Årsplan 2014 Administrasjonen Universitetet i Tromsø
Innledning Mål med Administrasjonens årsplan er å skape en helhetlig plan for arbeidet i Administrasjonen, og at denne blir et styringsverktøy for universitetsdirektørens oppfølging. Planen korresponderer med overordnede sektormål for 2014 gitt av Kunnskapsdepartementet. Administrasjonens årsplan er skisserer overordnede mål og tiltak for Administrasjonen, og det forutsettes at det også utarbeides avdelingsvise arbeidsplaner i tilknytning til denne. Avdelingene i Administrasjonen skal følgelig legge sin årsplan med fokus på hovedansvarsområdene de sorterer under. Rollen er å beskrive administrasjonens tilrettelegging for den faglige virksomheten ved universitetet. Årsplanens deler Årsplanen utarbeides per avdeling. Del 1 Budsjett: Oppsummering av detaljbudsjettet til hver avdeling. I tillegg følger oversikt over tiltak på andre budsjettområder /UIT felles, som avdelingene i Adm har ansvar for. Overførte midler fra 2013, i tillegg til reviderte 2014-rammer som følge av fusjonen med HIF, blir vedtatt pr juni 2014 og kommer i tillegg til oppsatt budsjett i årsplanen. Den enkelte avdeling som selv sørge for at dette innarbeides i avdelingens reviderte budsjett for 2014. Del 2 Virksomhetsplan: Avdelingenes bidrag til administrasjonens samlede virksomhetsplan. Se nærmere beskrivelse nedenfor. Del 3 Utenfor og innenfor rammen: Innspill til neste års budsjett (innenfor rammen) og innspill til statsbudsjettet (utenfor rammen) Nærmere om Del 2 Kunnskapsdepartementets sektormål er inndelt i følgende hovedområder: - Utdanning - Forskning, kunstnerisk og faglig utviklingsarbeid - Innovasjon, formidling og verdiskapning - Kompetanse og effektiv forvaltning av virksomheten - Museumsvirksomhet og vitenskapelige samlinger Fordeling av hovedansvar for innhold og oppfølging av del 2 er de ulike avdelingenes tiltak til hvert av sektormålene. Årsplanen er den delen av virksomhetsplanen som oppsummerer de viktigste tiltak. Siden Administrasjonens årsplan 2014 faller mellom perioden for utløp av strategisk plan 2009-2013 og ferdigstillelsen av ny strategisk plan fra 2014, er det ingen samordnede krav til underordnet struktur under sektormålene. Dette vil bli samordnet og ivaretatt fra og med 2015. Mål med Administrasjonens årsplan er å gi ledelsen informasjon om de viktigste prioriteringene innenfor hvert av sektorområdene. Administrasjonens årsplan vil sammen med fakultetenes årsplaner være et viktig grunnlag for utarbeiding av universitetets samlede 2
årsrapport. Det vil være naturlig at hver avdeling har sine interne handlingsplaner som operative verktøy i driften av avdelingen. Nærmere om Del 3 Del 3 gir oversikt over innspill til budsjettet for kommende år. Innenfor rammen Avdelingene skal gi innspill til neste års budsjettprosess gjennom forslag til tiltak innenfor gjeldende budsjettramme. Dette erstatter tidligere års budsjettinnspill. Dette skal være tiltak som har økonomiske konsekvenser utenfor den rammen avdelingen disponerer i gjeldende budsjett. Utenfor rammen Det har ikke kommet innspill fra Administrasjonen til tiltak utenfor rammen for inneværende budsjettår. 3
Del 1- Budsjett per avdeling I budsjettet for 2014 gis en oversikt over avdelingens inntekter og kostnader. Dette benyttes til en felles sammenstilling av administrasjonens aktivitet innenfor bevilgningsøkonomien. Eventuelle overføringer fra 2013 legges til etter årsregnskapet for 2013. Under følger budsjettrammer for 2014 for den enkelte enhet. I henhold til vedtatte budsjettprinsipper skal årsbudsjett i utgangspunktet settes opp i balanse. En eventuell overbudsjettering skal være innenfor rammen av ubrukte midler fra tidligere år. 1.1. 