K O N T R O L L U T V A L G E T I S K I K O M M U N E

K O N T R O L L U T V A L G E T I S K I K O M M U N E Til medlemmene og 1. varamedlemmene av kontrollutvalget M Ø T E I N N K A L L I N G Jnr. 77/11 Tid: Mandag 9. mai 2011 kl. 19:00 Sted: Formannskapssalen i Ski Rådhus NB! Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken i følge lov er unntatt fra offentlighet. Dørene er åpne 15 minutter før møtet starter og 15 minutter etter at møtet har begynt. Til behandling: Sak 15/11 Protokoll fra møtet 14. mars 2011 Sak 16/11 Kommunens årsregnskap og årsberetning for 2010 Sak 17/11 Sak 18/11 Sak 19/11 Sak 20/11 Behovet for forvaltningsrevisjon Utkast til selskapsavtale for Follo distriktsrevisjon IKS - Høring Kommunens rammeavtaler Redegjørelse fra rådmannen Orienteringssaker Eventuelt Merk! Virksomhetsleder for Økonomi og personal Per Erik Andersen møter til sak 16/11 klokken 1900. Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. Roar Thun /s/ Leder May-Britt Ødegård Kopi: Ordfører og rådmann, Follo distriktsrevisjon

Sak 15/11 Protokoll fra møtet 14. mars 2011 Saksutredning: Et forslag til protokoll ble 15. mars 2011 sendt via e-post til utvalgets medlemmer for merknader. Det fremkom ingen merknader til utkastet. Særutskrift av vedtak i sak 12/11 er oversendt kommunestyret i brev av 22. mars 2011. Forslag til vedtak: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 14. mars 2011, godkjennes. May-Britt Ødegård /s/ Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 14. mars 2011.

Sak 16/11 Kommunens årsregnskap og årsberetning for 2010 Saksutredning: Distriktsrevisjonen har avgitt en revisjonsberetning datert 15. april 2011 og skriver blant annet at: Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Ski kommune per 31. desember 2010, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Distriktsrevisjonen skriver også bl.a. at de mener at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Distriktsrevisjonen skriver videre under avsnitt om Konklusjon med forbehold om budsjett : Regulert driftsbudsjett til Ski kommune for 2010 er satt opp med et mindreforbruk på kr 4,847 mill og ikke i balanse slik forskrift om årsbudsjett 5,4. ledd krever. Det er videre avsatt til disposisjonsfond kr 10,875 mill, som er kr 8,801 mill. mer enn vedtatt regulert budsjett. Det vises for øvrig til årsberetningen side 21. Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi, med unntak av ovennevnte forhold, at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. Regnskapet for 2010 er avgitt med ett netto driftsresultat på 36,8 mill. kroner, som er 2,4 % av driftsinntektene (netto resultatgrad). Til sammenligning var netto driftsresultat og netto resultatgrad i 2009 hhv. 35,3 mill. kroner og 2,3 %. Fylkesmannen anbefaler et driftsresultat på 3 % som et minimum. Det fremgår av årsberetningen at sykefraværet i Ski kommune var høyt også i 2010. Samlet sykefravær endte på 8,9 % mot 9,58 % i 2009. Sekretariatet viser til at utvalget i sitt møte den 26. oktober 2010, jf. sak 22/10, hadde en dialog med rådmannen om oppfølgingen av sykefraværet i kommunen. Utvalget vedtok å ta dialogen til orientering, og at rådmannen skulle komme tilbake til utvalget med ny rapportering i forbindelse med kommunens årsoppgjør. Virksomhetsleder for økonomi og personal Per Erik Andersen har i e-post til sekretariatet av 27. april 2011 bekreftet at han kan gi utvalget en orientering om sykefraværet i 2010 sett opp mot 2009, og om mulig for 2011. Det fremgår videre av årsberetningen at det i 2010 ble foretatt investeringer for 181,4 mill. kroner. Dette er noe lavere enn i 2009 og 2008, og under halvparten av hva som var forutsatt i regulert budsjett. Regulert budsjett inkluderer videreførte investeringsmidler fra tidligere år. Kommunens investeringsbudsjetter har vært ambisiøse over flere år, og dette har resultert i et stort etterslep/utsettelser av prosjekter. Kommunen har etterslep/utsettelser av investeringsmidler på 315,9 mill. kroner ved utgangen av 2010, en økning på 48 % i forhold til 2009. Innstilling: Kontrollutvalgets uttalelse om Ski kommunes årsregnskap for 2010:

Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra Follo distriktsrevisjon datert 15. april 2011 og rådmannens årsmelding. Kontrollutvalget har merket seg at det i revisjonsberetningen er presisert at regulert driftsbudsjett til Ski kommune for 2010 er satt opp med et mindreforbruk på kr. 4,847 mill. og ikke i balanse slik forskrift om årsbudsjett krever. Det er videre avsatt til disposisjonsfond kr. 10,875 mill., som er kr. 8,801 mill. mer enn vedtatt regulert budsjett. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Ski kommunes årsregnskap for 2010. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det fremlagte regnskapet for Ski kommune for 2010. Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. May-Britt Ødegård /s./ sekretær Vedlegg: Årsregnskapet for Ski kommune for 2010 Årsmelding og årsberetning for kommunen for 2010 (Dokumentene ovenfor er sendt direkte fra kommunen til medlemmene) FDRs revisjonsberetning for 2010 datert 15. april 2011

Sak 17/11 Behovet for forvaltningsrevisjon Saksutredning: Behovet for forvaltningsrevisjon er et tilbakevendende tema i kontrollutvalgenes diskusjoner. I denne saken inviterer vi til en nærmere drøfting av behovet. Vi mener bl.a. følgende spørsmål bør drøftes: 1. Er ett forvaltningsrevisjonsprosjekt pr. år i Ski tilstrekkelig? 2. Dersom utvalget ønsker flere prosjekter pr. år, hvilken strategi bør da følges for å realisere dette? 1. Forvaltningsrevisjonens rolle Forvaltningsrevisjonen har en sentral rolle i kontrollutvalgets tilsyn med den kommunale virksomheten, jf. kommuneloven 77 nr. 4.: (..)Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført ( forvaltningsrevisjon). Ifølge kontrollutvalgsforskriften 9 skal kontrollutvalget påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. En aktiv forvaltningsrevisjon vil ha betydning for kommunens evne til å nå lovpålagte eller egne mål, og oppfølgingen av rapportene har vist seg å ha en læringseffekt for de som blir revidert. Åpenhet er et viktig premiss for kommunens arbeid også om eventuelle problemer. Ved at rapportene viser at det tas tak i disse, istedenfor at media forteller om dem først, kan dette bidra til å utvikle omdømmet i positiv retning. Ofte viser rapportene at virksomhetene innfrir de krav som er stilt, og dette er også positivt å få dokumentert for kommunen og publikum. Revisjonens primæroppgave er revisjon av årsregnskapet og andre saker nært tilknyttet regnskapet. I forhold til kontroll av hele kommunens øvrige virksomhet er forvaltningsrevisjonen det viktigste verktøyet. Også på dette området er revisjonen utførende, men det er kontrollutvalget/kommunestyret som vedtar å sette i gang prosjekter og setter de økonomiske rammene. I henhold til vedtektene for distriktsrevisjonen har kontrollutvalget rett til å få gjennomført ett prosjekt pr. år innenfor den ordinære budsjettrammen. Ett prosjekt pr. år tilsvarer lovens minimumskrav, jf. kontrollutvalgsforskriften 9. 2. Hva skal kontrolleres? Kontrollutvalgets ansvarsområde er hele forvaltningen, kommunale foretak og kommunens interesser i heleide kommunale selskaper og alle utvalg i kommunen, unntatt kommunestyret. Ski kommune står for et bredt tjenestetilbud og har pr. 01.12.2010 1898 ansatte og et driftsbudsjett på kr. 1 030 925 000,-. 3. Hvem kontrollerer?

