Referat fra årsmøte torsdag 26. februar 2015

Transkript

1 Referat fra årsmøte torsdag 26. februar 2015 Dagsorden 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Valg av dirigent, referent og to personer til å underskrive protokoll fra årsmøtet 3. Referat fra årsmøtet i Årsberetning 5. Regnskap 6. Budsjett 7. Fastsettelse av årskontingent, avgifter og antall dugnadstimer 8. Innkomne forslag 9. Valg Styreformann John Inge Bacher ønsket 43 medlemmer velkommen til årsmøtet i Norautrons lokaler. Han innledet med et minutts stillhet for medlemmer som har gått bort det siste året. Deretter gikk formannen over til årsmøtets dagsorden. Sak 1 - Godkjenning av innkalling og dagsorden. Møteinnkalling og dagsorden ble godkjent uten merknader. Sak 2 - Valg av dirigent, referent, tellekorps og to personer til å underskrive protokoll fra årsmøtet. Dirigent: Stein Erichsrud, referent: Gunnar Bjelland. Tellekorps: Mona Ranum og Hanne Thjømøe. Underskrift av protokoll: Hanne Noer og Ståle Nyrud. Sak 3 - Referat fra årsmøte 25. februar 2014 Referat fra årsmøtet i 2014 ble godkjent uten kommentarer eller andre merknader. Sak 4 - Årsberetning Årsrapporten for 2014 ble lagt fram og gjennomgått av styrets formann som deretter åpnet for kommentarer før evt. godkjenning. Ledige båtplasser Det ble stilt spørsmål om hvorfor vi har så mange ledige båtplasser så lenge det er mange søkere til plassene. Hvorfor er ikke ledige plasser fordelt til søkerne? -Driftssjefen svarte at det ikke alltid er samsvar mellom ledige plasser i havna og søkernes ønsker om båtplass. Det ble da bemerket fra salen at det faktisk er søkere til alle kategorier båtplasser, jfr. styrets årsmelding for Driftssjefen svarte at vi vil fordele båtplasser nå utover våren. Det skal ikke være vanskelig å selge eller leie ut ledige plasser. Men utover i mai - juni er det for sent, så plasser som blir ledige da er vanskelig å omsette eller leie ut. 1

2 Oppsamling av avfall fra bunnskraping Det ble stilt spørsmål ved den nye praksisen med at avfall fra bunnskraping skal samles opp som spesialavfall. Skal også blåskjell kastes i containeren med farlig avfall? -Driftssjefen svarte at det er riktig. Det eneste unntaket er blåskjell fra bryggene, de kan dumpes rett ned som før. Containeren med bunnstoff og skjell vil bli tømt når den er full. Det ble uttrykt bekymring fra salen for luktplage fra råtnende blåskjell i varmen. Merking av båter i opplag Det står nå i havneinstruksen at båter i opplag skal være merket med eierens navn og telefonnummer. Det kom spørsmål om det er tilstrekkelig å merke krybba, all den tid selve båten ofte er tildekket? -Det ble svart fra styret at det eneste kravet er at merkingen er synlig, og da er det ofte naturlig å merke krybba og ikke båten. Hvis noen ønsker hjelp til å lage laminerte navnelapper, er det bare å henvende seg til driftssjefen. Det kom forslag fra salen om å justere teksten i havneinstruksen til Båter i opplag skal være synlig merket... Årsberetningen ble deretter enstemmig godkjent. Sak 5 Regnskap Regnskapsfører redegjorde for regnskapet, revisors beretning og hennes egne kommentarer til regnskapet. Det ble deretter åpnet for kommentarer fra medlemmene. Leverandørgjeld / webkamera Det ble spurt om hvorfor foreningen har så stor leverandørgjeld (119 ) pr. 31/12-14? -Regnskapsfører forklarte at dette var en kombinasjon av flere forhold: Største enkeltpost var innkjøp av nytt webkamera til 65000, dessuten hadde vi flere utgifter på slutten av året som ikke var forfalt til betaling ved årsskiftet, som reparasjon av kran og ny gatelykt. Medlemmene reagerte spesielt på den store utgiften til webkamera, og ville vite om den var budsjettert. -Styret måtte medgi at dette var langt over budsjett, innkjøpet var gjort av foreningens IT-ansvarlige, uten fullmakt fra styret til å bruke et så stort beløp. Regnskapsfører så seg imidlertid bundet til å betale fakturaen ved forfall, men kommer til å følge opp denne saken mot IT-ansvarlig. Sen fakturering av strøm Det kom spørsmål fra salen om hvorfor båtenes strømforbruk ikke leses av i tide, slik at strømmen kan faktureres innen rimelig tid? Det ble referert til styrevedtak i 2014 om at driftssjef er ansvarlig for å lese av alle strømmålere innen september. Hvorfor har ikke dette skjedd? -Driftssjefen svarte at avlesningene vanskeliggjøres av at mange ikke har målerene tilgjengelige på brygga for avlesning, men tok på seg ansvaret for mangelen. Han nevnte for øvrig at pr. 26/2-15 mangler det bare fem avlesninger av våre registrerte strømmålere for

