekter. Kommunens økonomireglement mangler i kommunen. Det skal blant annet beskrive rutiner for økonomistyring og oppfølging/rapportering fra resultatenhetene. Det mangler en rapport som beskriver status, tilstand og vedlikeholdsbehov for hvert enkelt bygg som skal behandles politisk. I tillegg mangler det en vedlikeholdsplan for hvert enkelt bygg basert på byggets tilstand. Kommunen selv bekrefter at de har et vedlikeholdsetterslep for kommunale bygg. Vi kan ikke ut fra kommunens dokumentasjon bekrefte eller avkrefte dette. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 3 av 3

Anbefalinger: Vi anbefaler kommunen å: 1. Vurdere organisering av eiendomsforvaltning i lys av rapportens konklusjoner. 2. Bruke nøkkeltall til styrings- og faktainformasjon for eiendomsforvaltninga. 3. Lage et økonomireglement som blant annet beskriver kommunens rutiner for økonomistyring. 4. Lage en overordnet rapport som omhandler status og behov for vedlikehold som brukes til beslutningsgrunnlag av kommunen. 5. Lage en vedlikeholdsplan for hvert enkelt bygg som synliggjør vedlikeholdsbehovet. 2. INNLEDNING 2.1 Bakgrunn for prosjektet Klæbu kommune eier og forvalter en bolig- og bygningsmasse som tilrettelegger bygg for kommunale- og administrative tjenester. Det er viktig at kommunen vurderer organisering, effektivitet og styring av kommunens eiendomsmasse når den driftsøkonomiske situasjonen marginaliseres. Det er også viktig at kommunen bevarer verdiene i boligmassen de eier med det formål å ha gode og effektive bygg til lavest mulig utgift. Eiendomsutviklinga bør vurderes kontinuerlig av kommunen. Kommunen ønsket en evaluering av kommunens eiendomsforvaltning, gjennomført som et forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kontrollutvalget vedtok oppstart av prosjektet i møtet den 24.06.03 sak 09/03. 2.2 Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonen skal i følge kommuneloven 60 pkt. 7 og forskrift om revisjon 5 og 8 utføre forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Formålet med forvaltningsrevisjon er å bidra til:! Økt produktivitet, effektivitet og måloppnåelse for kommunen! At kommunal virksomhet drives i samsvar med regelverk! Å skaffe fram informasjon som gir grunnlag for kommunestyrets og kontrollutvalgets til syn med forvaltningen 3. PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 3.1 Problemstilling Hovedproblemstilling i prosjektet er: Hvordan forvaltes Klæbu kommunes bygg og eiendommer? Problemstillingen belyses ved hjelp av 5 delproblemstillinger. Disse skal hjelpe oss å vurdere hovedproblemstillingen. Disse er slik: 1. Hvordan har eiendomsforvaltningen utviklet seg i de siste ti år? 2. Hvordan er ansvaret for eiendommene organisert i kommunen? 3. Hvordan drives eiendomsforvaltninga økonomisk og sammenlignet med andre? 4. Har kommunen gode rutiner for økonomistyring på tjenesteområde eiendom? Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 4 av 4

5. Hvilken rapportering gjennomfører administrasjonen til politisk nivå for eiendomsforvaltninga? 3.2 Revisjonskriterier Funn i delproblemstillingene blir vurdert mot vurderingskriterier for hver delproblemstilling. Vurderingskriterier skal angi en standard/norm som konkretiserer de forventninger og krav vi har i prosjektet. Kilder for vurderingskriterier kan være lover og forskrifter, kommunens egne vedtak og retningslinjer, faglitteratur, standarder fra andre kommuner og beste praksis. Delproblemstilling 1: Hvordan har eiendomsforvaltningen utviklet seg de siste 10 år, beskrives i rapporten og vurderes ikke av revisor. Delproblemstilling 2: Hvordan er ansvaret for eiendommene organisert i kommunen, forsøkes besvart med å vurdere fakta mot anbefalinger i rapport fra NIBR 21/02 Flatere struktur og resultatenheter og rapport om organisering av kommunal eiendomsforvaltning skrevet av ECON. I tillegg vektlegges en artikkel i Forsyning nr 5/03 som omhandler strategiske verdiforvaltning av kommunale eiendommer. Delproblemstilling 3: Hvordan drives eiendomsforvaltninga økonomisk og sammenlignet med andre, forsøkes besvart med en nøkkeltallsanalyse av kommunens regnskap og eiendomsforvaltning. Vi vurderer nøkkeltall fra FOBE - forum for offentlige bygg og eiendommer og NBEF - Norges bygg- og eiendomsforening, som er faglige interesseorganisasjoner for offentlig eiendomsforvaltning og har utviklet nøkkeltall for dette området. Delproblemstilling 4: Har kommunen gode rutiner for økonomistyring på tjenesteområde eiendom, forsøkes besvart med en kartlegging og vurdering av kommunens økonomi- og delegasjonsreglement. Delproblemstilling 5: Hvilken rapportering gjennomfører administrasjonen til politisk nivå for eiendomsforvaltninga, forsøkes besvart med en vurdering av om administrasjonens rapportering av status og behov for eiendomsforvaltninga gir tilfredsstillende beslutningsgrunnlag for politiske vedtak. 4. METODE OG GJENNOMFØRING 4.1 Metode Det er gjennomført samtaler med rådgiver eiendom Svein Rodø, enhetsleder drift og vedlikehold Tormod Tanemsmo og assisterende rådmann Tore Flatmo. Revisor har gjennomført en dokumentanalyse av regnskapet 1990-2003 og årsmelding 2002, handlingsprogrammet 2003 2006 og andre dokumenter som vedrører eiendomsforvaltninga i kommunen. Delrapportens funn ble oversendt assisterende rådmann Tore Flatmo til verifisering. Svein Rode har gitt svar på verifiseringen. Foreløpig rapport er sendt til rådmannen for høringsuttalelse. Høringsuttalelsen fra rådmannen er datert 11.06.2004. 4.2 Gjennomføring Prosjektet er utarbeidet av Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS (VRD) ved forvaltningsrevisor Arve Gausen. 4.3 Avgrensninger av prosjektet Revisor vurderer organisering og styring av eiendomsforvaltningen. Regnskapet for 1993-2003 legges til grunn for vurderinger i prosjektet. I hovedsak vurderes mål og plandoku- Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 5 av 5

