Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, Kommunestyresalen 12. november 2015 Fra sak: Til sak: 35/2015 40/2015 Fra kl.: Til kl.: 10.00 15:00 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Lars-Olle Gerhardsen (nestleder) Øystein Eide IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjon: Idar Kintel Fra sekretariatet møtte: Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Thomas Jensen Truls Siri 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015.docx sak 35/15 40/15 Side 1
Sak 35/15 Orientering og konstituering av nytt kontrollutvalg. Sekretariatet hadde innledningsvis en kort orientering til det nye kontrollutvalget om kontrollutvalgets hensikt og oppgaver. Sekretariatet orienterte også kommunelovens bestemmelser og tilhørende forskrift. Det ble også diskutert om medlemmene var gyldig valgt og at alle er valgbar til kontrollutvalget. Basert på orientering og diskusjon av forholdene ovenfor fattet kontrollutvalget følgende Kontrollutvalget i Tysfjord for perioden 2015-2019 anses med dette som konstituert. Kontrollutvalget tar orienteringen fra sekretariatet til etterretning. Enstemmig vedtak. Sak 36/15 - Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 7. oktober 2015 Protokoll fra møte 7. oktober 2015 ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet slikt Protokoll fra møte 7. oktober 2015 ble godkjent. Enstemmig Vedtak Sak 37/15 Regnskapet for Tysfjord kommune for 2014 Thomas Jensen fra KomRev NORD orienterte kontrollutvalget om hvordan de hadde jobbet med revisjonen av 2014 regnskapet og tok også for seg ulike områder av regnskapet og forklarte for kontrollutvalget. Idar Kintel fra administrasjonen var også tilstede i møtet og orientert for kontrollutvalget om regnskapet og svarte på spørsmål. Både kontrollutvalget og sekretariatet hadde flere spørsmål til økonomileder og til revisjonen som ble tilfredsstillende besvart. Etter en omfattende drøfting avsa kontrollutvalget følgende Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015.docx sak 35/15 40/15 Side 2
UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget vil anbefale at regnskap 2014, som viser et regnskapsmessig merforbruk på kr 12.031.043,- godkjennes. 2: Kontrollutvalget vil likevel få rette oppmerksomheten mot følgende: 2-1: Kontrollutvalget stiller seg meget kritisk til at regnskapet for Tysfjord kommune for 2014 ikke er avlagt slik at det kan fremlegges for kommunestyret for behandling innen forskriftens frist. Det vises i denne forbindelse til revisors negative beretning fra 15. april 2015 og under overskriften «Andre forhold» i beretningen fra 14. oktober 2015. Jf. Tidligere uttalelser fra kontrollutvalget og vedtak i kommunestyret for de siste års regnskapsavleggelser. Kontrollutvalget stiller spørsmål ved om kommunen har tilfredsstillende kapasitet og kompetanse til å klare å avlegge regnskapet innen lovbestemte frister. 2-2: Kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot at revisjonen tar forbehold knyttet til manglende rutiner for avstemming av lønnsutgifter mellom lønnsregnskapet og årsregnskapet. På grunn av svakheter i den interne kontrollen på dette området har ikke revisor signert kontrolloppstillingen for 2014. Forholdet er også omtalt i revisjonsbrev nr. 14, datert 14.10.15. 2-3: Kontrollutvalget vil henlede oppmerksomheten mot revisors forbehold om vesentlige avvik mellom regulert budsjett og regnskap på flere ansvar i driftsregnskapet, jf. Regnskapsskjema 1B. I ovennevnte revisjonsbrev nr. 14 fremkommer det at driftsregulering 2 ikke har klart å finansiere alle utgiftene slik at regulert budsjett har et merforbruk på kr. 9.028.427,-. Dette er et brudd på kommunelovens 46 om budsjettbalanse. Kontrollutvalget vil anmode Tysfjord kommunestyre å ha et særskilt fokus på budsjettoppfølging i perioden fremover, med rapporteringer av oppdatert status og avviksrapportering ved hvert kommunestyremøte. 