3 Oppfyller regnskapet regnskapsloven? Det ble hevdet av et medlem at foreningens regnskap ikke oppfyller regnskapsloven, og at det framlagte regnskapet ikke følger norsk standard. Han etterlyste bl.a. noter i regnskapet, og informasjon om hvordan overskuddet skal disponeres. -Regnskapsfører tok anmerkningene til etterretning, og sa at hvis det var medlemmenes ønske, kunne hun presentere regnskapet på denne måten til neste år. Hennes begrunnelse for vårt forenklede regnskapsoppsett var at medlemmene stort sett ikke er regnskapsfolk, og da vil oppleve et norsk standard regnskap som vanskeligere å forstå. Flere medlemmer tok da ordet og støttet nåværende praksis. Regnskapet ble godkjent mot én stemme. Sak 6 - Budsjettforslag 2014 Regnskapsfører redegjorde kort for budsjettet for Budsjettet er i hovedsak basert på de samme inntekter og utgifter som i Finansieringskostnader til ny brygge 2 er tatt med, selv om det ennå ikke er tatt en beslutning om å anskaffe denne. Det samme gjelder for kostnader til nytt administrativt datasystem for havna. Styrets budsjettforslag ble tatt opp til votering og godkjent. Sak 7 - Fastsettelse av årskontingent, avgifter og antall dugnadstimer Styrets foreslo å beholde alle avgifter uendret. Etter flere års økninger sto avgiftene stille i fjor, og styret ser heller ikke i år behov for å øke avgiftene. Styrets forslag om uendrede avgifter ble godkjent. 3

4 Sak 8 - Innkomne forslag Forslag 1: Utnevnelse av æresmedlem. Undertegnede medlemmer av Solviken Båtforening foreslår at Johnny Hessen utnevnes til æresmedlem av Solviken Båtforening. Begrunnelse: Johnny Hessen har gjennom en årrekke bidratt til foreningens drift. Han har både hatt tillitsverv og har gjennom stor innsats, spesielt i elektrikergruppa, gjennomført store prosjekter til nytte og glede for foreningen. Hans innsats er vanskelig å verdsette fullt ut. Det er imidlertid hevet over enhver tvil at et æresmedlemskap er den beste måten å vise at Solviken Båtforenings medlemmer setter meget stor pris på hans betydelige innsats gjennom mange, mange år. Solviken, 21. januar 2015 [signert av 18 medlemmer av Solviken Båtforening] Johnny Hessen ble utnevnt til æresmedlem i Solviken Båtforening ved akklamasjon. Foreningens formann overrakte Hessen et innrammet diplom som et synlig tegn på utnevnelsen. 4

