NES HAGEBY BÅTFORENING (NHB) GENERALFORSAMLING 2015 Styret i NHB innkaller herved til generalforsamling. Generalforsamlingen vil finne sted i Kirkestuen HOLMEN KIRKE 5. mars, 2015 kl. 20:00 DAGSORDEN 1. Godkjennelse av dagsorden og valg av referent 2. Styrets beretning for 2014 3. Regnskap for 2014 4. Budsjett for 2015 5. Paul Rosenquist tidligere Ladac, forteller om strøm i båt 6. Innkomne forslag 7. Valg 8 Eventuelt Alle medlemmer som har betalt kontingent for 2014 har stemmerett. Et medlem kan avgi en tilleggsstemme etter skriftlig fullmakt. Det vil bli servert kaffe/te og kaker. Vi håper på god oppslutning og ønsker samtlige medlemmer VELKOMMEN! Klipp/riv -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- FULLMAKT VED GENERALFORSAMLINGEN I NES HAGEBY BÅTFORENING 2015 Navn: Adresse: har fullmakt til å stemme på mine vegne.. Adresse Navn (underskrift) Side 1 av 15
Kjære båtforeningsmedlem. Vedlagt vil du finne innkalling og saksliste til årets generalforsamling. 2014 har vært et år hvor mange nye ting og forbedringer skulle prøves ut. Det meste har gått meget bra, men fremdeles har vi igjen oppgaver som venter slik at vi kan få en havn som fungerer helt slik medlemmene gjerne vil ha den. De to siste årene har gått hårdt ut over økonomien for å kunne klare av det store «programmet» vi hadde planlagt, men det har gått bra og vi er på god vei til å styrke vår finansielle status igjen. Dette beror på godt utført arbeid av dem som har styrt økonomien og de som har hjulpet styret. Vi har en fast «gjeng» som møter opp til dugnad, enten det regner eller skinner. Når været tillater det får vi gjort en hel del på denne måten. Som medlemsdrevet forening kunne vi ønske oss at enda flere er med og hjelper. Det behøver ikke være på de faste dugnadene om det ikke passer. Der er mange ting som skal gjøres resten av året så det er bare å melde seg til styret om du har lyst å hjelpe med noe. Årsmøtet ( generalforsamlingen) er foreningens øverste organ og det er der du kan øve din innflytelse og være med å bestemme hvordan foreningen skal drives. Det er alles ansvar at vi klarer å holde en velfungerende båtforening i gang. Til årets møte har vi vært så heldige å få med Paul Rosenquist ( Tidl. Ladac) til å fortelle oss viktige ting om strøm i båt. Paul er en av de fremste på dette feltet og kan sikkert gi deg gode tips. SÅ VEL MØTT TIL ÅRETS GENERALFORSAMLING I NHB Samtidig ønsker styret alle medlemmer et riktig godt «båt år» Styret. 2. STYRETS BERETNING FOR NES HAGEBY BÅTFORENING 2014 2.1 Generelt Styret har i perioden bestått av: Nils J Mortensen Dag Bærvahr Erland Martinsen Arne Giske Mats Rinaldo Nils Henrik Sanner Axel Hveding formann opplagssjef kasserer ass. kasserer båtplass sjef havnesjef vaktsjef Ståle Johansen og Torkill Nordal-Olsen har vært revisorer. Antall medlemmer i Nes Hageby Båtforening er 169 pluss 1 eiendom med oppsigelig leieavtale, totalt 170. Side 2 av 15
2.2 Sentrale oppgaver for styret i 2014 Følgende hovedaktiviteter har vært gjennomført: Drift av havn og opplagsplass Tilrettelegging og gjennomføring av vaktordning Tilrettelegging av dugnad vår og høst. Utbedring av kaien ved bl.a. støping av ny søyle/nytt fundament for å hindre utglidning Deltagelse ved planlegging av kyststi gjennom NHBs område Utskiftinger på bryggene har bestått i nye luftslanger, utskifting av ødelagte utriggere Ny elektrisk koplingsboks på brygge tre Det er også kjøpt inn ny påhenger til NHBs båt Veien mellom opplagsplassen og kranbryggen er oppgradert Dugnaden vår og høst 2014 Dugnaden ble gjennomført med meget god oppslutning og bra resultat. I forkant av dugnaden hadde vi planlagt og fordelt oppgaver i samarbeid med styret i Nes Hageby Vel. Ved dugnadene i år vil det bli satt opp arbeidslister og nødvendig utstyr skal være på plass til dugnadene. Også høstdugnaden fikk bra oppslutning i år. Dette er viktig for å sikre at havnen er best mulig rustet til å møte vinterens påkjenninger. Badebryggen er også i år tatt på land for å unngå skade fra isen. Vi takker alle som har vært med for innsatsen. Vi planlegger neste års dugnader som vanlig med en vårdugnad og en høstdugnad. Vi vil også tilrettelegge for at medlemmer som er forhindret på dugnadsdagene kan få alternative arbeidsoppgaver på andre dager. Dette vil i hovedsak dreie seg om olje og malearbeider, da disse ikke kan utføres hvis det regner på dugnadsdagen. Vi håper det blir like stor oppslutning om dugnadene i 2015. 2.3 Båtplasser, sommerhavn og vinterhavn Medlemmene i båtforeningen har blitt flinkere til å sende inn melding om medlemskategori og plassbehov innen fristen, men det er fortsatt noen som søker sent eller unnlater å søke. Dette skaper problemer da det blir vanskelig å plassere båter i havnen. Dette medfører også at vi i blir nødt til å omfordele tildelte plasser for å få kabalen til å gå opp. En annen utfordring ved sene søknader er at vi ikke kan bekrefte plasser til alle Side 3 av 15
søkere som venter på plass. I 2014 var det også en del søkere som kansellerte søknaden om plass like etter at båtsesongen startet. Kommunikasjon med de som har båtplasser via e-post ser også ut til å fungere tilfredsstillende. Styret minner om at samtlige som søker båtplass må oppgi en gyldig e-post adresse som blir lest jevnlig. Det har vært noen problemer med enkelte medlemmer som ikke har sjekket at søknaden er blitt sendt som den skal. Dersom man ikke fyller inn alle påkrevde felt, vil søknaden ikke bli sendt og man får en beskjed på skjermen. Dersom søknaden er sendt inn, skal man motta bekreftelse både på skjermen og på den e-postadresse man har oppgitt. Våre to kajakkstativ er fylt opp, men dessverre navnelistene ødelagt av vind og vær. Vi vil etablere nye og værsikre lister. 2.4 Havnen I sesongen 14/15 kjøres det bobler på brygge 2 og 3. Det betyr at vi nå har doblet kapasitet, og det skulle derfor være mulighet for alle medlemmer å benytte seg av boblehavnen. Etter ny og forbedret strømforsyning har blitt lagt, har det også vært lite driftsstans. Selv om vi har en lun havn kan vi, som vi har opplevd i vinter, få kraftige vindkast inn i anlegget når det blåser fra gitte vindretninger. I fjor vinter var det flere alvorlige skader på brygge 2. Denne vinteren er det brygge 3 som har fått unngjelde i den kraftige vinden som var i julen. Det er viktig at alle som har båter i havnen påser at båten er forsvarlig fortøyd og vi understreker viktigheten av at fortøyningene er tilstrekkelig stramme. I den grad det er ledige båser mellom båtene må mellomrommet sikres med tau. Presenninger må også sikres, og styret anbefaler at man benytter presenninger som er tilstrekkelig kraftige. Til høsten vil det bli gitt tydelige instrukser for hvordan båtene skal fortøyes. Hver båt kan maks benytte 100 watt i vinterhavnen. Husk at strømmen går i strømsøylen ved for stor belastning. Styret anmoder medlemmene om å hjelpe med å måke bryggene når det er mye snø. Det er satt ut snøryddingsutstyr ved vaktboden. Hvis man oppdager feil eller mangler i havnen er det viktig at disse blir rapportert til styret eller til aktuell båteier. Vi har ikke løpende tilsyn med bryggene, og foreningen er derfor avhengig av at den enkelte følger med. Send oss en melding fra våre hjemmesider under kontakt, så vil meldingen bli videresendt rette vedkommende. Side 4 av 15
2.5 Opplagsplassen Vårens båtutsett ble gjennomført 9. og 10. mai uten problemer. Styret minner om at det er den enkeltes ansvar å fjerne sitt opplagsutstyr etter båtutsett og senest før foreningens vårdugnad. Høstens opptak ble gjennomført 16., 25. og 27. september, og opptaket forløp uten problemer. Det er viktig at styret vet hvem som står hvor i tilfelle noe skulle skje i løpet av vinteren. Det er derfor obligatorisk at alle merker båtene sine med navn og telefonnummer. Det ligger merkelapper i kassen ved opplagsboden. Det er kommunen som stenger vannet for vinteren, vanligvis i midten av oktober. Etter dette er det ikke mulig å spyle båtene. Det samme gjelder for båthavna. Det har vært anledning for medlemmer å sette tilhengere på opplagsplassen når vårdugnaden er over, forutsatt at de blir fjernet i god tid før opptaket. I fjor var det svært mange som ikke fjernet tilhengerne fra opplagsplassen på angitt tidspunkt. Det var også flere som ikke fjernet hengeren i det hele tatt, flere av disse tilhørte personer som verken var medlemmer eller hadde tilknytning til båtforeningen. Dette bidrar til rot på opplagsplassen og medfører betydelig merarbeid for styret. Dette er bakgrunnen for at det kommer et forslag om registrering av alle tilhengere som er på plassen, og kontrollavgift for tilhengere som er plassert der uten registrering. Båtutsett 2015 er planlagt til fredag 8. og lørdag 9. mai. Båtopptaket er planlagt til torsdag 24. og lørdag 26. september. 2.6 Vaktordningen sommeren 2 Gjennomføringen av vaktordningen har i år forløpt tilfredsstillende. Det var 5-6 netter uten vakt i løpet av 2014. Dette har vært ganske stabilt sammenlignet med tidligere år. Videoovervåkning av havneanlegget var ikke i full drift i 2014. Styret søker nå etter et firma som kan ta jevnlig vedlikehold av anlegget, slik at driften opprettholdes. Det har ikke vært meldt om stjålne båter eller innbrudd i løpet av 2014. De som ikke har møtt til vakt uten gyldig grunn vil bli kontaktet pr e-post og blir bedt om å innbetale kr. 1000 i straffegebyr til foreningen i henhold til vedtak i Generalforsamlingen 2007. Vi har i sommer hatt to «Vikarvakter» som har stilt opp flere ganger. Det har fungert godt. De har navn og tlf. nr. på hjemmesiden. På grunn av tidligere uheldige hendelser minner vi om at det ikke er tillatt for ungdommer å tilby seg å ta vakter direkte ved oppslag på vaktboden, og medlemmer har heller ikke mulighet for å benytte innleie av vakter med mindre man kjenner disse personlig eller at personen som leies inn er godkjent av foreningen og er oppsatt som mulig vakt på foreningens hjemmeside. Nye vakttider: Side 5 av 15
Styret har hatt en diskusjon om vaktordningen og vakttidene. Etter sammenligning med andre havner og med krav fra forsikringsselskap vedrørende vakthold i båthavnen, har styret vedtatt at vaktordningen fra sesongen 2015 skal ha følgende tider: Vakt fra kl. 22.00 til kl. 04.00. Dette skal ivareta sikkerheten på en like god måte, samtidig som at vakten kan få noen timer søvn før man skal på jobb. Årets vaktliste vil bli sendt ut på e-post samtidig som listen blir lagt ut på hjemmesiden. Side 6 av 15
2.7 Løpende vedlikehold Vår oppsynsmann har også i 2014 har vært Aage Halvorsen. Han har vært en god ressurs for Båtforeningen og vi er glade for å kunne bekrefte at Aage fortsetter som oppsynsmann også neste år med nye gode tiltak. Her er listen over oppdrag Aage har løst i 2014: Mai til juli Ettersett brygger og havn etter vinter, vedr. vedlikeholdsbehov for sesongen. Kontrollert alle brygger og uteriggerinnfestinger. Etterstrammet festebolter. Montert nye festebolter etter behov. Festet luftslanger og byttet ut div. strips og klammere. Prøvestartet kompressorer. Dykket på alle moringer for bøyer. Trekkprøvet / belastet moringer og bøyer. En røk ved lav belastning. Disse er ikke å anbefale utleid i den forfatning som de er pr. tiden. Alle bør byttes, komplett. Fjernet defekt moringkjetting og bøye. Kastet på Isi-fylling. Fjernet søppel fra havn og lille Hawaii. Bistått med planlegging av dugnaden. Veiledet deltakere på dugnad vedr. teknisk arbeid i havn. Kjøpt inn utstyr for vann og luftanlegg i havn. Kjøpt