Sak 3: Gjennomgang av eventuelt-saker som har kommet inn til årsmøtet

Transkript

1 Referat årsmøte Arnadal idrettslag Sak 1: velkommen ved leder Arne ønsket velkommen og understreket betydningen idrettslaget har for lokalmiljøet. Spesielt har vi sett dette det siste året i forbindelse med diskusjon rundt ny skolestruktur for området. Politikerne ser betydningen det fine anlegget idrettslaget har opparbeidet gjennom mange års dugnad. Det er viktig at alle tar sin del av arbeidet gjennom årene, da går det lettere. Tidligere var det vanskelig og vite hvem man skulle spørre, dersom man var innflytter. Dette ser ut til å ha bedret seg, og at det er enklere og rekruttere nye engasjerte til idrettslagets styre og undergruppene. Sak 2: valg av dirigent og referent Dirigent: Arne Referent: Åsne Sak 3: Gjennomgang av eventuelt-saker som har kommet inn til årsmøtet Noen saker har kommet til under eventuelt, som årsmøtet diskuterer under sakslistens punkt eventuelt. Årsmøtet godkjenner sakslisten. Sak 4: Årsberetningen lest opp og godkjent av årsmøtet Vedlagt Sak 5: Gruppenes årsberetninger lest opp til orientering og tas til etterretning - Fotballgruppas årsberetning lest opp av Lars Harald. Kort om utsiktene videre: A-laget har skaffet seg ny trener (Kenneth Mo), som trener for kommende sesong. Ny leder for fotballgruppa: Hans Olav Wåle, sittet som leder tidligere og har vært mye med som trener og i styrer og stell (vedlagt). - Idrettskolens årsmelding lest opp av Gina (vedlagt). - O-gruppas årsberetning lest opp av Arne (vedlagt). I tillegg til de nevnte løpene i årsberetningen, deltar medlemmene på tirsdagsløpene rundt i skogene i Vestfold. Når det skal arrangeres aktivitetsdager med idrettsmerket på våren, vil O-laget også holde kurs for de som ønsker dette. 1

2 Mange synes det er moro de gangene dette har vært arrangert, og dersom oppmøtet er stort, er det mulig det blir mer faste treninger. Alle tirsdags-løpene er åpne, og det er løyper av ulik vanskelighetsgrad, også for nybegynnere. Som barn er man likevel avhengig av at det er en voksen som springer med i løypa, for å bli utfordret og likevel ikke gå seg bort. - Arnadal-klubben har ikke skrevet årsberetning, og orienterer derfor på årsmøtet til hovedlaget. Møtes hver torsdag, rundt 20 ungdommer hver gang. Årsplanen lages og følges, legges ut på facebook. Aktiviteter: spiller sammen, springer etter hverandre, musikk. Ikke fast opplegg hver gang, må også ha frirom. - Poenglangrenn lest opp av Anne Grethe. Usikkert om det er mulig å arrangere klubbmesterskap i år (planlagt ) eller flere poenglangrenn pga snømangel og dårlige forhold. Løypemaskinen har vært og kjørt løyper i området fire ganger. Spørsmål om det er mulig å arrangere klubbmesterskapet tidligere til neste sesong? Vinteren blir fort borte, kanskje det er mulig å fremskynde det. Sak 6: Regnskap 2013 og budsjett 2014, hovedlaget Gjennomgang av regnskapet og budsjettet (vedlagt). - Unormalt høyt på driftsinntekter; Høyt kommunalt tilskudd: kr til vannposten kom, samt momsrefusjon for tilbygget. LAM-midler er også dobbelt så stor som vanlig, fordi det har kommet inn for to år. - Driftsutgifter; Regnskapsfører er en stor utgiftspost, men det er vanskelig og finne en kyndig kasserer til hovedlaget som vil påta seg denne jobben. - Overskudd regnskap 2013: kr. - Egenkapital: kr. På kapitalkontoen, samt kr. På drifts-konto og noe på DNB ( kr). Totalt har idrettslaget egenkapital på kr, på tross av store investeringsutgifter på tilbygget. Arne har vært flink til å søke på midler der det har vært mulig. Håndtverkerne jobbet gratis, idrettslaget betalte for materialet. Når det var store jobber, var det enkelt og skaffe mange dugnadsfolk. Vanligvis var det rundt 4-5 personer som jobbet jevnt og trutt kr tippemidler samt fra Andebu brannkasse i støtte. - Økonomien har rettet seg, ved hjelp av Arnes stø kurs og søknad om støtte. Da han startet i idrettslaget, ble det brukt mye mer hvert år, enn hva som kom inn. Dette var en uholdbar situasjon, som nå har endret seg til det motsatte; vi får mer inn enn hva vi bruker, på tross av store investeringer og oppdateringer av anlegget. - Spørsmål: penger som kommer inn for utleie, hvor er disse plassert i regnskapet? De ligger under driftskontoen og er dermed regnet med. 2

3 Sak 7: utdeling av innsatspokalen til Ellen Halvorsen (Arnadal-klubben) og Anne Grethe Høifødt (Poenglangrenn) Ellen husker ikke hvor lenge hun har vært med (hvertfall siden lenge før 2009 ), men har vært med lenge! Innsatspokalen er ikke fordi hun går av, men fordi vi setter pris på innsatsen hun gjør. Anne Grethe vet heller ikke hvor lenge hun har holdt på, men siden før 2009 og hun har vært med lenge! Fått med seg flere til å hjelpe seg og knyttet flere til arrangementet. En viktig del av bygda miljøskapende og lavterskeltilbud. Mange setter pris på poenglangrennet! Sak 8: Mål for 2014 Innspill til arbeidsoppgave dugnad: gå over bord og stoler og sortere ut det som er ødelagt og kaste dette. Finn Roger noterer seg dette. Målene er vedtatt av årsmøtet. Sak 9: Budsjett for Arne har søkt UDI om midler ( kr) til gjennomføring av aktivitetsdagene vinter og vår. Han har lagt inn en del av driftsutgiftene i denne søknaden, da dette også er en del av det å legge til rette for å kunne arrangere slike dager. Har et godt samarbeid med aktivitetslederen på mottaket; Arne er stadig innom, låser opp for de når de er i området slik at de kan låne akebrett og skøyter, osv. - LAM-midlene; brukes til hall-leie, drift og anlegg (vannkum) - Tilskudd til Arnadal-klubben: det er vedtatt av klubben får garantert midler de kommende 4 årene. Utgifter til strøm og vask benyttes også av midlene Arnadal-klubben får fra kommunen (35 000kr årlig). Sommeravslutning på Høyt og lavt er planlagt, med noe egenandel med resten sponset av klubben (idrettslaget) - Poenglangrenn: er det nødvendig og dele ut pokaler? Siden det ikke har vært arrangert så mange renn i år? Anne Grethe pleier å bestille de når sesongen er over, siden de da er på tilbud. De koster forholdsvis mye, men det vil nok vekke reaksjoner dersom de ikke deles ut. Dersom du har fått to ganger, får du pokal utdelt. Det er fint at de deles ut samtidig som basaren arrangeres, da rekker Anne Grethe å bestille de på tilbud. - Dersom fotballgruppa velger å bestille gressbanen i Stokke er dette veldig dyrt, og fotballgruppa må koste dette selv dersom de velger det. Baner/treningshaller hovedlaget betaler for bruken av, er gymsalen på Vennerød skole, og drivhusene på Gjennestad, ikke noe annet sted. 3

4 - Arne jobber overfor skolen for at vi ikke skal betale leie av gymsalen, og rektor skal ta dette opp politisk. Skolen låner utstyr på skidager, de får løyper rundt skolens område. - Det kan søkes om tippemidler til renovering av anlegg. Arne har snakket med kultursekretæren i kommunen; vi har søkt om midler til to renovasjoner, og kan ikke søke om tippemidler til videre renovering. Vi skulle tenkt lengere og større da vi søkte første gang, og søkt om alt på en gang. Arne undersøker også med Andebu brannkasse om det er noe midler og få der. Også sjekke ut med fotballforbundet om det er noen midler og hente her, til drenering av fotballbanen (Arve tipset om, Arne gjør). Dersom noen ser informasjon om måter å søke midler på, send det til Arne. - Idrettsanlegget klarer et utlegg på kr. med så god egenkapital. Derfor går vi for foreslått budsjett, med planlagt oppgradering/renovering av anleggets utearealer. - Reklameskilt forslag: gratis første året, deretter 2000 kr. Året, med bindingstid fem år. Andre idrettslag får inn mange penger årlig på dette. Det koster gjerne kr. For å få laget et slikt skilt. Gå rundt og signere avtale med annonsører på området, for plassering og størrelse på skiltet, bindende skriftlig avtale. (forslag Arve) - Mulig posten internet er litt lavt, og må justeres opp noe. Koster ca 400 kr. I mnd. - Løypemaskin: vi fpr ca kr i året av kommunen for å holde løypene ved like (både skuterløypa og løypemaskinen) ved å sende inn løyperapport til kommunen. - Fotballgruppa fikk kr overført pga vanskelig økonomisk situasjon, rett over nyttår. Derfor er dette med i budjettet for Forventet underskudd på kr Arne foreslår at årsmøtet vedtar budsjettet, fordi vi har så god egenkapital og solid økonomi. Ved vanlig drift går vi omtrent i balanse, men pga store oppgraderinger av utearealene, vedtas budsjettet med forventet underskudd. - Regnskapet og budsjettet vedtatt av årsmøtet. - Spørsmål: hvorfor er ikke undergruppenes regnskap orientert om på hovedlagets årsmøte? Dette ble gjort 2013, skal det ikke ligge ved hovedlagets årsmøte? Undergruppene har selv ansvar for å vedta regnskapet på sine årsmøter. Leder deltar på alle årsmøtene i undergruppene, og blir dermed orientert om dette. Alle gruppene skal ha en revisor som skal årlig revidere regnskap og budsjett. I november-møtet skal dette gis beskjed om til undergruppene, slik at de har tid til å revidere sine budsjetter, leder har ansvar for å gjøre dette. Regnskap for undergruppene tas med og orienteres om på hovedlagets årsmøte, herved vedtatt rutine av årsmøtet

