K O N T R O L L U T V A L G E T I S K I K O M M U N E

Transkript

1 K O N T R O L L U T V A L G E T I S K I K O M M U N E Til medlemmene og 1. varamedlemmene av kontrollutvalget M Ø T E I N N K A L L I N G Jnr. 34/11 Tid: Sted: Mandag 14. mars 2011 kl. 19:00 (Merk!) Formannskapssalen i Ski Rådhus NB! Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken i følge lov er unntatt fra offentlighet. Dørene er åpne 15 minutter før møtet starter og 15 minutter etter at møtet har begynt. Til behandling: Sak 08/11 Protokoll fra møtet 31. januar 2011 Sak 09/11 Sak 10/11 Sak 11/11 Sak 12/11 Sak 13/11 Sak 14/11 Orientering fra rådmannen om internkontrollen i kommunen Orientering fra FDR om regnskapsrevisjon og metodikk etc. Kontrollutvalgets påse-ansvar overfor regnskapsrevisor Ordførerens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport om etterlevelse av etiske retningslinjer folkevalgte i Ski kommune Overordnet strategi for regnskapsrevisjon for 2010 fra FDR Orienteringssaker Eventuelt Merk! Rådmann Audun Fiskvik er invitert til sak 09/11. Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. Roar Thun /s/ Leder May-Britt Ødegård Kopi: Ordfører og rådmann, Follo distriktsrevisjon

2 Sak 08/11 Protokoll fra møtet 31. januar 2011 Et forslag til protokoll ble 1. februar 2011 sendt via e-post til utvalgets medlemmer for merknader. Det fremkom ingen merknader til utkastet. Særutskrift av vedtakene i sakene 02/11, 03/11 og 05/11 er oversendt kommunestyret i brev av 7. februar Forslag til vedtak: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 31. januar 2011, godkjennes. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 31. januar 2011.

3 Sak 09/11 Orientering fra rådmannen om internkontrollen i kommunen Kontrollutvalget vedtok i sitt møte den 7. desember 2010, jf. sak 32/10, å be rådmannen om en skriftlig orientering om internkontrollen i kommunen. Utvalget besluttet videre å følge opp saken i møtet den 14. mars Ved brev av 14. desember 2010 fikk rådmannen oversendt utvalgets vedtak. I brevet ble det bedt om at rådmannen blant annet kommenterer de aktuelle anbefalingene i rapporten om 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Rapporten er tidligere utdelt til utvalgets medlemmer, og kan også leses på kommunal og regionaldepartementets internettsider. Vi vedlegger kopi av anbefalingene fra nr. 12 t.o.m. 36. Sekretariatet har ikke mottatt den utbedte skriftlige redegjørelsen fra rådmannen i tide til utsendingen av innkallingen til kontrollutvalget. Sekretariatet vil eventuelt ettersende redegjørelsen via e-post til utvalget. Rådmannen er invitert til møtet for å ha en dialog om saken. Ås, den May-Britt Ødegård /s./ Vedlegg: - 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane; anbefalingene fra nr. 12 t.o.m. 36.

4 Sak 10/11 Orientering fra FDR om regnskapsrevisjon og metodikk etc. Kontrollutvalget besluttet i møtet den 7. desember 2010, sak 32/10, følgende når det gjelder distriktsrevisjonen: Distriktsrevisjonen bes gi utvalget en orientering om: - hvordan regnskapsrevisjonen gjennomføres og om metodikken i dette arbeidet. - sitt interne kvalitetsarbeid - sitt syn på regelmessig skifte av oppdragsansvarlig revisor - hvordan forvaltningsrevisjonen gjennomføres med sikte på optimal kvalitet og pris. Vedtaket ble fattet i forbindelse med behandlingen av oppfølgingen av rapporten om 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Revisjonssjef Steinar Neby bekreftet i e-post til FIKS av 14. desember 2010 at han vil gi utvalget en orientering om de ovennevnte temaene under utvalgets møte 14. mars Forslag til vedtak: Orienteringen tas til orientering. Vedlegg: Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v.

