Kapittel 6 Brukerveiledning 6.1 Forord Denne kravspesifikasjonen er ment som en hjelp til veileder, gruppemedlemmene og oppdragsgiver for å viske ut eventuell tvil om hva som skal lages. Ved å definere avgrensninger, funksjonalitet og nytteverdi av hva som skal lages øker vi forståelsesevnen til alle parter. Denne kravspesifikasjonen har vært til god hjelp i tilfeller hvor vi har vært usikre på om en funksjon er med i omfanget av prosjektet eller ikke. Innholdsfortegnelse 4.1 Forord............................... 1 4.2 Terminologi............................ 3 4.3 Innledning............................. 4 4.4 Veiledning............................. 5 4.4.1 Innlogging, utlogging og glemt passord......... 5 4.4.2 Søk............................. 6 4.4.3 Kunde........................... 8 4.4.4 Ansatt........................... 12 4.4.5 Kontrakt.......................... 14 1
4.4.6 Skjema........................... 22 4.4.7 Kalender.......................... 24 4.4.8 For deg som bruker.................... 28 4.5 Feil- og rettingsmuligheter.................... 31 2
6.2 Terminologi Meso Meso Capital Markets Systemet webapplikasjonen Kunde privat- eller bedriftskunde av Meso Bruker bruker av systemet, med andre ord en ansatt i bedriften Aktivitet generell betegnelse for møte, opplæring, telefonmøte, oppfølging og lignende Kontrakt salgs- eller kjøpskontrakt for andeler i et fond Webbasert aksesseres og krever en nettleser som f.eks Internet Explorer, Firefox, Opera og lignende Applikasjon Program, system og lignende Kundetype privat- eller bedriftskunde Kundestatus status en kunde har, dette kan være ikke kontraktet, potensiell og lignende Avdeling hvor en ansatt hører til, for eksempel salg, resepsjon, regnskap og lignende Avatar også kalt profilbilde Rolle rolle som plasserer en ansatt i systemet, og styrer tilgangskontrollen Vedlegg bilder, dokumenter og andre vedlegg til en kontrakt Kontraktstype kjøps- eller salgskontrakt Kurs hvilken kurs et antall aksjer skal kjøpes og/eller selges med Kurtasje inntjening, profit, provisjon og lignende Tredjepart Parten som verken er Meso eller kunden Skjema et type vedlegg som kan legges ved i kontrakter 3
(Type)-visning detaljer om en enkelt type (Type)-oversikt oversikt over alle elementer av gitt type 6.3 Innledning Denne webapplikasjonen har som hovedoppgave å være en intern, webbasert back-end-løsning for lagring, oppdatering og visning av kunder, ansatte, aktiviteter, samt kontrakter. Webapplikasjonen har følgende, overordnet funksjonalitet: Opprette kunde Endre kunde Opprette ansatt Endre og slette ansatt Tilegne rettigheter på en ansatt Opprette aktivitet Opprette kontrakt tilknyttet aktivitet Ettersom applikasjonen er webbasert kan man aksessere den gjennom en hvilken som helst nettleser. Dette være seg nettbrett, smarttelefon, bærbar eller stasjonær datamaskin. Ved bruk av fingre, touch-penn eller mus og tastatur kan man benytte seg av webapplikasjonen på tiltenkt og tilstrekkelig måte. Applikasjonen har som oppgave å gi tilstrekkelig tilbakemelding på alle handlinger brukeren gjør. Ved opprettelse og endring gir applikasjonen tilbakemelding på om handlingen var vellykket eller mislykket. Dette signaliseres med en rød tekstboks (mislykket) eller en grønn tekstboks (vellykket) øverst på skjermen. I tilfeller hvor en operasjonen verken gir mislykket eller vellykket tilbakemelding gir systemet en blå tekstboks med en generell tilbakemelding. Merk at du ikke nødvendigvis har tilgang på alle handlingene som blir beskrevet i brukerveiledningen da dette kommer an på 4
