LabOra TID Brukerveiledning for Proster Velkommen som bruker av LabOra TID! For å logge deg på TID: Logg deg på via Internet Explorer (NB! ikke andre browsere) ved å gå til: https://tid.mylabora.com Du kan også gå til www.agrando.no/support - og til Nedlastinger der finner du nedlastning for TID for PC. Noen kirkekontor har denne påloggingsknappen på serveren, men den kan også lastes ned til skrivebordet ditt for enklere tilgang. Ønsker man å bruke Mac utenfor fellesrådets server må man logge seg på TID via en nettleser som aksepterer Silverlight, vi anbefaler SeaMonkey - https://seamonkey.en.softonic.com/. Gå så til https://tid.mylabora.com Logg deg inn i programmet med ditt brukernavn og passord fra Medarbeideren. Og skriv inn en kode enten fra en Autenticator-app eller den koden du får på SMS. For oppsett av app for mottak av påloggingskode, se: https://www.agrando.no/support/dokumentasjon Da vil det komme opp et vindu som ser slik ut: Litt om menyvalgene på venstre side: A.Min Dette er prosten sine arbeidsplaner, timeregistrering, krav om leirtillegg, overtid osv Nederst finner du en menyknapp som er spesielt for prostene: Delegering. Her kan du gi tilgang til prostesekretær/prostesaksbehandler samme tilgang som prosten har. Og du kan gi tilgang til en vikar for prosten (i ferier/fravær) eller til andre. Trykk på Delegering og så på Ny delegering dersom du skal delegere til en annen prost i bispedømmet. 1(17)
Eller på Ny administrator dersom du skal gi tilgang til prostesekretær/prostesaksbehandler eller en annen prest. Skriv inn brukernavnet til vedkommende, og programmet vil finne personen. B.Organisasjon Viser en oversikt over hele organisasjonen. Velg ditt prosti ved å klikke i oversikten på venstre side. Da kan man se sitt prosti og informasjon om prestenes ansettelse (timelønn + uke-arbeidstid. Det er bispedømmekontoret som har lagt inn disse tallene, ta kontakt med dem dersom det ikke stemmer. Legge til kvoter for fravær: Gå til «Organisasjon» og til rett prosti, så til personen og «Kontaktkort». Nederst på kontaktkortet vises kvoter, og man kan skrive inn kommentar. Trykk på «Rediger», da kan man skrive i feltene. Man kan også endre kalenderår og legge inn kvoter for et nytt år. TID-app For at timestemplingen skal fungere for prestene, må prosten (evt. bispedømmekontoret) gi presten tilgang til å time-stemple. Trykk på: Ny Timestempling, sett en Fra-dato (men ikke en Til-dato uten at man bevisst ønsker å avslutte timestemplingen for en person), og trykk på: Ny timestempling under. Default (som normalverdi) er det satt et kryss i feltet Obligatorisk timestempling. Det betyr at brukeren må stemple/registrere (enten på App eller på PC) all arbeidstid. Hvis man fjerner krysset, kan brukeren la være å stemple/registrere på dager som er identisk med arbeidsplanen, men stemple/registrere ved alle avvik fra godkjent arbeidsplan. 2(17)
C. Planlegging Her kan du ha oversikt over arbeidsplaner og timeregnskap, legge inn beredskap, søke om leirtillegg og overtidsbetaling for en prest, legge inn fravær og sykemelding for en prest, ha oversikt over hele prostiet, se budsjett (og legge inn timesaldo for prestene). Arbeidsplan: Her kan du se prestenes arbeidsplaner. Programmet vil automatisk ta deg til den uken man er inne i. Men du kan velge andre uker ved å klikke på kalender-symbolet oppe til venstre eller klikke deg fram uke for uke med de små trekantene ved siden av kalender-symbolet. Et rødt utropstegn foran navnet på en prest betyr at det ikke finnes noen arbeidsplan for vedkommende i den uken man er inne i. Prosten kan lage arbeidsplaner for en prest dersom det er