Overordnet oppstartsplan

1 / 18 Overordnet oppstartsplan 2013 GODKJENT AV: Navn Rolle Stilling Dato Mal Malversjon godkjent 10.01.11 1.1

2 / 18 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 4 1.1 MÅL MED OVERORDNET OPPSTARTSPLAN... 4 2 FØR OPPSTART... 4 2.1 OVERSIKT OVER DOKUMENTER OG BESLUTNINGER FØR OPPSTART SG MØTE 1... 4 2.2 GO/NO GO MØTE FØR KONVERTERING STARTER... 5 2.3 OPPSTARTSKRITERIER... 5 3 OPPSTARTSHELG... 5 3.1 OPPSTARTSHELG... 5 3.2 NEDETID OG LESELØSNING... 6 3.3 KONVERTERING... 7 3.3.1 Overordnet konverteringstidsplan og aktiviteter... 7 3.3.2 Praktisk tilrettelegging for konverteringsteam... 7 3.3.3 Status på hovedkonvertering... 7 3.3.4 Konvertering av Talegjenkjenning (TGK)... 7 3.3.5 Distribusjon av DIPS produksjon til PCene... 8 3.4 TEST AV PRODUKSJON... 8 3.4.1 Test av produksjonskonvertering... 8 3.4.2 Brukertest... 8 3.4.3 Status på test... 9 3.5 ETTERREGISTRERING FRA NØDRUTINER... 10 3.5.1 Plan for, og gjennomføring av, etterregistrering... 10 3.5.2 Status på etterregistrering... 10 3.5.3 Ferdigstilling av integrasjoner... 11 3.5.4 Plan for ferdigstilling av integrasjoner... 11 4 OPPSTARTSPERIODE... 11 4.1 ORGANISERING AV OPPSTARTSSTØTTE... 12 4.1.1 Styringsgruppen... 13 4.1.2 Beredskapsråd... 13 4.1.3 Journalutvalg... 13 4.1.4 Oppstartsledelse... 14 4.1.5 Løsningsgruppe... 15 4.1.6 Ambulerende team... 16 4.1.7 DIPS ekspertgruppe... 16 4.1.8 DIPS Integrasjonsekspertgruppe... 16 4.2 BRUKERSTØTTE... 17 4.3 TEKNISK SERVICE... 17 5 OVERLEVERING TIL FORVALTNING... 18

3 / 18 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent av 0.85 8/3-13 Alle Benedicte Børge- Ask 0.90 20/3-13 Prosjektledelsen VEDLEGG Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato 1 Status Oppstartskriterier 2 Plan for gjennomføring av produksjonskonvertering 3 Plan for test i forbindelse med oppstart 4 Plan for etterregistrering 5 integrasjoner 6 Justert aktivitetsplan for kommunikasjon ved oppstart 7 Plan for ambulerende team 8 Plan for brukerstøtte REFERANSER Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato 1 Prosedyre 130204 Overlevering til drift - Sykehuspartner

4 / 18 1 INNLEDNING 1.1 Mål med overordnet oppstartsplan Denne planen er et overordnet dokument som beskriver organisering, aktiviteter, dokumentasjon og beslutningsmøter som skal gjennomføres i de ulike fasene rundt oppstart. Det er valgt å gjøre en inndeling i 4 faser: Faser Beskrivelse Før oppstart Gjelder i perioden planleggingsfasen og frem til konvertering begynner (dato Kap. 2 kommer) Oppstartshelgen Beskriver aktiviteter i perioden 08.05.13 13.05.13 Kap. 3 Oppstartsperioden Beskrivelse av organisering, rapportering og beslutningsveier fra oppstart 13.05.13 Kap. 4 og i en periode på 5 uker frem til 14.06.13 Overlevering fra prosjekt til lokal forvaltning Beskrivelse av overlevering fra prosjekt til forvaltning Kap. 5 med vedlegg skal bidra til å sikre en kontrollert oppstart og redusere grad av risiko. 2 FØR OPPSTART Hovedformålet med denne fasen er å sikre at: Prosjektet har klargjort for aktiviteter, leveranser og beslutningsmøter At det foreligger nødvendig dokumentasjon slik at Styringsgruppen kan vurdere risiko og kvalitet før beslutning om oppstart av konvertering. 2.1 Oversikt over dokumenter og beslutninger før oppstart SG møte 1 Prosjektledelsen skal sikre at følgende dokumentasjon foreligger: Dokumentasjon Beskrivelse Møtetidspunkt Ansvarlig for godkjenning Overordnet Beskriver planlegging og gjennomføring av oppstart Lagt frem utkast 12.03.13, SG oppstartsplan på STHF og Betanien godkjennes per e-post innen utgang av mars-13 Oppstartskriterier Dokument som beskriver definerte oppstartkriterier. 10.04.13 SG Risikovurdering Det utarbeides et dokument som beskriver risiko før og etter oppstart av DIPS 10.04.13 SG Vurdering av prosjektgjennomføringsrisiko (Fremdrift, Kostnad og Kvalitet) Vurdering av teknisk risiko i forbindelse med overgang til DIPS Vurdering av risiko for foretaket i forbindelse med innføring av nytt system Vurdering av risiko for beredskapsrom i oppstartsperiode I møtet 10.04.13 må det også gjøres en vurdering av om hele Styringsgruppen skal delta på møter i oppstartshelgen (beskrevet i kap.3), eller om Styringsgruppen utnevner deler av Styringsgruppen til å delta på endelige beslutningsmøter gjennom oppstartshelgen.