5 Sak 11/11 Kontrollutvalgets påse-ansvar overfor regnskapsrevisor Kontrollutvalget gjorde i møtet 7. desember 2010, jf. sak 32/10, vedtak om å be FIKS forberede en sak om kontrollutvalgets påse-ansvar overfor revisor. Vedlagt følger en veileder fra NKRF av 24. oktober 2010 om dette ansvaret. Kontrollutvalgets ansvar er regulert i kontrollutvalgsforskriftens 6 og er avgrenset til regnskapsrevisjon. Vi antar påse-ansvaret gjelder tilsvarende i forhold til forvaltningsrevisjon, men tar ikke opp denne siden i denne omgang. Vedlagte veiledning gir en oversikt over dokumentasjon som utvalget kan kreve for å forsikre seg om at regnskapene blir revidert på en betryggende måte. Nedenfor gir vi en oversikt over hvordan anbefalingene i veilederen er ivaretatt i samarbeidet med Follo distriktsrevisjon. 1. Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarlig revisor. Ivaretatt. Revisjonssjef Steinar Neby er oppdragsansvarlig revisor for alle oppdrag revisjonen utfører for kommunen. Vedlagt følger brev av 19. november 2010 fra Steinar Neby vedlagt utskrift fra Finanstilsynets konsesjonsregister (revisorregister) pr. 17. november 2010, som bekrefter at Neby er statsautorisert revisor og har stilt nødvendig sikkerhet for mulig ansvar. Han oppfyller dermed revisjonsforskriftens kvalifikasjonskrav. Vi slutter oss til Nebys forslag om at det blir en fast årlig rutine at oppdragsansvarlig revisor avgir en erklæring på dette området. Erklæringen bør for eksempel kunne avgis i forlengelsen av egenvurderingen om uavhengighet, jf. pkt. 3 nedenfor. 2. Krav til vandel for oppdragsansvarlig revisor. Ivaretatt. Se vedlagte brev datert 19. november 2010 med egenerklæring. 3. Dokumentasjon av revisors uavhengighet Ivaretatt. Oppdragsansvarlig revisor legger årlig frem en egenvurdering av uavhengighet, jf. sak 25/ Generelt om revisors uavhengighet og objektivitet Ivaretatt. Jf. den årlige egenvurderingen. 5. Kunnskap om revisjonens innhold. Ivaretatt. Revisor oversender årlig et engasjementsbrev til kommunen som også sendes kontrollutvalget til orientering, jf. sak 45/09 med FDRs engasjementsbrev datert 17. november Avtaler mellom revisor og kontrollutvalget Diskusjonstema. Kontrollutvalget har ikke noen helhetlig avtale med revisor om de forhold som er listet opp, men en har rutiner for samarbeidet og om rapporteringen fra revisor på de fleste områder. Vi har ingen avtale om innsyn i revisors arbeidspapirer, men

6 dette har ikke vært noe behov, så langt. En avtale kan være nyttig, for oversiktens skyld og for å avklare forventninger, men kan lett føre til at det blir vanskelig å endre eller tilføre nye ordninger. Bør eventuelt vurderes for alle kommunene. 7. Revisjonsstrategi Ivaretatt. Revisjonen legger årlig frem et notat med sin strategi for revisjonsåret for kontrollutvalget, jf. sak 13/ Nummererte brev FDR sender sine nummererte brev til rådmannen med kopi til kontrollutvalget. Utvalget får også kopi av rådmannens svar, bl.a. for å påse at de påpekte forhold blir fulgt opp. 9. Misligheter Ivaretatt. Så vidt vi vet, har ikke dette vært et aktuelt tema i revisjonens arbeid i kommunen i de siste årene, men vi forutsetter at revisor er innforstått med bestemmelsene som denne anbefalingen refererer til. 10. Revisjonsberetningen Ivaretatt. Revisor pleier i et eget brev til rådmannen å belyse en del problemstillinger i årsregnskapet som ikke er av en slik betydning at det ble tatt inn i revisjonsberetningen. Kontrollutvalget får kopi av dette brevet og rådmannens svar. 11. Revisors møteplikt og møterett Ivaretatt. Etter det vi har registrert, møter revisjonen alltid i kommunestyret når det behandler saker som har tilknytning til revisors oppdrag. Revisjonen er alltid til stede på kontrollutvalgets møter. 12. Revisors opplysningsplikt Ivaretatt. en har ingen erfaring for at revisor noen gang ikke har oppfylt opplysningsplikten. I tillegg vil vi peke på følgende ordninger som også har betydning for realiseringen av påse-ansvaret: 1. Revisjonen avgir for hvert revisjonsår en halvårs- og en helårsrapport om sitt arbeid til utvalget. 2. På grunnlag av revisjonens budsjettforslag innstiller kontrollutvalget overfor kommunestyret om budsjett for kontroll og tilsyn. 3. Kontrollutvalget mottar revisjonens årsberetning og årsregnskap til orientering. Revisjonen er medlem av NKRF og er underlagt deres kvalitetskontroll. Oppsummering: Etter vår vurdering gir den dokumentasjonen som revisjonen legger frem og dialogen med revisjonen i hvert møte, et godt grunnlag for utøvelsen av kontrollutvalgets påse-ansvar. Innstilling: Orienteringen om den dokumentasjonen som kontrollutvalget mottar fra

