Journalpost:16/36860 Saksnummer Utvalg/komite Dato 092/2016 Fylkesrådet 29.03.2016 Ny organisasjonsmodell for Kultur, miljø og folkehelse Sammendrag Kultur, Miljø og Folkehelse ble etablert som en etat gjennom sammenslåing av to avdelinger i FR-sak 08/2015. Det ble nedsatt en administrativ arbeidsgruppe som ferdigstilte sitt arbeid 1. februar. Arbeidsgruppen har foreslått en organisasjonsmodell for etaten bestående av 7 sidestilte seksjoner og en stab rundt etatsjef med nestleder og sekretær/saksbehandler. Hensikten med modellen er å ha kortere beslutningslinjer, jevnbyrdige fagmiljø, samt krav til helhet og sammenheng i utøvelsen av tjenestene som tilbys Nordlands befolkning. Organisasjonskart er vedlagt. Bakgrunn Den nye etaten ble opprettet av Fylkesrådet i januar 2015, på bakgrunn av sammenslåing av tidligere avdeling for Kultur og Miljø og avdeling for Folkehelse, inkludert tannhelse. Det er i fylkesrådssaken om sammenslåing gitt føringer for at tannhelse skal være en egen enhet på grunn av sin størrelse og behov for tettere politisk ledelse. Våren 2015 la en bredt sammensatt arbeidsgruppe fra de to tidligere avdelingene frem forslag på 2 ulike organisasjonsmodeller. Det ble ingen enighet om hvilken modell som skulle gjelde. Dette var status da ny Fylkesråd tiltrådte 1. mai. Ny etatsjef startet i stillingen 1. juni. Fra 1. august har det vært en midlertidig lederstruktur i etaten, initiert av etatsjefen. Den midlertidige løsningen skulle fungere frem til ny organisasjonsmodell var planlagt vedtatt innen utgangen av 2015. Den midlertidige organisasjonsmodellen ser slik ut: Tannhelse fylkestannhelsesjef Elke-Maria Bunk ca. 350 Helsefremmende avd.leder Kari Hege Mortensen ca. 10 Ung/Medvirkningsorganene avd.leder Åshild Opøyen ca. 10 Kultur og Miljø (fem faggrupper) avd.leder Dag Bastholm ca. 21 Scene 8 (utøvende kultur) avd.leder Nina Badendyck ca. 37 ABM (arkiv, avd.leder Geir Knutson ca. 50 1
bibliotek,museum) Etaten gjennomførte et strategiseminar 29. og 30. oktober. Her gav medarbeiderne innspill på hva som vil være viktig i en ny organisasjonsmodell. De momenter som ble nevnt av flere var: tydelig ansvar og myndighetsforhold kortere beslutningsprosesser resultatorientert konkrete mål tydelig ledelse medvirkning målrettede prioriteringer Ledergruppen har diskutert saken i flere ledermøter og saken har også på generelt grunnlag vært diskutert med tillitsvalgte. Etatsjefen sendte ut et internt notat 19. november til alle med forslag på 4 ulike modeller, og ba om tilbakemelding på hvilken modell som var foretrukket. Det kom inn 14 innspill på notatet, som synliggjorde ulike interesser og behov. Etter dialog med tillitsvalgte ble det nedsatt en mindre arbeidsgruppe på 7 personer ledet av etatsjefen. Mandatet var å komme frem til en felles organisasjonsmodell som ivaretok de behov og føringer som var gitt i saken. Gruppen hadde fem møter i januar og ferdigstilte sitt forslag 1. februar. Det har vært dialog med berørte underveis i arbeidsgruppens prosess. Problemstilling/føringer for ny organisasjonsmodell Det er gjennom Fylkesrådens vedtak i januar 2015 gitt noen føringer for hvordan den nye etaten skal organiseres. Det er fremhevet betydningen av at Tannhelse fremstår som egen enhet, og at det ønskes større samspill og synergieffekter på tvers av Folkehelse og Kultur og miljø. I tillegg har tre andre organisatoriske prosesser vært med i den totale vurderingen av ny modell for etaten: Faggruppe-ordningen i Kultur og miljø, etableringen av Scene 8 og Medvirkningsorganenes ønske om å være fristilt. Høsten 2014 ble det opprettet fem faggrupper i Kultur og miljø. Kulturminner - arkeologi Kulturminner - nyere tid Miljø Plan Kunst- og kulturformidling 3, hvorav en faggruppeleder 5, hvorav en faggruppeleder 5, hvorav en faggruppeleder 3, hvorav en faggruppeleder 3, hvorav en faggruppeleder Faggruppene ble vedtatt som en prøveordning for 2 år, med evaluering etter 1 år. Denne evalueringen er nå gjennomført. Faggruppeordningen har hatt mange positive effekter, men vil ikke bli videreført pga. for fragmentert faginndeling og for mange ledernivå. 2
