Tilleggsrapport Til: Helseforetakenes Innkjøpsservice AS Fra: Wikborg Rein Dato: 27. mai 2011 Ansvarlig partner: Morten Goller Rammeavtaler for sykepleiertjenester m.v. overtidsbetaling: Gjennomgang av innsendt materiale fra leverandører 1 INNLEDNING Vi viser til vår rapport av 3. mai 2011, hvor vi redegjorde for de funn som ble gjort under vår gjennomgang av materiale i tilknytning til reglene om overtidsbetaling som Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (heretter "HINAS") har innhentet. Det ble innhentet materiale fra til sammen 14 leverandører under rammeavtaler om utleie av forskjellige kategorier helsevikarer (heretter "Rammeavtalene"). På bakgrunn av funnene anbefalte vi at HINAS innkalte tre leverandører Agito Norge AS (heretter "Agito"), Konstali Helsenor AS (heretter "Konstali") og Nurse Partner Norge AS (heretter "Nurse Partner") til et oppfølgende møte. Formålet med disse møtene var å redegjøre for problematiske forhold som ble avdekket under vår gjennomgang, samt å be om de nødvendige forklaringer og bekreftelser i tilknytning til disse forholdene. Møtene ble avholdt den 10. mai 2011, og alle de tre leverandørene har sendt inn supplerende dokumentasjon i etterkant av møtene. Det er også utarbeidet referater fra møtene. I punktene 2 4 nedenfor vil vi redegjøre for den supplerende informasjon som har kommet fra disse leverandørene og gi anbefalinger for hvordan HINAS bør forholde seg til dem i fortsettelsen. Som det ble redegjort for i vår rapport var ikke Adecco Helse AS ("Adecco") omfattet av gjennomgangen, noe som blant annet skyldtes at selskapet hadde igangsatt sin egen interne granskning. Det er nå innhentet tilstrekkelig materiale til å foreta den samme gjennomgang som er blitt gjort for de øvrige leverandører, og i tillegg ble det avholdt et møte også med Adecco den 10. mai 2011. Det innsendte materiale og øvrige opplysninger fra Adecco gjennomgås i punkt 5, hvor vi også vil gi en anbefaling for hvordan HINAS bør forholde seg til Adecco i fortsettelsen. I punkt 6 gir vi en overordnet oppsummering og anbefaling om videre fremgangsmåte. 2 AGITO Agito har redegjort for en praksis som er i henhold til arbeidsmiljølovens regler om overtidsbetaling. Som påpekt i vår rapport viste imidlertid gjennomgangen av dokumentasjon
2/6 knyttet til konkrete tilfeller av overtidsarbeid at selskapet ikke i et eneste av disse tilfellene hadde utbetalt overtidskompensasjon. Dette var bakgrunnen for at Agito ble innkalt til et oppfølgende møte, hvor selskapet ble bedt om å forklare forholdet. Forklaringen som er blitt gitt av Agito, er at selskapet kun utbetaler overtidskompensasjon i tilfeller hvor overtidsarbeidet er pålagt, og at Agitos forståelse av dette vilkåret har medført at det i mange tilfeller ikke er utbetalt overtid selv om det er arbeidet ut over lovens grenser. Selskapet har erkjent at dette ikke er i henhold til arbeidsmiljøloven, og har redegjort for følgende tiltak: Agito vil beregne og etterbetale manglende overtidskompensasjon tilbake i tid. Andre tillegg som er utbetalt (helg, kveld, natt) vil komme til fradrag, og dette er det etter vår vurdering grunnlag for å gjøre i selskapets personalhåndbok. Det er opplyst at etterbetalingen vil gjennomføres så raskt som mulig og at man tar sikte på å ha foretatt samtlige utbetalinger innen 1. september 2011. Agito vil innføre rutiner som reduserer risikoen for at det arbeides overtid der dette ikke er pålagt etter en grundig vurdering av nødvendigheten. Agito vil endre sin lønnstruktur og sørge for at det utbetales overtidskompensasjon i henhold til arbeidsmiljølovens regler, med virkning fra 1. juni 2011. Det er ikke tvilsomt at Agito har begått brudd på arbeidsmiljølovens regler om overtidsbetaling, og bruddene synes til en viss grad å være systematiske. På den annen side må HINAS også se hen til at tidligere manglende overtidskompensasjon vil bli etterbetalt, og at Agito har uttalt at man vil gjennomføre en konsekvent praksis hvor reglene overholdes. Vi tilføyer at Agito etter vår oppfatning har opptrådt ryddig under hele gjennomgangen, og at de irregulære forhold som det er snakk om er av en slik karakter at de vil kunne bringes i orden ved relativt begrensede tiltak. På denne bakgrunn anbefaler vi at selskapet gis en advarsel om at ytterligere brudd på reglene ikke vil bli akseptert, men at HINAS ikke tar sikte på å bringe Rammeavtalen til opphør. 3 KONSTALI Som det fremgår av vår rapport, viste gjennomgangen av materialet mottatt fra Konstali flere kritikkverdige forhold: Gjennomgangen av stikkprøvene viste at det var arbeidet til dels betydelige mengder overtid selv etter bruk av gjennomsnittsberegning, og at overtidsgodtgjørelse i liten grad var utbetalt ved de ordinære lønnsutbetalinger. Selv om det var foretatt etterbetalinger av tidligere manglende overtidskompensasjon, var den dokumentasjon som ble oversendt vedrørende etterbetalingene av overtidsgodtgjørelse ikke tilstrekkelig til å avgjøre om Konstali ved disse utbetalingene overholdt lovens krav.
