09.06.2011 Side 1 av 7 Tilstede: Styrerepresentanter: Ole Rud, Arild Sørum Stana, Mari Kramprud Arnesen, Hildegunn Aas, Sigurd Kolloen og Jørn Inge Løssfelt, Administrasjon: Hildegard Johannessen, Stein Aarskog Jonny Westergård på sak; 37, 44 og 47 Meldt forfall: Rolf Kristiansen, Ida Karina Skjellerud og Andrè Oljemark. Kopi til: Administrasjonen, Tillitsvalgte, Kunnskapsdepartementet, Riksrevisjonen Innkalt av: Styrets leder og rektor Tid: 09.juni 2011 kl. 10.00-15.00 Sted: Møteplan: 10.00 15.00 Styremøte Saksliste: S 2011/ 35 Vea - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Rektorboligen Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste godkjent. I henhold til vedtekter er styret beslutningsdyktig. S 2011/ 36 Godkjenning av referat fra styremøte 13. april 2011 Vedtak: Referat fra styrets møte 13. april 2011 godkjennes. S 2011/ 37 Status økonomi Avdelingsleder Stab informerte kort om status økonomi. Det har oppstått noen ekstra uforutsette utgifter på grunn av vannlekkasje i Låven og oversvømmelse i Øvre og Nedre lærerbolig. Avdelingsleder teknisk drift estimerte utgiftene for oversvømmelsen til ca 50.000 kr. Vea har søkt Naturskadefondet og vil eventuelt kunne få refundert egenandel, men svar avventes fortsatt ift. søknad. Det ble informert om at Vea har vært i dialog med Hedmark fylkeskommune hvor det har blitt signalisert at Hedmark ønsker å kjøpe 7-9 plasser på VG2 Blomsterdekoratør for skoleåret 2011/2012. Oppland fylkeskommune har bedt om å få kjøpe 3 plasser på samme utdanningsløp. Styret ble informert om at Vea har søkt Mesterbrevnemnda om akkreditering til å gjennomføre mesterbreveksamen, men at det p.t. ikke foreligger noen svar på søknaden om akkreditering fra Mesterbrevnemnda. Styret ønsker at budsjettet skal styres mot null og er positive til hvordan situasjonen ser ut. Vedtak: Styret tar redegjørelsen for status økonomi til orientering
09.06.2011 Side 2 av 7 S 2011/ 38 Studieportefølje 2011/2012 - Søkerstatus Rektor informerte angående søkerstatus og gikk igjennom statistikken som var fremlagt for styret. Rektor signaliserte at søkertallene på de fleste studieretningene var gode og at det ligger an til en økning av antall studenter og elever i forhold til 2010/2011. Det er pr. dags dato tilstrekkelig antall søkere til fagskolestudiet Anleggsgartnertekniker (AGT), slik at studiet kan starte opp med nytt kull til høsten 2011. Rektor orienterte i denne sammenheng om personaltilfang og personalavgang ved gartnerfagavdelingen. Som konsekvens av at 1 pedagogisk personale i 100 % stilling fratrer sin stilling, er det tilsatt nytt pedagogisk personale til undervisning på Park- og hagedrift (PH) og AGT. Tilsettingsprosessene ble gjennomført med undervisningspersonale fra AGT/PH, for å sikre den rette kompetansen. Det er i alt tilsatt to personer, samt at en ansatt har fått økt sin stillingsprosent til100 %. De nyansatte er tilsatt med virkning fra 1. august 2011. Vedtak: Styret tar redegjørelsen om studieportefølje 2011/2012 søkerstatus pr. 1. juni 2011 til orientering og vedtar oppstart av fremlagte studieportefølje for studieåret 2011/2012. S 2011/ 39 Referat fra etatsstyringsmøte Rektor informerte om etatsstyringsmøtet arrangert på Vea våren 2011. Tilstede fra Vea var Rektor, Styreleder, Styrets nestleder, Rolf Kristiansen og Stein Aarskog Representantene fra Kunnskapsdepartementet signaliserte at de var fornøyd med den ryddige og fyldige rapporteringen fra Vea. I forhold til innrapportering understreket KD at de ønsket en klarere rapportering av den reelle undervisningsproduksjonen i forhold til heltid/deltid studier. Det ble orientert om at uforutsette utgifter i forbindelse med flom, ødelagt kjøleanlegg, gammelt rørsystem krever økonomiske tiltak. Vea ble oppfordret til å sende en beskrivelse av situasjonen og definere akutte behov så raskt som mulig. Rektor informerte styret om at søknad er oversendt skoleeier. Vea venter på tilbakemelding fra KD angående søknad om støtte til å dekke uforutsette utgifter. Styreleder kommenterte ønsket om endringer i forhold til styrereglement. KD ønsker å endre vararepresentantsystemet fra personlige vararepresentanter til nummererte vararepresentanter da dette enklere sikrer at styret er fulltallig. Styret ser positivt på dette forslaget. Styret ser positivt på møtet og referatet fra møtet. Styret er positive til dialogen med KD og er fornøyde med de tilbakemeldingene som ble gitt. Vedtak: Styret tar referat fra etatsstyringsmøtet til orientering.