hva slags tilganger du har. Hvilke tilganger du har kan du se på Din profil, under valget Tilganger. 6.4 Veiledning 6.4.1 Innlogging, utlogging og glemt passord Logge inn Når du først skriver inn adressen til webapplikasjonen blir man møtt med en innloggingsskjerm. Her skriver du inn e-postadresse og passord i sine respektive felter. Etter disse er fylt ut klikker du på knappen Logg inn eller trykker enter-tasten på tastaturet. Om innloggingen feiler vil du få en tilbakemelding på dette, og du vil få mulighet til å skrive inn informasjonen på nytt. Ved vellykket innlogging kommer du til Oppslagstavlen med en melding om vellykket innlogging. Figur 6.1: Innloggingsskjermen Merk at du etter 5 mislykkede forsøk på innlogging blir blokkert fra innlogging i 5 minutter. Logge ut Gitt at du er logget inn klikker du på ditt navn oppe i høyre hjørne på nettsiden og velger Logg ut. Ved vellykket utlogging kommer du til innloggingsskjermen med tilhørende tilbakemelding. 5
Glemt passord Figur 6.2: Logg-ut-knapp Hvis du har glemt innloggingspassordet kan du på innloggingsskjermen klikke på Glemt passord for å få et nytt passord. Skriv så inn din e-postadresse og trykk på knappen Send meg nytt passord. Gå så inn på den tilhørende mailkontoen og klikk på linken i e-posten. Du vil da komme til en ny side hvor du kan skrive inn nytt passord. Bekreft ved å skrive passordet på nytt og klikk på knappen Endre passord. Ved vellykket passordendring vil du bli sendt til innloggingsskjermen med tilhørende tilbakemelding. Ved mislykket passordendring vil du få muligheten til å skrive inn det nye ønskede passordet på nytt med tilhørende feilmelding på hva som gikk galt. 6.4.2 Søk Applikasjonen har tre søk: Hurtigsøk Fullstendig søk Kundesøk Til enhver tid er det et søkefelt øverst i høyre hjørne. Ved å klikke i dette feltet og skrive inn søkeordet vil systemet søke etter kunder etter kriteriene som skrives inn. Her kan du søke etter navn, telefonnummer, e-post eller 6
(a) Glemt passordskjerm sendt (b) Nytt passord er nå (c) Endre passordskjerm Figur 6.3: Skjermbilder for glemt passord adresse. Resultatene vil oppdateres etterhvert som du endrer søkekriteret, ved å skrive mer eller fjerne tegn i søkeordet.for å få resultater må du skrive minst 3 tegn.bedrifter vil ha et ikon av en bygning, og privatpersoner har et ikon av en person. Figur 6.4: Eksempel på hurtigsøk For å gå til fullstendig søk kan man bruke entertasten på tastaturet. Du vil da komme til et nytt vindu med resultatene til ditt søkekritere. For å endre søkekriteret skriver du inn nytt kritere i søkeboksen og bruker entertasten på tastaturet. Resultatene vil da oppdateres etter nytt søkekritere. Ved opprettelse av aktivitet finnes det et søkefelt under Kunde. Dette søket fungerer på samme måte som hurtigsøket, og resultatene vil oppdateres 7
Figur 6.5: Eksempel på et fullstendig søk ettersom du legger til eller fjerner tegn i søkekriteriet. For å velge kunde klikker du på avhukingsboksen til venstre for den kunden du vil koble til aktiviteten. Figur 6.6: Kundesøk 6.4.3 Kunde Opprette kunde For å opprette en kunde klikker du på Meny oppe i venstre hjørne, og klikker videre på valget Ny kunde. Ved å klikke på kundetype vil du få felter spesefikke til den valgte kundetypen. 8
Figur 6.7: Menyvalget Ny kunde (a) Felter til privatkunde (b) Felter til bedriftskunde Figur 6.8: Felter ved kundeopprettelse Privat Velg kundestatus fra nedtrekkslisten og fyll så inn fornavn, etternavn, personnummer, e-postadresse, telefonnummer, adresse, postnummer og poststed og klikk så Legg til kunde -knappen for å opprette kunden. Bedrift Velg kundestatus fra nedtrekkslisten og fyll så inn bedriftsnavn, kontaktpersons fornavn, kontaktpersons etternavn, organisasjonsnummer, e-postadresse, telefonnummer, adresse, postnummer og poststed og klikk så på Legg til kunde -knappen for å opprette kunden. 9