2600 Administrasjonen samlet 1.000 kroner Overførte midler fra 2013 21 233 Generell basis 2014 Spesiell basis 2014 Samlet basis 2014 205 859 9 031 214 890 Strategiske forskningsbevilgninger 3 774 Samlet tildeling 2014 218 664 Budsjetterte salgsinntekter, refusjoner m.m. (ordinær virksomhet) 14 725 Budsjetterte dekningsbidragsinntekter (fradrag for sentralt dekningsbidrag), internhusleie og andre inntekter 30 188 Sum budsjetterte inntekter i 2014 263 577 Disponible midler 2014 (IB + Budsjetterte inntekter) 284 810 Budsjetterte utgifter Budsjetterte lønnsutgifter i hht. budsjetterte stillinger, samt variabel lønn og omdisp lønn 166 310 Budsjetterte investeringer Budsjetterte midler utgifter Tungregning Kurs PhD stud/universitetsped Førstelektorprogram (inkl SAK midler) FoU ressurser Internhusleie Alumni Internship Medieovervåking Web Studentrekruttering Forskningsformidling Karriereservice og karriereveiledning Forskningsdagene Vi i Nord-nettverket Bankavtalen Tomtedisponering Kunstsamlinger SAK midler kampanje Finnmark 3 164 250 2 234 338 14 833 700 115 175 1 500 1 000 1 000 750 350 700 450 150 250 1 800 4
SAK midler Agresso Gaver til eksterne Kontingenter Service og vedlikehold maskiner Utbygging av trådløsnettet Arktisk Universitet sekretariat Skikkethet Tilskudd Chess Olympiad Brukerstøtte, lisenser, driftskostnader system HMS tjenester Reiseutgifter Møter, kurs og seminarer Kjøp av tjenester Representasjon, bevertning, markedsretta tiltak Inventar og utstyr Kontorutgifter, kontorrekvisita Trykkeriutgifter Aviser og tidsskrifter IT og annet kontorutstyr, maskiner Kunngjøring av stillinger Andre driftsutgifter/ufordelt/adm felles Avdelingenes ufordelte driftsutgifter Oppgradering, reinvestering infrastruktur Lørdagsuniversitetet Personvernombudet Forskningsdager og åpen dag campus Alta Profilering/internasjonalisering ESN Adm s andel av indirekte kostnader 1 200 100 25 2 000 3 948 650 142 1 225 23 754 100 5 824 1 631 570 1 307 13 943 2 670 205 63 555 105 7 008 1 336 5 000 360 100 240 220 50 750 Budsjettert egeninnsats ekstern finansiert virksomhet Sum budsjetterte utgifter 271 150 5
1.2. 2601 - Administrasjonens fellesutgifter Overførte midler fra 2013 1 414 Generell basis 2014 Nye fag og andre tiltak (sjakk OL) Samlet basis 2014 15 631 1 225 16 856 Budsjetterte salgsinntekter, refusjoner m.m. Internhusleie (inngår i beløp for samlet basis) Dekningsbidrag fra NUV 675 Sentralt dekningsbidrag 14 680 Sum budsjetterte inntekter i 2014 32 211 Disponible midler 2014 (IB + Budsjetterte inntekter) 33 625 Budsjetterte utgifter Gaver til ansatte Stilling til styrking av EU prosjekter, halvårsvirkn Stilling til POA, halvårsvirkning Budsjetterte driftsutgifter fellesområder Tildeling til Chess Olympiad Forventede driftsutgifter kontoklasse 6 Forventede driftsutgifter kontoklasse 7 10 300 285 1 225 1 000 400 400 Forventede investeringer inventar Forventede investeringer IT/AV utstyr 1 000 Internhusleie belastet 14 833 Adm s andel av indirekte kostnader Oppgradering og reinvestering infrastruktur Andre driftsutgifter 750 5 000 7 008 Budsjettert egeninnsats ekstern finansiert virksomhet Sum budsjetterte utgifter 32 211 6
1.3. 2611 Rektor og direktør med stab 1.000 kroner Overførte midler fra 2013 3 580 Generall basis 2014 Nye aktiviteter og tiltak Samlet basis 2014 18 566 240 18 806 Budsjetterte salgsinntekter, refusjoner m.m. 100 Budsjetterte dekningsbidragsinntekter (fradrag for sentralt dekningsbidrag) og andre inntekter Sum budsjetterte inntekter i 2014 18 906 Disponible midler 2014 (IB + Budsjetterte inntekter) 22 486 Budsjetterte utgifter Budsjetterte lønnsutgifter i hht. budsjetterte 14 247 stillinger, variabel lønn samt 50% org.konsulent Budsjetterte investeringer, hovedposter: 180 Budsjetterte midler til annen drift, hovedposter: Møter, kur og seminarer 500 Kjøp av tjenester 100 Kontorutgifter 360 Gaver til eksterne forvindelser 100 Reisekostnader (inkl. kurs) 2 000 Markedsretta og utadrettede tiltak 250 Representasjon, bevertning etc 340 Kunstsamlinger 250 Tomtedisponering 150 Andre driftsutgifter 429 Budsjettert egeninnsats ekstern finansiert virksomhet Sum budsjetterte utgifter 18 906 Tiltak og budsjett ut over ordinær budsjettramme for enheten: 1. Tiltak som er bevilget under UITs fellesutgifter (240001), se årsplanen pkt 1.11. 2. Overførte midler fra 2013: Inneholder både umerket og øremerket aktivitet, og forventes brukt i tråd med vedtatte omdisponering, se vedlegg. 7