ønskelig. Det gjøres ved å gå til «Godkjenning» - så til «Skjemaforslag» og velge «Nytt skjema». Dette skjemaet kan prosten justere, redigere og sende til godkjenning for så å godkjenne det selv. Alt kan skje uten at presten er inne i bildet, men prosten har jo et ansvar for å ha avtalt/drøftet både med presten og med tillitsvalgte. Prosten må være særlig oppmerksom på alle røde utropstegn foran navn, det betyr at personen ikke har en godkjent arbeidsplan i gjeldende uke! Timeregistrering: Oversikt over timeregnskap. Velg prest og velg måned, og du ser oversikt over timeregnskap for vedkommende. Prosten kan her gå inn og om nødvendig lage, rediger og bekrefte et timeregnskap for en prest. Prosten kan her justere Ubunden tid -saldo. Gå til den riktige måneden (den måneden da endringen skjer/skjedde), velg Juster saldo, skriv inn enten et vanlig tall (pluss-tid) eller og så et tall (minustid). Man kan også skrive en kommentar/forklaring. Den forklaringen (inkludert hvem som har gjort endringen) vil lagres og vil vise dersom man holder mus-pekeren over tallet (tidssaldo justering). Justering av tidssaldo per 1. februar. Per 1. februar skal tidssaldoen ikke være over 45 timer. Det er komplisert å gjøre dette automatisk i TID, fordi rettelser tilbake i tid på: 3(17)
- timeregistreringer - timer for passiv tid på leir - timer for overtid vil påvirke tidssaldoen, og bli feil dersom saldo per 1. febr. automatisk blir satt ned til 45 timer. Derfor må prost eller bispedømmekontor gjøre dette manuelt for de det gjelder. Gå til Planlegging Timeregistrering og på hver enkelt person som har bekreftet januar: Se på Ut-saldo i januar 2019. Dersom tallet er mindre enn 45, gjør man ikke noe. Dersom tallet er større enn 45: Gå til «Timeregistrering» og januar 2019, velg personen og lås opp timeregistreringen. Gå tilbake til «Planlegging» - «Timeregistrering», og bruk knappen «Juster saldo», trekk fra et tall som gjør at summen blir 45 (skriv for eksempel -23,45 hvis ut-saldo er 68,45), skriv gjerne en kommentar, og trykk på «Lagre og lukk». Da vil ut-saldo i januar og inn-saldo i februar bli 45 timer. Bekreft Timeregistreringen og gå tilbake til «Godkjenning», «Timeregistrering» og godkjenn januar. Beredskap: Her kan prosten legge inn beredskap for prestene og ha oversikt over beredskap. Det er fra mai 2018 ikke lenger mulig å lage egne beredskapsmaler i programmet, dette på grunn av den nye avtalen om Beredskap Tidspunkt for beredskap skal fra og med juni 2018 gå fra onsdag kl. 1500 til neste onsdag kl. 0900. I programmet TID vil det derfor bare være to hoved-maler man kan bruke: onsdag-søndag (fra onsdag kl. 1500 til og med søndag kl. 2400) mandag-onsdag (fra mandag kl. 0000 til og med onsdag kl. 0900) Høytidsdager som faller på onsdager: Her forutsetter man at den som har beredskap fra onsdagen før også har beredskap på høytidsdagen fram til kl. 1500. Men trenger ikke legge inn noe i TID. Muligheten til å lage egne maler er tatt bort, i og med at tidsrammen er låst til onsdag kl. 1500 til neste onsdag kl. 0900. Trykk på knappen Planlegging og deretter på Beredskap Velg først en Beredskaps-mal Velg hvilken av de to periodene som ligger i systemet du vil planlegge/redigere. Vinduet som vises ser da slik ut: 4(17)
