HELSE NORD-TRØNDELAG HF STYRET Sak 53/2019 Økonomisk status Helse Nord-Trøndelag Saken behandles i: Møtedato Møtesaksnummer Styret for Helse Nord-Trøndelag HF 5. september 2019 53/2019 Saksbeh: Arkivkode: 012 Tove Indal Saksmappe: 2019/2351 ADM. DIREKTØRS INNSTILLING: 1. Styret tar statusrapporteringen og forslag til tiltak til orientering. 2. Styret påpeker foretakets alvorlige økonomiske situasjon. Styret ser at det vil bli krevende for foretaket å oppnå resultatkravet for 2019, og understreker at det er nødvendig med kontinuerlig fokus på å finne tiltak som reelt bedrer foretakets økonomiske situasjon. 3. Styret ber adm. direktør iverksette tettere oppfølging av enheter med de største resultatutfordringene. 4. Styret ber om rapportering av fremdrift og status på foreslåtte tiltak for 2019 fra klinikker og sentre i neste styremøte. 5. Styret ber adm. direktør utarbeide en detaljert gjennomføringsplan for strategiske tiltak som sikrer nødvendig utredning av foreslåtte tiltak. 6. Styret forutsetter at gjennomføringsplanen drøftes med tillitsvalgte.
SAKSUTREDNING: Sak 53/2019 Økonomisk status Helse Nord-Trøndelag Vedlegg Ingen UTRYKTE VEDLEGG 1. Styresak 15/2019 Driftsrapport februar 2019 2. Styresak 28/2019 Driftsrapport mars 2019 3. Styresak 43/2019 Status tiltak for å oppnå økonomisk balanse Bakgrunn for saken Adm. direktør har siden styremøtet 25. mars i år rapportert om at helseforetaket har en driftsmessig negativ utvikling målt mot Budsjett 2019 (Sak 15/2019). Pr. februar ble det rapportert om et akkumulert resultat på 2,4 MNOK bak budsjett. I neste rapport (Sak 28/2019, styremøtet 9. mai) ble det rapportert om at det negative akkumulerte resultatet hadde økt til 9,2 MNOK etter tre måneders drift. Oppsummert ble det vist til svikt i inntekter og personalkostnader høyere enn budsjettert. Administrasjonen presenterte samtidig en prognose for inneværende år med et forventet negativt budsjettavvik på 50 MNOK. I forbindelse med 9. mai-møtet vedtok styret følgende i Sak 28/2019; 1. Styret tar adm. direktørs orientering om økonomi og driftsrapport pr. mars 2019 til orientering. 2. Styret er bekymret for helseforetakets økonomiske utvikling og understreker at det er påkrevet å stanse helseforetakets negative utvikling. Styret understreker at forventingen om et resultat minst i balanse ligger fast. 3. Styret ber adm. direktør iverksette umiddelbare tiltak særskilt i klinikker som avviker fra budsjett og innføre generell stillingsstopp, vurdere strengt vikarbruk og innleie av personell, samt tilpasse bemanning i forhold til aktiviteten. 4. Strakstiltakene innføres i samarbeid med ansattes organisasjoner og skal i første omgang gjelde ut 2019. 5. Styret påpeker i tillegg at arbeidet med Bærekraft 22 og kontinuerlig forbedring må intensiveres slik at nødvendige effekter oppnås raskere. 6. Styret tar på alvor at nødvendige tiltak er krevende for de ansatte. Ansattes bidrag i omstillingsprosesser er avgjørende for å lykkes. I styremøtet 19. juni (Sak 42/19) ble det rapportert en ytterligere negativt forverring i resultatet til foretaket. Samlet avvik i forhold til budsjett var akkumulert for mai på 13,7 MNOK. I dette møtet orienterte fungerende adm. direktør Kathinka Meirik om status på iverksatte tiltak med utgangspunkt i styrets vedtak fra 9. mai i år (se over). Vedtakene er fulgt opp av foretaksledelsen i dialog med tillitsvalgte, og det ble orientert om at det fra 14. mai ble innført følgende tiltak: Stillingsstopp Restriktiv bruk av vikarer og innleie av personell Streng bruk av overtid og ekstravakter Generelt reiseforbud Fokus på at alle enheter må bidra til å redusere overforbruket.