Scene 8 ble opprettet våren 2015 for å samle utøvende kulturaktiviteter i en avdeling utenfor kulturadministrasjonen. Figurteateret, Musikk i Nordland, Scenekunst, Den kulturelle skolesekken og Ung kultur ble en felles organisatorisk enhet fra 1. april 2015. Den nye organiseringen er i ferd med å feste seg godt. Medvirkningsorganene har vært gjenstand for hyppige diskusjoner om hensiktsmessig organisatorisk plassering. Deres frie rolle som ombud skal være ivaretatt uavhengig av hvor de er plassert organisatorisk. Etter en prosess i høst ble det i Fylkesrådssak 27/2016 vedtatt overføring av Medvirkningsorganene til Fylkesordførers kontor ved stabsavdelingen. Dette gjør at i enheten UNG/medvirkning gjenstår kun ansatte knyttet til Klara Klok. Vurderinger Den nye organisasjonsmodellen for etaten vektlegger korte beslutningslinjer, tverrfaglig samarbeid, tydelig ledelse og myndiggjorte. Modellen synliggjør de forskjellige fagavdelingene, og likestiller forskjellige lovpålagte oppgaver. Samtidig er det lagt vekt på å få til nye synergier. Det foreslås følgende organisering for Kultur, miljø og folkehelse: Det opprettes syv seksjoner med seksjonsleder og en stab på to, ledet av etatsjef i Kultur, miljø og folkehelse. De syv seksjonene er som følger: Tannhelse Scene 8 Tannhelsedistrikt sør Tannhelsedistrikt midt Tannhelsedistrikt nord Musikk i Nordland Figurteatret Sceneinstruktørene DKS/Ung kulturformidling Bibliotek og kulturformidling Nordland fylkesbibliotek Kunst og kulturformidling Tilskudd regionale kulturbygg Arkiv og Museum Sentralarkivet Historisk arkiv Moderne arkivdannelse Museum 3
Kulturminner Arkeologi Nyere tid Plan og Miljø Plan Miljø Folkehelse Helsefremmende Klara Klok Tannhelse er med sin størrelse (ca. 350 og en vesentlig del av etatens budsjett) en helt egen virksomhet i etaten. En mulig virksomhetsoverdragelse til kommunene innen 2020 påvirker også det spesielle fokuset som denne seksjonen krever. Tannhelse vil derfor ha en egen stab som ressurs for Fylkestannhelsesjefen, - til forskjell fra de øvrige seksjonene som vil ha stabsstøtte fra etatens stab. Scene 8 videreføres som vedtatt våren 2015, med unntak av funksjonen som behandler oppføling og søknader til regionale kulturbygg (50% stilling). Denne funksjonen overflyttes til Bibliotek og kulturformidling. Bibliotek og kunst- og kulturformidling samles i en seksjon, Bibliotek og kulturformidling, for å skape en sterkere kobling mellom møteplasser/arena og formidling, i tråd med Regional plan for Bibliotekene. Biblioteket som møteplass og arena kombinert med de virkemidlene vi har i faggruppen for kunst- og kulturformidling, forventes å kunne gi nye utviklingsmuligheter. Arkiv og museum har en naturlig tett samarbeidsflate som videreføres i den nye modellen. Samtidig vil Sentralarkivet styrkes gjennom å få en mer fremtredende rolle og med kortere beslutningslinjer. Kulturminner samler fagområdet nyere tids kulturminner og arkeologi i samme seksjon. Plan og Miljø samler de to fagområdene som også allerede har et veldig tett samarbeid, til en seksjon med felles leder. Seksjon for Folkehelse vil i ny organisasjonsmodell videreføre et bredt folkehelsearbeid, og vil også omfavne Klara Klok. Seksjonene vil med sitt faglige ståsted ha et godt grunnlag for å være synlige, samtidig som det åpner for nødvendig flerfaglig samarbeid både innad i etaten og forøvrig i Fylkeskommunen. Den faglige porteføljen til etaten har flere beslektede områder, for eksempel når det gjelder tilskuddsforvaltning og forholdet til frivillige organisasjoner. Den nye modellen vil styrke det faglige arbeidet og gir en mer stabil organisering. 4