menter for eiendomsforvaltningen. Det er gjennomført en analyse av eiendomsforvaltninga med bruk av regnskapstall og informasjon hentet ut av V-PRO som er et fagsystem for boliger og bygg i kommunen. 5. REVISORS FUNN OG VURDERINGER 5.1 Hvordan har eiendomsforvaltningen utviklet seg i de siste 10 år? Organisering av eiendomsmassen: Det har vært en tradisjon fra tidlig 70-80 tallet i landets kommunestyrer og anskaffe eiendommer for å tilrettelegge for kommunal tjenesteyting. Dette er også tilfelle for Klæbu kommune. Ansvaret og organisering av forvaltning og drift av eiendommene har endret seg i kommunen. Fra 1993 var ansvar for forvaltning av kommunens eiendomsmasse underlagt hver enhet/avdeling. Den enkelte skole, barnehage, sosial avdeling, kommunale boliger, sykehjem etc hadde ansvar for drift og vedlikehold av egne bygninger. I 1998 ble det ansatt eiendomssjef med tilsvarende ansvar, underlagt kultur, næring og miljø etaten. Fra 2001 har kommunen endret organiseringen fra etatsmodellen til flatere struktur, med enhetsleder for drift og vedlikehold og rådgiver på bygg eiendom som ansvarlig for forvaltning av eiendomsmassen. Utvikling av eiendomsmassen: Kommunen beskriver selv at før 1990 hadde de en normal bygningsmasse som var tilpasset kommunens behov, men fra 1990 fikk kommunen en større andel av bygningsmassen og eiendommer fra Hallsetheimen pga. fylkeskommunens avvikling av driften. Fra 1997 overtok kommunen resterende del av bygningsmassen og eiendommene, og kommunen fikk ansvaret for drift og vedlikehold. I tillegg til endringen i overtakelsen av boligmassen har kommunen investert i egne byggeprosjekter i perioden. Av disse kan nevnes Sørborgen barneskole, utvidelse av Tanem opplæringssenter, ny alders- og dementsavdeling. Dessuten har det vært utbygging av nye boliger til PU og flyktningerboliger. Bygg og boliger/eiendommer som er solgt i perioden er Seminarplassen, Skarpsnoveien, CTM, Matpartner, Conoptica og Brannhaugveien. Disponibel bolig og bygg areal i dag. Kommunen forvalter og drifter i dag en bolig og byggmasse på totalt 52 383 kvm, som fordeler seg på: Administrasjonsbygg: rådhuset og Halsetheimens administrasjonsbygg, totalt 4985 kvm. Barnehager: Grindvollen, Hesteskoen, Rydland og Tanem, totalt 1 493 kvm. Skoler: opplæringssenteret, Sørborgen-, Tanem-, Klæbu-, og Soltun skole, totalt 17 076 kvm. Leid barnehageareal: totalt 913 kvm. Alders og sykehjem: Vikingvegen sykehjem - Klæbu servicesenter, totalt 4 440 kvm. Kultur og idrettsbygg: herredshuset, museum, Klæbuhallen, Klæbu kirke, kulturhuset, totalt 7 628 kvm. Boliger til utleie: 54 leiligheter, totalt 6 824 kvm. Leid bolig: Nordalstunet på 90 kvm. Andre utleie: 13 enheter fra Halsetheimen, totalt 7109 kvm. Tekniske bygg: renseanlegg, pumpestasjoner, brann- og driftsbygg, høydebasseng, vannverk, totalt 1 825 kvm. Tallene er hentet fra kommunens fagsystem V-PRO som følger opp og analyserer den kommunale bygg- og eiendomsmassen. Utvikling av regnskapsmessig verdi og driftsutgifter for bygg og eiendom. Tabell 1 Regnskapsverdien for bygg og eiendom viser følgende utvikling: Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 6 av 6

År 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 Mill. kr 84 87 99 125 131 132 135 149 156 159 Fra 1993 til 2002 viser regnskapet en økning i verdi av kommunens eiendomsmasse. Største endringene er fra 1995 til 1996 med 25 mill og fra 1999 til 2000 med 14 mill. Fra 2001 ble kommunens boliger og bygg avskrevet for å synliggjør kapitalslitet på eiendomsmassen. Tabell 2 Driftsutgifter til bygg 1 År 2001 2002 2003 Utgifter 7 399 613 8 553 912 8 609 021 Endring i % 15 % 1 % Fra 2001 til 2002 var det en endring på 15% som kan forklares med økt vedlikehold. Endringen fra 2002 til 2003 er under 1 prosent og viser en nedgang i utgifter hvis man justerer for konsumprisstigning på 5 %. Tabellen synliggjør ikke lønnsutgifter. 5.2 Hvordan er ansvaret for eiendommene organisert i kommunen? 5.2.1 Vurderingskriterier Kommunens organisering NIBR -rapport 21/2002 Flat struktur. En rekke norske kommuner har eller er i ferd med å flate ut den administrative styringsstrukturen. Samtidig etableres det resultatenheter med delegert myndighet. Økt krav fra innbyggerne, brukere og staten om en mer effektiv og rasjonell tjenesteproduksjon tvinger kommunene til å tenke nytt, hvor et tiltak er å endre den administrative organiseringen til en flatere struktur. På landsbasis viser det seg at ca 126 kommuner nærmere 30% av norske kommuner, enten har eller er i ferd med å innføre flat struktur - oktober 2002. Begrunnelsen for en flat organisasjonsstruktur generelt er: En tydeligere rolle- og ansvarsfordeling i organisasjonen. Ønske om innsparinger og bedre ressursutnyttelse Løse konkrete problemer og effektivisere virksomheten Økt fokus på brukerorientering og brukermedvirkning Center for economic analysis (ECON) har gjort vurderinger av organisering av kommunal eiendomsforvaltning i rapport 18/02. Rapporten konkluderer med at eiendomsforvaltningen i de fleste kommuner ikke er tilfredsstillende. Hovedproblemet er lavt preventivt vedlikehold og vedlikehold skjer etter at bygget har fått for store skader. I mange kommuner gir manglende kommunikasjon svakt beslutningsgrunnlag og uklar rolleforståelse. Rapporten anbefaler kommunene å sentralisere ansvaret for eiendomsforvaltningen i egen eiendomsavdeling eller i en annen kommunal selskapsform. Dette gir bedre ressursutnyttelse og en profesjonalisering av eiendomsforvaltningen. Strategisk verdiforvaltning av kommunale eiendommer - Artikkel i Forsyning av Morten A. Aasgaard Føyen advokatfirma. Flere kommuner sitter på store, verdifulle eiendomsmasser der drifts- og vedlikeholdskostnadene utgjør utfordringer i et langtidsperspektiv. Mange kommuner mangler en sentralisert organisasjon som har et helhetlig bilde av total eiendomsmasse, drift, vedlikehold og reelle behov. En sentralisering av eiendomsforvaltningen kan gi følgende positive gevinster: 1 Består av driftsutgifter, velferdstiltak, utgiftsdekning, kurs, skyss, vedlikehold og drift av transportmidler, elektrisitet, olje, skadeforsikring, husleie, kommunale avgifter, kontingenter, inventar og utstyr, vektøy og redskap, vedlikehold bygninger, drift og service avtaler, kjøp av materialer til vedlikehold. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 7 av 7

