VEDLEGG: Rapportering per område 30. april 2009 Oppdatert oversikt over ansvarlige: Område Beskrivelse Ansvarlig Ansvarlig LG Rapporteringsansvarlig 1 Pasientbehandling BL Maren Skaset 2 Forskning AS Øystein Krüger 3 Kunnskapsutvikling og god praksis KWW KWW 4 Organisering og utvikling av fellestjenester 4.1 IKT KWW Ketil Are Lund 4.2 Innkjøp og logistikk KWW Anders Wiland Skumsnes 4.3 HR VL Bjørn Erik Mørk 4.4 Eiendom AB Steinar Frydenlund 5 Mobilisering av medarbeidere og ledere VL Bjørn Erik Mørk 6 Bærekraftig utvikling gjennom god økonomistyring AB Lars Rønning Område 1: Pasientbehandling Ansvarlig: Bård Lilleeng Leveranser i alle aktiviteter tilfredsstiller krav som stilles Arbeidet med regionale strategier skulle etter planen vært i gang 1. april, men vil iverksettes 1 mnd senere. Alle andre aktiviteter følger oppsatt milepælsplan skjer innenfor gitte kostnadsrammer er tilfredsstillende forankret. Rapporteringen tar utgangspunkt i det målbilde og plan for gjennomføring som er gitt i styresak 108-2008 Omstillingsprogrammet - innsatsområde 1-hovedstadsprosessen og i styresak133-2008 Omstillingsprogrammet - innsatsområde 1 - plan for oppfølging og gjennomføring. Mandater for og de fagråd som skal gi RHFet faglige innspill til innholdet i regionale strategier strategiene vært etablert innen 1.4. Fagrådene er nå oppnevnt og arbeidet igangsettes primo mai. Arbeidsgruppa som har utredet definering og samling av regionale rehabiliteringsfunksjoner leverte sin rapport 1. april, i henhold til planen. Rapporten har vært på høring frem til 1. mai. De to øvrige regionale utredninger er begge i forprosjektfase som har som mål å klarlegge problemstillinger for videre arbeid. Det har i april vært arbeidet videre med å avklare hvilke regionale fagråd som skal etableres, samt retningslinje for sammensetning, mandat mv. Det har vært avholdt en kort innspillsrunde til helseforetakene. Man tar fortsatt sikte på etablering innen 1. juni. Arbeidet med å følge opp tilrådingene fra arbeidsgruppa nedsatt i samarbeid med Oslo kommune for å utrede etablering av en rusakutt i Oslo er startet. Arbeidet vil bli intensivert i mai. Arbeidet med samhandlingsprosjekt for likeverd følger fastsatt plan. Største utfordringer i tiden fremover er fortsatt oppfølging av anbefalingene fra arbeidsgruppa som har utredet definering og samling av regionale rehabiliteringsfunksjoner. Her er det behov for avklaring fra LG og RHFstyret. Dette vil skje i mai. Viktig blir også å følge opp arbeidet med etablering av rusakutt i Oslo i samarbeid med Oslo kommune. Blant annet må avtaler reforhandles. Når det gjelder både rusakutt, likeverdsprosjekter og definering og samling av regionale rehabiliteringsfunksjoner vil styret bli forelagt orienteringssaker i mai. Side 1 av 6
Område 2: Forskning Ansvarlig: Annetine Staff Handlingsplan for innovasjon er ferdig. Syv tematiske tiltaksplaner er under ferdigstillelse. Disse danner grunnlaget for samlet handlingsplan for regional forskningsstrategi. Ferdigstillelse av tiltaksplaner følger oppsatt plan, inkludert innspillsrunde. Handlingsplan for regional forskningsstrategi sendes på høring i helseforetakene og til berørte parter før sommeren. Arbeidet skjer innen de økonomiske rammer som er gitt. Innkallinger /referater vedr møter i råd og utvalg lagt på nett. Bidrar til å sikre transparente prosesser. splan revideres i samarbeid med kommunikasjonsavdelingen. Rapporteringen tar utgangspunkt i det målbilde som er gitt i regional forskningsstrategi for 2008-2011. Regionalt forskningsutvalg (RFU) har hatt ansvar for utviklingen av strategien og for å anbefale opplegg for implementering. Forskningsstrategien inneholder bl.a. forpliktende mål og delmål, samt en rekke tiltak. Administrativt forskningsledernettverk (AFN) understøtter