7 revisor tas til orientering. Kontrollutvalget mener revisjonens informasjon gir et godt grunnlag for at utvalget skal kunne utøve sitt påse-ansvar. Vedlegg: - NKRFs veileder vedrørende kontrollutvalgets påse-ansvar overfor regnskapsrevisor. - Brev av fra FDR vedr. Erklæring i forhold til kontrollutvalgets påse-ansvar med revisjonen.

8 Sak 12/11 Ordførerens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport om etterlevelse av etiske retningslinjer folkevalgte i Ski kommune Kommunestyret sluttet seg i møtet 25. mars 2009 til kontrollutvalgets innstilling om å ta ovennevnte forvaltningsrevisjonsrapport til etterretning og å be ordføreren følge opp revisjonens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatene innen 1. januar Kommunestyret fattet et nytt vedtak i denne saken den 14. april 2010, sak 33/10, hvor ordføreren ble gitt en ny frist for tilbakemelding til kontrollutvalget om resultatene av oppfølgingen av revisjonens anbefalinger til utgangen av Kommunestyret ba videre ordføreren kontakte KS for gjennomføring av opplegg i henhold til revisjonens anbefalinger. Ordførerens tilbakemelding forelå i brev av 18. januar Brevet med vedlegg legges ved saksdokumentene. Revisjonens anbefalinger i rapporten: Ski kommune iverksetter tiltak for å involvere de folkevalgte og øke kjennskapen til de etiske retningslinjene. Ansvaret for å gjøre retningslinjene kjent må klargjøres. Revisjonen mener at ordføreren har et hovedansvar for dette. Det må være rom for diskusjon og åpenhet omkring etiske dilemmaer i det politiske miljø. Forhold som habilitet, taushetsplikt og lojalitet kan være en del av slike diskusjoner. Ski kommune bør etablere skriftlige kontrollrutiner på de hovedområdene som er fremhevet i retningslinjene. Revisjonens rapport kan leses på: eller I ordførerens ovennevnte tilbakemelding av 18. januar 2011 fremkommer det at det er avholdt et etikkseminar i kommunestyret den 18. oktober 2010 med forelesere fra KS. Ordføreren viser til at formannskapet har fått rapporten fra dette seminaret og at formannskapet anser at arbeidet med etiske retningslinjer er gjennomført. Ordføreren viser endelig til at videre arbeid med etiske problemstillinger bør fortsettes av nytt kommunestyre. Det fremkommer av den vedlagte oppsummeringen fra etikkseminaret i Ski kommunestyre at bakgrunnen for seminaret var forvaltningsrevisjonsrapporten fra FDR. Formålet med seminaret ble formulert slik: Refleksjon over etiske utfordringer i lokalpolitikken i Ski kommune. Sekretariatet viser til at Ski kommune har publisert informasjon om folkevalgte og etikk på sine nettsider; jf. denne linken: /Etikk-og-folkevalgte/.

9 Sekretariatet bemerker at ordførerens tilbakemelding viser at kommunen har iverksatt tiltak for å involvere de folkevalgte og øke kjennskapen til de etiske retningslinjene. Innstilling: Kontrollutvalget tar ordførerens tilbakemelding om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten om etterlevelsen av etiske retningslinjer blant de folkevalgte i kommunen til orientering. Saken oversendes til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar ordførerens tilbakemelding om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten om etterlevelsen av etiske retningslinjer blant de folkevalgte i kommunen til orientering. Vedlegg: - Brev til FIKS av 18. januar 2011 fra ordfører Georg Stub - Rapport fra etikkseminar i Ski kommunestyre 18. oktober Presentasjon utarbeidet av Kari Hesselberg i KS til etikkseminaret 18. oktober Notat om inhabilitet utarbeidet av KS-advokatene til en artikkel på til Etikkportalen

10 Sak 13/11 Overordnet strategi for regnskapsrevisjon for 2010 fra FDR Kontrollutvalgsforskriften 6 Regnskapsrevisjon bestemmer: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Bestemmelsen ivaretas ved den fortløpende orientering fra revisjonen i møtene, hel og halvårsrapportene og kontrollutvalgets behandling av revisjonsberetninger og forvaltningsrevisjonsrapporter (jf. F 9) m.v. I henhold til forskriftens 8 har utvalget en plikt til å påse at revisjonens påpekninger om forhold i årsregnskapet blir fulgt opp. I vedlagte notat fra distriktsrevisjonen om overordnet revisjonsstrategi for 2010 beskrives omfanget av revisjonsoppdraget, framdrift i arbeidet, de ulike revisjonsoppgavene og fokusområder. FDR bemerker i vedlagte e-post til sekretariatet av 22. februar 2011 at regnskapsrevisor Marianne Teigen har begynt i ny jobb etter at notatet ble skrevet, og at Trude Brenden og Rune Gran har begynt å arbeide hos distriktsrevisjonen etter dette tidspunktet. Strateginotatet er derfor ikke ajourført med de endringer som har vært på dette området. FDR peker i vedlagte notat på at kommunens økonomiske situasjon er svært stram og at budsjettet for 2010 viser et innsparingsbehov på 75 millioner kroner. Rådmannen kan ikke se at det er realistisk å finne innsparingstiltak i denne størrelsesorden uten å redusere tjenestetilbudet til innbyggerne betydelig. Kommunens økonomi er derav også følsom i forhold til endringer i rente- og avdragsnivå. Notatet legger til rette for en dialog i utvalget om aktuelle fokusområder for revisjonen, men vi antar at den endelige prioritering av områder vil være revisjonens eget ansvar. Innstilling: Kontrollutvalget tar distriktsrevisjonens notat datert 26. august 2010 om revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2010 til orientering. Vedlegg: - FDRs notat av om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen Revisjonssjef Steinar Nebys e-post til FIKS av

11 Sak 14/11 Orienteringssaker Vedlegg: 1) E-post fra FIKS av 14. februar 2011 til rådmann Audun Fiskvik vedr. spørsmål om leie av Ski kommunes lastebil henting av pukk, og e-post fra kommunalsjef Jan Willy Mundal av 28. februar s.å. til FIKS som besvarer spørsmålet. 2) Brev fra kontrollutvalgets sekretær av 14. februar 2011 til rådmann Audun Fiskvik vedr. spørsmål om kommunens rammeavtaler. 3) Protokoll fra styremøte i FIKS 19. januar ) FIKS Årsberetning for ) Reviderte vedtekter for FIKS, etter at alle kommunestyrene har godkjent opptaket av Nesodden som medlem. 6) Kontrollrapport 2010 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Ski kommune 7) Ny standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001, fra NKRF 8) Rapport Hvordan fungerer lokaldemokratiet fra Universitetet i Oslo (mer om rapporten finnes på KS internettsider. 9) Programmet for NKRFs kontrollutvalgskonferanse, muntlig rapport fra utvalgets deltakere. (Lysarkene som ble benyttet, kan leses på 10) Kontrollutvalgsboken fra KRD (sendes ikke til Skoglund og Underland, som allerede har fått den) 11) Aktivitetsplanen 12) Oversikt over tilsyn fra Fylkesmannen Forslag til vedtak: Orienteringssakene tas til orientering.