1 Velkommen til nettverksmøte i lønnsprosessen 12. nov. 2008, kl 12.30-15.30 Sted: Hovedbygget, aud H2 - Attestanter var.lønn og reiseregninger - Sentral lønnstjeneste
2 Agenda : Lønnsprosessen Status Attestantens rolle kontrollfunksjon av inngåtte avtaler (timelønn, overtid mv) Diverse info til nettverket Innspill fra nettverket Paga-web: - viktige registreringsdetaljer Status jfr. tidligere referatsaker Økonomiportalen
3 Status Lønnsprosessen 2008 Desentral registrering i PAGAweb Implementeringsplan for 2008 DMF er koblet på desentral registrering Bibsys, IME og AB variabel lønn kobles på i januar Oppdateringsrunde på de enhetene vi startet på SVT NT Runder med videreopplæring våren 2009 Ansatte får tilgang til PAGAweb i løpet av våren 2009 Feide på plass i løpet av november SVT-fakultetet er pilot og ansatte ved fak.adm og PLU starter når Feide er opp Øvrige ansatte på SVT slippes på etter hvert (desember/januar) Vi lager en plan for opplæring Informasjonsfolder Foiler til møter med ansatte Deretter kobles øvrige fakultet/enheter på etter nærmere avtale
4 Status forts. Fravær/refusjon Sentraladministrasjonen (lønn, regnskap og personal) og SVT starter pilot i 2008 på fraværsregistrering Refusjon vil prosjektet jobbe med våren 2009 Rapport/analyse Bluegarden jobber med et nytt system Tilgjengelig tidligst høsten 2009
5 ELKOM-beskatning nov-2008 November-lønn 2008: ELKOM-tjenester beskattes for hele året. - Beskatningsgrunnlaget fremgår på TT-kode 1291 og 1292 Elkomtjensester-trekkpliktig på lønnsslippen. - Lønnsslippen viser i tillegg også TT-kode 1294 Telefon dekket av arbeidsgiver - totalbeløpet for beregningen. Denne koden er kun opplysning, da det er TT-kode 1291 som er selve beskatningsgrunnlaget. - Feil beregning på november-lønn ved at TT-kode 1293 Trekk privat telefon er feilbehandlet, og følgelig har noen fått urettmessig trekk i nov-lønna. Dette er beklagelig og vil bli rettet på desemberlønn. Se info på Innsida i dag 12.11.08!
6 ELKOM- oppfølging: VIKTIG! - Mottatt fil for beskatningsgrunnlag til nov-2008 må oppbevares ved hver enhet. Dette er svært viktig opplysninger til oppfølging og rapportering for 2009. - ELKOM-kontaktene oppfordres til å sørge for at fila som dokumenterer opplysningene blir oppbevart inntil neste års avregning. - NTNU-betalte faktura for ADSL og bredbånd må fortsatt følges opp for hver enkelt løpende gjennom året for rapportering.
7 Lønnsprosessen Nettverksmøte november 2008 Jens Petter Nygård Personalavdelingen, NTNU
8 Overtidsbestemmelser Overtid for personer som praktiserer fleksitid. Pålagt overtid kan først starte etter at vedkommende har arbeidet full normal arbeidsdag, dvs hhv 7,75 / 7 timer avhengig av vinter eller sommertid. Om det skal regnes som overtid er ikke avhengig av tidspunktet det utføres, men av antall timer hhv pr. dag/pr. uke. Starter den ansatte før normal startidspunkt på dagen, feks kl. 07.00 isteden for kl. 08.00, så starter evt. pålagt overtid en time tidligere enn om vedkommende hadde startet kl. 08.00. Det kan avtales (begge parter må være enige) at vedkommende isteden for overtid kan ta ut tilsvarende antall timer som overtiden i avspasering, i tilfelle utbetales "bare" overtidstillegget, og ikke timelønnen. Om den ansatte selv ønsker å jobbe lengre dag for senere avspasering, så gjelder selvsagt ikke reglene om overtid.
9 Overtidsbestemmelser Ledende stilling i forbindelse med overtid Ledende stilling er virksomhetens øverste leder og dennes nærmeste underordnede, dvs de som har et totalansvar for virksomheten. Ved NTNU innebærer dette at rektorat, dvs prodekaner og direktørene, samt dekanene innehar ledende stilling. Administrative leder er ikke ansett som ledere i denne sammenheng, da de har ansvar for en begrenset del av virksomheten. Ved NTNU innebærer det at fakultetsdirektører, stabsdirektører, seksjonssjefer og deres underordnede ledere ikke anses å inneha ledende stilling.