Ved vellykket opprettelse av kunden vil du komme til kundevisningen med en tilbakemelding om vellykket opprettelse av kunden. Ved mislykket opprettelse av kunden vil du komme tilbake til samme side med tilbakemelding om hva som gikk galt, for å få muligheten til å skrive inn info på nytt og/eller rette opp i feilene spesifisert i tilbakemeldingen. Endre kunde For å endre en kunde klikker du på Meny oppe i venstre hjørne. Klikk så på Kunder under Se alle til høyre i menyen. Finn frem den kunden du vil endre informasjonen på og klikk på Vis. Klikk så på teksten Endre kundeinformasjon og endre ønsket informasjon. Etter ønsket endring er gjort klikker du på Lagre kunde -knappen for å fullføre endringen. Ved vellykket endring(er) vil du få en tilbakemelding på toppen av siden med beskjed om vellykket endring(er). Ved mislykket endring(er) av informasjonen vil du bli på den samme siden med en tilhørende feilmelding. Figur 6.9: Endre-kunde-skjerm Vis kunde For å vise en kundes informasjon klikker du på Meny oppe i venstre hjørne. Klikk så på Kunder under Se alle til høyre i menyen. Finn frem den kunden du vil se på og klikk på Vis. Du vil da komme til kundevisningen. Her 10
vil du se informasjon om tilhørende aktiviteter og kontrakter til kunden sammen med spesefikk info for kunden. Figur 6.10: Kundevisning I kundevisningen finnes det også en toppmeny med følgende valg: Oversikt Her finner du kontaktinformasjon og generell informasjon om kunden, samt informasjon om antall møter, hvorav møtte og ikke møtte, og kontrakter, hvorav kjøp og salg. Klikk på knappen Vis fullstendig kundeinformasjon for å se alle detaljer. Klikk på teksten Endre kundeinformasjon for å endre kundens informasjon. Kontrakter Her finner du en oversikt over alle kundens kontrakter. Ved å klikke på knappen Last ned kontraktbackup lastes kundens kontrakter ned som en ZIP-fil. Logg Her kan du legge til en logg på kunden. Man kan legge til en logg i følgende kategorier; Telefon Inn, Telefon Ut, Mail Inn, Mail Ut, Møte Inne, Møte Ute og Notis. Ved å klikke på teksten Vis automatiske logger ser man alle automatiske logger som gjelder kunden. 11
Rådgivere Her ser man hvilken, eventuelt flere, rådgivere kunden har. Ved å klikke på Legg til rådgiver og Fjern rådgiver kan man legge til og fjerne rådgivere. Filer Her har man en oversikt over kundens filer. Dette er filer som gjelder den enkelte kunden og kan legges ved på en kontrakt. Dette kan være for eksempel kundebilde eller andre kundespesefikke dokumenter. Ved å klikke på teksten Legg til kundefil kan man legge til en ny fil tilknyttet kunden. I opprettelsen av filen kan man velge om filen er legitimasjon eller om filen må signeres. Kontoer Her finner du en oversikt over kundens bankkontonummer og eventuelt VPS-kontonummer. Ved å klikke på teksten Legg til konto kan du legge til en ny konto på kunden. Aktiviteter Her finner du en oversikt over kundens kommende og tidligere aktiviteter. Ved å klikke på knappen Opprett ny aktivitet med kunde kommer man rett til aktivitetsopprettelse hvor kunden er forhåndsvalgt. Ikon: kalender med pluss Denne knappen sender deg videre til aktivitetsopprettelsen hvor kunden er forhåndsvalgt. Høyre: kundenavn Ved å klikke på dette kommer du til kundeoversikten tilsvarende valget Oversikt. 6.4.4 Ansatt Opprette ansatt For å opprette en ny ansatt klikker du på Meny oppe i venstre hjørne. Klikk så på Ny ansatt til høyre i menyen. Velg den ansattes rolle, og fyll så ut fornavn, etternavn, e-postadresse, telefonnummer, avdeling, fødselsdato, ønsket passord og bekreft passordet trykk så på Legg til ansatt -knappen for å fullføre opprettelsen. Endre ansatt For å endre en ansattes informasjon klikker du på Meny oppe i venstre hjørne. Klikk så på Ansatte under Se alle til høyre i menyen. Finn frem den ansatte du vil endre informasjonen til og klikk på Vis. Du vil 12