09.06.2011 Side 3 av 7 S 2011/ 40 Oppstart nytt fagskolestudie 2012 Hagehistoriske anlegg Rektor innledet angående eventuell oppstart av de nye fagskolestudiene Hagehistoriske anlegg og Eksperimentell formgiving. Rektor ser det som positivt for alle involverte i utviklingsprosjektene at arbeidet leder til opprettelse av nye fagskolestudier. Rektor og pedagogiske utviklingsleder informerte om at arbeidsmålet bør være å sende søknad om oppstart av de nye fagskolestudiene til NOKUT innen søknadsfristen den 15.septemer. Det kan eventuelt søkes til fristen den 15. februar. Det er trolig ikke realistisk at Vea får svar på fagområdegodkjenningssøknaden før etter fristen den 15. februar. Vea er derfor avhengig av å søke til fristene ovenfor dersom studiene skal starte opp høsten 2012. Styret ser det som positivt at Vea ønsker å sende søknad om opprettelse av nye fagskolestudier parallelt med at fagområdegodkjenningssøknaden ligger inne hos NOKUT. Styret er positive til at Vea stadig ønsker å utvikle fagskolen med opprettelse av nye studier. Vedtak: Styret vedtar at søknad om godkjenning av Historiske Grøntanlegg oversendes NOKUT, primært 15.september 2011, sekundært 15. februar 2012. Styret vedtar oppstart av nytt fagskolestudium Historiske Grøntanlegg anlegg høsten 2012, under forutsetning om godkjenning i NOKUT. S 2011/ 41 Oppstart nytt fagskolestudie 2012 - Eksperimentell Formgiving Se referat sak 2011/40 ovenfor. Vedtak: Styret vedtar at søknad om godkjenning av Eksperimentell Formgiving oversendes NOKUT, primært 15.september 2011, sekundært 15. februar 2012. Styret vedtar oppstart av nytt fagskolestudium Eksperimentell Formgiving høsten 2012, under forutsetning om godkjenning i NOKUT. S 2011/ 42 Igangsatte prosjekter status og videre oppfølging Rektor og pedagogiske utviklingsleder informerte om status i de pågående prosjektene: - Produksjonsgartnertekniker - Landbruksteknikk/ Agroteknikk - Anqing Technical College Det internasjonale prosjektet med den Kinesiske skolen i Anqing er det prosjektet som foreløpig har støtt på flest problemer, både internt ift nødvendig fremdrift, men også kommunikasjon eksternt mot samarbeidspartneren. Rektor påpekte at dette er et forprosjekt og at det i samarbeidsavtalen mellom Vea og Anqing er definert når forprosjektet skal avsluttes. Rektor informerte at det er et ønske om å restarte prosjektet i løpet av de nærmeste dagene, slik at resten av forprosjektet kan gi nødvendige avklaringer. Resettingen av forprosjektet innebærer innsetting av nye prosjektmedlemmer, som ikke er involvert i andre prosjekter og som kan bidra til økt fokus og motivasjon. Styret ser det som helt nødvendig at Vea følger opp sine forpliktelser ovenfor Anqing
09.06.2011 Side 4 av 7 Technical Collage, men at prosjektet er avhengig av respons. Kommunikasjon er en forutsetning for at prosjektet skal lykkes. Styret ønsker en statusoppdatering på progresjonen i prosjektet ved neste styremøte. Rektor og pedagogiske utviklingsleder informerte om prosjektene Landbruksteknikk og Produksjonsgartnertekniker. Begge prosjektene er godt i gang og det er opprettet nyttige kontaktflater i begge prosjektene samt at det arbeides målrettet med tanke på bransjeforankring og eksterne høringsrunder. Vedrørende prosjekt landbruksteknikk ble det den 1. juni 2011 sendt søknad om prosjektmidler til Hedmark Fylkeskommune. Vedrørende oppstart av fagskolestudie i Landbruksteknikk, kan det p.t. synes noe ambisiøst med oppstart høsten 2012, dette vil imidlertid avhenge av eksterne høringsrunder og eventuell innvilgelse av prosjektmidler. Styret er fornøyd med at det er positiv utvikling i prosjektene som omhandler etablering av ytterligere fagskolestudier. Vedtak: Styret tar redegjørelsen om igangsatte prosjekter til