Tildeling av forskningsmidler med søknadsfrist juni 2004 Veiledning for forskningsinstitusjoner og bedrifter
Norges forskningsråd 2004 Grafisk design: Fete typer Trykk: Gamlebyen Grafiske AS Opplag: 8000 Oslo, mai 2004 Alle søkere skal bruke esøknad. Vær ute i god tid, de fastsatte søknadsfristene er absolutte frister.
Søknadsfrister juni 2004 For å sikre et mest mulig problemfritt søknadsmottak er søknadsfristene i juni fordelt på datoene 15., 16., 18. og 22. juni, alle dager kl. 19.00. Søknadsfristen fremgår tydelig av utlysningen for hvert enkelt program/aktivitet. Søknader til programmer/aktiviteter med løpende søknadsfrist kan sendes inn fortløpende. De fastsatte søknadsfristene er absolutte frister. Ved søknadsfristens utløp vil det elektroniske søknadsmottaket bli lukket. Institusjonene/bedriftene som står som formelle søkere, må sikre at alle søknader er innsendt til fristen, og oppfordre sine medarbeidere til å legge inn gode marginer for feilretting, tekniske problemer osv. Fastsatt søknadsfrist vil bare bli utsatt hvis det oppstår tekniske feil i Forskningsrådets søknadsmottak. Forlenget frist for enkeltsøknader vil i regelen ikke bli gitt, annet enn ved force majeure. Om søknadsfrister og om forlengelse/utsettelse: Finansiering > Søknadsinformasjon > Søknadsfrister Om søknadsfrister i juni per program/aktivitet: Finansiering > Finn utlysninger eller Finansiering > Tilgjengelige midler
Med internett som arbeidsverktøy og informasjonskanal esøknad er Forskningsrådets nettbaserte system for å fylle ut og sende inn søknader m/vedlegg. Systemet skal benyttes av alle søkere. Elektroniske løsninger for den videre saksbehandlingen (vurdering, tilbakemelding, kontraktsinngåelse, prosjektoppfølging) er under utvikling. Hensikten er å øke kvaliteten og effektiviteten på Forskningsrådets tjenester og bidra til større åpenhet og raskere service overfor brukerne. esøknad-systemet er en passordbeskyttet del av Forskningsrådets nye nettportal forskningsradet.no. Når man skal opprette en ny søknad, får man tilgang via en peker i utlysningen fra programmet/aktiviteten man vil søke midler fra. I den videre prosessen logger man seg direkte inn i søknadssystemet. I den åpne seksjonen Finansiering på nettstedet finnes all relevant søknadsinformasjon og utlysninger av forskningsmidler fra forskningsprogrammene og andre relevante Forskningsråds-aktiviteter. Om esøknad: Finansiering > Om søknadsskjemaet > Om esøknad Om søknadsinformasjon: Finansiering > Søknadsinformasjon Direkte tilgang til allerede opprettede søknader: Knappen Logg inn øverst i skjermbildet
Finn hvilke programmer/aktiviteter som utlyser midler På nettsidene under seksjonen Finansiering finnes det flere måter å identifisere hvilke programmer/aktiviteter som har utlyst midler, og hvilke kriterier og føringer som gjelder for utlysningen: 1. Benytte søkeboksen under Finansiering > Finn utlysninger. Her kan man lage skreddersydde søk for å få fram aktuelle programer/aktiviteter. Man kan også skrive inn et programnavn eller akronym man kjenner for å sjekke om det er utlyst midler fra programmet/aktiviteten. 2. Gå inn på menypunktet Finansiering > Tilgjengelige midler og søke seg videre til aktuelle utlysninger innenfor fagene og/eller forskningsartene man er interessert i. 3. Hvis man allerede vet at det aktuelle programmet/aktiviteten utlyser midler, kan man skrive en nettadresse med følgende form: www.forskningsradet.no/utlysninger/akronym direkte inn i adresse feltet på nettsiden. Utlysningene på nettstedet er de formelle og fullstendige utlysningene av forskningsmidler. Forskningsrådet informerer også om utlysninger i form av annonser, innhold på programnettsider osv., men denne informasjonen er kun supplement til de formelle utlysningene. Tilgang til søknadsskjemaene gis også bare via de formelle utlysningene.
