REFERAT Møtetema: Møte i Prosjektgruppen for flytting. Møtedato: 12.02.13 Møtested: Atles kontor. Deltakere: Meldt forfall: Ikke møtt: Kopi: Atle Faye (), Torill Sørum (), Terje Halvorsen (TEHA) og Randi Torgersen (RATO) Reidar Gjersvik () Referent: Randi Torgersen Vår ref: Neste møte: 19.02.13 Møtested: Atles kontor Nr Sak: Ans. Frist Status 1/120213 Referat RATO Det var ingen kommentarer til referatet. 2/120213 Orienteringer Atle fortalte om møbelmessen han og Reidar var på i Stockholm. Det var blant annet utstilt mange ulike løsninger for støydempende tiltak. Han viste frem noen av de gode ideene de fikk på messen. Interiørarkitekten har laget et forslag til møbleringsplan. Hun er bedt om å komme med flere forslag som er norsk design. Skisser for møblering vil bli sendt ut til undergruppene til orientering. Atle refererte fra siste prosjekteringsmøte. Det har vært en gjennomgang av tilpasninger i forhold til besøkende med funksjonshemninger som svaksynte og rullestolbrukere.
Torill orienterte om den første «ruskendagen» som blir 4. mars. Det ble besluttet servering av pizza og brus til alle denne dagen. Hun legger informasjon om opplegget for dagen på Ning. Seksjonslederne kontaktes i forhold til behov for endring av tidspunkt. Detaljer avstemmes med Styringsgruppen. Torill gav en statusoppdatering i forhold til «ruskendagen». Det vil bli sendt mail til alle ansatte med instruksjon om hvordan ryddeaksjonen skal foregå. I tillegg vil det bli satt opp plakater med informasjon denne dagen. Konteinere o.l. vil bli stående noen dager ekstra, slik at det blir mulig å rydde på annet tidspunkt for de som ikke har anledning til å rydde på selve ruskendagen. Torill undersøker hva som kan kasseres og hva som må tas vare på av bøker, CDer og filmer som er oppbevart i dag. Dette gjelder særlig musikkseksjonen og FLB. 3/120213 Gulvbelegg Spørsmålet om det skal være teppe eller gulvbelegg i de nye lokalene, ble diskutert på Styringsgruppemøtet som Prosjektgruppen deltok på. Saken ble drøftet videre i Prosjektgruppens møte. Torill har vært i kontakt med Teknologisk Institutt (TI) vedrørende anbefalinger i forhold til renhold av gulv. Når det gjelder linoleumgulvbelegg, bør det vaskes en gang i uken. Teppegulv bør støvsuges to ganger i uken, og dette bør skje på kveldstid på grunn av støy. Torill undersøker videre med TI hvilken type teppe som er best, dersom det skulle bli aktuelt å bruke det noen steder. Vi diskuterte om det kunne være ulike soner for teppegulv og gulvbelegg. Akustikk, rengjøring og kostnader er faktorer som må vurderes nøye. Vi foretar ytterligere utredning i forhold til dette før beslutning tas.
4/120213 Tilleggsbestillinger Styringsgruppen gav Prosjektgruppen fullmakt til å inngå nødvendige tilleggsbestillinger innenfor ei ramme på kr. 2,5 mill. kr. Det skal foreligge egne tilbud og tilleggsbestillinger for alle enkeltbestillinger. Disse skal rapporteres til Styringsgruppen. Kostnadene blir ført over husleia med virkning fra 2014 etter avtale med huseier. / Reidar tar ansvar for å melde beslutningen tilbake til huseier. Atle følger opp tilleggsbestillingene i forhold til byggeplassen. Prosjektgruppen godkjente tilleggsbestillingene i henhold til det som ble fremlagt Styringsgruppen samme dag. 5/120213 Milepælsplan Randi sender ut restanselister til Prosjektgruppen i forkant av møtene. Vi gjennomgår heretter kun det som haster mest i forhold til frister under møtene. 6/120213 Innkjøp I følge milepælsplanen skal utlysning av anbud for innkjøp skje medio februar. Følgende tider er satt for de ulike utlysningene: Møbler og utstyr utlyses 15. februar AV-utstyr utlyses 27. februar Renhold utlyses i løpet av mars Hjelp til flyttingen utlyses i mars RATO Innholdet i utlysningene sjekkes ut med Prosjektgruppen før det utlyses. Torill undersøker gjenbruk av AV-utstyr, kopimaskiner og hodetelefoner. Det lages en liste over dette og avstemmes i forhold til innkjøp av nytt utstyr. Hun legger også opp et løp for anbudene vedrørende renhold og selve flyttingen. Styringsgruppen bad om at streaming blir ivaretatt i forhold til de teknologiske løsningene. Dette følges opp av AV-Consult og IT seksjonen som har avstemmingsmøter hver onsdag.
4/050213 Budsjett Terje orienterte om endringer i budsjettet. Han poengterte viktigheten med at det raskt må tas beslutninger, særlig i forhold til de største utgiftspostene som for eks. inventar, telefonisystemer og AV utrustning. TEHA Ikke avklart Undergruppen for logistikk utarbeider en møbleringsplan i forhold til innhold i alle rom samt hvilket inventar som kan gjenbrukes. Avstemmingsmøtene med AV Consept og interiørarkitekten, vil også gi større klarhet i forhold til inventar. Atle innkaller til et møte med Malling (som drifter eiendommen) om fellestjenester det må tas en beslutning i forhold til. Atle sjekker opp med IT-seksjonen vedrørende budsjett for teleutstyr. Uke 8 Kostnader vedrørende telefoni, både sentralbord og telefoner til de ansatte, må legges inn i flyttebudsjettet dersom dette ikke tas over driftsbudsjettet. Terje sjekker dette. 7/050213 Utløp av gamle leiekontrakter Det haster med å gjennomgå leiekontrakter. Reidar og Terje skal ha et møte med Storebrand om dette. TEHA / OK Det må skaffes oversikt over hva Kulturrådet har utbedret i lokalene i løpet av leieperioden. Det må så berammes et møte med huseier for Militærhospitalet. Hovedansvaret og fullmakter for kontraktene er underlagt Administrasjonsavdelingen. Reidar påtok seg Flytteprosjektets rolle i forhold til dette og kobler på Terjes ved behov. 8/050213 Vaktmestertjenester i Mølleparken Når det gjelder fellestjenester med de andre i Mølleparken som for eks. vaktmestertjenester, tar Reidar dette opp i møtene som omhandler leiekontrakten. Det vil her framkomme hvilke avtaler de andre som er i bygget har. 9/050213 Flyttetidspunkt konsekvens/risikovurdering Elisabet Gustad har bedt om en risikoanalyse vedrørende flyttetidspunktet. Atle igangsetter dette og legger det frem for Styringsgruppen, slik at de kan ta en avgjørelse på flyttetidspunktet. Atle deltar på FA-møtet til seksjonslederne for å få klarhet om driften i juni, med tanke på tilpasninger i forhold til flyttingen. Flyttetidspunktet vil bli avklart i etterkant av dette.
10/050213 Eventuelt Det bør avholdes et avstemmingsmøte vedrørende møbleringsstrategi, med personer i undergruppene som er involvert i dette. Atle innkaller til et slikt møte. /