10 Overtidsbestemmelser 50% eller 100% overtid I utgangspunktet skal godtgjøringssatsen styres av når arbeidet utføres, dvs 50% mellom kl. 06.00 og kl 20.00, og 100% mellom kl. 20.00 og 06.00 osv. Men, når ansatte etter eget ønsker gjør avtale med leder om å ta en pause før vedkommende starter på overtiden senere, benyttes 50% sats selv om arbeidet utføres etter kl. 20.00 eller på lørdag/søndag. Hvis en som eksempel først tar overtid fra kl 20.00-23.00, eller på lørdag/søndag, mens vedkommende kunne blitt pålagt å jobbe fra kl. 16.00-19.00, så føres dette med 50% overtidssats. I slike tilfeller må timene føres i PAGAweb ut fra det tidspunkt de skulle blitt uført, og ikke når de faktisk ble utført.
11 Overtidsbestemmelser Avrunding av overtidstimer etter oppgjørsperiode (normalt pr. mnd). Det er enighet at avkorting/forhøying av timeantallet til nærmeste time er en "forhistorisk" regel, og at utbetaling av rett antall timer, inkl desimaler er det mest korrekte. Men FAD mener vi bør følge regelen inntil denne kommentaren blir strøket fra Statens personalhåndbok, noe FAD vil ta tak i slik at det blir gjort. Det blir ikke bestilt endringer i PAGA slik at avrundingsreglene blir programmert inn, når dette endres om en stund. Vi utbetaler isteden rett antall desimaler på overtidstimene, og gir medhold til de som evt. krever avrunding (antar det blir krav om å runde opp).
12 Overtidsbestemmelser Overtidsmat Iflg Statens personalhåndbok har de som får overtidsbetaling, ingen rett til mat. Hovedregelen ved NTNU er dermed at det ikke betales for mat når man er pålagt overtid med overtidsbetaling. Avhengig av omstendighetene kan likevel den enkelte leder (forutsatt godkjennelse fra BDM) kjøpe inn feks. Pizza e.l ifbm overtidsarbeid når det er flere ansatte involvert ifbm ulike former for "fellesarbeid" på overtid.
13 NTNU og fleksitid Skal sentral avtale om fleksitid følges, må den innføres etter særlige regler, bla enighet med tillitsvalgte om innføring, og etterfølgende avstemning blant de berørte ansatte. Det er få, om noen, enheter ved NTNU som har innført fleksitid på formelt vis. Mange enheter har likevel arbeidstidsordninger som ligner fleksitidsavtalen. Dette må da anses som individuell arbeidstidsavtale mellom den enkelte ansatt og leder. Og reglene som da følges avhenger av det som er avtalt individuelt eller for en gruppe av ansatte.
14 Attestantenes kontrollfunksjon Attestanten skal sjekke at det som legges frem som dokumentasjon er korrekt ifht til kontrakter, underliggende avtaler mv. Men, hvis det er gjort muntlig avtalt må attestanten legge til grunn at leder som har godkjent har tatt ansvar for at arbeidet er gjort, for eksempel når det utbetales honorar, og det ikke ligger timelister til grunn.
15 PAGAweb-info til nettverket: Synkronisering av NTNU-system og Paga-system: BrukerDataBasen (NTNU) og Pagaweb-tilgang (Bluegarden) - Personen må være meldt inn i BDB-basen før tilgang til Pagaweb - BDM-fullmakt må være tildelt før Pagaweb-tilgang - Navn på personer skal være registrert på samme måte, dvs. etter- /fornavn SKAL være likt i begge system! Ajourhold av Pagaweb-rolletilganger må være etablert ved alle enheter, dvs. hvis endring/avgang i tilsettingsforholdet til en person med Pagaweb-tilgang må rollen vurderes og meldes endret til Lønnstjenesten. Rolle-tilgangene sees i sammenheng med fullmaktstildeling som BDM og attestant
16 PAGA-web Registreringsdetaljer (FL/VLR): NAVNE REGLER: - Ingen komma mellom etternavn/fornavn - Stor bokstav KUN i første bokstav i for-/ettenavn - Ingen navn som inneholder tegn/ tødler må unngås (Eks. Andrè registreres som Andre) - Mellomnavn som van der og lign. må ikke inneholde tødler, rekkefølgen i etter-/fornavn må være lik innmelding i Brukerdatabasen (NTNU) - Kun norske bokstaver skal registreres i PAGA-web. MERK! Utenlandske bokstaver registreres slik: Ä ae Ö oe Ü ue Konsekvenser for feilregistrering: - Ingen lønnsutbetaling til enkeltpersoner - Overføring til bankkonto stoppes for alle lønnsutbetalinger
17 PAGA-web Registreringsdetaljer (FL/VLR): BOSTEDSADRESSE og LØNNSSLIPP-ADRESSE og SLIPP SENDES: * Hvis BOSTEDSADRESSE er registrert i utlandet, - MÅ følgende felter være utfylt slik: LØNNSSLIPPADRESSE: Må være norsk (eks. enhet ved NTNU) SLIPP SENDES: - Må være norsk! (IKKE velg Sendes privat hvis bostedsadresse er registrert med utenlandsk adresse. Konsekvenser for feilregistrering: - Ingen lønnsutbetaling til feilregistrert person
18 PAGA-web Registreringsdetaljer (FL/VLR): BANKKONTO LANDKODE BANKKONTO: norsk bankkonto skal LANDKODE alltid være norsk, dvs. NO. LANDKODE = NO (Norge) registreres alltid når det er registrert norsk bankkonto Konsekvenser ved feilregistrering: - Ingen lønnsutbetaling til feilregistrert person
19 PAGA-web Registreringsdetaljer (FL/VLR): STOPPDATO (FL) - Midlertidig ansatte STOPPDATO må ALLTID registreres! - Faste ansatte STOPDATO må ALDRI registeres! ANSATTFORHOLD koder: - benyttes kun av att. Fastlønn: M -Midlertidig F -Fast ansatt. - benyttes kun av att. Var.lønn og Reise T Timelønn X - Ekstrahjelp - benyttes kun av sentral Lønnstjenese E - Eksterne
20 PAGAweb- registrering eller ikke (FL/VLR): - E-post-varsling, backup-system i Pagaweb. Det gis varsel til andre attestanter at bilag er under registrering, dvs. enhetens attestanter har felles desentralt oppfølgingsansvar. - Importeringsfeilen fortsetter kan medføre at det går 2 dg før registrering kan foretas for nyopprettet person. - Reiseregninger som godtgjøres utenfor statens reiseregulativ, registreres ved Lønnstjenesten. Dette for riktig trekkbehandling.