5 Sak 10: Årskontingenten Vedtatt uendret. Spørsmål: utleie være som det har vært? Ja, ligger på samme linje som andre lokaler i nærområder. Forslag: årlig fest for styrets medlemmer. Ja! Vedtas. Sak 11: Områdeleder poenglangrenn Vedtatt at leder for poenglangrenn er områdeleder og møter i hovedstyret i mars og november Sak 12: Eventuelt - Styremøte 25. mars: Viktig at alle områdeledere møter på dette møtet. Bli kjent, planlegge vårdugnaden og melde nødvendige arbeidsoppgaver til dette. - Komite nedsettes for aktivitetsdagene våren, på marsmøtet. - Basar: en tung jobb, krever mye av de som arrangerer dette. Vanskelig og få tak i gaver. Styret vil at basaren skal gjennomføres, men ønsker ikke å detaljplanlegge basaren på årsmøtet, men tas opp til behandling på styremøte. 25. mars er for sent for å rekke å planlegge basaren, som pleier og være gjennomført første helgen i april. Styremøtet fremskyndes derfor til 11. mars kl , og basaren planlegges gjennomført 4. april. - Fossnes senter: vanskelig å arrangere arrangementer uten Stella Polaris, men de vil forsøke å arrangere gledens dag 25. mai, med kulturskolen osv. siden de er så lite folk, trenger de hjelp til gjennomføring og hjelp av opp- og nedrigging av boder og diverse. Arne gir beskjed om at idrettslaget stiller opp på dette, og utfordrer enkeltpersoner når det nærmer seg. - Brunstad konferansesenter har spurt om arnadal idrettslag, bl.a., kommer til å leie hall eller treningsareal på deres idrettsanlegg når det står klart. Arne tror ikke det er realistisk at en gruppe under Arnadal idrettslag kommer til å benytte seg av dette anlegget. - Stokke idrettsråd arrangerer årsmøte 18. mars, alle idrettslag har anledning til å møte opp på dette. - Rådmannen foreslår at alle kunstnerboligene på Fossnes-området legges ut for salg. Kunstnerne reagerer kraftig på dette, da de ikke har økonomi til å kjøpe husene selv, og at området vil på denne måten legges ned. Bør idrettslaget sende en henvendelse til kommunen på vårt syn på dette? Hensynsta den kulturelle siden ved Fossnes-området, og at Stokke kommune holder dette vedlike og legger til rette, ved rimelig leie. Årsmøtet er enig i at idrettslaget bør støtte kunstnerne i deres kamp for området sitt. 5

6 Sak 13: Valg ved leder Gro Valgkomiteens leder retter en takk til alle som har hatt et verv enten i hovedlagets styre eller i undergruppene, for innsatsen de har gjort det siste året. Det er viktig at det er en gjeng som drar lasset, og gjennomfører tiltakene og oppgavene som kreves av de. Takk til alle som påtar seg verv og oppgaver! Gro gjennomgår listen over hvem som har verv det kommende året, med oversikt over hvor mange år man er valgt for/har igjen. Se vedlagt liste. Blomsterutdeling og takking av de som trer ut av styret, eller over i andre verv. TAKK FOR INNSATSEN!!! Arne fikk også en blomst som takk for innsatsen! 6