Håndtering av mobbing og trakassering i Bergen kommune Retningslinje Retningslinjene skal gi veiledning til ledere og arbeidstakere, for å sikre en forsvarlig og korrekt håndtering i tilfeller av mobbing/trakassering eller annen utilbørlig opptreden. Videre skal de gi ramme rundt og forutsigbarhet i saksgangen, men samtidig gi rom for tilpasninger i forhold til det spesielle i hver enkelt sak.
Forord Med bakgrunn i behov for å ivareta krav i lov og forskrift, samt ansattes rettigheter, tok Bedriftshelsetjenesten initiativ til å opprette en arbeidsgruppe, som sammen har utarbeidet retningslinjene. Arbeidsgruppen har bestått av representanter fra arbeidstaker- og arbeidsgiversiden, verneombud, representanter fra de største byrådsavdelingene skole og helse, fra varslingsgruppen, samt representanter fra Bedriftshelsetjenesten Fra arbeidstakersiden Fra vernesiden Fra HR-seksjonen Torill Helland (Konserntillitsvalgt Fagforbundet) Eli Tysnes (Konsernhovedverneombud) Tone Kjersti Berge (HR-Rådgivning, Avdelingsleder) Monica Dalland Holsen (HR-Rådgivning, juridisk rådgiver) Fra Byrådsavdeling for barnehage og skole Merete Davanger (Personalleder) Anne Berit Lundberg (Personalrådgiver) Fra Byrådsavdeling for helse og inkludering/ Varslingsgruppen: Fra Bedriftshelsetjenesten Marit Strøm (Seniorrådgiver) Mariann Alvheim Andersen (Bedriftsoverlege) Grethe Nordlie Berg (Spesialkonsulent/Bedriftssykepleier) Camilla Elise Tonning (Bedriftssykepleier/Rådgiver) Retningslinjer for håndtering av mobbing og trakassering i Bergen kommune ble vedtatt i HAMU 23. juni 2011 (SARK-038-200412993-33). Retningslinjene for håndtering av mobbing og trakassering til ledere og arbeidstakere skal sikre en forsvarlig og korrekt håndtering i tilfeller av mobbing/trakassering eller annen utilbørlig opptreden. Videre skal de gi ramme rundt og forutsigbarhet i saksgangen, men samtidig gi rom for tilpasninger i forhold til det spesielle i hver enkelt sak. Retningslinjene er konsernovergripende, og gjelder for alle ansatte. For at mobbing og trakassering lett skal kunne identifiseres, er det i retningslinjen både definisjon på mobbing / trakassering, eksempler på slike handlinger, samt eksempler på ubehagelige handlinger som ikke defineres som mobbing / trakassering. Videre blir det beskrevet hva den enkelte skal gjøre i slike saker, utfra hvilken rolle den ansatte har. Det stilles spesielt store krav til leder i håndtering av mistanke om mobbing og trakassering på arbeidsplassen. Leder har plikt til å reagere, ved undersøkelsesplikten, og har ansvar for at konkrete tilfeller håndteres så raskt som mulig. Leder skal også sørge for at medarbeiderne er kjent med, og forstår denne retningslinjen. Arbeidet mot mobbing og trakassering må inngå som en del av det systematiske HMS-arbeidet på den enkelte arbeidsplass. Det må gjøres kjent for alle arbeidstakere hvordan dette skal håndteres, dersom dette oppstår. 1
Innholdsfortegnelse Formål 3 Omfang 3 Definisjon 3 Påregnelig del av arbeidsforholdet 4 Ansvar, myndighet og roller 5 Generell fremgangsmåte 6 Leders ansvar og oppgaver 6 Dersom du er utsatt for mobbing 9 Som kollega, ansvar og oppgaver 10 Dersom du blir anklaget 10 Dokumentasjon 11 Sanksjoner 11 Tiltak i etterkant 11 2
Retningslinjer for håndtering av mobbing / trakassering i Bergen kommune Formål Retningslinjene skal gi veiledning til ledere og arbeidstakere, for å sikre en forsvarlig og korrekt håndtering i tilfeller av mobbing/trakassering eller annen utilbørlig opptreden. Videre skal de gi ramme rundt og forutsigbarhet i saksgangen, men samtidig gi rom for tilpasninger i forhold til det spesielle i hver enkelt sak. Retningslinjene skal oppfylle de lovpålagte krav om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i medhold av Arbeidsmiljølovens kapittel 4 og 13 (AML). Omfang Retningslinjene er