Vår ref. 15/537-2 033 /KASB Medlemmar og varamedlemmar Dato 07.05.2015 Tokke kommune - kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte: Dato: 11.05.2015 Tid: kl 10.00 12.00 Sted: Møterom Kultur, Kommunehuset, Dalen Dersom de ikkje kan møte må det snarast meldast ifrå til sekretær for kontrollutvalet, på e-post: beatemarie.dahleide@temark.no eller tlf 91 73 98 93. Vara møter berre etter eiga innkalling. Vedlagt følgjer sakene 5/15-9/15 Under møtet vert fylgjande saker vurdert lukka: sak 7/15 og 8/15. Hovudverneombod Gunn Siri Vindal er kalla inn i sak 7 og 8/15. for Leiar Steinar Mandt Beate Marie Dahl Eide Sekretær for kontrollutvalet Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 91 73 98 93 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
Sakliste for Tokke kommune - kontrollutvalet Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 5/15 15/527 ÅRSREKNESKAPEN FOR 2014 FOR TOKKE KOMMUNE - KONTROLLUTVALET SI UTTALE 6/15 15/67 ÅRSMELDING 2014 FOR TOKKE KONTROLLUTVAL 7/15 15/536 VARSLINGSSAK - ORIENTERING 8/15 14/272 OPPFØLGING AV ORGANISASJONS- OG PERSONALLEIINGA I TOKKE KOMMUNE 9/15 15/526 EVENTUELT I MØTE 11.05.2015
Sak nr. 5/15 ÅRSREKNESKAPEN FOR 2014 FOR TOKKE KOMMUNE - KONTROLLUTVALET SI UTTALE Arkivsaksnr.: 15/527 Arkivkode: 210 Saksbehandler: Beate Marie Dahl Eide Behandling i: 5/15 Tokke kommune - kontrollutvalet Forslag til vedtak si uttale til Tokke kommune sin årsregnskap 2014: har handsama årsrekneskapen og årsmeldinga for 2014 for Tokke kommune. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsmelding samt rapport vedkomande årsrekneskapen. Årsrekneskapen 2014 viser kr. 180 262 000 til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 1 787 000. Investeringsrekneskapen er avslutta i balanse. vil peike på at budsjettet skal vere eit reelt styringsverktøy. Det må vere god budsjettoppfølging gjennom året. minner om at oppdaterte reglement har vore etterlyst frå revisor og kontrollutvalet over tid, og bør kome på plass så snart som råd. ber om at kommunikasjonen med revisor blir betre. meiner at presentasjonen av årsrekneskapen med tilhøyrande spesifikasjonar og noter tilfredsstiller brukarane sitt informasjonsbehov og gjev eit riktig inntrykk av dei tilhøve årsrapporten til rådmannen omhandlar. tilrår at Tokke kommune sin årsregnskap for 2014 vert godkjent. Revisor sin rapport til kontrollutvalet vedkomande årsrekneskapen for 2014, datert 14.04.2015 følgjer vedlagt. Uttala sendast til kommunestyret. Kopi av uttala sendast formannskapet. Sak 5/15 Side 3 av 11
Sak 5/15 Saksopplysningar I samsvar med forskrift om kontrollutval 7 skal kontrollutvalet gje ei uttale til kommunen sin årsrekneskap til kommunestyret. Kopi av uttala skal sendast formannskapet. I følgje Forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 skal kommunen si årsmelding leggast fram for kontrollutvalet før det gjev si uttale. Telemark kommunerevisjon IKS, som er kommunen sin revisor, har avlagt revisor si melding datert 14.04.2015. Meldinga er ei såkalla melding med presisering, som gjeld for seint avlagt rekneskap og årsberetning. Revisor mottok årsrekneskapen 09.03.2015 og årsmelding 09.04.2015. Fristen for å leggje fram rekneskap er 15.02 og årsberetning 31.03. I følgje revisor gjev den framlagte rekneskapen eit godt bilete av dei faktiske hendingane i rekneskapsåret. Tokke kommune har eit negativt brutto driftsresultat på kr - 4000. Kommunen har eit mindreforbruk på 1 787 000. I ein kommentar til balansen peikar revisor på at kommunen bør skrive ned verdien av ein del anlegg der det ikkje lenger er aktivitet. Investeringsrekneskapen er avslutta i balanse. Netto resultatgrad er 0% i Tokke kommune i 2014. Tokke har ei gjeld som ligg på landsgjennomsnittet og har god likviditet. Det meste av fondsmidlar er bundne eller det er gjort vedtak om å nytte dei. Når det gjeld sjølvkost så har kommunen framleis underdekning på fleire område, og ei stor underdekning på vatn og avløp. Kommunestyret har vedteke 100% dekning, medan dekningsgraden i 2014 var på 67% for vatn og 85% for avløp. For 2014 utgjorde dette ca 2 millionar kroner som då vert dekt over drifta. Revisor peikar på at detaljbudsjettet også i 2014 vart lagt svært seint inn i rekneskapssystemet (mai). For