Hvis ikke alle prestene skal ha beredskap, kan du velge hvilke du vil se ved å trykke på knappen: Velg ansatt oppe i høyre hjørne. Velg der hvilke prester som skal vises. Sett inn beredskap ved å klikke inn i firkantene for den enkelte prest. For å legge inn hele uker: Gjenta prosessen, men velg da først den andre beredskapsmalen. Velg så samme periode. Vinduet som da kommer opp, ser slik ut: Den lilla fargen viser hvor man har brukt beredskapsmalen Ukeslutt, og bruker man så malen Ukestart kan man da krysse av for samme prest i uken etterpå, dermed får presten beredskap fra torsdag til torsdag. Beredskap blir låst for prestene når skjemaforslag blir godkjent. Prestene har en knapp som heter «Beredskap/Utrykning» i menyen for prestene. Når presten har hatt beredskap, kan presten sende inn krav om betaling. Både for beredskapsuken og for eventuell utrykning. Dersom en prest har steppet inn og tatt beredskap for en kollega, vil denne knappen også kunne brukes til å sende inn krav om betaling. Prosten vil få krav til godkjenning, og så vil bispedømmekontoret sende krav til TET som utbetaler beløpet på neste lønnskjøring. Leirtillegg Vanligvis vil det være presten som søker om leirtillegg. Men prosten kan også gjøre det for en prest. Se brukerveiledningen for prester for å se hvordan. Hvis presten i planlegging av leir ikke har brukt den rosa leir-tiden i skjemaplanleggingen, vil ikke TID finne noen leir når man søker. Da må man manuelt skrive inn datoer og timer da man har hatt hviletid på en leir. Og så kan man videre velge utbetaling eller godskriving av timer. Se brukerveiledningen for prester. Overtid: Vanligvis vil det være presten som søker om overtids-tillegg. Men prosten kan også gjøre det for en prest. Se brukerveiledningen for prester for å se hvordan. 5(17)
Fraværssøknad: Prosten har mulighet til å legge inn fravær (ferie, planlagt avspasering, seniordager, permisjoner med og uten lønn, studiedager/retreat osv.). Det har vist seg å være tungvint at bare arbeidstaker er den som kan legge inn/korrigere (dvs. slette og legge inn ny søknad) fraværssøknader som allikevel prosten godkjenner (og for det meste har styringsrett på). Gå til Planlegging, velg knappen «Fraværssøknad». Du kommer da til et vindu der du kan trykke på «Nytt Fravær» Vinduet som da kommer opp, ser slik ut: I feltet «Søk»: Begynn å skrive inn navn på presten, og alternativ vil dukke opp. Velg rett person, velg om det er en dag eller en periode, velg fraværsårsak og trykk «Send». Når man velger en type fravær i nedtrekks-menyen, vil det vise en oversikt for inneværende kalenderår. Det vil vise både godkjent fravær av denne typen + omsøkt fravær som ikke er behandlet. Dersom det er en kvote på denne type fravær, vil den vise. Under «Godkjenning» vil søknaden dukke opp som vanlig, og prosten må også godkjenne den da vil presten få en e-post og TID vil registrere fraværet. Sykefravær: Her kan prosten registrere sykefravær for en prest. Dette er viktig fordi når presten er syk, kan man ikke forvente at vedkommende skal gå inn i TID og gjøre dette selv, derfor er det tilrettelagt for at både prest og prost kan gjøre dette. Trykk på Sykefravær, og du vil se en liste med meldte fravær. For å legge inn sykefravær for en prest: Velg Nytt sykefravær oppe til venstre. Søk etter presten ved å begynne å skrive navnet i det åpne feltet. Velg om meldingen bare gjelder for en enkelt dag (klikk på: Legg til dag ) eller om det gjelder en periode (klikk på: Legg til periode ) og velg fraværsårsak. For å markere at sykemeldingen er undersøkt: Gå til Godkjenning, Sykefravær og klikk på det røde utropstegnet, da vil det endres til en grønn hake. Fra og Til i oversikten viser Fra og med... og Til og med... datoer. Ang. Statistikk: for gradert sykemelding vises timer, for alle andre typer vises dager. Når det gjelder «Sykemelding gradert», vises det hvor stor % sykemeldingen er. 6(17)
