Gjennomføringsplan. De strategiske programmenes planverk og revidert budsjett for 2013. - vedtatt i fornyingsstyret 6.mai 2013

1 / 26 Gjennomføringsplan De strategiske programmenes planverk og revidert budsjett for 2013 - vedtatt i fornyingsstyret 6.mai 2013 Versjon 1.0 GODKJENT AV: Navn / organ Rolle Dato Fornyingsstyret Programeier 6.mai 2013

2 / 26 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INTRODUKSJON... 3 1.1 FORMÅL MED GJENNOMFØRINGSPLAN... 3 1.2 DIGITAL FORNYING... 3 1.3 VIDERE VERSJONER OG RAPPORTERING... 3 2 EFFEKTMÅL FOR DIGITAL FORNYING... 4 3 REPRIORITERING AV BUDSJETT OG PROGRAMMENES PLANER... 5 3.1 ØKONOMI... 5 3.1.1 Budsjettramme for... 5 3.1.2 Bakgrunn for vurderingene... 5 3.1.3 Reprioritert budsjett og forventede konsekvenser... 6 3.2 TIDSPLANER... 9 3.2.1 Overordnet tidsplan for... 9 3.2.2 Detaljert tidsplan pr program... 12 3.3 DE SENTRALE AVHENGIGHETENE MELLOM PROGRAMMENE... 19 3.4 RESSURSER... 21 3.4.1 Programmenes ressursbehov meldt til Sykehuspartner... 22 3.5 SAMLET RISIKOVURDERING... 24 4 VEDLEGG... 26 PROGRAMMER OG PROSJEKTER I DIGITAL FORNYING... 26 TIDSPLANER PR HELSEFORETAK... 26 REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Her kan det settes inn referanser til andre dokumenter som for eksempel prosjektplan, risikoanalyse, strategidokument, handlingsplan eller liknende. Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato 1 IKT Strategi og handlingsplan 2 Programmenes mandater

3 / 26 1 INTRODUKSJON 1.1 Formål med gjennomføringsplan Gjennomføringsplanen er fornyingsstyrets ledelsesverktøy. Den skal sikre at planene for programmene er koordinerte, gjennomførbare og bidrar til å nå de overordnede målene for foretaksgruppen. Planen skal gi tilstrekkelig grunnlag for å prioritere prosjekter og beslutte rekkefølge for implementering i helseforetakene, både innen det enkelte program og på tvers av programmene. Planen skal vurdere planene for de seks strategiske programmene opp mot helseforetakenes egne områdeplaner for IKT. Ved endringer i regionens behov skal fornyingsstyret kunne fatte beslutninger om endringer på grunnlag av planen, innen økonomisk ramme gitt av Helse Sør-Øst RHF i årlig budsjett-tildeling og estimert økonomisk langtidsplan (ØLP). Dette er første versjon av gjennomføringsplanen for. Planen gir en helhetlig beskrivelse av de seks strategiske programmenes planer per i dag. Planen omfatter også revidert budsjettet for 2013, med tilhørende forslag til endringer i tidsplaner. Neste versjon av gjennomføringsplanen blir lagt fram for fornyingsstyret i oktober 2013. 1.2 omfatter de programmene med tilhørende prosjekter som inngår i regionens strategiske satsingsområder som beskrevet i IKT-strategi og handlingsplan fra 2012. I tillegg er Sykehuspartners prosjekt IKT Sykehuset Østfold Kalnes en del av. Under følger en oversikt over programmene i : Nr Program Forkortelse 1 Infrastrukturmodernisering IMP 2 Regional klinisk dokumentasjon RKD 3 Regionalt RIS/PACS RAD 4 Regionalt laboratoriedatasystem LAB 5 Digital samhandling regionalt og nasjonalt DIG 6 Virksomhetsstyring VIS 7 IKT Sykehuset Østfold Kalnes (prosjekt) SØK Tabell 1: Programmer i 1.3 Videre versjoner og rapportering Gjennomføringsplanen er dynamisk og skal utvikles. Den skal utvides og detaljeres i forhold til blant annet avhengigheter, risiko, ressurser, kvalitet i leveranser, gevinster og avvik. Tidsperspektivet vil bli utvidet til utover 2013 og helseforetakenes egne områdeplaner for IKT vil i større grad trekkes inn i vurderingsgrunnlaget. I videreutviklingen vil det bli lagt økt vekt på å involvere berørte aktører.