5 / 18 2.2 Go/No Go møte før konvertering starter Før konvertering starter og man tar ned eksisterende PAS/EPJ løsning på STHF og Betanien gjøres det en gjennomgang av definerte oppstartskriterier, samt vurdering av oppdatert risiko. Dette gjøres i SG møte 08.05.13. Dokumentasjon Beskrivelse Møtetidspunkt Ansvarlig for godkjenning Oppstartskriterier Det vektlegges her spesielt vurdering av test av 08.05.13 SG prøvekonvertering og at det forligger en tidsplan for konvertering som er beskrevet og som bekreftes i dette møte. Risikovurdering Det utarbeides et dokument som beskriver følgende risiko: 08.05.13 SG Vurdering av prosjektgjennomføringsrisiko (Fremdrift, Kostnad og Kvalitet) Vurdering av teknisk risiko i forbindelse med overgang til DIPS Vurdering av risiko for foretaket i forbindelse med innføring av nytt system Vurdering av risiko for beredskapsrom i oppstartsperiode 2.3 Oppstartskriterier Relevante oppstartskriterier skal ha status Godkjent innen Go /No Go møter Frister følges opp av prosjektledelsen. Eventuelle forsinkelser er en klar indikator på risiko. Ansvarlig for kriteriet er ansvarlig for å få kriteriet godkjent av aktuelle ressurser/innkalle til godkjenningsmøter, dersom denne ikke kan stå for godkjenning selv. Status på kriteriene og vurdering i forhold til oppstart gjøres i eget dokument se Vedlegg 1: Status oppstartskriterier. Dette er grunnlag for Go/ No Go møtet 3 OPPSTARTSHELG 3.1 Oppstartshelg Når det er besluttet at konvertering kan starte er vi over i en ny fase oppstartshelg. Dette kapittelet vil beskrive hvordan prosessen fra konvertering påbegynnes til oppstart 13.05.13 kl. 8.00.

6 / 18 3.2 Nedetid og leseløsning I forbindelse med uttrekk av pasientdatabasene for konvertering og forberedelser for overgang til leseløsning, er det behov for å stoppe PAS/EPJ systemene i en kort periode. Dette innbærer følgende nedetid: System Estimert nedetid InfoMedix, IMxTekst og IMxLege STHF Onsdag 08.05.13, 17.00-18.00 InfoMedix og IMxLege Betanien Onsdag 08.05.13, 18.00-19.00 BUPDAT ( Skien, Notodden,Vestmar) Onsdag 08.05.13, 17.00-20:00 DIPS (Nordagutu - Telemark Rehabiliteringssenter) Onsdag 08.05.13, 17.00-19:00 I denne perioden vil disse systemene være helt utilgjengelig. Etter denne innledende periode med nedetid, vil alle systemene være tilgjengelig for lesetilgang, dvs. kun oppslag og utskrifter. NB. Når det gjelder lesetilgang i BUPDATA, er det ikke mulig å fjerne alle skrivetilganger. Journalansvarlig vil fortsatt kunne endre flettedokumenter og forfatter så lenge notatet er usignert eller låst med gul lås. Denne tilgangen kan ikke settes i lesetilgang. Det er derfor viktig at BUPDATA brukere gis klar beskjed om at BUPDATA kun skal benyttes for lesing i perioden. Som en konsekvens av at disse systemene settes i lesemodus, vil ikke talegjenkjenning, henvisnings- og journalskanning være mulig. Vedrørende begrensninger knyttet til Lab- og Radiologiintegrasjoner, se kapittel Plan for ferdigstilling av integrasjoner Alle øvrige systemer vil være tilgjengelige i konverteringsperioden, men integrasjon mot systemene som skal konverteres vil ikke være aktiv.