5.2.2 Funn Driftsbesparelse, oversikt over eiendomsmassen, samling av kompetanse, fokus på brukere, bedre beslutningsgrunnlag, bedre gjennomføring av nye prosjekter og kapitalfrigjøring. Kommunen har siden 2001 vært organisert i en to nivå modell - flat struktur. Dette betyr at rådmannen har lederansvar for 16 resultatenhetene i kommunen. En resultatenhet vil være en bestemt skole, barnehage, avdeling etc. Rådmannen har et lederteam med assisterende rådmenn for å utøve rådmannens oppgaver. I tillegg har rådmannen en egen stab av rådgivere med ansvar for egne fagområder og en avdeling for fellestjenester som innehar oppgaver som lønn og regnskap og IKT tjenester etc. Ansvar for kommunens forvaltning av boliger og bygg Organisering av eiendomsforvaltninga i kommunen er to-delt. Svein Rodø har rådgivning, planer, veileder og utbyggingsoppgaver knyttet til kommunens boliger, bygg og eiendommer som sitt hovedområde. Han er organisert i rådmannens stab og sørger for at planer og beslutninger av overordnet administrativt eller politisk organ gjennomføres for sitt hovedområde. Resultatenhetsleder Tormod Tanemsmo har ansvar for blant annet drift og vedlikehold av bygg og eiendommer, og for oppfylling av de mål som er satt i budsjett og økonomiplan og andre politiske vedtak. Han er leder for ansatte i sin enhet. Han skal sikre at økonomistyringen i resultatenheten er ivaretatt. I tillegg skal han gjennomføre effektiv ressursutnyttelse og følge opp budsjettkontrollen gjennom regnskapsåret. 5.2.3 Våre vurderinger Kommunen har siden 2001 vært organisert med flat struktur hvor rådmann har lederansvar for resulatenhetslederne. Kommunens organisering er fremtidsrettet og vil være i stand til å møte effektivitetskrav fremover. Organisering er viktig, men flat struktur kan ikke alene løse kravene til omstilling og effektivisering i kommunen. Det er i tillegg viktig å fokusere på hvilke oppgaver som skal løses og av hvem. Etter vår vurdering kan organiseringen av eiendomsforvaltninga i to ansvarsområder ha svakheter. Et eksempel på svakheten med todeling er at rådgiver utarbeider råd og veiledning for utvikling, som resultatenhetsleder ikke har mulighet til å etterleve grunnet budsjettansvar. Derfor mener vi at organisering av kommunens eiendomsforvaltning må vurderes på nytt. Vi mener at kommunen må vurdere organisering av eiendomsforvaltninga slik at de er samstemt med kommunens langsiktige målsetting for organisering av kommunale tjenester. Jfr rådmannens høringsuttalelse som beskriver bestiller utfører roller som en aktuell organisasjonsform for kommunen i fremtiden. Et av problemene med kommunal eiendomsforvaltning generelt i kommunene har vært å dekke vedlikeholdsetterslepet. For å redusere kommunens behov for vedlikehold kan bevilgninger/inntekter økes eller boligmassens areal reduseres ved salg/sanering. En organisasjonsendring vil ikke nødvendigvis løse vedlikeholdsetterslepet, men den kan føre til bedre dokumentasjon over status og behov for boligmassen gis til beslutningstakerne, slik at vedtak fattes på riktig grunnlag. Det er andre organisasjonsformer for eiendomsforvaltninga i kommunen. Blant annet kommunal særbedrift/foretak eller kommunalt samarbeid IKS. Disse modellene brukes hvis kommunen ønsker å profesjonalisere drifta, eventuelt innhente ekstern kompetanse. Ovennevnte organisasjonsformer har større frihet til å disponere bevilgede midler. Her må Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 8 av 8