Oversikt: Her kan prosten ha oversikt over arbeid, fri og beredskap i prostiet. Man kan se en måned eller man kan velge kortere eller lengre periode. Fravær vil vise med grønn farge. Merk at Beredskap vil vise i Medarbeideren for de prester/fellesråd som har dette programmet. Det samme vil arbeidstiden (tilstedeværelse) gjøre. Høyreklikk på en ikke behandlet søknad (oransje farge), da kan man velge om man vil godkjenne eller avslå. Høyreklikk på en godkjent søknad (grønn farge), da kan man velge å tilbakekalle godkjenningen. Og man kan dra i scroll-baren ved siden av tallet for å se et større bilde. Hvis man bare vil ha et oversiktsbilde over fravær (f. eks. når man skal planlegge ferie), kan man krysse av knappen Fravær oppe på menylinjen, da vil kun fravær vise i vinduet. Man kan også velge hvilke ansatte man kan se, bruk knappen Velg ansatt. Man kan se de ulike typer arbeid/type fravær med ulike farger. Sykefravær har gul farge. Og man kan se søknader om fravær som ikke er godkjent, høyreklikker man på en oransje bolk, kan man velge å godkjenne/avslå i dette vinduet. Høyreklikker man på en grønn (godkjent) bolk, kan man tilbakekalle godkjenningen. Man kan filtrere etter type arbeid. Gå til Planlegging->Oversikt->Type arbeid og velg hvilke typer arbeid som skal vises. F.eks kan man se bare leir eller bare beredskap. Velg Type arbeid og trykk Oppdater En gul runding bak navnet betyr at personen har stemplet inn (på App på mobil), men ikke stemplet ut igjen. Hold musknappen over rundingen for å se hvilken dato vedkommende stemplet inn. Prosten kan låse opp tidsstemplingen ved å trykke på den gule knappen, det kan være behov for det hvis tids-appen har hengt seg opp. En grønn runding viser at personen har stemplet inn i dag. Hold musknappen over for å se. 7(17)
Man kan skrive ut arbeidsplaner for kommende uke(r) til en person eller til en gruppe ansatte. Gå til Planlegging Oversikt velg hvilke ansatte du vil skrive ut planen til (alle eller noen, eller til ulike stillinger se ovenfor), velg så knappen Skriv ut oppe til høyre. Velg periode, og velg om du vil gruppere ved å la krysset stå. Man kan skrive ut direkte til printer eller til PDF. Budsjett: Her har prosten oversikt over arbeid, beredskap og økonomi. Man kan velge tidsperiode, så oppdatere og få fram oversikten. Og man kan eksportere til Excel For å ha oversikt over hvor mye hver enkelt arbeider og hva det medfører av økonomi, kan man gå til Planlegging og Budsjett, da vil dette vinduet komme opp: Velg periode du vil se på ved å klikke på dato-feltene øverst, og så på Oppdater. Prosten vil her ha oversikt over (alle tall gjelder den valgte perioden) - Antall arbeidstimer, Dager med arbeid - Gjennomsnittlig ukentlig arbeidstid, Beredskap antall timer og antall dager - Tilleggslønn total, tilleggslønn ubekvem tid, tilleggslønn høytid (røde dager), tilleggslønn beredskap. Prestene vil kun se tall for tilleggslønn beredskap. - Ekstra timer og ekstra kostnader, Beredskapsoversikt: Natt + morgen/kveld Denne samme oversikt vil også bispedømmekontoret ha. For prosti og for hele bispedømmet. Budsjettet kan skrives ut til Excel Saldo: Denne funksjonen var til bruk ved oppstart av programmet, men etter 1. februar 2017 fungerer det ikke å endre på tallene i saldoen. For å justere Ubunden tid -saldo, se Timeregistrering. D. Godkjenning I dette vinduet foretar man godkjenning av timeregistrering, fravær, sykefravær, leirtillegg, overtid og skjemaforslag (forslag til nye arbeidsplaner). Når man velger Godkjenning, vil man få et Overvåkings-bilde, der man kan se hva som mangler av godkjenning. Trykker man på et navn under Ikke-bekreftet timeregistrering, vil alle e-poster bli kopiert til utklippstavlen. Da kan man åpne et e-post-program, lime dem inn i adressefeltet i en e-post og be dem om å bekrefte timeregistreringen sitt for den aktuelle måneden. 8(17)