Videre ble det i tillegg orientert om pågående arbeid med Bærekraft 22-prosjektet. Det ble i styremøtet 19. juni vist til at hovedfokus er knyttet til å oppnå budsjettbalanse for foretaket inneværende år, og stanse den negative økonomiske utviklingen i tråd med vedtak i styremøtet 9. mai. Med bakgrunn i aktivitet- og kostnadsutvikling i 2019, ble det vist til at det foreligger vesentlig risiko knyttet til måloppnåelse for resultatkravet til Helse Nord-Trøndelag. Den mest betydningsfulle risikoen ble knyttet til om planlagte tiltak, Bærekraft 22 og andre forbedringstiltak, vil ha økonomisk effekt som forutsatt - og om det tidsmessig vil kunne ha tilstrekkelig påvirkning allerede i 2019. Det ble understreket at det er svært krevende å finne tiltak som gir ønsket økonomisk effekt. På bakgrunn av orienteringen vedtok styret følgende i styremøtet 19. juni 2019: 1. Styret tar statusrapporten til orientering. 2. Styret ber adm. direktør legge fram alternative tiltak for å komme i økonomisk balanse i 2019, særskilt gjelder dette i de klinikker som har negativt avvik. Alternative tiltak legges fram for styret i neste styremøte. Økonomisk status pr. juli 2019 Økonomisk status for HNT pr. mai viste som nevnt et akkumulert negativt avvik i forhold til budsjett (og korrigert for økte pensjonskostnader) på 13,7 MNOK. Den økonomiske situasjonen for foretaket har blitt vesentlig forverret i løpet av sommermånedene. Akkumulert resultat pr. juli viser et negativt budsjettavvik på 28,2 MNOK. Dette er inkludert en forholdsmessig andel av økt resultatkrav fra Helse Midt-Norge på 6 millioner kroner for 2019. Totale inntekter viser at vi ligger noe bak forventning, men hovedårsaken til budsjettavviket ligger på lønnskostnader. Det totale avviket på lønn, korrigert for pensjonskostnader, viser et overforbruk i forhold til budsjett på 50 MNOK. Avviket fordeler seg i hovedsak på fastlønn og variabellønn, samt manglende realisering av udekte budsjetterte tiltak. Økonomisk balanse 2019 Dersom foretaket skal oppnå styrets krav til et resultat i økonomisk balanse for 2019, må foretaket oppnå et positivt resultat på gjennomsnittlig 6-7 MNOK hver måned i årets resterende fem måneder (se illustrasjon under). 1,2 4,0-3,6-6,8-8,4-6,5-8,0 Resultat pr måned Akkumulert resultat
Spesielt urealistisk er dette for august, med bakgrunn i kostnads-/resultatutviklingen man nå har sett for juni og juli. Dette innebærer at det blir tilsvarende høyere krav til driftsresultatet i siste tertial for at dette skal være oppnåelig. I tillegg til endret resultatkrav på 0,5 MNOK pr. måned, må HNT ha tilstrekkelig positivt resultatavvik de gjenværende månedene av 2019 til å kunne dekke opp budsjettavviket pr. juli på 28,2 MNOK. Den økonomiske situasjonen og utviklingen i HNT pr. juli øker sannsynligheten for at foretaket styrer mot et underskudd i 2019. Det er lite trolig at helseforetaket finner tiltak som er både forsvarlige og tilstrekkelige til at HNT vil kunne oppnå resultatkravet på 6 MNOK, spesielt med tanke på utviklingen årets sju første måneder. Kostnadsreduserende tiltak for å bedre prognosen 2019 Status iverksatte strakstiltak (oppfølging av styrevedtak 9. mai 2019) Tiltak Stillingsstopp Status Det ble etablert et tilsettingsutvalg som et strakstiltak etter styremøtet 09.05.19. Utvalgets vurdering er at det i stor grad lyses ut stillinger som skal dekke en allerede lagt årsplan/turnus, dette for å sikre forsvarlig drift og for å unngå overtid/merarbeid. Utvalget har ikke avslått stillinger, men sørget for at alle stillinger er forhåndsgodkjent av klinikk- /senterleder og i enkelte tilfeller bedt om en mer grundig vurdering eller beskrivelse av behov. Det oppleves ikke at tilsettingsutvalget har ført til stillingsstopp i HNT. Adm. direktør vurderer om tilsettingsutvalget skal avvikles og at man i stedet har en målrettet dialog med klinikkene som har store utfordringer med bemanningsutviklingen. Restriktiv bruk av vikarer og innleie av personell Streng bruk av overtid og ekstravakter Fokus på restriktiv bruk av innleie på alle ledernivå. Fokus på restriktiv bruk av overtid og ekstravakter på alle ledernivå. Analyser vil bli gjennomført for å øke forståelse av årsak til avvik ned på seksjonsnivå, samt sikre etablering av felles rutiner for foretaket. Generelt reiseforbud Foretaket har stort fokus på reduksjon av reisevirksomhet. For øvrig har det vært generell fokus på at alle enheter må bidra til å redusere kostnader. Adm. direktør har i tillegg til dette iverksatt en tettere oppfølging av status og tiltak for avdelinger med de vesentligste avvikene i forhold til budsjett.
