1. Bakgrunnsinformasjon 1.1. Målsetting Brukerveiledning for kompetansekartlegging Alle ansatte i Tingvoll Kommune skal registrere sin kompetanse. Kompetansekartlegging skal danne grunnlaget for kompetanseutviklingen i Tingvoll Kommune og skal videre brukes til: - Kompetanseplanlegging - Grunnlag for medarbeidersamtale - Leder får bedre oversikt over tilgjengelig kompetanse - Bedre tilpasning mellom kompetanse og arbeidsoppgaver - Rekruttere ved hjelp av kompetansesøk - Bedre bruk av ressurser ut fra behov - Etablering av et system som forenkler lønnsforhandlingene for begge parter Kompetansemodulen er et elektronisk verktøy som gjør det mulig å søke og ta ut rapporter. Dette kan være aktuelt for ledere og personalansvarlige som ønsker å søke etter en spesifikk kompetanse i kommunen. En utskrift av den enkeltes CV er også er nyttig hjelpemiddel i forbindelse med medarbeidersamtaler. 1.2. Hvem skal registrere kompetanse Alle ansatte skal registrere sin kompetanse selv på nettet (unntaket er timebaserte vikarer, ferievikarer og andre som ikke har avtale for lenger enn 3 mnd). Det er den enkelte leder som har ansvar for oppfølging og for at nyansatte registrerer kompetansen. 1.3. Hva er kompetanse? Formell kompetanse er all offentlig godkjent utdanning fra grunnskole og oppover. Det står den enkelte fritt til å registrere mer eller mindre detaljert. Dersom man på videregående har gjennomført et grunnkurs i ett fag, men etterpå byttet til et annet fag, så kan begge deler tas med. 1
De med høyskole og universitet kan avgrense til en grad eller profesjonsutdanning, men om ønskelig kan ta med enkeltfag og enkeltemner som man vil synliggjøre. I kompetansekartleggingsmodulen er formalkompetanse splittet i flere menyvalg for fag og nivå. Studiepoeng skal oppgis for høyere utdanning. Uformell kompetanse er kunnskaper, ferdigheter og erfaringer som er tilegnet fra andre kilder enn den formelle utdanningen. 1.4. Hva skal registreres? Vi kan skille mellom hva som SKAL, BØR og KAN registreres: SKAL: - Hovedutdanningen du har tatt, enten det er grunnskole, videregående, universitet eller høyskole. - Etter- og videreutdanning. - All relevant praksis som gir ansiennitet. - Offentlig godkjent utdanning/autorisasjon og sertifikater. - Lærere skal registrere fordypningsfag. - Fordypninger for helse- og sosialarbeidere tas med BØR - Den enkelte bør få fram fagområder, spesialiseringer og kurs som er relevant for jobben. - Uformell kompetanse som er relevant En synliggjøring av den enkeltes kompetansebredde gir et bedre grunnlag for samtale med leder. Den ansatte kan også få mulighet for å ta i bruk mer av realkompetansen fordi lederen blir klar over hva du kan. KAN - All yrkespraksis kan tas med. Den enkelte vurderer selv hvor mye dette er utover det som SKAL registreres. - Alle kan også ta med så mye de ønsker av det de oppfatter som realkompetanse og ferdigheter som kan anvendes i arbeidslivet. Utdanning fra utlandet: Ansatte med utdanning fra utlandet bør benytte felt med fritekst dersom man ikke finner andre alternativer som passer. De som har en utenlandsk profesjonsutdanning (sykepleie, medisin osv.) som er godkjent i Norge, kan dette beskrives. 2
Kompetanseregistrering skal foretas i Visma Web. I Visma Web kan du også se din lønnslipp, se og redigere opplysninger om deg selv og skrive reiseregninger. 2. PÅLOGGING: 2.1. Pålogget kommunens datasystem: Logg deg inn på via snarvei på skrivebordet. Pålogging: 2.2. Utenom kommunes datasystem: - Start Internet Explorer - Gå inn på siden: www.tingvoll.kommune.no - Klikk på Min side helt nederst på siden - Klikk på - Skriv inn Brukernavn og Passord - Da vil du bli ført inn i dette bildet. Klikk på Meg selv 3
2.3. Glemt brukernavn/passord? Trykk på Glemt brukernavn/passord Skriv inn e-postadressen din det må være den epostadressen du mottar den kommunale lønnslippen på, dvs. for de fleste den kommunale epostadressen og trykk Send. Gå deretter inn i mailkontoen din. Du vil har fått tilsendt en melding fra Visma som lyder som følger: Visma Enterprise Web - generere nytt passord For å generere et nytt passord, vennligst klikk på: https://hr.orkidenett.no:444/tingvoll/password?digest=f64c5908ce15df97a93c99a0c044791d Hvis den ikke viser som en link, merk hele og kopier den inn i adresselinjen på en nettleser. Følg anvisningene og du vil få tilsendt en e-post med nytt passord. I samme mail får du opplyst om dine brukernavn. Hvis du ikke ba om denne e-posten kan du se vekk fra den. Passordet ditt vil ikke endres før du klikker på linken over. 4