kommunen selv bestemme om dette er en aktuell organisasjonsform. Kommuner som har organisert kommunal eiendom i kommunalt foretak er blant andre Kongsberg kommune. OPS er en ny organisasjonsform som er under utvikling og står for Offentlig Privat Samarbeid. Organisasjonsformen har aktualisert seg grunnet et ønske om å avlaste offentlige budsjetter, legge til rette for konkurranse, bedre tjenester, risikofordeling mellom private og offentlige. Private tar større ansvar for bygge- og driftsprosessen. Modellen er avhengig av goodwill fleksibilitet og et høyt nivå av tillit fra begge parter. Kontraktene er viktig, men det må være noe mer enn juridiske formuleringer som definerer samarbeidsforholdet. Organisasjonsformen er valgt for utbygginga av nye E-39 mellom Øysand og Tamshavn. Det er få erfaringer fra bruken av modellen i dag. Det er mulighet for å organisere eiendomsforvaltningen i et aksjeselskap. Kostnaden ved overføring av eiendommene er avgiftsbelagt med dokumentavgift. Låneopptak i vil være dyrere enn de betingelser en kommune eller særbedrift/foretak kan få. Etter vår oppfatning er ikke denne modellen aktuell organisasjonsform for dagens eiendomsforvaltningen i kommunen. 5.2.4 Konklusjoner Kommunen er organisert i flat struktur som er en fremtidsrettet organisasjonsform for å møte krav til omstilling og effektiviseringskrav. Organiseringa av eiendomsforvaltningen i kommunen er 2 delt og har forbedringspotensialer. Kommunen har organisert rådgiver for eiendomsmassen i rådmannens stab med rådgivings- og planansvar for tjenesten. I tillegg har resultatenhetsleder drift og vedlikehold ansvar for drift og vedlikehold av eiendommene. Problem med denne organiseringen er at rådgiver kan gi fagråd som ikke resultatenhetsleder har budsjettmidler til å iverksette. Kommunen har en langsiktig målsetting om å innføre bestiller utfører roller, vi mener at organisering av eiendomsforvaltninga må vurderes på nytt for å nå målsettingen. 5.3 Hvordan drives eiendomsforvaltninga økonomisk og sammenlignet med andre? 5.3.1 Vurderingskriterier Nøkkeltall vedrørende drift og disponering av eiendommer er et nyttig informasjonsverktøy for ledelse av en virksomhet. Gode nøkkeltall gir bedre grunnlag for å vurdere om virksomhetens kostnads- og forbruksnivå er tilfredsstillende i forhold til den strategi som er valgt. Disse gir utrykk for virksomhetens aktivitet. Variasjoner i kostnader får man først synliggjort etter å ha utarbeidet nøkkeltall over flere år. Det er her viktig at referansegrunnlaget blir det samme. Det er Norsk Standard NS 3454 som omhandler livssykluskostnader for byggverk som inneholder en kontoplan for føring av utgifter knyttet til eiendomsforvaltningen. NBEF og FOBE er interesseorganisasjoner for virksomheter og personer med engasjement innen bygg- og eiendomsforvaltning. Formålet til foreningene er å fokusere på aktiviteter som kan bidra til bedre forvaltning av bygg og eiendommer. Et område for NBEF og FOBE er å utvikling av nøkkeltall som en aktivitet til å bedre ressursutnyttelsen innen eiendomsforvaltningen. I den forbindelse er nøkkeltall vedrørende eiendommenes drift og disponering et viktig styringsverktøy. Center for economic analysis (ECON) har gjort vurderinger av organisering av kommunal eiendomsforvaltning i rapport 18/02. Rapporten konkluderer med at kommuner i svært liten grad bruker styringssystemer i målstyring, evalueringer kontroll, analyser og hensiktsmessige incitamenter får å bidra til god eiendomsforvaltning. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 9 av 9

5.3.2 Funn Kommunen bruker ikke nøkkeltall for styring av egen eiendomsmasse. Vi har i problemstillingen gitt eksempler på nøkkeltall som styringsinformasjon for eiendomsforvaltningen basert på fakta informasjon fra kommunen. Analysen vil ikke være fullstendig, men er utført for å eksemplifisere mulighetene for bruke nøkkeltall som beslutningsgrunnlag for politisk og administrativ styring. Tabell 3 Viser status over eid, leid og utleid bygningsmasse Type bygg Antall kvm Benyttet areal i kvm Utleid areal i kvm Ledig areal i kvm Administrasjons bygg 4 985 3 988 747 250 Barnehager 1 493 1 493 Skoler 17 076 17 076 Leid barnehager 913 913 Alders- og sykehjem 4 440 4 440 Kultur og idrettsbygg 7 628 3 051 3 051 1 526 Boliger til leie 6 824 6 687 137 Leid bolig 90 90 Andre Utleie 7 109 7 037 72 Tekniske bygg 1 825 1 825 Sum 52 383 32 876 17 522 1 985 I % 100 % 63 % 33 % 4 % Tabellen viser at kommunen disponerer totalt 52 383 kvm bygg og boligareal, der 63% av arealet benyttes av kommunene selv og 33% av arealet leies ut til andre mens 4 % er ledig areal. Arealtallene er hentet fra kommunens fagsystem for eiendomsmassen V-PRO den 17.12.03. Arealutnyttelse Kommunen forvalter og drifter i dag en bolig og byggmasse på totalt 52 383 kvm. FOBE og NBEF beskriver et gjennomsnitt tall på 5 kvm per innbygger. Tabell 4 Viser analyse av arealutnyttelsen i kommunen. Totalt bolig og bygg areal i kommunen Beregnet gjennomsnitt for kommunen 5 kvm*5 260 innbygger Halsetheimen utgjør i kvm Beregnet gjennomsnitt og Halsetheimen utgjør Kommunens arealforbruk over gjennomsnittet 52 383 kvm 26 300 kvm 15 477 kvm 41 777 kvm 10 606 kvm Klæbu kommune har i dag 5 260 innbyggere * 5 kvm, dette utgjør en byggningsmasse på 26 300 kvm i beregnet gjennomsnitt. (Halsetheimen utgjør en bolig og bygningsmasse på 15 477 kvm). Vår beregning viser at kommunen har 10 606 kvm mer areal enn en gjennomsnittlig kommune etter at det er korrigert for bygningsmassen til Hallsetheimen. Tabell 5 Viser oversikt over totale FDVU 2 utgifter for bygg og eiendom år 2003. Tallene i tabellene er hentet ut av regnskapet etter at regnskapsåret er avsluttet. Vi mener at kommunen selv bør lage et analyseverktøy for regnskaps/nøkkeltall for å sikre at alle utgifter blir med, ved regnskapsårets start, basert på NS 3454. Dette vil være med å kvalitetsikre analysen. Kommunen har et verktøy for kartlegging av bygg og eiendommer 2 FDVU omhandler forvaltning, drift, vedlikehold og utviklingsutgifter for bygg. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 10 av 10