4 / 26 Det vil bli fulgt opp at alle prosjektdata fra programmer og prosjekter oppdateres i tråd med fastsatte rutiner slik at datagrunnlaget blir best mulig. Fra neste møte i juni 2013 vil fornyingsstyret motta en fast rapportering på programmenes status og fremdrift i forhold til denne gjennomføringsplanen. Denne rapporteringen vil bygge på den samlede porteføljerapportering som utarbeides månedlig i Sykehuspartner. 2 EFFEKTMÅL FOR DIGITAL FORNYING er forankret i vedtatt strategi for foretaksgruppen for 2013-2020. Strategien har to primære prioriteringer pasientsikkerhet og kvalitet og fornying og standardisering. Det er forventet at felles regionale løsninger og standardiserte prosesser skal bidra til bedre pasientsikkerhet og kvalitet, mer effektiv drift og en bedre hverdag for de ansatte. Standardisering av prosessene og dokumentasjon av disse vil være et sentralt grunnlag for kvalitetsarbeid og virksomhetsutvikling. Felles løsninger og økt samhandling både internt i foretaksgruppen og med primærhelsetjenesten vil gi bedre tilgang på oppdatert og sammenlignbar informasjon. Dette gir mulighet for å styrke kvaliteten ved å dele resultater og erfaringer. HSØs strategi 2013-2020 Fornyingsprogrammets hovedmål Fornyingsprogrammets effektmål HSØs strategiske plan har to primære prioriteringer Pasientsikkerhet og kvalitet Fornying og standardisering Styre gjennomføringen av de regionale standardiseringsprogrammene definert i IKTstrategi og handlingsplan 2013-16 Tilse at det realiseres nytteeffekter i HF som følge av innføring av de regionale standardene. 1. Ivareta pasientsikkerheten 2. Øke kvaliteten i helsetjenestene 3. Effektivisere helsetjenestene 4. Understøtte samhandling 5. Møte samfunnets forventninger Seks strategiske programmer Figur 1: Sammenheng mellom strategi og regionale programmer

5 / 26 3 REPRIORITERING AV BUDSJETT OG PROGRAMMENES PLANER 3.1 Økonomi 3.1.1 Budsjettramme for Den regionale porteføljens totale budsjett i 2013 er 1,043 mrd. kroner i investeringsmidler og 331 mill. kroner i driftsmidler, hvorav er tildelt en ramme på 778 mill.kr i investeringsmidler og 215 mill.kr i driftsmidler. Dette inkluderer reserverte midler til løsninger for det nye sykehuset i Østfold. Det kan bli endringer i definisjonen av fornyingsstyrets portefølje som følge av vurderinger i forbindelse med forme program fasen for programmene infrastrukturmodernisering og virksomhetsstyring, samt eventuelle reorganiseringer mellom og Nytt Østfold Sykehus. Som orientert i forrige fornyingsstyremøte den 3.april 2013 har programmene planer som gir betydelige prognoseavvik i forhold til budsjettrammen for 2013. De største avvikene var knyttet til regional klinisk dokumentasjon og program IKT-plattform (vil inngå i program infrastrukturmodernisering). Det gjøres også oppmerksom på at det har kommet signaler om at det kan bli endringer mellom investering og drift som følge av nye klargjørende retningslinjer fra økonomiavdelingen i Helse Sør-Øst RHF. 3.1.2 Bakgrunn for vurderingene De viktigste prinsippene som er lagt til grunn i vurderingen er: Prinsipper for prioritering i (se sak 13/13 til fornyingsstyret) Sentrale leveranser til Sykehuset Østfold og Oslo universitetssykehus i 2013 Prosjekter bundet av leverandørkontrakter i 2013 Det er lagt vekt på primært å redusere ambisjonene i 2013 for definerte enkeltprosjekt i stedet for å foreta generelle kutt. Dette er spesielt viktig for å redusere den samlede risikoen for porteføljen fordi det ikke er tilbakeholdt sentrale midler til porteføljens risikopåslag. Det er derimot en usikkerhet i planene og fornyingsstyret har behov for en sentral risikomargin. Dette vil hensyntas for senere år, både i de langsiktige planleggingsrammene og årlige budsjett, slik at vi oppnår bedre forutsigbarhet om rammebetingelsene for programmene. Det pågår et estimeringsarbeid i Sykehuspartner, for å kvalitetssikre at programmenes langsiktige kostnadsestimater er komplette. Det vil også bli økt fokus på vurdering av kostnadsalternativer for å sikre kostnadseffektive prosjekter. Det har vært en utfordrende prioritering for programmene for å synliggjøre hvor det er mulig, om enn ikke nødvendigvis ønskelig, å redusere programmets ambisjoner for 2013. Det er planlagte frysperioder både for SØ og OUS i forbindelse med større omstillinger, og det er derfor stort fokus på å rekke leveranser innen disse fristene. Videre er det allerede prioritert leveranser til de helseforetakene hvor behovene er størst. Det er lettere å avvente igangsetting av nye prosjekter enn å stoppe eksisterende (utenom i de naturlige faseinndelinger), men reprioriteringen

