Avisen for ansatte i bærum kommune 2-2011

Avisen for ansatte i bærum kommune 2-2011 TEMA: Lærende organisasjon. Å danse tango gjøres ikke uten feiltrinn. I kommunerevisjonens tidsalder er det store spørsmålet om vi lærer av våre feil? Og hvis vi gjør det, hva vokser ut av våre feiltrinn? Til høsten kommer også ny arbeidsgiverpolitikk, der medarbeiderskap står i god jord. NETT OG STATISTIKK Det produseres utrolig mye artikler og informasjon til internettsidene og Ansattportalen. Statistikk viser at svært lite av stoffet blir lest. Side 8 KOMMUNEVALG Det er kommunevalg til høsten, og BARE:BÆRUM har kikket litt bak kulissene til de som får alt til å gå rundt på selveste valgdagen. Side 19 GEBROKKENT NORSK Gjesteskribent Shabana Rehman nærmer seg temaet språk på en litt annerledes måte. Side 22

innhold «Jeg ser at vi kunne være flinkere til å ha en delingskultur og lære mer på tvers med felles tematikk.» Arbeidsgiverdirektør Gunvor Erdal. 2-2011 aktuelt 4 AKTUELT: Den vanskelige samtalen 5 AKTUELT: Seniorgodene fortsetter 10-14 TEMA: En lærende organisasjon Ingen blir profesjonell uten feiltrinn. Gjelder det også i arbeidslivet? For: Er det greit å tråkke utenfor? folk 6 AKTUELT: LØP mot mål! 7 AKTUELT: Hva skjer når jeg slutter i kommunen? 9 RÅDMANNEN: Klok av skade! 16-18 PROFILEN: Trine Bakkeli Hun er kommunalsjef for Helse og sosial og har gjennomført en omfattende omorganisering uten noen form for støy. Hvordan fikk hun det til? 19 VISSTE DU: om livet bak valget til høsten, latter og lister og urner og kister 20 21 HJEMME HOS: Anskaffelsesenheten ikke bare et langt gjesp 22 SKRÅBLIKK: Norsk med aksent! Gjesteskribent: Shabana Rehman 23 PLUSS: smått og stort av ting som rører seg 24 BÆRUMSPULSEN: Sommer! Sommer! Sommer! redaksjonen Internmagasin for ansatte i Bærum kommune Nr 2 2011 2. årgang Utgiver: Bærum kommune Informasjonsenheten 1304 SANDVIKA Bidragsytere i dette nummeret: Shabana Rehman, forfatter og artist. Forsidefoto: Synne Storvik Opplag: 4600 Neste utgave: 1. september 2011 Frist for ideer/stoff: 20. juni 2011 Grafisk utforming: Millimeterprress Trykk: Senter Grafisk ANSVARLIG REDAKTØR: Informasjonssjef Anne Johanne Enger REDAKTØR Vigdis Bjørkøy vigdis.bjorkoy@baerum.kommune.no Tlf. 67 50 38 62 JOURNALIST: Ingvild Amble Eriksen ingvild.eriksen@baerum.kommune.no Tlf. 67 50 38 59 JOURNALIST: Marius Morstøl Jenssen marius.jenssen@baerum.kommune.no Tlf. 67 50 38 55 JOURNALIST: Synne Storvik synne.storvik@baerum.kommune.no Tlf. 67 50 38 56 JOURNALIST: Pål Hivand pal.hivand@baerum.kommune.no Tlf. 932 46 605 2 BÆRUM KOMMUNE

leder FOTO: HARALD REID WAUGH Historien om et avlyst mord? Hørt om Bærum 2012? Kutt og nedskjæringer, omstillinger og revisjoner? Politikere som plusser på her, og reduserer der. Ja, det kiler i magen. Det kan jo gjelde meg. Skal jeg omplasseres? Eller blir jeg til overs? Blir enheten min rett og slett borte? Dette var nemlig historien om et varslet mord. Mordet på velferdskommunen Bærum. Mordet det ikke blir noe av. Kommer vi utenfor kommunens grenser ser verden litt annerledes ut. Det er lett å være stolt av alt vi får til her på bruket, til og med med knappere ressurser. Barnefamilier flytter hit. Vi har gode barnehager og skoler. Faktisk helt på topp, når vi leser Pisa-undersøkelsene nøye. Og det gjør vi jo. Eldre flytter også til Bærum. Eldreomsorgen i Bærum er prioritert. Standarden er høy, levealderen likeså. Kultursommer Nå skal vi bli Den kreative kommunen. Finne måter å jobbe smartere på, finne andre løsninger på kostnadskrevende tjenester. En ting er å redusere budsjettet. Det er vi ansatte som skal gjennomføre det i hverdagen. Da må vi ta fantasien i bruk. Kanskje har vi godt av det. Vanetenktning har ofte gode kår i store organisasjoner. Moralen før 2012 trer i kraft: Bli kreativ, nyt sommeren og ta en dag av gangen. siden sist Marka og sjøen ligger åpen for alle i sommer, www.skiforeningen.no har mange turtips og oversikt over når markahyttene er åpne. Rigmor kjører sommerruter. Du kan sjekke www.rigmor. no om når det passer for deg. Hva med en tur på Henie Onstad kunstsenter der du kan menge deg med lokale og internasjonale turister, se www. hok.no. Oslofjordens friluftsråds hytter i Skjærgården er populære, men på hverdager i ferien har du fortsatt muligheten, se www.oslofjorden.org. Hva har du forresten lyst til å gjøre til høsten? Gå inn på Kultur og fritid i Ansattportalen, kanskje du vil bli med i Gnistenkoret, Kunstringen eller i en av idrettsklubbene i Bedriftsidrettslaget? Og ikke glem: Sankthansaften blir det folkefest på Høvikodden igjen (se bildet). Fordi vi fortjener det. Vigdis Bjørkøy REDAKTØR Veiledningstorgets nye ansikt utad og ny leder heter Jon Are Borkenhagen. Han overtok etter Mette Kristin Gjerdrum som har begynt som fagleder på Tønsberg bibliotek. Vi ønsker begge lykke til i jobben! En annen som får lykkeønskninger er informasjonssjef Anne Johanne Enger, som slutter i kommunen etter sju års fartstid. Nå er det samfunnsutvikling i KS som blir hennes nye arbeidssted fra august. Ny mann i ny stilling er også advokat Odd Harald Amundsen som er kommunens første personvernombud. Han blir dermed også historisk. Amundsen tiltrådte 1. april. Bærum kommune markerer Frivillighetsåret 2011 som en av få norske kommuner. I den forbindelse er det opprettet en egen nettside for frivillig arbeid, drevet av de frivillige selv. Les mer på: www. frivilligbaerum.no Godt nytt for alle som skal på ferie! Feriepengene kommer inn på kontoen fredag 10. juni, siden normal lønningsdato (12. i hver måned) faller på en søndag. Denne helgen er det også pinsehelg. Kriseberedskapen i kommunen fikk en test, da det brøt ut brann i en boligblokk på Rykkinn i slutten av mars. Kommunen opprettet krisemottak på Rykkinn seniorsenter. Rådmannen takker alle involverte fra kommunen for sin innsats denne dagen. Carina Høigaard og Victoria Kristiansen er to bærumsjenter på 19 år, som er engasjert av Helsedirektoratet i anledning kampanjen for økt rekruttering til helsearbeiderfaget. Les mer på bloggen deres: http://carvic.blogg.no/ Jobber du med noe spennende som du vil fortelle andre i kommunen om? Tips oss om det. Vi trenger din hjelp for å vite hva du jobber med. BÆRUM KOMMUNE 3