V- PRO hvor antall bygg og areal er beskrevet. Verktøyet kan brukes/vidreutvikles som et analyseverktøy for regnskaps- og nøkkeltall informasjon. Forvaltningsutgifter Forsikring og avgifter. Kr 2 332 526 Driftsutgifter Løpende drift kr 2 212 000 Renhold kr 5 365 841 Energi kr 5 949 000 Vakt og sikr. kr 133 479 Husleie kr 108 054 Div. utg. kr 213 072 kr 13 781 446 Vedlikeholdsutgifter Planlagt vedlikehold Art 230-250 driftsregnskapet kr 4 705 000 Utviklingsutgifter Løpende ombygging Art 230-250 investeringsregnskapet kr 3 903 000 Sum Kr 24 721 972 Tabellen viser at kommunen har totalt 24.7 mill i utgifter på bolig og bygninger. Dette utgjør en arealutgift på (kr 24 721 972/52 383 kvm)= kr 471 per kvm. Tabell 6 Viser kommunens arealutgifter per kvm i kr sammenlignet med gjennomsnittlig tall for 2002 fra NBEF 3 og krav til FDVU nivåtall fra FOBE 4. FDVU utgifter per Kommunens utgifter Gjennomsnitttlig nøkkeltall Nivåtall anslått av FOBE kvm. 2002 fra NBEF Forvaltning 45 54 50 Driftsutgifter 263 344 300 Vedlikeholdsutgifter 89 56 100 Utviklingsutgifter 74 77 150 Sum 471 531 600 Tabellen viser at: Kommunens forvaltningsutgifter er lavere enn gjennomsnittlig nøkkeltall fra NBEF og et nivåtall fra FOBE. I kommunens forvaltningskostnad ligger forsikringsutgift og kommunale avgifter. Eiendomsavdelingens bruk av administrative utgifter som IKT, lønn og regnskap, servicetorg etc er ikke med i analysen, grunnet dette er vanskelig å beregne av revisor. Driftsutgifter til kommunen er lavere enn gjennomsnittstallet fra NBEF og ca likt tallet nivåtallet fra FOBE. Vedlikeholdsutgifter til kommunen er høyere enn gjennomsnittstallet fra NBEF og lavere en nivåtallet fra FOBE. Utviklingsutgifter til kommunen er ca lik gjennomsnittstallet fra NBEF og lavere enn nivåtallet fra FOBE. Arealutgiften for FDVU per kvm viser at kommunens utgift kr 471 er lavere enn gjennomsnittlig tall fra NBEF kr 531 og nivåtall fra FOBE kr 600. Tabell 7 Viser arealutgifter spesifisert på vaktmester, renhold og energikostnad per kvm. Arealutgifter per Kommunens utgifter Pilotprosjekt fra år 2000 Nivå FDVU utgifter an- 3 Norges bygg og eiendomsforening har drevet med innsamling av data siden 1999 over landets offentlige og private eiendomsforvaltere med det formål å sammenligne nøkkeltall og lære fra andre (benchmarking). 4 Forening for offentlige bygg og eiendommer som organiserer eiendomssjefene i kommunal eiendomsvirksomhet. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 11 av 11

kvm. NBF viser 5 slått av FOBE Vaktmester 42 Mangler tall 50 Renhold 102 175 150 Energi 113 86 100 Tabellen viser at utgifter til vaktmester er under anslått nivåtall fra FOBE. Renholdsutgiften er og noe lavere enn gjennomsnittstall fra NBF. Energiutgiften er høyere enn både gjennomsnittstallet fra NBF og kravet fra FOBE. Tabell 8 Viser KOSTRA`s nøkkeltall for regnskapsåret 2002 for boliger i kr per innbygger Boliger Klæbu Hitra Hemne Skaun Meldal Frøya Netto driftsutgift Boliger +115 +179-584 -199-20 -148 Netto driftsutgift Boligformål +374 +175-593 -273-18 -173 Netto driftsutgifter til boliger viser driftsutgifter til kommunalt disponerte boliger 6 målt i kroner per innbygger etter at egenbetaling og øremerkede tilskudd fra staten og ev. andre direkte inntekter er trukket fra. De resterende utgiftene (+ tall) må dekkes av frie inntekter til kommunen. Tabellen viser at kommunen betaler kr 115 per innbygger for å drifte utleieboligene i kommunen. Dette utgjør totalt (115 * 5260) = kr 604 900. Dette betyr at kommunen prioriterer utleieboliger med 0,6 mill og dekker denne utgifter med bruk av frie rammeinntekter for år 2002. Sammenlignet med andre kommuner prioriterer kommunen utleieboliger mindre enn Hitra, men høyere enn Hemne, Skaun, Meldal og Frøya som har overskudd i fra utleieboligene. Netto driftsutgifter til boligformål viser driftskostnadene til boligformål målt i kroner per innbygger etter at egenbetaling og øremerkede tilskudd er trukket i fra. Boligformål består av kommunalt disponerte boliger, bistand til etablering og opprettholdelse av egen bolig og boligbygging og fysiske bomiljøtiltak. Tabellen viser at kommunen betaler kr 374 per innbygger for utgifter til boligformål. Dette utgjør totalt (374*5260) = kr 1 967 240. Dette betyr at kommunen subsidierer boligformål med 1,9 mill og dekker denne utgiften ved bruk av frie rammeinntekter for år 2002. Sammenlignet med de andre kommunene i tabellen prioriterer kommunen boligformål høyest. Svein Rodø kommenterer at: Det som er kostnadsfordyrende for Klæbu er store avskrivninger på boliger i forbindelse med bygging av boliger for psykisk utviklingshemmede. Drifting av utleieboliger, hybelbygget og det som er tilbake på Hallset medfører store kostnader. Gml. og slitt boligmasse. 5.3.3 Oppsummering/konklusjon Kommunen bruker nøkkeltall for styring av egen eiendomsmasse i mindre grad. Vi har i problemstillingen gitt eksempler på nøkkeltall som styringsinformasjon for eiendomsforvaltningen basert på fakta informasjon fra kommunen. Nøkkeltallene viser at kommunen disponerer 52 383 kvm boliger og bygg. 63% av arealet benyttes av kommunen selv, utleid areal er 33% og ledig areal 4 %. Kommunens bygningsmassen fra Halsetheimen utgjør 15 477 kvm. Landsgjennomsnittet indikerer at kommunen skal eie en bolig og byggmasse på 26 5 Forening for nøkkeltall og benchmarking gjennomførte et pilotprosjekt på effektiv eiendomsforvaltning år 2001 som omhandlet 712 592 kvm bygningsmasse. Prosjektet omhandlet nøkkeltall for eiendomsforvaltningen. 6 Kommunalt diponerte boliger er boliger der det inngås leiekontrakt, inkludert omsorgsboliger, boliger til flyktninger, perosnalboliger, gjennomgangsboliger etc. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 12 av 12

