Søknadsfrister 2005 Veiledning for forskningsinstitusjoner og bedrifter

Transkript

1 Søknadsfrister 2005 Veiledning for forskningsinstitusjoner og bedrifter Faste søknadsfrister 2005: 1. mars 5. april 1., 8. og 15. juni 1. september 13. oktober 1. desember

2 Norges forskningsråd 2005 Grafisk design: Fete typer Trykk: Gamlebyen Grafiske AS Opplag: Bestilling av brosjyre: Telefaks: e-post: Oslo, februar 2005 Alle søkere skal bruke esøknad. Vær ute i god tid, de fastsatte søknadsfristene er absolutte frister.

3 Søknadsfrister 2005 Forskningsrådets faste søknadsfrister er i 2005 lagt til 1. mars, 5. april, 1., 8. og 15. juni, 1. september, 13. oktober, 1. desember. Søknadsmottaket stenger alle dager kl De fastsatte søknadsfristene er absolutte frister. Ved søknadsfristens utløp vil det elektroniske søknadsmottaket bli lukket. Institusjonene/ bedriftene som står som formelle søkere, må sikre at alle søknader er innsendt innen fristen, og oppfordre sine medarbeidere til å legge inn gode marginer for feilretting, tekniske problemer osv. Det vil fremgå av utlysningen for hvert enkelt program/aktivitet hvilken søknadsfrist som skal benyttes. Søknader til programmer/aktiviteter med løpende søknadsfrist kan sendes inn fortløpende. Det kan også forekomme enkelte særskilte søknadsfrister i tillegg til de faste fristene. Fastsatt søknadsfrist vil bare bli utsatt hvis det oppstår tekniske feil i Forskningsrådets søknadsmottak. Forlenget frist for enkeltsøknader vil i regelen ikke bli gitt, annet enn ved force majeure. Så snart en søknad er mottatt i Forskningsrådet, vil både den som har opprettet søknaden og administrativt ansvarlig ved institusjonen/bedriften umiddelbart få tilsendt en kvittering på e-post. Les mer på nettsidene! > Om søknadsfrister og om forlengelse/utsettelse: Finansiering > Søknadsinformasjon > Søknadsfrister > Om søknadsfrister i juni per program/aktivitet: Finansiering > Finn utlysninger eller Finansiering > Tilgjengelige midler

4 Med internett som arbeidsverktøy og informasjonskanal esøknad er Forskningsrådets nettbaserte system for å fylle ut og sende inn søknader med vedlegg. Systemet skal benyttes av alle søkere. Elektroniske løsninger for den videre saksbehandlingen (vurdering, tilbakemelding, kontraktsinngåelse, prosjektoppfølging) er under utvikling, og vil være på plass i løpet av Hensikten er å øke kvaliteten og effektiviteten på Forskningsrådets tjenester og bidra til større åpenhet og bedre service overfor brukerne. esøknad-systemet er en passordbeskyttet del av Forskningsrådets nettportal forskningsradet.no. Når man skal opprette en ny søknad, får man tilgang til søknadsskjemaet fra utlysningen av programmet/aktiviteten man vil søke midler fra. Når en søknad er opprettet, kan man senere logge seg inn og åpne søknaden ved å klikke på Logg inn på Forskningsrådets hovedside I den åpne seksjonen Finansiering på nettstedet finnes all relevant søknadsinformasjon og utlysninger av forskningsmidler fra forskningsprogrammene og andre relevante Forskningsrådsaktiviteter. På forskningsradet.no s forside er det lagt et tydelig banner som leder direkte til søknadsinformasjonen. Les mer på nettsidene! > Om esøknad: Finansiering > Om søknadsskjemaet > Om esøknad > Om søknadsinformasjon: Finansiering > Søknadsinformasjon > Direkte tilgang til allerede opprettede søknader: Knappen «Logg inn» øverst i skjermbildet

5 Finn hvilke programmer/aktiviteter som utlyser midler På nettsidene under seksjonen Finansiering finnes det flere måter OBS! Mange programmer og aktiviteter vil legge ut informasjon å identifisere hvilke programmer/aktiviteter som har utlyst midler, om sin søknadsfrist i en såkalt planlagt utlysning i god tid før søknadsfristen og åpne for innsending av søknader i form av en aktiv og hvilke kriterier og føringer som gjelder for utlysningen. utlysning senest seks uker før søknadsfrist. 1. Benytte søkeboksen under Finansiering > Finn utlysninger. Her kan man lage skreddersydde søk for å få fram aktuelle programer/ Utlysningene på nettstedet er de formelle og fullstendige utlysningene av forskningsmidler. Forskningsrådet informerer også aktiviteter. Man kan også skrive inn et programnavn eller akronym man kjenner for å sjekke om det er utlyst midler fra programmet/ om utlysninger i form av annonser, innhold på programnettsider aktiviteten, eller man kan få fram en liste over alle programmer/ osv., men denne informasjonen er kun supplement til de formelle aktiviteter som har utlysninger. Velger man alternativet «Vis alle» utlysningene. Tilgang til søknadsskjemaene gis også bare via de i søkeboksen, får man opp en liste som også inneholder programmer/aktiviteter som ikke har utlysning. formelle utlysningene. Vil du vite mer om hvordan en utlysning og de ulike søknadsskjemaene fungerer, kan du gå inn på testutlysningen som finnes under 2. Gå inn på menypunktet Finansiering > Tilgjengelige midler og søke seg videre til aktuelle utlysninger innenfor fagene og/eller Finansiering > Om søknadsskjemaet. Se overskriften «Testutlysning» forskningsartene man er interessert i. i grå boks til høyre på siden. Du finner også testutlysningen ved å gå inn på Finansiering > Finn utlysninger og sette inn kortnavnet 3. Hvis man allerede vet at det aktuelle programmet/aktiviteten «Test» i søkefeltet. utlyser midler, kan man skrive en nettadresse med følgende form: direkte inn i adresse feltet øverst på nettsiden.