3/6 Konstali bidro i liten grad til å fremskaffe den etterspurte dokumentasjonen, og forandret forklaring på sin praksis underveis. Konstali redegjorde for sitt syn på disse forholdene i møte med HINAS, og har sendt inn en oppsummerende redegjørelse samt supplerende dokumentasjon i etterkant av møtet. Selskapet har erkjent og beklaget at det tidligere er begått brudd på reglene om overtidsbetaling. Etterbetaling av tidligere manglende kompensasjon ble i hovedsak gjennomført i februar og mars 2011, og vi har nå mottatt dokumentasjon som viser at de beregninger som ble foretatt i denne forbindelse var i henhold til arbeidsmiljølovens regler i enkelte tilfeller var det sågar utbetalt overtid for noe arbeid ut over lovens krav. Det må imidlertid påpekes at Konstali ved etterbetalingen har lagt til grunn at øvrige tillegg (helg, kveld, natt) skal gå til fradrag i overtidskompensasjonen. Som redegjort for i vår rapport er dette en oppfatning selskapet deler med flere andre leverandører, selv om vi er av den oppfatning at synspunktet rettslig sett neppe er fullt ut holdbart. Det bør imidlertid påpekes at Konstali synes å ha fått støtte for dette synspunktet hos NHO Service, noe som også gjør seg gjeldende for flere andre leverandører. Konstali har også redegjort for sin nåværende praksis, som synes å være i henhold til arbeidsmiljølovens regler. Vi påpeker at vi anser det svært uheldig at selskapet i sin første redegjørelse beskrev en praksis med utgangspunkt i at det forelå en tariffavtale, ettersom den tariffavtalen som tidligere eksisterte i selskapet ble terminert allerede i begynnelsen av februar 2011. Forholdet er imidlertid rettet opp gjennom de senere redegjørelsene. All den tid realiteten synes å være at Konstalis praksis har vært i henhold til arbeidsmiljøloven helt siden tariffavtalen ble terminert, heller vi mot at dette forholdet ikke bør tillegges noen avgjørende vekt når det gjelder HINAS' vurdering av forholdet til Rammeavtalen. Tatt i betraktning de grep som er gjort for å endre og sikre overholdelse av praksis samt foreta etterbetaling av tidligere manglende overtidskompensasjon, vil vi ikke anbefale HINAS å ta videre skritt i retning av å bringe Rammeavtalen med Konstali til opphør. I stedet bør selskapet etter vår oppfatning gis en advarsel hvor det påpekes at ytterligere brudd på reglene om overtidsbetaling ikke vil bli akseptert. 4 NURSE PARTNER Nurse Partner har redegjort for en praksis som i utgangspunktet er i tråd med reglene om overtidsgodtgjørelse. Selskapet har imidlertid opplyst at det over en periode på noen år er inngått avtaler med et større antall ansatte om at det ikke skal utbetales overtidsgodtgjørelse, mot at disse skal få en høyere timelønn i stedet. Etter det som er blitt opplyst har samtlige spesialsykepleiere mottatt overtidskompensasjon, mens en del andre ansatte har "forhandlet bort" dette. Nurse Partner erkjenner at en slik praksis ikke er i henhold til arbeidsmiljøloven, og opplyser at selskapet fra 7. mars 2011 har innført en praksis hvor samtlige ansatte mottar overtidskompensasjon i henhold til arbeidsmiljøloven. I møte med Nurse Partner den 10. mai 2011 ble selskapet bedt om å dokumentere nærmere for denne praksis, herunder (1) at overtid ble "forhandlet bort" etter arbeidstakers eget ønske, og (2) at det faktisk ble avtalt og utbetalt høyere timelønn i de tilfellene dette ble gjort. I etterkant av møtet har Nurse Partner oversendt utskrifter fra sitt interne lønnssystem, hvor det fremgår hva den enkelte arbeidstaker har avtalt i timelønn. Utskriftene viser også notater som er gjort i