300 kvm. Kommunens har 10 606 kvm over gjennomsnittet når det er korrigert for arealet på Halsetheimen. Kommunen har totalt 24,7 mill i utgifter for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling på boliger for 2003. Dette utgjør en utgift på kr 471 pr kvm. Dette er noe under landsgjennomsnittet som er anslått av NBEF til kr 531 per kvm og behovstall fra FOBE på 600 per kvm. Kommunens utgifter til renhold per kvm er lavere en landsgjennomsnittet mens energiutgifter er høyere en landsgjennomsnittet. KOSTRA tall for kommunen indikerer at kommunen betaler kr 115 per innbygger totalt 0,6 mill for å drifte utleieboliger ved bruk av frie inntekter. I tillegg viser tabellen at kommunen betaler kr 374 per innbygger totalt 1,9 mill for utgifter til boligformål. 5.4 Har kommunen gode rutiner for økonomistyring på tjenesteområde eiendom? 5.4.1 Revisors vurderingskriterier Økonomireglementet skal gi en samlet fremstilling av de lokale retningslinjer som er sentrale for økonomistyringen i kommunen. Rådgivende rutiner fra NKKF - Forbund for kommunal økonomiforvaltning og skatteinnkreving. Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.09.92 med tilhørende forskrifter bærer preg av at staten oppfordrer kommunene til å drive mål- og rammestyring. Stortinget vedtok endringer i kommuneloven i juni 2000 og Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har med bakgrunn i lovendringene fastsatt nye forskrifter på økonomiområdet. De nye reglene er mer rammepreget enn de forrige og det er derfor nødvendig for kommunene å fastsette ytterligere regler på økonomiområdet i et eget økonomireglement. Formålet med økonomireglementet er: Å beskrive kommunens økonomi og regnskapssystem Å bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen Å bidra til en bedre økonomistyring Å gi de folkevalgte et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag Å dokumentere noen viktige økonomirutiner Delegasjonsreglement Kommunestyret kan delegere avgjørelsesmyndighet av enkeltsaker til formannskap, utvalg, ordfører og rådmannen etc. jfr kommuneloven 8.3, 9.5, 10.2 og 23,1. 5.4.2 Revisors funn Kommunens økonomireglement og delegasjonsreglement Kommunen har ikke utarbeidet et eget økonomireglement. Kommunen har et delegasjonsreglementet som regulerer avgjørelsesmyndigheten for kommunal myndighetsutøvelse hvor bestemmelser i særlover nevnes eksplisitt for vedkommende organ og fullmakter i forbindelse med regnskapsavslutning beskrives. I lederavtalen mellom rådmann og enhetsleder drift og vedlikehold beskrives resultatansvaret som oppfylling av mål som er satt for resultatenhetens ansvarsområde, fastsatt gjennom lov og avtaleverk, budsjett, økonomiplan og andre politiske vedtak. Økonomiansvar beskrives som å sikre økonomistyring i enheten, å følge opp budsjettkontrollene med regnskapsanalyser etter fastsatt mal og frister. Delta i fastsatte nettverk med andre resultatenhetsle- Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 13 av 13

dere, ut fra behovet for faglig/kollegial veiledning, rådgivning til rådmannens stab og behovet for driftskoordinering. Resultatenhetslederen skal rapportere til rådmannen etter de rutiner som fastsettes. Lederavtalen er underskrevet 28.01.03. 5.4.3 Våre vurderinger Kommunen har et delegasjonsreglement som regulerer avgjørelsesmyndighet av enkeltsaker. Resultatenhetsleder drift og vedlikehold har lederavtale som beskrives hans ansvar som oppfylling av enhetens mål i budsjett og økonomiplan. Økonomiansvar beskrives som å sikre økonomistyring, følge opp budsjettkontrollene med regnskapsanalyser etter fastsatt mal og frister. Dette er tilfredsstillende utført/beskrevet av kommunen. Det som mangler er et økonomireglement som blant annet beskriver hvordan økonomistyringen i enheten skal gjennomføres, hvordan og når budsjettkontrollene skal gjennomføres og hvordan budsjettkontrollene rapporteres til rådmannen. Kommunen har vært organisert i en flat struktur siden 2001. Organiseringen medfører en delegering av makt og myndighet til resultatenhetene. Det er viktig at kommunen har beskrevne rutiner som viser hvordan økonomistyringa utføres på enhetene og hvordan dette rapporteres til rådmannen i et økonomireglement. I tillegg er det hensiktsmessig at økonomireglementet beskriver kommunens plan- og økonomisystem i helhet, rutiner for kjøp og slag av varer og tjenester, rutiner for årsregnskapet, rutiner for rapportering, finansstrategi, avskriving av fordringer, aktivering av eiendeler, regler for innbetaling og utbetaling, regler for kontantkasse, reglement for investeringsprosjekter og tildeling av etableringslån. Kommunens økonomireglementet bør vedtas i kommunestyret. 5.4.4 Konklusjoner Kommunen har delegasjonsreglement og lederavtaler med resultatenhetsleder for drift og utvikling som er tilfredsstillende beskrevet. Kommunen mangler et økonomireglement som skal beskrive rutiner for blant annet økonomistyring og oppfølging av resultatenhetene. Økonomireglementet er viktig når kommunen flater ut organisasjonen og delegerer myndighet til resultatenhetene. 5.5 Hvilken rapportering gjennomfører administrasjonen til politisk nivå for eiendomsforvaltninga? 5.5.1 Revisors vurderingskriterier Krav til rapportering til kommunestyret I årsberetningen skal kommunen gi opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av regnskapet, samt andre forhold som har vesentlig betydning for kommunen jfr kommuneloven 48 punkt 5 og forskrift om årsregnskap og årsberetning 10. Tilstandsanalyse - innføring og prinsipper er et temahefte utgitt av NBEF. Tilstandsanalyse er å fastslå en tilstand i øyeblikket og vurdere denne mot gitte krav. Ved ethvert tiltak i en bolig/bygg, vil en objektiv analyse kunne gi anvisninger på årsaker, utbedringer, planlegging etc, slik at unødvendig ressursbruk og forringelse unngås. Driftsansvarlig for eiendom legger frem beslutningsgrunnlag som inneholder tilstandanalyser for eiendomsmassen til beslutningstakerne. NS 3424 er en veileder laget blant annet for å gi en verdivurdering av bygg, og kan brukes til beslutningsgrunnlag for å dokumentere vedlikeholds behovet i kommunen. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 14 av 14

