Møteprotokoll Porsgrunn kontrollutvalg Dato: 07.05.2019 kl. 9:00-12:00 Sted: Møterom 3 etg Arkivsak: 19/00011 Til stede: Leder Erik Bystrøm, nestleder Karl Erik Høegh, medlem Bente Tangen, medlem Ingrid Brubakken, medlem Henning Yven, sekretær Marianne Lundeberg, oppdragsrevisor Ingebjørg. Norby Vibeto, Oppdragsansvarlig revisor Kjell Ekman. Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Keops v/ Morten Kjørholdt Pettersen, Rådmann Per Wold, Spesialrådgiver, Rådmannens Stab Terje Madsen Marianne Lundeberg Sakskart Side Møteinnkalling 3/19 19/00011-19 Godkjenning av møteinnkalling 07.05.2019 3 Møteprotokoll 3/19 19/00011-20 Godkjenning av protokoll 12.03.2019 4 Saker til behandling 17/19 19/04385-1 Keops kurs- og arbeidssenter KF - Regnskap og Årsmelding for 2018 5 1
18/19 19/04386-1 19/19 19/03740-1 20/19 17/14374-10 21/19 19/08945-1 Årsregnskap og årsmelding 2018 for Porsgrunn kommune - Uttalelse fra kontrollutvalget Årsrapport med årsregnskap og kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen 2018 - Porsgrunn kommune Oppfølging - Selskapskontroll - Rammer for eierstyring - Porsgrunn kommune Orientering om etablering av Vestfold og Telemark revisjon IKS - Porsgrunn kommune 7 9 10 11 22/19 19/00029-5 Referatsaker 07.05.2019 - Porsgrunn kontrollutvalg 12 23/19 19/00037-5 Eventuelt 07.05.2019 - Porsgrunn kontrollutvalg 13 Porsgrunn, 07.05.2019 Kontrollutvalgsleder Erik Bystrøm Sekretær Marianne Lundeberg 2
Møteinnkalling 3/19 Godkjenning av møteinnkalling 07.05.2019 1 Porsgrunn kontrollutvalg 07.05.2019 3/19 Møteinnkalling 07.05.2019 godkjennes. Møteinnkalling 07.05.2019 ble lagt frem for godkjenning. Møteinnkalling 07.05.2019 godkjennes. 3
Møteprotokoll 3/19 Godkjenning av protokoll 12.03.2019 1 Porsgrunn kontrollutvalg 07.05.2019 3/19 Protokoll 12.03.2019 godkjennes Protokoll 12.03.2019 ble lagt frem for godkjenning Protokoll 12.03.2019 godkjennes 4
Saker til behandling 17/19 Keops kurs- og arbeidssenter KF - Regnskap og Årsmelding for 2018 1 Porsgrunn kontrollutvalg 07.05.2019 17/19 Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet 2018 for KEOPS kurs- og arbeidssenter KF. Regnskapet viser et netto driftsresultat på kr 1 118 tusen og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 52 tusen. Kontrollutvalget baserer sin behandling på revisjonens arbeid, revisjonsberetningen og revisors rapport til kontrollutvalget, Revisjonen har levert et nummerert brev nr 1 «varsel om avvik i revisors beretning til Keops kurs- og arbeidssenter KF for 2018.» Styret i Keops har ikke vedtatt samlet investeringsbudsjett for 2018. Dette medfører en konklusjon med forbehold i revisors beretning, vedr øvrige lovmessige krav, der de konkluderer med forbehold om særbudsjett. Kontrollutvalget viser til revisjonsberetningen der revisor mener at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av foretakets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Kontrollutvalget har ingen merknader til Keops kurs- og arbeidssenter Porsgrunn KF sitt årsregnskap for 2018 og anbefaler at det godkjennes. Uttalelsen og revisjonsberetningen av regnskapet 2018 for Keops KF 2018 oversendes bystyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet. 5
