Inn- Trøndelagssamarbeidet SAMARBEID OM TEKNISKE TJENESTER OG LANDBRUKFORVALTNING I INN-TRØNDELAG Prosjektbeskrivelse pr 23.10.14 Per Morten Bjørgum Plan- og utredningstjenesten Steinkjer kommune
Innledning Strategi for Inn- Trøndelagsregionen har konkrete forslag til samarbeidsområder/utredninger i planperioden 2012-2016. Her nevnes bla: 3. Tekniske tjenester a) Byggesaker b) Oppmåling c) Teknisk drift 4. Planarbeid a) Landbruk b) Miljø (strandsone) c) Næring (strategi/areal) ASG for Inn- Trøndelag har i møte 06.10.14 gjort følgende vedtak: Prosjektbeskrivelsen tas til orientering med følgende presiseringer. Følgende 4 områder utredes: Oppmåling Byggesak Landbruk inkl. skogforvaltning Felles plankontor Kartlegging av status: Det ønskes ikke en ressursbruk i form av Quest-back eller "bredt" sammensatt arbeidsgruppe. Utreder bes om å hente nødvendig informasjon gjennom tilgjengelige data og samtaler med aktuelle fagmiljø og administrasjoner. Prosjektleder skal i ASG 27.10.2014 presentere en fremdriftsplan og en nærmere plan for utredningsarbeidet. ASG er styringsgruppe for arbeidet. For å kunne gi en kvalifisert forslag til prioritering av samarbeidsområder, anses det nødvendig å først gjennomføre en kartleggingsfase i kommunene. Dette for å avklare status i dag, både med hensyn til tilgjengelige ressurser, oppgaver, personell mv. Dette foreslås gjennomført vhja intervjuer/samtaler individuelt og i grupper samt ved innhenting av statistikkopplysninger fra KOSTRA, årsmeldinger mv. Se vedlegg for forslag til spørsmålsstillinger.
Fagområdene: Oppmåling: Med oppmåling forstås kommunens forvaltningsoppgaver iht matrikkellova. I dette ligger fradeling, oppretting av matrikkelenheter, fysisk oppmåling i marka, matrikkelføring mv. Videre kommunens ansvar for ajourhold av geografisk informasjon (geodata). Tjenesten kan være 100 % gebyrfinansiert når det gjelder oppmåling/matrikkelføring. Kartforvaltning mv er ikke direkte gebyrfinansiert. Byggesak: Byggesak er kommunens forvaltningsoppgaver iht plan- og bygningsloven med tilhørende forskrifter. Delings- og byggesaksbehandling, veiledning, tilsyn og kontroll inngår i oppgavene. Ulovlighetsoppfølging og planmessig tilsyn i byggesaker er oppgaver som også inngår her. Tjenesten kan være 100 % gebyrfinansiert. Landbruk inkl skogforvaltning Landbruk og skogforvaltning omfatter kommunens forvaltningsoppgaver innen jord- og skogbruksområdet samt viltforvaltning og miljøsaker ("landbrukskontor-oppgavene"). I noen kommuner omfatter også fagområdet forurensningssaker. Felles plankontor Felles plankontor omfatter kommunens oppgaver innen fysisk planlegging (areal-, område- og detaljregulering). Felles plankontor forutsettes å: Utarbeide kommunalt initierte arealplaner i egenregi/gjennom kjøp av tjenester Drive veiledning, saksbehandling og forvaltning mht planforslag fra private/eksterne myndigheter
Gevinstpotensiale: Bedre kvalitet og leveringstrygghet på tjenestene: Flere av de aktuelle fagområdene er i dag "one-man-show" i de minste av kommunene. Stillingsressursene er tilpasset saksomfang, det betyr at det i de minste kommunene er mye kombinertstillinger der en person skal dekke et antall fagområder. Denne situasjonen utgjør en risiko både mht kvalitet og leveringstrygghet. En gjør seg svært avhengig av enkeltpersoner som forventes å ha topp fagkompetanse innen en rekke fagområder. En større enhet vil ha tilgang til bredere fagkompetanse, og vil ha en slik størrelse at det også er tilgjengelig ledelsesressurs i forhold til oppfølging og kvalitetssikring. Ressurs til kvalitetssikring både faglig, forvaltningsmessig og juridisk er viktig for å ivareta innbyggernes rettssikkerhet og forvaltningens omdømme. Dagens organisering er sårbar mht kvalitet og leveringstrygghet gjennom at det er en eller et lite antall personer i hver kommune som behersker "sitt" fagfelt. I noen tilfelle kan tjenesten nærmest kollapse om enkeltpersoner slutter. Samtidig er det konkrete krav til saksbehandlingstid for eksempel innen byggesak, der det også varsles skjerpa krav nå. Felles miljø- og landbruksforvaltning i Midtre Namdal ble evaluert av TFOU i 2007. Av deres funn nevnes: Samlokalisering, gode strategier og samordning av ressurser har ført til økt kompetanse, kapasitet og et sterkt landbruksmiljø Kvalitet i saksbehandlingen er bedre i følge informantene Bedre tjenester med mindre ressursbruk (færre stillinger) enn før Evaluering av Innherred samkommune (TFOU 2007:1) viser tilsvarende resultater. Større fagmiljø kan bedre rekrutteringen Det registreres at det ikke alltid er lett å rekruttere fagfolk til ledige stillinger i kommunene innen de tradisjonelle ingeniørfagene. En felles enhet med et felles fagmiljø vil lettere kunne rekruttere nyutdannede og/eller fagpersonell med annen aktuell kompetanse. Dette siden enheten allerede har en basis av kompetanse. For eksempel vil en kunne rekruttere nyutdannede og/eller ingeniører med utenlandsk utdanning og erfaring, for deretter å lære disse opp i forvaltning og norsk regelverk. Bedre muligheter mht klagebehandling, kontroll og tilsyn- styrket rettssikkerhet for innbyggerne En større enhet vil ha mulighet for en viss spesialisering blant annet i forhold til klagebehandling, kontroll og tilsyn. Det vil også være bedre muligheter for intern kvalitetssikring. Totalt sett kan dette gi bedre tjenester for innbyggerne.
