NES HAGEBY BÅTFORENING (NHB)

Transkript

1 NES HAGEBY BÅTFORENING (NHB) GENERALFORSAMLING 2013 Styret i NHB innkaller herved til generalforsamling. Generalforsamlingen vil finne sted i: Menighetssalen ( opp trappen tvers over Kirkestuen hvor vi pleier å være) HOLMEN KIRKE 13. februar, 2013 kl. 19:30 DAGSORDEN 1. Godkjennelse av dagsorden og valg av referent 2. Styrets beretning for Regnskap for Budsjett for Ass.generalsekretær i KNBF Endre Solvang orienterer om kollektivt medlemskap i Båtforbundet. 6. Innkomne forslag 7. Eventuelt 8 Valg Alle medlemmer som har betalt kontingent for 2012 har stemmerett. Et medlem kan avgi en tilleggsstemme etter skriftlig fullmakt. Det vil bli servert kaffe/te og kaker. Vi håper på god oppslutning og ønsker samtlige medlemmer VELKOMMEN! Klipp/riv FULLMAKT VED GENERALFORSAMLINGEN I NES HAGEBY BÅTFORENING 2012 Navn: Adresse: har fullmakt til å stemme på mine vegne.. Adresse Navn (underskrift) Side 1 av 16

2 2. STYRETS BERETNING FOR NES HAGEBY BÅTFORENING Generelt Styret har i perioden bestått av: Nils J Mortensen Dag Bærvahr Arne Giske Erland Martinsen Mats Rinaldo Nils Henrik Sanner Axel Hveding formann opplagssjef kasserer kasserer båtplass sjef havnesjef vaktsjef Ståle Johansen og Torkill Nordal-Olsen har vært revisorer. Antall medlemmer i Nes Hageby Båtforening er 169 pluss 1 eiendom med oppsigelig leieavtale, totalt Sentrale oppgaver for styret i 2012 Pålegg fra generalforsamlingen 2012, herunder: Planlegging og utskiftning av brygge 3. Bobleanlegg for brygge 3 og 4 og hus for kompressor. Oppgradering av kranbryggen med nytt skjørt og benk. Deltagelse ved planlegging av kyststi gjennom NHB`s område. Nytt elektrisk anlegg, ny kabel til kranbryggen og nytt bryggelys på bryggen. Kajakkstativ montert av aktive medlemmer. Gjennomføring av pålegg gitt ved forrige årsmøte. Tilrettelegging og gjennomføring av vaktordning. Felling av store trær på opplagsplassen Beslutning om foreningsmedlemskap i KNBF (Kongelig Norsk Båtforbund) Tilrettelegging av dugnad vår og høst. Side 2 av 16

3 Utskifting av brygge 3 I tråd med vedtak i fjorårets generalforsamling er brygge 3 skiftet ut. Nils Sanner har vært ansvarlig for dette arbeidet. Utskiftingen har bestått i en delvis utskifting og delvis rehabilitering. Alle utriggerne er skiftet ut. Bryggen er også dratt sammen slik at det ikke lenger er broer mellom elementene. Dette gjør det lettere å bevege seg på brygga og gir også et bedre estetisk inntrykk. Bryggen er nå ferdig montert, men det gjenstår en del elektro-arbeider. Bobleanlegg er også montert, og dette fungerer iht. spesifikasjonene. Det er laget et provisorisk kompressorhus, men dette vil bli erstattet at et permanent som også vil føre til mindre støy fra anlegget. Anlegget er et bunnanlegg og det må derfor ikke ankres i havna. Brygge 4 har også fått en bobleslynge slik at denne er beskyttet mot slitasje fra isen. Oppgradering av kranbryggen Kranryggen hadde fått skader av en lekter tidligere, og det var nødvendig å skifte ut ytterkledning. Det er nå laget skjørt som er borret inn i bryggen, og det er montert fendere. Arbeidet ble utført av Åge Halvorsen ; Nils Mortensen og Nils Sanner. Oppgradering av det elektriske anlegget på opplagsplassen I løpet av våren fikk vi tatt bort den gamle kabelen fra brakken på opplagsplassen til kranbryggen da denne var uforsvarlig. Vi fikk satt opp ny stolpe og ført ny kabel frem til kranbryggen og montert nytt lys der. På opplagsplassen fikk vi en full gjennomgang av det elektriske opplaget for strøm til brakke opplagsplass. Det er nå et oppgradert medgodkjent sikringsskap og tilstrekkelig med nye, forsvarlige uttak av strøm til opplagsplassen. Arbeidet er utført av firma Protech Elektro, ansvarlig Roar Helgaasen. Strøm og vannsøylen på nordsiden av opplagsplassen har en jordfeil og er derfor koblet ut. Vi må mest sannsynlig grave en grøft tvers over plassen for å legge en ny kabel. Dette blir nærmere vurdert til våren etter båtutsetting. Dugnaden mai 2012 Dugnad ble gjennomført med meget god oppslutning og bra resultat. I forkant av dugnaden hadde vi planlagt og fordelt oppgaver i samarbeid med styret i Nes Hageby Vel. Ved dugnadene i år vil det bli satt opp arbeidslister og nødvendig utstyr skal være på plass til dugnadene Også høstdugnaden fikk bra oppslutning i år og noe som er viktig for å sikre at havnen er best mulig rustet til å møte vinterens påkjenninger. Badebryggen er også i år tatt på land for å unngå skade fra isen og landfestene på brygge 4 er slakket slik at de bedre står imot isbelastningene. Vi håper det blir like stor oppslutning til dugnadene i Styret vil vi ytterligereforbedre planleggingen av dugnaden slik at deltagerne lettere kan utføre sine oppgaver og arbeide mer rasjonelt. Side 3 av 16

4 Kajakkstativ: Vi har nå to stativ som er bygget av aktive medlemmer som på den måten har en fast kajakkplas inntil videre. Forøvrig er der noen som har lagt inn kajakker uten å ha blitt tildelt plass og dette har forårsaket en del problemer for dem som hadde plass. Vi ser gjerne at de som har tildelt plass og ikke meldt hvilke nr. de ligger på melder fra til formannen. 2.3 Båtplasser og sommerhavn Medlemmene i båtforeningen har blitt flinkere til å sende inn søknad om plass innen fristen, men det er fortsatt noen som først søker etter fristen. Dette skaper problemer da det blir vanskelig å plassere båter i havnen. Dette har også ført til at vi i noen tilfeller har sett oss nødt til å omfordele tildelte plasser for å få kabalen til å gå opp. En annen utfordring har vært at når det kommer søknader inn sent så kan vi ikke bekrefte plasser til alle søkere som venter på plass. I 2012 har vi også sett at noen søkere kansellerer søknaden om plass like etter at båtsesongen startet. Styret kommer til å vurdere tiltak for sikre at søknadene blir bindende. Kommunikasjon med de som har båtplasser via e-post ser også ut til å fungere tilfredsstillende. Styret minner om at samtlige som søker båtplass må oppgi en gyldig e-post adresse som blir lest jevnlig. Det har vært noen problemer med enkelte medlemmer som ikke har sjekket at søknaden er blitt sendt som den skal. Dersom man ikke fyller inn alle påkrevde felt vil søknaden ikke bli sendt og man får en beskjed på skjermen. Dersom søknaden er sendt inn skal man motta bekreftelse både på skjermen og på den e- post adresse man har oppgitt. Frist for innsending av skjema er 20. mars Vinterhavnen Bobleanlegget på «nye» brygge 2 fungerte bra også i fjor. Ber om at alle sjekker båtene ved snøfall og snørydder på sin del av brygga+gjerne også hos naboen Husk at strømmen går i strømsøylen ved for stor belastning. Hvis alle uttakene på en søyle er belastet med mer enn 200 watt så slås sikringen ut. Styret vil be medlemmene om å respektere søknadsfrister og forstå at det medfører mye ekstra arbeid og uheldige meldinger til leietakere ved etteranmeldte søknader. Styret vil be medlemmene om at hjelpe med å måke bryggen når det er mye snø. 2.5 Opplagsplassen Vårens båtutsett ble gjennomført 4. og 5. mai uten problemer. Styret minner om at det er den enkeltes ansvar å fjerne sitt opplagsutstyr etter båtutsett og senest før foreningens vårdugnad. Side 4 av 16

5 Båtutsett for 2013 vil bli foretatt fredag 3. og lørdag 4. mai. Medlemmers båttilhengere kan settes på opplagsplassen etter utsett. Alle hengere skal være merket med navn og telefonnummer. Vi ber også om at alle som har henger på opplagsplassen varsler opplagssjefen på Vi minner om at alle må fjerne hengerne i god tid før opptaket starter i september slik at plassen kan ryddes for ugress mv. Høstens ordinære opptak skulle vært gjennomført 20. og 22. september. Dessverre ble vår kranfører syk kort tid før opptaket og erstatning var ikke å oppdrive på så kort varsel. Opptaket ble derfor noe forskjøvet og foregikk over flere hverdager uken etter. Fleksible medlemmer bidro til at dette forløp greit. Opplagsplassen er i år igjen fullt belagt. Båtopptak for 2013 vil bli foretatt fredag 27. og lørdag 28. september. Det er viktig at styret vet hvem som står hvor, i tilfelle noe skulle skje i løpet av vinteren. Det er derfor obligatorisk at alle merker båtene sine med navn og telefonnummer. Det er kommunen som stenger vannet for vinteren, vanligvis i midten av oktober. Etter dette er det ikke mulig å spyle båtene. Det samme gjelder for båthavna. 2.6 Vaktordningen sommeren 2012 Gjennomføringen av vaktordningen har i år forløpt tilfredsstillende. Det var i alt 3 netter uten vakt i løpet av 2012 sammenlignet med 6 netter i 2011 og 8 i Det var kontakt med dem som skulle ha vært på vakt. De tok kontakt selv da de ble klar over misforståelsen, på selve vaktøkten eller dagen etter. Da var det for sent for å få inn vikar, naturligvis var tredje år med videoovervåkning av havneanlegget. Systemet har fungert bra. Vi har ikke hørt om innbrudd i båter. Selv om videosystemet har fungert tilfredsstillende vil foreningen forsøke å iverksette noen forbedrende tiltak inkludert: Tilkobling av videokamera via internett Bedre kvalitet på ansiktsgjenkjenningsbilder Jevnlig serviceavtale med egnet leverandør. De som ikke har møtt till vakt uten gyldig grunn vil bli kontaktet pr e-post og blir bedt om å innbetale 1000kr i straffegebyr til foreningen i henhold til vedtak i Generalforsamlingen Vi har i sommer hatt 2 «Vikarvakter» som har stilt opp flere ganger. Det har fungert godt. De har navn og tlf. nr. på hjemmesiden. På grunn av tidligere uheldige hendelser minner vi om at det ikke er tillatt for ungdommer å tilby seg å ta vakter direkte ved oppslag på vaktboden, og medlemmer har heller ikke mulighet for å benytte innleie av vakter med mindre man kjenner disse personlig eller at personen som leies inn er godkjent av foreningen og er oppsatt som mulig vakt på foreningens hjemmeside. Side 5 av 16

6 Årets vaktliste ble sendt ut på mail (til de mailadresser som blir lagt inn ved søknad om båtplass) samtidig som listen legges ut på foreningens hjemmeside. Side 6 av 16