Center for economic analysis (ECON) har gjort vurderinger av organisering av kommunal eiendomsforvaltning i rapport 18/02. I mange kommuner gir manglende kommunikasjon svakt beslutningsgrunnlag og uklar rolleforståelse for forvaltning av eiendommer i kommuner. 5.5.2 Revisors funn: Kommunens årsmelding 2002 Årsmeldingen 2002 gir en tilbakemelding på kommunens måloppnåelse for regnskapsåret og aktivitetsnivå for eiendom på et overordnet nivå og beskriver følgende for eiendom: Vedlikehold og renhold er utført i henhold til de økonomiske rammer og midler som er bevilget. Det gjenstår en del vedlikeholdsarbeid som skulle og burde vært utført. KS/IK-rutiner er snart i orden. Her har vi fått ekstern hjelp. Arbeidet med driftovervåkningssystem er kontinuerlig og gir meget gode resultater når det gjelder elektrisk forbruk. Alarmsystemene våre er komplette. Vedlikeholdsavdelingen har rehabilitert 14 kommunale boliger/enheter. Skarpsnovegen 23 flyktningbolig er ferdig rehabilitert. Samtlige salg for Seminarplassen og Skarpsnovegen er avsluttet. Nødvendig vedlikehold av skoler, barnehager og kulturhus er gjennomført. Enøk har gitt sparte strøm kostnader. Planlegging av ny skole på Halseth, Klæbu ungdomsskole og Klæbu servicesenter fortsetter. Budsjett 2003/økonomiplan 2003-2006 Bevilgninger til kommunens bygningsmasse er redusert, slik at det kun vil være vedlikehold som er helt nødvendig som vil bli gjennomført. Ved utflytting av Opplæringssenteret til Kulturhuset frigjøres det driftsmidler ved salg/stengning av Opplæringssenteret. Salg av bygg og anlegg intensiveres med tanke på å skaffe til veie egenkapital ved senere investeringer. I samtaler med enhetsleder Tormod Tanemsmo kom det frem at kommunen ikke har planer for vedlikehold av hvert enkelt bygg, men at det gjennomføres helt nødvendig vedlikehold ut fra det budsjettet gir rom for. Han kjenner ikke til at kommunen har overordnede planer for bygg og eiendomsmassen. Rådgiver Svein Rodø har siden 21.03.03 ansvar for blant annet planer for kommunale bygg og eiendommer. Begge anslår at kommunen har et betydelig behov for omfattende vedlikehold for å opprettholde en godkjent standard på bygningsmassen. Det foreligger ingen beskrevet beslutningsgrunnlag/dokumentasjon for vedlikeholdsbehovet for bygningsmassen i kommunen. 5.5.3 Våre vurderinger Administrasjonen rapporterer måloppnåelse for drift og vedlikehold for eiendomsforvaltninga i årsmeldinga på et overordnet nivå. Dette er tilfredsstillende utført. I tillegg til årsmeldingen er det viktig at administrasjonen avlegger en detaljert rapportering av eiendomsforvaltninga i kommunen til politisk nivå. Rapporten bør beskrive status og tilstand for hvert enkelt bygg og bolig i kommunen. Rapporten er et beslutningsgrunnlag som brukes når kommunen vurderer vedlikehold, salg eller sanering av bolig og byggmassen. Kommunen mangler status og tilstandsrapporten i dag. Resultatenhetsleder for drift og vedlikehold bekrefter at kommunen ikke har vedlikeholdsplaner for hver enkelt bygg, dette begrunnes med av vedlikeholdsbudsjettet er trangt og kun nødvendig vedlikehold blir prioritert. Vi mener at det er hensiktsmessig med en plan for vedlikehold av bygg som sees i sammenheng med arbeidet med kartlegging av tilstandsvurderinger av bolig og byggmassen. Dette for at kommunen skal kunne prioritere de rette vedlikeholdsoppgavene. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 15 av 15