6 / 26 innebærer også foreslått stopp i enkelte påbegynte prosjekter i programmene. Enkelte programstyrer har rukket å vurdere programledelsens forslag til mulige kostnadsreduksjoner. I prioriteringene mellom programmene er det et dilemma hvor mye man skal allokere til infrastruktur for å sikre sentrale grunnleggende forutsetninger på bekostning av tempo i implementeringer av kliniske systemer og løsninger (RKD, RAD, LAB) hensyntatt de utfordringer som enkelte helseforetak har på disse applikasjonsområdene. Det er forsøkt å balansere dette, og det ligger betydelig midler i 2013 både til infrastruktur og system- og prosessimplementering. Det er videre viktig at det ikke allokeres ressurser til et systemområde uten at avhengigheter til standard Helse Sør-Øst IKT-plattform er ivaretatt. Det er kun satt av midler i 2013 knyttet til oppstart av det nye programmet Infrastrukturmodernisering, det er imidlertid ikke satt av midler knyttet til utvidelsen av programmet utover nåværende IKTplattform. Dette vil vurderes ved behandling av mandatet for program infrastrukturmodernisering i juni 2013. Programmet har signalisert et estimert behov på 22 mill.kr til foranalyser og programledelse. Når det gjelder Digital Samhandling så har vi nasjonale forpliktelser, men det er gjort en vurdering av hva som fortsatt kan vente uten at dette medfører for store utfordringer. Virksomhetsstyring er ikke formet som program ennå, men vil bestå av prosjektene ERP økonomi og logistikk, Datavarehus og rapportering (LIS) samt Regionalt avviks- og dokumenthåndteringssystem (RADS) 1. I forbindelse med styrebehandling av ERP i Helse Sør- Øst RHF (sak 036-2013: Anskaffelse av regionalt økonomi og logistikksystem) forutsettes det tilleggsfinansiering utover dagens budsjettrammer, slik at rammen her foreløpig er satt lik tidligere budsjett med fratrekk av 8 mill.kr i generell kutt. Det er SØ som har førsteprioritet for ERP for å understøtte nye logistikkløsninger i nytt sykehus. Videreutvikling av Datavarehus og rapportering etter trinn 1 er nedprioritert i 2013. Det er heller ikke prioritert midler i 2013 til eventuelt å gå videre med RADS etter foranalyse-fasen. Prioritering mellom prosjektene må håndteres innenfor programmet når det er formet. Prosjektet IKT Sykehuset Østfold Kalnes er IKT-aktiviteter mot Sykehuset Østfold som ikke er dekket av øvrige program eller av NØS som ligger utenfor. Tallene oppgitt her er prosjektets prognose. Det understrekes imidlertid at dette er en prognose og ikke et reprioritert budsjett, og at sammen med Sykehuspartner vil særskilt følge opp denne prognosen. 3.1.3 Reprioritert budsjett og forventede konsekvenser Det er foreslått å vurdere reduksjoner i ambisjoner for 2013 utover det som er foreslått av programmene. Dette skyldes at programmenes egne forslag ikke var tilstrekkelig til å komme i budsjettbalanse med de estimatene som er gitt for de underliggende prosjektene. Dette gjelder eksempelvis for OUS Fødesystem under RKD, RIS/PACS kommunikasjon og OUS Lab. Tabellen under viser vedtatt reprioritert budsjett for 2013 og forventede konsekvenser av budsjettprioriteringen: 1 Ved behandling av programmandat for Virksomhetsstyret 4.juni 2013 ble det besluttet at RADS ikke pt er en del av programmet.

7 / 26 Program Infrastrukturmodernisering Regnskap pr Reprioritert Forventet leveranse 2013 31.03.13 budsjett 2013 Invest Drift Invest Drift 29,9 13,6 222 36 - MHH og Betanien får standard HSØ-plattform. - Omleggingsaktiviteter til SØ pågår gjennom hele 2013. - Omleggingsaktivitetene på SI tilpasser avhengigheten mot RIS/PACS SI - Arbeidet knyttet til OUS standard HSØ plattform fortsetter - De mest kritiske utviklingsprosjektene (som Integrasjonstjenester og Sikkerhetstjenester) utføres iht. plan. -Programledelse forme program. Forventet konsekvens av budsjettprioritering - Ahus og Vestre Viken får standard HSØ plattform i 2014. - SI og OUS får ny standard HSØ plattform i 2014, med noe økte aktiviteter forskjøvet fra 2013. - En rekke utviklingsprosjekter for videreutvikling av HSØ plattformen fortsetter f.o.m. 2014. - Utskiftning av WinXP på HF utføres i 2014, alternativt utenfor FS-porteføljen. Regional klinisk dokumentasjon 80,8 5,8 354 42 - Regional EPJ implementeres ved OUS og ST. - Regional Kurveløsning piloteres og implementeres på SØ - OUS FKI komplettering ferdigstilles. - Oppstart av DIPS Standardisering. - Cytostatica foranalyse gjennomføres. - Regional endoskopi og ultralydløsning utføres iht. plan - eresept forprosjekt gjennomføres - DIPS standardisering reduserer noe omfang i 2013. - Oppstart regional anskaffelse kurve og medikasjonsløsning vil bli gjort etter pilot Østfold. Man får da mer erfaring med utprøving av sengepostløsning i SØ før man utformer en ny regional anskaffelse. - Regionalt fødesystem ved OUS utføres muligens først i 2015 etter frysperiode på OUS. - Standardisering BUP, Habil, RUS utføres i 2014. - Forprosjekt for regional løsning Cytostatika utføres i 2014. Regionalt RIS/PACS Regionalt laboratoridatasystem Digital samhandling Virksomhetsstyring 0,6 2,0 36 9 - Oppstart implementering RIS/PACS SI. - Utarbeide standardisert arbeidsflyt. 5,5 0,2 53 9 - Implementering av nytt labsystem på SØ går som planlagt i 2013, med avslutning i 2014. - Lavere aktivitetsnivå i 2013 på RIS/PACS SI før idriftsettelse i 2014. - Oppstart av kommunikasjonsløsning utføres i 2014. - Anskaffelse av SAN løsning utføres i 2014. - Implementering på OUS starter i 2014 etter at løsning for SØ er pilotert og verifisert. Dette gir en risiko for større integrasjonsbehov mot LAB systemer i OUS ved senere DIPS implementering. 3,7 3,8 23 12 - Tilpasninger til NHN adresseregister (OSEAN) - Gjenværende Meldingsløftet-aktiviteter i programmet - Pleie- og omsorgsmeldinger mellom kommuner og HF omfatter Kommunikasjon HF-HF og kommunikasjon HFinnført for mer enn 50% av kommunene. Nav, som utføres f.o.m. 2014. - Fullføring av prosjekt for interaktiv henvisning og rekvirering. - Foranalyser for Kjernejournal og Helse Norge gjennomføres. 5,6 13,1 52 18 - ERP leverer iht. styrevedtak. - Datavarehus og rapporteringsløsning trinn 1 ferdigstilles. - Foranalyse RADS gjennomføres (egen finansiering utenfor porteføljen). IKT SØK* 8,3 13,8 38 89 - Prosjektet leverer iht. plan for 2013. Sum Digital fornying 134,4 52,3 778 215 - I HSØ styresak vedrørende regional løsning for ERP og logistikk forutsettes ny finansiering utover fornyingsstyrets nåværende ramme. Styrevedtaket er ikke offentliggjort. - Trinn 2 av Datavarehus og rapporteringsløsning utføres senere. - Eventuell videreføring av RADS utføres senere. NB! Prosjekter utenfor FS-rammen i den regionale porteføljen er SP Driftsinvesteringer, Sikker og stabil drift SP, Bedre ressursstyring (ADM HR), Regional sak-arkivløsning, Strategi, portefølje og programadmin, Regionalt oppgraderingsprosjekt RIS/PACS, Nødnett innføring, Nasjonal database for legestillinger, Nytt stråleterapisystem, Norsk Helsenett medlemsavgift og Kreftregisteret. Disse prosjektene er som fornyingsstyrets portefølje også dekket av total regional investeringsramme IKT. Det er ingen ufordelte regionale IKTmidler. Tabell 2: Vedtatt reprioritert budsjett 2013 For å sikre en tilpasning av aktivitet og rammer i det enkelte program til reprioritert budsjett iht. tabellen over, så må det enkelte programstyre vurdere om de ønsker å: - kutte de med lavest prioritet eller - redusere omfang og kostnader på flere prosjekter Fornyingsstyret må sikre at programmene samlet sett holder seg innenfor FS sin budsjettramme. Som det fremgår i tabellen over har noen av programmene et lavt pådrag hittil i forhold til samlet reprioritert budsjett for året. Erfaringsmessig kan det oppstå gjennomføringsmessige utfordringer som frigjør ytterligere midler i 2013. Fornyingsstyret må derfor vurdere hvilken budsjettrisiko

8 / 26 det er komfortabel med før det velger å be det enkelte program om å redusere aktivitet og sette prosjekter på vent. Fornyingsstyret har valgt å åpne for at programmene i første omgang selv vurderer om de er komfortable med å vente med utsettelser av de prioriterte aktiviteter som det p.t. ikke er budsjettmidler til. Fornyingsstyret må da vurdere dette på nytt når det er høyere sikkerhet i prognosen for 2013. Fornyingsstyret har anbefalt at de følgende antatt viktigste prosjektene/områdene som pr. nå er nedprioritert for 2013 kan inngå i en slik vurdering i programmene: Program Prosjekt Mill.kr. Begrunnelse for prioritering på tilleggslisten Infrastrukturmodernisering Flere 20 For å redusere risiko og sikre sentrale leveranser. Omlegging VV 4 For å redusere driftsutfordringer, da VV er på fire forskjellige HSØ plattformversjoner. Omlegging AHUS 10 AHUS plattform trenger oppgradering, spesielt på nettverksbiten. Regional klinisk dokumentasjon Regionalt fødesystem OUS 11 Bør implementeres før DIPS på OUS for å unngå integrasjon mot gammelt fødesystem. OUS har også avvik i forhold til manglende innsending av elektroniske meldinger til medisinsk fødselsregister. Prosjektet er igangsatt. Forprosjekt Cytostatica 3 Mangler systemstøtte på flere HF for cytostaticabehandling. Regionalt RIS/PACS RIS/PACS OUS (Radium) 14 For å sikre driftstabilitet på Radiumhospitalet, ekskl. SAN investering. Regionalt laboratoriedatasystem Lab OUS 3 Bør implementeres før DIPS OUS for å unngå integrasjon mot gamle labsystemer. Virksomhetsstyring ERP økonomi og logistikk 9 Generell kutt er tatt her, vurderes nærmere etter HSØ styrevedtak. Sum 74 Tabell 3: Antatt viktigste prosjekter/områder som pr i dag er nedprioritert for 2013 Det understrekes at fokus i denne første versjonen av gjennomføringsplan er å prioritere å nå de samlede budsjettrammene for 2013. Samlet omfang av aktiviteter som i tidsplanene under er vist i 2014 kan være for høyt i forhold til forventet budsjettramme for 2014. Programmene vil måtte gjøre tydelige prioriteringer for 2014 og overordnet for 2015-2017 før neste versjon av gjennomføringsplan. I fornyingsstyremøtet i juni vil de langsiktige planleggingsrammene for årene 2014-2017 til programmene presenteres.

9 / 26 3.2 Tidsplaner 3.2.1 Overordnet tidsplan for Oversikten under viser programmene i, og deres nåværende plan for varighet. Programmene vil i stor grad pågå parallelt fra 2013-2016, og enkelte også ut 2020. Det gjøres oppmerksom på at det pågår et arbeid (prosjekt IKT-tjenestekjøp) i Sykehuspartner hvor det sees på om innføring av felles regionale applikasjoner kan gjennomføres raskere enn hva det i dag er planlagt for. Resultater fra dette arbeidet vil tas med i det videre arbeidet med gjennomføringsplan når en konklusjon foreligger. Fargekode Program Kommentar Fra Til IMP RKD RAD LAB DIG VIS SØK Inkluderer dagens program IKT Plattform vedtatt programperiode 2011-2015 Inkluderer kurveløsning SØ, regional EPJ, fødesystem, OUS FKI komplettering etc. Inkluderer anskaffelse av RIS/PACS samt kommunikasjonsløsning og implementering av løsning på alle helseforetak Inkluderer implementering av laboratoriedatasystem på alle helseforetak Består av restleveranser fra Meldingsløftet og flere nasjonale initiativer Inkluderer nytt ERP og logistikksystem på SØ, RHF og SP, samt implementering av Datavarehus og Rapporteringsløsning Inkluderer prosjektet Sykehuspartner IKT Sykehuset Østfold Kalnes (IKT SØK) Tabell 4: Overordnet nåværende tidsplan for programmene 2013 2015 2013 2016 2013 2018 2013 2018 2013 2016 2013 2020 2013 2016 På bakgrunn av den økonomiske situasjonen er det nødvendig å gjøre endringer i programmenes tidsplaner. På de neste sidene følger oversikt over fremdriftsplanene. Det skilles mellom dagens tidsplaner og foreslåtte justeringer i programmene. Tidsplanene presenteres totalt for alle programmene og pr program. Se vedlegg 2 for oversikter pr helseforetak. Justeringer i tidsplanene reflekterer vedtatte reprioriteringer i budsjettet for 2013, inkludert justeringer for prosjektene i prioriteringslisten som går utover budsjettrammen for 2013. Formålet med vedtatte justeringer i tidsplanene er å oppnå vedtatt budsjett for 2013. Fokus utover 2013, samt hvordan avhengigheter påvirker tidsplanene, er ikke i like stor grad hensyntatt, og vil være del av neste versjon av gjennomføringsplan. Se kapittel 1.3. Prosjekter vedtas i programstyrene fra fase til fase. Merk at prosjektene som vises som vedtatt i gjennomføringsplanen derfor kan ha senere faser i selve prosjektet som ikke er vedtatt.

10 / 26 Det er krevende å tydeliggjøre dagens og endringer og sikre en lik presentasjon av prosjektene på tvers av programmene i henhold til fase og vedtak. Det kan derfor være nyanser som ikke er ivaretatt i tidsplanene. Forklaring til fremdriftsplanene: Vedtatt programstyret har vedtatt prosjektmandat for prosjektet i (B3-beslutning) Planlagt/usikker prosjektet er planlagt av programmet, men programstyret har ikke behandlet B3 Viser overlapp mellom dagens plan og plan ved foreslått flytting av prosjektet Viser ny lengde på prosjektet som er foreslått flyttet/forlenget. Samlet lengde inkludert skravert felt ved overlapp mellom gammel og ny plan. Det gjøres særskilt oppmerksom på at prosjekter som er synliggjort i tentativ prioritering utover budsjett i kapittel 3.1.3 også er flyttet/foreslått i grafene, for eksempel RIS/PACS ved OUS Radium. Prosjektet gjelder flere helseforetak, men dette er ikke detaljert i oversikten. Se vedlegg 2 Planer pr helseforetak for en detaljering av dette. NB: flere prosjekter er p.t. ikke detaljert pr helseforetak og det vises kun et tentativt tidsrom

SØ K VOØ DIG LAB RAD RKD IM Dato: 06.05.13 11 / 26 Omlegging SØ Omlegging OUS Omlegging SI Omlegging Betanien Omlegging MHH Omlegging VV Omlegging AHUS Omlegging SiV Omlegging SS Utv - Sikkerhetstjenester Utv - Integrasjonstjenester og -praksis Utv - Konkurranseutsetting av omleggingstjeneste Utv - Min arbeidsplass Utv - Identitets- og tilgangsstyring Sentral infrastruktur EPJ-prosjektet ved Ous EPJ-prosjektet ved Ous fase 2 DIPS ST DIPS ST fase 2 Løsning for kurve og medikasjon SØ Anskaffelse og implementering kurve & medikasjon Regionalt Fødesystem OUS Anskaffelse endoskopi og hjerteultralyd OUS - Komplettering FKI Regional standardisering DIPS Standardisering BUP, Habil, Rus eresept Cytostatika Løsning for prehospital virksomhet Testing innen psykisk helsevern Løsning for pasientinvolvering DIPS i psykiatrien i Vestfold HSØ PAS/EPJ Løsning for akuttmottak Felles rekvirentregister Løsning for multimedia Anskaffelse Kommunikasjonsløsning Ris/Pacs SI Ris/Pacs AHUS Ris/Pacs OUS Radium Ris/Pacs O US øvrige Ris/Pacs VV Ris/Pacs SS Ris/Pacs ST Ris/Pacs SiV Ris/Pacs SØ Laboratoriedatasystem SØ Laboratoriedatasystem OUS Laboratoriedatasystem VV Laboratoriedatasystem SS Laboratoriedatasystem ST Laboratoriedatasystem SiV Laboratoriedatasystem AHUS Laboratoriedatasystem SI Adressering og samarbeidspartnere HF-Kommune (PLO) IHR LAB HF-HF (OUS) HF-NAV (e-sykmelding) Helsenorge.no og Kjernejournal, forstudium Helseregistre, forstudium Datavarehus og rapporteringsløsning - trinn 1 Datavarehus og rapporteringsløsning - trinn 2 ERP-løsning RADS foranalyse RADS implementering IKT SØK 2013 2013 2014 2014 2015 2015 2016 2016 20162017 20172018 2018 Figur 2: Samlet fremdriftsplan

12 / 26 3.2.2 Detaljert tidsplan pr program Under følger fremdriftsplan for de enkelte programmene. 3.2.2.1 Infrastrukturmodernisering Omlegging SØ Omlegging OUS Omlegging SI Omlegging Betanien Omlegging MHH Omlegging VV Omlegging AHUS Omlegging SiV Omlegging SS Utv - Sikkerhetstjenester Utv - Integrasjonstjenester og -praksis Utv - Konkurranseutsetting av omleggingstjeneste Utv - Min arbeidsplass Utv - Identitets- og tilgangsstyring Sentral infrastruktur Figur 3:Fremdriftsplan - Infrastrukurmodernisering 2013 20132014 20142015 20152016 2016 20162017 2017 2018 2018 Kommentarer: Se kapittel 3.1.3 for beskrivelse av planjusteringenes konsekvenser for programmet. Omleggingsprosjektene i program IKT-plattform er prioritert i samråd med helseforetakene og Sykehuspartner, og ble behandlet i programstyret våren 2012. Planen omfatter i hovedsak dagens program IKT-plattform. For å synliggjøre at programmet vil inkludere ytterligere områder er dette vist som «Sentral infrastruktur». De fem hovedprosjektene innen utvikling (Utv) består av en rekke underprosjekter, hvorav noen er vedtatt og pågår, mens andre er planlagt. Figur 3 illustrerer tidsplanen på hovedprosjektnivå. Mandatet for det samlende program infrastrukturmodernisering ble vedtatt i fornyingsstyret 4.juni 2013. Programmet vil i 2013 starte arbeidet med å gjennomføre foranalyser, parallelt med med IKT-plattform er i gjennomføringsfasen.

13 / 26 3.2.2.2 Regional klinisk dokumentasjon EPJ-prosjektet ved Ous EPJ-prosjektet ved Ous fase 2 DIPS ST DIPS ST fase 2 Løsning for kurve og medikasjon SØ Anskaffelse og implementering kurve & medikasjon Regionalt Fødesystem OUS Anskaffelse endoskopi og hjerteultralyd OUS - Komplettering FKI Regional standardisering DIPS Standardisering BUP, Habil, Rus eresept Cytostatika Løsning for prehospital virksomhet Testing innen psykisk helsevern Løsning for pasientinvolvering DIPS i psykiatrien i Vestfold HSØ PAS/EPJ Løsning for akuttmottak Felles rekvirentregister Løsning for multimedia Figur 4: Fremdriftsplan - Regional klinisk dokumentasjon 2013 2013 2014 2014 2015 2015 2016 2016 2016 2017 2017 2018 2018 Kommentarer: Se kapittel 3.1.3 for beskrivelse av planjusteringenes konsekvenser for programmet. RKD sitt programstyre besluttet 24. april følgende innsparingstiltak Standardisering BUP, Habil, Rus blir utsatt til 2014 Anskaffelse av kurve og medikasjonsløsning blir utsatt til 2014 Forprosjekt på regional løsning for Cytostatika blir utsatt Redusert omfang på DIPS-standardisering Anskaffelse endoskopi og hjerteultralyd gjelder p.t. kun OUS. Programmet antar at øvrige helseforetak blir lagt inn som opsjon, og vil i så fall ha aktivitet fra vinter 2015 til utgangen av 2016. Dette er ikke vist i disse tidslinjene. Det finnes foreløpig ingen konkrete tidsplaner/rekkefølge for helseforetakene for følgende prosjekter: Anskaffelse kurve og medikasjon, Regional standardisering DIPS, Standardisering BUP, Habil, Rus, E-resept, Cytostatika, Løsning for prehospital virksomhet, Testing innen

14 / 26 psykisk helsevern, Løsning for pasientinvolvering, HSØ PAS/EPJ, Løsning for akuttmottak, Felles rekvirentregister, Løsning for multimedia, 3.2.2.3 Regionalt RIS/PACS Anskaffelse Kommunikasjonsløsning Ris/Pacs SI Ris/Pacs AHUS Ris/Pacs OUS Radium Ris/Pacs OUS øvrige Ris/Pacs VV Ris/Pacs SS Ris/Pacs ST Ris/Pacs SiV Ris/Pacs SØ Figur5: Fremdriftsplan - Regionalt RIS/PACS 2013 2013 2014 2014 2015 2015 2016 2016 2016 2017 2017 2018 2018 Kommentarer: Se kapittel 3.1.3 for beskrivelse av planjusteringenes konsekvenser for programmet. I programmandatet, vedtatt 3.april 2013, er programmet bedt om å utarbeide et forslag til en implementeringsplan. Denne er under utarbeidelse. Forprosjekt Sykehuset Innlandet ble vedtatt i programstyret 2.mai 2013. Planen over viser opprinnelig plan (heltrukne felter) og mulige konsekvenser for alle helseforetak ved flytting av implementeringen ved OUS Radiumhospitalet, samt en raskere utrulling i regionen.

15 / 26 3.2.2.4 Regionalt laboratoriedatasystem 2013 2013 2014 2014 2015 2015 2016 2016 2016 2017 20172018 2018 Laboratoriedatasystem SØ Laboratoriedatasystem OUS Laboratoriedatasystem VV Laboratoriedatasystem SS Laboratoriedatasystem ST Laboratoriedatasystem SiV Laboratoriedatasystem AHUS Laboratoriedatasystem SI Figur 6: Fremdriftsplan - Regionalt laboratoriesystem Kommentarer: Se kapittel 3.1.3 for beskrivelse av planjusteringenes konsekvenser for programmet. Det er en pågående prosess i Sykehuspartner for å korte ned implementeringstiden, med et ønske om å legge opp til færre parallelle løp. En ny implementeringsplan er under utarbeidelse. Nåværende plan er skissert i figur 6.

16 / 26 3.2.2.5 Digital Samhandling Adressering og samarbeidspartnere 2013 20132014 20142015 2015 2016 2016 20162017 20172018 2018 HF-Kommune (PLO) IHR LAB HF-HF (OUS) HF-NAV (e-sykmelding) Helsenorge.no og Kjernejournal, forstudium Helseregistre, forstudium Figur7: Fremdriftsplan - Digital samhandling Kommentarer: Se kapittel 3.1.3 for beskrivelse av planjusteringenes konsekvenser for programmet. HF-Kommune: Utbredelse er i gang på alle helseforetak bortsett fra ST og OUS. Ved OUS er oppstart satt til samme dato som oppstart DIPS (oktober 2014). Dette fordi OUS i denne sammenheng bare forholder seg til Oslo Kommune, som allerede utveksler PLO meldinger med alle andre lokalsykehus i Oslo. IHR LAB: Datoer er satt for alle helseforetak, med noe usikkerhet rundt OUS og ST IHR Bilde: Datoer for IHR Bilde er ikke satt. IHR Bilde vil i hovedsak starte etter IHR Lab, og dermed vil aktivisering av IHR Bilde være en enkel sak. IHR bilde er derfor ikke illustrert i gjennomføringsplanen. HF-HF: Gjelder kommunikasjon mellom OUS og øvrige helseforetak, primært for klinisk henvisning og epikrise. Skal pr definisjon ikke startes opp pr helseforetak, men videre fremdrift er avhengig av når OUS er klar HF-NAV (e-sykmelding): Prosjektet er direkte avhengig av e-resept, og skal følge denne i tid. Det er ikke enda lagt planer for de enkelte helseforetak for verken e-resept eller e- sykmelding, annet enn 2014/2015. Helsenorge.no og Kjernejournal, forstudium og Helseregistre, forstudium: Det er enda ikke lagt planer for de enkelte helseforetak.

17 / 26 3.2.2.6 Virksomhetsstyring Datavarehus og rapporteringsløsning - trinn 1 2013 201320142014 2015 2015 2016 2016 20162017 20172018 2018 Datavarehus og rapporteringsløsning - trinn 2 ERP-løsning RADS foranalyse RADS implementering Figur8: Fremdriftsplan - Virksomhetsstyring Kommentarer: Se kapittel 3.1.3 for beskrivelse av planjusteringenes konsekvenser for programmet. Datavarehus og rapporteringsløsning trinn 2: Konkrete tidsplaner/rekkefølge for hvert helseforetak er ikke lagt (med unntak av SI og SØ). Utsettelse av trinn 2 medfører at man ikke kan gi automatisert rapportering av økonomi, aktivitet, kvalitet og bemanning i et felles verktøy som ønsket. Det er i dag ikke tilfredsstillende løsninger for styringsinformasjon på HR-området for det enkelte foretak, og lønnskostnader utgjør om lag 60 % av de samlede kostnadene for foretaksgruppen. Det er ikke avtalemessig dekning i den gamle avtalen med ProfitBase for å tilgjengeliggjøre HR-data for tidligere Helse Øst foretak ERP-løsning: Har foreløpig kun planlagt for SØ, SP og RHF, de øvrige helseforetak (SUN, SI, VV, SS og OUS) er ikke planlagt i tid annet enn at de vil foregå i perioden 2016-2020 RADS implementering: Implementeringen vil muligens foregå som lokale prosjekter. Tid og rekkefølge for de enkelte prosjektene er ikke planlagt enda.

18 / 26 3.2.2.7 Prosjekt IKT Sykehuset Østfold Kalnes IKT SØK 2013 2013 2014 2014 2015 2015 2016 2016 2016 2017 2017 2018 2018 Figur 9: Fremdriftsplan - IKT Sykehuset Østfold Kalnes Kommentarer: Se kapittel 3.1.3 for beskrivelse av planjusteringenes konsekvenser for programmet.

Avhengigheter Dato: 06.05.13 19 / 26 3.3 De sentrale avhengighetene mellom programmene En avhengighet betyr at et program, prosjekt eller en aktivitet trenger å koordineres eller samordnes med et annet program, prosjekt eller aktivitet for å kunne gjennomføre i henhold til plan. En avhengighet kan gi føringer for hvilken rekkefølge programmene eller helseforetakene bør sette sine løsninger i drift. En avhengighet er ikke alltid absolutt. En avhengighet er altså ikke alltid førende for hvilken rekkefølge programmenes eller helseforetakenes prosjekter må gjennomføres. Det er derimot sentralt å kjenne til avhengighetene mellom prosjektene og etablere en plan for å håndtere den. Det er viktig at rekkefølgen på implementering i de ulike helseforetak bestemmes så tidlig som mulig og ligger fast. Dette vil skape en økt forutsigbarhet og redusert risiko for at prosjektene må endre planer og løsningene under prosjektgjennomføringen. Under er de mest sentrale/kritiske avhengighetene mellom programmene illustrert og beskrevet. Her i gjennomføringsplanen er dette beskrevet på et overordnet nivå. Avhengighetene under er i hovedsak beskrevet mellom programmene, men de reelle avhengighetene ligger mellom de enkelte prosjekter, i hovedsak innen hvert helseforetak. Rekkefølgen som illustrert under vil diskuteres videre. Endelig rekkefølge har også sammenheng med øvrige prinsipper for prioritering (se sak 1313). Sykehuspartner jobber med å utvikle et samlet register og prosesser for håndtering av avhengigheter. INF har omlagt foretaket til IKT Plattform v 1.0 EPJ er implementert RAD, LAB og VOØ er implementert PKI er implementert eresept og digital samhandling er implementert RKD EPJ 5 4 4 RAD 5 INF PKI 2 3 RKD er INF O 1 LAB 5 DIG VOØ Avhengigheter 1 - Omlegging 2 IAM/Sykmelding 3 IAM/eResept 4 Grensesnitt til EPJ 5 Digital samhandling Nøkkel til program/prosjekter INF O INF PKI RKD EPJ RKD er Infrastrukturmodernisering Omleggingsprosjekter Infrastrukturmodernisering Identitets- og tilgangsstyring, PKI Regional klinisk dokumentasjon EPJ/DIPS Regional klinisk dokumentasjon eresept Figur10: Illustrasjon av de mest sentrale/kritiske avhengighetene mellom programmene

20 / 26 Nr Avhengighet Beskrivelse av avhengighet 1 Omlegging LAB, RAD, RKD, VIS og DIG er avhengig av at INF har omlagt helseforetakene til IKT Plattform versjon 1.0 før de setter egne løsninger i drift 2 IAM/ Sykmelding 3 IAM/ eresept 4 Grensesnitt til EPJ DIG (e-sykmelding) er avhengig av at IAM-PKI (Identitets- og tilgangsstyring) innføres før innføring av sykemelding RKD er avhengig av at IAM-PKI (Identitets- og tilgangsstyring) innføres før innføring av eresept LAB og RAD er avhengig av å vite hvilken EPJ det skal motta rekvisisjoner fra og sende svar tilbake til, pasientdemografiske data, henting av kritisk informasjon, blodprøver osv. Årsak til avhengighet Det er en strategisk føring fra Helse Sør-Øst RHF om at nye applikasjoner skal implementeres på HSØ standard plattform. Innfrielse av avhengigheten vil gi mindre tekniske komplikasjoner og mindre ressursbehov, som følge av mer stabile og sikre PC-er. Leverandøravtale til LAB og RIS/PACS forutsetter oppgradering av klientplattform til Windows 7. Prosjektet HF-NAV (e-sykmelding) forutsetter Smartkortlesere og smartkort, som ikke leveres av INF i dag Prosjektet eresept forutsetter Smartkortlesere og smartkort, som ikke leveres av INF i dag Når grensesnitt skal designes og bygges er det nødvendig å vite hvilken applikasjon man skal ha grensesnitt til (gammel eller ny løsning) og hvilke grensesnitt som skal bygges. Konsekvens: hvordan bør avhengigheten håndteres i gjennomføringsplanen? Helseforetakene bør omlegges til standard plattform før felles regionale systemer fra programmene LAB, RAD, RKD, VOØ og DIG settes i drift på helseforetakene. Hvert prosjekt må avklare hvilken del av plattformen de er avhengig av, eks. nettverks-, klient- eller serveromlegging. Noen som krever en bestemt versjon av klientplattformen, andre trenger bare å ha forutsigbarhet rundt hvilken klientplattform de skal rulle ut sine applikasjoner på Det pågår en prosess for å gå opp avhengighetene Det pågår en prosess for å gå opp avhengighetene LAB, RAD og EPJ bør om mulig implementeres samtidig for å sikre at det ikke bygges midlertidige grensesnitt, for eksempel mellom eksisterende LABsystemer og EPJ. Hvis ikke dette er mulig og man må bygge Program er avhengig av LAB, RAD, RKD, VIS, DIG DIG RKD IMP IMP IMP LAB, RAD RKD