orientering. S 2011/ 43 Etablering av Kurs- og oppdragsenhet Rektor viste til strategisk plan vedrørende etablering av kurs- og oppdragsenhet innen 2013. Rektor påpeker at kurs og oppdrag i dag er en liten del av virksomheten, men at kurs og oppdrag kan bli viktigere i fremtiden i forhold til finansiering av virksomheten. I dagens situasjon så er kurs og oppdrag lagt til hver avdeling. En egen avdeling vil kunne ha større fokus på markedsføring, inntektsforutsigbarhet og lignende og rektor ser det som fordelaktig med en egen kurs- og oppdragsenhet i forhold til bedret organisering. Rektor informerte styret om at det er behov for å iverksette en forstudie, før det eventuelt kan etableres et forprosjekt. Det synes hensiktsmessig å innhente erfaringer fra andre institusjoner og å undersøke lovverk for å se om det er mulig å gjennomføre etableringen. Innhenting av fakta er avgjørende. Styret diskuterte noe rundt denne problemstillingen og refererte til lignende virksomheters utfordringer. Det ble blant annet påpekt utfordringer for en kurs- og oppdragsenhets forståelse av oppdrag gitt av fagfolk. Styret og rektor hadde en gjensidig forståelse av at Vea som statlig virksomhet ikke skal opptre konkurransevridende eller drive utstrakt kommersiell virksomhet. Styret oppfordret til en grundig utredning før Vea går videre. Vedtak: Styret gir rektor mandat til oppstart av forstudie relatert til etablering av Kurs- og oppdragsenhet. Det skal legges frem en rapport for styret før en eventuell oppstart av forprosjekt. S 2011/ 44 Regnskapsprinsipp for statlige virksomheter orientering Avdelingsleder Stab orienterte om at Vea har vært i dialog med Senter for Statlig Økonomistyring (SSØ) og KD angående regnskapsprinsipper. Vea skal selv velge regnskapsprinsipp og kontoplan.
09.06.2011 Side 5 av 7 Avdelingsleder Stab informerte om Standard Kontoplan. Innføringen er foreløpig frivillig, men antas å bli obligatorisk fra 2014. Det ble informert om at styret må fatte et vedtak angående ny kontoplan før Vea meldes inn i et innføringsløp arrangert av SSØ. Dette bør gjøres før ferien. Styret ble informert om føringsprinsippene for virksomhetsregnskapet. Styret ble oppfordret til å velge mellom kontantprinsippet eller periodisert regnskap. Dagens situasjon er lagt opp til kontantprinsippet fra KD sin side. Blant annet er det årlige tildelingsbrevet fra KD organisert ut ifra kontantprinsippet, samt at Vea også i fremtiden må rapportere etter kontantprinsippet. Styret ser det som fornuftig å innføre standard kontoplan og å velge kontantprinsippet så lenge Staten legger opp til det. Med den informasjonen gitt i møtet og saksfremlegget, så ønsket styret å gå for det foreslåtte vedtaket. Vedtak: Styret slutter seg til å innføre standard kontoplan, ta i bruk veiledende økonomimodell for SSØs økonomitjenestekunder samt føre virksomhetsregnskapet etter kontantprinsippet med virkning fra 1.1.2013. Vea følger innføringsløpet som SSØ styrer. S 2011/ 45 Valg av styrerepresentanter Styreleder Ole Rud, nestleder Arild Sørum Stana og styrerepresentant Mari Kramperud Arnesen er på valg før neste styreperiode. Ansatt representant i styret Hildegunn Aas velger å fratre. Ny ansatt representant skal velges for 4 år ved neste styremøte. Styret foreslår at Styreleder og rektor setter sammen liste over potensielle representanter til styret. Styrets representanter oppfordres til å foreslå kandidater til listen. Liste over kandidater legges frem på neste styremøte. KD har påpekt at det bør være flere alternativer til valg av ny styreleder. Studentrepresentanter velges ved studiestart høsten 2011. Vedtak: Styret gir Styreleder og rektor mandat til å sammenfatte liste over mulige kandidater til neste styremøte. S 2011/ 46 Styreevaluering året som har gått og fokusområder fremover Styret diskuterte møtekalenderen for styret i kommende studieår. Følgende møter ble fastsatt; - 20.09.2011: Styremøte. kl 10.00-15.00-03.11.2011 Ca kl 16.00 - kl 12.00 04.11.2011: Styreseminar på annen destinasjon enn Vea - 08.12.2011: Siste styremøtet i 2011. kl 10.00-15.00 For 2012 er ønskelig med styremøter på torsdager. Foreløpige datoer er satt til 23.02.12, 26.04.12 og 07.06.12