konsernovergripende, og gjelder for alle ansatte. Referanse til andre prosedyrer, lover og retningslinjer: Arbeidsmiljøloven Diskrimineringsloven Forvaltningsloven Overordnet HMS - håndbok for Bergen kommune Personal- og arbeidsreglement for Bergen kommune Etiske retningslinjer og verdier for Bergen kommune Prosedyrer for varsling i Bergen kommune Definisjon I Arbeidsmiljøloven brukes ikke begrepet mobbing direkte, men mobbing dekkes her av begrepet trakassering som inngår i loven. I tillegg beskytter loven arbeidstakere mot uheldig psykisk belastning, krenkelse av integritet og verdighet, og utilbørlig opptreden. Retningslinjens definisjon er lik Arbeidstilsynets definisjon: "Det er trakassering når ett eller flere individer gjentatte ganger over tid blir utsatt for negative handlinger (for eksempel uønsket seksuell oppmerksomhet, plaging, utfrysning, fratak av arbeidsoppgaver, eller sårende erting og fleiping fra ett eller flere andre individer). Videre bør det være ubalanse i styrkeforholdet; den som blir trakassert, må ha vanskelig for å forsvare seg. Vi snakker ikke om trakassering dersom to omtrent like "sterke" personer kommer i konflikt, eller når det dreier seg om enkeltstående konfliktepisode." 3
Med seksuell trakassering menes "uønsket seksuell oppmerksomhet" eller "uønskede seksuelle tilnærmelser". Enkeltstående episoder vil normalt ikke defineres som mobbing/trakassering, men kan likevel betraktes som utilbørlig opptreden. Med dette menes episoder / atferd så alvorlig og krenkende, at den kvalifiserer for reaksjon. Mobbing og trakassering er i denne retningslinjen likestilte begrep. Som eksempler på mobbing/trakassering nevnes: Gjentatt, sårende erting, fleiping, ironiske kommentarer, trusler, baksnakking og/eller rykter. Sosial utestenging og isolasjon ved at man blir oversett, utfrosset eller holdt utenfor det kollegiale fellesskapet. Organisatorisk utstøtelse urettmessige forbigåelser og degradering, urettmessig fratakelse av arbeidsoppgaver, utelukkelse fra informasjon, taushet ved direkte henvendelser. Urettmessige beskyldninger om dårlig utført arbeid og nedvurdering av faglig dyktighet. Personlige angrep og nedlatende kritikk i påhør av andre. Seksuell trakassering og/eller diskriminering på bakgrunn av kjønn, nasjonal og etnisk opprinnelse, alder, funksjonshemming, seksuell legning, utdanning eller utseende Angrep på personlig verdisyn eller religiøs overbevisning. Påregnelig del av arbeidsforholdet / Det er ikke mobbing når Mobbing dreier seg om handlinger som ikke kan sies å være en påregnelig del av arbeidsforholdet. Med påregnelig her menes noe man med rimelighet må finne seg i, i et arbeidsforhold. Det vil si det som ligger innenfor de legitime rettighetene som ledere og virksomheter har ovenfor ansatte i vår kultur, i vårt lov- og avtaleverk, og egentlig alle norske arbeidstakere i samme type jobb kan bli utsatt for. Eksempler på dette er når: Saklig og forholdsmessig utøvelse av ledelse blir utført Styringsretten blir anvendt i henhold til lov og avtaleverk Isolert enkelthandling To parter som er jevnbyrdige styrkemessig er i konflikt Dette er ikke mobbing, men en påregnelig del av arbeidsforholdet, selv om det kan oppleves ubehagelig. 4
Ansvar, myndighet og roller Arbeidsgiver / leder har særskilt ansvar for å sikre et godt arbeidsmiljø, herunder å forebygge og håndtere mobbing / trakassering eller annen utilbørlig opptreden. Leder har plikt til å reagere på mobbing og trakassering, og har ansvar for at konkrete tilfeller håndteres så raskt som mulig. Leder skal også sørge for at medarbeiderne er kjent med og forstår denne prosedyren for håndtering av mobbing / trakassering og utilbørlig opptreden. Alle medarbeidere har et ansvar for å melde fra til leder og / eller verneombud dersom de selv utsettes for eller blir kjent med at det forekommer