Prosess etter styremøte 19. juni 2019 I styremøtet 19. juni 2019 vedtok styret iverksettelse av ytterligere tiltak: «Styret ber adm. direktør legge fram alternative tiltak for å komme i økonomisk balanse i 2019, særskilt gjelder dette i de klinikker som har negativt avvik. Alternative tiltak legges fram for styret i neste styremøte». På bakgrunn av styrets vedtak, ble det sendt ut en bestilling fra fungerende direktør hvor alle klinikker/senter i HNT ble bedt om å identifisere og foreslå tiltak som kan bidra til å bedre foretakets økonomiske situasjon samt bidra til at farten inn i 2020 reduseres. Det ble åpnet for å komme med tiltak for både egen enhet og andre enheter/foretaket. Dette arbeidet ble lagt frem for Foretaksledelsen 12. august 2019. Videre arbeid med økonomiske tiltak ble nødvendig i etterkant av gjennomgangen, og en ytterligere konkretisert bestilling ble sendt ut til klinikk- og senterledere med frist for levering 19. august 2019. Forslag til nye tiltak/prognoser klinikk/senter Alle klinikker/senter har kommet med forslag til tiltak som kan ha en økonomisk gevinst/besparelse på enhets- og/eller foretaksnivå. Dette har vært en svært krevende prosess, og det er utfordrende for klinikkene å skulle komme frem til tiltak som vil gi den ønskede økonomiske effekten som kreves for at foretaket skal klare å levere et resultat på budsjett for 2019. På grunn av korte tidsfrister og ferieavvikling har det ikke vært mulig å sikre tilstrekkelig involvering og kommunikasjon i klinikkene. Videre har det ikke vært mulig å gjennomføre nødvendig konsekvensutredning av de ulike tiltakene. Forslagene som legges fram av klinikker/senter inkluderer følgende tiltak som kan forventes å ha effekt i inneværende år: Holde vakante stillinger ubesatt/restriktiv bruk av innleie Opprettholde iverksatte begrensninger på kurs-, møte- og reisevirksomhet Fokus på oppfølging ved sykdom/sykemeldinger Styrke bemanning på spesialister innenfor enkelte områder Fokus på medikamentbruk/-kostnader, avtalelojalitet Redusere antall innleggelser Reduksjon av tilbud (ambulanse) Evaluere behov for vaktberedskap Innhente gevinst fra allerede inngåtte avtaler/kontrakter Økt bruk av avstandsbehandling I tillegg blir det igangsatt analyser av utvikling i årsverk og lønnskostnader, analyse av overforbruk lab/røntgen, analyse av omfang/hvor vi har pasientlekkasjer, samt identifisering av overproduksjon og uønsket variasjon i behandling. Det vil også bli gjennomført en gjennomgang av prosjektmidler, vurdering av foretakets bilpark, samt foretatt gjennomgang
av organisering av poliklinikker og operasjonsprogram. Kodepraksis og faktureringsrutiner blir også evaluert. Effekten av alle tiltak er ikke estimert, og det er knyttet usikkerhet til hvor raskt man kan få resultateffekt av foreslåtte tiltak. Med kostnadsutviklingen som har vært de syv første månedene og økonomisk status ved utgangen av juli, vil dette ikke gi den ønskede effekten på prognosen for årsresultatet som styret har besluttet. Forslag til nye tiltak/prognoser foretak/strategisk Det jobbes i tillegg med å finne strategiske, foretaksovergripende forslag til tiltak og forbedringsarbeid som kan bidra til å bedre foretakets økonomiske situasjon på lang sikt. Noen eksempler på dette er: 1. Tilpasning av aktivitet i henhold til finansiering 2. Samlokalisering av pasienttilbud 3. Rullerende bemanningsplaner analyse og felles retningslinjer 4. Bemanning analyse av økning, samt oppnådde effekter 5. Økt bruk av avstandsbehandling offensiv satsning 6. «Kort varsel» sikre lik vurdering og bruk 7. Samarbeid med og utnyttelse av nærhet til St. Olavs hospital HF 8. Helsefagarbeidere 9. Reduksjon av utskrivningsklare pasienter 10. Gjennomgang av vaktordninger Det er nødvendig at overnevnte tiltak utredes nærmere i samarbeid med ansatte og tillitsvalgte. Konklusjon Adm. direktør påpeker at prognosen lagt frem etter 1. kvartal signaliserte et negativt resultatavvik for inneværende år på minus 50 millioner i forhold til budsjett. Med den negative utviklingen som har vært i sommermånedene, samt det økte resultatkravet knyttet til endring i basisramme - er det svært krevende å skulle oppnå styrets vedtak om et årsresultat i balanse. Strakstiltak er satt i gang og andre er identifisert, men det vil bli krevende å oppnå vesentlige driftsmessige effekter i 2019. Til tross for dette, vil foretaket jobbe målrettet for å finne ytterlige tiltak som kan ha positiv innvirkning på resultatet inneværende år, samt bremse kostnadspådraget inn mot 2020. Større strategiske endringer krever bredere involvering av ansatte og tillitsvalgte, samt grunnleggende analyser, risiko- og konsekvensvurderinger. Dette er tidkrevende og disse tiltakene forventes ikke å kunne gi vesentlig effekt på resultatet inneværende år. Med bakgrunn i dette etableres det en gjennomføringsplan for foreslåtte utredninger som legges frem for styret. Samlet anbefaler adm. direktør at styret tar statusrapporteringen og informasjonen om økonomiske tiltak til orientering.