Tilpasset kontrollprogram lokalt

Tilpasset kontrollprogram lokalt Seksjon for regnskap Universitetet i Oslo 1

INNHOLDSFORTEGNELSE 2.0 KONTROLLMATRISE BAKGRUNN FOR KONTROLLPROGRAMMET... 3 3.2 KOSTNADSALLOKERINGSKONTROLL PÅ PROSJEKT... 4 5.2 KLASSIFISERINGSKONTROLL (INVESTERING/ANDRE DRIFTSKOSTNADER (ADK))... 6 5.3 KONTROLL AV BRUKERTILGANG OA, IP OG PM... 8 7.6 KONTROLL AV PARKONTOER... 10 7.9 KONTROLL AV DIVERSE KOSTNADER OG DIVERSE INNTEKTER... 12 7.13 EIERSTED / BOKFØRT STED KONTROLLER... 13 7.17 LØPENDE OPPFØLGING AV UNDERSKUDD PÅ OPPDRAGSPROSJEKTER... 14 7.18 KONTROLL FAKTURAFLYT I BASWARE... 15 7.20 KONTROLL AV FAKTURAER OVER 100.000,-... 16 8.2 KONTROLL AV FA-REGISTER... 18 8.5 KONTROLL AV ANLEGG UNDER UTFØRELSE (AU)... 20 Kontrollprogram Lokale kontroller 2

2.0 Kontrollmatrise Bakgrunn for kontrollprogrammet Som en oppfølging av aktivitetsplanen fastsatt i 2003 for forbedring av administrative rutiner har regnskapsseksjonen ved Universitetet i Oslo (UiO) etablert et kontrollprogram, som i første omgang skal verifisere kvaliteten på regnskapet. Dette kontrollprogrammet vil videre danne grunnlaget for identifikasjon av risikoområder og konkrete områder for endring og forbedring av eksisterende rutiner/kontroller, samt angi områder hvor det må implementeres ytterligere rutiner/kontroller. Kontrollprogrammet er i 2009 tilpasset retningslinjer for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA), og periodiseringsprinsippet med tilhørende artskontoplan. Aktivitetsplanen kan kategoriseres i følgende: Skillet mellom bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet herunder prosjekter Inntektsområdet Godkjennelse og allokering av kostnader Periodiseringer Generell intern kontroll Innkjøpsområdet (herunder investering i anleggsmidler) Lønnsområdet Kontrollprogrammet er i første omgang konsentrert omkring de ovenfor nevnte områdene. Kontrollprogrammet for lønn er ikke implementert i dette dokumentet, og administreres og følges opp av seksjon for lønn. Kontrollmatrisens formål er å gi en totaloversikt over status på etablerte kontroller. I kontrollmatrisen skal leseren raskt få en oversikt over gjennomførte kontroller, eventuelle avvik og eventuelt hvilke tiltak som er igangsatt for å redusere risikoen for tilsvarende avvik i fremtiden. Matrisen er tenkt som et aktivt arbeidsverktøy hvor den enkelte kontrollør selv skal legge inn sine kommentarer løpende etter utført kontroll. Det skal etableres en kontrollmatrise for hver enkelt måned i regnskapsåret. Kontrollene skal gjennomføres hver måned, i forbindelse med kvartalsavslutning eller tertialavslutning. Hvilke kontroller som skal gjøres når, og hvor ofte de vil fremkomme av kontrollmatrisen. Kontrollprogram Lokale kontroller 3