mobbing / trakassering eller annen utilbørlig opptreden. Leder og / eller verneombud har da ansvar for videre oppfølging av saken i forståelse med den / de involverte. Den som melder fra har plikt til videre medvirkning, og kan ikke være anonym. Tillitsvalgte ivaretar medlemmenes interesser i saker som angår deres rettigheter og plikter i arbeidslivet. De er videre en viktig samarbeidspartner for arbeidsgiver i det systematiske arbeidet for å forebygge og håndtere mobbing og trakassering. Tillitsvalgt har rett og plikt til å ta opp og melde fra om saker vedrørende mobbing og trakassering. I et mobbe- og trakasseringssak kan tillitsvalgt rådgi om hvordan den utsatte skal gå frem, og kan også bistå som støtteperson / fullmektig. Verneombudets oppgaver står beskrevet i Arbeidsmiljølovens 6-2. Verneombudet skal påse at arbeidet utføres på en slik måte at arbeidstakernes helse, velferd og sikkerhet blir ivaretatt i henhold til Arbeidsmiljøloven. Verneombudet skal tas med på råd ved planlegging og gjennomføring av tiltak som er av betydning for arbeidsmiljøet (jmf 6-2). Verneombudet har plikt til å melde fra om forhold som berører arbeidsmiljøet, også til å ta opp saker som mobbing og trakassering med arbeidsgiver. Dersom arbeidsgiver ikke agerer innen rimelig tid, skal verneombudet ta saken opp til leders leder eller Arbeidstilsynet. Bedriftshelsetjenesten i Bergen kommune, arbeider forebyggende og helsefremmende, og skal bistå arbeidsgiver, arbeidstaker, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med å skape sunne og trygge arbeidsforhold. Som bedriftshelsetjeneste har de en fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøspørsmål. I arbeidet mot mobbing og trakassering kan Bedriftshelsetjenesten delta i ulike tiltak. Det kan enten være som ledd i forebygging, eller som bistand / veileder i håndtering av mobbing og trakassering, og konflikthåndtering. 5
Generell fremgangsmåte for håndtering av tilfeller av mobbing / trakassering, eller ved påstander om dette Arbeidstaker som melder fra om at han/hun opplever å bli utsatt for mobbing/trakassering eller annen utilbørlig opptreden skal bli tatt på alvor og bli ivaretatt under den videre saksgang. Arbeidsgiver skal også ivareta den som får påstander om mobbing/trakassering eller annen utilbørlig opptreden rettet mot seg, - enten påstandene viser seg å være berettiget eller ikke (jmf. kontradiksjonsprinsippet). Kontradiksjonsprinsippet: Dette er et juridisk prinsipp som går ut på at partene må gis anledning til å få gjøre rede for sitt syn på de faktiske omstendigheter, og at de må få adgang til å uttale seg om hverandres anførsler. Det siste forutsetter også rett til innsyn i dokumenter, som er sentrale for saken. Sentrale deler av kontradiksjonsprinsippet følger langt på vei av likhetsprinsippet, som innebærer at partene skal være tillagt de samme prosessuelle rettigheter i prosessen. Leders ansvar og oppgaver ved håndtering og oppfølging av melding om mobbing / trakassering Undersøkelsesplikten: Nærmeste leder som er blitt kjent med et mulig tilfelle av mobbing/trakassering eller annen utilbørlig opptreden, gjennom henvendelse eller egne observasjoner, skal - uten ugrunnet opphold gripe inn og undersøke saken nærmere. Viser det seg at påstand om mobbing / trakassering er uriktig fremsatt, vil dette kunne få personalmessige konsekvenser. 6