2-4: Kontrollutvalget ber om at de forhold som er tatt opp i revisjonens brev nr. 14 snarest og senest innen 15. desember 2015 besvares direkte til revisjonen, med kopi til kontrollutvalget. 2-5: Endelig vil kontrollutvalget rette oppmerksomheten mot rådmannens kommentar i Tysfjord kommunes årsmelding 2014 s. 25 som viser til at årets driftsresultat er justert for inntektsføring av premieavvik med ca. kr. 7,05 millioner i 2014. Akkumulert premieavvik pr. 31.12.2014 er kr. 27,2 millioner. Enstemmig uttalelse. Sak 38/15 Årsregnskap 2014 Revisjonsbrev nr 14 Revisjonsbrev nr. 14 I forbindelse med revisjonen av regnskapet for 2014 har revisjonen funnet det påkrevd med to forbehold til regnskapet, samt en presisering om for sent avlagt regnskap og årsberetning. Forholdene er tatt opp i eget nummerert brev til kommunen. Forholdene som er tatt opp i brevet ble gjennomgått i forbindelse med behandlingen av regnskapet for 2014. Brevet er sendt til kontrollutvalget i den hensikt kontrollutvalget skal behandle dette og videreformidle innholdet til kommunens administrasjon med anmodning om å etterkomme de forhold som er tatt opp av revisjonen. Kontrollutvalget behandlet innholdet i brevet og fattet følgende: Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015.docx sak 35/15 40/15 Side 3
VEDTAK Det vises til kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet for 2014 i sak 37/15. Sekretariatet bes sende dette til kommunens administrasjon og ber om at de forhold som er tatt opp i revisjonens brev nr. 14 snarest og senest innen 15. desember 2015 besvares direkte til revisjonen, med kopi til kontrollutvalget. Enstemmig vedtak Sak 39/15 Forvaltningsrevisjon Investeringsprosjekter del 2 Kommunestyret i Tysfjord vedtok i sak 100/12 følgende: «Kommunestyret ber om at kontrollutvalget foretar en total gjennomgang av alle prosjekter med overskridelser de siste årene. Dette i forhold til rapportering, mandater, økonomi og ansvarsforhold.» På bakgrunn av vedtaket i kommunestyret fattet kontrollutvalget i sak 15/12 vedtak om at gjennomgangen av prosjekter ville være naturlig å få gjennomført som et forvaltningsprosjekt. Gjennomgangen av prosjektene har blitt gjennomført i to separate forvaltningsrevisjons rapporter. Rapport del 1, som behandler investeringsprosjektene Drag vannverk og Stetindhallen var ferdig 26.11.13 og ble behandlet i kontrollutvalget i sak 11/13 og i kommunestyret i sak 12/14. Rapport del 2, ble vedtatt av kontrollutvalget å settes i bestilling i sak 11/14 og behandler prosjektene Ambulansestasjon Kjøpsvik, Drag/Kjøpsvik skole og kunstgressbane Drag/Kjøpsvik. Rapporten var ferdig 23.10.15 og ble behandlet i kontrollutvalget i sak 39/15 med følgende vedtak i saken: Kontrollutvalget har behandlet rapporten fra KomRev NORD IKS «Investeringsprosjekter del 2» og fremmer sak for kommunestyret med kontrollutvalgets kommentarer til rapporten samt innstilling til kommunestyret om vedtak som følger: Kontrollutvalget vil innledningsvis utrykke at en finner de forhold som fremkommer av forvaltningsrevisjonsrapporten sterkt kritikkverdig og ser meget alvorlig på at kommunens store investeringsprosjekter synes gjennomført med så tilsynelatende dårlig kontroll og oppfølging. Enkelte konkrete forhold kommenteres eksplisitt nedenfor: Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015.docx sak 35/15 40/15 Side 4