3.2 Kostnadsallokeringskontroll på prosjekt De løpende registreringer av kostnader og inntekter på de enkelte prosjektene gjøres av den enkelte enheten. Det er viktig at alle løpende registreringer gir et korrekt bilde av kostnader og inntekter på de enkelte prosjekt. Selv om prosjektene er klassifisert riktig er det viktig at også kostnader (og inntekter) allokeres riktig til henholdsvis Bidrag/Oppdrag. Følgende kontroll utføres hos den enkelte enhet: Hovedområde Aktivitet Risiko i regnskapet EFP Kostnadsallokeringskontroll (Bidrag/Oppdrag) Feilklassifisering av kostnader mellom bidrag og oppdrag med påfølgende feilklassifiseringer i forbindelse med avregninger. Nøyaktighet i kontering. Intervall Månedlig kontroll. Utvalg på ca 60 prosjekter pr år dvs. snitt på 5 prosjekt pr måned. Kontrollen skal omfatte alle forutgående måneder for rapporteringstidspunktet i inneværende år. Utfører Ansvarlig lokalt Ansvarlig Den enkelte rapporterende enhet Tilbakemelding Rapportering skjer per mail til avstemming-kontroll@admin.uio.no. Det skal sendes ett utfylt standard mal/skjema per rapporterende enhet. Kontrollen utføres og rapporteres iht. Frister for regnskapsavslutning og rapportering. 1. Gå til WEB rapporter på Seksjon for regnskaps hjemmesider: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/rapporter/kontrollprogram/index.html 2. Velg rapport UIO: Tilfeldig utvalg av prosjektnummer. Logg på i OA. Benytt kontorapporten UiO: Tilfeldig utvalg av prosjektnumre for å foreta et tilfeldig utvalg av 5 aktive prosjekter. Dersom utvalget fremkommer med prosjekter som for kort tid siden er gått igjennom anbefales det å utvide utvalget til 10 prosjekter og av disse velge 5 som ikke tidligere er gått igjennom. Det er også mulig å gjøre en avgrensning i spørringen, slik at det kun kan velges ut prosjekter med sluttdato i løpet av de neste 12 månedene. Utvalget gjøres ved å sette følgende parameter ved bestilling av rapporten: Antall prosjekter returnert: 5(10) Prosjekter med sluttdato innen et år: Ja/Nei Post. Startperiode: 199411 Post. Sluttperiode: 2015XX Prosjekter opprettet etter: 01.11.1994 Prosjekter opprettet før: dd.mm.20xx. Maks antall forsøk før avbrudd: 1000000 Eiersted - fra: Laveste Eiersted til: Høyeste Kontrollprogram Lokale kontroller 4

3. Gå til WEB rapporter på Seksjon for regnskaps hjemmesider. http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/rapporter/kontrollprogram/index.html 4. Velg rapport: H - Sted- art-prosjekt-tiltak all virk. alle hovedboksbilag og rapport P TRF Prosjektrapport for valgte prosjekter pr aktuelt år og periode 5. Økonomikonsulent skal distribuere rapporter til den enkelte prosjektleder som skal gjennomgå prosjektet(ene) med hensyn til korrekthet av kostnader og inntekter registrert på prosjektet pr aktuell dato. Det skal kontrolleres at bokførte inntekter og kostnader på prosjektet(ene) er gyldig og at alle kostnader og inntekter er ført fullstendig. Sistnevnte er kontroll av at det ikke mangler noen konteringer. Skjema Prosjektgjennomgang skal fylles ut, signeres av prosjektleder og returneres i scannet versjon sammen med resten av kontrollprogrammet. 6. Dersom det er feil skal disse korrigeres. 7. Oppsummer resultatet av kontrollen i egen mal (en pr rapporterende enhet) og returner dette til Seksjon for regnskap. Kontrollprogram Lokale kontroller 5

5.2 Klassifiseringskontroll (Investering/Andre driftskostnader (ADK)) Hovedområde Godkjennelse og allokering av kostnader. Aktivitet Risiko i regnskapet Intervall Utfører Ansvarlig Tilbakemelding Klassifiseringskontroll (Investering/ADK) At investeringer blir presentert som kostnader Månedlig kontroll. Kontrollen skal omfatte alle forutgående måneder for rapporteringstidspunktet i inneværende år. Ansvarlig lokalt Den enkelte rapporterende enhet Rapportering skjer pr. mail til avstemming-kontroll@admin.uio.no. Det skal sendes ett utfylt standard mal/skjema per rapporterende enhet. Kontrollen utføres og rapporteres ihht Frister for regnskapsavslutning og rapportering. 1) Gå til WEB rapporter på Seksjon for regnskaps hjemmesider: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/rapporter/kontrollprogram/index.html og velg følgende rapporter: L - Klassifiseringskontroll mindre enn 30 000 L - Klassifiseringskontroll større enn kr 30 000 Dette er rapporter som viser henholdsvis alle fakturaer mellom kr 0-30 000 for art 6422, 6541, 6568, 6800 og 7021 samt alle fakturaer over kr 30 000 for artsintervall 6500-6649 Verktøy, inventar og driftsmaterialer som ikke skal aktiveres og Reparasjon og vedlikehold. Konverter rapportene til excel og sett inn en kolonne for kommentarer. 2) Ta utgangspunkt i kontrollrapport mellom kr 0-30 000 og foreta en gjennomgang (av leverandørnavn, linjebeskrivelse etc.) for å avdekke eventuelle konteringer som skulle ha vært håndtert som investeringer i regnskapet. Se for eksempel etter fakturaer som er felles delleveranser av større investeringer som skal pool aktiveres eller påkostninger på eksisterende anleggsmidler. 3) Med utgangspunkt i kontrollrapport over kr 30 000, foreta en vurdering ut fra leverandørnavn, beløp etc. og velg ut 5-10 fakturaer for ytterligere oppfølging mot originalbilag. a. Dersom bilag er bokført som ADK, men skulle vært investering foreta en ompostering til korrekt art med tilbakemelding til Seksjon for regnskap. Skjemaet som skal fylles ut ifm ompostering: Gå til WEB rapporter på Seksjon for regnskaps hjemmesider: http://www.uio.no/for_ansatte/arbeidsstotte/okonomi/regnskapsforing/aktivering_avskriving/. Se høyre marg. Skjemaer i FA, velg skjema Ompostering. Kontrollprogram Lokale kontroller 6