implementeringen. Samlet handlingsplan for regional forskningsstrategi utformes med basis i syv tematiske tiltaksplaner som utvikles i egne arbeidsgrupper og behandles i RFU AFN før de sendes ut på en innspillsrunde. Tiltaksplanene bli sammenstilt i en samlet handlingsplan som grunnlag for høring i helseforetaksgruppen og hos andre berørte aktører. Etter høringsrunden og påfølgende bearbeiding blir handlingsplanen lagt fram for styret (september 2009). For tiltaksplanene er overholdelse av framdrift og sammenstilling av den samlede handlingsplan for utsending til høring før sommerferien de største ufordringer. Handlingsplan i september 2009. Område 3: Kunnskapsutvikling og god praksis Ansvarlig: Kristin Wieland Forstudie og arbeidet med behandlingslinjer følger plan. Dette er imidlertid et langsiktig modningsarbeid, som krever kulturendring i foretakene og ledelsesmessig høyt fokus for å lykkes.. Ressursknapphet, særlig konkurransen om nøkkelressurser til mange parallelle prosjekter, er noe hemmende for fremdrift. I dette prosjektet er ikke økonomien foreløpig den største utfordringen, men modningen av konsepter og utvikling av organisasjonen i forhold til de prosesser og resultater man ønsker å oppnå. Det utvikles kommunikasjonsplaner og jobbes med å sikre den nødvendige involveringen i omstillingsarbeidet. Rapporteringen tar utgangspunkt i det målbilde som er gitt i den vedtatte Plan for strategisk utvikling, jfr styresak 130-2008. Forstudie kunnskapsutvikling og god praksis er etablert med prosjekt- og styringsgruppe og følger planlagt fremdrift. Prosjektet har bidratt til verdifull kontakt mellom nøkkelmiljø for kunnskapshåndtering og behandlingslinjer. Dette er imidlertid fagområder og konsepter som trenger modning, og dette er starten på et langsiktig arbeid. Det er en betydelig utfordring at nøkkelpersoner er involvert i mange konkurrerende prosjekter, særlig gjelder dette Oslo universitetssykehus. Ledelsesmessig forankring er varierende, og en nøkkelfaktor for suksess. Forstudie skal være avsluttet før sommeren, og fremlegges for ledelsesmessig behandling i august og som temasak for styret i september. Side 2 av 6
Område 4.1: IKT Ansvarlig: Kristin Wieland Oppfølging av styrevedtakene følger planer, men tids- og ressursrammer skaper utfordringer både mht. økonomi og mennesker. Omstilingsarbeidet, spesielt virksomhetsoverdragelsen til Sykehuspartner følger en meget tett tidsplan som krever mye ressurser og ledelsesfokus. gjennomføres innen budsjettrammen. Det utvikles kommunikasjonsplaner og jobbes med å sikre alle ansattes involvering i omstillingsarbeidet. Rapporteringen tar utgangspunkt i det målbilde og plan for gjennomføring som er gitt i styresakene 39/2008, 67/2008 nr 3 Omstilling IKT, samt styresak 109/2008 Etablering av felles tjenesteleverandør (FTL). Forberedelser til virksomhetsoverdragelse av IKT tjenester fra helseforetakene til Sykehuspartner pågår. Det er iverksatt arbeid for å se på den totale risikoen innenfor regionens IKT område. Forventninger og krav til gjennomføring må balanseres mot de totale tilgjenglige ressurser. Arbeidet med IKT strategi for Helse Sør-Øst er utsatt inntil nasjonale føringer fra HOD er avklart (ref.samhandlingsreform). Den totale risikoen i regionen peker på en utfordring ifht til tempo på gjennomføring og forventninger til gevinstuttak i helseforetakene. Uttak av gevinster i helseforetakene forutsetter en økt innsats på IKT. En samlet IKT strategi for Helse Sør-Øst planlegges lagt fram for styret i 1.halvår 2010. Område 4.2: Innkjøp og logistikk Ansvarlig: Kristin Wieland Oppfølging av styrevedtakene følger planer, men fremdriften er utfordrende. Anskaffelsesprosessene krever mer ressurser og tar lengre tid enn planlagt. Dialogen med leverandørmarkedene er krevende og