Trykk på linjen i e-posten. Dette skjermbildet åpner seg : Trykk på Send (nøkkelen ligger allerede inne). Du får nå tilsendt et nytt engangspassord fra Visma til din epostadresse: Visma Enterprise Web - generere nytt passord Nytt passord XXXX Gyldige brukernavn: XXXX Gå deretter tilbake til innloggingssiden og skriv inn ditt brukernavn (påloggingsnavn oppgitt i mailen) og passord: Systemet krever nå at du generer ditt eget passord. Skriv inn det automatisk genererte passordet du fikk tilsendt i den første linjen, og i de to linjene under det et selvvalgt nytt passord: Trykk så på knappen Endre passord. I neste bilde kan du gå videre ved å trykke på Meg selv 5
3. REGISTRERE KOMPETANSE Klikk på Kompetanse for å starte registrering:. Du får da opp følgende overskrifter, som er nærmere kommentert nedenfor: - Karriereinformasjon - Grunnutdanning - Fag som inngår i lærerutdanningen - Etter- og videreutdanning - Autorisasjon - Fag-svenne-mesterbrev - Praksis - Sertifikater - Kurs - Uformell kompetanse - Verv og andre kvalifikasjoner. For alle felt gjelder følgende: Klikk Legg til eller Rediger for å legg inn ny informasjon eller redigere opplysninger. Klikk Lagre for å få oppdatert registrering. Først etter lagring er det mulig å registrere i et nytt felt (eventuelt bruk Avbryt ). Felt som er merket med rød * er obligatoriske. 6
a. Karriereinformasjon Her skal det fylles ut jobbtittel (obligatorisk), de andre felt kan fylles ut valgfritt. Dersom du har flere ulike stillinger registreres tittelen på hovedstillingen. Trykk Lagre for å avslutte. b. Grunnutdanning Under grunnutdanning skal du registreres den utdanningen du hadde da du ble ansatt i Tingvoll kommune. Under videreutdanning registrer du studiepoenggivende utdanning som du har tatt mens du har vært ansatt i Tingvoll kommune (ikke studiepoenggivende kompetanseheving registreres under kurs/etterutdanning). Klikk på legg til Da får du dette bildet opp: Registrer og klikk på Lagre. 7
Klikk så på Legg til for å registrere neste post. Utdanningen vil legge seg kronologisk etter dato (med nyeste øverst) uavhengig av rekkefølge på registrering. Forklaringer til de ulike feltene: Fra periode til periode: Det holder å ta med måned og år (mm.yyyy) Utdanningssted: Dette er et fritekstfelt hvor navnet skrives inn. Dette feltet fanger opp alle mulige navnevariasjoner. Type utdanningsinstitusjon: Velg fra nedtrekksmenyen. Velger du annet må du spesifisere under Navn studie: Dette er et fritekstfelt som må fylles ut. Navn grad: Velg fra nedtrekksmenyen. Velger du annet må du spesifisere under Annet. Studiepoeng: Studiepoeng oppgis for høyere utdanning. Studiepoeng erstattet betegnelsen vekttall. Ett vekttall tilsvarer 3 studiepoeng. Her må det angis 0 dersom utdanning ikke har gitt studiepoeng (eks. videregående skole). For lærere: Fordypning og spesialisering registreres separat under Fag som inngår i lærerutdanningen. Utdanningsretning / utdanningsretning spesifisert: Valg under utdanningsretning spesifisert avhenger av hvilken utdanningsretning du har angitt. Dersom du ikke finner faget ditt så forsøk en annen utdanningsretning. Utdanning fagområde (1): Fagretning klassifiserer studiet innenfor generelle utdanningskategorier. Utdanning fagområde (2): Videre klassifisering innenfor generelle utdanningskategorier. Beskrivelse Felt for eventuelt utfyllende opplysninger som du mener er viktig å få med. 8
c. Fag som inngår i lærerutdanningen Fylles ut av lærere. d. Etter- og videreutdanning Her registrer du studiepoenggivende utdanning som du har tatt mens du har vært ansatt i Tingvoll kommune. e. Autorisasjon Har du en offentlig godkjenning/autorisasjon, skriver du dette inn her. Avslutt med Lagre. f. Fag-svenne-mesterbrev Offentlig godkjent utdanning. g. Praksis Ta med yrkeserfaring og praksis av en viss varighet. Kanskje ikke sommerjobber og strøjobber, men det avgjør du selv. Ta ellers med hele og delte stillinger, verneplikt, siviltjeneste, praktikantjobber og lignende. Den enkelte må bruke eget skjønn her. Hvis du har vært selvstendig næringsdrivende registreres Egen under Arbeidsgiver. Estimer stillingsprosent, bruk evt. beskrivelsesfelt for ytterligere informasjon. h. Sertifikater Sertifikater omfatter alt fra kjøretøy til kurs som medfører at man kan utføre bestemte typer oppgaver, som sveising. Det er frivillig om du vil registrere sertifikat for kjøretøy, men du bør ha med andre sertifikater som er relevant for en jobb i kommunen. Registrer kun gjeldende sertifikater. Avslutt med Lagre. Du kan legge til flere linjer med Legg til. i. Kurs Her registreres ulike kurs. Varighet oppgis i dager. Kurs med varighet kortere enn 1 dag skal ikke tas med. Hvilke og hvor mange kurs som registreres, er opp til den enkelte ansatt. 9
j. Uformell kompetanse De fleste har kunnskaper, ferdigheter og kompetanse som er tilegnet fra andre kilder enn den formelle utdanningen. Dette kaller vi uformell kompetanse og kan ikke alltid dokumenteres ved hjelp av papirer. De som er selvlærte på jobb kan registrere sine ferdigheter her. Noen har også lært seg kommunens dataprogram og fagsystemer uten å gå på kurs, og kan registrere alt de kan under dette menyvalget. Kompetanse, kunnskaper og ferdigheter tilegnes også på fritiden og gjennom interesser. Mange fritidsinteresser kan også nyttiggjøres på jobb. Spiller du et instrument kan dette anvendes direkte i skole eller barnehage, eller om arbeidsplassen har behov for underholdning. Personer med talenter og ulike former for grønne fingre er en uvurderlig ressurs på mange arbeidsplasser, enten det er datakyndighet eller andre tekniske ferdigheter det er tale om. Her kan du synliggjøre dette. For at leder skal få et inntrykk av ditt kompetansenivå må du gjøre en egenevaluering du kan stå inne for. Kanskje blir du bedt om å holde et kurs i noe du kan veldig godt. Ferdighetene som tas med her bør i utgangspunktet være middels eller bedre. Ellers er det bare fantasien som setter grenser for hva du kan registrere. Personlige egenskaper og sosiale ferdigheter skal ikke tas med. Avslutt med Lagre. Du kan legge til flere linjer med Legg til. k. Verv Hensikten med dette feltet er å få med aktiviteter utenom fastlagt arbeid og ordinære fritidsaktiviteter. Det vil i første rekke si verv innenfor ulike typer foreninger og lag, politikk og næringsliv. Ordinært medlemskap er uaktuelt. Det er også mulig å registrere tilleggsfunksjoner på arbeidsplassen, som medlem av arbeidsmiljøutvalg og funksjon som verneombud. Lederverv og styremedlemskap er mest interessant her i dette registreringsbildet Avslutt med Lagre. Du kan legge til flere linjer med Legg til. l. Andre kvalifikasjoner. Dette er et åpent fritekstfelt som har til hensikt å fange opp andre kvalifikasjoner du ønsker å registrere. Et dataprogram som dette skal ikke sette begrensninger for hva du kan registrere av realkompetanse. 10
4. Endre og slette Dersom du senere ønsker å slette og gjøre endringer, kan du klikke rett på den linjen du vil endre på (vises i blått) 5. Utskrift av Cv-en Klikk på Utskriftsvennlig for å få opp et format som kan brukes til utskrift. 6. Holde CV`en vedlike Et generelt råd er å holde CV en oppdatert dersom du tar etterutdanning, nye fag eller kurs. Dersom du oppdager at din realkompetanse er mer omfattende enn du først trodde, er det fritt fram for å tilføye ny informasjon. Bruk utskriften av CV en i medarbeidersamtaler og se om det kanskje er flere ting som skal inn. 7. Kompetanseplanlegging En nyttig påminnelse til slutt er at det du har registrert skal være til hjelp for din leder slik at han/hun kan gi deg arbeidsoppgaver som tilsvarer din kompetanse. Dataene skal også være et hjelpemiddel for å utarbeide en kompetanseplan på individnivå eller kompetansestrategi på enhetsnivå slik at den enkelte og enheten har en kompetanse som tilsvarer dagens og morgendagens oppgaver. Verden og arbeidslivet er i forandring, og det faget og den jobben du er i vil alltid være i utvikling. Kompetanseheving er utfordrende og gir mening og mestring til glede for deg selv og arbeidsgiver. 11