Hvem behandler saken: Det er leder som skal behandle saken. Leder vurderer sin habilitet. Dersom nærmeste leder selv er part i saken skal arbeidstaker og/eller verneombud melde fra til leder på neste nivå i linjen (overordnet leder) som så blir ansvarlig for å håndtere saken etter denne retningslinjen. Dette prinsippet gjelder også hvis verneombudet er part i saken. Hvis den som opplever mobbingen og den som står bak disse handlingene befinner seg i ulike enheter, skal nærmeste leder for enhetene involveres. Saksgang: Når klagen er mottatt, skal mottakeren sende skriftlig melding til klager der det går klart frem at klagen vil bli behandlet. Dette innebærer informasjon om at enhver påstand om mobbing og trakassering skal behandles konfidensielt, da dette er særs belastende for de involverte parter. Det er kun de involverte parter og formelle instanser som skal involveres i saken. Videre skal det informeres om at klagen vil bli behandlet i henhold til gjeldende retningslinje. Den som påklages skal, uten opphold, få kjennskap til at klage er innmeldt, og skriftlig informasjon om hvordan saken vil bli behandlet. Når en mobbe- / trakasseringssak meldes, må det i den første samtalen sjekkes ut hva saken gjelder, samt gis informasjon videre saksgang. Nærmeste leder skal informere sin leder når en mobbesak er avdekket i egen avdeling. Leder må fremskaffe oversikt over alle fakta i saken, og skal gjennomføre formelle samtaler, etter innkalling, med de berørte partene. Det skal vurderes å bringe partene sammen for å opplyse om sakens gang, og sikre kontradiksjonsprinsippet. 7
Gjennom samtalene skal leder, i tillegg til å få oversikt over fakta, blant annet: - vise medarbeideren at leder tar situasjonen alvorlig og ivareta denne mens undersøkelser pågår - konfrontere den/de som beskyldes for mobbing/trakassering eller annen utilbørlig opptreden med det som er kommet frem eller er observert - i tilstrekkelig grad også å ivareta den det rettes påstander mot I samtalen med den / de som er beskyldt for mobbing / trakassering eller annen utilbørlig opptreden skal leder gjøre det klart, dersom de beskrevne handlingene blir vurdert som uakseptable, at disse må opphøre straks. Leder skal orientere om hva som vil være mulige konsekvenser dersom de forhold som er tatt opp ikke opphører. Det vil si at det kan bli opprettet formell saksgang / personalsak. Det er de faktiske handlingene som skal vurderes i lys av om de er akseptable, uheldige eller uakseptable både som enkelthandlinger og samlet. Det er ikke enkeltpersoner personlighet som skal vurderes. Leder som saksbehandler har myndighet til å konkludere. Leder skal vurdere mulige løsninger herunder om saken kan løses i minnelighet. Mulige løsninger skal legges frem skriftlig for den krenkede arbeidstakeren som skal gis anledning til å gi sine innspill til foreslått løsning. Leder oppsummerer saken i et skriftlig notat som legges ved sakens dokumenter. Dersom saken ikke løses etter de retningslinjer som er nevnt over, dvs. at de krenkende handlinger ikke opphører eller det ikke lykkes å komme frem til en akseptabel løsning, eventuelt at saken har særlig høy alvorlighetsgrad skal leder/den som har ansvar for håndtering av saken sørge for at saken føres videre ved skriftlig saksbehandling. 8
Dersom du opplever deg utsatt for mobbing / trakassering Forsøk i første omgang å ta det opp direkte med den det gjelder. Dette bør gjøres så tidlig som mulig etter at hendelsen inntraff. Meld fra til leder dersom det ikke har nyttet å ta det opp med den det gjelder. Dette må gjøres så tidlig som mulig etter hendelsen. Gi en kortfattet skriftlig beskrivelse av hva som har skjedd (klage). En klage fra en arbeidstaker medfører en undersøkelsesplikt for leder som mottar klagen. Klagen skal ikke være anonym, og skal beskrive et forhold som du mener er uheldig for deg selv. Kommunens eget "skjema for melding om personskade, trusler og vold og tilløp til skade" kan brukes for å melde mobbing / trakassering. Vær nøye med å skille mellom hva som faktisk hendte / ble sagt, og hvordan du selv opplevde situasjonen. Beskrivelsen av hendelsesforløpet stiles til nærmeste leder med personalansvar. Dersom nærmeste leder er involvert i saken, stiles meldingen til neste ledernivå. Dersom din nærmeste leder selv er part i saken skal du