Morten Kjørholt Pettersen la frem Keops Kurs- og arbeidssenter KF sitt årsregnskap og årsmelding for 2018. Årsmeldingen var ettersendt sakspapirene. Telemark kommunerevisjon ved Kjell Ekman og Ingebjørg N. Vibeto la frem rapport om revisjon av regnskapet for Keops kurs- og arbeidssenter KF for 2018. Rettelse i avsnitt 2 i saksopplysningen: «såkalt normalberetning». Dette er IKKE en normalberetning, men en beretning med forbehold pga manglende budsjett for investeringsregnskapet. Dette endres i sakutskriften, som videresendes med melding om vedtak. Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet 2018 for KEOPS kurs- og arbeidssenter KF. Regnskapet viser et netto driftsresultat på kr 1 118 tusen og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 52 tusen. Kontrollutvalget baserer sin behandling på revisjonens arbeid, revisjonsberetningen og revisors rapport til kontrollutvalget, Revisjonen har levert et nummerert brev nr 1 «varsel om avvik i revisors beretning til Keops kurs- og arbeidssenter KF for 2018.» Styret i Keops har ikke vedtatt samlet investeringsbudsjett for 2018. Dette medfører en konklusjon med forbehold i revisors beretning, vedr øvrige lovmessige krav, der de konkluderer med forbehold om særbudsjett. Kontrollutvalget viser til revisjonsberetningen der revisor mener at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av foretakets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Kontrollutvalget har ingen merknader til Keops kurs- og arbeidssenter Porsgrunn KF sitt årsregnskap for 2018 og anbefaler at det godkjennes. Uttalelsen og revisjonsberetningen av regnskapet 2018 for Keops KF 2018 oversendes bystyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet. 6
18/19 Årsregnskap og årsmelding 2018 for Porsgrunn kommune - Uttalelse fra kontrollutvalget 1 Porsgrunn kontrollutvalg 07.05.2019 18/19 Kontrollutvalgets uttalelse til Porsgrunn kommunes årsregnskap for 2018: Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for 2018. Sammen med årsregnskapet forelå rådmannens årsmelding. Revisor har avlagt uavhengig revisors beretning for 2018 og rapport om revisjon av regnskapet til kontrollutvalget. Årsregnskapet viser kr 2 007 481 963 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 10 677 945. Driftsregnskapet viser et netto driftsresultat på kr 17,2 mill. og et mindreforbruk på kr 10,7 mill. Brutto negativt driftsresultat på kr 25,3 mill. Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. Kontrollutvalget viser til revisjonsberetningen der revisor mener at årsregnskapet er avlagt i samsvar med lover og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling per 31.12.18 og for at resultatet i regnskapsåret er i samsvar med god kommunal regnskapsskikk. Revisors rapport om revisjon av årsregnskapet 2018 og revisors beretning om årsregnskapet for 2018 følger vedlagt. Uttalelsen sendes bystyret med kopi til formannskapet Rådmann Per Wold la frem Porsgrunn kommunes årsregnskapet og årsberetningen 2018 for utvalget. Oppdragsrevisor Ingebjørg N. Vibeto legger frem Porsgrunn KU rapport om revisjonen av regnskapet 2018 for Porsgrunn kommune og Porsgrunn kommune revisjonsberetning 2018. Oppdragsansvarlig revisor Kjell Ekman var tilstede i saken. 7