oppvekst vart tala først lagt inn i oktober. For 2015 er detaljbudsjettet lagt inn i februar. Revisor etterlyser betre budsjettoppfølging gjennom året, og betre samhandling mellom planområda og økonomiavdelinga. Ein del budsjettrammer er romslege. Det manglar framleis oppdatert tilvisingsreglement, økonomireglement og administrativt delegasjonsreglement. Revisor peikar på at notat/brev som vert sendt til administrasjonen frå revisor ikkje alltid vert svara på innan fristen og nokon gonger ikkje svara på i det heile. Det vert elles vist til rådmannen si årsmelding og revisor si melding og rapport til kontrollutvalet Vurdering frå sekretariatet Budsjettet skal vere eit reelt styringsverktøy, og gje korrekt informasjon til politikarane som skal fatte vedtak på bakgrunn av dette. Det er heilt avgjerande at heile administrasjonen brukar budsjettet aktivt som eit styringsdokument i praksis, og at budsjettet er realistisk, for å sikre at vedtak vert fatta på bakgrunn av best mogeleg tilgjengeleg informasjon. Det må vere god budsjettoppfølging gjennom året. Det er viktig at kommunen nyttar inntektspotensialet sitt, og føl opp kommunestyret sitt vedtak om 100% dekning når det gjeld vatn og avløp. Side 4 av 11
Sak 5/15 Oppdaterte reglement har vore etterlyst frå revisor og kontrollutvalet i fleire år, og bør kome på plass så snart som råd. Kommunikasjonen med revisor må bli betre, og det er eit minimum at kommunen svarar på henvendelsar frå revisor. Vedlegg: 1. Årsrekneskap og årsmelding 2014 for Tokke kommune (vert sendt ut direkte frå kommunen). 2.Rapport om revisjon av rekneskapen til Tokke kommune for 2014, med vedlegg: Melding frå revisor 2014, datert 14.04.2015 Side 5 av 11
Sak nr. 6/15 ÅRSMELDING 2014 FOR TOKKE KONTROLLUTVAL Arkivsaksnr.: 15/67 Arkivkode: 004 Saksbehandler: Beate Marie Dahl Eide Behandling i: 6/15 Tokke kommune - kontrollutvalet Forslag til vedtak Tilråding til kommunestyret: Kommunestyret tek Årsmelding 2014 for Tokke kontrollutval til vitande. Saksopplysningar Årsmelding 2014 for Tokke kontrollutval vert med dette lagt fram for handsaming. Vedlegg: - Årsmelding 2014 for Tokke kontrollutval - utkast Sak 6/15 Side 6 av 11
Sak nr. 7/15 VARSLINGSSAK - ORIENTERING Arkivsaksnr.: 15/536 Arkivkode: 440 Saksbehandler: Beate Marie Dahl Eide Behandling i: 7/15 Tokke kommune - kontrollutvalet Forslag til vedtak Saka vert teken til vitande. Saksopplysningar har motteke kopi av ei varslingssak datert 06.03.2015. Saka gjeld rådmann Britt Houge, og opptreden/behanding av ein tilsett. Orientering om korleis saka er handtert vil bli gjeve i møtet. Vedlegg: 1) HMS-skjema 103a Skjema for varsling, med vedlegg, datert 06.03.2015 Sak 7/15 Side 7 av 11
Sak nr. 8/15 OPPFØLGING AV ORGANISASJONS- OG PERSONALLEIINGA I TOKKE KOMMUNE Arkivsaksnr.: 14/272 Arkivkode: 440 Saksbehandler: Beate Marie Dahl Eide Behandling i: 1/15 Tokke kommune - kontrollutvalet 8/15 Tokke kommune - kontrollutvalet Forslag til vedtak ser framleis med bekymring på situasjonen kring arbeidsmiljø og personalleiing i kommunen. vil understreke behovet for god kommunikasjon og dialog. Det er heilt avgjerande at den vidare prosessen har tillit og legitimitet i heile organisasjonen. ber kommunestyret vurdere å ta i bruk ekstern bistand for å leie den vidare prosessen. ber om å verte halde orientert om utviklinga i saka, og at ordførar orienterar kontrollutvalet etter at kommunestyret har hatt saka til handsaming i juni. Saksopplysningar har over tid handsama fleire saker om organisasjons- og personalleiinga i Tokke kommune, basert på varslingar og attendemeldingar frå tilsette og tidlegare tilsette i Tokke kommune. Denne saka gjer greie for utviklinga i saka etter førre møte i kontrollutvalet: Utvalet gjorde følgjande vedtak i møte 27.01.2015; «tek orienteringane til vitande og vil peike kor viktig det er at det vert arbeidd vidare med arbeidsmiljøet i Tokke kommune. Det er viktig at det framover er sterkt fokus på politikarane sitt engasjement som arbeidsgjevar. avventar kommunestyret si handtering av saka». Etter møtet i kontrollutvalet har kommunestyret handsama saka ved to høve; i eit ekstra ordinært kommunestyremøte om situasjonen 28.01.2015 og gjennom ei sak frå rådmannen i møte 21.04.2015; «Arbeidsmiljøet i Tokke kommune og vegen vidare». Ekstraordinært kommunestyremøte 28.01.2015 Leiar i Steinar Mandt, medlem Tarjei Gaastjønn og sekretær Beate Marie Dahl Eide var tilstades i kommunestyremøtet 28.01.2015. Rådmannen ga ei orientering til Kommunestyret, og svara på spørsmål. Det var inga orientering frå dei tilsette/dei tilsette sine representantar i møtet. Sak 8/15 Side 8 av 11