innføring av nye avtaler møtes med motstand i disse markedene. Det arbeides med å etablere mer effektive styringslinjer som kan sikre raskere implementering av nye løsinger i helseforetakene. Oppgavene gjennomføres innen for de økonomiske rammer som er avsatt. sportal er etablert og driftet av Sykehuspartner. Det utvikles kommunikasjonsplaner og jobbes med å sikre alle ansattes involvering i utvikling og omstillingsarbeidet. Rapporteringen tar utgangspunkt i det målbilde og plan for gjennomføring som er gitt i styresakene 128/2008 strategiplan for innkjøp og logistikk og 011/2009 handlingsplan for 2009. Implementering av avtaleområde medisinske forbruksvarer (årlig omsetning på ca kr 1 mrd) er en krevende prosess både i forhold til dialog med leverandørmarkedet og helseforetakene. Plan for gevinstrealisering legges frem i mai med forslag til nye avtaleområder og andre tiltak. Bruk av elektronisk innkjøpsverktøy er fortsatt for lav, men det er store forskjeller mellom helseforetakene. Kontrakt for drift av lager og kjøp av logistikktjenester med DHL avvikles og ny aktør BRING er valgt. Kontrakt er underskrevet, oppstartsmøter gjennomført og prosjekt for avvikling av DHL og implementering av Bring er etablert. Strategisk forum for innkjøp og logistikk (SIL) er etablert med bred faglig og ledelsesmessig sammensetning og blir det fremste rådgivingsorgan for området innkjøp og logistikk. Den største utfordringen er å sikre god forankring av endrings- og utviklingsarbeidet på ledelsesnivå 3 og 4 i helseforetakene. Handlingsplan innkjøp og logistikk for 2010 legges frem for styret høsten 2009. Side 3 av 6
Område 4.3: AdmHR Ansvarlig: Vidar Lødrup Prosjektet leverer resultat etter plan for alle de fire delprosjektene. Det er utfordringer knyttet til rekruttering av ressurser i Sykehuspartner. Dette medfører risiko for forsinkelser. Prosjektet forventer å levere innenfor budsjett. Det er påløpt ekstra kostnader med RoS-analyse og tiltak, nytt testregime og økende rapporteringsaktivitet. Uforutsette kostnader utover dette vil påvirke prosjektets evne til å levere innenfor budsjettrammene. Prosjektet følger utarbeidet kommunikasjonsplan Rapporteringen tar utgangspunkt i det målbilde og plan for gjennomføring som er gitt i mandatet. - Oslo universitetssykehus, Ullevål hadde første lønnskjøring på nytt system 28.april. Opplæringsaktiviteter av ledere og medarbeidere pågår. - Implementeringsprosjekt ifm innføring av ressursstyring og arbeidsplansystem på Sykehuset i Vestfold er iverksatt. Oppstartsaktiviteter pågår. - Det arbeides med en RoS-analyse av Gatsoft sin løsning (ressursstyring og arbeidsplan). - Grunnet økt aktivitet ift oppfølging av risiko og sårbarhetsanalyse av Bluegardens løsning, samt tilpasning av løsningen, er det risiko for økte kostnader som kan påvirke prosjektets evne til å levere innen for budsjett. Kostnadsestimater er under utarbeidelse. - Ikke kapasitet på RHF-nivå/Sykehuspartner til å utføre test og godkjenning av løsning. Prosjektet undersøker om kompetanse og ressurser i helseforetak kan innleies. - Overgang fra prosjekt til drift må omfatte langsiktig forankring på RHFet ift oppfølging av kontraktsforhold, herunder nasjonal koordinering (etablering av forvaltningsorganisasjon). Ingen beslutningspunkter som skal fremlegges for styret. Område 4.4: Eiendom Ansvarlig: Atle Brynestad Rapporteringen tar utgangspunkt i målbilde og plan for gjennomføring gitt i styresak 10-2009. Det arbeides med et kick-off møte etter forankring i direktørmøte og en måte å tilnærme seg selve prosessen på. Det foreslås etablert strategiske eiendomsforum, etter modell øvrige fellesområder og det arbeides med mandat for dette. i å finne den beste måte å skape tro på prosjektet og felles forståelse for målbilde og nødvendig endringer for å oppnå dette. fremlegges for styret i desember. Side 4 av 6