Ambulansestasjon Kjøpsvik: Prosjektbeskrivelser: Det forelå prosjektbeskrivelse, men den er etter revisors vurdering mangelfull og utilstrekkelig. Priser, budsjett, vedtak og finansiering: Administrasjonen utarbeidet budsjett i oppstarten av prosjektet. Priser og tilbud ble innhentet i åpen anbudskonkurranse. Prosjektkostnader ble innarbeidet i budsjett og økonomiplan. Kommunestyret vedtok i sak 115/09 bygging og finansiering og endelig vedtak om bygging ble gjort av driftsutvalget i sak 27/10. Kontrakter: Kommunen kan ikke dokumentere at det foreligger fullstendige kontrakter for byggingen. Det kan heller ikke dokumenteres at det er stilt entreprenørgaranti for prosjektet. Mandater og fullmakter: Det har ikke blitt forelagt dokumentasjon som viser hvordan fullmakter og mandater var organisert. Prosjektet ble igangsatt før byggekomiteen ble opprettet. Overtakelse og prosjektregnskap: I følge teknisk sjef finnes det overtakelsesprotokoll, men denne har ikke blitt forelagt revisor. Det har ikke blitt utarbeidet etterkalkyle for prosjektet. Drag/Kjøpsvik skole: Prosjektbeskrivelser: Det er ikke fremlagt dokumentasjon som tilsvarer prosjektbeskrivelse. Priser, budsjett, vedtak og finansiering: I oppstarten av prosjektet ble det utarbeidet budsjett. Det ble gjennomført anbudskonkurranse og vedtak om bygging og finansiering ble gjort av kommunestyret. Kontrakter: Det er benyttet Norsk Standard kontrakt. Entreprenører har stilt sikkerhet for sine kontraktsforpliktelser tilsvarende 10 % av kjøpesummen. Mandater og fullmakter: Kommunestyret opprettet byggekomite i 2010, og denne var sammen med byggeleder involvert i kontraktsforhandlinger med entreprenørene. Byggeleder kunne gjøre bestillinger som «måtte» gjøres. Teknisk sjef og skolesjefen anviste regninger, mens attestasjon ble foretatt av servicekontoret. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015.docx sak 35/15 40/15 Side 5
Overtakelse og prosjektregnskap: For Drag skole har revisor blitt forelagt kopi av overtagelsesprotokoll og mangelliste som skulle utbedres. For Kjøpsvik skole har ikke revisor blitt forelagt overtagelsesprotokoll. Det er ikke blitt utarbeidet etterkalkyler for prosjektene. Kunstgressbane Drag/ Kjøpsvik: Prosjektbeskrivelser: For kunstgressbanen på Drag foreligger et forprosjekt, men ingen prosjektbeskrivelse som tilfredsstiller anbefalinger i prosjektteorien. For kunstgressbanen på Kjøpsnes er det store mangler i dokumentasjonen, revisor har ikke fått forelagt tilfredsstillende prosjektbeskrivelse. Priser, budsjett, vedtak og finansiering: Tysfjord kommune engasjerte Sven Aune AS til å utarbeide forprosjekt med kostnadsoverslag. Revisor har ikke mottatt anbudsdokumenter og kan ikke bekrefte opplysninger om gjennomføring av anbudskonkurranse og innhenting av priser. Kommunestyret har gjort vedtak om bygging og finansiering av banene. Kontrakter: Revisor har ikke fått dokumentert at det foreligger kontrakt for bygging av banen på Kjøpsnes. For banen på Drag ble det benyttet Norsk Standard kontrakt. Det foreligger ingen dokumentasjon på at det er stilt entreprenørgaranti. Mandater og fullmakter: Det fremkommer ikke i dokumentasjonen som er forelagt revisor at byggekomiteen har vært involvert. Det er opplyst om at prosjektene ble igangsatt før byggekomiteen ble opprettet. Teknisk sjef anviste regninger, mens servicekontoret attesterte. Overtakelse og prosjektregnskap: Disse er overtatt som ferdige. Det foreligger ingen overtakelsesprotokoll men et sertifikat som viser at Drag kunstgressbane er kontrollert og godkjent. Det er ikke foretatt etterkalkyler for prosjektene. Generelt: Revisor konkluderer med at ingen av investeringsprosjektene har tilfredsstillende prosjektbeskrivelser. Kontrollutvalget stiller også spørsmålstegn til driftsutvalgets mandat til å vedta igangsettelse av investeringsprosjekter så lenge det ikke foreligger delegeringsvedtak fra kommunestyret, jf ambulansestasjon i Kjøpsvik. Kontrollutvalget bemerker seg også at Tysfjord Kommune ikke har fulgt opp avtale om entreprenørgarantier og sørget for finansiell bekreftelse på disse. I rapporten fremkommer det at det er manglende informasjon om dokumentasjon av anvisning og attestasjon av faktura. Der dette er kjent så Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015.docx sak 35/15 40/15 Side 6