Kontroll og tilsyn i byggesaker er et nasjonalt satsningsområde der kommunene nå har utvidet plikt til gjennomføring og rapportering. Reduserte kostnader gir reduserte gebyrer Mange av oppgavene som utføres bla innen byggesak og oppmåling, er gebyrfinansiert mer eller mindre fullt ut. Det vil trolig være stordriftsfordeler knyttet til bla utstyrskostnad (eks oppmålingsutstyr) og programvare/lisenskostnader. Også personellkostnaden kan det være knyttet reduserte kostnader til, idet en større enhet bedre vil kunne "treffe" med stillingsstørrelser enn med dagens organisering. En felles organisering av byggesak /oppmåling vil trolig fordre felles gebyrregulativ (jfr renovasjon) i deltakerkommunene. Disse tjenestene skal i utgangspunktet kunne gebyrfinansieres 100 %, dvs at kommunene ikke skal ha noe "utlegg" til disse tjenestene, med mindre de er tillagt/tillegges funksjoner som ikke er en del av gebyrregnskapet. Felles enheter kan gi redusert behov for stillinger Både Midtre Namdal samkommune og Innherred samkommune har redusert antall stillingshjemler innen landbruksområdet i forhold til situasjonen før sammenslåingen. Evalueringene som er gjennomført viser at det ytes bedre tjenester enn før med færre ressurser. En foreløpig gjennomgang viser at Inn-Trøndelagskommunene også har redusert stillingshjemlene til landbruksforvaltning i samme periode, og mye av potensialet for reduksjon av stillinger kan derfor være tatt ut allerede.
Organisering: ASG Inn- Trøndelag er prosjektets styringsgruppe. Arbeidstakerorganisasjonene er fast representert i ASG. Mandat: Utreder får følgende mandat fra ASG: Utrede status per i dag for forvaltningstjenestene innen tekniske tjenester (byggesak og oppmåling) og landbruk (landbruk og miljø) samt arealplanlegging. Utrede aktuelle samarbeidsformer og løsninger, herunder også organisering, dimensjonering og lokalisering for de nevnte tjenestene Utarbeide konkret forslag til samarbeid mht organisering, dimensjonering, lokalisering mv.
Prosjektplan: 1. Kartlegging av status Fase 1 av prosjektet er en kartlegging av dagens status. Dette foreslås gjennomført ved hjelp av spørreskjema og intervju med enkeltpersoner og fagmiljø. Formål med kartleggingen er å finne et omforent utgangspunkt for status i dag mht ressurser, saksmengde, kvalitet, klagesaker, tilsyn mv. Noe statistikkopplysninger kan hentes fra KOSTRA, men erfaringsmessig får en bedre kvalitet på materialet ved å gjennomføre egen kartlegging. Det er også mange sentrale spørsmål som ikke KOSTRA svarer på. For foreløpig versjon av spørsmålene- se vedlegg 1. 2. Bearbeiding av data- vurderinger Bearbeiding av data vil omfatte analyse av datasettet fra kartleggingsfasen. Videre vil denne fasen omfatte vurderinger av kvalitet og kvantitet, oppfyllelse av myndighetskrav mv. 3. Alternative organiseringsformer og lokalisering Alternative organiseringsformer jfr dagens organisering drøftes, med hovedvekt på vertskommunemodellen som er den vedtatte foretrukne organiseringsformen i Inn- Trøndelagssamarbeidet. Aktuelle organiseringsformer kan være: Vertskommune med/uten felles politisk nemnd interkommunalt selskap (IKS) tjenestekjøp mellom to eller flere kommuner Samkommuneorganisering vurderes som uaktuell basert på signaler fra sittende regjering om at denne organisasjonsformen vil bli avviklet. Organisering av arbeidet vurderes og det anbefales en løsning. Alternativer kan være: Desentralisert i alle kommuner hele tida Delvis desentralisert (faste "utekontordager") Sentralisert til ett (evt to) kontorsted Hvem som skal være vertskommune (anbefaling) er ikke en del av oppdraget til utredningen. 4. Kvalitetsmessige og økonomiske vurderinger Her vil kvalitetsmessige og økonomiske vurderinger knyttet til samarbeid om aktuelle tjenester bli drøftet nærmere. Sentrale spørsmål vil være: Oppfyller dagens organisering myndighetskrav til tjenestene? Har en med dagens organisering tilgang til rett og nok fagkompetanse? Vil en felles organisering gi bedre kvalitet på tjenestene til innbyggerne?
Vil en felles organisering gi en økonomisk gevinst for kommunene og/eller innbyggerne Basert på omfanget av saker, årsverk i dag og andre faktaopplysninger fra fase 1, skal denne fasen også munne ut i et forslag til dimensjonering (personell og økonomi) på en eventuell felles tjeneste. Videre forslag til organisering inkludert behov for delegering, felles forskrifter mv. Innhenting av erfaringstall fra sammenlignbare samarbeid som allerede er i drift, vil inngå i denne fasen. Framdriftsplan: Oppgave Ansvarlig Gjennomføres innen 1 Orientering/drøfting med ansatte Kommunene Snarest 2 Intervju/faktainnsamling Utreder 15.11.14 3 Analyse og sammenstilling Utreder 15.12.14 4 Rapport til behandling i ASG Utreder/sekretariat Januar 2015