Område 5: Mobilisering av medarbeidere og ledere Ansvarlig: Vidar Lødrup - Mobilisering av medarbeidere og ledere. Nødvendig med konkretisering. - Forprosjekt for strategisk kompetanseutvikling midlertidig utsatt. Skisse til mandat skrevet. - Ressursstyring: Følges opp i AdmHR. - Arbeidsmiljø & HMS: Oppstartsmøte 18.mai. Arbeidsgruppe etablert. - Forutsetninger og struktur: Håndtert i AdmHR. - Mobilisering av medarbeidere og ledere: pågår. - Forprosjekt for strategisk kompetanseutvikling utsatt. - Ressursstyring: Håndtert i AdmHR. - Arbeidsmiljø & HMS: Arbeidet med HMS-policy ferdigstilles ultimo juni. - Forutsetninger og struktur: Følges opp i AdmHR. - Mobilisering av medarbeidere og ledere. Aktivitetene innen vedtatt budsjett - Forprosjekt for strategisk kompetanseutvikling: nødvendig med presiseringer og avklaringer For alle områder gjelder at arbeidet er forankret For oppfølging av handlingsplan vises det til Helse Sør-Øst sin HR-strategi og Handlings- og implementeringsplan for HR-strategi. Konkretisering av rutiner for oppfølging og rapportering pågår (herunder standardisering av mandater og prosjektplaner), men er noe forsinket. Dette påvirker omfanget av rapporteringen. Tiltakene i handlingsplanen skal gjennomgås for oppdatering av prioriteringer og justering av ambisjoner og framdrift. - Mobilisering av medarbeidere og ledere: pågår. - Forprosjekt for strategisk kompetanseutvikling: Mandat og arbeidsgruppe skal etableres. - Ressursstyring: Se AdmHR, ellers ingen aktivitet - Arbeidsmiljø & HMS: Arbeidsgruppe etablert, oppstartsmøte 18.mai. - Mobilisering av medarbeidere og ledere: Behov for konkretisering av innhold og prosesser. - Forprosjekt for strategisk kompetanseutvikling: Noe forsinket i forhold til plan - Ressursstyring: Forutsetn. og systemstøtte i AdmHR, behov for konkretisering for øvrig - Arbeidsmiljø & HMS: Noe forsinket i forhold til plan. Ingen beslutningspunkter som skal fremlegges for styret. Side 5 av 6
Område 6: Bærekraftig utvikling gjennom god økonomistyring Ansvarlig: Atle Brynestad Der målbildene er klare for eksempel inntekstmodell og kjerneprosesser ligger det an til at de oppfylles etter planen. Inntektsmodell: I rute ift plan Felles økonomihåndbok: Ferdig og ute på høring LIS/KPP: Fremdrift midlertidig rapporteringsløsning, anbud og LIS behandlet i ledergruppe og presentert for SIKT Videreutvikling av kjerneprosesser: Kontinuerlig forbedring, leverer ift planer Kostnader som forespeilet. LIS godt forankret i SIKT. Ulikt innenfor de fire områdene. Inntektsmodell: Prosjektgruppe skal avklare hvilke deler av den samlede inntektsfordeling som kan skje etter en ny og kriteriebasert fordelingsmodell og hvordan dette kan håndteres i budsjett 2010. Felles økonomihåndbok: Utarbeides for å få sammenfallende rutiner i foretaksgruppen og omfatter budsjett, regnskap, likviditet og rapportering. LIS/KPP: Kritisk behov for regionale rapporteringsløsninger for å dekke dagens behov for sentrale styringsdata til eier, ledelse og styre samt rapportering av lovpålagte data. Dagens løsning er lite effektiv, og skaper betydelig manuelt arbeid for foretakene og RHFet. Videreutvikling av kjerneprosesser: Det vises til virksomhetsplaner og prosessbeskrivelser for målbilde og planer på de ulike kjerneprosessene som er rapportering, oppfølgingsmøter, budsjett og regnskap. Inntektsmodell: I sluttfasen, prosjektrapport levert. Felles økonomihåndbok: Ferdigstillelse pågår. LIS/KPP: I april gjennomført presentasjon for Strategisk IKT-forum (SIKT). Videreutvikling av kjerneprosesser: Oppstart beskrivelse av budsjettprosessen. Koblinger mellom LIS og KPP-arbeidet. Konkurransegrunnlag for anbud rapporterings- og analyseløsning. Ingen spesifisert. Side 6 av 6