7 / 18 3.3 Konvertering Ansvarlig for plan og gjennomføring: Øyvind Tobiassen 3.3.1 Overordnet konverteringstidsplan og aktiviteter Beskrivelse Tidspunkt Varighet Ansvarlig Kommentar Stopp og uttrekk fra avgivende systemer: Onsdag 08.05.13 17.00 SP Avgivende base utilgjengelig i - Infomedix/IMx 1,5 time tidsrommet, og - BUPDATA 3 timer settes i read-only før - DIPS Nordagutu 2 timer neste steg Kopiere til prod.base Onsdag 08.05.13 18.30 8 timer DIPS Konvertering Torsdag 09.05.13 2 døgn DIPS DIPS prod.base stenges for alle brukere. Overlevering til test Lørdag 11.05.13 12.00 - Delprosjektleder Se Vedlegg 2: Plan for gjennomføring av produksjonskonvertering for detaljert tidsplan. 3.3.2 Praktisk tilrettelegging for konverteringsteam Se Vedlegg 2: Plan for gjennomføring av produksjonskonvertering for detaljer. 3.3.3 Status på hovedkonvertering Konverteringskoordinator Gro Sissel Vilberg (DIPS) rapporterer avvik i fremdrift av hovedkonvertering til Øyvind Tobiassen. Øyvind er ansvarlig for å sikre at følgende rapportering skjer under hovedkonverteringen: Tidspunkt Møter Beskrivelse Daglig DPL Konvertering i møte med prosjektledelsen Rapporterer status på konvertering 11.05.13 kl 11.30 Innkalle til møte for overlevering til test Konvertering rapporterer status til prosjektledelsen, og til test av produksjonskonvertering Øyvind rapporterer også status til Cathrine M. Karlsen, som er ansvarlig for test. Så snart det er mulig for integrasjonsgruppen å starte testing, må også DP Integrasjon ved Jeanette Aarrestad få beskjed. Ved eventuelle avvik i forhold til test av konvertering, test av integrasjoner og etterregistrering rapporteres daglig status til Jeanette Aarrestad (DPL Integrasjon) og Elisabeth Sagafos (DPL Løsning/ansvarlig etterregistrering). 3.3.4 Konvertering av Talegjenkjenning (TGK) TGK er ikke tilgjengelig i perioden mellom oppstart konvertering og oppstart av DIPS. Ved innføring av DIPS må TGK software oppdateres, det må også gjøres nødvendige endringer på back-end server. Dette innbærer at alle PC-er som skal ha TGK må være påslått for å få ny software og avinstallert eksisterende TGK installasjon. For å fullføre installasjon vil en automatisk omstart av PC-ene kjøres. Se Vedlegg 2: Plan for gjennomføring av produksjonskonvertering for detaljer.

8 / 18 3.3.5 Distribusjon av DIPS produksjon til PCene DIPS produksjon distribueres i form av en software pakke som installeres på alle PC-er som er omlagt til SIKT plattform hos STHF og Betanien. Dette gjøres før konverteringshelgen. STHF og Betanien brukere vil ikke ha tilgang til DIPS produksjon før det åpnes for generell tilgang 13.0513. 3.4 Test av produksjon Ansvarlig for plan og gjennomføring: Cathrine M. Karlsen Testperiode: 11.05.13 12.00 til 12.05.13 kl 15.00 Overlevering fra DP konvertering til test 11.05.13 kl 12.00 Overlevering fra integrasjon til test 12.05.13 kl 08.00 Sentrale ressurser i testarbeidet Navn Rolle Cathrine M. Karlsen Gyda Riis Tore Storødegård Brit P. Fosby Christine Flesvig Testleder (SP) Testleder (STHF) Teknisk testleder (SP) Defect Manager (SP) Bistand ved testing/hp ALM (SP) 3.4.1 Test av produksjonskonvertering Testperiode: 11.05.13 kl 12-18 3.4.1.1 Gjennomføring av test av produksjonskonvertering Det planlegges for at produksjonskonverteringstest gjennomføres i oppstartslokaler, med ressurser fra Sykehuspartner og STHF/Betanien. Vi planlegger å benytte resurser som deltok under prøvekonverteringstest. Det blir gjort et utvalg av testcase fra prøvekonverteringstesten. 3.4.2 Brukertest Testperiode: 12.05.13 kl 8-15 Overlevering fra test av produksjonskonvertering og DP Integrasjon til Brukertest 12.05.13 kl 08.00. 3.4.2.1 Gjennomføring av brukertest Det planlegges å benytte testressurser på alle lokasjoner tilhørende STHF og Betanien. Primært vil testerne sitte på sin arbeidsplass på sin lokasjon og teste derfra, men det vil også testes fra testlokalet i Bygg 11.