6 Søknadstyper og søknadsskjemaer Alle programmer/aktiviteter som utlyser midler, angir i utlysningen hvilke søknadstyper som kan brukes. Hver søknadstype har generelle kriterier og føringer. I tillegg har normalt det enkelte program/aktivitet særskilte kriterier/føringer som det må tas hensyn til når man søker midler. Disse framgår av den enkelte utlysning. Søknadstypene har tilpassede søknadsskjemaer med tilhørende veiledning for hver seksjon i skjemaet. Les mer på nettsidene - finn søknadsskjemaene! > Om søknadstyper: Finansiering > Søknadsinformasjon > Søknadstyper og vurderingskriterier > Om søknadsskjemaer generelt: Finansiering > Om søknadsskjemaet > Søknadsskjema til konkret program/aktivitet: Via utlysningen fra programmet/aktiviteten > Eksempelskjema i pdf (kan ikke fylles ut/sendes inn): Finansiering > Om søknadsskjemaet (lenke i grå boks til høyre på siden) > Testutlysning/testskjema for alle søknadstyper (kan fylles ut, men skal ikke sendes inn): Finansiering > Om søknadsskjemaet (lenke i grå boks til høyre på siden)

7 Søknadens innhold Søknadens innhold bestemmes av søknadstype med tilhørende kriterier og føringer og av utlysningsteksten for det enkelte program/aktivitet. Det finnes en del generelle krav til søknader til Forskningsrådet. Skreddersydd veiledning til utfylling av søknadsskjemaet ligger i selve esøknad-skjemaet. Veiledningen finnes øverst til venstre i alle delseksjoner i skjemaet og bør leses av alle. Grundig gjennomgang av utlysningsteksten med føringer og kriterier er en forutsetning for å kunne skrive en god og relevant søknad. En innsendt søknad kan ikke endres etter at søknadsfristen er gått ut. Før søknadsfrist kan søknaden endres ved at det opprettes en ny søknad, og den opprinnelige søknaden trekkes tilbake ved en e-postmelding til post@forskningsradet.no. Det finnes en kopieringsfunksjon i esøknad-systemet som gjør det enkelt å opprette en ny, endret søknad. Les mer på nettsidene! > Krav til søknaden: Finansiering > Søknadsinformasjon > Krav til søknaden > Satser for stipender osv.: Finansiering > Søknadsinformasjon > Satser > Kopiering av søknad: Finansiering > Om søknadsskjemaet (grå boks til høyre på siden)

8 Søknadsbehandling og tilbakemelding Både den som har opprettet og sendt inn søknaden, og administrativt ansvarlig ved ansvarlig institusjon/bedrift får kvittering på utgangspunkt i oppfattet saksbehandlingsfeil eller myndighets- En søker som har fått avslag på søknad om midler, kan klage med e-post umiddelbart etter at søknaden er sendt inn, som en bekreftelse på at innsendingen er foretatt. Etter registrering sendes det rådets faglige vurderinger eller skjønn. misbruk under søknadsbehandlingen, men ikke på Forskningsen bekreftelse til institusjonen/bedriften og til prosjektleder med informasjon om hvilken enhet søknaden behandles i, og hvem som er saksbehandler. Etter vurdering av søknadene og beslutning om hvordan de tilgjengelige midlene skal fordeles, får administrativt ansvarlig institusjon/bedrift normalt en foreløpig melding om utfallet. Endelig melding kan først gis når de økonomiske rammene for programmet /aktiviteten foreligger, normalt når Statsbudsjettet er vedtatt. Les mer på nettsidene! > Om søknadsbehandling: Finansiering > Søknadsinformasjon > Om søknadsbehandlingen i Forskningsrådet > Om klageadgang: Finansiering > Søknadsinformasjon > Klageordningen og Klageutvalget