09.06.2011 Side 6 av 7 Styret diskuterte året som har gått. Følgende tema ble berørt. - Viktig at styret informeres om nyansatte på styremøtene. - Positivt med utdanningstilbudet Blomsterdekoratør voksenopplæring på både heltid og deltid. Positivt for bransjen med flere motiverte voksne ut i butikkene. - Styret anerkjente de gode saksfremlegg som kommer i god tid. God fellesskapsfølelse i styret og med administrasjonen. Hva skal styret fokusere på i fremtiden - Styret avventer situasjonen litt i forhold til søknaden om fagområdegodkjenning. - Det blir en viktig jobb med å forberede styret og administrasjonen på institusjonsbesøk. Alle involverte parter bør være forberedt på intervjusituasjoner med NOKUT. Viktig å gjøre gode forberedelser i forkant av besøket. Institusjonsbesøk over to dager. Ønske om uke 38 eller uke 42. - Rektor fremhevet betydningen av Vea som konkurranseutsatt kunnskapsbedrift, og betydningen av at Vea til enhver tid er representert og synlige på de rette arenaer. I denne sammenheng vil styremedlemmenes nettverk være av stor betydning for å introdusere Vea inn i viktige fora. - Styret ønsker en kontinuerlig utvikling av Vea, og ønsker å arbeide med å få til et besøk av de lokale stortingsrepresentantene. Potensielle datoer for et slikt besøk er 9. eller 12. August. Intensjonen og målsettingen med møtet er å skape forståelse for at Vea er i utvikling, vise frem hva Vea har utrettet i forhold til sitt oppdrag gitt av Kunnskapsdepartementet, samt øke bevisstheten og den lokale stoltheten og eierskapet blant politikerne. Vedtak: Styret vedtar møtekalender for skoleåret 2011/2012 med de endringer som er foreslått i møtet. S 2011/ 47 Regnskapet for 2010- avsluttende revisjonsbrev Avdelingsleder Stab informerte om en positiv dialog med Riksrevisjonen som har pågått en periode. Det har vært arbeidet strukturert og godt med de bemerkninger som ble gitt fra Riksrevisjonen. Vea har tilegnet seg mye nyttig lærdom og ser positivt på at revisjonen har presset frem enkelte nye rutiner og gjort administrasjonen bevisst på styrker og svakheter. Regnskap ble godkjent uten bemerkninger 31. 05. 2011. Riskrevisjonen har meldt sin ankomst igjen, ventelig i løpet av august måned, for å følge opp de merknader som ble gitt. Styret ser det som positivt at Riksrevisjonen går virksomheten etter i sømmene og det ble påpekt fra styret at administrasjonen med rette har hatt en positiv innstilling til det
09.06.2011 Side 7 av 7 arbeidet som riksrevisjonen gjør. S 2011/ 48 Vedtak: Styret tar redegjørelsen angående Regnskap 2010 og avsluttende revisjonsbrev til orientering. Møte angående fagskolestatistikk Rektor og styreleder refererte fra møtet i Oslo angående fagskolestatistikk. Styret ble informert noe om bakgrunnen til møtet og litt om innholdet. Det ble blant annet påpekt at NOKUT følger godt med på hvilke fagskoler som følger opp dette initiativet fra Kunnskapsdepartementet. Rektor kommenterte noen av formålene med initiativet fra KD - Oversikt og innsikt - Synliggjøring av fagskolesektoren - Fremheve fagskolens gjennomstrømning versus UH-sektoren - Utvikle fagområder - Bedre muligheter for lokale og overordnede analyser - Verktøy for politiske beslutninger - Produsere datagrunnlag for finansieringssystem Møtet ble ledet av styreleder Ole Rud Møtet ble avsluttet kl 14.30 Ref. Kristian Kjølhamar