Kontrollutvalgets uttalelse til Porsgrunn kommunes årsregnskap for 2018: Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for 2018. Sammen med årsregnskapet forelå rådmannens årsmelding. Revisor har avlagt uavhengig revisors beretning for 2018 og rapport om revisjon av regnskapet til kontrollutvalget. Årsregnskapet viser kr 2 007 481 963. Driftsregnskapet viser et netto driftsresultat på kr 17,2 mill. og et mindreforbruk på kr 10,7 mill. Negativt brutto driftsresultat på kr 25,3 mill. Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. Kontrollutvalget viser til revisjonsberetningen der revisor mener at årsregnskapet er avlagt i samsvar med lover og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling per 31.12.18 og for at resultatet i regnskapsåret er i samsvar med god kommunal regnskapsskikk. Revisors rapport om revisjon av årsregnskapet 2018 og revisors beretning om årsregnskapet for 2018 følger vedlagt. Uttalelsen sendes bystyret med kopi til formannskapet 8
19/19 Årsrapport med årsregnskap og kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen 2018 - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg 07.05.2019 19/19 Kontrollutvalget tar «Kontrollrapport 2018 vedrørende skatteoppkreverfunksjon for Porsgrunn kommune» og Årsrapport med årsregnskap fra Kemneren i Grenland for 2018» til orientering. Kontrollutvalget har mottatt årsrapport med årsregnskap og kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen 2018 Porsgrunn kommune fra skatteetaten. Disse ble lagt frem i møtet. Kontrollutvalget tar «Kontrollrapport 2018 vedrørende skatteoppkreverfunksjon for Porsgrunn kommune» og Årsrapport med årsregnskap fra Kemneren i Grenland for 2018» til orientering. 9
20/19 Oppfølging - Selskapskontroll - Rammer for eierstyring - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg 07.05.2019 20/19 Saken tas til orientering. Bystyrets vedtak 1. Bystyret tar eierskapskontrollrapport Rammer for eierstyring Porsgrunn kommune til orientering. 2. Rådmannen kommer tilbake med en sak til bystyret i løpet av våren 2019 som belyser hvordan Porsgrunn kommune skal følge opp kontrollutvalgets innstilling. Saker er satt opp i formannskapet 11.04.2019 sak 23/19, og trolig i påfølgende bystyre 25.04. Kontrollutvalget får vedlagt saksframlegget til sak 23/19 i formannskapet som skriftlig svar på vedtaket. Spesialrådgiver Rådmannens Stab, Terje Madsen møtte og orienterte om oppfølgingen av kontrollutvalgets innstilling. Saken tas til orientering. 10
21/19 Orientering om etablering av Vestfold og Telemark revisjon IKS - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg 07.05.2019 21/19 Saken tas til orientering. Kontrollutvalget fikk framlagt informasjonen fra Telemark kommunerevisjon IKS, lagt i saksframlegg, om etablering av Vestfold og Telemark Revisjon IKS. Daglig leder i TKR IKS Kjell Ekman orienterte også muntlig. Saken tas til orientering. 11
22/19 Referatsaker 07.05.2019 - Porsgrunn kontrollutvalg 1 Porsgrunn kontrollutvalg 07.05.2019 22/19 Sakene tas til orientering. Betraktning fra Temark sin Vårkonferanse 26.04.2019 Kommende saker: Rapport fra stiftelsestilsynet - Juni møtet FVR på byggesak - Juni møtet Bypakke Grenland oppfølging i septembermøtet FVRapport- eiendomsforvaltning september møtet Sakene tas til orientering. 12
23/19 Eventuelt 07.05.2019 Porsgrunn kontrollutvalg 1 Porsgrunn kontrollutvalg 07.05.2019 23/19 1. Innkommet brev om henvendelse til skole og svar leder orienterte. Ingen konkrethenvendelse til kontrollutvalget pr dato. 2. Barnevernet mulig orientering/ forvaltningsrevisjon? 3. Hvordan fungerer Varslingsgruppe i Porsgrunn kommune er det noen Metoo saker i Porsgrunn kommune. Hvordan behandles dette i Porsgrunn kommune. Enstemmig 1. kontrollutvalget tar ikke saken videre pr. dato 2. Kontrollutvalget vurderer dette i et senere møte. 3. Kontrollutvalget ønsker en sak om Varslingsrutiner og behandling av varslingssaker i Porsgrunn kommune 13
14