Den relativt flate ledelsesstrukturen i etaten krever at etatsjef, nestleder og seksjonslederne prioriterer samarbeid og helhetstenkning. Seksjonsleder har ansvar for fag, drift, økonomi og personal innenfor sin seksjon. Seksjoner med geografisk ytre enheter vil ha behov for ytterligere ett ledernivå, med delegering av ansvar for fag, drift, økonomi og personal til stedlig leder. Det vil med denne modellen bli maksimalt 3 ledernivå totalt. Det skal i tillegg til seksjoner, opprettes tverrgående team eller arbeidsgrupper som skal ivareta koordinering av oppgaver og satsingsområder som er felles i etaten, eks. tilskudd, veiledning av kommuner, formidling, planarbeid, frivillighet og friluftsliv. Den faglige organiseringen innen hver seksjon besluttes av seksjonsleder i samarbeid med sine, og i nær dialog med etatsjefen. Det skal ikke opprettes flere ledernivå utover det som er beskrevet i saken. Faglederordningen i Kultur og Miljø avvikles. Mindre justeringer eller overføring av arbeidsoppgaver og stillingsressurser mellom seksjoner kan bli aktuelt. Modellen innebærer en stab i etaten bestående av sekretær/saksbehandler og nestleder, tilsvarende ordninger i de øvrige fylkeskommunale avdelingene. Saksbehandler vil ha ansvar for å bistå etaten med: Oppfølging og kontakt med seksjonene Planlegging og oppfølging i samarbeid med etatsjef og sekretær for ledermøter, postmøter m.m. Saksbehandler på fellesoppgaver for etaten Ansvar for informasjonsflyt og kommunikasjon ut i etaten i samarbeid med etatsjefen Nestleder vil ha ansvar for å bistå etaten med: Fungere som stedfortreder for etatsjefen Oppfølging og kontakt med seksjonene ifb. med fellessaker, eks. kvalitetsarbeid, HMS, strategisk planarbeid for etaten m.m. I samarbeid med etatsjefen være en støttespiller for seksjonslederne i faglige og politiske saker Bidra til helhetlig og strategisk ledelse av etaten Konklusjon Det opprettes syv seksjoner og en stab på to, ledet av etatsjef i Kultur, miljø og folkehelse. Etatsjef gjennomfører samtaler med berørte avdelingsledere i dagens midlertidige organisering. De nye stillingene (seksjonsledere og nestleder) lyses ut internt i etaten, etter gjennomførte samtaler med dagens ledere. Ny organisasjonsmodell iverksettes 1. juni d.å og evalueres innen 01.01.2019. Seksjonene er følgende: 5
Konsekvenser Den nye organisasjonsmodellen får ingen økonomiske konsekvenser, utover en mulig effektivisering gjennom færre ledernivå og raskere beslutningslinjer. Vedtakskompetanse Det vises til FT-sak 111-2012 «Reglement for delegering av myndighet fra fylkestinget», Kap 6, jfr Kommunelovens 20, som sier at fylkesrådet er den øverste ledelse for den samlede fylkeskommunale administrasjon. Fylkesrådens innstilling til vedtak Bodø den 07.03.2016 Ingelin Noresjø fylkesråd for kultur, miljø og folkehelse sign 29.03.2016 Fylkesrådet FRÅD-092/2016 Vedtak 6
Innstillingen enstemmig vedtatt Vedlegg: Tittel DokID Organisasjonsmodell 676827 Mandat - arbeidsgruppe 678330 Referat møte 5 i arbeidsgruppe 676826 Referat møte 4 arbeidsgruppe 676825 Referat møte 3 arbeidsgruppe 676824 Referat møte 2 i arbeidsgruppe 676823 Referat fra møte 1 i arbeidsgruppe 676820 Arkiv i Nordland - fylkeshuset - innspill til ny organisasjonsstruktur 675447 ved kultur, miljø og folkehelse Innspill til ny organisasjonsstruktur 675446 Arkiv i Nordland - Mørkved - innspill til ny organisasjonsplan for 675159 kultur, miljø og folkehelse Hanne Mari Myrvik - innspill til ny organisasjonsstruktur 630938 Birte Nikolaisen Myrvang - innspill til ny organisasjonsstruktur 625547 Åshild Opøyen med flere - innspill til ny organisasjonsstruktur 625545 Fagforbundet Nordland fylkeskommune - e-postkorrespondanse - 625541 ny organisasjonsstruktur Sentralarkivet - innspill til ny organisasjonsstruktur 625512 Verneombud for kultur- og miljøavdelingen - innspill til ny 625508 organisasjonsstruktur Forskerforbundet - innspill til ny organisasjonsstruktur 625505 Medvirkningsorganene - innspill til ny organisasjonsstruktur 625458 UTV-leder, Nordland tannlegeforening - innspill til ny 625457 organisasjonsstruktur Roar Blom - innspill til ny organisasjonsstruktur 625453 Musikernes fellesorganisasjon - uttalelse til omorganisering 621389 Til høring - notat om ny organisasjonsstruktur i Kultur, Miljø og 621063 Folkehelse Faggruppene plan, miljø, arkeologi, nyere tids kulturminner og 620691 kunst og kulturformidling - høringsinnspill - ny organisasjonsstruktur for Kultur, Miljø og Folkehelse 7