9 / 18 Alle brukerroller testes på alle lokasjoner. Med brukerrolle mener vi lege, sykepleier og sekretær. Det vil i forkant av testen sendes et dokument til alle testere med beskrivelse av testcase og hvilke tester som skal gjennomføres. Alle integrasjoner vil også testes, og oversikt over dette fremkommer i dokumentet med oversikt over testcase. Det skal utarbeides en oversikt over hvilke testressurser som tester fra hvilke lokasjoner, oversikten inneholder også kontaktinfo til testleder. Ansvar for testressursene fordeles mellom testlederne og det fremkommer i oversikten til testerne hvilken testleder de skal forholde seg til. Testleder fra SP og STHF er ansvarlig for å følge opp sine testere i løpet av testperioden. For detaljer se Vedlegg 3: Plan for test i forbindelse med oppstart 3.4.3 Status på test Cathrine M. Karlsen rapporterer avvik i fremdrift av testing løpende til prosjektledelsen. Testresultat dokumenteres og rapporteres til innen kl 15.30 12.05.13. Dokumentert testresultat danner grunnlag for en anbefaling om Go/No Go beslutning. Følgende prosess skal iverksettes: Dokumentasjon Beskrivelse Møtetidspunkt Ansvarlig for godkjenning Testrapport Dokumentet skal beskrive hva som er testet og 12.05.13 kl 15:30 Prosjektledelsen resultatet av dette. Dette legges frem for prosjektledelsen kl 15:30. Prosjektledelsen og konvertering og test vil delta i dette møte Anbefaling om Go/No Go Prosjektledelsen legger frem resultat for Styringsgruppen. Her gjennomgår man resultat av test, samt sikrer at alle oppstartskriterier er vurdert, samt risikovurdering 12.05.13 kl 16:00 SG Ved en beslutning om å gå i produksjon 13.05.13 med DIPS vil man etter dette møtet igangsette etterregistrering. Det er prosjektet som har ansvar for at etterregistrering gjøres, og det planlegges ingen flere møter med SG. Ved avvik fra plan om etterregistrering kan det være aktuelt å innkalle SG på kort varsel hvis det er behov for en ny vurdering.

10 / 18 3.5 Etterregistrering fra nødrutiner Ansvarlig for plan og gjennomføring: Elisabeth Sagafoss Etterregistrering vil foregå søndag 12.05.13 kl 17-22, samt 13.05.13 rett før oppstart (for å få med etterregistrering for behandling natt til 13.05.13) 3.5.1 Plan for, og gjennomføring av, etterregistrering Etter konvertering er det nødvendig å registrere aktivitet som er registrert i nødjournal eller på papir i nedetiden. Nedetid angir datamengde: System Periode- nedetid Antall døgn Infomedix/Imx STHF 8.5.13 17.00-13.05.13 08.00 3,5 Infomedix/Imx Betanien 8.5.13 18.00-13.05.13 08.00 3,5 BUP data 8.5.13 17.00-13.05.13 08.00 3,5 DIPS Nordagutu 8.5.13 17.00-13.05.13 08.00 3,5 Data vil registreres i nøye planlagt rekkefølge, dette detaljeres i Plan for etterregistrering. Etterregistrering vil koordineres av ansvarlig for etterregistrering, og ressurser vil hovedsakelig sitte samlet ved de ulike lokasjoner. Ressurser vil først registrere innen egen enhet/fag, før de hjelper hverandre for å sikre at så mye som mulig av data er tilgjengelig ved oppstart av DIPS 13.05.13 kl. 08.00. Se Vedlegg 4: Plan for etterregistrering for detaljer over hvem som skal etterregistrere hva, hvor og når. 3.5.2 Status på etterregistrering Ressurser for etterregistrering skal rapportere status på etterregistrering til Elisabeth Sagafos. Elisabeth rapporterer til Prosjektleder Benedicte Børge-Ask. Avvik i forhold til fremdriftsplan rapporteres løpende. 13.05.13 kl 08.00 rapporteres status på evt. gjenstående arbeid til prosjektleder i en oppsummert liste for distribusjon til kontorpersonale i linjen. Kl. 08.00 samme dag registreres informasjon om rom og seng på inneliggende pasienter av personale ved de ulike sengeenhetene.