4/6 lønnssystemet, som inneholder formuleringer av typen "Høyere timelønn og ingen utbetaling av overtidstillegg" for den enkelte arbeidstaker. Notatene indikerer at timelønnen faktisk har økt i disse tilfellene, men dokumenterer etter vårt syn ikke dette forholdet fullt ut. Dokumentasjonen viser heller ikke om dette er skjedd på arbeidstakers eller arbeidsgivers initiativ, og dette er et forhold som synes vanskelig å dokumentere på en tilfredsstillende måte. Videre opplyste Nurse Partner i møtet at selskapet vil etterbetale for lite utbetalt overtidskompensasjon til ansatte som ikke har fraskrevet seg retten til dette i avtale, men at man ikke vil etterbetale til de som har "forhandlet bort" overtidsbetalingen. Etterbetalingen er ikke nærmere dokumentert, men Nurse Partner har i e-post av 19. mai 2011 uttalt at slik dokumentasjon vil bli oversendt innen 30. mai. Den praksis som det er redegjort for, innebærer etter vårt syn alvorlige og systematiske brudd på arbeidsmiljølovens regler om overtidsbetaling. Det er videre alvorlig at denne praksis synes å ha vært gjeldende da Nurse Partner inngikk ny Rammeavtale i 2009, slik at selskapet på dette tidspunkt påtok seg å overholde forpliktelser som man visste at man var i brudd med. Som det fremgår ovenfor har Nurse Partner redegjort for enkelte forhold ved sin praksis som kunne tilsi en mildere vurdering, men disse forholdene er ikke tilstrekkelig dokumentert og synes vanskelig å legge til grunn. Det samme gjelder det forhold at selskapet har uttalt at de vil foreta etterbetalinger av manglende overtidskompensasjon. Vi merker oss på den annen side at Nurse Partner har erkjent regelbruddene, og at praksis er lagt om. Det må også legges en viss vekt på at selskapet etter eget utsagn er i gang med å etterbetale manglende overtidskompensasjon tilbake i tid, likevel slik at man ikke legger opp til etterbetaling til de ansatte som har inngått (ulovlige) avtaler om at overtidsgodtgjørelse ikke skal utbetales. Samlet sett er vi av den oppfatning at Nurse Partner er den leverandøren som har begått de mest alvorlige brudd på reglene om overtidsbetaling av de leverandørene vi har gjennomgått. Som påpekt ovenfor er det momenter som tilsier en mildere vurdering, og det er naturligvis av betydning at praksis nå synes å være i henhold til arbeidsmiljøloven og at den gjennomføres konsekvent. Likevel tilsier de bruddene som er blitt begått at HINAS etter vår oppfatning bør vurdere om Rammeavtalen med Nurse Partner bør bringes til opphør, og i alle fall bør selskapet gis en skarp advarsel hvor det påpekes at det vil få konsekvenser for avtaleforholdet dersom det oppdages ytterligere regelbrudd. 5 ADECCO Som nevnt innledningsvis har vi nå foretatt den samme gjennomgang av Adeccos redegjørelser for praksis og dokumentasjon i tilknytning til stikkprøver som er blitt foretatt for de øvrige leverandører. Hva gjelder Adeccos praksis, er denne opplyst å ha vært knyttet til tariffavtalte arbeidstidsordninger ved helseforetakene. Overtidsarbeid har blitt beregnet med utgangspunkt i slike arbeidstidsordninger, og som vi redegjorde for i vår rapport vil dette under visse
5/6 forutsetninger være i samsvar med arbeidsmiljøloven. Ut fra Adeccos redegjørelser som på dette punkt understøttes av materialet som er fremlagt i tilknytning til stikkprøvene er det imidlertid ikke utbetalt overtidstillegg, kun andre tillegg (helg, kveld, natt). Dette er etter vår vurdering ikke i henhold til arbeidsmiljølovens regler om overtidskompensasjon, og utgjør således brudd på disse reglene. Også her nevner vi imidlertid at Adecco opplyser å ha fått støtte for synspunktet hos NHO Service, noe som bør tillegges en viss vekt ved vurderingen av alvorlighetsgraden. Det ovenstående synes å ha vært den praksis som er gjennomført i Adecco frem til 11. april 2011, da selskapet implementerte en ny lønnsinstruks (se nedenfor). Vi påpeker at vi ikke har mottatt timelister eller annen dokumentasjon som setter oss i stand til å etterprøve beregningen av overtid i tilknytning til stikkprøvene i detalj. All den tid Adecco har bekreftet at praksis er som beskrevet ovenfor, har vi heller ikke ansett det nødvendig å innhente dette. Adecco har lagt frem beregninger som viser differansen mellom de utbetalinger arbeidstakerne har mottatt og hva de ville vært berettiget til med overtidskompensasjon i henhold til arbeidsmiljølovens minstekrav (40 %). Beregningen viser at differansen gjennomgående er liten. Imidlertid er vi, som tidligere påpekt, ikke uten videre enige i den forutsetningen som en slik beregning bygger på, nemlig at andre tillegg skal gå til fradrag i overtidsbetalingen. I Adeccos tilfelle er det erkjent at det ikke er avtalemessig grunnlag for dette, men selskapet har i stedet vist til at dette er praksis i bransjen. Etter vår vurdering er det tvilsomt om dette synspunktet står seg dersom det settes på spissen. Adecco har videre opplyst og dokumentert at selskapet er i gang med å foreta etterbetalinger av tidligere manglende overtidskompensasjon. I denne forbindelse er det ovennevnte synspunkt lagt til grunn, og etterbetalingene vil således etter vår vurdering ikke fullt ut sørge for at selskapet oppfyller sine forpliktelser overfor arbeidstakerne. Når det gjelder Adeccos nåværende praksis, har vi fått oversendt selskapets nye lønnsinstruks, som er opplyst å være gjort gjeldende fra 11. april 2011. Lønnsinstruksen fastsetter at det skal beregnes og utbetales overtidskompensasjon i henhold til de relevante tariffavtaler, nærmere bestemt overenskomstene mellom Norsk Sykepleierforbund og Spekter og mellom Fagforbundet og KS. Denne praksisen vil etter vår vurdering være i henhold til arbeidsmiljølovens regler. I tillegg har Adecco opplyst at selskapet ikke vil leie ut noen av sine ansatte med mindre de har mottatt dokumentasjon på den aktuelle avvikende arbeidstidsordning, for å sikre overholdelse av loven. Adecco har gått i dialog med HINAS for gjennomføring av dette tiltaket. Etter vår vurdering bør HINAS, ved vurderingen av de lovbrudd som er avdekket for Adeccos vedkommende, se hen til at selskapet har erkjent bruddene og endret sin praksis, samt iverksatt etterbetaling av tidligere manglende overtidskompensasjon. Adecco synes også å ta situasjonens alvor inn over seg og iverksette nødvendige tiltak for å sikre etterlevelse av lovens krav og dokumentasjon av dette. Samlet sett anbefaler vi ikke at HINAS bringer Rammeavtalen med Adecco til opphør, men det bør vurderes å gi en skriftlig advarsel hvor det understrekes at ytterligere brudd ikke vil bli akseptert.
6/6 6 OPPSUMMERING OG ANBEFALING OM VIDERE FREMGANGSMÅTE Rapporten og gjennomgangen i denne tilleggsrapporten viser at samtlige av de leverandører som er blitt kalt inn til et oppfølgende møte, har iverksatt tiltak for å etterbetale tidligere manglende overtidskompensasjon samt sørge for at praksis heretter er i henhold til arbeidsmiljølovens regler. Vi nevner også at for to av leverandørene, Konstali og Adecco, synes bruddene på arbeidsmiljøloven til en viss grad å ha bygget på et synspunkt om at andre tillegg (helg, kveld, natt) kan anses å utbetales i stedet for overtidstillegg. Dette er et synspunkt som etter vår vurdering ikke er korrekt, men som en rekke leverandører synes å ha fått støtte for hos NHO Service. Med tanke på at tidligere regelbrudd i stor utstrekning er kompensert for ved etterbetalinger og praksis nå er lagt om, vil en eventuell heving av Rammeavtalene bygge på at bruddene er av en så alvorlig karakter at de ikke lar seg "reparere". Rettslig sett er det lite tvilsomt at dette vil kunne la seg begrunne, men det kan på den annen side argumenteres for at heving av Rammeavtalen med en eller flere leverandører ikke vil være i overensstemmelse med HINAS' uttrykte strategi om å "oppdra" bransjen fremfor å kvitte seg med leverandører. På denne bakgrunn anbefaler vi, som det også fremgår ovenfor, at de aktuelle leverandører i stedet gis en skriftlig advarsel hvor HINAS understreker alvoret i situasjonen samt at fremtidige regelbrudd ikke vil bli akseptert. Et mulig unntak gjelder for Nurse Partner, som synes å ha hatt en praksis med systematiske brudd på reglene om overtidsbetaling over et lengre tidsrom, og hvor selskapet synes å ha inngått ny Rammeavtale vel vitende om denne praksisen.