og/eller verneombud melde fra til leder på neste nivå i linjen (overordnet leder), som så blir ansvarlig for å håndtere saken etter denne retningslinjen. Dette prinsippet gjelder også hvis verneombudet ditt er part i saken. Dersom du innkalles på møter, eller ønsker å ta saken opp muntlig med leder, har du rett til å ha med verneombud / tillitsvalgt, eller annen støtteperson i samtaler med arbeidsgiver. Forut for møtene bør du tenke gjennom hvordan du selv mener at problemet kan løses. Innholdet i møtene skal dokumenteres, og dette skal godkjennes av møtedeltakerne, med deres underskrift. Er du uenig i noe av det som står i dokumentasjonen, sagt eller bestemt, sørg for at dette også fremkommer 9
Er du kollega og observerer mobbing / trakassering, hva må du gjøre? Vis at du tar avstand fra mobbingen. Sjekk ut med den du mener blir mobbet, om de opplever seg mobbet. Meld fra til leder eller verneombud, muntlig eller skriftlig. Dette har du i følge Arbeidsmiljøloven plikt til å gjøre. Ikke bli bidragsyter selv gjennom baksnakking, ryktespredning eller latterliggjøring. Dersom du blir anklaget for å ha utsatt andre for mobbing / trakassering Du har rett til informasjon om innhold i klagen snarlig etter at den er framsatt. Informasjon skal komme fra den leder som skal føre saken videre. Du har plikt til å stille på møter som arbeidsgiver innkaller til i saken. Du har rett til å komme med din versjon av hva som har hendt. Du har rett til å la deg bistå av tillitsvalgt, verneombud, eller annen støtteperson i samtaler med arbeidsgiver. Forut for møtene bør du tenke gjennom hvordan du selv mener saken best kan løses. Se til at møtet dokumenteres. Dokumentasjonen skal godkjennes av møtedeltakerne med alles underskrift. Er du uenig i dokumentasjonen, noe som blir sagt eller bestemt, skal dette også framkomme. 10
Dokumentasjon / personopplysninger Til formelle møter skal det sendes skriftlige innkallinger, som skal inneholde hvem som innkalles og agenda for møtet. Leder skal dokumentere alle formelle samtaler, som signeres av alle involverte parter. Dokumentasjon skal inneholde minimum: - hvem var til stede - tidspunkt - hva ble tatt opp - foreløpig eller endelig konklusjon Opplysninger som fremkommer under prosessen skal behandles fortrolig og begrenses til de involverte i den konkrete saken. Alle dokumenter i saken må arkiveres forsvarlig. Sanksjoner Hvilke sanksjoner som skal iverksettes vurderes i hver enkelt sak, ut fra undersøkelsen av saken, alvorlighetsgraden og konklusjoner. Saksbehandlingen kan for eksempel avdekke at påstander om mobbing blir bekreftet og at dette blir vurdert som helt uakseptabel atferd, eller at dette ikke objektivt sett kan ansees som mobbing, men som en påregnelig del av et ansettelsesforhold. Selv om det sistnevnte blir resultatet, skal ikke den subjektive opplevelsen av forholdet underkjennes. Tiltak i etterkant av avsluttet sak I en del saker vil det være behov for etterbehandling og rehabilitering både for den som har vært utsatt for mobbing / trakassering, og den som er beskyldt for dette. Innholdet i etterbehandlingen avtales med partene, og formes etter behov. Det enkelte menneske er ikke nødvendigvis klar over at deres atferd kan oppfattes som mobbing, og bør derfor gis mulighet til å endre sin atferd. Dersom partene fortsatt skal ha samarbeidsrelasjoner, må det avtales spilleregler for kommunikasjon, hvordan de skal forholde seg til hverandre. I denne avtalen kan det ligge mulige sanksjoner for brudd på avtalen. Når tiltak er iverksatt, skal disse jevnlig følges opp og evalueres, med hjelp av samtaler med partene. Rammene rundt oppfølgingssamtalene skal være klare, med hensyn til innhold og tidsintervall. Informasjon til det øvrige arbeidsmiljøet må avklares, hvilken type informasjon, hvem som skal få informasjon og hvordan den skal gis. 11