b. Ved gjentagende avvik skal/bør det gjennomføres et møte hvor rutinene gjennomgås og forklaringer gis. 4) Oppsummer resultatet av kontrollen i egen mal (en per rapporterende enhet) og returner dette sammen med rapportene 5.2 til Seksjon for regnskap. Kontrollprogram Lokale kontroller 7

5.3 Kontroll av brukertilgang OA, IP og PM Hovedområde Brukertilganger Aktivitet Kontroll av brukertilganger Basware IP, Basware PM og OA Risiko i Brukere har feil eller mangelfulle rettigheter i systemene. regnskapet Feil personer har rettigheter i systemene, og kostnader som registreres er ikke gyldige og godkjent i henhold til eksisterende rutine. Forsinkelse i fakturabehandlingen Intervall «Tertialvis kontroll(i forkant av tertialavslutning)». Kontrollen skal leveres sammen med kontrollprogrammet for mars, juni/juli og november Utfører Lokalt hos hver rapporterende enhet Ansvarlig Leder(e) ved enhet Tilbakemelding Rapportering skjer per mail til avstemming-kontroll@admin.uio.no. Det skal sendes ett utfylt standard mal/skjema per rapporterende enhet. Kontrollen utføres og rapporteres iht. Frister for regnskapsavslutning og rapportering. 1. Gå til WEB rapporter på Seksjon for regnskaps hjemmesider: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/rapporter/kontrollprogram/index.html 2. Benytt rapportene: a) R - Brukeroversikt PM-IP-OA ref. Webrapporter fakturabehandling (Basware). Legg inn % etter organisasjonsenhet som angis med de to eller fire første siffer eks: 31% eller 2912% Dette er en samlerapport. Det kan foretas drilling i rapporten forutsatt at den ikke er eksportert til excel. Da det i enkelte tilfeller i forbindelse med kontroller, se pkt. 3, som skal utføres vil være nødvendig å innhente mer detaljer henvises til følgende rapporter. b) R - Brukeroversikt IP ref. Webrapporter fakturabehandling (Basware) Legg inn % etter Bestillerkode/Stedkode som angis med de to eller fire første siffer eks: 31% eller 2912% c) R - Brukeroversikt PM ref. Webrapporter fakturabehandling (Basware) Legg inn % etter Organisasjonsenhet/Bruker som angis med de to eller fire første siffer eks: 31% eller 2912% (Vedrørende rapport brukeroversikt PM. Dersom enhet ønsker å få kunnskap om hvilke andre enheter som har tilgang til egen enhet må man velge Enhet_Rolle) d) R - Brukeroversikt OA ref. Webrapporter - OA, Økonomikonsulenter Legg inn etter Stedkode som angis med de to eller fire første siffer eks: 31% eller 2912% Last rapportene over i excel og legg inn en kolonne for kommentarer og en for ansvarlig leder. Gå igjennom de enkelte brukerne. Kontrollprogram Lokale kontroller 8