11 / 18 3.5.3 Ferdigstilling av integrasjoner Ansvarlig for plan og gjennomføring: Jeanette Årrestad/Rune Brækken 3.5.4 Plan for ferdigstilling av integrasjoner Periode Ressurser Aktivitet 08.05.13 Integrasjonsgruppen Stoppe porter på BizTalk Stoppe Dips brokere Ansvarlige på ulike lab og Stoppe all meldingsoverføring til/fra IMx radiologi avdelinger. Ta i bruk nød rutiner for rekvisisjon og svar, og for pasientdemografi. Folkeregisterspørringer må fortsatt gå. Svar som blir produsert i lab/radiologi systemene i nedetiden, vil bli lagt i kø for import til Dips etter oppstart (godkjent test). 10.05.13 Integrasjonsgruppen Starte konfigurering av BizTalk for produksjon Starte konfigurering av Dips brokere for produksjon Ansvarlige på ulike lab og Oppdatere/endre rekvirentkoder i lab/radiologi systemene radiologi avdelinger Oppdatere/endre analysekoder i lab/radiologi systemene Bytte organisasjonsnummer i lab/radiologi systemene Endre oppsett for import/eksport i lab/radiologi systemene 11.05.13 Integrasjonsgruppen Avklare med konvertering om mulighet for å sette opp kommunikasjon mellom brokere og Dips. Starte testing / oppsett mot Dips produksjon Avklare med konvertering angående nye hjelpenummer. 12.05.13 Integrasjonsgruppen Kopi og flytting av meldingskøer Starte Dips brokere Starte portene til BizTalk Teste flyt på de forskjellige meldingsmiljøer: 1. Eksterne meldinger som er uavhengig av DIPS (eks. BKM fra lab og rtg) 2. Interne meldinger mellom DIPS og fagsystem. 3. Eksterne meldinger til/fra DIPS. Verifisere STHF s EDI-postkasser mot NHN. Støtte testere på lab/radiologi systemene Overvåke meldingsflyten. 12.05.13 Ansvarlige for alle systemer/integrasjoner Gjennomføre ende til ende tester. Avhengig av at konvertering er ferdig, produksjonsmiljø ferdig satt opp i forhold til integrasjon og produksjonstester gjennomført. DP Integrasjon Go/No Go møte. For detaljer per integrasjon se Vedlegg 5: integrasjoner 4 OPPSTARTSPERIODE Oppstartsperioden er definert fra 13.05.13 til 14.06.13. Denne perioden er også definert som prosjektets samdriftsperiode, hvor ressurser fra prosjekt og teknisk forvaltning i Sykehuspartner jobber sammen, men hvor DIPS prosjektet vil ha ansvar for løsningen, koordinering av alle ressurser med hensyn til feilretting/endringer/tilpasninger, oppfølging mot klinikken, og overlevering til drift og forvaltning (SP, STHF og Betanien) innen 14.06.13.

12 / 18 4.1 Organisering av oppstartsstøtte Oppstartsstøtte er tilgjengelig fra 13.05.13 til 14.06.13. Under oppstartsperioden har man valgt følgende rolle- og ansvarsdeling: Ansvarlig Prosjektet Sykehuspartner Sykehuspartners Brukerstøtte Beskrivelse Prosjektet har ansvar for den samlede løsningen, og evt endringer/tilpassninger/feilretting i oppstartsperioden, samt bistå med støtte til sluttbrukere. Prosjektet vil overvåke status og rapportere til Styringsgruppen Prosjektet vil ha ansvar inntil løsningen er formelt akseptert av Sykehuspartner etter oppstartsperioden (samdriftsperioden). Ressurser fra teknisk forvaltning er avgitt til prosjektet i denne perioden. Etter akseptert overlevering, vil Sykehuspartner ha hovedansvaret for utføring av teknisk drift og forvaltning. Teknisk drift av LAN, WAN og servere vil overleveres SP ved oppstart 13.05.13. Har ansvar for brukerstøtte i hele perioden, Figur 1: Blå indikerer prosjektorganisasjon, grønn indikerer deler av oppstartsstøtte som ikke ligger innenfor prosjektansvar