stiller kontrollutvalget spørsmål til hvilken kompetanse servicekontoret har til å attestere inngående faktura på bygge- og investeringsprosjekter. Kontrollutvalget vil også påpeke at byggekomiteen ble fratatt myndighet av rådmann i forbindelse med engasjering av ekstern byggeleder for investeringsprosjektene Drag og Kjøpsvik skole. Dette kan ha medført en betydelig merkostnad for Tysfjord kommune. Kontrollutvalget finner det meget bekymringsverdig at kommunens tekniske ledelse gir uttrykk for så store mangler hva gjelder kapasitet og kompetanse på områder som synes å ligge godt innenfor det arbeidsområdet som tilligger teknisk avdeling. Med bakgrunn i ovenstående og de forhold som for øvrig fremkommer av forvaltningsrevisjonsrapporten, vil kontrollutvalget overfor kommunestyret fremme følgende Innstilling: 1. Kontrollutvalget innstiller kommunestyret på å pålegge administrasjonen å etterkomme de anbefalingen som fremkommer i forvaltningsrevisjonsrapporten fra KomRev NORD IKS. Fra rapporten hitsettes revisors anbefalinger slik disse fremkommer av sammendrag og fra side 28 i rapporten: Kommunen bør utarbeide rutiner og systemer for prosjektering og prosjektledelse Kommunen bør ha et system for kvalitetssikring av prosjekter Kommunen bør kvalitetssikre alle kontrakter og avtaler som inngås med entreprenører Kommunen bør gjøre risikoanalyser i forkant av prosjekter Kommunen bør ha et skriftlig system for rapportering på prosjekter Kommunen bør gjennomgå og definere klart og tydelig byggekomiteens mandat og administrasjonens mandat i forbindelse med investeringsprosjekter 2. Revisjonen anbefaler videre at Tysfjord kommune bør sikre at dokumentasjon i forbindelse med investeringsprosjekter arkiveres i henhold til regelverket. Kontrollutvalget vil anbefale kommunestyret å pålegge administrasjonen å etterfølge revisjonens anbefaling vedrørende sikring av dokumentasjon. 3. Kontrollutvalget vil innstille på at kommunestyre ber om å få forelagt gjeldene rutiner og fullmakter for anvisning og attestasjoner av inngående fakturaer til Tysfjord kommune. 4. Kontrollutvalget vil innstille på at kommunestyret ber administrasjonen om skriftlig tilbakemelding på hvordan praktiseringen av «Overordnet kvalitetsplan» som ble vedtatt i kommunestyrets sak 28/14 fungerer. Enstemmig vedtak Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015.docx sak 35/15 40/15 Side 7
Sak 40/15 Eventuelt/orienteringssaker. - Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskapet 2014. Innhold i brevet ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet deretter følgende Oppsummeringsbrev etter revisjon av regnskapet for 2014 fra KomRev NORD IKS tas til orientering. Kontrollutvalget ber om kopi av tilbakemeldingen på oppsummeringsbrevet. - Revisors uavhengighetserklæring i forhold til Tysfjord Kommune. Brev fra KomRev NORD ble lest igjennom, og kontrollutvalget fattet så slikt Brevet tas til etterretning. - Revisors uavhengighetserklæring i forhold til Stetindhallen Tysfjord KF Brev fra KomRev NORD ble lest igjennom, og kontrollutvalget fattet så slikt Brevet tas til etterretning. - Svar på revisjonsbrev nr. 2, Stetindhallen Svar på revisjonsbrev nr. 2 fra Stetindhallen ble gjennomgått, og kontrollutvalget fattet slikt Svar fra styreleder i Stetindhallen tas til etterretning. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015.docx sak 35/15 40/15 Side 8