3. Kontroller: a) at alle personer på enheten har korrekt systemtilgang, at de faktisk skal inneha de rettigheter som de er satt opp med. Vær spesielt oppmerksom på brukere som ikke skal ha tilgang (sluttet, permisjon lengre enn 3 mnd, endrede arbeidsoppgaver, byttet stilling etc.) b) at brukere har korrekte tilgang i forhold til de handlinger de skal utføre på de ulike stedkodene. c) at brukere med Monitor tilgang faktisk skal beholde denne. Brukere identifiseres ved at det står Ja i kolonne «Monitor» i Brukeroversikt for IP. d) at alle stedkoder hvor det utføres bestillinger for, har minst en attestant som ivaretar fakturaer som ikke automatisk matches mot bestillinger. Se kolonne «Sted IP Avvikssteder» i Brukeroversikt PM-IP-OA og sammenlign denne med kolonne «Org.enhet Bruker» i Brukeroversikt PM-IP-OA. Alle bestillingssteder skal være dekket opp. 4. Endring på rettighet til bruker(e) som er beskrevet under pkt 3 skal meldes via brukerskjema. Gjelder også ved sletting/inaktivering: http://www.uio.no/foransatte/arbeidsstotte/okonomi/skjema/#toc3, Brukertilgang systemer/verktøy Nettskjema.uio. Ved endring av tilgang i OA skal følgende skjema fylles ut: OA Oracle Applications (økonomisystemet), ved endring av tilgang i Basware skal ifølge skjema(er) fylles ut: Basware IP(fakturasystem) og PM (bestillingssystem). 5. Kontroller korrigeringen(e) ved å ta et nytt tilsvarende utvalg, etter at seksjon for regnskap har utført brukerendringene. 6. Oppsummer resultatet av kontrollen i egen mal (en pr rapporterende enhet) og returner dette til Seksjon for regnskap. Kontrollprogram Lokale kontroller 9

7.6 Kontroll av parkontoer Hovedområde Generell intern kontroll Aktivitet Kontroll av parkontoer = 0 i avvik Risiko i Ikke korrekt internregnskap regnskapet Intervall Månedlig kontroll - i forkant av månedlig bilagsfrist Utfører Ansvarlig lokalt Ansvarlig Kontrollen må utføres sentralt for den rapporterende enheten, for å få med hele oversikten. Tilbake-melding Rapportering skjer per mail til avstemming-kontroll@admin.uio.no. Det skal sendes ett utfylt standard mal/skjema per rapporterende enhet. Kontrollen utføres og rapporteres iht. Frister for regnskapsavslutning og rapportering. Denne rapporten er laget for å lette kontrollen med at riktige parkonto-kombinasjoner er benyttet, og at parkontoene er ført korrekt mellom egne og eksterne stedkoder. 1. Gå til WEB - Kontrollprogram Lokal kontroll 7.6, og velg web-rapport H Kontroll av parkonto: https://rapportweb.uio.no/discoverer/viewer?cn=cf_a108&wbk=h KONTROLL_AV_PARKONTI&wsk=1 2. Velg enhetens stedkode på høyeste nivå, for eksempel 16%, slik at alle enhetens stedkoder kommer med, og sett inn måneden som skal kontrolleres. 3. Eksporter rapporten til excel og kontroller nettoavvikskolonnen, for å få oversikt over bilag med avvik. 4. Gå deretter tilbake til rapporten, og kontroller at det ikke er avvik mellom følgende parkontoer for egne stedkoder i avstemmingsdel 1: 3601 Interne husleieinntekter 6309 Intern husleie 3960 Refusjon av internt finansiert overheadkostnader på ordinær drift 7198 Internt finansiert overheadkostnader på prosjekt 3963 Refusjon av eksternt finansiert overheadkostnader på ordinær drift 7196 Eksternt finansiert overheadkostnader på prosjekt 3966 Refusjon av internt finansiert overheadkostnad på SFF (manuell postering) 7194 Internt finansiert overheadkostnad på SFF (manuell postering) 5891 Refusjon ved eksternt finansiert frikjøp, fra enhet til prosjekt 5892 Kostnad ved eksternt finansiert frikjøp, fra enhet til prosjekt 5893 Refusjon ved internt finansiert frikjøp, fra enhet til enhet 5894 Kostnad ved internt finansiert frikjøp, fra enhet til enhet Kontrollprogram Lokale kontroller 10