Figur 6.11: Menyvalg for opprett ansatt da komme til visningen av den ansatte. Under informasjonen har du flere endre-valg. Figur 6.12: Endre ansatt-skjerm Endre ansatt Her kan du endre fornavn, etternavn, telefonnummer, e-postadresse, fødselsdato, avdeling og avatar. Klikk så på Endre - knappen for å fullføre endringen. Endre passord Her kan du endre passordet til den ansatte. Skriv inn nytt passord og bekreft passordet. Klikk så på Endre -knappen for å fullføre passordendringen. Endre rolle Her kan du endre den ansattes rolle. Velg den nye rollen fra nedtrekkslisten og klikk så på Endre -knappen for å fullføre rolleendringen. 13
Vis ansatt For å vise en ansattes informasjon klikker du på Meny oppe i venstre hjørne. Klikk så på Ansatt under Se alle til høyre i menyen. Finn frem den ansatte du vil se informasjonen til og klikk på Vis. Du vil da komme til visningen av den ansatte. Figur 6.13: Ansattvisning Slette ansatt For å slette en ansatt klikker du på Meny oppe i venstre hjørne. Klikk så på Ansatte under Se alle til høyre i menyen. Finn frem den ansatte du ønsker å slette og klikk på Vis. Du vil da komme til visningen av den ansatte. Velg nederste valg, Slett ansatt, trykk så på Slett ansatt - knappen for å gjennomføre slettingen. Denne handlingen kan ikke reverseres! 6.4.5 Kontrakt Opprette kontrakt For å opprette en ny kontrakt må man først opprette en aktivitet med en kunde. Dette er gjort for at knytningen mellom en kunde, en aktivitet 14
Figur 6.14: Sletting av ansatt og en kontrakt skal fungere som tiltenkt. Opprett først en kunde, opprett så en aktivitet knyttet til den opprettede kunden (eventuelt på en eksisterende kunde). Klikk så på Min kalender oppe i venstre hjørne for å komme til kalendervisningen. Finn frem aktiviteten du vil opprette en kontrakt til og klikk Vis (Eventuelt opprett ny aktivitet). Fra aktivitetsvisningen klikker du på knappen Opprett kontrakt tilknyttet aktivitet. Vennligst påse at kontrakten er knyttet mot riktig kunde og aktivitet. Under Velg skjemaer finner du en liste over alle mulige skjemaer som er satt opp i systemet. Ved å huke av Legg ved -boksen vil du legge ved skjemaet til kontrakten, og kan fylles ut i neste steg. Ved å huke av Kopier til kundefiler -boksen vil utfylt skjema bli overført til kundens egne filer for gjenbruk. Fyll så ut kontraktsnavn, kontraktstype, aksjenavn, antall aksjer, kurs, total kurtasje og tredjepartskurtasje. Du vil ettersom du endrer antall askjer og kurs få en oversikt over de forskjellige parters data i henhold til kjøpet eller salget. Etter at du har fylt ut informasjonen klikker du på Videre til utfylling - knappen for å gå videre til sjemautfylling. Fyll ut de skjemaspesefikke feltene og klikk så på Lagre -knappen. (Merk at første skjema som fylles ut alltid vil være kontraktskjemaet selv om dette ikke er valgt som skjema tidligere). Hvis du tidligere valgte ett eller flere skjemaer til kontrakten vil du også fylle ut disse i dette steget. Eventuelle predefinerte felter vil allerede være fylt ut, men du vil ha muligheten til å endre også på disse. Ved vellykket kontraktopprettelse og skjemautfylling vil du bli sendt til 15