- Vurdering av svar på revisjonsbrev nr 2, Stetindhallen. Revisjonens vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 2 ble gjennomgått, og kontrollutvalget fattet slikt Revisjonens vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 2 tas til etterretning. - TSA - Eiendomsoverdragelse Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet bedt om tilbakemelding fra administrasjonen på status i prosessen med eiendomsoverdragelse av det gamle sykehjemmet tidligere TSA. Tomten til bygget er festet, men foreløpig tilbakemelding til kontrollutvalget er at det kan se ut til at kommunen ikke har mottatt noe oppgjør for bygningen. På bakgrunn av tilbakemeldingen fra administrasjonen fattet kontrollutvalget slikt Kontrollutvalget ber om dokumentasjon av vedtak for avhendelse av det gamle sykehjemmet TSA. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding på hva som er gjort etter overtagelse av bygningen. - Utvidet bilagskontroll for Drag vannverk og Stetindhallen Kontrollutvalget ba om tilbakemelding fra revisjonen på hva status er for arbeidet med utvidet bilagskontroll for Drag vannverk og Stetindhallen. Tilbakemeldingen var at de var i sluttfasen av arbeidet, men at rapporten foreløpig ikke er klar for oversendelse til kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så slikt Orienteringen tas til etterretning. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015.docx sak 35/15 40/15 Side 9
- Kurs, opplæring og litteratur. Kontrollutvalget tok opp forholdet rundt opplæring og kurs. Det ble tatt opp at kontrollutvalget ønsker å delta på folkevalgtopplæringen. Det ble også diskutert lokalt kurs for kontrollutvalgene i Ofoten og mulighet for at man brukte noe tid på de første møtene til opplæring. Kontrollutvalgets leder ba også om at kontrollutvalgsboken må bli bestilt til hele kontrollutvalget inkl. vararepresentanter. Til slutt ble det også diskutert deltakelse på kontrollutvalgskonferansen som skal arrangeres av NKRF på Gardermoen i februar 2016. Kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK Kontrollutvalget skal delta på folkevalgtopplæringen til kommunen, og kontrollutvalget ber om at administrasjonen ordner med at kontrollutvalget blir invitert. Kontrollutvalget skal delta på kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 3. og 4. februar 2016 og ber om at sekretariatet ordner med påmelding. Kontrollutvalget ber om at sekretariatet ordner med bestilling av kontrollutvalgsboken til hele kontrollutvalget inkludert varamedlemmer. Enstemmig vedtatt - Uttalelse til media Kontrollutvalget tok opp forholdet til media og hvilke rutiner man skal legge opp til vedrørende uttalelse til media. Kontrollutvalget var enige om at alt som skulle til media fra kontrollutvalget skal gå via kontrollutvalgets leder, og det ble fattet følgende VEDTAK Det er kun kontrollutvalgets leder som skal uttale seg til media på vegne av kontrollutvalget. Enstemmig vedtak Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015.docx sak 35/15 40/15 Side 10
- Ipad til kontrollutvalget Det ble tatt opp i møtet at det er behov for ipad til kontrollutvalgets arbeid og det ble fattet slikt VEDTAK Kontrollutvalget ber om at administrasjonen ordner med innkjøp av ipad til kontrollutvalgets faste medlemmer. Enstemmig vedtak. Møtet ble etter dette hevet. Kjøpsvik, 16. november 2015. Ann Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015.docx sak 35/15 40/15 Side 11