aktuelt La oss snakke om det - En leder må klare å kontrollere følelsene og opptre profesjonelt - nøkternt og motiverende. Har du en ansatt som ikke er på høyden? Konflikter? Som sjef er det ditt ansvar å ta tak. Den vanskelige samtalen bør du ta så tidlig som mulig, sier lederutvikler og teambygger Live Bressendorf Lindseth. TEKST: INGVILD AMBLE ERIKSEN Uttalte og tydelige forventninger og krav forebygger konfliktsituasjoner. Klare rammer gir trygghet, og man kan sjekke status jevnlig og justere kursen. Men det hender at noe skurrer - en medarbeider presterer mindre enn normalt, atferdsmønster endres eller samarbeidet mellom to eller flere personer slår krøll på seg. Ledere kvier seg ofte for «den vanskelige samtalen», men ingenting går over av seg selv. Konflikter har en tendens til å vokse. Inviter til samtale på et så tidlig tidspunkt som mulig. sier Lindseth. Live Bressendorf Lindseth Undersøkende - Lederen må vise ærbødighet overfor sin medarbeider. Og fremfor alt må lederen ikke tro hun/han vet hva som rører seg før saken er belyst fra flere sider. Det kan være en god idé å ta en slik samtale i en nøytral sone et møterom fremfor sjefens kontor, for å unngå at medarbeideren føler seg som «skoleeleven på rektors kontor», mener Lindseth. Medarbeidere bruker følelser som termometer for å finne ut hvor de står hos sjefen. Møt medarbeideren med velmenthet og velvilje dette avspeiles i ansiktsuttrykk, blikk og kroppsholdning. Likevel mener Lindseth at lederen må være tøff nok til å gå rett på sak og ta opp konkrete observasjoner og hva andre medarbeidere har reagert på. Vær undersøkende og bestreb å finne en felles virkelighetsforståelse. «Jeg har registrert at Samsvarer dette med din oppfatning?» Refleksjon og handling - «Hva tenkte du? Hva var årsaken til at du reagerte slik? Hva ligger bak? Hvordan tenkte du at den andre ville reagere? Hvordan ville du reagert på å bli snakket til slik?» Åpne spørsmål åpner for tanker og meninger, og legger veien klar for erkjennelse som igjen fører til handling. Når medarbeideren forstår situasjonen kan han/hun velge løsning og får kontroll over situasjonen. Ifølge Live Bressendorf Lindseth må tre grunnleggende faktorer være på plass hos lederen: 1. Selvinnsikt Som leder må du vite hvordan du virker på dine medarbeidere. Du må kjenne dine sterke og svake sider og måten du kommuniserer på. 2. Selvkontroll En leder må klare å kontrollere følelsene og opptre profesjonelt - nøkternt og motiverende. 3. Tilpasningsevne Som leder må du tilpasse kommunikasjonen til den du snakker med, og vedkommendes sinnstilstand og personlighet. Videre mener Lindseth det er en viktig leveregel ikke å henge seg opp i «snøen som falt». Avklar situasjonen og se fremover. Målet skal være å finne ut hvordan dette kan bli bra. En samtale alene er sjelden nok. Oppfølging tilpasset alvorlighetsgraden må til, og Lindseth mener en handlingsplan, med konkrete oppgaver må på plass. Ved tidlig inngrep kan det være tilstrekkelig å sjekke ut forholdet. Ved alvorligere tilfeller må det jobbes over tid, mener Lindseth. 4 BÆRUM KOMMUNE

aktuelt Seniorordninger videreføres Sykefraværet for arbeidstakere over 62 har i løpet av de siste tre årene gått nedover. For tre år siden ble det innført seniorgoder i kommunen. For arbeidstakere over 62 år, kunne man velge mellom tre alternativer, å jobbe 80 prosent for full lønn, få utbetalt bonus eller ekstra feriedager. Nå er ordningen evaluert, og viser svært gode resultater. Tekst Vigdis Bjørkøy Foto: Synne Storvik - I evalueringen har vi sett på kostnadseffekter, sykefravær og uttak av AFP. Målet er å få arbeidstakere over 62 til å stå lenger i jobb, sier arbeidsgiverdirektør Gunvor Erdal. Resultatene er så gode at ordningen videreføres i en noe justert form. Grense på 63 år Det ligger nå forslag inne om å heve aldersgrensen for disse seniorgodene fra 62 til 63 år, ellers blir tilbudene til seniorene som i dag. - Av de tre tilbudene, er det flest arbeidstakere som tar ut 80 prosent arbeid for full lønn, sier Gunvor. Og det er fremdeles slik at ledere og de som jobber i redusert stilling ikke kan benytte seg av dette tilbudet. Gode tall - Statistikken for 2010 er veldig god. Vi hadde en målsetting om at ikke mer enn 20 prosent av arbeidstakere mellom 62 og 65 år skulle ta ut AFP. Vi endte på 16 prosent. Det er et veldig godt resultat. Hun understreker også at Bærum på dette feltet ligger godt an i forhold til andre kommuner. Sykefraværet for arbeidstakere over 62 har i løpet av de siste tre årene gått nedover, og dette gir også en økonomisk effekt for kommunen. Vinn-vinn-situasjon - Et svært godt resultat er at Bærum har færre uttak av uføretrygdede enn andre kommuner. Dette er svært gunstig for kommunen ut fra en økonomisk vurdering, men også gunstig for den enkelte, sier Gunvor. Kommunen får i større grad beholde kompetansen til de eldre, noe som også gir økonomisk gevinst. Alt i alt er seniortiltakene en vinn-vinn-situasjon både for kommunen som arbeidsgiver og for den eldre arbeidstakeren. Morgenstrekk Lyden av musikk brer seg ut i andre etasje på Løkketangen. Hver morgen starter kollegiet på boligog oppfølgingskontoret arbeidsdagen med fysisk aktivitet. - Alle blir med så sant det passer mellom 0945 og 10.00. Det er en fin dag å møte arbeidsdagen på, sier leder Oddbjørn Vik. Pendlerkluss i sommer 25. juni-8.august Strekningen mellom Skøyen Nationalteateret, Oslo S og Bryn stenges for togtrafikk på grunn av utbedringer ved Oslo S. I perioden 4.til 8.august stenges også strekningen Skøyen Asker-Drammen. Buss erstatter tog på strekningene i de aktuelle periodene. BÆRUM KOMMUNE 5

aktuelt LØP mot mål Hullkortmaskinens tid er forbi vi løper inn i fremtiden med nye plattformer, verktøy og systemer. Noen endringer kan man leve med det hender de er til det beste. Ville du satset på familieferie i en bil fra 1962? Tror du Northug hadde vunnet ski-vm på treskiene til Magne Myrmo fra 1974? Neppe. - Vi må innføre nytt lønns- og personalsystem fordi vårt nåværende faktisk er utdatert, forklarer prosjektleder Jannicke S. Torp Ølnes. Tekst og foto: Ingvild Amble Eriksen Det gamle systemet bygger på gamle teknologiske plattformer, og har klare begrensninger. Siden det ble innført har utviklingen gått fremover, og Bærum kommune har stadig oppdatert og oppgradert ulike datasystemer. Antall ansatte har også økt betraktelig de siste 20 årene. Hvorfor det gamle funker jo? - Det er alltid en overgang med nye systemer, og vi vet at det kommer til å ta tid før alle er komfortable med nye måter å løse oppgavene på. Men når vi er i gang håper vi de fleste vil se at endringene er til det bedre, sier Jannicke, og minner oss på at Word Perfect viste seg å ikke være det mest perfekte det heller selv om det virket slik da vi endelig hadde lært oss alle kommandoene på 90-tallet. Nye løsninger kommer, og som regel er de enklere og mer effektive. Imidlertid blir den tekniske verden også stadig mer digitalisert, automatisert, integrert og komplisert, og dette innebærer at systemene skal utføre mange flere oppgaver enn da vi gjorde mye av jobben manuelt. Mange får «utslett» av å fylle ut papirskjemaer i 2011 nå skal vi få mindre av dette, smiler Jannicke. Enkelt og greit? - Ja, det blir enklere, men kanskje ikke med en gang. For de som er godt «inne i» vårt eksisterende system, blir det nok en større overgang til det nye enn for de som ikke først må dekode det de allerede kan. Nye LØP består av tre store applikasjoner kompetanse, lønn og rekruttering og vi involveres på ulike nivåer. Ledere og merkantilt personell har vært eller skal på kurs, alle andre databrukere i kommunen skal få e-læring i selvbetjeningsmodulen, forklarer prosjektlederen. Jannicke forsikrer om at hjelpemannskap skal være på plass bare en telefonsamtale unna - med en gang den nye løsningen tas i bruk. Vi antar at det blir et visst behov for brukerstøtte underveis. Derfor legger vi også opp til oppfriskningskurs fra og med august. Men fatt mot. Dette er et nytt datasystem, og vi har jo tatt i bruk slike før. Det viser seg at de fleste kommer i mål til slutt i slike situasjoner. Noen ganger går det til og med lettere enn man fryktet. All informasjon ligger på Ansattportalen. 6 BÆRUM KOMMUNE