5895 Refusjon ved internt finansiert frikjøp, fra enhet til prosjekt 5896 Kostnad ved internt finansiert frikjøp, fra enhet til prosjekt 5898 Refusjon ved eksternt finansiert frikjøp, fra enhet til enhet 5899 Kostnad ved eksternt finansiert frikjøp, fra enhet til enhet Se nærmere beskrivelse/kommentar til de enkelte arter i artkontoplanen. 5. Der det fremkommer bilagsnummer med avvik, still deg på pilen i bilagsnummeret, og drill ned til neste nivå. Da kommer du inn i avstemmingsdel 2, og kan der også kontrollere motkonto mot ekstern stedkode. Om det er avvik eller uoverensstemmelse med føring av frikjøp o.l., ta kontakt med motparten, og avklar eventuell ompostering av bilaget. Når bilaget er avklart, trykk pil tilbake til avstemmingsdel 1, og kontroller neste bilagsnummer med avvik osv. 6. Utarbeid korreksjonsbilag ADI (vanlig rutine), og send melding til de involverte institutt om hva som er gjort og hvorfor. 7. Kontrollen med eventuelle omposteringer bør gjennomføres før regnskapet for perioden lukkes, da det vil gjøre det lettere å matche avviket mot rettingen ved senere kontroller. 8. Oppsummer resultatet av kontrollen i malen til kontrollprogrammet (en pr rapporterende enhet). Kontrollprogram Lokale kontroller 11

7.9 Kontroll av diverse kostnader og diverse inntekter Hovedområde Generell intern kontroll Aktivitet Kontroll av diverse kostnader og diverse inntekter Risiko i At henholdsvis kostnader og inntekter havner på diverse-konti i stedet regnskapet for på de respektive arter. Intervall Månedlig kontroll. Kontrollen skal omfatte alle forutgående måneder for rapporteringstidspunktet i inneværende år. Utfører Ansvarlig lokalt Ansvarlig Den enkelte rapporterende enhet. Tilbakemelding Det skal sendes ett utfylt standard mal/skjema per rapporterende enhet. Rapportering skjer pr. mail til avstemming-kontroll@admin.uio.no. Kontrollen utføres og rapporteres ihht Frister for regnskapsavslutning og rapportering. 1. Gå til WEB rapporter på Seksjon for regnskaps hjemmesider: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/rapporter/kontrollprogram/index.html 2. Velg rapport: H - Sted- art-prosjekt-tiltak all virk. alle hovedboksbilag Rapporten skal kjøres for følgende arter for rapporterende fakultet/enhet: Art Tekst 3679 Andre driftsinntekter 3907 Andre tilskudd 5999 Andre personalkostnader 6799 Andre fremmedtjenester 7799 Diverse kostnader 3. Konverter rapportene over i Excel og sorter posteringene etter beløp i stigende rekkefølge. Bilag over 10 000,- skal undersøkes nærmere. Legg inn en kolonne for kommentarer. 4. Finn frem de utvalgte bilag og vurder i hvert enkelt tilfelle hvorvidt bilaget skal omposteres til en annen art. Det skal/bør i de fleste tilfeller være mulig å finne en art i kontoplanen som passer. Det er viktig å være klar over at det i enkelte tilfeller er riktig å bruke en diverse art. 5. Utarbeid et felles bilag med underlag pr måned for alle omposteringer som foretas på arter (3679, 3907, 5999, 6799, 7799). 6. Send bilag til anvisning, registrering og postering samt send melding til de involverte institutt med beskjed om hva som er gjort og hvorfor. 7. Oppsummer resultatet av kontrollen i egen mal (en pr rapporterende enhet) og returner dette til Seksjon for regnskap. Kontrollprogram Lokale kontroller 12