Merk at under «Fri/fravær» vises «ikke-godkjente» søknader i rødt når datoen(e) for søknaden er passert. Når prost godkjenner, avviser eller tilbakekaller noe i programmet, vil den ansatte automatisk få en e- post om dette. 1. Godkjenne søknad om ferie og permisjon Trykk på knappen Godkjenning i venstre meny-side. Det vil være et rødt utropstegn der dersom det ligger noe som skal godkjennes. Trykk på knappen Fravær. Det vil være et rødt utropstegn ved siden av knappen hvis det er kommet inn en søknad fra en prest. Dersom du klikker på linjen med status oransje, vil du også se kommentarer som presten evt. har lagt inn i søknaden. Ved å krysse av knappen for: Ikke behandlet vil du se kun de søknadene som ikke er behandlet. Dersom en kvote er overskredet, vil det under kolonnen Statistikk vise et rødt felt, som er en advarsel om at det er søkt om mer enn det som er lagt inn i kvoten (under kontaktkortet). Presten vil også se det når han/hun søker. Da vil det komme opp et rødt minus-tall som viser at kvoten er overskredet. Men man kan likevel søke. Og programmet hindrer ikke prosten i å godkjenne heller. Dersom søknaden er ok, trykk på knappen Godkjenning i høyre meny-side. Dersom du vil at søknaden skal gå tilbake til presten, trykk Avvis. Et kommentar-felt vil dukke opp og du kan skrive inn dine kommentarer. Trykk på den nederste firkanten (Avvis). 9(17)
En godkjent søknad kan tilbakekalles ved å trykke på Tilbakekall. Skriv evt. inn kommentar og trykk på den nederste firkanten ( Tilbakekall ). Presten vil da kunne se at den godkjente søknaden er tilbakekalt og prostens kommentar. Godkjent fravær legges automatisk inn i prestens arbeidsplan. I programmet er det mulig å filtrere ulike typer fravær, det gjelder både Fravær og Sykefravær. Da kan man kan lage rapporter for gitt fraværstype. Man kan velge en eller flere fraværstyper. Gå til Godkjenning Fravær og kryss av for Velg type oppe på menylinjen. Kryss av for den eller de typer fravær du ønsker skal vise, og du vil få opp en liste over denne type fravær for den perioden du velger. Gjør tilsvarende for sykefravær: Gå til Godkjenning Sykefravær og kryss av for Velg type oppe på menylinjen. Man kan skrive ut rapporter eller lage PDF-dokument. Når man velger utskrift, vil man få en oversikt over prosenten i den graderte sykemeldingen og detaljert visning av de ulike periodene med sykemelding. Tilbakekalling av godkjente søknader En godkjent søknad kan tilbakekalles. Men for å se tidligere godkjente søknader, må man ta bort krysset i knappen Ikke behandlet oppe på linjen. Da ser man alle søknader, ikke bare de ubehandlede. Velg den søknaden som skal tilbakekalles, og trykk på Tilbakekall oppe til høyre i vinduet.. Skriv evt. inn kommentar og trykk på den nederste firkanten ( Tilbakekall ). Ved å tilbakekaller avslår man samtidig søknaden. Den ansatte vil da kunne se at den godkjente søknaden er tilbakekalt og administrators kommentar. 2. Undersøke (bekrefte) sykefravær For å undersøke og bekrefte sykefravær, trykk på knappen Sykefravær. Det vil være et rødt utropstegn dersom noen ansatte har lagt inn sykefravær. For å bekrefte sykefraværet, trykk på det røde utropstegnet i listen, og det endres til en grønn hake. Også her vil du se statistikk. Man kan skrive ut en oversikt over sykefravær, eller eksportere listen til PDF. Se symbol oppe til høyre. 10(17)
3. Godkjenne skjemaforslag/arbeidsplan En prest kan lage et skjemaforslag til ny arbeidsplan og sende den til prosten. Se Brukerveiledning for prester. Dersom det foreligger skjemaforslag til godkjenning, vil det vise med et rødt utropstegn når du står på Godkjenning. Klikk på Godkjenning og så på Skjemaforslag I listen over prester vil det vise et rødt utropstegn ved den presten som har sendt inn et forslag. Velg det skjemaet du vil se på ved å trykke på feltet til høyre for Skjemanavn oppe på menylinjen og velg så aktuelt skjema. De skjema som er godkjent, står med grønn skrift, de skjema som ikke er godkjent, står med oransje skrift. Normaltimer er synlig i arbeidsplanen. Normaltimer (for en prest som arbeider 35,5, timer) = 28, 4 timer x antall uker i perioden. Spesielt for røde dager: Hvis det er rød dag i en uke, vil TID automatisk legge inn mindre arbeidstid den uken, fordi en rød dag er en fridag. Hvis man arbeider på en rød dag, vil man få disse arbeidstimene registrert som normaltid, og når man kommer til timeregnskapet, vil man i tillegg få 100% timer ekstra der for den samme arbeidstiden. Gå gjennom ukene skjemaet varer. Dersom presten bruker Medarbeideren, vil avtaler fra Medarbeideren vise (ikke private avtaler) og fortelle hvilke oppgaver som ligger der som gjør at vedkommende prest kanskje må arbeide kveld eller helg. Hvis ikke, er det mulig for presten å legge inn kommentarer på arbeid på kveld/helger. 11(17)
I kolonnen til høyre vil det vise en del tall under overskriften Beregnet tid i planperioden. Planlagt mer-/mindre-tid i planperiode er tallet som vil endre på ut-saldo i forhold til inn-saldo. Ut-saldo bør være nær 0, plusstall betyr at presten er pålagt overtid, minustall at presten har planlagt for lite arbeid i forhold til arbeidstiden sin. Øverst oppe til høyre vil det stå den planlagte tiden i gjeldende uke og hvor mange timer som er planlagt i denne planperioden (ikke ubundet tid). I tallene nederst finner man: - Dager med arbeid + Gjennomsnittlig uke-arbeidstid. - Info om beredskap i perioden. (Antall timer og antall dager). - Knappen Ekstra info vil gi deg mer info fra planen. - Arbeidstimer på lør/søn + morgen/kveld + røde dager + natt Dersom forslaget er ok, kan du godkjenne det, og dette blir den godkjente arbeidsplan for perioden. Når presten lager et skjemaforslag i TID og sender det inn til godkjenning, vil programmet sjekke hva dette betyr for «Ut-saldo». Dersom «Ut-saldo» er over 30 timer i pluss/minus, vil den som sender skjemaet få en advarsel: Presten kan velge å gå tilbake og endre, eller sende det slik det er (ved å trykke OK). Den som skal godkjenne et skjemaforslag vil også få en tilsvarende advarsel. Når man trykker på «Godkjenn», vil det da komme opp et vindu: Man kan da velge å avbryte for så å enten redigere eller avvise skjemaforslaget. Eller man man godkjenne ved å trykke OK. Dersom du vil redigere forslaget, kan du trykke på Rediger i høyre kolonne og redigere. Trykk på Lagre og lukk, og du kan gå inn og justere forslaget. 12(17)
Hvis du vil avvise forslaget, trykk Avvis. Et kommentarfelt kommer opp, og du kan skrive inn dine kommentarer og så trykke på firkanten nederst Avvis. 4. Godkjenne timeregistrering Når en prest har lagt inn faktisk arbeidstid, kan du gå inn når som helst og se hvor mye vedkommende har registrert: Klikk på Planlegging, deretter på navnet på Timeregistrering og finn så presten i listen. Klikk på navnet til presten, og timeregistreringen for vedkommende kommer opp. Velg måned i meny-nedtrekket på toppen av siden. Du kan også redigere i dette vinduet. Klikk på Rediger i menyen til høyre. Det vil si at du kan legge inn/fjerne arbeidstid. (Men dette gjelder kun i spesielle tilfeller, vanligvis vil presten selv legg inn dette!). Lagre og