kontraktvisning med tilhørende tilbakemelding. Ved mislykket kontraktopprettelse eller skjemautfylling vil du bli værende på siden med feil og du vil få mulighet til å rette opp i disse. Kontrakten er nå opprettet, og er klar til signéring. Se mer under Endre/behandle kontrakt for mer info om disse statusene. Signere via tredjepart For å legge en fysisk signatur på en ferdig utfylt kontrakt må du gå gjennom en tredjepartsprogramvare. Et godt alternativ til et slikt program er Adobe Reader 1. Veiledningen bruker denne programvaren i skjermbilder hentet fra en Mac. Vær obs på at tastevalg kan variere noe på PC, og eventuell norsk språkpakke. 1. Gå inn på kontrakten du skal signere og trykk på knappen Se kontraktdokument. 2. Last ned dokumentet til din datamaskin. 3. Åpne det nedlastede dokumentet i Adobe Reader. 4. Trykk på knappen Sign oppe i høyre hjørne. 5. Velg enten å plassere initialer eller signatur avhengig av hva kontrakten krever. 1 http://www.adobe.com/no/products/reader.html 16
Merk! Hvis du har plassert en signatur før må du velge å nullstille eller bytte denne da den forrige lagrede signaturen vil være standardvalg. 6. Huk av for den måten du vil ha signaturen på via tastaturskriving, håndskriving (eller tegneflate til datamaskin), fra et bilde eller et sertifikat. Velg Accept når du har gjort dette. 7. Plassér signaturen der den hører til. 8. Klikk på knappen Signed. Proceed to send. 9. Velg så Save a copy og lagre kontrakten et sted du kan lett finne den igjen på datamaskinen. 17
10. Gå tilbake til webapplikasjonen og klikk på teksten eller knappen Signér kontrakt, så Velg signert kontrakt. Velg filen du nettopp signerte og lagret og klikk så Last opp signert kontrakt -knappen. 11. Kontrakten er nå signert og status på kontrakten er signert. Dette indikeres med en låst hengelås og teksten Signert. Figur 6.15: Opprett kontrakt-skjerm Endre/behandle kontrakt Grunnet gyldighet på kontrakter har man ikke samme endre-valg som på de andre elementene i systemet. I denne sammenhengen er det riktigere å bruke ordet behandling. Herunder inngår følgende handlinger: 18
Signére en kontrakt Klikk på knappen Signér kontrakt eller trykk på teksten Signér helt nederst i kontraktvisningen. Klikk på knappen Velg signert kontrakt, og velg den signerte utgaven av kontrakten. Les mer om denne prosessen under Signer kontrakt. Klikk så på Last opp signert kontrakt -knappen for å fullføre signeringen. Merk! Du må huske på å laste opp en kopi av legitimasjon til kontrakten før du signérer. Figur 6.16: Signér-kontrakt-knapp Figur 6.17: Knapper for Velg signert versjon og Last opp signer versjon Kansellere en kontrakt Klikk på knappen Kanseller kontrakt for å kansellere kontrakten. Etter en kontrakt er kansellert må en ny opprettes om den skal være gyldig. Det er ikke mulig å reversere kanselleringen. Se kontraktdokument Klikk på knappen Vis kontraktdokument for å se PDF-versjonen av dokumentet. Dette er den utfylte versjonen av kontrakten. Om kontrakten er signért vil den signérte versjonen vises, og om den er 19
kansellert vil kansellert versjon vises (markert med et kansellert - stempel). Se tilhørende aktivitet Klikk på knappen Se tilhørende aktivitet for å komme til aktivitetsvisningen for kontrakten. Vise vedlegg Klikk på teksten Vis alle vedlegg for å se en liste over vedlegg til kontrakten. Dette kan for eksempel være utfylte utgaver av skjemaer valgt under kontraktopprettelsen, kopi av legitimasjon eller andre vedlegg som er lagt ved som vedlegg, eller kopiert fra kundens filer. For vedlegg som krever signering kan man laste opp en signert versjon ved å klikke Browse og så finne frem signert vedlegg. Klikk deretter på Last opp signert versjon -knappen for å fullføre. Klikk Vis for å se vedlegget før eller etter signering. Legg til eksisterende kundefil Klikk på teksten Legg til eksisterende kundefil for å legge til en fil som kunden allerede har knyttet opp mot seg. Dette kan være fullmaktskjemaer, kopi av legitimasjon, utfylte skjemaer eller andre vedlegg som tilhører kunden. Legg til vedlegg Klikk på teksten Legg til vedlegg for å legge til et vedlegg på kontrakten. Fyll ut vedleggsnavn og huk av om vedlegget er legitimasjon eller om den krever signering. Klikk på knappen Velg vedlegg for å velge vedlegg fra din lokale harddisk. Klikk så på Last opp vedlegg - knappen for å fullføre vedleggingen. Vis kontrakt Man kan finne frem til ønsket kontrakt å vise gjennom en spesefikk kunde, knyttet til en aktivitet, eller alle egne opprettede kontrakter. 