5 Forslag 2: Avlesing av strømforbruk i Solviken Båtforening, fra Svein Lorentzen og Korn Heide-Aas. Det viser seg å være vanskelig å få avlest timetellerne på de blå strømkablene som benyttes i havna. For å få en bedre kontroll med forbruk hos den enkelte båteier foreslås følgende ordning fra og med 2015: Den enkelte båteier er ansvarlig for å rapportere inn eget forbruk. Avlest målerstand skal meldes inn til havnekontoret innen 30 september hvert år. De som ønsker fakturering flere ganger/år grunnet stort forbruk avtaler dette nærmere med driftssjef i hvert enkelt tilfelle. Dersom avlesning ikke blir levert innen den oppgitte dato vil det bli fakturert et gebyr som vedtas på hvert årsmøte. Gebyret blir ikke avregnet mot reelt forbruk. Gebyr for manglende avlesning foreslåes til kr Ved gjentatt manglende avlesning vil båteier bli fratatt muligheten til å benytte seg av strøm på bryggene. Strømkabelen skal i slike tilfeller leveres tilbake til foreningen. Det ble en del diskusjon rundt forslaget. Et medlem hevdet at tidligere, da medlemmene var ansvarlig for avlesning av eget forbruk, fungerte dette dårlig og ble bare rot. Det var derfor styret ønsket å ta ansvar for avlesningene selv, og delegerte jobben til driftssjefen. Det ble derfor foreslått å avvise forslaget. Det ble også foreslått at avlesning av strøm i havna kunne gjøres av et medlem som hans dugnadstjeneste. Dessuten ble det hevdet at dette ikke er en årsmøtesak, men ligger under driften av havna som styret og havneutvalget har ansvar for. Styret har derfor allerede fullmakt til de tiltak som måtte være nødvendig. Andre mente at når vi kan lese av strømmen hjemme, så må vi kunne gjøre det i havna også. Det tar hvert enkelt medlem bare noen få minutter, i stedet for at driftssjef eller tillitsvalgte skal bruke dagevis på jobben. Forslaget fra Svein Lorentzen og Korn Heide-Aas ble tatt opp til avstemning, og ble vedtatt med 20 stemmer for, 18 mot, og 5 blanke stemmer. 5

6 Forslag 3: Gebyr og registrering av alle opplagsvogner og hengere fra havneutvalget Alle medlemmer som ønsker å oppbevare sin henger (tralle) om sommeren på foreningens område må melde fra og betale en avgift, samt merke sin henger med navn og telefonnummer. Opplagsutstyr skal ikke oppbevares på hengere eller annet sted i havneområdet. Hengere deles inn i 2 grupper, over og under 5 meter total lengde. Avgiften foreslås satt til kr 300,- for hengere under 5 meter lengde og kr 500,- for hengere over 5 meter total lengde. Begrunnelse: Det er i dag kaos for de som prøver å holde orden på dette. De fleste vognene er ikke merket, dette på tross av utallige oppfordringer. Det samme gjelder båter på land. Havneinstruksen (ref. pkt. 12, 13 og 15) sier at både båtene og trallene skal merkes. Vi mener at ved å innføre gebyr og registrering vil all sørge for å ha sine vogner merket, da de har betalt for plass. Dette med å oppbevare vognene sommerstid på området ble innført som en prøveordning for 5 år siden. Dersom vi ikke får en bedre ordning på dette vil havneutvalget måtte se på hele ordningen. Størrelse på et eventuelt gebyr avgjøres av Årsmøtet. Også dette forslaget utløste diskusjon blant medlemmene. Det ble sagt fra salen at opplagsområdet ser veldig uryddig ut om sommeren med mange og store båthengere spredt utover området. Mange av dem vedlikeholdes ikke og er rustne og stygge, mange mangler merking av eier. Flere medlemmer hevdet imidlertid at det ikke blir mer orden ved å innføre et gebyr. Problemet er at reglene for opplagstomta ikke respekteres. Etter 15. juni skal opplagstomta være ryddig, og umerket utstyr kan fjernes eller destrueres. Det ble sagt at vi kanskje har et kommunikasjonsproblem, ikke sikkert alle medlemmer har fått med seg reglene for hengere på opplagstomta om sommeren. Hva med å sette opp skilt som tydelig sier at umerket utstyr fjernes etter 15. juni? I perioden fra båtutsetting til 15. juni må medlemmene nødvendigvis sette fra seg hengeren på midlertidig plass, siden det fortsatt står båter på opplagsplassen. Etter denne datoen får man heller flytte hengerne til henviste plasser for sommeren på dugnad ble det sagt fra salen. Det ble også sagt at driftssjef og tillitsvalgte må følge opp reglene strengere, slik praksis var for noen år siden. Forslaget fra havneutvalget ble tatt opp til avstemning og falt med 18 stemmer for, 22 mot og 3 blanke. 6