lukk når du er ferdig. Det er mulig å overføre timeregistreringen til PDF og å ta direkte utskrift. MULIGHET FOR Å SPESIFISERE ARBEIDET Fordelt på menighet, prosjekt, type arbeid osv. I tillegg til å spesifisere arbeid som enten Arbeid eller Positiv ubunden tid kan man nå også spesifisere på menighet, prosjekt, type arbeid m.m. Det er bare administrator på bispedømmenivå som kan opprette dette. Bispedømmekontoret må først opprette menigheter, prosjekter, type arbeid osv n det trolig er bare noen få som trenger denne funksjonen, så tildeler bispedømmekontoret aktivitet (menigheter/prosjekt osv.) til de som skal spesifisere dette. Når brukeren da fører timer, vil det være mulig å spesifisere noe arbeid knyttet til f. eks. Prosjekt 1 og noe arbeid knyttet til Prosjekt 2. 13(17)
Ved utskrift av Timeregistreringen vil spesifiseringen vise per dag: Og nederst på utskriften vil det vise per måned: Det som står som Arbeid er da arbeid som ikke er spesifisert opp mot noen av prosjektene. Under Godkjenning->Timeregistrering finnes det en knapp som heter Rapport, der man kan ta ut en Excel-rapport og velge hva for typer Aktivitet man ønsker å skrive ut. GODKJENNING Det er viktig at prestene sender inn timeregistrering hver måned når måneden er slutt. Se brukermanual for prestene. Prosten skal godkjenne en måned etter at presten har bekreftet måneden. Klikk på Godkjenning Dersom det ligger bekreftede skjema og venter på godkjenning fra prosten, vil det vise et rødt utropstegn bak Timeregistrering under Godkjenning. Og når man klikker på Timeregistrering og velger måned, vil følgende vindu komme opp (her er januar 2016 valgt): 14(17)
Et tidsregnskap kan ha følgende status: - Rødbrun farge: Ikke bekreftet - Gul farge: Bekreftet av prest, men ikke godkjent av prost - Grønn farge: Bekreftet av prest og godkjent av prost Det finnes en del kolonner som hjelper prosten i vurderingen av hvorvidt måneden bør godkjennes eller ikke. Tallene viser for den gjeldende måneden. minustid opparbeidet denne måneden. Ubunden tid ut-saldo: hva Utsaldo vil være hvis måneden blir godkjent. Høytidstimer: Antall spesifiserte timer på røde dager. Ubunden tid: Pluss eller Klikk på symbolet mellom boksen og navnet på presten for å se på tidsregnskapet før det skal godkjennes. I det vinduet som da kommer opp, kan du ikke redigere, bare se hvordan det ser ut. Klikk på det røde krysset oppe i venstre hjørnet (Avbryt) for å komme tilbake til godkjennings-vinduet. Klikk i den lille firkanten foran navnet på presten og klikk Lås opp hvis du vil at presten skal endre på noe før godkjenning. Presten kan da gå inn i måneden og endre, og så sende skjemaet på nytt for godkjenning. Hvis alt er ok: Klikk i den lille firkanten foran navnet på den presten du vil godkjenne og klikk Godkjenn. Den utgående saldoen som presten har (pluss/minus-timer) vil da bli overført som en Inn-saldo på neste måned. Advarsler når man spesifiserer feil: Det er mulig å spesifisere timer feil i programmet. Dersom man ikke har planlagt arbeid en dag, men likevel arbeider, vil programmet selv spesifisere dette som Positiv ubunden tid. Men brukeren kan likevel endre dette til f. eks. Arbeid. Og motsatt: Man endrer Arbeid til Positiv ubunden tid selv om programmet forutsetter at man først arbeider det man har som planlagt arbeidstid før man får positiv ubunden tid. Når brukeren selv gjør endringer som programmet mener er feil, vil det nå være tydeligere advarsler. Hvis brukeren endrer fra Arbeid til Positiv ubunden tid uten at det er grunn til det, vil det komme en advarsel i form av et utropstegn: Holder man musknappen over utropstegnet, vises problemet. Dersom man bekrefter måneden og det fortsatt er feil, vil det komme opp en advarsel før man får bekrefte: Programmet stopper ikke brukeren fra å bekrefte måneden, men viser altså først advarselen. 15(17)