1. For å finne frem til en kontrakt gjennom en kunde kan du bruke søkefunksjonen eller Meny, Kunder under Vis alle, klikk Vis på ønsket kunde, velg Kontrakter i toppmenyen og klikk Vis på ønsket kontrakt for å komme til kontraktvisning. 20
2. For å finne frem til en kontrakt gjennom en aktivitet kan du klikke Min kalender oppe i venstre hjørne, finne frem til ønsket aktivitet og trykke Vis for å komme til aktivitetvisning. Klikk så på knappen Tilknyttede kontrakter eller klikk på teksten Vis tilknyttede kontrakter, deretter Vis på ønsket kontrakt for å komme til kontraktvisning. 3. For å finne frem til ønsket kontrakt av egne opprettede kontrakter klikker du på navnet ditt oppe i høyre hjørne, så Min profil. Klikk så på Kontrakter i toppmenyen, og klikk så Vis på ønsket kontrakt for å komme til kontraktvisning. Figur 6.18: Kontraktvisning Kontraktstatuser En kontrakt har ulike statuser som man kan se til høyre i kontraktvisningen. Klar til signering Dette indikerer at kontrakten er koblet opp mot en aktivitet og en kunde og at den er klar til signering. Signert Dette indikerer at kontrakten er signert. Dette betyr også at kontrakten ikke lenger kan endres. Hvis en endring kreves må kontrakten kanselleres og det må skrives en ny kontrakt. 21
Kansellert før signering Indikerer at kontrakten er kansellert før den ble signert. Kansellert etter signering Indikerer at kontrakten er kansellert etter den ble signert, altså på angrefrist. 6.4.6 Skjema Opprette skjema Skjemaer kan legges ved som utfylte utgaver på kontrakter, men er isolert sett en mal som kan gjenbrukes. For å opprette et nytt skjema klikker du Meny oppe i venstre hjørne og klikk deretter på Nytt skjema. Fyll ut ønsket navn på skjema, beskrivelse og klikk så på Velg fil.... Finn frem skjemaet du vil laste opp og klikk så på Legg til skjema -knappen for å fullføre opprettelsen. Ved vellykket opprettelse vil du komme til oppsettet av skjemaet. Ved mislykket opprettelse av skjemaet vil du få tilbakemelding. Dette vil skje i de tilfellene du forsøker å laste opp et skjema som ikke er gyldig. Figur 6.19: Menyvalget Nytt skjema Sett opp/ endre skjema For å endre på et skjema klikker du på Meny oppe i venstre hjørne og deretter på Skjemaer under Vis alle til høyre i menyen. Du vil da komme til skjemaoversikten. Finn frem til det skjemaet du vil endre og klikk på teksten Endre. Du har nå kommet til endringsskjermen for skjemaet. Dette vil være tilsvarende visning som ved oppsett av skjemaet, men med tidligere 22
Figur 6.20: Opprett-skjema-skjerm satte felter. Disse visningene har fire kolonner: Venstre kolonne Her finner du det originale navnet på feltet fra skjemaet du lastet opp. Dette er hva avsender/oppretter av skjemaet har valgt. Dette kan ikke endres, men er ment som informasjon. Midterste kolonne Her kan du endre navnet på feltet fra originalnavnet. Dette er det feltet vil hete når du fyller den ut i kontraktopprettelsen, og dette endrer du slik at feltet blir logisk og forståelig. Høyre kolonne Her kan du velge hva feltet skal representere. Avhengig av hva du velger i nedtrekkslistene vil den valgte informasjonen hentes fra databasen. Dette kan typisk