inn manglende dyser etc for brygge 2. Fjernet skrot og søppel fra hovedkaien. Kjørt på Isi-fylling. August til november Byttet vannslange mellom brygge 3 og 4, fordi den som var der lå med strekkbelastning. Kontrollert brygger og utriggere. Reparert /sveiset og laget nytt hengsel for utrigger på brygge 2. Fjernet søppel fra lille Hawaii og havn. Fjernet gamle bøyer etc som har kommet rekende til havnen. Kjørt dette på Isi-fylling. Reparet og bygget ferdig luftanlegg til brygge 1,3,4. Byttet ut luftledning og montert lodd. Arbeidet i sammen med Nils S. Kappet og tilpasset lodd for luftslanger. Gjort innkjøp av utstyr til bobleanlegget. Testet anlegg, justert lufttrykk fra kompressor og ut på anlegg. Boret kontroll / inspsjonshull for kompressor. Tatt service på hovedkompressor. Mye kontakt med kompressorleverandøren. Bistått med planlegging av dugnaden, og veiledet under dugnaden. Side 7 av 15
2.8 IT Vi har i dag en web-løsning som vi deler med Nes Hageby Vel. Denne brukes for å legge ut informasjon om båtforeningen og for å søke om sommerhavn, vinterhavn og vinteropplag. Vi ser at vi trenger et bedre system for å vedlikeholde kontaktinformasjon (mail adresse og telefonnummer) til våre medlemmer. Vi vil prøve å få til en løsning hvor medlemmene selv kan endre dette (Min side funksjon). Dette vil gi styret bedre mulighet til å kommunisere til våre medlemmer. Vi ser også på muligheten på å forenkle web en slik at søknadsprosessen blir enklere. Et tiltak for å imøtekomme behovet for mer effektiv elektronisk kommunikasjon med brukerne er at styret vil bli forsterket med en web-ansvarlig. Side 8 av 15
3. Regnskap 2014 Side 9 av 15
KOMMENTARER TIL REGNSKAPET FOR 2014 Inntekter Sum inntekter utgjør kr. 602 567,- mot budsjettert kr. 588 000,-. Inntekter fra sommerhavn er vesentlig høyere enn budsjettert, mest på grunn av betydelig inntektsøkning fra leietakere. Økning i båtbredde slår positivt ut for inntekter fra både leietakere og aktive medlemmer. På tross av at antall aktive medlemmer i 2014 er redusert (flere har blitt passive), har inntektene fra sommerhavnen økt fra 2013. Inntekter fra vinterhavn er derimot en del lavere enn budsjettert, både fra medlemmer og leietakere, og dette gjelder også inntekter fra vinteropplag for leietakere, mens inntekter fra vinteropplag for medlemmer er på budsjett. Lavere inntekter fra vinteropplag for leietakere kan skyldes at båtene er blitt for store for opptak, og reduserte inntekter fra vinterhavn tyder på at flere velger vinteropplag andre steder. Inntekter fra kontingenter er noe lavere enn budsjettert, fordi flere meldte overgang fra aktivt til passivt medlemsskap. For øvrig bidrar momsrefusjon fra KNBF til at samlede inntekter er over budsjett. Kostnader De samlede kostnader utgjør kr. 469.458,- hvilket er en del høyere enn budsjettet på 406.000,-. Utgifter til generelt vedlikehold/anleggsutbedringer/nyanskaffelser er høyere enn budsjettert av flere grunner. Utbedring av kaien ved bl.a. støping av ny søyle/nytt fundament for å hindre utglidning ble en del dyrere enn budsjettert, og vedlikehold/utbedring av bryggeanlegget likeså. I tillegg ga en vannlekkasje i havnen Side 10 av 15
uventet høy vannavgift til Asker kommune. Utgifter til oppgradering av det elektriske anlegget i havnen ble også i år høyere enn budsjettert, men i likhet med vedlikehold/utbedringer for øvrig, er dette arbeider som har vært helt nødvendige å få utført. Etter store løft i nyanskaffelser, utbedringer og vedlikehold de siste par årene, anser styret nå at anlegget er i god teknisk stand. Det er også i år lagt ned stor dugnadsinnsats fra formann og havnesjef for å få dette på plass før vintersesongen og til lavest mulig kostnad. Resultat Resultatet for regnskapsåret er med dette et overskudd på kr. 131.609,- mot et budsjettert overskudd på kr. 183.000,-. Avviket skyldes ekstrakostnadene beskrevet ovenfor. BALANSE PR. 31.12. 2014 Ved utgangen av regnskapsåret er det kr. 306.716,- på foreningens konto. Videre er det kr. 49.141,- i utestående fordringer og en kortsiktig gjeld på 3.000,-. Foreningens egenkapital utgjør med dette kr. 352.857,- mot kr. 221.248,- pr. 31.12 2013. 4. BUDSJETT 2015, se neste side. Side 11 av 15