Aktuelt Digital avskjed Hva skjer med ditt kommunale, digitale liv den dagen du slutter? TEKST: SYNNE STORVIK ILLUSTRASJONSFOTO: SYNNE STORVIK Den dagen du slutter er du digitalt utestengt fra arbeidsplassen. Det eneste du som arbeidstaker må huske på er å levere nøkkelkort, ID-kort, mobiltelefon, PC og parkeringskort. Kanskje ønsker du en sluttsamtale også, og det tilbys om du ønsker det. I tillegg kommer punktet om avpassering og uttak av ferie og levere tilbake hjemmekontor og mobiltelefon og slike ting. Lurt å levere husnøkkel dersom du har kommunal bolig. Men det meste som skal avsluttes faller på tjenestelederens skuldre. Men hva med WebSak? Når det gjelder ansatte som har benyttet WebSak i saksbehandlingen av dokumenter og saker, så er det viktig at det sendes melding til Dokumentsenteret om dato for når personen slutter, slik at personen ikke lenger kan settes som mottaker av brev og notater. Det finnes et skjema som skal benyttes. Den som slutter skal rydde og avslutte saker og dokumenter i WebSak og leder skal sørge for at aktive saker og dokumenter overføres til en annen saksbehandler/-ansvarlig, sier leder Ulla Momme for Dokumentsenteret. Det ligger også en Informasjonssikkerhetshåndbok på Ansattportalen, som tjenestelederen oppfordres til å se i. Der ligger generelle regler med veiledning for hva ledere skal følge opp ved start og slutt av arbeidsforhold. Den er kjempegrei å følge. Jeg har vært leder i mange år, men bruker den, da det jo er så mye å huske på, sier Momme. Skal du sjekke ut digitalt er det tjenestelederen som får jobben. Her er en liten huskeliste: 1. Stopp av lønn. Send lønnsmelding. 2. Sluttoppgjør, lønn og feriepenger. Skjema for fratredelse skal fylles ut. 3. Anvisningsmyndighet. Skiftlig melding til kommunalsjef eller avdelingsleder. 4. Utmelding av telefon for deg som har intern telefonlinje. 5. Si opp mobilabbonnement, og eventuelt Mobilt hjemmekontor. 6. Utmelding av IKT-systemer som gjøres ved å fylle ut autorisasjonsskjema for sletting. 7. Oppdatering av ansatteoversikter. Du skal slettes fra telefonlister, nettsider og liknende. 8. Personalmappe hvis det fortsatt ligger igjen. (PS. Fyll ut avleveringsskjema). 9. Attest/bekreftelse. De fleste ansatte ønsker en bekreftelse på arbeidsforholdet i kommunen. Det er ikke krav om å gi vurderinger i slike attester, så det er en frivillig sak om leder ønsker det. Pensjonistmiddag med rådmannen Går du av med pensjon i år? Da kan du se frem til en hyggelig invitasjon fra rådmannen om middag til neste år. Etter det Bare Bærum blir fortalt skal det være en hyggelig begivenhet for mange, og en mulighet til å møte tidligere kollegaer igjen. Det er i Rådhusets festsal middagen holdes, og tilbakemeldingene på arrangementet er gode. Vil ha avslutningssamtaler Personalenhetens leder Anci Odhelius sier at det å ta en avslutningssamtale med ansatte som velger å slutte, kan gi kommunen verdifull kunnskap. Vi har ikke fått satt dette i system ennå, men en avslutningssamtale med arbeidstaker kan oppsummere hvordan det har vært opplevd å være ansatt i Bærum kommune. Å innhente råd og synspunkter kan være til nytte i vår videre utvikling av kommunen som en god og attraktiv arbeidsplass, sier Odhelius. Hun mener at når en arbeidstaker forlater Bærum kommune som arbeidsplass enten for å gå over til ny arbeidsgiver eller fratrer med pensjon vil opplevelsen av kommunen og hvordan vi omtales som arbeidsgiver være en viktig omdømmebyggende faktor. - Tenk omdømme, sier hun. BÆRUM KOMMUNE 7

aktuelt Ansattportalen - kampen om oppmerksomheten Når du skal informere organisasjon og kollegaer, skriver du trolig en nyhet for nett. Ansattportalen er derfor fylt til randen med nyheter og innhold. Problemet er at 9 av 10 artikler aldri leses. Tekst og illustrasjon: Pål Hivand «Viktig informasjon bør oppdateres der de ansatte forventer å finne den» I løpet av de siste 12 månedene har Ansattportalen hatt 15.000 sider, med nyheter, håndbøker og alt det andre. Disse sidene ble vist (klikket) 2,7 millioner ganger. Tallenes tale: Tallenes tale er hard og nådeløs: ansatte leser ikke det som ikke interesserer dem eller det som ikke har relevans for oppgaver og ansvar i det daglige. Grovt sett leser de nyheter minst, mens håndbøker, skjemaer, telefonkatalog og annet brukes i den utstrekning ansatte har behov for det i det daglige arbeidet. Dette forteller oss hovedsakelig to ting. Det ene er at å publisere en artikkel på nett ikke gjør at de ansatte automatisk blir informert eller orientert. Og det andre er at viktig informasjon bør oppdateres der de ansatte forventer å finne den, ikke med stadig nye artikler på nye steder. Dersom fristen for en ordning endres, bør den allerede eksisterende siden der den gamle fristen står, endres. Det er der folk forventer å finne det, understreker intranett-redaktør Marius Morstøl Jenssen. 4.000 sider aldri lest: Bare 1.658 sider er lest mer enn 120 ganger siste året, eller mer enn 10 ganger per måned. Disse sidene utgjør beskjedne 11 prosent av det totale antall sider på Ansattportalen, samtidig som de representerer over 90 prosent av den totale trafikken på Ansattportalen (2,4 mill. av totalt 2,7 mill. visninger). Sagt på en annen måte; 5000 sider (av totalt 15.000) er lest mindre enn fem ganger i løpet av siste året. 9.000 sider er lest en gang per måned eller færre. 4.000 av disse ble aldri lest. - Nett er en dårlig arena for «rundskrivkulturen». Folk leser og klikker på det som er nyttig og det som interesserer dem. Statistikken fra Ansattportalen siste år forteller at de ansatte aktivt velger vekk 90 prosent av innholdet, konstaterer informasjonssjef Anne Johanne Enger. 8 BÆRUM KOMMUNE