være kundens navn eller lignende, slik at man ikke behøver å skrive inn denne informasjonen. Hvis feltet ikke skal hente data, benytter man seg ikke av nedtrekkslisten. Ved unødvendig felt som ikke skal fylles ut kan man velge Annet deretter Ubenyttet felt i den skjulte kolonnen (Se punktet nedenfor) og feltet vil da bli hoppet over i kontraktopprettelse. Skjult kolonne Denne kolonnen er skjult frem til man eventuelt velger noe i høyre kolonne. Når noe er valgt i høyre kolonne vil denn kolonen bli snylig, og du kan videre spesifisere hva feltet skal knyttes mot. 23
Figur 6.21: Endre skjema- og sett opp skjema-skjerm Vis skjema For å se på et skjema klikker du på Meny oppe i venstre hjørne og deretter på Skjemaer under Vis alle til høyre i menyen. Du vil da komme til skjemaoversikten. Klikk på Vis på ønsket skjema for å se detaljer. 6.4.7 Kalender Opprette aktivitet For å opprette en ny aktivitet klikker du først på Min kalender oppe i venstre hjørne, deretter på teksten Legg til aktivitet. Fyll inn startdato og -tid, sluttdato og -tid, søk etter den kunden aktiviteten skal knyttes opp mot, aktivitetstype, aktivitetsted, en kort beskrivelse og aktivitetsdeltakere og klikk deretter på Opprett aktivitet -knappen for å fullføre opprettelsen. Ved vellykket opprettelse vil du bli på siden med tilhørende tilbakemelding. Ved mislykket opprettelse vil du bli på samme side og har muligheten til å rette opp i feilene. 24
Figur 6.22: Menyvalg for ny aktivitet Endre aktivitet For å endre en aktivitet klikker du først på Min kalender oppe i venstre hjørne, deretter klikker du Vis på den aktiviteten du vil endre. Du kommer da til aktivitetsvisningen. Klikk så på knappen Endre aktivitet eller teksten Endre aktivitet nederst på siden. Endre ønsket informasjon og klikk så på Lagre event -knappen for å fullføre endringen. Behandle aktivitet For å behandle en aktivitet klikker du på Behandle aktivtet. Her kan du sette en aktivitet til ferdigbehandlet, og du kan også si om kunden møtte opp på aktiviteten eller ikke ved å huke av de respektive avhukingsboksene. Du kan også legge til en aktivitetslogg, også kalt et møtereferat. Klikk på Behandle aktivitet -knappen for å fullføre behandlingen. Ved vellykket behandling vil du bli på aktivitetoversikten med tilhørende tilbakemelding. Ved mislykket behandling vil du bli på samme side med mulighet for å rette opp i feilene. Vis aktivitet For å vise en aktivitet klikker du først på Min kalender oppe i venstre hjørne, deretter klikker du Vis på den aktiviteten du vil se detaljer til. Du kommer da til aktivitetsvisningen. Her har man også noen menyvalg: Opprett kontrakt tilknyttet aktivitet Oppretter en kontrakt mot tilknyttet aktivitet og aktivitetens tilknyttede kunde. Ved å klikke på denne knappen kommer man direkte til kontraktopprettelse. 25
Figur 6.23: Opprett aktivitet-skjerm Endre aktivitet Endrer aktivitetsdetaljer. Ved å klikke på teksten Endre aktivitet får du frem redigerinsskjermen. Behandle aktivitet Ved å trykke på knappen og på teksten Behandle aktivitet kan man sette kunden til møtt eller ikke, møtet kan settes som 26
Figur 6.24: Behandle aktivitet ferdigbehandlet eller ikke, og en aktivetslogg (også kalt møtereferat) kan legges til. Klikk på knappen Behandle aktivitet for å fullføre behandlingen. Tilknyttede kontrakter Viser en oversikt over alle tilknyttede kontrakter til denne aktiviteten. Klikk på teksten Vis tilknyttede kontrakter for å få frem oversikten. 27