Når man godkjenner timeregistrering, vil samme advarsel komme opp: Når en timeregistrering for en måned er godkjent, kan man ikke slette skjema som ligger til grunn. Så hvis man ønsker å slette et skjema og lage et nytt, må man da først låse opp timeregistreringen den måneden (Under Godkjenning og Timeregistrering ). Man kan skrive ut månedlige rapporter, og velge hva man vil ha med: Rapporten tas ut i Excel. Ekstra betaling «Høytidsdager» For at en prest skal få betaling for arbeid på høytidsdager, må presten bekrefte Timeregistreringen for måneden, prosten må godkjenne, og bispedømmekontoret må lage transaksjoner (under Godkjenning «Lag transaksjon».) Legg merke til at når man går til Timeregistrering og ser på en høytidsdag, - og trykker på «Spesifisering», så vil programmet vise hvor mange timer som blir overført for ekstra utbetaling. I eksempelet ved siden av, er det i skjemaet satt opp 4 timer arbeid på 1. juledag, timeføringen er ikke endret, og programmet vil sende 4 timer til TET. Hvis presten arbeider mer denne 1. juledag, og fører opp i Timeregistreringen 5,5 timers arbeid, vil de ekstra 1,5 timene bli lagt til timesaldoen som «Positiv ubunden tid», og bare 4 timer vil fortsatt bli sendt som lønnsutbetaling. Men hvis presten (noe man altså IKKE skal gjøre) selv endrer antall timer for «Tillegg helgedag», så vil feil timetall bli sendt til TET. Prosten må derfor sjekke høytidsdagene at de stemmer: Trykk på spesifikasjon og se at den sorte teksten «Tillegg helgedag» har rett timetall. 16(17)
E. Statistikk Her vil man se en oversikt over fravær/permisjoner i kalenderåret. Det vises bare fraværstyper der det finnes godkjent eller omsøkt fravær i prostiet. Tallene viser både godkjent og omsøkt fravær. Det betyr at omsøkt fravær må enten avslås eller godkjennes. Man kan se tidligere år, og omsøkt fravær i kommende år. Man kan generere statistikk for en gitt tidsperiode i året. Og man kan overføre dataene til Excel. Fravær i TID beregnes ut fra at det er arbeid på den dagen man søker om fravær. Slik er det jo ellers i arbeidslivet også. En som jobber på fabrikk kan jo søke om permisjon en lørdag, men det er jo ingen vits i, han har jo fri likevel, og det regnes ikke som en permisjonsdag. På samme måte kan jo en prest søke om fravær på en dag da vedkommende ikke har planlagt å arbeide. TID teller da ikke dette som en fraværsdag. Noen ganger ønsker man å skrive ut/vise statistikk over type fravær på tvers av kalenderår, det gjelder særlig sykefravær (egenmeldinger telles 12 mnd. tilbake i tid fra dagens dato). Under Statistikk finnes en knapp øverst til høyre: Periode og fraværstype. Der kan man velge periode for visning og fraværstype(r). Velg datoer (programmet vil automatisk foreslå 1 år tilbake fra dagens dato), velg fraværstype(r) og trykk Oppdater. I statistikk-bildet som kommer opp vil ikke kvoter vises, siden kvotene er knyttet til kalenderår. Det er mulig å ta ut en rapport i Excel. Dersom en prest likevel arbeider og fører timer på en dag vedkommende er innvilget fravær (alle slags fravær bortsett fra avspasering), så vil det innvilgede fraværet overstyre, og det regnes som en fraværsdag. Dersom man altså likevel ikke skulle ha fravær den dagen, men arbeide, må fraværet tilbakekalles og avslås. 5. Support Fra og med 2017 skal support skje fra det respektive bispedømmekontor, som evt. tar kontakt med TET eller Agrando for hjelp/oppfølging. 17(17)