rådmannen Klok av skade At våren er en tid for opprydding og utlufting, er velkjent. Det er med skrekkblandet fryd vi ser hva som dukker opp når at snøen smelter og sola kikker inn: vinduene må pusses, hagen rakes og ryddes og bodene tømmes for det vi har satt der som vi ikke trenger lenger. Foto: Hans Fredrik Asbjørnsen De 20 mest leste sidene n Forside (1.168.475) n Felles informasjon (205.563) n Søk (131.291) n Intern telefonkatalog (63.373) n Medarbeiderportalen (58.680) n Telefon og adresser (34.483) n Personalhåndboken (23.733) n Kurs (20.261) n Ledige stillinger (18.040) n Pleie og omsorg (17.473) n Skjemaer A-Å (15.084) n Tjenestesteder A-Å (14.501) n LØP-prosjektet (8.518) n Lønnshåndboken (6.868) n Interne stillingsutlysninger (6.522) n Rammeavtaler (6.297) n HMS-håndboken (6.148) n Personaltilbud (5.965) n Lønnsenheten (5.805) n Kap. 7 Permisjoner (5.073) Kun to nyhetsartikler er blant de femti mest brukte sidene. Begge omhandlet Ansattportalen. Tall i parantes er antall sidevisninger (klikk) siste 12 måneder. Kilde: Google Analytics 2.485 artikler aldri lest De minst leste artiklene (sidene) domineres av nyheter og enkeltkapitler i håndbøkene. 3.955 av sidene aldri ble lest: n Askefast og rakk ikke jobben nyhet n Facebook for internkommunikasjon nyhet n Flåttvaksine utvidet anbefaling i år nyhet n Øvelsesbanker nyhet n Medlemsmøte 1. mars nyhet n Oppgaver for kontaktperson for - nyhet n 1 Avtale om ansvar for brukers - håndbok n 1 Skjema for søking om multidose håndbok n 1 Pas. Lov.kap. 4A prosedyre håndbok n 1.1 Mål og strategi IKTsikkerhet håndbok n 1.1 Regler for anskaffelser håndbok n 1.1.1 Lovverk internkontroll håndbok n 1.2 Porteføljeforvaltning IKT håndbok n 1.2 Sosial og helsemyndigheter håndbok n 1.2.4 Helsetilsynet/Fylkesmannen håndbok «Lykkes vi med det er vi en lærende organisasjon» Denne våren vi hatt flere rydde- jobber å gjøre i Bærum kommune. Vi har gått gjennom alle våre rammeavtaler, styrket innkjøpskontrollen, ryddet opp i vikarbruken vår innenfor pleie og omsorg og ryddet opp i anskaffelsene av barneverntjenester. Tusenvis av fakturaer er sjekket og en rekke interne rutiner er nå frisket opp. Jeg vet dere har gjort en enorm innsats for å rydde opp. Mitt budskap til dere etter denne vinteren og våren er at jeg har full tillit til at vi blir kloke av skade og ser at vi utvikler oss i riktig retning. Som rådmann både ser og opplever jeg daglig at dere løser oppgavene deres med kunnskap, engasjement og iver fordi dere har et mål om å gjøre en best mulig jobb. Derfor har det vært ekstra tungt å be dere gjøre jobben enda grundigere, sjekke ekstra nøye og gjøre ting på enda nøyere måte. For mange av dere har det blitt en ekstra belastning at jeg som rådmann sjekker dere. Jeg håper og tror samtidig dere ser at vi som kollegaer har alt å vinne på å dele med hverandre når vi oppdager at ting må gjøres annerledes. Hvordan kan ta med oss vinterens erfaringer inn i vårt arbeid med medarbeiderskap? Ved å gi hverandre konstruktive tilbakemeldinger slik at vi sammen lærer og fornyer oss. Og ved å ved å vise hverandre tillit og trygghet for at vi løser oppgavene når vi møter motbakker. For meg handler medarbeiderskap om å ta ansvar og dele med hverandre både egen dyrekjøpt lærdom og andres erfaringer. Lykkes vi med det er vi en lærende organisasjon! Da blir vi kloke av skade og snur egne feilgrep til en styrke for oss. Vårt omdømme en skatt Så sitter vi også med en skjør skatt i hendene: innbyggernes tillit til oss som kommune og tjenesteprodusent. De midlene vi trenger for å levere gode tjenester til innbyggerne har vi fått av de samme innbyggerne. Hver dag skal vi vise at vi har gjort oss fortjent til et godt omdømme, at vi lykkes å forvalte midlene godt. Jeg har lært mye av de feilene vi har oppdaget: at vi trenger gode rutiner det er lett å følge, at vi alle kjenner til regelverket vi omgir oss med og at kunnskap er veien til å løse oppgavene. En sommerferie står for døren. Nyt den med fri fra både jobb og rutiner! Marit langfeldt ege Rådmann BÆRUM KOMMUNE 9

tema : En lærende organisasjon COMME IL FAUT: Slik skal det gjøres. FOTO: shutterstock.com 10 BÆRUM KOMMUNE

tema : En lærende organisasjon Tango i takt med revisjonen Å bli god tangodanser blir du ikke uten å gjøre noen små feiltrinn. Men skal en hel organisasjon lære å danse samtidig, må det nødvendigvis et par justeringer til? Tekst: SYNNE STORVIK Tangometaforen er bare et eksempel på at det tar timer og tålmodighet å lære seg trinnene som gjør at tangodanseren både opptrer og danser korrekt. Uten en god instruktør ville neppe dansen fortonet seg så estetisk, temperamentsfull og sensuell som hvis danseren hadde famlet seg frem på gulvet på loslitte såler. Det tar tid å bli god og få kontroll på overivrige, men dog så lærevillige føtter. Det siste året har tangoinstruktøren i Bærum kommunen hatt navnet kommunerevisjon. Der inngåtte avtaler, rammeavtaler og fakturakontroller har smøget seg rundt på gulvet etter gamle takter, selvsagt i god tro på en har handlet riktig, har revisjonen gitt klare instrukser tilbake. Mobbeproblematikk som ikke er satt i system på skolene, barnevern som har hatt diskutabel innkjøpspraksis og fakturakontroll som kunne ha vært bedre. Som en god tangoinstruktør med dertil pedagogisk evne vet kommunerevisjonen at det ligger god læring gode tilbakemeldinger. En revisjon eller som her, en tangotime, utløser et utviklingspotensial som igjen fører til god læring. For revisjonen behøver ikke nødvendigvis være negativ, den har som mål om å finne frem og sette i system forbedringer. For enkelte kan revisjonen ha motsatt effekt. Var ikke trinnene de rette? Skulle en tatt til høyre i stedet for til venstre? Innenfor pedagogikkens verden har synet på læring stått mellom behavouristenes ståsted med direkte belønning og straff og humanistenes milde mer indirekte lønn. Den lærende organisasjon. Når hele organisasjonen skal danse i takt er det viktig å vite mål og retning, men også hvem den enkelte skal danse med. Læring og fornyelse er også et av de fem hovedpunktene i målekartet til kommunen. Læring og fornyelse er sidestilt hovedpunktet økonomi. - Vi tenker at medarbeiderskap er en filosofi og en tankegang som blir trukket frem og ligger i arbeidsgiverpolitikken. Vi skal lære av hverandre og ta ansvar, som gir muligheter til personlig og faglig vekst hos den enkelte, sier arbeidsgiverdirektør Gunvor Erdal. Men lærer vi av de små feiltrinnene? De små glippene på vei til å lære noe nytt. Eller sagt på en annen måte: Lærer vi av våre feil? Kanskje, men trolig ikke systematisk nok. Får vi revisjoner bruker vi tid på å se på våre faktiske ordninger, mens fokus kanskje burde være å se på hvordan dette kan bedre den langsiktige måten vi jobber på. Hvis læringseffekten skal bedres, er revisjonen et viktig incitament på om vi kan ha et forbedringspotensial andre steder også, sier arbeidsdirektør Gunvor Erdal. Tango kan synes vanskelig. Men uten instruksjon går det neppe bra. BÆRUM KOMMUNE 11

