KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5A07 25.9.2018 10.00 13.50 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen Kari Workinn Benedikte Figenschou Jon Arne Jørstad Fra Tromsø kommune: Administrasjonssjef Britt Elin Steinveg (tilstede i sak 87/18) Fra Tromsø Havn KF: Havnedirektør Jørn-Even Hanssen (tilstede i sak 88/18) Havnestyrets leder Jarle Heitmann (d.s.) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik Revisor Geir-Atle Monsen Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Bjørn Halvor Wikasteen Behandlede saker Sak nr./år Sak 86-99/18 Underskrifter Rolleiv O. Lind sign. Kåre Sørensen sign. Kari Workinn sign. Benedikte Figenschou sign. Jon Arne Jørstad sign.
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 18.9.2018 ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 86/18 Godkjenning av protokoll fra møtet 22.8.2018 87/18 Skianlegg Templarheimen overskridelse budsjett 88/18 Forhold i Tromsø Havn KF Vedlegg, jf. offl. 13 jf. fvl. 13 89/18 Samisk språksenter diverse spørsmål 90/18 Revisjon av pasientregnskap for 2017 Omsorgstjenesten Jadeveien 91/18 Revisjon av pasientregnskap for 2017 Kroken sykehjem 92/18 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor Tromsø kommune, Tromsø Havn KF og Tromsøbadet KF 93/18 Prosjektet «Tromsøbadet» - avklaring 94/18 Rapportering fra revisor løpende orientering 95/18 Budsjettoppfølging per 31.8.2018 96/18 Budsjettramme 2019 kontroll og tilsyn Tromsø kommune 97/18 Budsjettramme 2019 kontroll og tilsyn Tromsø Havn KF 98/18 Budsjettramme 2019 kontroll og tilsyn Tromsøbadet KF 99/18 Referatsaker
Blad 3 86/18 Godkjenning av protokollen fra møtet 22.8.2018 Protokollen fra møtet 22.8.2018 godkjennes. Protokollen fra møtet 22.8.2018 godkjennes. 87/18 Skianlegg Templarheimen overskridelser budsjett (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Administrasjonssjefen orienterte om saken og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tok deretter stilling til om møtet måtte lukkes slik at administrasjonssjefen kunne svare på spørsmål som anses omfattet av taushetsplikt eller at opplysninger i et åpent møte kunne være egnet til å skade offentlige interesser, herunder kommunens posisjon i tvistesak. Drøftelsen av om møtet skulle lukkes ble holdt for lukkede dører, jfr. kommunelovens 31 a. Kontrollutvalget besluttet enstemmig å lukke møtet med hjemmel i kommelovens 31 nr. 5, jfr off lov 23 av ovennevnte hensyn. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering, og følger opp saken på et senere tidspunkt. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering, og følger opp saken på et senere tidspunkt.
Blad 4 88/18 Forhold i Tromsø Havn KF (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Havnestyrets leder og havnedirektøren orienterte om prosessen angående avtalen med Hurtigruten og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tok deretter stilling til om møtet måtte lukkes slik at Tromsø Havns representanter kunne svare på spørsmål som anses omfattet av lovbestemt taushetsplikt. Drøftelsen av om møtet skulle lukkes ble holdt for lukkede dører, jfr. kommunelovens 31 a. Kontrollutvalget besluttet enstemmig å lukke møtet med hjemmel i kommelovens 31 nr. 2. Kontrollutvalget fikk også en orientering om Kystverkets gjennomgang av Tromsø Havns beregning av anløpsavgifter. Saken er ikke avsluttet. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering og anmoder styret i Tromsø Havn KF å orientere kommunestyret om avtalen med Hurtigruten. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering og anmoder styret i Tromsø Havn KF å orientere kommunestyret om avtalen med Hurtigruten. Utskrift av saksprotokoll sendt 1.10.2018 til: - Tromsø Havn KF 89/18 Samisk språksenter diverse spørsmål Medlem Kåre Sørensen redegjorde for at han har tidligere vært enhetsleder for kultur og virksomhetsområdet i saken var underlagt hans ansvarsområde. Spørsmålet om hans habilitet ble drøftet. Habilitetsspørsmålet drøftes iht. forvaltningslovens 6, 2. ledd. Bestemmelsen omhandler om det er «særegne forhold» som gir grunn til å svekke tilliten til kontrollutvalgets behandling og vedtak. Sørensen fratrådte møtet under utvalgets behandling av habilitetsspørsmålet.