1.4. 2621 Avdeling for forskning og utvikling 1.000 kroner Overførte midler fra 2013 2 098 Generell basis 2014 Nye fag og tiltak Spesiell basis 2014 7 994 100 1 072 Samlet basis 2014 9 166 Strategiske forskningsbevilgninger 250 Budsjetterte salgsinntekter, refusjoner m.m. 75 SAK midler førstelektorprogrammet 1 500 Budsjetterte dekningsbidragsinntekter (fradrag for sentralt dekningsbidrag) og andre inntekter Sum budsjetterte inntekter i 2014 10 991 Disponible midler 2014 (IB + Budsjetterte inntekter) 13 089 Budsjetterte utgifter Budsjetterte lønnsutgifter i hht. budsjetterte stillinger, samt variabel lønn Budsjetterte investeringer, hovedposter: Budsjetterte midler til annen drift, hovedposter: Førstelektorprogram: Strategisk FoU Kurs og veiledning for PhD studenter Kontorrekvisita Programvare/lisenser Aviser/Tidsskrifter IT-og AV utstyr Reiseutgifter Møter, kurs og seminarer Representasjon Kontingent til Connect Trykkeriutgifter Økning personvernombudet 7 107 2 234 338 250 5 9 4 25 614 56 100 25 25 100 Budsjettert egeninnsats ekstern finansiert virksomhet Sum budsjetterte utgifter 10 892 Tiltak og budsjett ut over ordinær budsjettramme for enheten: 1. Tiltak som er bevilget under UITs fellesutgifter (240001) og Avsetning til senere fordeling (240010), se årsplanen pkt 1.11. Poster som AFU følger helt eller delvis opp: a) ProsjektEtableringsStøtte (PES/posisjonering 580037) b) Fellesløftet FriPro (580048) c) Internasjonale symposier (580041) d) SAR-nettverk (580049) 8
e) Internasjonalt institusjonssamarbeid (A59007) f) Forskerutdanningsnettverket i Nord-Norge (A59006) g) Internasjonalt seminar (A59008 og 580029) h) Kjøp av tjenester fra kommersialiseringsaktør (anbud vunnet av NTT i 2011) i) TODOS sine driftsmidler (580045) j) Driftsmidler forskerskoler. (580042) k) Open Access fond (UB er ansvarlig) l) NSD datafaglig saksbehandling (580032) m) Priser ved UiT (580044) n) Midler til Fellesløftet. 2. Overførte midler fra 2013: Inneholder både umerket og øremerket aktivitet, og forventes brukt i tråd med vedtatte omdisponering, se vedlegg. Enhetens prioriterte tiltak for 2014: Disse er beskrevet under del 2. 1.5. 2622 Avdeling for utdanning 1.000 kroner Overførte midler fra 2013 878 Generell basis 2014 Nye aktiviteter og tiltak Spesiell basis 2014 Samlet basis 2014 22 407 762 500 23 669 Budsjetterte salgsinntekter, refusjoner m.m. 670 Budsjetterte dekningsbidragsinntekter (fradrag for sentralt dekningsbidrag) og andre inntekter Sum budsjetterte inntekter i 2014 24 339 Disponible midler 2014 (IB + budsjetterte inntekter 25 217 Budsjetterte utgifter Budsjetterte lønnsutgifter i hht. budsjetterte stillinger, samt variabel lønn 19 650 Budsjetterte investeringer, hovedposter: Inndekning økte lisenskostnader Profilering/internasjonalisering ESN tiltaket Programvare Inventar Trykkeriutgifter (semesterkvittering) Reisekostnader Bevertning Kunngjøring av stillinger Aviser og tidsskrifter Internasjonal profilering av studier Kjøp av tjenester Møter, kurs, seminarer, arrangement Representasjon, gaver, markedsretta tiltak etc IT utstyr 9 420 150 50 1 476 50 180 555 80 45 19 70 5 225 7 40
Telefoni og datakommunikasjon Kontorrekvisita Skikkethet Arktisk Universitet sekretariat 650 Budsjettert egeninnsats ekstern finansiert virksomhet 500 Sum budsjetterte utgifter 24 339 20 5 142 Tiltak og budsjett ut over ordinær budsjettramme for enheten: 1. Tiltak som er bevilget under UITs fellesutgifter (240001), se årsplanen pkt 1.11. 2. Overførte midler fra 2013: Inneholder både umerket og øremerket aktivitet, og forventes brukt i tråd med vedtatte omdisponering, se vedlegg. Prioriterte aktiviteter for 2014: Disse er beskrevet under del 2. 1.6. 2623 Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt 1.000 kroner Overførte midler fra 2013 722 Generell basis 2014 Nye aktiviteter og tiltak Spesiell basis 2014 Samlet basis 2014 20 532 3 914 700 25 146 Strategisk forskningsbevilgning 360 Budsjetterte salgsinntekter, refusjoner m.m. SAK midler kampanje Finnmark 300 1 800 Sum budsjetterte inntekter i 2014 27 606 Disponible midler 2014 (IB + Budsjetterte inntekter) 28 328 Budsjetterte utgifter Budsjetterte lønnsutgifter i hht. budsjetterte stillinger, samt variabel lønn 18 594 Budsjetterte investeringer, hovedposter: Budsjetterte midler til annen drift, hovedposter: Internship Medieovervåking Web Studentrekruttering Karriereservice og karriereveiledning Lørdagsuniversitetet Forskningsformidling Alumni Forskningsdagene Vi i Nord nettverket Markedsføringskampanje i Finnmark Ufordelte utgifter Forskningsdager i Alta Åpen dag, campus Alta 115 175 1 500 1 000 750 360 1 000 700 350 700 1 800 322 200 40 10
Sum budsjetterte utgifter 27 606 Sum basis inkluderer alumni og internship (nytt fra 2013). Alumni har i tillegg en engangsbevilgning i 2013 på 1,150 mill kr inkludert. Tiltak og budsjett ut over ordinær budsjettramme for enheten: 1. Tiltak som er bevilget under UITs fellesutgifter (240001), se årsplanen pkt 1.11. 2. Overførte midler fra 2013: Inneholder både umerket og øremerket aktivitet, og forventes brukt i tråd med vedtatte omdisponering, se vedlegg. 3. Prioriterte aktiviteter for 2014: Disse er beskrevet under del 2. 1.7. 2624 Avdeling for økonomi 1.000 kroner Overførte midler fra 2013 942 Generell basis 2014 Nye aktiviteter og tiltak Samlet basis 2014 Budsjetterte salgsinntekter, refusjoner m.m. NAV refusjon SAK-midler til Agresso 17 994 550 18 544 100 1 200 Budsjetterte dekningsbidragsinntekter (fradrag for sentralt dekningsbidrag) og andre inntekter Sum budsjetterte inntekter i 2014 19 844 Disponible midler 2014 (IB + Budsjetterte inntekter) 20 786 Budsjetterte utgifter Budsjetterte lønnsutgifter i hht. budsjetterte stillinger, samt variabel lønn 16 938 Budsjetterte midler til annen drift, hovedposter: Reiseutgifter 655 Kjøp av tjenester 100 Kurs og seminarer 100 Oppgradering av Agresso 1 200 Representasjon, markedsretta tiltak, bevertn mv 30 Inventar 80 Data- og kontorutstyr 86 Agresso brukerstøtte 150 Bankavtale 350 Telefon, internett mv 45 Kontorutgifter 10 Inndekning økte lisenskostnader 450 Inndekning økning i bankavtalen 100 Annen drift 100 11
Budsjettert egeninnsats ekstern finansiert virksomhet Sum budsjetterte utgifter 20 394 Tiltak og budsjett ut over ordinær budsjettramme for enheten: 1. Tiltak som er bevilget under UITs fellesutgifter (240001), se årsplanen pkt 1.11. 2. Overførte midler fra 2013: Inneholder både umerket og øremerket aktivitet, og forventes brukt i tråd med vedtatte omdisponering, se vedlegg. Prioriterte aktiviteter for 2014: Disse er beskrevet under del 2. 1.8. 2625 Avdeling for personal og organisasjon 1.000 kroner Overførte midler fra 2013 901 Generell basis 2014 Nye aktiviteter og tiltak Samlet basis 2014 Budsjetterte salgsinntekter, refusjoner m.m. 30 316 900 31 216 2 450 285 Engasjement, halvårsvirkning i 2014 Budsjetterte dekningsbidragsinntekter (fradrag for sentralt dekningsbidrag) og andre inntekter Sum budsjetterte inntekter i 2014 33 951 Disponible midler 2014 (IB + Budsjetterte inntekter) 34 852 Budsjetterte utgifter Budsjetterte lønnsutgifter i hht. budsjetterte stillinger, t variabel lønn 26 546 Budsjetterte investeringer, hovedposter: Inventar og utstyr Budsjetterte midler til annen drift, hovedposter: Planlagt overtid 200 Reiseutgifter 750 Kjøp av tjenester 300 JobbNorge, Questback, Arkivplan 49 Ephorte 430 Stoffkartotek 60 HMS tjenester 100 PAGA 6 294 Kontoutgifter 150 Inventar og utstyr 85 Andre driftsutgifter 22 Budsjettert egeninnsats ekstern finansiert virksomhet Sum budsjetterte utgifter 34 986 12
Tiltak og budsjett ut over ordinær budsjettramme for enheten: 1. Tiltak som er bevilget under UITs fellesutgifter (240001), se årsplanen pkt 1.11. 3. Overførte midler fra 2013: Inneholder både umerket og øremerket aktivitet, og forventes brukt i tråd med vedtatte omdisponering, se vedlegg. 4. Prioriterte aktiviteter for 2014: Disse er beskrevet under del 2. 1.9 2626 Avdeling for IT 1.000 kroner Overførte midler fra 2013 4 741 Generell basis 2014 Nye aktiviteter og tiltak Spesiell basis 2014 Samlet basis 83 009 3 936 3 948 90 893 Strategiske forskningsbevilgninger 3 164 Samlet tildeling 2014 94 057 Andre tildelinger eks 281-midler Budsjetterte salgsinntekter, refusjoner m.m. 650 Budsjetterte inntekter fra ekstern virksomhet 5 130 Sum budsjetterte inntekter i 2014 99 836 Disponible midler 2014 (IB + Budsjetterte inntekter) 104 577 Budsjetterte utgifter Budsjetterte lønnsutgifter i hht. budsjetterte stillinger, samt variabel lønn 60 832 Budsjetterte investeringer, hovedposter: IT-utstyr og inventar til avdelingen 11 997 Budsjetterte midler til annen drift, hovedposter: Tungregning Økte lisenskostnader Kjøp av tjenester Reiser Møter, kurs, seminarer, arrangement Representasjon, bevertning, markedsretta tiltak etc Programvare, systemer etc Kontingenter Aviser og tidsskrifter Service/vedlikehold maskiner og anlegg Telefoni og datakommunikasjon Verktøy Andre kontormaskiner Kontorrekvisita Kunngjøring av stillinger Annen kontorkostnad 3 164 3 200 65 1 250 750 500 7 000 3 400 40 2 000 950 5 550 95 60 30 13
Utbygging av trådløsnett 3 948 Budsjettert egeninnsats ekstern finansiert virksomhet Sum budsjetterte utgifter 99 836 Tiltak og budsjett ut over ordinær budsjettramme for enheten: 1. Tiltak som er bevilget under UITs fellesutgifter (240001), se årsplanen pkt 1.11. 2. Overførte midler fra 2013: Inneholder både umerket og øremerket aktivitet, og forventes brukt i tråd med vedtatte omdisponering, se vedlegg.. Prioriterte områder for ITA: Styringssystem for informasjonssikkerhet Det er nedsatt en arbeidsgruppe for etablering av styringssystem for informasjonssikkerhet (SSIS). UiT er også pilot for Uninett og skal være med på å utabeide og teste ut et rammeverk for hvordan et styringsystem for UH-sektoren bør være. Kvalitetssystem for ITA ITA skal etablere et kvalitetssytem som skal være ett av verktøyene i virksomhetsstyringen ved avdelingen. Bakgrunnen er at forskning, undervisning og administrasjon er avhengig av stabile, velfungerende og tilpassede IKT-tjenester og løsninger. Interaksjonen mellom ulike systemer øker kompleksiteten, og dette gir utfordringer for avdelingen som skal drifte og utvikle løsningene. For å få kontroll på ulike driftsprosesser som brukerstøtte, systemendringer, problemhåndtering, sikkerhet og systemforvaltning vil avdelingen få på plass et kvalitetssystem som på en systematisk måte skal bidra til at den leverer tjenester som er bestemt og at dette skjer med ønsket kvalitet og omfang. IT-utstyr Teknologibygget I forbindelse med det nye Teknologibygget skal det anskaffes og installeres en stor mengde AV/IT-teknisk utstyr og løsninger ifm nettverk, undervisningsrom, auditorier, møterom, datalabber og lignende. Samtidig skal det foregå en flytteprosess av ITteknisk utstyr fra Strandveien og Nordlysobservatoriet. ITA skal bidra i dette arbeidet. Helhetlig systemforvaltning Arbeidet har som mål å tydeliggjøre forvaltningen av IT-systemporteføljen slik at ressurser kan frigjøres til strategisk arbeid. Det innebærer avklaring av ansvar og myndighet ifbm forvaltning og anskaffelse av IT-systemer, utvikling av bestillerkompetanse ved UiT slik at IT-ressurser kan utnyttes på en optimal måte, samt utvikle den strategiske tenkningen rundt IT ved UiT. Brukerundersøkelse IT-tjenester ved UiT Det gjennomføres hvert annet år en brukerundersøkelse mht studenters og ansattes 14