Side 12 av 15
Side 13 av 15
Budsjettkommentarer 2015 Inntekter Samlede inntekter i budsjettet utgjør kr. 585.000,- Styret anbefaler uendrede priser og kontingenter også i 2015. Pris for kranbil ved opptak og utsett er i henhold til priser mottatt fra kranfører. Kostnader Samlede kostnader for 2015 er estimert til kr. 385.000,-. Etter at foreningen har oppgradert anlegget betydelig i 2012, 2013 og 2014 er de budsjetterte kostnader for 2015 tilbake på et mer nøkternt nivå. Foreningens egenkapital betinger også et lavere investeringsnivå og lavere kostnadsnivå i årene som kommer. Nærmere kommentarer til utvalgte kostnadselementer er gjengitt nedenfor: Generelt vedlikehold/anleggsutbedringer/ nyanskaffelser, kr 130.000,-: Et nøkternt kostnadsbudsjett totalt sett gir likevel rom for enkelte utbedringer, i tillegg til vedlikehold som er nødvendig. Planlagt asfaltering av vei fra opplagsplass til kaien, kr 50.000,- samt grus til opplagsplass, kr 10.000,- inngår her. Nødvendig vedlikehold består av ny moring til brygge 1, utskifting av 2 utriggere, stoppekran, vannslange og diverse. Erfaringsmessig påløper det en del uventede utgifter, og totalt sett har vi budsjettert med kr. 130.000,- for denne utgiftsposten. Strøm, kr 90.000,-: Variasjon i strømkostnadene fra år til år har tidligere vært en usikkerhetsfaktor i budsjettet. For både 2014 og 2013 ble disse omtrent som budsjettert, mens de var betydelig lavere enn budsjett for 2012. I budsjett for 2015 har vi holdt strømutgiftene uendret. Prognoser for strømpriser tilsier at disse holdes uendret. Oppgradering elektrisk anlegg havn/ opplagsplass, kr 20.000,-: I 2015 er det kun budsjettert med kr 20.000,- til denne budsjettposten, da det elektriske anlegget nå er oppgradert, og de viktigste arbeidene er unnagjort. Noen vedlikeholdsutgifter må likevel påregnes her. Avsluttende budsjettkommentarer for 2015: Ifølge budsjettet for 2015 vil foreningens egenkapital øke med kr. 200 000 til ca kr. 550 000,- ved ugangen av 2015. Dermed vil handlefriheten for å møte nye utbedrings- og vedlikeholdsbehov være noe høyere ved budsjettperiodens slutt enn i dag. Styret ønsker likevel å holde et nøkternt kostnadsnivå også utover budsjettperioden. Med et mål om årlige overskudd på omkring kr 200.000,- de tre nærmeste årene, vil foreningen være i stand til å egenkapitalfinansiere utskiftning av brygge 1 våren 2018. 5. INNMELDTE FORSLAG Styret kommer med følgende 3 forslag: a. Forsterking av styret med en web-ansvarlig Side 14 av 15
b. Kontrollavgift for plassering av tilhenger på opplagsplassen uten tillatelse settes til kroner 1 000,-. Styret setter opp skilt og etablerer enkle registreringsrutiner. c. Oppdatering av vedtektene slik at de overensstemmer med fattede vedtak i generalforsamlingen og praksis i båtforeningen. 6. VALG Alle styremedlemmer har sagt seg villig til gjenvalg. Styret vil i så fall bestå av følgende styremedlemmer for kommende periode: - Nils J Mortensen, formann - Erland Martinsen, kasserer - Arne Giske, ass. kasserer - Nils Henrik Sanner, havnesjef - Dag Bærvahr, opplagssjef - Mats Rinaldo, båtplassjef - Axel Hveding, vaktsjef - Tore Nilsen, web ansvarlig Revisorer: - Ståle Johansen - Vi har ikke funnet erstatter for Torkill Nordal-Olsen. Styret vil jobbe med dette frem til generalforsamlingen Styret vil selv omfordele på oppgavene dersom det er hensiktsmessig. Styret takker Torkill Nordal-Olsen for innsatsen som revisor. 7. EVENTUELT Side 15 av 15