tema : En lærende organisasjon Å feile er ofte det rette Suksess og fiasko henger sammen. Noen virksomheter straffer ansatte som gjør feil. Andre deler ut priser til de mest spektakulære blemmene. Tekst: PÅL HIVAND prosjekter, sa konsernsjef Eric Schmidt i Google i forbindelse med fjorårets «gravlegging» av produktet Google Wave som aldri «tok av» hos publikum. Konsernsjef Ratan Tata i Tata-gruppen er en av Indias mektigste menn og en av de mest innflytelsesrike forretningsmenn i verden. Han deler årlig ut en pris i for den best begåtte feilen i Tata-gruppen. The Google way Ifølge tidsskriftet The Economist anser Tata feilgrep å være en gullgruve for selskapet, som er avhengig av nyskaping og innovasjon for å lykkes i et globalt marked. Under hans ledelse har selskapet opplevd en eventyrlig vekst og utvikling. Men ikke alle virksomheter omfavner feilgrep på samme, positive måte. Ifølge BI-professor Jan Ketil Arnulf er tilbakemeldinger knyttet til feilgrep ikke alltid fruktbare. Sterkt forenklet kan man si at en av tre tilbakemeldinger gjør prestasjonen verre i stedet for bedre. De verste formene for tilbakemeldinger ser ut til å være slike som treffer selvbildet vårt, for de vil ikke bare være ubehagelige å forstå. De kan føles som uvennlige angrep, og utløser i verste fall forsøk på hevn, skriver han i kronikken Lærer ledere av sine feil? i Dagens Næringsliv 3. mars i år. Personlig utviklingstid Stikk motsatt synes å være tilfelle i teknologiselskapet Google. Selskapet er kjent for å legge til rette for prøving og feiling blant sine ansatte. Alle ansatte i Google får bruke inntil 20 prosent av arbeidstiden sin på egne utviklingsprosjekter. Målet er at de ansatte skal bruke tid på utvikling innenfor fagområder de personlig er spesielt opptatte av. Slike prosjekter kan etableres helt uten ledelsens godkjenning. Googles anerkjente epost-tjeneste Gmail var i utgangspunktet et individuelt utviklingsprosjekt, som endte med å bli en viktig del av Googles portefølje. Googles Gmail ble utviklet på ansattes frie utviklingstid, men er nå et av selskapets viktigste produkter. Vår policy er at vi prøver ut ting. Vi feirer våre feilgrep. Dette er et selskap hvor vi legger vekt på å teste ut saker og ting som er veldig vanskelige. Dersom vi ikke lykkes, tar vi med oss lærdommen og praktisere den på nye Fiasko + lærdom=suksess For mens rekken av mislykkede produktlanseringer i Google er lang, er rekken over Googles mange suksesser betydelig lengre. Det synes å være et sammenfall mellom de selskaper som opplever store suksesser, og på hvilken måte de samme selskapene forholder seg til sine feilgrep. Sammenhengen mellom suksess og fiasko behandles i siste nummer av Harvard Business Review, som har fått det talende navnet «The Failure Issue» - feilgrepsutgaven. De fleste av oss feiler selv i våre feilgrep og makter ikke å dra lærdom fra de feil vi begår, skriver Adi Ignatius, sjefredaktør i Harvard Business Review. Så var ikke tilfelle med oppfinner Thomas Alva Edison. Han er opphavsmann til 1093 amerikanske patenter, i tillegg til en rekke i Storbritannia, Frankrike og Tyskland. Han anses som en av de dyktigste oppfinnere gjennom historien. Etter 700 mislykkede forsøk på å få lyspæren til å virke, ble han spurt av en reporter fra New York Times om hvordan han opplevde å mislykkes 700 ganger. - Jeg har ikke mislykkes 700 ganger. Jeg har lykkes i å dokumentere at disse 700 ulike måtene ikke kommer til å virke, svarte Edison. Harvard Business Review mars 2011: The failure issue. Handler om spektakulære feilgrep og suksessene som følger av å lære av egne og andres feil. 12 BÆRUM KOMMUNE

tema : En lærende organisasjon Fakturasjekk ga uttelling FOTO: SYNNE STORVIK Det kan være penger spart i å ta en ekstra kikk på fakturaen. Det vet de på Vallerhjemmet som handlet slik at Bærum kommune fikk tilbakeført rundt 430 000 kroner fra en leverandør i fjor. tekst: SYNNE STORVIK Høsten 2009 mottok Anskaffelsesenheten avviksmelding fra Vallerhjemmet om feilfakturering. En observant tjenesteleder har ført til at Bærum, Røyken og Asker kommuner har tilbakeført til sammen i underkant av 600 000 kroner fra én og samme leverandør. - Jeg reagerte på at fakturaene fra Mediq Norge var litt høyere enn vanlig, og så at samme vare var priset forskjellig på ulike fakturaer. Vi ga Anskaffelsesenheten beskjed gjennom avvikssystemet til kommunen, som igjen førte til full fakturarevisjon, sier Ada Nordjordet og tjenesteleder Karen Sofie Sefland ved Vallerhjemmet. For hva gjør du når fakturaen ikke stemmer? Noen tar kontakt OPPDAGET FEIL: Tjenesteleder Karen Sofie Sefland og Ada Nordjordet oppdaget feil med faktureringen fra den medisinske utstyrsleverandøren. Det førte til at Bærum kommune fikk tilbakebetalt 430 000 kroner. med leverandøren direkte. Mens andre kanskje ikke legger merke til avviket en gang. Attestanten på Vallerhjemmet tok kontakt med Anskaffelsesenheten gjennom avvikssystemet, da fakturaen ikke samsvarte med oppgitte priser. Så hva hadde egentlig skjedd? Bærum kommunes leverandør av medisinske forbruksartikler og fakturerer en gang per måned. Vallerhjemmet er bare et av mange tjenestesteder i kommunen som bruker leverandøren. Røyken og Asker bruker samme leverandør. - Fakturaene for april og mai 2009 var heftet med store feil. Mange artikler var fakturert med feil pris, det vil si priser som lå langt over rammeavtalepris. Vi reagerte på at fakturasummen var uvanlig høy, og begynte derfor å undersøke prisene. Vi innkalte leverandør til et møte og la fram våre prisdifferanser. Leverandør kunne bare beklage og gikk tilbake på sine fakturaer, sier anskaffelsessjef Knut Arve Orten Lie. FOTO: SYNNE STORVIK Anskaffelsesenheten fikk etter hvert klart inntrykk at dette var feilfakturering fra OPPDAGET FEIL: Tjenesteleder Karen Sofie Sefland og Ada Nordjordet oppdaget feil med faktureringen fra den medisinske utstyrsleverandøren. Det forte til at Bærum kommune fikk tilbakebetalt 430 000 kroner. leverandørens side, og satte i gang en fakturarevisjon med ekstern bistand. Leveransenes omfang er på cirka 10 mill per år. - Med bakgrunn i avviksmeldingen og samtaler med Vallerhjemmet, besluttet vi å gjennomføre en fakturarevisjon (med ekstern bistand). Det ble foretatt en sammenligning mellom fakturert pris og rammeavtalepris for circa 3000 kjøp, sier Orten Lie. Konklusjon: Fordi Vallerhjemmet meldte avvik på denne leverandøren og Anskaffelsesenheten hadde avviksrutiner, fikk Bærum kommune tilbakebetalt circa 430.000 kroner i 2010. Røyken og Asker kommuner har felles kontrakt med Bærum innenfor innkjøp av medisinsk utstyr, og de får tilbake henholdsvis 50.000 og 90.000 kroner. Bærum kommune gjør innkjøp fra denne leverandøren for rundt 10 millioner kroner i året. Hva lærte vi? 1) Det er viktig å sjekke priser og betingelser når faktura attesteres 2) Det er viktig å si ifra både til leverandør og avtaleansvarlig når noe ikke er korrekt 3) Det nytter å si ifra og det gir avtaleansvarlige muligheter for å reagere og kontinuerlig lære av feil. 4) Meld avvik selv om beløpet kan være lavt. Husk at Bærum kommune er en stor innkjøper og mange små beløp kan over tid utgjøre større beløp. 5) Det er lett å varsle avvik på anskaffelser i Bærum kommune BÆRUM KOMMUNE 13