13 / 18 Hensikten med oppstartsstøtten er: Få DIPS med tilhørende integrasjoner og infrastruktur til å fungere for bruker Få bruker til å fungere med DIPS Prioritering av retting av feil og mangler som oppdages 4.1.1 Styringsgruppen Under oppstartsperioden vil Styringsgruppen motta statusrapport fra prosjektleder. Etter at oppstartsledelsen har hatt statusmøter sender prosjektleder statusrapport til styringsgruppemedlemmene. Hvis det oppstår ekstraordinære situasjoner (beslutninger som ligger utenfor prosjektleders mandat) vil prosjektleder kalle inn til styringsgruppemøte. Det vil da bli kalt inn til møte på relativt kort varsel. 4.1.2 Beredskapsråd Beredskapsledelse ligger i linjen og er ikke en del av den ordinære oppstartsledelsen. Ved en hendelse som betegnes som krise/katastrofe inntreffer vil prosjektleder varsle leder av beredskapsrådet som fortløpende vurderer om tiltak som skal iverksettes. Avhengig av omfang og tidspunkt for når en evt. hendelse skulle inntreffe må man vurdere: Evt. rollback til «gammelt PAS/EPJ» Styring av ambulerende team til nødvendige enheter Styring av DIPS eksperter og Sykehuspartner som støtter back-office for ekstra overvåking og løsing av saker rundt aktuelle enheter Før oppstart vil prosjektleder avklare med beredskapsrådet slik at man er omforent om hvordan man skal håndtere en slik situasjon. Ved en eventuell krise/katastrofe skal også kriseledelsen i Sykehuspartner varsles og nødvendig tiltak iverksettes. 4.1.3 Journalutvalg Under oppstart kan det inntreffe situasjoner som krever en rask beslutning om hvordan systemet skal brukes. Det er viktig at Journalutvalg og fagdirektør er tilgjengelig i oppstartsperioden. Saker vil håndteres slik de er gjort i prosjektet; prosjektressurser utarbeider saksgrunnlag og dokumentasjon og sikrer at nødvendige saker blir formidlet til journalutvalg/fagdirektør for beslutning.

14 / 18 4.1.4 Oppstartsledelse Overordnet ansvarlig: Benedicte Børge-Ask. Det er prosjektleder som er øverste leder og ansvarlig for oppstartsledelsen. Oppstartsledelsen sitt overordnede ansvar er å: Sikre at prosjektstøtte er koordinert og at det avgis daglig status, med avtagende frekvens etter 3 uker Sørge for at Styringsgruppen får status og evt. innkalle til styringsgruppemøte ved behov Vurdere evt. tiltak og prioritering av prosjektressurser ved behov. Sikre at prosjektet har forsvarlig brukerstøtte under oppstartsperioden, samt gjøre nødvendig endringer/tilpasninger i DIPS etter oppstart. Følgende ressurser inngår i oppstartsledelsen: Navn Rolle i oppstartsledelsen Benedicte Børge-Ask Prosjektleder og leder av oppstartsledelsen. Oppstartsledelse Rapporterer til Styringsgruppen Øyvind Tobiassen Ass. Prosjektleder SP Oppstartsledelse Bistår oppstartsleder, samt koordinator med SP Yrjan Schaug Ass. Prosjektleder DIPS/Deloitte Oppstartsledelse Bistår oppstartsleder, samt koordinering med DIPS Kristine Mellefoss Helgen Bistår oppstartsleder og ansvarlig for informasjon Oppstartsledelse Teamledere fra respektive grupper Leder arbeidet i sin gruppe og rapporterer status til prosjektledelsen Oppstartsledelsen Daglige statusmøter holdes hver dag kl 14.30, og ledes av Benedicte Børge-Ask. Formål med daglige statusmøter: Ta beslutninger på tiltak for å optimalisere oppstartsperioden for brukerne: Feilsituasjoner og tiltak. Hvilke feil meldes inn. Hva gjøres for å løse disse optimalt og sikre informasjon ut. Vurdering av oppstartsstøtte. Fungerer denne optimalt til enhver tid? Må det gjøres justeringer lokalt/sentralt team. Spesiell støtte til enkelte avd. funksjoner? Løsning. Er denne optimal er det behov for justeringer? Fungerer og brukes rutiner som tenkt? Saker som må tas til Journalutvalget? Integrasjoner. Problemer? Tiltak? Tekniske forhold. Printere, ytelse, digital diktering, TKG. Problemer? Tiltak? Informasjon. Hvilke informasjon/kommunikasjon må ut til klinikkene? Kristine Mellefoss bidrar med utforming og valg av aktuell kanal. Opplæring: Endringer i forhold til planer?