tilfredshet med IT-tilbudet ved UiT som ITA tilbyr. I år skal undersøkelsen gjennomføres i løpet av oktober. Brukerundersøkelsen vil også være en viktig kunnskapskilde for kvalitetssystemet ved ITA. Trådløsutbygging ITA skal bygge ut full trådløsdekning i alle UiTs eide og leide bygg. Det er utarbeidet en utbyggingsplan der størsteparten av bygningmassen vil bli utbygget i løpet av 2014. Utbyggningen av campus i Alta vil skje samtidig med utbyggingene av campusene i Tromsø og vil også ferdigstilles i løpet av inneværende år. Lagringstjeneste, IaaS ITA skal i 2014 bygge ut og tilby infrastruktur på lagring som en tjeneste til våre egne og sektorens brukere. Tjenestene skal kunne bestilles og administreres gjennom en selvbetjeningsportal. Det skal etableres som en dynamisk maskinressurs som skal deles mellom UiTs tungregnetjeneste og UiTs generelle IT-tjeneste. Installasjonen vil inngå i et Grønn-IT konsept med stor gjenvinning og gjenbruk av energi fra den nye maskinhallen som etableres i Teknologibygget. Denne energien vil kunne benyttes til oppvarming av bygg på UiTs campus. Samarbeid Helse nord IKT Helse Nord IKT og ITA har som store offentlige IT-avdelinger mye virksomhet som er lik og mange av de samme utfordringene mht kompetanse og infrastruktur. Enhetene har derfor inngått en intensjonsavtale om samarbeid innenfor sine fagfelt. Begge enheter er i ferd med å bygge nye maskinhaller og ser på muligheten for å gjensidig utnytte hverandres maskinhaller for beredskap. I planene for maskinhalldrift ligger også et konespt om Grønn-IT med gjenvinning og gjenbruk av energi. Integrerte samhandlingsløsninger for ansatte og studenter Office365 for studenter: Dette vil gi studenter ved UiT tilgang til tjenester som felles adressebok, kalender, epost, chat og videosamtaler, også ut til mobil. Det jobbes med å tilgjengeliggjøre fullversjon av Microsoft Office, samt samhandlingsområder i skybasert sharepoint der studenter kan dele og utveksle informasjon og redigere officedokumenter online. Sharepoint for ansatte: Prosjektrom for deling av dokumenter og informasjon mellom f.eks. forskningsgrupper er etablert. I løpet av året skal eksterne brukere kunne inkluderes/inviteres inn i prosjekter og det skal utarbeides et forbedret brukergrensesnitt. Lync for ansatte: Tjenesten vil muliggjøre nettbaserte videosamtaler mellom ansatte og mot eksterne. Denne er integrert med outlook/sharepoint. Lync for studenter vil løses gjennom Office365. Wordpress: Siteblogg og webhotell for prosjekter og grupper som naturlig ikke hører hjemme i iknowbase-portalen på uit.no, ellers som har behov for utvidet funksjonalitet ift portalen. Etablering av datasenter for nasjonal tungregning med grønn profil i verdensklasse Maskinhall 4: Det skal i løpet av 2014 etableres et nytt datasenter i Teknologibygget 15
som er spesielt designet for varmtvannskjøling og varmegjenvinning. Målet er at omkring 80% av varmen generert av tungregneanlegget skal kunne gjenbrukes til oppvarming av bygningsmassen på campus. STALLO 2: «Versjon 2» av UiTs tungregneressurs «STALLO» vil være ferdig oppgradert i løpet av 2014. Anlegget vil da yte 310 teraflop/s og blir da den kraftigste regneressursen for forskning i Norge. Minst 2/3 av «STALLO 2» skal være designet for varmtvannskjøling. Dynamisk HPC-IaaS: I løpet av 2014 skal det også utarbeides en felles plattform for deling av ressurser mellom «generell IT» og «tungregning». En dynamisk IaaS vil ha stor betydning for effektiv oppretting og styring av IT-ressurser ved UiT og vil også kunne tilbys som en nasjonal ressurs. System for papirløse møter Det skal etableres en infrastruktur for å kunne gjennomføre møter papirløst- typisk ved bruk av lesebrett på en mer enhetlig måte enn ved kun å benytte de ulike enhetes standard funksjoner. Ambisjonen er at møter uten bruk av papir skal kunne gjennomføres for alle typer råd og utvalg, samt ad hoc møter av mindre formell karakter. Arbeidet vil også vurdere om og hvordan man kan gi god og sikker systemstøtte for å håndtere saker av mer sensitiv karakter hel-elektronisk. Sikker lagring Dette omfatter behovene for sikker lagring og behandling av sensitive forskningsdata. Det er etablert en pilot-tjeneste som Det helsevitenskapelige fakultet har fått til uttesting. Denne piloten skal utvikles videre til en endelig løsning når erfaringene foreligger. Digital eksamen UiT ønsker å digitalisere eksamensprosessen og gjennomfører derfor flere pilotprosjekter for uttesting av digitale eksamensløsninger. Våren 2014 testes det ut plattformen WISEflow som bl.a. muliggjør sikker avvikling av online eksamener på studentenes egne maskiner. Videre uttesting vil fortsette høsten 2014 og 2015. Målet er å få på plass et digitalt eksamenssystem, infrastruktur (rom. strøm, nett) og administrative rutiner slik at UiT får digitalisert hele prosessen rundt innlevering, vurdering og karaktergiving. AV-utstyr/studentprint/PC-lab løsning for campusene i Alta og Hammerfest UiT etablerte i 2013 en ordning der det ble satt av felles drifts- og vedlikeholdsmidler for: 1) student/publikums pc er, 2) kopi/print for studentene og 3) IT/AV utstyr i undervisnings- og møterom og auditorier. Ordningen bør utvides til også å gjelde for campusene i Alta og Hammerfest slik at det kan tilbys en lik og best mulig løsning over hele UiT. ITA vil derfor gjennomføre en kartlegging av utstyret på campus Alta og Hammerfest, beregne drifts- og vedlikeholdskostnadene og fremme en budsjettsak på dette. 16
Arbeidsorganisering seksjon for klientdrift Seksjon for klientdrift er organisert i geografiske grupper og har som hovedoppgave å støtte kjernevirksomheten; forskning, formidling og utdanning, samt drift og support knyttet til klientutstyr ute på enhetene. Økt behov for spesialisering innenfor ulike områder, nye arbeidsoppgaver ifb. med omorganiseringen av Result, fusjon med HiFm, samt Veikartet har gjort det aktuelt å se på en arbeidsinndeling basert på funksjon/oppgave i stedet for geografi. Seksjonen vil derfor etablere nye grupper for bedre å kunne støtte opp under kjernevirksomheten og derigjennom realisere målene i Veikartet. Kursvirksomhet i forbindelse med samhandlingsløsninger og Office 2013 Mulighet til samhandling og kommunikasjon på tvers av store avstander er aktualisert i forbindelse med fusjonen med HiF. ITA understøtter denne utfordringen med å tilby bl.a. PC baserte samhandling løsningene Microsoft Lync og Sharepoint. Avdelingen ønsker i denne forbindelse å tilby IT kurs i Sharepoint og Lync for ansatte ved UiT. 1.10 2700 Avdeling for bygg- og eiendom / felles infrastruktur 1.000 kroner Overførte midler fra 2013 100 248 Generell basis 2014 Spesiell basis (husleie Tann samt utstyr tekn.bygg) Samlet basis 2014 288 006 104 356 392 362 Strategiske forskningsbevilgninger 1 700 Samlet tildeling 2014 394 062 Andre tildelinger - eks kap. 281 Budsjetterte salgsinntekter, refusjoner m.m. (ordinær virksomhet) 14 462 Budsjetterte dekningsbidragsinntekter (fradrag for sentralt dekningsbidrag) og andre inntekter Sum budsjetterte inntekter i 2014 408 523 Disponible midler 2013 (IB + Budsjetterte inntekter) 508 771 Budsjetterte utgifter Budsjetterte lønnsutgifter Realbudsjettert lønn Andre personalkostnader Budsjetterte investeringer, hovedposter: Inventar og utstyr Utstyr teknologibygget 75 021 1 064 87 226 44 386 Budsjetterte midler til annen drift: Reiseutgifter Møter, kurs, seminarer Kjøp av tjenester 610 630 6 300 17
Representasjon, bevertning, diverse Husleie TANN Husleie Kunstkvartalet Husleie lstinden Husleie SAV Husleie andre Husleie statsbygg Husleie boliger Energi og oppvarming Lab utstyrsleie Driftstilskudd AAB og NFH Utstyrsleie BBC Kontorutgifter Internhusleie Renholdsmateriell Maskiner, annet utstyr, lift leie Maskiner, kjøp Maskiner, service/vedlikehold Annen inventar Vedlikehold av inventar Bygningsmessig drift/vedlikehold Utendørs drift og vedlikehold Varslingsanlegg Varme og ventilasjon EL-kraft Andre installasjoner Utstyr og rekvisita, drift Transportmidler, leie og service Transportmidler, drivstoff Inventar, boliger Tele- og datainstallasjoner samt kabling Komm.avg inkl eiendomsskatt og festeavg Renovasjon