tema : En lærende organisasjon I god jord En ny arbeidsgiverpolitikk ser dagens lys i løpet av høsten. Den berører oss alle. tekst: SYNNE STORVIK Du, jeg og alle andre som jobber i kommunen får en ny arbeidsgiverpolitikk å forholde oss til fra høsten av. Læring og utvikling blir en sentral del av den nye plattformen til ledelsen. Vi er flinke til å ta imot besøk fra andre land og kommuner, men kanskje ikke så flinke og nysgjerrige på tvers av programområdene. Jeg ser at vi kunne være flinkere til å ha en delingskultur og lære mer på tvers med felles tematikk, sier arbeidsgiverdirektør Gunvor Erdal. Den politiske behandlingen av ny arbeidsgiverpolitikk starter i juni, og den skal landes i løpet av høsten. Overbygningen er å være en attraktiv arbeidsgiver og ha stolte og engasjerte medarbeidere. Vi har medarbeiderskap som filosofi i bunn med verdiene våre, åpenhet -respekt og mot, sier arbeidsgiver Gunvor Erdal. Den nye arbeidsgiverplattformens fem hovedpilarer er: 1. Ledere og medarbeidere: Styrke den helhetlige lederkulturen med fokus på medarbeiderskap og omstilling. Tilrettelegge for gode flerkulturelle arbeidsplasser. Utvikle helsefremmende arbeidsplasser. 2. Jobbinnhold: Fremme en kultur preget av engasjement og arbeidsglede. 3. Utviklings- og karrieremuligheter: Skape attraktive utviklings- og karrieremuligheter. 4 Arbeidsgivers omdømme: Systematisk omdømmebygging for god rekruttering. 5. Lønns- og arbeidsvilkår: Føre en aktiv lønnspolitikk og bruk av andre goder. Arbeidsgiverdirektøren sier at det nå jobbes med å lage en arbeidsgiverstrategi en plattform - og en handlingsplan. Noe av det som det skal tas spesielt tak i er utviklings og karrieremulighetene for den enkelte. Dette kan også sees i lys av det nye kunnskapssenteret som skal etableres i Sandvika. Her vil kommunens høgskolesatsing og den interne utdanningen plasseres. Bærum kommune gir mange ufaglærte mulighet til å ta fagutdanning. Det er viktig for oss å formidle at selv om du begynner som ufaglært har du muligheten til å ta et utdanningsløp, sier Erdal. I 2010 var det rundt 100 personer som tok sykepleie- og førskoleutdanning. Kommunen har hatt satsing på vernepleier og førskoleutdanning, men også intern opplæring. - Bærum kommune har alltid hatt ambisjoner om å ligge i forkant, og det har ikke kommet signaler om at vi skal fire på disse. Ti år fremover i tid er vi trolig i en annen situasjon når det gjelder tilgangen til arbeidskraft, da må vi kunne fremstå som attraktive arbeidsgivere i forhold til privat næringsliv og andre kommuner, sier Erdal. Hun mener kommuner både har mulighet og kapasitet til å være i forkant. - Så lenge vi har en rådmann og ledere med ambisjoner om å være i forkant, så er det ingen fare for at vi stagnerer som kommune, sier arbeidsgiverdirektør Gunvor Erdal. 14 BÆRUM KOMMUNE

: folk PROFIL: Trine Bakkeli, kommunalsjef for Helse og sosial VISSTE DU DET? : En titt bak valget HJEMME HOS : Anskaffelsesenheten JUBILANTER: SKRÅBLIKK : Gjesteskribent: Shabana Rehman PLUSS : Småstoff herfra og derfra BÆRUMSPULSEN : Sommer! Sommer! Sommer! FOLK FOTO: SYNNE STORVIK Velferdsteknologi-demo på Henie Onstad seniorsenter.tekniske hjelpemidler installert i hjemmet kan gi økt trygghet og selvstendighet og gjøre det mulig for eldre mennesker å bo hjemme så lenge som mulig.velferdsteknologi for hjemmeboenede er et samarbeidsprosjekt mellom PLO helseinformatikk, SINTEF og Abilia. Prosjektet har kommet frem til ulike hjelpemidler som eldre hjemmeboende kan ha nytte av. Hjelpemidlene installeres i Fru Paulsens leilighet på Henie Onstad seniorsenter og offisiell åpning var torsdag 12. mai. Utstillingen er åpen for publikum. ARBEIDSMILJØDAGENE Arbeidsmiljødagene for alle ansatte er i år 20., 21. og 22. september. Det blir som tidligere år sandvolleyball, triathlon, revy og utdeling av arbeidsmiljøprisen. Andre tilbud er under planlegging. Innspill til arbeidsmiljø-dagene kan du komme med ved å skrive til finn.johnsen@ baerum.kommune.no eller på bloggen «Arbeidsmiljødagene» i Ansattportalen. SHOW. Satser på revy i år også. FOTO: KAI OLE HAGETRØ Etterlyst: kandidater til arbeidsmiljøprisen! Arbeidsmiljøprisen deles ut til et tjenestested som har satt i gang arbeidsmiljøtiltak med synlige og positive resultater innen helse, miljø og sikkerhet. Prisen kan bare gis til tjenestesteder/arbeidssteder. Alle ansatte kan foreslå kandidater. Prisen blir delt ut på Arbeidsmiljødagene som går av stabelen 20. 22. september. Send søknad til HMS-enheten v/hms-rådgiver Reidar Bjerke,reidar.bjerke@baerum.kommune.no, innen 1. september. Se også HMS-håndboka, del 2. BÆRUM KOMMUNE 15

16 BÆRUM KOMMUNE

profilen Kritisk og lojal Trine Bakkeli (46) klarte ikke å si nei til jobben i Bærum kommune, til tross for at hun sto foran store oppgaver der hun var. I halvannet år har hun vært kommunalsjef for helse- og sosial, og har i den tiden gjennomført en omfattende omorganisering. Uten at noen har hørt om det! Hvordan har hun fått det til? Tekst: Vigdis Bjørkøy Foto: Ingvild Amble Eriksen Jeg har latt prosessen ta den tiden som var nødvendig, sier Trine om omorganiseringen innen helse og sosial. Vi sitter på Kanel ved elvepromenaden i Sandvika og drikker kaffe og nyter vårsolen. Trine selv er et hvitt smil og lutter imøtekommenhet. Men vi har også hørt at hun kan være streng, men rettferdig. Hun mener det er en del av jobben hennes å si fra om ting som kan gjøres annerledes eller forbedres. Trine er av kolleger betegnet som kritisk og lojal. Dette mener hun selv er riktig. Hun mener også at det er hennes mandat i stillingen å stille de kritiske spørsmålene, undre over om ting gjøres på den riktigste, mest kostnadseffektive måten. Selve omorganiseringen av Helse og sosial var en bestilling fra kommunestyret i Handlingsprogrammet, og i løpet av noen måneder ble 19 tjenestesteder til ti. Tjenestelederne måtte søke på lederstilling på nytt, enten den de hadde fra før eller en annen. Vi har utrolig mange flotte ansatte og ledere som har samarbeidet i arbeidsgrupper. De har greid å legge bort sitt eget og tenke hva som er best for Bærum. Hvorfor Bærum? Det var helt tilfeldig at jeg fikk høre om stillingen her i kommunen. Jeg var ikke på jobbjakt. Oppgavene mine i Holmestrand kommune var spennende og jeg hadde tenkt å være der i tre fire år, til jeg hadde fått til det jeg hadde satt meg fore. Og så dukket denne stillingen opp. Det var dårlig timing i forhold til jobben i Holmestrand, men jeg kunne ikke si nei til stillingen i Bærum da jeg fikk tilbudet. Jeg visste det var gode systemer og ryddige tilstander i Bærum, og dessuten var fagkombinasjonen helse og sosial fristende for en som har en sykepleierutdannelse i bånn. Hun angrer ikke på at hun tok jobben i Bærum, den er spennende og utfordrende. Hun kan ennå kjenne følelsen da hun satt på en terrasse i Frankrike på ferie og med tungt hjerte ringte rundt til ledergruppen sin i Holmestrand og fortalte at hun kom til å slutte. Omorganisasjon på skinner Jeg mener jeg har god magefølelse for hva som er viktig å gjøre når, i hvilket tempo og hvilke kriger man ikke skal legge opp til, sier Trine. I en omorganisering vil selvfølgelig noen bli skuffet over at de ikke har fått den jobben de ville ha, men organisasjonsendringene har vært ute til høring på alle tjenestestedene, og vi fikk inn titalls høringsinnspill. I medbestemmelsesmøte i mars ble kabalen lagt, og nå går Trine spent og venter på om de som har fått tilbud svarer ja. Målet med prosessen var at det ikke skulle komme noen overraskelser når det kom ut. Jeg ønsket å slippe minst mulig bomber, det skaper uro og støy. Noen har brukt muligheten til å tenke over hva de vil gjøre videre i arbeidslivet sitt. De nye tjenestestedene blir store og komplekse og tjenestelederrollen blir endret. Det blir også et avdelingsledersjikt under tjenesteleder. Endringen medfører at 700 800 ansatte skal forholde seg til en ny tjenesteleder, organisasjonsinndeling og nye funksjoner. Bærum har et luksusproblem når det gjelder kompetanse, forteller Trine. Jeg har aldri jobbet et sted der de ansatte har så mye utdannelse, videreutdannelse og spesialkunnskaper. Skjema, skjema Den største forandringen med å begynne i Bærum kommune er alt papirarbeidet, sier Trine. Det er utrolig mange rutiner, regler og skjemaer for alt. Det skal fylles ut mye for å få gjort den enkleste ting. Jeg er overbevist om at «Jeg har aldri jobbet et sted der de ansatte har så mye utdannelse, videreutdannelse og spesialkunnskaper» BÆRUM KOMMUNE 17

