Innkjøperens rolle og bruk av NS-kontrakter. Hva kan innkjøpsfunksjonen bidra med inn mot de tekniske etater i kommunen og hvordan kommer vi i posisjon til det? Live Lindholm og Arne Scott
Pål Grønstad Arne Scott Morten Gran Knut A Sannes Live W Lindholm Steffen Kvisler - 6 advokater - Har rendyrket fokus på inngåelse og gjennomføring av kontrakter i bygge- og anleggsbransjen - Kontrakter, offentlige anskaffelser, plan- og bygningsrett
Rådmann Innkjøper Anskaffelsesregelverket Anskaffelsesregelverket Teknisk etat Kravene til prosjektet - Kvalitet - Fremdrift - Kostnader 3
Innkjøpsaktivitetene - Fastlegge kontrakts- og kontraheringsstrategi - Utarbeide konkurransegrunnlag for kontraktene i prosjektet - Kunngjøre konkurransene - Dialog med tilbyderne før tilbudene er levert - Tilbudsmottak - Dialog med tilbyderne etter tilbudene er levert - Evaluering (ev. avvisning) av tilbudene - Tildeling av kontrakt - Klagebehandling - Kontraktsinngåelse - Endringer 4
Innkjøpsaktivitetene - Fastlegge kontrakts- og kontraheringsstrategi - Utarbeide konkurransegrunnlag for kontraktene i prosjektet - Kunngjøre konkurransene - Dialog med tilbyderne før tilbudene er levert - Tilbudsmottak - Dialog med tilbyderne etter tilbudene er levert - Avvisning og evaluering av tilbudene - Tildeling av kontrakt - Klagebehandling - Kontraktsinngåelse - Endringer 5
1. Kontrakts- og kontraheringsstrategi Kvaliteten De faktiske forhold (kommunens behov og ressurser, markedssituasjonen osv.) Kontrakts- og kontraheringsstrategi Fremdriften Anskaffelsesregelverket Kostnaden 6
1. Kontrakts- og kontraheringsstrategi Kontrakts- og kontraheringsstrategi Hvor mange Kontrakter? Hvordan utforme konkurransegrunnlagene? 7
1. Kontrakts- og kontraheringsstrategi (Antall kontrakter) Kommunen Prosjekterende Prosjekterende Prosjekterende Entreprenør Entreprenør Entreprenør Fremdrift Leverandørmarkedet Risikovurdering (Pris/fremdrift) Egen kompetanse til å styre og koordinere kontraktene 8
1. Kontrakts- og kontraheringsstrategi (Konkurransegrunnlagene) Konkurransegrunnlagene Konkurransereglene Kontrakten Beskriver bl.a: 1. Konkurransemodell 2. Krav til tilbudet (innhold, leveringsfrist etc.) 3. Kvalifikasjonskrav 4. Tildelingskriterier Beskriver: 1. Arbeidet som skal utføres 2. Fristene 3. Vederlagsmodellen 4. De alminnelige kontraktsbestemmelsene (NS-standard) 9
2. Konkurransegrunnlagene Kommunen Prosjekterende Entreprenør 10
2. Konkurransegrunnlagene Kommunen Prosjekterende Entreprenør 11
2. Konkurransegrunnlagene (Prosjekterende) Problemstilling nr 1: Omfanget av kontrakten til den prosjekterende, jf neste bilde: - Kun utredning eller også opsjon på videre prosjektering? - Skal kontrakten tiltransporteres til totalentreprenøren? 12
2. Konkurransegrunnlagene (Prosjekterende) Utredning (Programmering) Arealer Funksjoner Kostnader Skisseprosjekt Prosjektering Forprosjekt Detaljprosjekt arne.scott@pacta.no
2. Konkurransegrunnlagene (Prosjekterende) Problemstilling nr 2: Tildelingskriteriene når oppdraget skal honoreres etter medgått tid (regningsarbeid), jf neste bilde 14