Søknadstyper og søknadsskjemaer Alle programmer/aktiviteter som utlyser midler, angir i utlysningen hvilke søknadstyper som kan brukes. Hver søknadstype har generelle kriterier og føringer. I tillegg har normalt det enkelte program/aktivitet særskilte kriterier/føringer som det må tas hensyn til når man søker midler. Søknadstypene har også tilpassede søknadsskjemaer med tilhørende veiledning for hver seksjon i skjemaet. Les mer på nettsidene - finn søknadsskjemaene! Om søknadstyper: Finansiering > Søknadsinformasjon > Søknadstyper og vurderingskriterier Om søknadsskjemaer generelt: Finansiering > Om søknadsskjemaet Søknadsskjema til konkret program/aktivitet: Via utlysningen fra programmet/aktiviteten Eksempelskjema i pdf (kan ikke fylles ut/sendes inn): Finansiering > Om søknadsskjemaet (lenke i grå boks til høyre på siden) Testutlysning/testskjema for alle søknadstyper (kan fylles ut, men skal ikke sendes inn): Finansiering > Om søknadsskjemaet (lenke i grå boks til høyre på siden)
Søknadens innhold Søknadens innhold bestemmes av søknadstype med tilhørende kriterier og føringer og utlysningsteksten for det enkelte program/ aktivitet. Dessuten finnes det en del generelle krav til søknader til Forskningsrådet. Skreddersydd veiledning til utfylling av søknadsskjemaet ligger i selve skjemaet. Veiledningen finnes øverst til venstre i alle delseksjoner i skjemaet og bør leses av alle. Grundig gjennomgang av utlysningsteksten med føringer og kriterier er en forutsetning for å kunne skrive en god og relevant søknad Krav til søknaden: Finansiering > Søknadsinformasjon > Krav til søknaden Satser for stipender osv.: Finansiering > Søknadsinformasjon > Satser
Søknadsbehandling og tilbakemelding Både den som har opprettet søknaden, og administrativt ansvarlig ved ansvarlig institusjon/bedrift får kvittering på e-post så snart søknaden er mottatt. Etter registrering sendes det en bekreftelse til institusjonen/bedriften med informasjon om hvilken enhet søknaden behandles i, hvem som er saksbehandler, og forventet saksbehandlingstid. Etter grundig vurdering av søknadene og beslutning om hvordan de tilgjengelige midlene skal fordeles får ansvarlig institusjon/bedrift normalt en foreløpig melding om utfallet. Endelig melding kan først gis når de økonomiske rammene for programmet/aktiviteten er foreligger, normalt når Statsbudsjettet er vedtatt. En søker som har fått avslag på søknad om midler, kan klage med utgangspunkt i oppfattet saksbehandlingsfeil eller myndighetsmisbruk under søknadsbehandlingen, men ikke på Forskningsrådets faglige vurderinger eller skjønn. Om søknadsbehandling: Finansiering > Søknadsinformasjon > Om søknadsbehandlingen i Forskningsrådet Om klageadgang: Finansiering > Søknadsinformasjon > Habilitet klageordning
Krav til offentlighet Som svar på eksterne forespørsler kan Forskningsrådet gi opplysninger om hvem som har søkt forskningsmidler (dvs. ansvarlig institusjon/bedrift), samt prosjekttittel. En liste over søknader under behandling legges ut på nettstedet. For prosjekter som mottar forskningsmidler, og som ikke er unntatt offentlighet, vil et standard utvalg prosjektopplysninger bli offentliggjort fra Forskningsrådets prosjektdatabase. Næringsrettede prosjekter kan unntas fra offentlighet dersom en vurdering konkluderer med at særskilte forhold tilsier det. Om retningslinjer for offentliggjøring: Finansiering > Søknadsinformasjon > Offentliggjøring Institusjonens/bedriftens rolle Med ytterst få unntak er det institusjonen/bedriften som skal være formell søker og oppnevne en administrativt ansvarlig person som skal fungere som Forskningsrådets primære kontaktperson. Den administrativt ansvarlige skal godkjenne søknaden før den sendes inn og bekrefte godkjennelsen i et eget avkrysningsfelt i søknadsskjemaet. Mange institusjoner/bedrifter er svært aktive som veiledere for sine medarbeidere i søknadsprosessen. Dette bidrar sterkt til bedre kvalitet og større relevans i søknadene som sendes inn. Om institusjonens/bedriftens rolle: Finansiering > Søknadsinformasjon > Krav til søknaden