Budsjettet for kontroll og tilsyn i 2011 er på kr. 1.862.000,- og utgjør ca. 0,18 prosent (1,8 promille) av driftsbudsjettet. Kontrollutvalget og revisjonen har en særstilling i kontrollarbeidet og de økonomiske rammene setter klare begrensninger for omfanget av dette arbeidet. Vi minner om at det er flere andre grupper/instanser som formelt eller i praksis bidrar til kontrollsystemet: kommunestyret selv, de kommunale utvalgene, rådmannens internkontroll, brukerne av tjenestene, publikum, mediene, fylkesmannen etc. Kontroll kan også være ressurskrevende for den som kontrolleres og omfanget må også vurderes i et slikt perspektiv. 4. Forvaltningsrevisjon og andre kontrollmetoder Forvaltningsrevisjon er viktig, men også andre metoder er tilgjengelig. Kontrollutvalget kan be revisjonen gjøre mindre undersøkelser, be om muntlige og skriftlige redegjørelser fra rådmannen, ha møter med ulike nivåer innen administrasjonen/virksomhetene, følge med i dokumentene fra/til kommunen etc. 5. Risiko og vesentlighet Det er umulig for kontrollutvalget å kontrollere alle sider ved kommunens virksomhet. Kontrollen må derfor gjøre prioriteringer og dette gjøres på basis av risikovurderinger og vurderinger av vesentlighet. Revisjonens overordnede risikoanalyse fra 2008 (jf. vedlegg) dannet grunnlaget for kommunestyrets vedtak om Handlingsplanen for forvaltningsrevisjon for 2009 2012 og prioriteringen av arbeidet. 6. Behovet for forvaltningsrevisjon i Ski Handlingsplanen for forvaltningsrevisjon har 5 temaer hvor en anser risikoen for avvik som særlig stor og hvor forvaltningsrevisjon skal prioriteres: 1. VAR gjennomført 2009-2010 2. Offentlige anskaffelser gjennomført 2010 3. Skole vedtatt prosjekt for 2011 4. Sykehjem 5. Omorganisering Risikobildet kan endre seg over tid og kommunestyret ga kontrollutvalget i fullmakt å kunne vedta forvaltningsrevisjon innen andre områder. Gjeldende økonomiske rammer og vedtektene/kapasiteten i FDR gjør at kontrollutvalget vil kunne få gjennomført forvaltningsrevisjon innen 4 av de 5 prioriterte områdene. 7. Revisjonens vedtekter og kapasitet Omfanget av forvaltningsrevisjon bestemmes også av forhold tilknyttet revisjonen: - Ifølge vedtektene for distriktsrevisjonen har hver deltakerkommune rett til å få gjennomført ett forvaltningsrevisjonsprosjekt pr. år innenfor ordinært budsjett. Ønsker kommunen flere prosjekter må dette finansieres særskilt. - Follo distriktsrevisjon har i dag ca. 2 årsverk til forvaltningsrevisjonsprosjekter i selskapets seks kommuner. 8. Budsjettprosessen vedr. revisjon Kontrollutvalgets innstilling overfor kommunestyret om budsjett for kontroll og tilsyn, avgis som regel i september/oktober. Prosessen vedr. revisjonens budsjett starter langt tidligere. Allerede i januar skal ordførermøtet etter planen vedta budsjettforutsetningene som sendes

selskapene. Styrene skal avgi budsjettforslag innen 1. september. FDR har varslet at det vil invitere kontrollutvalgene til å komme med forslag til eventuelle endringer av deres rammer som et ledd i budsjettprosessen i år. Det er ingenting i veien for at kontrollutvalget det enkelte år kan foreslå flere prosjekter, enten i forbindelse med kommende års budsjett eller som tilleggsbevilgning i løpet av året. I flere kommuner har vi eksempler på at ekstrabevilgninger er gitt i løpet av året, initiativet til revisjon har da gjerne kommet fra kommunestyret selv. Etter det vi forstår, stenger heller ikke deltakelsen i FDR for at ekstra forvaltningsrevisjon kan kjøpes andre steder. Innstilling: Saken legges frem uten innstilling. May-Britt Ødegård /s/ Vedlegg: - Handlingsplanen for forvaltningsrevisjon for 2009 2012 - FDRs overordnede analyse for forvaltningsrevisjon fra 2008