Figur 6.25: Vis aktivitet 6.4.8 For deg som bruker Oppslagstavle Oppslagstavlen er den siden du blir møtt med etter vellykket innlogging. Du kan også gå til oppslagstavlen ved å klikke på logoen eller ved å trykke på ditt navn oppe i høyre hjørne, så Oppslagstavle. På oppslagstavlen finner du statistikk og informasjon om systemet. Dette er informasjon om Antall kontrakter, hvorav antall salg og kjøp også er oppgitt. Merk! Gjelder kun for signerte kontrakter Antall kunder, hvorav antall privat- og bedriftskunder er oppgitt Antall aktiviteter, hvorav antall aktiviteter møtt, ikke møtt og ubehandlet er oppgitt Mine kunder med siste aktivitet på de kunder du er rådgiver for. 28
Min profil Figur 6.26: Oppslagstavle Ved å klikke på ditt navn, og så klikke på Min profil kommer du inn på din egen profil. Her vil du bli presentert med din informasjon, og du har også en toppmeny. På din profil kan du gjøre følgende Oversikt Oversikt over din egen informasjon. Ved å klikke på de respektive lenkene kan du henholdsvis endre informasjon, endre passord eller endre rolle. Logg Her kan du legge til en ny logg, og også se informasjon for logger tilhørende kunder, automatiske logger, logger for uautorisert kundeakess, siste logger tilknyttet kunder og siste logger tilknyttet ansatte ved å klikke på de respektive linkene. Tilganger Her finner du en oversikt over tilgangsnivået ditt og hvilke handlinger du har tilgang til å utføre. Man kan også legge til tilleggstilganger ved å klikke på Legg til tilleggstilgang helt nederst på siden. Kontrakter Her finner du en oversikt over dine egne opprettede kontrakter. Klikk på Vis på ønsket kontrakt for å komme til kontraktvisningen. Kunder Her finner du en oversikt over dine egne opprettede kunder. Ved å klikke på Vis på ønsket kunde kommer du til kundevisningen. 29
Kalender Her vil du se din kalender, og har mulighet til å legge til, se og endre aktiviteter. (Dette er den samme visningen som om du klikker på Min kalender oppe i venstre hjørne). Se mer under Aktiviteter for å lese mer om hvordan man gjør dette. Min profil Ved å klikke på denne knappen kommer du tilbake til oversikten over din egen info. Figur 6.27: Min Profil-knapp Systeminnstillinger Ved å klikke på navnet ditt oppe i høyre hjørne, deretter på Systeminnstillinger har du mulighet til å Ta backup av alle kontrakter Om du vil ta en hardkopi av alle kontrakter til systemets nåværende tilstand bruker du denne knappen. 30
Denne kan du legge på din lokale harddisk eller på en backupdisk. Disse kommer i en ZIP-fil og det trengs et program som kan pakke ut disse filene om den skal vises. Endre bedriftsdetaljer Om du vil endre på Mesos bedriftsdetaljer klikker du på denne lenken. Du kan da endre på din bedrifts navn, e- postadresse, telefonnummer, hjemmeside, faksnummer, organisasjonsnummer, adresse, postnummer og poststed. Klikk på Lagre -knappen for å fullføre endringen. Ved vellykket endring vil du komme til samme side med tilhørende tilbakemelding. Ved mislykket endring vil du bli på den samme siden og har da muligheten til å rette opp feilene i feilmeldingen. Figur 6.28: Systeminnstillinger 6.5 Feil- og rettingsmuligheter Generelt i hele systemet får man tilbakemelding på hver eneste handling som gjøres. Ved vellykkede handlinger vil man enten gå til en side hvor man ser resultatet av hva handlingen som nettopp ble gjort var, eller bli værende på 31
den samme siden. Man vil etter envher handling få en tilbakemelding om handlingen var vellykket eller mislykket. Man har også muligheten til å ta en full backup av alle kontrakter i systemet i en ZIP-fil. Ved en eventuell serverkrasj, brann, ran eller andre uforutsette hendelser kan systemet gjennoprettes via denne. Tredjeparten som leverer servertjenester tar også backup av hele systemet ved gitte mellomrom. (a) Eksempel på feilmelding (b) Eksempel på suksessmelding (c) Eksempel på tilbakemelding uten feil eller suksess 32