Både rådgiver for eiendom og resultatenhetsleder for drift og vedlikehold bekrefter at det er et vedlikeholdsetterslep på kommunale bygg. Vi kan ikke ut fra dagens dokumentasjon for byggmassen bekrefte eller avkrefte dette. Ut fra størrelsen på bygningsmassen til kommunen sammenlignet med andre, virker det sannsynlig at kommunen kan ha et vedlikeholdsetterslep for kommunale bygg. 5.5.4 Konklusjon Administrasjonen rapporterer måloppnåelse for drift og vedlikehold for eiendomsavdelingen på et overordnet nivå i årsmeldinga. Det mangler en rapport til politisk nivå som omhandler og beskriver status for hvert enkelt bygg og vedlikeholdsbehov. Rapporten brukes som beslutningsgrunnlag for politiske vedtak. Det mangler i tillegg en administrativ vedlikeholdsplan for hvert enkelt bygg. Vedlikeholdsplanen synliggjør behovet for vedlikehold og sikrer at kommunen bruker budsjetterte midler etter prioriteringer. Kommunen bekrefter at det er et vedlikeholdsetterslep for kommunale bygg, vi kan ikke ut fra dagens dokumentasjon bekrefte eller avkrefte dette. 5.6 Høring I svarbrev fra rådmannen datert den 11.06.2004 er følgende beskrevet: Med de faktaopplysninger og kommentarer jeg her har beskrevet som forutsetning er jeg særdeles fornøyd med VRD`s gjennomgang og forslag til forbedringer, bortsett fra på ett punkt: Vi har svært god erfaring ved å skille forvaltning og drift innenfor alle andre fagområder, og jeg er trygg på at dette er riktig også her. Når det er enighet om at det er mange forbedringsområder innenfor eiendomsforvaltningen skyldes det, etter vår oppfatning blant annet at det ikke har vært et klart nok skille mellom bestiller og utfører (forvaltning og drift). Det gode skillet er med andre ord ennå ikke skapt, til det er organisasjonen for fersk. Men vi har nå, så sent som denne uken, gjennomført internt seminar der bestiller - utfører rollen var hovedtema. Vi har i delproblemstilling 5.2 beskrevet argumenter for svakheter med dagens organisering av eiendomsforvaltning. Revisor var ikke klar over at kommunen vurderte å legge til rette for en bestiller/utfører rolle som forutsetter bestiller kompetanse i rådmannens stab. Dette gjør at vi endrer vurdering og konklusjon i delproblemstilling 5.2 og anbefaling 1 i kapitel 7. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 16 av 16

6. KONKLUSJONER Rapporten viser at kommunen forvalter kommunens bygg og eiendommer i hovedsak tilfredsstillende. Dette begrunnes med at kommunens organisering flat struktur, delegeringsreglement, lederavtaler og rapportering i årsmeldinga er tilfredsstillende utført. Likevel har kommunens eiendomsforvaltning forbedringspotensialer. De består i: Kommunen har organisert rådgiver for eiendomsmassen i rådmannens stab med rådgivings- og planansvar for tjenesten. I tillegg har resultatenhetsleder drift og vedlikehold ansvar for drift og vedlikehold av eiendommene. Problem med denne organiseringen er at rådgiver kan gi fagråd som ikke resultatenhetsleder har budsjettmidler til å iverksette. Kommunens ønsker å legge til rette for bestiller utfører roller. Organisering av eiendomsforvaltninga må vurderes på nytt, for å legge til rette for dette. Kommunen bruker ikke nøkkeltall for styring av eiendomsmassen. Vi har i rapporten gitt eksempler på nøkkeltall som styringsinformasjon for eiendomsforvaltningen basert på fakta informasjon fra kommunen. Nøkkeltallene viser at: Kommunen disponerer 52 383 kvm boliger og bygg. 63% av arealet benyttes av kommunen selv, utleid areal er 33% og ledig areal er 4 %. Landsgjennomsnittet indikerer at kommunen skal eie en bolig og byggmasse på 26 300 kvm. Kommunens bygningsmassen fra Halsetheimen utgjør 15 477 kvm. Kommunen har 10 606 kvm over landsgjennomsnittet når det er korrigert for arealet på Halsetheimen. Kommunens utgifter til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling - boliger og bygg ligger under landsgjennomsnittet. Kommunens utgifter til renhold per kvm er lavere en landsgjennomsnittet mens energiutgifter er høyere en landsgjennomsnittet. KOSTRA tall for kommunen indikerer at kommunen betaler totalt 0.6 mill for å drifte utleieboliger. I tillegg viser tabellen at kommunen betaler totalt 1,9 mill for utgifter til boligformål ved bruk av frie inntekter. Kommunens økonomireglement mangler i kommunen. Det skal blant annet beskrive rutiner for økonomistyring og oppfølging/rapportering fra resultatenhetene. Det mangler en rapport som beskriver status, tilstand og vedlikeholdsbehov for hvert enkelt bygg som skal behandles politisk. I tillegg mangler det en vedlikeholdsplan for hvert enkelt bygg basert på byggets tilstand. Kommunen selv bekrefter at de har et vedlikeholdsetterslep for kommunale bygg. Vi kan ikke ut fra kommunens dokumentasjon bekrefte eller avkrefte dette. 7 ANBEFALINGER Vi anbefaler kommunen å: 1. Vurdere organisering av eiendomsforvaltning i lys av rapportens konklusjoner. 2. Bruke nøkkeltall til styrings- og faktainformasjon for eiendomsforvaltninga. 3. Lage et økonomireglement som blant annet beskriver kommunens rutiner for økonomistyring. 4. Lage en overordnet rapport som omhandler status og behov for vedlikehold som brukes til beslutningsgrunnlag av kommunen. 5. Lage en vedlikeholdsplan for hvert enkelt bygg som synliggjør vedlikeholdsbehovet. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 17 av 17

8. KILDER Lover og forskrifter Kommuneloven Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Forskrift om årsregnskap og årsberetning Andre Kilder Flat struktur og resultatenheter utfordringer og strategier for kommunal ledelse - NIBRrapport 2002-21 Rapport om organisering av kommunal eiendomsforvaltning 18/02 - Centre for Economic Analysis Artikkel om Strategiske verdiforvaltning av kommunale eiendommer av Morten A Aasgaard i Simonsen Føyen Advokatfirma DA Forsyning nr 5 2003 Tilstandsanalyse innføring og prinsipper av Norges Bygg- og Eiendomsforening. Livssykluskostnader for bygninger innføring og prinsipper Hånbog i Facilities Mangement Per Anker Jensen Dokumentasjon fra Norges bygg og eiendomsforening NBEF Dokumentasjon fra Forum for offentlige bygg og eiendommer FOBE Kommunens kilder Regnskap 1993-2003 Årsberetning 2002 Dokumentasjon fra V-PRO som omhandler boliger og bygg Stillingsbeskrivelser for rådgiver og resultatenhetsleder bygg og eiendom Delegeringsreglement Ande dokumenter som omhandler bolig, bygg og eiendom i kommunen Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 18 av 18