profilen «Jeg er tydelig og mine kolleger vet hvor de har meg. Det ser jeg på som en god ting» hvis vi ønsker raskere endringer, må vi forenkle rutinene. Trine understreker at det er viktig med en balanse mellom det å være grundig og ordentlig, og det å forenkle. Dette tror hun er en av de viktigste utfordringene for kommunen, nemlig å få ansatte og ledelse til å jobbe enklere. Noe annet er alle mailene som blir sendt i kopi til sjefen og andre i enhver sak. - Må nesten sette av tid i avtaleboken for å få lest all mailen. Sykefraværet utfordrer Sykefravær er en utfordring i Helse og sosial, som det er i resten av kommunen. Jeg synes folk i for stor grad blir flyttet rundt, uten at dette er noen god løsning. Noen ganger virker det som om en personalkonflikt på et tjenestested følges av en sykemelding. Dette skjer oftere enn jeg liker, og setter bare den vanskelige situasjonen på vent. Samtaler og oppfølging av den sykemeldte er viktig, slik at han eller hun ikke bryter opp helt fra jobben, men kanskje kan jobbe en dag eller bare noen timer. Det er viktig at de ikke blir helt fremmede for arbeidsplassen etter langt fravær. Trine mener at det for noen kan være godt å være i jobb når det butter. Jobber mye, må kompensere Trine bor på Konnerud i Drammen, er samboer og har en datter på 11 år. - Hun synes jeg jobber for mye, sier Trine, - at jeg er for mye borte. Derfor prøver jeg å kompensere i helgene, og ta lengre ferier. Målet er å ikke jobbe mer enn to kvelder i uka. Jeg er ikke helt i mål der, men jobber med saken. Trine vil gjerne ha frem at det er morsomt å ha kommet til et område der fagkompetansen på mange kompliserte felt er kommet så langt. Da er det morsomt å komme på tjenestebesøk, å komme inn i et rom med mye spesialkompetanse og videreutdannede. Da kjenner jeg at det er en fordel at jeg har sykepleien som et bakteppe. Åpen, lojal Jeg opplever at vi har en rådmann som inviterer til tydelige tilbakemeldinger, og at hun er en leder som tåler det godt. Jeg har valgt å tenke at det er mitt ansvar å bidra til dette, og jeg har tatt henne på ordet. Jeg er tydelig og mine kolleger vet hvor de har meg. Det ser jeg på som en god ting, avslutter Trine Bakkeli. En ørliten Å arrangere et valg er ingen spøk. Likevel, lange, detaljerte lister til tross, latteren sitter løst og det er mye vitsing på formannskapet før en eneste valgurne er på plass eller utstyrskistene er klargjort. Tekst og foto: Synne Storvik Vi tøyser litt med at vier usikre på hvilken bransje vi er, sier Borgny Danielsen ved formannskapskontoret og ler. - Vi opererer jo med både urner og kister, Valgurne vet de fleste hva er, men en kiste. Vi snakker om utstyrskisten som skal ut til hvert valglokale, forteller Tone Halvorsen og innrømmer at det kan høres rart ut for utenforstående. Vi har satt opp en nøyaktig liste over det som skal ligge i utstyrskistene. Jeg innrømmer at det kan virke i overkant pedantisk, men ingen ting er overlatt til tilfeldighetene. Liste opp og liste ned Ved Hundsund grendesenter på Snarøya er det vel 2000 manntallsførte. Utstyrskisten skal blant annet inneholde:4 rodeplakater, 50 omslagskonvolutter 31, 1 samlekonvolutt særskilt omslag, 1 samlekonvolutt tvilsomme, 5 stempel, 1 kart, 1 valgmappe, 1 saks, 1 tape, 2 smokk i pakker á 12 Stopp her! Smokker? Nei da, ikke smokker til babyer, det er smokker som er på fingeren.. - Smokkene benyttes for å lette tellingen, sier Tone. Ivrige valgmedarbeidere fra Eiendom Ifølge Tone har Borgny Danielsen godt samarbeid med valgmedarbeiderne. Borgny blir av de andre beskrevet både som geskjeftig og med en god hånd om det praktiske. Det er spesielt Erik Guneriusen 18 BÆRUM KOMMUNE