7 2.7 Løpende vedlikehold Vår oppsynsmann også for 2012 har vært Aage Halvorsen. Han har vært en god ressurs for Båtforeningen og vi er glade for å kunne bekrefte at Aage fortsetter som oppsynsmann også neste år med nye gode tiltak. Her er listen over oppdrag Aage har løst i 2012: Januar til april Ettersett havn og bobleanlegg. Kontrollert og åpnet opp tette og tilfrossede lufttyser. Byttet ut defekte festestrips. Kontrollert isdannelse ved brygger. Startet opp strømsettere som var slått ut. April til mai Kontrollert havn etter vinter. Deltatt på planlegging av dugnad med Nils Sanner. Kjøpt inn materiell og verktøy / utstyr for dugnad. Deltatt på vårdugnad. Kontrollert innfestinger for badestiger. Festet luftslange ytterst på brygge 2. Mai til august Jevnlig inspeksjoner av havnen tidvis Sjekket kjettinger og innfestinger av utriggere. Strammet løse bolter på enkelte uteriggere. Byttet ut flere røket festestrips for luftslanger. Demontert gammelt bjelkelag og kledning på kranbrygge sammen med Axel Hveding og Nils Sanner. Montert nytt bjelkelag med nye innfestinger i betongen og ny kledning på kranbrygge, i sammen med Nils Sanner og Nils Mortensen. Sikret ytre betongelement på brygge 3 som hadde røket etter sterk vind i havna. Kontrollert og funnet feil på moringkjetting. Fraktet ut nye betongelementer for bruk som midlertidige moringer, og festet disse med moringstau til bryggen. Strammet opp og justert inn bryggen, i forhold til landfestet. Gjennomført ved hjelp av egen båts sterke skyvekraft. Fulgt opp prosess med opprydding etter sunket båt på brygge 4. Fjernet oljelense som lå igjen etter forliset. Rettet opp landganger som stadig forskyver seg. Tidvis fjernet søppel. August til oktober Ryddet havn for kanner som var på vidvanke fra gammel badeflåte. Sørget for fjerning av badeflåte med kranbil. Bistått med å få flåte og oljelense på kranbil. Tidvis fjerning av søppel på Lille Hawaii og i havn. Deltatt på planlegging av høstdugnad. Demontert vannledning på brygge tre, pga klargjøring før arbeid der. Montert ny albue og luftdyse, som var falt av på bobleanlegg. Startet anlegg og kontrollert at alle dyser blåser. (29. okt) November til Møter med montøren av ny brygge ( nr. 3) sammen med Nils Sanner. desember Bygget hus for ny kompressor sammen med Nils Sanner og Nils Mortensen. Styret vil igjen oppfordre medlemmer til å være med på å ta vare på våre brygger, gi oss beskjed hvis dere ser noe som bør utbedres på bryggene/utriggerne etc. send oss en melding fra våre hjemmesider under kontakt, meldingen blir videresendt rette vedkommende Side 7 av 16

8 IT Siden 2011 har all kommunikasjon med medlemmer foregått via foreningens hjemmeside eller via e-post. Løsningen har fungert tilfredsstillende i 2012 og er arbeidsbesparende for styret av foreningen. Det nye søknadskjemaene for båtplass og vinteropplag fungerer på foreningens hjemmeside fungerer bra, og bidrar til mere effektiv behandling av søknader og mindre rom for menneskelige feil i prosessen. Styret har som vedtatt ved 2011 generalforsamling innført en fast budsjettpost for IT for å bedre kvaliteten og stabiliteten rundt hjemmesiden til foreningen. Styret har vært i kontakt med Telenor og Get vedrørende installasjon av trådløst nett i havnen. Dette har vist seg å være mere komplisert enn antatt, men styret håper å få på plass trådløst nett i løpet av neste sesong. Styret minner om at medlemmer som ikke har tilgang til internett eller e-post kan ta kontakt med styrets medlemmer for å gjøre egne avtaler i en overgansperiode. Side 8 av 16

9 3. Regnskap 2012 Nes Hageby Båtforening Regnskap vs budsjett for år 2012 Faktisk Budsjett Faktisk Inntekter Sommerhavn - medlemmer Sommerhavn - leietakere Sommerhavn - utrigger Sum Vinterhavn - medlemmer* Vinterhavn - leietakere* Sum Opplagsplass - medlemmer* Opplagsplass - leietakere* Sum Kontingenter - aktive Kontingenter - passive Administrasjonsgebyr Sum Kranbil - opptak* Kranbil - utsett* Sum Sum avgifter, gebyrer og kontingenter Salg brygge Ekstraordinær medlemsavgift Avskrivning av gamle fordringer Sum inntekter * Vintersesongene 2011/12 og 2012/13 fakturert i 2012, noe som gir dobbel inntekt på disse postene. Kostnader Tjenestekjøp -kranbiler Generelt vedlikehold Anleggsutb./nyanskaffelser Vann/ forsikring/avgifter Strøm Regnskapsbyrå/diverse Hjemmeside oppgradering Videoovervåking Elektrisk fornyelse opplagsplass Støtte til NHB Vel (Sand) Oppgradering vaktbod Skogkultivering Oppgradering/ utskifting av brygge Sum kostnader Resultat før finans Netto finans Årsresultat Side 9 av 16