De aller viktigste retningslinjene! Kun søknader som sendes inn elektronisk via esøknad aksepteres Søknader på papir, cd, diskett eller e-post aksepteres ikke. Ingen søknader tas imot etter søknadsfristen Søknadsfristen er endelig. Mottaket stenger på den dato og det klokkeslett som er gitt i utlysningen. Det er søkers ansvar å beregne tilstrekkelig tid til utfylling og innsending av søknaden. Husk at: søknadsskjemaet må være riktig utfylt, se veiledningsteksten. det kan oppstå feil på eget datautstyr alle vedlegg skal konverteres til pdf-format. Kun ved force majeure kan det gis utsettelse av søknadsfrist. Begrunnet søknad om utsendelse må om mulig sendes før søknadsfristen for programmet/aktiviteten går ut. Se informasjon på nettet om hvilke opplysninger som kreves ved søknad om utsettelse av søknadsfrist, eller kontakt programmets/aktivitetens kontaktperson. Endringer i innsendt søknad etter søknadsfristen aksepteres ikke Søknaden kan ikke endres etter at søknadsfristen har gått ut. Før søknadsfristen kan søknaden endres ved at det opprettes en ny søknad, og den opprinnelige søknaden trekkes tilbake ved en e-postmelding til Forskningsrådet. Kun vedlegg konvertert til pdf-format aksepteres Det finnes gratis verktøy for konvertering av filer til pdf. Vedlegg i feil format og vedlegg innsendt etter søknadsfrist aksepteres ikke Unntak: Karakterutskrifter utstedt etter søknadsfristen og bekreftelse på doktorgradsdisputas. Ettersending av slike vedlegg gjøres på e-post. Vedlegg må ikke overskride tillatt antall sider. Eventuelle overskytende sider vil som hovedregel ikke bli sendt videre til vurdering. Krav om opplysninger ved søknad om utsettelse: Finansiering > Søknadsinformasjon > Søknadsfrister Endringer i innsendt søknad før søknadsfrist: Finansiering > Søknadsinformasjon > Ofte stilte spørsmål Konvertering av vedlegg til pdf-format: Finansiering > Søknadsinformasjon > Krav til søknaden
? Kontaktpersoner Faglige spørsmål vedrørende søknaden og veiledning til utfylling av søknadsskjema rettes til kontaktpersonene som står oppført i utlysningen for det aktuelle programmet/ aktiviteten. Finn dem i Finansiering > Tilgjengelige midler eller benytt søkeboksen under Finansiering > Finn utlysninger. Har du tekniske problemer med esøknad ta kontakt med IT på telefon 22 03 71 00 e-post: it-7100@forskningsradet.no Generell informasjon om søknadsprosessen: rettes primært til kontaktpersonene som står oppført i utlysningen for det aktuelle programmet/aktiviteten. Finn dem i Finansiering > Tilgjengelige midler eller benytt søkeboksen under Finansiering > Finn utlysninger. Spørsmål kan også rettes til rådgiver Nina Hedlund, telefon 22 03 71 10. Generelle spørsmål om frister o.a. kan rettes til info@forskningsradet.no eller telefon 22 03 70 75 Informasjon om klageordninger: Controlleravdelingen v/rådgiver Alf-Erlend Vaskinn, telefon 22 03 72 88
Forskningsrådet har faste søknadsfrister medio februar, juni og oktober, med juni-fristen som den desidert største. Til årets junifrist skal alle søkere for første gang levere sine søknader elektronisk. Søknadssystem og søknadsinformasjon er tilrettelagt for å gjøre prosessen mest mulig enkel og effektiv for søkerne og for søknadsmottaket i Forskningsrådet. Denne veiledningen er ment som en hjelp for institusjoner og bedrifter når de skal bistå sine forskere i søknadsprosessen. All øvrig informasjon finnes under seksjonen Finansiering på nettstedet www.forskningsradet.no Svar på spørsmål som ofte stilles finnes på nettstedet under: Finansiering > Søknadsinformasjon > Ofte stilte spørsmål Norges forskningsråd Stensberggata 26 0131 Oslo e-post: post@forskningsradet.no Sentralbord: 22 03 70 00 Telefaks: 22 03 70 01