Kostnader grøntarealer Fylkeskommunen/andre, brøyting Servicekontrakter Medlemskontingent Andre kostnader lokaler Verneutstyr og arbeidstøy Datautstyr, lisenser, AV utstyr etc Telefon og telekommunikasjon, NRK Annen drift, ufordelt 165 22 000 10 985 1 608 1 567 28 604 56 036 3 600 55 000 1 690 925 980 315 7 848 3 110 260 100 960 200 910 3 759 460 400 2 550 1 600 600 350 220 120 150 450 4 145 3 300 2 970 3 370 4 560 7 177 250 730 470 11 179 Budsjettert egeninnsats ekstern finansiert virksomhet Sum budsjetterte utgifter 453 777 Samlet basis inkluderer 6,823 mill til økte husleiekostnader for Kunstakademiet, 22 mill for husleie i Tannbygget, samt for leieareal i Forskningsparken. Tiltak og budsjett ut over ordinær budsjettramme for enheten: 1. Avsetning til investeringer bygg; Midlene er satt av under UITs reserver. 2. Overførte budsjettmidler fra 2013: Inneholder både umerket og øremerket aktivitet, og forventes brukt i tråd med vedtatte omdisponering, se vedlegg. 18
Prioriterte oppgaver for BEA BEA er i endring fra tradisjonell forvaltning og drift til oppgaver som innbefatter store renoveringsoppdrag og utvikling av nybygg. I egenregi er det planlagt slike oppdrag for ca. 350 mill. NOK noe som krever spisskompetanse innen prosjektledelse og til dels nye arbeidsmetoder og styringsverktøyer. Nytt Modulbygg ferdigstilles i mai 2014 til en kostnad på ca. 40 mill. NOK og vil være det største nybyggprosjektet UiT har gjennomført i egenregi. BEA har overtatt saksbehandling av byggeprosjekter som utføres i regi av Statsbygg. For tiden er avdelingen brukerkoordinator for Teknologibygget som tas i bruk høsten 2014 og MH2 hvor grunnarbeidene starter i november 2014. Samlet investering er omkring 2 mrd. NOK. Flytteprosessene i forbindelse med byggeaktivitetene krever ekstra logistikkressurser og lagerstyring. Systematisk kartlegging av brukte møbler og inventar på lager resulterer i at modulbygget baseres på ca. 90 % gjenbruk. Avdelingens prioriterte aktiviteter for 2013 er delt opp i tre kategorier: 1. Oppgaver knyttet til lov- og forskriftskrav 2. HMS-relaterte krav 3. Utviklingsoppgaver Oppgavene som er knyttet til lov- og forskrifter dreier seg om videreføring av brannsikringstiltak, utskifting av nødlysanlegg, utskifting til miljøvennlig gass i kjøleanlegg og nødvendig oppgradering av flere bygg. MH-bygget er brukt som pilotprosjekt for å kartlegge brannteknisk status og utarbeide oppgraderingsbehov. Konklusjonen er et kostnadsestimat på 2,9 mill. NOK for oppgradering av de branntekniske forhold til dagens forskrifter. Liknende prosesser kreves gjennomført på flere av bygningene. HMS-relaterte oppgaver vil i tillegg til generelle tiltak være å re-definere krav til inneklima/ bygningsakustikk som kravspesifikasjon for prosjektering av nybygg til kontroll og oppgradering av eksisterende bygninger. Vedlikeholds-, utviklingsoppgaver og nybygg som BEA skal ha fokus på i uprioritert rekkefølge: o Teknologibygget: Overtakelse, flytteprosesser og igangkjøring med tilhørende terminering av drift på Strandveien og Nordlysobservatoriet. Planprosess for datasenter sammen med HN-IKT og HDO. o Modulbygg Campus ferdigstilling byggeprosjekt og innflytting. o Breivang: Oppstart byggeprosjekt med totalrenovering, ombygging og nybygg. o Naturfagbygget - Paviljong nord og sør: Renovering ombygging for ArcEx. o Biologibygg ved Arktisk biologi: Forprosjekt. o Modulbygg Mellomveien for ILP: Avklare utbygging. o Havneanlegg for nytt isgående fartøy: Avklare lokalisering. o MH2 og Parkeringshus: Brukerkoordinator. o Istind Bardufoss: Ferdigstille oppgradering og ombygging. o Realfagbygget: Midtkjerne i C-fløya og planlegging av brannsikring og renovering av to auditorier. o Universitetsbiblioteket: Planprosess for Infosenter. o Alta: Prosjektering for ing.utdanningen, HHT og øvrig samlokalisering. o Utskifting av kantineinventar i Hammerfest. o Flyhangar og Undervisningslokaler på Bardufoss flystasjon: Prosjektledelse. 19