21 PAGAweb Rettelser som kommer fra 20.11.08 : REISEREGNINGER /-BLANKETT Endring av kilometersats. Gamle reiseregninger viste feil sats. Dette er nå rettet. Feil i registreringsskjema "Kjørebok". Når man brukte tabulator for å flytte mellom feltene hoppet den over felt. Dette er nå rettet. Det var ikke mulig å registrere mer enn 9 middager i reiseregningsblankett, dette er nå rettet. Manglende rekalkulasjon i reiseregningsskjema. Det var ikke mulig å blanke antall. Det er nå rettet Feil sats brukes for diett uten overnatting over 12 timer. Det er nå rettet til riktig sats Problemer med å registrere kommatall i enkel reiseregning. Dette er nå i orden. I oversiktsbilde for forenklet skjemabehandling ble navn på kostnadssted og arbeidsgiver hentet fra en annen kilde. Dette er nå endret. Blankett-problemer- Reiseregning, mat etter regning. Forsiden ble ikke oppdatert. Dette er rettet, det var kun en kosmetisk feil.
22 Innspill fra nettverket (fak/avd): Mer om bruk av TT-kode 2029 Godtgjørelse og TT-kode 1143 Timelønn? unntak ved 100% stilling. Bruk av P4 eller P6-skjema? P4 brukes når timer vektes, eks. undervisningstimer, og P6-skjema på øvrige. (Nettverksutveksling) Reiseforsikring til ansatte som reiser på forskningstermin? Hvilke papirer/dokumenter må ansatte ordne med før forskningstermin i utlandet, se http://www.ntnu.no/administrasjon/avdelinger/personal/forskertermin_re tningslinjer.htm Nærmere om retningslinjer for Tilskudd forskn.termin (i arbeid) Hvorfor stempling på bilag mottak og registrering (- unngår dobbelutbetaling, god dokumentasjon for mottak mv) Hvordan se Reisedato på lønnsslippen (vises kun i Pagaweb) Pagaweb- Forsiden kan brukes mer aktivt til ulike meldinger! Prosessleder vurderer ulike info-kanaler etter meldingstyper.
23 Meldinger til nettverket: - Bekreftelse på utenlandsopphold Fristen var 10.11.08! - Frister for bilagsregistrering og utbetalingsdatoer ved årsovergangen 2008/2009: - 27. november siste frist for bilag til hovedlønn desember-09-9. desember siste frist for reiseregninger, honorar mv (unntatt ordinær timelønn) - 17.desember siste frist for bilag til hovedlønn januar-09. - Arkivering 2009 Bilagsmapper skal ha BLÅ farge. - Ny kontoplan fra 1.1.2009, - Omfattende endringer - Informasjon om overgang kommer senere.
24 Eventuelt og status tidligere ref.saker: Stempel for mottatt og registrert bilag er etterbestilt. Innsending av bilag / reiseregninger Bruk stifter (ikke binders!) Reiseregning Tjenestereise,seminar på sted Danskebåten : Her skal det brukes satser for innlandsreise, da det ikke er oppdrag i Danmark (- at båten legger til kai i Danmark endrer ikke oppdragsstedet som er Norge i dette tilfelle!) Reisegodtgjørelse til studenter i grunnutdanning (dvs. opp til mastergrad) går som direkte utgiftsrefusjon, og dermed ikke innberetningspliktig. Påfør bilaget opplysninger for vurdering. Reiseregningen Egen anvisning dvs. faktura betalt av NTNU Skal ikke føres som Reiseforskudd på reiseregningen. Opplysningen skal fremgå i Kommentarfeltet og ikke tas med i regningen. Reiseforskudd for spesiell reise frem i tid Attestanten må følge opp med signatur og at reiseoppgjør blir levert.
25 Økonomihåndboka i arbeid