Blad 5 Kontrollutvalget drøftet habilitetsspørsmålet. På denne bakgrunn fattet kontrollutvalget følgende vedtak: Kåre Sørensen erklæres inhabil ved behandling av sak 89/18. Enstemmig vedtatt. (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Kontrollutvalget drøftet saken. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen gi en skriftlig redegjørelse til neste møte om hva som er gjort for å følge opp saken, og den reelle situasjonen med hensyn til lokalisering. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen gi en skriftlig redegjørelse til neste møte om hva som er gjort for å følge opp saken, og den reelle situasjonen med hensyn til lokalisering. Utskrift av saksprotokoll sendt 28.9.2018 til: - Tromsø kommune v/administrasjonssjefen Kåre Sørensen gjeninntrådte møtet. 90/18 Revisjon av pasientregnskap for 2017 Omsorgstjenesten Jadeveien Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Omsorgstjenesten Jadeveien for 2017 til orientering.
Blad 6 Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Omsorgstjenesten Jadeveien for 2017 til orientering. 91/18 Revisjon av pasientregnskap for 2017 Kroken sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kroken sykehjem for 2017 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kroken sykehjem for 2017 til orientering. 92/18 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tromsø kommune, Tromsø Havn KF og Tromsøbadet KF Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elsa Saghaugs vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elsa Saghaugs vurdering av egen uavhengighet til etterretning. 93/18 Tromsøbadet avklaring - forvaltningsrevisjon (saken fremmet uten innstilling til vedtak)
Blad 7 Kontrollutvalget drøftet saken. Det er enighet om at prosjektet deles i to deler, der det utarbeides en rapport for hver del. Det ene prosjektet omhandler tema 1 beslutningsgrunnlaget og det andre prosjektet tema 2 prosjektgjennomføring. Når det gjelder sistnevnte prosjekt inntas behandling av endringsmeldinger og rapporteringsrutiner. I tillegg ble det drøftet i møtet forhold som revisor vurderer nærmere om det kan tas inn i tema 2. I prosjekt 2 ber kontrollutvalget revisor også vurdere om prosjektet er gjennomført i samsvar med PA bok. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber KomRev NORD utarbeide to overordnede prosjektskisser, tema 1 og 2, til neste møte på bakgrunn av drøftinger i møtet. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber KomRev NORD utarbeide to overordnede prosjektskisser, tema 1 og 2, til neste møte på bakgrunn av drøftinger i møtet. Utskrift av saksprotokoll sendt 1.10.2018 til: - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor 94/18 Rapportering fra revisor løpende orientering Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor/revisor orienterte om det pågående revisjonsarbeidet. Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. 95/18 Budsjettoppfølging per 31.8.2018 kontroll og tilsyn Kontrollutvalget viser til foreløpig budsjettkontroll pr. 31.8.2018 for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering.
Blad 8 Kontrollutvalget viser til foreløpig budsjettkontroll pr. 31.8.2018 for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. 96/18 Budsjettramme 2019 kontroll og tilsyn Tromsø kommune 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2019 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 6.758.000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2019 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 6.758.000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Utskrift av saksprotokoll sendt 27.9.2018 til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen
Blad 9 97/18 Budsjettramme 2019 kontroll og tilsyn Tromsø Havn KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2019 vedtas med en budsjettramme på kr 90.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2019 vedtas med en budsjettramme på kr 90.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. Utskrift av saksprotokoll sendt 1.10.2018 til: - Tromsø Havn KF 98/18 Budsjettramme 2019 kontroll og tilsyn Tromsøbadet KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsøbadet KF for 2019 vedtas med en budsjettramme på kr 25.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret.
Blad 10 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsøbadet KF for 2019 vedtas med en budsjettramme på kr 25.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. Utskrift av saksprotokoll sendt 1.10.2018 til: - Tromsøbadet KF 99/18 Referatsaker (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Referater: A. RAPPORTERING OG ORIENTERING AV STATUS PÅ INVESTERINGS- PROSJEKTER TIL FORMANNSKAPET a) Brev av 11.9.2018 fra Tromsø kommune B. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 29.8.2018 a) Sak 142/18 Forvaltningsrevisjonsrapport «Håndtering av henvendelser fra innbyggere»
Blad 11 Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak A: Kontrollutvalget ber KomRev NORD rette en henvendelse til administrasjonen i Tromsø kommune med påpekning om feil i tallmaterialet som ligger i saken til formannskapet. 2. Referatsak B tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Referatsak A: Kontrollutvalget ber KomRev NORD rette en henvendelse til administrasjonen i Tromsø kommune med påpekning om feil i tallmaterialet som ligger i saken til formannskapet. 2. Referatsak B tas til orientering. Rett utskrift: Tromsø, den 25. september 2018 Inger Johansen