2. Konkurransegrunnlagene (Prosjekterende) Konkurransereglene Tildelingskriteriene Krav til tilbudet - Pris Tilbudte timepriser Budsjett kan ikke vektlegges i evaluering av pris, jf Kofa 2008/80 Timepriskategoriene må angis (for å få sammenlignbare tilbud) Antall timer innenfor hver kategori kan angis, ev. fastlegges under evalueringen - Prosjektorganisasjon - Oppgaveforståelse Beskrive tilbudt prosjektorganisasjon med CV for nøkkelpersoner 1. Redegjørelse for de viktigste utfordringene i prosjektet og tiltakene for å løse disse 2. Forslag til et realistisk honorarbudsjett Både prosjektorganisasjon og Cver må vurderes. Vurdering av erfaring og utdannelse må være lik for alle (evalueringen må være logisk og konsekvent) Formålet med kriteriet «oppgaveforståelse» er å finne ut hvor dyktig den tilbudte prosjektorganisasjon er. Dvs topp score til den som har forstått utfordringene i prosjektet og som har et budsjett som er tilpasset disse. Formålet er ikke å gi et lavest mulig budsjett for en minst mulig ytelse 15
2. Konkurransegrunnlagene Kommunen Prosjekterende Entreprenør 16
2. Konkurransegrunnlagene (Entreprenørene) Problemstilling nr 1: Sammenhengen mellom kravspesifikasjonen og konkurransereglene, jf etterfølgende bilder 17
= Konkurransen 2. Konkurransegrunnlagene (Entreprenørene) Konkurransereglene Tilbudet Tildelingskriteriene - Pris Krav til tilbudet Utfylle prisskjema - Prisene = Kontrakten Kravspesifikasjonen - Prisformatet - Ytelse (f.eks krav til spesifikke løsninger) - Frister
= Konkurransen 2. Konkurransegrunnlagene (Entreprenørene) Konkurransereglene Tilbudet Tildelingskriteriene - Pris - Ytelse Krav til tilbudet Utfylle prisskjema Beskrive spesifikk løsning for a, b, c osv. - Prisene - Spesifikk løsning for a, b, c osv. = Kontrakten Kravspesifikasjonen - Prisformatet - Ytelse (f.eks funksjonskrav) - Frister
= Konkurransen 2. Konkurransegrunnlagene (Entreprenørene) Konkurransereglene Tilbudet Tildelingskriteriene - Pris - Ytelse - Frister Krav til tilbudet Utfylle prisskjema Beskrive løsning a, b c osv Angi bindende leveringsdato - Prisene - Spesifikk løsning for a, b, c osv. - Tilbudt leveringsdato (Typisk: Tidligere enn minstekravet) = Kontrakten Kravspesifikasjonen - Prisformatet - Ytelse (funksjonskrav) - Frister (Minstekravet: Siste mulige leveringsdato)
Eksempel fra en kommune vintervedlikehold av veier Kravspesifikasjonen: Leverandøren skal ha det utstyr som er nødvendig for brøyting av de aktuelle parsellene Veien skal brøytes ved snøfall på mer enn 2 cm Veien skal brøytes innen kl. 09.00 Tildelingskriterium: Leverandørens besvarelse av kravspesifikasjonen. Evaluering: Alle leverandører bekreftet at de ville oppfylle kravene og alle fikk 10 poeng. Hvor er konkurranseelementet? Beskriv maskinparken Tidspunkt for når veiene vil være ferdig brøytet Hvor hyppig vil leverandøren brøyte /ved hvilken mengde snøfall 21
3. Avvisningsproblematikk Entreprise Problemstilling: Et eller flere tilbud har poster som ikke er utfylt, mangler dokumentasjon, har avvik, forbehold eller uklarheter. Hvordan skal dette håndteres? 22
3. Avvisningsproblematikk Post Mengde AF Skanska VEF Kruse BRG F1.12.242 25 74,0 97,20 108,00 106,00 106,00 F1.12.242 26 148,0 810,00 810,00 795,00 519,00 F1.12.242 27 148,0 54,00 270,00 68,90 154,00 F1.12.242 28 148,0 270,00 270,00 265,00 159,00 F1.12.242 31 8,3 96,61 108,00 106,00 106,00 F1.12.242 32 16,5 810,00 810,00 795,00 519,00 F1.12.242 33 16,5 54,00 270,00 68,90 154,00 F1.12.242 34 16,5 270,00 270,00 265,00 159,00 Bygging av svømmehall - 8 poster i tømrerkapittelet manglet i et av tilbudene - Prisforskjell mellom nr. 1 og 2 var ca. 230 000 (av knappe 60 MNOK) - Gjennomsnittsprisen på postene estimert med mengde var på kr. 191 000 23
3. Avvisningsproblematikk Riktig løsning krever tverrfaglige kompetanse Mulige løsninger innenfor anskaffelsesregelverket: 1. Anse postene som innkalkulert i totalsummen (evaluering og kontrakt) 2. Rette feilen uten kontakt med leverandør (evaluering og kontrakt) 3. Foreta en forsvarlig prising av mangelen (evaluering, ikke kontrakt) 4. Avklare mangelen med leverandøren (evaluering og kontrakt) 5. Avvise tilbudet fra konkurransen 24
3. Avvisningsproblematikk Avvisningsplikt Avklaringsrett Vesentlige avvik Vesentlige forbehold Bedømmelsestvil Uklarheter når det ikke foreligger avvisningsplikt Utdypinger og klargjøringer om hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt 25
4. Klagehåndtering Problemstilling: Hvordan få det beste ut av klagehåndteringen? 26
4. Klagehåndtering Klage Konkurranse Evaluering Tildelingsbeslutning Signering Mulighet til å omgjøre ulovlige avvisninger og tildelingsbeslutninger 27
4. Klagehåndtering Kan endre ulovligheter, men ikke en lovlig (dårlig) skjønnsutøvelse Eks. 1: Nummer to påklager tildelingsbeslutningen, mener at nummer en skulle ha vært avvist fordi han ikke har innlevert mva-egenerklæring Eks. 2: Nummer to påklager tildelingsbeslutningen, mener at evalueringen og poengsettingen av kvalitet er ulovlig Eks. 3: Nummer to påklager tildelingsbeslutningen, mener at det er brukt ulovlige tildelingskriterier Hva bør oppdragsgiver gjøre? 28
4. Klagehåndtering Kan endre ulovligheter, men ikke en lovlig (dårlig) skjønnsutøvelse Eks. 1: Nummer to påklager tildelingsbeslutningen, mener at nummer en skulle ha vært avvist fordi han ikke har innlevert mva-egenerklæring Skal evalueringen endres? Hva er risikoen for nye klager? Hva er konsekvensen av en mulig feil? Juridisk vurdering Risikovurdering 29
4. Klagehåndtering Kan endre ulovligheter, men ikke en lovlig (dårlig) skjønnsutøvelse Eks. 2: Nummer to påklager tildelingsbeslutningen, mener at evalueringen og poengsettingen av kvalitet er ulovlig Skal evalueringen endres? Hva er risikoen for nye klager? Hva er konsekvensen av en mulig feil? Juridisk vurdering Risikovurdering 30
4. Klagehåndtering Eks. 3: Nummer to påklager tildelingsbeslutningen, mener at det er brukt ulovlige tildelingskriterier Er det brukt ulovlige TK? Hva er risikoen for nye klager/krav? Hva er konsekvensen av en mulig feil? Juridisk vurdering Risikovurdering 31
4. Klagehåndtering Hvor lenge varer klagebehandlingen og når bør kontrakt signeres? Klage Klage Klage Tildelingsbeslutning 1 Tildelingsbeslutning 2 Svar Karensperiode Karensperiode Mulighet for omgjøring Mulighet for omgjøring 32
Takk for oss! 33