Sak 8/15 Kommunestyret gjorde følgjande vedtak i møte 28.01.2015: Kommunestyret tek Rådmannen si orientering til vitande. Kommunestyret er bekymra over at det framleis er utfordringar rundt arbeidsmiljøet i kommunen, og forventar nå at Rådmannen prioriterar arbeide med å betre dette. Arbeidet vidare må skje i tett samarbeid med dei tillitsvalde og vernetenesta. Ordførar har eit overordna ansvar for å fylgje opp att det er framdrift i prosessen. Administrasjonsutvalet må bli løpande oppdatert i saka. Kommunestyret skal ha ei orientering om status i saka i juni 2015. Sak til Kommunestyret 21.04.2015 Etter dette har rådmannen lagt fram ei ny sak til kommunestyret 21.04.2015 («Arbeidsmiljøet i Tokke kommune og vegen vidare»), der rådmannen gjer greie for sitt syn på arbeidsmiljøsituasjonen i Tokke kommune og arbeidet som har vore gjort både historisk sett og etter kommunestyremøtet i januar. Rådmannen går i saka inn for å innføre ein ny metodikk i arbeidsmiljøsaker, noko dei tillitsvalde gjev uttrykk for at dei er skeptiske til. Dei tillitsvalde har uttala, mellom anna i VTB 21.04.2015, at dei og rådmannen er usamde om kvar problemet ligg. Rådmannen omtalar utfordringane i Tokke kommune som arbeidsmiljøutfordringar, medan representantane for dei tilsette peikar på leiarutfordringar i kommunen. Kommunestyret gjorde følgjande vedtak i møte 21.04.2015, Tokke kommunestyre tek rådmannens strategi for å betre arbeidsmiljøet og syte for god utvikling av organisasjonen Tokke kommune til vitande. Saksutgreiing og møteprotokoll frå kommunestyremøtet 21.04.2015 er lagt ved saka. Ny varslingssak Det har etter sist møte i kontrollutvalet (januar 2015) kome ei ny varslingssak på rådmannen, med kopi til kontrollutvalet. Denne saka vil verte lagt fram for utvalet i møtet som ei eiga sak til orientering. Hovudverneombodet orienterar i møtet Hovudverneombodet er kalla inn til møtet for orientere frå arbeidstakarsida, for å supplere den skriftlege saksframstillinga. Vurdering frå sekretariatet Kommunestyret har fokus på arbeidsmiljøet i Tokke kommune. Sekretariatet registrerar at saka vart lagt fram som ei drøftingssak for kommunestyret i januar, utan saksutgreiing. I kommunestyret fekk rådmannen presentere sitt syn på saka for politikarane. Dei tillitsvalde hadde inga rolle i dette møtet. Sekretariatet kan ikkje sjå at saka frå kontrollutvalet om organisasjons- og personalleiing i Tokke kommune er handsama av kommunestyret på anna måte enn som ein del av drøftingssaka i januar. Gjennom saksframlegget til kommunestyret i april, og medieomtale av dette, er det tydeleg at det framleis er svært ulik oppfatning mellom øvste administrative leiing og representantane for dei tilsette om utfordringane Tokke kommune står overfor når det gjeld arbeidsmiljø og personalleiing i kommunen. Det er òg kome ei ny varslingssak som gjeld øvste administrative leiing. Side 9 av 11
Sekretariatet vil understreke behovet for at den vidare prosessen vert leia av nokon som vert oppfatta som uhilda i saka, av alle partar. Så lenge ein del av sakskomplekset er varslingar som gjeld øvste administrativ leiing (rådmannen) og det er så ulik oppfatning av utfordringane og tiltak/metodikk for å løyse situasjonen, synest det vanskeleg å kome til eit godt sluttresultat utan å nytte ekstern kompetanse. Sekretariatet har erfaring med innhenting av slik kompetanse i andre kommunar, og ser at dette kan vere eit svært godt bidrag i å skape den nødvendige tillit og legitimitet som ein slik prosess må ha for å lukkast. Sak 8/15 Vedlegg: 1) Saksutgreiing og møteprotokoll, Tokke kommunestyre 21.04.2015 Side 10 av 11
Sak nr. 9/15 EVENTUELT I MØTE 11.05.2015 Arkivsaksnr.: 15/526 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Beate Marie Dahl Eide Behandling i: 9/15 Tokke kommune - kontrollutvalet Forslag til vedtak Saksopplysningar Vedlegg: Sak 9/15 Side 11 av 11