10 Nes Hageby Båtforening Balanse Eiendeler Kundefordringer Andre fordringer Periodiserte inntekter 0 0 Sum fordringer Bankinnskudd - sparekonto Bankinnskudd - driftskonto Sum bankinnskudd Sum eiendeler Egenkapital + gjeld Egenkapital IB Årets resultat Sum egenkapital (UB) Periodiserte kostnader Sum egenkapital + gjeld Kommentarer til regnskapet for Regnskapsprinsipper Regnskapsåret i Nes Hageby Båtforening går fra 1.januar til 31. desember. Det føres et kontantregnskap hvor resultatet fremkommer som differansen mellom innbetalinger og utbetalinger i regnskapsåret. Unntaket er ikke innbetalt medlemsavgift og leie som er ført som fordringer på medlemmer og eksterne leietakere. Videre er det også avsatt for større kostnadsposter hvor faktura ikke er mottatt. Alle investeringer utgiftsføres og det foretas ingen balanseføring. 3.2 Regnskapsføringen På basis av fakturagrunnlag fra båtplassjef og opplagsjef er vinteraktiviteter for vinteren 2011/12 fakturert i juni, dvs i etterkant av sesongen og sommeraktiviteter i september (ved avsluttet sesong). Vintersesongen 2012/2013 er fakturert ved inngangen til sesongen (november) av likviditetsmessige hensyn. Dette regnskapet har derfor to vintersesonger på et regnskapsår. Fremover kan det være hensiktsmessig å fakturere ved starten av sesongen da innmeldt bruk på denne måten blir mer forpliktende. Ved hjelp av innleid regnskapsfører er alle utgående og inngående fakturaer bokført løpende, alle innbetalinger og utbetalinger er avstemt mot banken og alle utestående beløp er purret opp. Selv om situasjonen i år er bedre, skaper dårlig betalingsdisiplin et betydelig merarbeid for kassererne. Side 10 av 16

11 3.3 RESULTATREGNSKAPET FOR 2012 Inntekter Sum inntekter utgjør kr ,- mot budsjettert kr ,-. Avviket skyldes at to vintersesonger er fakturert på dette regnskapsåret. Dette gjelder opplagsplass, vinterhavn og kranbil. Avvikene på de enkelte linjer i regnskapet er knyttet til kapasitetsutnyttelse. Kostnader Det er i 2012 foretatt vesentlige oppgraderinger av havneanlegget (ny brygge 3 inkl bobleanlegg), samt det elektriske anlegget på opplagsplassen. Dette medfører at det de samlede kostnader utgjør kr mot budsjettert kr ,-. Det ble på forrige årsmøte gitt tilslutning til en ekstra utvidelse av budsjettet med kr ,- til nytt bobleanlegg på brygge 3 hvis styret fant det forsvarlig. Således er kostnadene innenfor den budsjetterte ramme. Regnskapet er i stor grad selvforklarende. Kranbilkostnader er godskrevet kr for mye betalt i Strømkostnadene går opp og ned, både mht forbruk og pris. I 2012 har vi kommet gunstig ut. Resultat Resultatet for regnskapsåret er med dette et underskudd på kr ,- mot et budsjettert underskudd på kr ,-. Det positive avviket skyldes i stor grad at vi har fakturert to vintersesonger på et regnskapsår. 3.4 BALANSE PR Ved utgangen av regnskapsåret er det kr ,- på foreningens konto og kr ,- i utestående fordringer. Foreningens egenkapital utgjør med dette kr ,- mot kr ,- pr Side 11 av 16