15 / 18 Kommunikasjon Ansvarlig for kommunikasjon: Kristine Mellefoss Helgen Informasjon ved oppstart Prosjektets kommunikasjonsrådgiver er sammen med oppstartsledelsen ansvarlig for å informere interne prosjektressurser, sykehusets ledere, ansatte og andre interessenter i oppstartsperioden. Delprosjektlederne er ansvarlige for å melde i fra om aktuelle informasjonsbehov og tiltak til kommunikasjonsrådgiver. Dersom uforutsette hendelser inntreffer og fører til at sykehuset høyner sin beredskap i oppstartsperioden, vil informasjons- og kommunikasjonstiltak bli iverksatt i henhold til sykehusets ordinære beredskapsplan. Planlagte informasjonstiltak i innføringsperioden vil være: Målgrupper Tiltak Prosjektdeltagere Internt nyhetsbrev sendes ut på e-post hver 14. dag i henhold til plan. Hyppigheten vurderes etter behov under innføringen. Ambulerende team Informasjon ivaretas av ledere for ambulerende team. Muligheten for sms-varsling vil vurderes. Ledere Informasjonsskriv til ledere vil sendes ut hver 14. dag frem til første uken i mai. Uken før oppstart vil det sendes ut hyppige informasjonsoppdateringer på e-post, ca hver annen dag og ved behov. Alle ansatte Oppdateringer og nyheter publiseres fortløpende på Pulsen etter behov Informasjon vil bli gitt i ST-nytt første uken i april og første uken i mai. Felles e-post sendes til alle ansatte ved de viktigste milepælene i oppstartsuken. Primær-helsetjenesten Plan for kommunikasjon med fastleger, legevakt og sykehjem vil koordineres av prosjektet. Planleggingen vil skje i samarbeid med klinikkledere. Første møte med praksiskoordinator og kommuneoverleger holdes 12. mars 2013. Media og øvrige interessenter Pressemeldinger sendes ut i midten av mars og siste uken i april For detaljert informasjon om planlagte informasjons- og kommunikasjonstiltak, se Vedlegg 6: Justert aktivitetsplan for kommunikasjon ved oppstart. Aktivitetsplanen vil evalueres fortløpende og bli oppdatert og justert ved behov. 4.1.5 Løsningsgruppe Ansvarlig for løsningsgruppe: Elisabeth Sagafos Erfaring fra andre oppstarter tilsier at prosjektet bør ha ressurser i beredskap for å håndtere ulike utfordringer og endringer etter oppstart. Eksempler på dette kan være: Justering av rutiner Organisere avklaringsmøter med klinikker/enheter for å gjøre avklaringer eller justeringer på løsningen. Endring av funksjonell løsning Organisere møter

16 / 18 4.1.6 Ambulerende team Ansvarlige for ambulerende team: Gyda Riis/Victoria Boda Ambulerende team er satt sammen av Prosjektressurser, DIPS ressurser, fremtidige superbrukere og DIPS instruktører. Disse vil ha på seg t-shirts for å være lett gjenkjennbare. Leder for ambulerende team skal sørge for å ha oversikt over alle enheter ved oppstart, fordele ressurser fortløpende til de ulike enheter ved behov og sikre daglig statusrapportering til oppstartsledelsen. Prosjektet vil ikke ha nok ressurser i ambulerende team til å være tilstede på alle enheter samtidig. Det legges vekt på å lage gangplaner de første ukene der det fremkommer tidspunkt de ulike enhetene får besøk av ambulerende team. Dette vil distribueres på pulsen slik at alle enheter kan se når de får støtte fra ambulerende team. Leder for ambulerende team har ansvar for å rapportere status daglig til oppstartsledelsen. Se Vedlegg 7: Plan for ambulerende team for detaljer. 4.1.7 DIPS ekspertgruppe Ansvarlig for DIPS ekspertgruppe: Sissel Åse Fosshaug Hovedoppgaven til DIPS ekspertene er å løse feil og problemer som meldes inn. Denne gruppen består av DIPS ressurser og resurser fra Sykehuspartner Forvaltning - Kliniske Fellesapplikasjoner (KFA). Alle ressurser deltar i å løse saker, men DIPS som kjenner løsningen best vil i trolig ta de fleste sakene i oppstarten, men etter hvert vil KFA ta flere og flere saker. Gruppa vil også håndtere oppgaver knyttet til DIPS ordinær teknisk forvaltning. Disse oppgavene skal kostnadsføres i linjen. DIPS eksperter vil rapportere status til oppstartsledelsen til hvert møte. 4.1.8 DIPS Integrasjonsekspertgruppe Ansvarlig for DIPS Integrasjonsekspertgruppe: Rune Brækken Hovedoppgaven til DIPS integrasjonsekspertene er å løse feil og problemer knyttet til DIPS integrasjonene som meldes inn. Denne gruppen består av DIPS ressurser og resurser fra Sykehuspartner. Alle ressurser deltar i å løse saker. Overvåkning av de ulike integrasjonene inngår.