7 Sak 9 Valg Valgkomiteen presenterte sin innstilling til valg av tillitsvalgte for året 2015: Verv: Leder: Status Valgperiode Valgkomitéens forslag: John%Inge%Bacher på%valg% 2%år Reidar%Roy%Pedersen%(ny) Nestleder: Svein%Lorentzen ikke$på$valg x Sekretær: Gunnar%Bjelland ikke$på$valg x Styremedlem: Bjørnar%StenHNilsen på%valg% 2%år Bjørnar%StenHNilsen Regnskapsfører: Hanne%Tjømøe ikke$på$valg x Regnskapsassistent: Bjørg%Apenes%Hancke på%valg% 2%år Bjørg%Apenes%Hancke Vaktsjef: Erik%Stensrud på%valg% 2%år Erik%Stensrud Vaktassistent: Roger%Mikkelsen ikke$på$valg x Materialforvalter: Tom%Rune%Haug på%valg% 2%år Tom%Rune%Haug Materialforvalterassistent: Glenn%Solberg ikke$på$valg x Bryggesjef%1: Robert%Sarmon på%valg% 2%år Robert%Sarmon Bryggeassistent%1: Jørn%Menes ikke$på$valg x Bryggesjef%2: Lars%Jahrn ikke$på$valg x Bryggeassistent%2: Ståle%Nyrud på%valg 2%år Morten%Reiertsen%(ny) Bryggesjef%3: Dag%Cederborg ikke$på$valg x Bryggeassistent%3: Harald%W.%Olsen på%valg% 2%år Harald%W.%Olsen Bryggesjef%4: Ole%Håkon%Røsland ikke$på$valg x Bryggeassistent%4: Asbjørn%Fløtten på%valg$ 2%år Dag%Bertheussen%(ny) Bryggesjef%5: Roy%Didrik%Nilsen på%valg% 2%år Roy%Didrik%Nilsen Bryggeassistent%5: Jan%Brønnich ikke$på$valg x Bryggesjef%6: Reidar%Roy%Pedersen på%valg% 2%år Ole%Hytten% Bryggeassistent%6: Ole%Hytten på%valg% 1%år%(NB) Svein%Oddvar%Haaland%(ny) Landsjef: Svenn%Johansen på%valg% 2%år Paul%Arne%Nauf Landsjefassistent: Paul%Arne%Nauf på%valg% 1%år%(NB) Henrik%Bjerkås%(ny) Elektrikerformann: Øyvind%Tellefsen ikke$på$valg x Elektrikerassistent: Håkon%Hansen på%valg% 2%år Håkon%Hansen Revisor: Arvid%Hansen på%valg% 1%år Arvid%Hansen Revisor: Tore%Larsen på%valg% 1%år Arvid%Bråmark%(ny) Valgkomitéen: Hanne%Noer på%valg% 1%år " Arne%Hübertz på%valg% 1%år " Carl%Edvard%Reinertsen på%valg% 1%år 7

8 Det kom en kommentar fra et medlem: Det er ønskelig at valgkomiteens innstilling er kjent på forhånd, slik at medlemmene har mulighet til å vurdere nominasjonene før årsmøtet, og eventuelt forberede motkandidater. -Styret svarte at valgkomiteen arbeider helt uavhengig, og at innstillingen heller ikke er kjent for dem før årsmøtet. Styret ser allikevel poenget ved forslaget, og vil se om det er mulig å inkludere valgkomiteens innstilling i årsmøtepapirene. Deretter ble valget gjennomført. Alle valgkomiteens innstillinger ble bifalt av årsmøtet. Alle tre medlemmer av valgkomiteen tok etter forslag fra avgående formann gjenvalg for ett år. Årsmøtet ble avsluttet kl Underskrift av protokoll fra årsmøtet i Solviken Båtforening 26/ av to medlemmer: Hanne Kristine Noer Ståle Nyrud 8