12 3.5 REVISJONSBERETNING Side 12 av 16

13 4. Budsjett 2013 Side 13 av 16

14 Side 14 av 16

15 3.1 Budsjettkommentarer 2013 Inntekter Samlede inntekter i budsjettet utgjør kr Forskuddsvis fakturering av vinterhavn og vinteropplag for vintersesongen 2012/2013 innenfor budsjettåret 2012, har medført at de budsjetterte inntekter for 2013 er vesentlig lavere enn de faktiske inntekter for Styret anbefaler uendrede priser i 2013, mens kontingenten for aktive medlemmer foreslås økt fra kr 600 til kr 800, og for passive medlemmer fra kr 200 til kr 300. Dessuten anbefaler styret at administrasjonsavgift for egen utleie av båtplass og avgift for gangbar utrigger bortfaller. Administrasjonsavgiften for egen utleie oppfattes av mange medlemmer som urimelig og foreslås derfor fjernet, og bortfall av avgift for gangbar utrigger er en konsekvens av nye brygger. Dette vil forenkle faktureringen av sommerhavnen vesentlig. Økt kontingent for aktive og passive medlemmer kompenserer bare delvis for bortfall av administrasjonsavgift for egen utleie og avgift for gangbar utrigger. Dermed blir de budsjetterte inntekter for 2013, kr , noe lavere enn hva som var budsjettert for 2012, kr Styret vil likevel anbefale dette, tatt i betraktning at vi har lagt bak oss et år med store investeringer, og nå legger opp til et nøkternt kostnadsbudsjett for Etter flere års prisøkninger finner styret det rimelig å holde prisene uendret, samtidig som bortfall av de to nevnte avgiftskategorier forbedrer og forenkler foreningens prisstruktur. Pris for kranbil ved opptak og utsett er i henhold til justerte priser mottatt fra kranfører. Kostnader Samlede kostnader for 2013 er estimert til kr Etter at foreningen har oppgradert anlegget betydelig i 2012 ved utskiftning av brygge 3 inklusive nytt bobleanlegg, er de budsjetterte kostnader for 2013 tilbake på et mer normalt nivå. En del anleggsutbedringer og fornyelser ligger inne i budsjettet for 2013, spesielt elektrisk fornyelse på brygge 2 og 3 samt noe på opplagsplassen. Nærmere kommentarer til utvalgte kostnadselementer er gjengitt nedenfor: Anleggsutbedringer/ nyanskaffelser: Det er her avsatt kr , hvorav slynge til bobleanlegget for brygge 4 utgjør ca kr Strøm: Variasjon i strømkostnadene fra år til år er en usikkerhetsfaktor i budsjettet og disse ble betydelig lavere enn budsjettert for Styret har i 2013 tatt høyde for økte strømutgifter, og budsjettert med kr Vår ambisjon fremover er å forsøke å sette et tak på strømkostnadene, bl.a. gjennom bedre løpende kontroll. Elektrisk fornyelse på brygge 2 og 3 samt på opplagsplassen: Her gjenstår det fortsatt betydelige arbeider, og styret har budsjettert med kr i Side 15 av 16

16 Avsluttende budsjettkommentarer for 2013: Ifølge budsjettet for 2013 vil foreningens egenkapital øke fra kr pr til kr ved ugangen av Dermed vil handlefriheten for å møte nye utbedrings- og vedlikeholdsbehov være noe høyere ved budsjettperiodens slutt enn i dag. Budsjettet forutsetter en relativt stram kostnadsdisiplin gjennom 2013, etter et år som var preget av ekstraordinært høye investeringer. 5. INNMELDTE FORSLAG 6. VALG Alle styremedlemmer har sagt seg villig til gjenvalg. Styret vil i så fall bestå av følgende styremedlemmer for kommende periode: - Nils J Mortensen, formann - Erland Martinsen, kasserer - Arne Giske, ass. kasserer - Nils Henrik Sanner, havnesjef - Dag Bærvahr, opplagssjef - Mats Rinaldo, båtplassjef - Axel Hveding, vaktsjef Revisorer: - Ståle Johansen - Torkill Nordal-Olsen Styret vil selv omfordele på oppgavene dersom det er hensiktsmessig. 7. EVENTUELT Side 16 av 16