17 / 18 4.2 Brukerstøtte Antall ressurser i brukerstøtte justeres i forhold til forventet pågang fra sluttbrukerne på ulike dager /tidspunkt. Oppstartstøtten vurderes løpende og justeres innenfor de rammer prosjektet har til rådighet i oppstartsperioden. Følgende åpningstid er planlagt: Uke 1 (Uke 20): Alle dager kl 07.30-23.00 Uke 2 (Uke 21): Alle dager kl 07.30-23.00 Uke 3 (Uke 22): Alle dager kl 07.30-16.00 Utvidet åpningstid vil vurderes. Uke 4 (Uke 23): Mandag fredag kl 07.30-16.00 Utvidet åpningstid vil vurderes. Uke 5 (Uke 24): Mandag fredag kl 07.30-16.00 Utvidet åpningstid vil vurderes. Så lenge Brukestøtte har åpent, vil det også være prosjekt- og forvaltningsressurser tilgjengelig for 2. og 3. linje support. Figuren under illustrerer flyt i brukerstøtte: For detaljer i forhold til hvert nivå/rolle innen brukerstøtte se Vedlegg 8: Plan for brukerstøtte 4.3 Teknisk Service Ved behov for bistand knyttet til teknisk utstyr benyttes ressurser hos Sykehuspartners Teknisk Service

18 / 18 5 OVERLEVERING TIL FORVALTNING Overlevering til forvaltning vil være todelt: Overlevering til SP Teknisk forvaltning Overlevering til funksjonell forvaltning DIPS ved STHF og Betanien Overlevering til Sykehuspartner Teknisk forvaltning Formålet med overlevering til teknisk forvaltning er å sørge for at prosjekter blir overlevert til drift på en måte som sikrer at driftsorganisasjonen er forberedt og i stand til å forvalte løsningen på en god måte. Overlevering vil bestå av følgende faser i angitt rekkefølge: Overlevering av nødvendig system og driftsdokumentasjon skal utføres innen produksjonsstart 13. 05.13. I denne fasen vil leder for mottakende organisasjonsenhet i Drift og forvaltningsorganisasjonen bli innkalt til overleveringsmøter. Prosjektet har ansvar for innkalling til disse overleveringsmøtene. Samdriftsperioden (= Oppstartsperioden) fra 13. 05.13 til 14.06.13 se kap. 4. Hensikten med denne perioden er å sikre effektiv løsning av feil og problemer, hvor prosjektet styrer ressursene, men hvor oppgavene overføres gradvis til Forvaltning Endelig overleveringsmøte og aksept av leveransen i drift innen 14. 06.13. Overlevering av teknisk infrastruktur som LAN, WAN og servere skal være gjort innen produksjonsstart. Overvåking av dette skjer i linjen. Funksjonell forvaltning DIPS (FFD) ved STHF og Betanien: Overlevering fra prosjekt til FFD, ved systemansvarlig, vil skje 14.06.13. Hovedaktivitetene i forbindelse med overlevering er: Sikre at man er omforent om leveranser og at de er gjennomgått og akseptert Prosjektet vil ta ansvar for overleveringsmøter Sikre at man er omforent om opplæring i forkant At FFD er klar for å ta over ansvar for drift og vedlikehold av løsningen For begge overleveringer vil det bli gjennomført avklaringsmøter og man vil bli enig om hvilken dokumentasjon som skal overleveres.