9 Krav til offentlighet Som svar på eksterne forespørsler kan Forskningsrådet gi opplysninger om hvem som har søkt forskningsmidler (dvs. institusjon/ bedrift), samt prosjekttittel. En liste over søknader under behandling ligger på nettstedet og oppdateres jevnlig. offentliggjort fra Forskningsrådets prosjektdatabase. Næringsrettede prosjekter og andre prosjekter med antatt beskyttelsesbehov kan unntas fra offentlighet dersom en vurdering konkluderer med at særskilte forhold tilsier det. For prosjekter som mottar forskningsmidler, og som ikke er unntatt offentlighet, vil et standard utvalg prosjektopplysninger bli Les mer på nettsidene! > Om retningslinjer for offentliggjøring: Finansiering > Søknadsinformasjon > Offentliggjøring > Om status søknader under behandling: Finansiering > Søknadsstatus Institusjonens/bedriftens rolle Med svært få unntak er det institusjonen/bedriften som skal være Institusjoner/bedrifter har en viktig rolle som aktive veiledere for formell søker og oppnevne en administrativt ansvarlig person sine medarbeidere i søknadsprosessen, og for å koordinere og i en som skal fungere som Forskningsrådets primære kontaktperson. del tilfeller prioritere innsendelse av søknader. Den administrativt ansvarlige skal godkjenne søknaden før den sendes inn og bekrefte godkjennelsen i et eget avkrysningsfelt i søknadsskjemaet. Les mer på nettsidene! > Om institusjonens/bedriftens rolle: Finansiering > Søknadsinformasjon > Krav til søknaden

10 De aller viktigste retningslinjene Kun søknader som sendes inn elektronisk via esøknad aksepteres Søknader på papir, cd, diskett eller e-post aksepteres ikke. Ingen søknader tas imot etter søknadsfristen Søknadsfristen er endelig. Mottaket stenger på den dato og det klokkeslett som er angitt i utlysningen. Det er søkers ansvar å beregne tilstrekkelig tid til utfylling og innsending av søknaden. Husk at: søknadsskjemaet må være riktig utfylt. Se veiledningsteksten. det kan oppstå feil på eget datautstyr alle vedlegg skal konverteres til pdf-format. Kun ved force majeure kan det kan det gis utsettelse av søknadsfrist. Begrunnet søknad om utsettelse må om mulig sendes før søknadsfristen for programmet/aktiviteten går ut. Se informasjon på nettet om hvilke opplysninger som kreves ved søknad om utsettelse av søknadsfrist, eller kontakt programmets/aktivitetens kontaktperson. Endringer i innsendt søknad etter søknadsfristen aksepteres ikke Søknaden kan ikke endres etter at søknadsfristen har gått ut. Før søknadsfrist kan en innsendt søknad endres kun ved at det opprettes en ny søknad, og opprinnelig søknad trekkes tilbake. Bruk kopieringsfunksjonen for søknader! Kun vedlegg konvertert til pdf-format aksepteres Det finnes gratis verktøy for konvertering av filer til pdf. Vedlegg må ikke overskride tillatt antall sider Eventuelle overskytende sider vil som hovedregel ikke bli sendt videre til vurdering. Vedlegg innsendt etter søknadsfrist aksepteres ikke Unntak: Karakterutskrifter utstedt etter søknadsfristen, bekreftelse på doktorgradsdisputas og bekreftelse på uten landsopphold. Ettersending av slike vedlegg gjøres på e-post.!les mer på nettsidene! > Krav om opplysninger ved søknad om utsettelse: Finansiering > Søknadsinformasjon > Søknadsfrister > Endringer i innsendt søknad før søknadsfrist: Finasiering > Søknadsinformasjon > Ofte stilte spørsmål > Konvertering av vedlegg til pdf-format: Finansiering > Søknadsinformasjon > Krav til søknaden

11 ? Kontaktpersoner Faglige spørsmål vedrørende søknaden og veiledning til utfylling av søknadsskjema rettes til kontaktpersonene som står oppført i utlysningen for det aktuelle programmet/ aktiviteten. Finn dem i Finansiering > Tilgjengelige midler eller benytt søkeboksen under Finansiering > Finn utlysninger. Har du rent tekniske problemer med esøknad ta kontakt på telefon e-post: esoknad@forskningsradet.no Generell informasjon om søknadsprosessen: rettes primært til kontaktpersonene som står oppført i utlysningen for det aktuelle programmet/aktiviteten. Finn dem i Finansiering > Tilgjengelige midler eller benytt søkeboksen under Finansiering > Finn utlysninger. Generelle spørsmål om frister o.a. kan rettes til info@forskningsradet.no eller telefon Informasjon om klageordninger får du fra spesialrådgiver Kyrre Johansen på telefon eller e-post kj@forskningsradet.no.

12 Forskningsrådet har i 2005 seks faste søknadsfrister: i mars, april, juni, september, oktober og desember, med juni-fristen som den største. I tillegg kommer et begrenset antall særskilte søknadsfrister. Enkelte programmer/aktiviteter har løpende søknadsfrist. Denne veiledningen er ment som en kort introduksjon for søkere av forskningsmidler. Fullstendig informasjon om forskningsmidler, søknadsfrister, søknadsprosess og søknadsbehandling finnes under seksjonen Finansiering på nettstedet Svar på spørsmål som ofte stilles i forbindelse med søknadsprosessen, finnes på nettstedet under Finansiering > Søknadsinformasjon > Ofte stilte spørsmål Norges forskningsråd Stensberggata Oslo e-post: post@forskningsradet.no Sentralbord: Telefaks: