Møteprotokoll Utvalg: Sentraladministrasjonens arbeidsmiljøutvalget Møtested: A202, Fylkeshuset Dato: 19.09.2019 Tid: 09:00 - Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Thorsten Gøtterup Medlem Helge Eide Medlem ORG Håkon Schwalb Leder ORG Heidi Klaveness Medlem ORG Torill Ø Medhus Medlem FAGFORB Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Helga Idsøe Kloster Medlem ORG Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Ragnhild Holte utvalgssekretær
Saksliste Utvalgssaksnr. Tittel RS 3/2019 Protokollinnledning RS 4/2019 Orientering fra personalavdelingen RS 5/2019 Orientering fra bygg- og eiendomsavdelingen PS 16/2019 Godkjenning av protokoll fra møte i sentraladministrasjonens arbeidsmiljøutvalg den 23.05.2019 PS 17/2019 Sykefravær 2.kvartal 2019 PS 18/2019 Mulighetsstudie fylkeshuset- status PS 19/2019 Nytt kontorbygg i Haugesund PS 20/2019 Organisasjonsendringer - samferdselsavdelingen - kultur - og næringsavdelingen UOFF (Lukket)
RS 3/2019 Protokollinnledning 2019/37732 Sentraladministrasjonens arbeidsmiljøutvalgets behandling av sak 3/2019 i møte den Andre fremmøtte: Fylkesrådmann Inge Smith Dokken. Siv Heidi Eikemo Stavik fra personal- og organisasjonsavdelingen. Innkalling/saksliste Innkallingen ble godkjent. Det var enighet om å behandle sak 20 første i møtet. Møteplan 2020: Torsdag 19. mars kl 09.00 Torsdag 14. mai kl 09.00 Torsdag 17. september kl 09.00 Torsdag 19. november kl 09.00 (ikke relevant) RS 4/2019 Orientering fra personalavdelingen 2019/37732 Sentraladministrasjonens arbeidsmiljøutvalgets behandling av sak 4/2019 i møte den Muntlig gjennomgang v/ Siv Heidi Eikemo Stavik Faggruppe for HMS, beredskap og IA Personal- og organisasjonsavdelingen Driftsmelding i Qm+ Fylkeshuset begynte i løpet av sommeren å ta i bruk driftsmeldeskjema i Qm+ til å sende oppdrag direkte til vedlikehold. Dette erstatter vedlikehold@rogfk.no, telefoner og muntlige «bestillinger». Fungerer veldig bra. Gir oversikt og dokumentasjon på arbeid utført. Bidrar også til mer riktig bruk av HMS-meldinger (avvik og uønskede hendelser), ettersom brukerne nå tvinges til å ta et mer bevisst valg av hvilken type melding som sendes. Inspirasjonsforedrag om stressmestring Foredraget gjennomført. 30 deltakere. Bwell Pausen er et stressmestrings- og restitusjonsverktøy med dokumentert effekt. Viktig å ta stilling til hvordan vi ønsker å bruke massasjestolen i sentraladministrasjonen. Hva skal intensjonen med stolen være? Akutte behov eller
langsiktig forebyggende? For å få best effekt ut av konseptet bør Bwell Pausen brukes forebyggende; regelmessig og med en viss hyppighet. Viktig at dette forankres hos ledelsen. For å legge til rette for en mer planmessig bruk av massasjestolen/kvalitetspauserommet og hindre bomturer, vil vi nå prøve å gå over til en booking-løsning av kvalitetspauserommet. Hjertestartere Det er nå gjennomført hjertestarterkurs for 36 personer i sentraladministrasjonen inkludert fylkesrådmannens ledergruppe. Disse skal ta kunnskapen tilbake til egen avdeling/enhet og sørge for at alle kollegene får en innføring i bruk av hjertestarter. Lederne skal også sikre at nyansatte får denne innføringen, samt sørge for regelmessig oppfriskning med egen avdeling. De 36 «superbrukerne» vil få oppfriskningskurs hvert andre år. Risikovurderingsverktøy for bruk av kjemikalier på lab og i verksted Fylkesrådmannen satte i fjor i gang et prosjekt for å styrke arbeidet med risikovurdering av kjemikalier på skolene. Arbeidet er ferdig og alle skoler har fått oversendt verktøy, veiledning og gjennomførte risikovurderinger som reelle eksempler på hvordan verktøyet skal brukes. For sentraladministrasjonen sin del, er verktøyet aktuelt for renhold, vedlikehold og kjøkken/kantine. Det vil derfor bli oversendt til fylkesbyggesjefen for videre oppfølging. Ny leverandør av elektronisk stoffkartotek og eksponeringsregister Nå er det klart at vi migrerer over til EcoOnline. Ikke signert avtale enda, pga behov for justeringer i databehandleravtale. Når alt er signert vil stoffkartotek-ansvarlige i hele organisasjonen bli kurset i nytt system. Renholdsprosjektet Med utgangspunkt i høyt fravær over tid, ble det våren 2018 iverksatt et arbeid for å se på hvordan en kan redusere sykefraværet blant renholderne. I den forbindelse gjennomførte bedriftshelsetjenesten et kartleggingsarbeid ved tre utvalgte arbeidssteder. Resultat og anbefalinger er oppsummert i «Rapport fra renholdsprosjektet i Rogaland fylkeskommune», oversendt prosjektgruppen 13.12.18. Rapporten følges for tiden opp med gjennomføring av relevante aktiviteter (kalt «Renholdsprosjektet»). Prosjektet drives fram i tråd med følgende prinsipper: Sikre forankring hos berørte parter Avklare ansvar og myndighet for definerte roller Avklare felles rammer for renholdsarbeidet Sikre gjennomføring av avtalte aktiviteter For tiden er følgende aktiviteter planlagt/i gang:
Rolleavklaring for renholdskoordinator, renholdsledere, renholdsoperatører Utrede om det er behov for å stille krav om norsk som arbeidsspråk Avklare budsjetterings- og innkjøpsrutiner for renholdsutstyr. Tiltak for å sikre forståelse for renholdsplaner Handlingsplan mot seksuell trakassering blant elever, lærlinger og ansatte i Rogaland fylkeskommune Fylkestinget vedtok i desember 2017 at Rogaland fylkeskommune skal bidra til at våre elever, lærlinger og ansatte ikke skal oppleve seksuell trakassering, samt at RFK skal starte et holdningsskapende arbeid. Handlingsplanen mot seksuell trakassering blant elever, lærlinger og ansatte i RFK er en del av svaret på denne bestillingen. Planen er utarbeidet av en arbeidsgruppe med representanter for kulturavdelingen, personal- og organisasjonsavdelingen og opplæringsavdelingen, og har i utkast-form vært lagt fram for Mobbeombudet, Elevorganisasjonen, SLG-rektorene og ledende helsesykepleiere for uttalelse. Den har vært behandlet på ledermøte i sentraladministrasjonen, på FHTV-møte 22.08 og på ledermøte i Tannhelse Rogaland 10.09. Planen skal videre behandles i HAMU 03.10.19 og i Administrasjonsutvalget 16.10.19. Ansvaret for å ta planen i bruk og følge den opp vil ligge på den enkelte leder. Det er ennå ikke tatt stilling til om den skal opp som sak på f.eks. en rektorsamling og/eller på kurs som arrangeres av personal- og organisasjonsavdelingen. Handlingsplanen legges frem til orientering for SAMU når den er endelig vedtatt. Grunnopplæring i arbeidsmiljøarbeid for verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg Årets kurs starter mandag 23.09.2019. Det er 29 påmeldte. Kun en deltaker (et verneombud) er fra sentraladministrasjonen. HMS-kurs for ledere med personalansvar Årets HMS-kurs for ledere arrangeres i november. ROS fylkeshuset Arbeidsgruppen er godt i gang med arbeidet. Målet er å systematisk kartlegge risikoområder og identifisere 10 på topp trusler og sårbarheter innenfor kritiske virksomhetsområder i fylkesadministrasjonen. (ikke relevant) RS 5/2019 Orientering fra bygg- og eiendomsavdelingen 2019/37732
Sentraladministrasjonens arbeidsmiljøutvalgets behandling av sak 5/2019 i møte den Muntlig gjennomgang v/ fylkesbyggesjef Heidi Klaveness o Resepsjonen er klar til å tas i bruk. Vasking i dag. Jobber med å ferdigstille datalinjene. Venter på løsning for registrering av besøkende- IKT jobber med dette. Nytt møterom skal legges ut i Outlook- IKT o Arbeidene i 3.etg pågår. Fremdrift er pt iht plan. Ferdig i starten på oktober. o Det arbeides med nye datakabler flere plasser på bygget. Dette er også i forbindelse med utfasing av gammel telefoni. o Stillaset i fasaden ved ordfører og fylkesrådmann er foreløpig tatt ned. Vi tar sikte på å starte opp videre arbeider her vår 2020. Vi venter bla. på murstein som må spesial lages til oss. o Det er satt opp stillas på verandaen ved bygg D. dette er satt opp til sikring av personer som bruker terrassen. Vi utreder og kostnadsberegner rehabilitering av takflatene. Utbedringsarbeider er planlagt påstartet ved årsskiftet. o Prosjekt med etablering av teamkontor for prosjektledere i bygg og - eiendomsavdelingen er ferdigstilt. Tidligere 2 cellekontor- teamkontor for 4 prosjektledere. Venter på møbler. o Ombygging av vaskerisentral er nesten ferdig. o Det arbeides med kartlegging av dekningsområder for trådløst nettverk, arbeider med oppgradering av både trådløst og fast nett planlegges første del av 2020. o Ny sykkelparkering er utsatt pga manglende kapasitet knyttet til øvrige arbeider i fylkeshuset. Settes videre prosjektering i løpet av høsten. Byggearbeider påstartes vår 2020. o T-kjøkkenløsning ved fylkesrådmannens kontor er prosjektert og byggearbeider påstartes vår 2020. (ikke relevant) PS 16/2019 Godkjenning av protokoll fra møte i sentraladministrasjonens arbeidsmiljøutvalg den 23.05.2019 2019/36549 Sentraladministrasjonens arbeidsmiljøutvalgets behandling av sak 16/2019 i møte den Protokoll fra møte i sentraladministrasjonens arbeidsmiljøutvalg den 23.05.2019 godkjennes. PS 17/2019 Sykefravær 2.kvartal 2019 2019/31546 Administrasjonsutvalgets behandling av sak 15/2019 i møte den 14.08.2019:
Hovedarbeidsmiljøutvalgets behandling av sak 23/2019 i møte den 03.10.2019: Sentraladministrasjonens arbeidsmiljøutvalgets behandling av sak 17/2019 i møte den PS 18/2019 Mulighetsstudie fylkeshuset- status 2019/35842 Sentraladministrasjonens arbeidsmiljøutvalgets behandling av sak 18/2019 i møte den PS 19/2019 Nytt kontorbygg i Haugesund 2019/35882 Sentraladministrasjonens arbeidsmiljøutvalgets behandling av sak 19/2019 i møte den PS 20/2019 Organisasjonsendringer - samferdselsavdelingen - kultur - og næringsavdelingen 2019/36049 Sentraladministrasjonens arbeidsmiljøutvalgets behandling av sak 20/2019 i møte den