Sak 18/11 Utkast til selskapsavtale for Follo distriktsrevisjon IKS - Saksutredning: Høring Styret for Follo distriktsrevisjon har vedtatt å sende utkast til selskapsavtale for FDR på høring. Svarfristen er innen utløpet av mai 2011. Utkastet innebærer at FDR omdannes fra et 27- selskap etter kommuneloven til et interkommunalt selskap etter IKS-loven. I e-post av 14. april d.å. stilte vi revisjonen noen spørsmål vedr. selskapsavtalen som grunnlag for saksutredningen til kontrollutvalget: 1. Hva er begrunnelsen for å gå over til IKS som selskapsform? 2. Vedr. 5, siste ledd. Dette strider vel mot IKS-loven 4, 2. ledd? 3. I hvor sterk grad avspeiler kommunens innbyggertall revisjonens kostnader til revisjon? 4. Hvorfor fravikes den generelle innskuddsfordelingen ( 5) ved finansieringen av forvaltningsrevisjon ( 6) 5. Hva med finansieringen av annen virksomhet enn regnskaps- og forvaltningsrevisjon? 6. Hva er gjennomsnittlig timeforbruk pr forvaltningsrevisjon? Dere har tidligere operert med ca 250 timer. 7. Hvor mange timer forvaltningsrevisjon kan påregnes pr. årsverk og hvor mange årsverk er avsatt til dette for inneværende år? 8. Har dere vurdert lovligheten/konsekvensene av forslaget 9, første setning? Jf. den generelle regelen om at styret skal representere selskapet og ikke den enkelte eier? Vedr. IKS-loven 4, 2. ledd: Slik vi leser loven, skal endringer av selskapsavtalen omtalt i 4, 3. ledd vedtas av kommunestyret. Dette gjelder både opptak av flere deltakere og endring av eierandeler. Vi har ikke fått noe svar på disse spørsmålene ennå, men vi går ut fra at revisjonen kan gi en redegjørelse i møtet. I forbindelse med de vedtektene som gjaldt før dagens, erfarte vi at det ble mye diskusjon mellom utvalgene og revisjonen om framføringen av en positiv/negativ timesaldo for forvaltningsrevisjonen. Med forslaget til selskapsavtale vil trolig disse problemstillingene reise seg på nytt. Det vil derfor være en fordel om man blir enige om regler for hvordan dette skal håndteres. Disse reglene bør event. vurderes tatt inn i selskapsavtalen. Forslaget til selskapsavtale angir et minimumsomfang av forvaltningsrevisjon pr. kommune. Det endelige omfanget vil avhenge av de årlige budsjett. Det bør samtidig vurderes om rapporteringen av forvaltningsrevisjon kan følge revisjonsåret. Da kan revisjonsrapportene gi status både for regnskapsrevisjonen og forvaltningsrevisjonen samtidig.

Sekretariatet viser til at kontrollutvalget skal, jf. kontrollutvalgsforskriften 4, påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Dersom forslaget til selskapsavtale blir fremmet, vil dette formelt sett være valg av revisjonsordning, jf. forskriftens 16, og da skal kontrollutvalget avgi innstilling om dette overfor kommunestyret. Innstilling: Kontrollutvalget støtter forslaget om at FDR omdannes til et interkommunalt selskap. Vi ber styret i FDR blant annet se videre på følgende spørsmål: - en endring av selskapsavtalens 5 for å bringe den på linje med IKSloven 4-2. og 3. ledd. - regler for fremføringen av positiv/negativ timesaldo ved forvaltningsrevisjon. - klargjøre styrets rolle som representant for selskapet, jf. forslagets 9. Kontrollutvalget forutsetter at FDR-styrets endelige forslag til selskapsavtale forelegges kontrollutvalget som innstiller overfor kommunestyret. Ås, den May-Britt Ødegård /s/ Vedlegg: - Utkast til selskapsavtale for Follo distriktsrevisjon - Gjeldende vedtekter for FDR, datert 10.10.2008.

Sak 19/11 Kommunens rammeavtaler Redegjørelse fra rådmannen Saksutredning: Kontrollutvalget behandlet i møtet den 31. januar 2011, jf. sak 03/11, forvaltningsrevisjonsrapport fra Follo distriktsrevisjon om offentlige anskaffelser. Utvalget besluttet i forbindelse med behandlingen av rapporten å be rådmannen om en skriftlig redegjørelse i forhold til hvordan kommunens rammeavtaler fungerer i praksis. I brev av 14. februar 2011 ba sekretariatet om rådmannens tilbakemelding på seks spørsmål om kommunens rammeavtaler. Rådmannen besvarte spørsmålene i brev av 3. mars 2011 til kontrollutvalget. Kopi av disse brevene følger vedlagt. Innstilling: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse i brev av 3. mars 2011 om kommunens rammeavtaler til orientering. May-Britt Ødegård /s/ Vedlegg: - Brev fra FIKS av 14. februar 2011 til rådmann Audun Fiskvik - Brev til Kontrollutvalget av 3. mars 2011 fra rådmann Audun Fiskvik

Sak 20/11 Orienteringssaker Vedlegg: 1) Protokoll fra kommunestyrets møte den 2. mars 2011; KST-11/11, KST-13/11, KST-14/11, KST-15/11. 2) Datatilsynets kommuneundersøkelse 2010 2011 vedr. internkontroll og informasjonssikkerhet og utskrift vedr. rapporten fra datatilsynets nettsider. 3) Aktivitetsplanen 4) Oversikt over tilsyn fra Fylkesmannen Forslag til vedtak: Orienteringssakene tas til orientering. May-Britt Ødegård /s/