visste du det Valget i Bærun 2011 n Det er 85 tusen stemmeberettigede i Bærum n Bærum har 3 forhåndsstemmemottak n Bærum har 27 stemmekretser/valglokaler 12. september n 244 valgavlukker i valglokalene n 150 urner står ute i stemmelokalene n Det er 10 kommunelister og 13 fylkestingslister til høstens valg n 350 valgmedarbeidere er i sving på valgdagen TUNGA RETT I MUNNEN: Det er en uendelig masse detaljer som skal på plass for at et valg skal kunne avvikles smertefritt. Borgny Danielsen og Tone Halvorsen er nærmest rigorøse i alle systemene de har. Men så pleier valgene å bli avviklet uten fadeser av noe slag. titt bak valget og Jan Melvin Haugen fra Eiendomsservice, som har vært med i mange år, forteller Tone. Årets høydepunkt er når de to sammen med Borgny, kjører ut for å rigge valglokaler. Hun legger til at disse spiller en viktig rolle og er supre lagspillere. Men de vil ikke ha elektronisk valg, da er det slutt på turene, ler Tone. Nystrøkne forheng Krøllete forheng til valgavlukkene har vært rot til irritasjon valgtrioen i mange år. Vi har sett at de er skrukkete, men har tidligere ikke hatt kapasitet til å ta tak i det, forteller Tone. Men nå har vi Elisabeth Wahlund fra Rådhusforvaltningen, og hun skal stryke forhengene. Da kan vi til høsten skryte av at vi har nystrøkne forheng på valgdagen. Borgny har stått for både innkjøp og gjennomføring av den vakreste ideen i forbindelse med valget. I kommunegården kan man forhåndsstemme i ukene før valget og der er det jo som kjent atrium. Siden valgavlukkene er åpne i toppen, kan folk i teorien stå oppover i NYSTRØKENT: I år blir det nystrøkne forheng til valgavlukkene. Det er det Elisabeth Wahlund som sørger for. etasjene og se hva folk stemmer. Det er hemmelig valg i Norge, sier Tone og forteller om Borgny som gikk til innkjøp av et langt blondestoff som nå draperes over toppen på avlukket. Dermed er det tatt hensyn til alt. Vi bruker å spøke med at åtte meter blondestoff kan lånes ut til brudekjole ved behov Må tenke på alt Å arrangere valg er et puslespill, alt skal tenkes på, ikke minst trengs valgmedarbeidere. For å rekruttere personell til de ulike oppgavene har de brukt Bæringen og nett. Og resultatet var overveldende. Jeg hadde minst 30 mail og telefonen sto ikke stille, forteller «rekrutteringssjefen» Irene Jensen et par dager etter at Bæringen kom ut. Men det er bare fint, for vi trenger masse folk. Til forhåndsstemming, praktiske oppgaver, i valglokalene på selve dagen. Tone drar opp den ene listen etter den andre, til og med kart over hvert enkelt valglokale har hun. Det er tenkt på alt. Så er alt dekket og klart til velgerne strømmer på 12. september. jubilanter 50 ÅR JUNI Sylvia Johansson 01 Gro Hilde Wensaas 01 Hege Bo Sverdrup 05 Kari Grahn 06 Jens-Petter Jackwitz 09 Kirsti Hanssen Skolt 11 Marianne Werenskiold 11 Marianne Kjekshus 13 Heidi Rem 14 Sissel Røisland 14 Bjørn Bolstad 15 Freddy Støvind 19 Marit Åberg 21 Håkon Nilsen 22 Jon Høe Martinsen 23 Morten Netskar 25 Susanne Elisabeth Wiklund 26 Terje Skui 28 Mary Bøgseth 30 JULI Mette Mathiesen 03 Zuwena Suleman Salum 07 Nina Frog Stangeland 10 Tone Krogsæter 14 Sanglay Noelor A Bayeng 18 Ingrid Kathrine Smidt 20 Heidi Bjørkli Brodersen 22 Charlotte Brusdal 22 Birgit M Woldbæk 26 Kristin Gjul 27 AUGUST Marianne Jarøy Solheim 03 Inger Andresen 07 Mariela Christie Sandoval 13 Morten B Henriksen 16 Alicia Alvarez Lim 16 Keylana Myrvold 20 Hanne Humborstad 21 Astrid Nøklebye 22 Anne Dessingthon 25 Trond Møller 28 Torhild Bech Børsum 30 Therese Lunde 31 60 ÅR JUNI Gunvor Rosenkilde 01 Ida Helene Backer-Grøndahl 02 Wenche Jacobsen 02 Randi Cecilie Mühlbradt 04 Berit Brånå 05 Tom Johansen 13 Amira Beslagic 19 Kristine Hennie 19 Solveig Johnsen 19 Bjørg Fiskum 23 Kari Gynnild Hauge 24 Purisima Calderon 25 Ingjerd Reksten 28 JULI Grethe Kleven 03 Irina Barinova 08 Betten Misvær 12 Signe Liv Larsen 13 Leonora Tan 13 Mariann Mathiesen 14 Maria Nuria Oliu Moe 14 Henning Weberg 19 Ulla Britta Momme 23 Marit Gro Melby 25 Hilde Lennart 27 Janne Bjargo 28 Eva Sonja Farstad 31 AUGUST Rolf Thomas Bøyesen 03 Odd Petterson 06 Alf Magne Andreassen 08 Jorunn Fagerli 09 Synne Wold 09 Lars-Ove Nordnes 10 Solveig J R Binderø 11 Irene Solveig Kravik Magnus 16 Arne Brurås 21 Torhild Bjørge 23 Inger Kirstine Løw 24 Kari Anne Eikrem 31 BÆRUM KOMMUNE 19

AKTUELT Ingen kjøp uten å ta kontakt med Anskaffelsesenheten først. - Vi er her til hjelp og rådgivning for store og små handleturer, sier tjenesteleder Knut Arve Orten Lie, og sikter da til både bruk av rammeavtaler, e-handelssystemet og ved større anbud. Tekst og foto: Ingvild Amble Eriksen Og når du har fått hjelp og er fornøyd, er vi også fornøyd, smiler han. Vi har lett for å grunne på de fem prosentene som kunne vært bedre, men vi gjør jo veldig mye bra. Og det skal vi bli flinkere til å feire. Han får støtte av sine kolleger, Kari Bustgaard, Thore Storløs og nyansatte Odd Martin Helland. BEHAGELIG KLIMA I Anskaffelsesenheten går det oppover. Medarbeiderundersøkelsen har gått fra dystre tall til lysende grønt. Også brukerundersøkelsene viser at enheten byr på seg selv. Vi satser litt ekstra rett før undersøkelsene, vet du, sier Orten Lie med et smil, og legger til at enheten steg på poppis-barometeret da rammeavtalen med IKEA var et faktum. Vi sparte nesten 200 telefoner i uken på den. Det var verdt innsatsen, ler Thore. Det er høyt under taket i fjerde etasje i Kommunegården. Latteren sitter løst, tonen er uhøytidelig og kommentarene smeller i veggene. Men Kari forsikrer at det kun handler om godartet fleiping. RETTFERDIGE INNKJØP Selv frustrerte innkjøpere på tur med e-handlevogna klarer ikke å legge en demper på humøret, og Knut Arve mener det er et paradoks at Bærum var tidlig uten med e-handel, men at vi likevel ikke er kommet lengst. Nå må vi skjerpe oss. Av hensyn til dokumentasjon, sporing av innkjøp, lojalitet til rammeavtalene og redusert risiko for ulovlige direktekjøp, må alle bli flinkere til å bruke det elektroniske systemet, sier sjefen. Et par ekstra flinke skolesekretærer ble i fjor belønnet med kake. Nå skal vi ansette en egen brukerstøttekonsulent for kun dette feltet. Så da er det bare å løfte røret og rope «hjelp». Ellers finnes det en god e-læringsløsning på Ansattportalen, sier Kari. Bruk avviksmeldinger om rammeavtalene ikke fungerer, oppfordrer Knut Arve. Vi forvalter skattebetalernes penger, da er det viktig at innkjøpene utføres korrekt og til gunstigste pris. Hvis pris, kvalitet eller levering ikke holder mål, må vi vite det. Da kan vi hjelpe. Husk at alle innkjøp over 100.000 kroner skal føres i Websak. SOSIAL TRIVSELSFAKTOR Fleksibiliteten er kanskje en av våre største fordeler. Det handler om å levere, og da spiller det ikke så stor rolle når eller hvor du gjør jobben, forteller Kari. Knut Arve nikker. Han stoler på sine ansatte, og legger til rette for de ulike fasene av livet. Odd Martin begynte i avdelingen i august og er fortsatt litt fersk. Men han er meget godt fornøyd så langt. Veldig god arbeidsplass og hyggelig miljø med spennende utfordringer, er hans kommentar, og blir undrende i blikket når samtalen dreier over på hytte- og skogsturer. Jo da, vi passer på å være litt sosiale, smiler Knut Arve, men skynder seg å legge til at det stort sett er utenom arbeidstid. Vi drar på hytta til Kjell en gang i året, og i fjor gikk vi tur fra Sundvolden til Kongens utsikt. Det blir god stemning av slikt. Og så har vi stilt med lag på triatlon, selv om enkelte feiget ut i fjor og ikke ville løpe. De tre ansatte stirrer på sjefen som rister avfeiende på hodet. Det va kje me! Det var Kjell som ikke ville sykle, sier han, og setter øynene i ferskingen Odd Martin. Du får ta høstens sykkeletappe. Vi legger inn fysisk test i intervjuene så vi får toppet laget, fleiper Thore. Knut Arve parerer med å forklare at miljøet som helhet er en viktig faktor ved utvelgelse, ved siden av faglig kompetanse. Og nå, mens sjefen selv er ute i pappa-permisjon, er det Hilde Meling som er utpekt som sjefsvikar. 20 BÆRUM KOMMUNE