7.13 Eiersted / Bokført sted kontroller Hovedområde Diverse intern kontroll Aktivitet Eiersted / Bokført sted kontroller Risiko i At kostnadene i prosjektene belastes feil kostnadssted, og ikke regnskapet prosjektets eiersted. Intervall Månedlig kontroll. Kontrollen skal omfatte alle forutgående måneder for rapporteringstidspunktet. Oppfølging med løpende ompostering. Utfører Ansvarlig lokalt Utføres Lokalt med sentral kontroll Ansvarlig Den enkelte rapporterende enhet Tilbakemelding Det skal sendes ett utfylt standard mal/skjema per rapporterende enhet. Rapportering skjer pr. mail til avstemming-kontroll@admin.uio.no. Kontrollen utføres og rapporteres ihht Frister for regnskapsavslutning og rapportering 1. Gå til WEB rapporter på Seksjon for regnskaps hjemmesider: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/rapporter/kontrollprogram/index.html 2. Velg rapport: S - Kontroll av eiersted Art 3. Kjør rapporten for rapporterende enhet eller hele UiO. Ved å kjøre rapporten for hele UiO vil det i tillegg til å foreta kontroll med utgangspunkt i eiersted være mulig å foreta kontroll med utgangspunkt i bokført sted. Formål er å avdekke avvik så raskt som mulig. Rapporten viser med utgangspunkt i eiersteder (prosjektets eiersted) hvilke prosjekter hvor bokført sted ikke samsvarer med eier sted. Dette er feilføringer og skal korrigeres. NB! Ved overgang til nytt år kan avvik skyldes korrigering for feilføringer fra forrige år. Rapporten viser enkeltposteringer per prosjekt, bokført sted og saldo per eiersted. Konverter rapporten til excel og legg inn en kolonne for kommentarer. 4. Feilføringene skal korrigeres i det systemet der den/de oppsto. Det vil si at det er eierstedet som skal ha kostnaden. Det skal som hovedregel være 1 til 1 forhold mellom eiersted og bokført sted. Avvik fra hovedregel som er avtalt må opplyses om. 5. Oppsummer resultatet av kontrollen i egen mal (en pr rapporterende enhet) og returner dette sammen med rapporten til Seksjon for regnskap. Kontrollprogram Lokale kontroller 13

7.17 Løpende oppfølging av underskudd på oppdragsprosjekter Hovedområde Aktivitet Risiko i regnskapet Intervall Utfører Ansvarlig Generell intern kontroll Løpende oppfølging av oppdragsprosjekter At underskuddsprosjekter finansiert med eksterne midler ikke blir identifisert løpende med tilhørende korrektiv atferd. Månedlig kontroll (i forkant av periodeavslutning) Ansvarlig lokalt Den enkelte rapporterende enhet Tilbakemelding Rapportering skjer pr. mail til avstemming-kontroll@admin.uio.no. Det skal sendes ett utfylt standard mal/skjema per rapporterende enhet. Kontrollen utføres og rapporteres ihht Frister for regnskapsavslutning og rapportering. 1) Gå til WEB rapporter på Seksjon for regnskaps hjemmesider http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/rapporter/kontrollprogram/index.html 2) Velg rapport: S - Underskuddsprosjekter oppdrag. Legg inn ønsket stedsintervall og måned. Rapporten lister opp alle underskuddsprosjekter innenfor oppdrag. Rapporten viser for hvert enkelt prosjekt finansiering, egenkapitalisering, eiersted samt saldo hittil i år. 3) Konverter rapporten til Excel regneark og legg til en kolonne for kommentarer og en kolonne for oppfølging. 4) Foreta deretter en gjennomgang av alle prosjektene på listen og kommenter til hvert enkelt prosjekt eventuelt hvilke oppfølgingstiltak som er tenkt foretatt og / eller er foretatt. 5) Oppsummer resultatet av kontrollen i egen mal (en per rapporterende enhet) og returner dette med sammen med rapport S-Underskuddsprosjekter oppdrag til Seksjon for regnskap. Kontrollprogram Lokale kontroller 14

7.18 Kontroll fakturaflyt i Basware Hovedområde Generell intern oppfølging og kontroll Aktivitet Følge opp fakturaflyten i Basware. Gjennomgang og tiltaksavklaring av fakturaer med forfall over 30 dg. Risiko i At antall ukonterte fakturaer i Basware er for stort, som kan føre til regnskapet krav om betaling av forsinkelsesrenter fra leverandører. I tillegg vil mange ukonterte fakturaer utgjøre en kvalitetsmessig svakhet i regnskapsinformasjonen, siden mange inngående fakturaer ikke vil være kontert ved stenging. Intervall Månedlig kontroll. Utfører Ansvarlig lokalt Ansvarlig Den enkelte rapporterende enhet Tilbakemelding Det skal sendes ett utfylt standard mal/skjema per rapporterende enhet. Rapportering pr. mail til avstemming-kontroll@admin.uio.no. Kontrollen utføres og rapporteres ihht Frister for regnskapsavslutning og rapportering 1) Gå til WEB rapporter på Seksjon for regnskaps hjemmesider: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/rapporter/kontrollprogram/index.html 2) Velg rapport: F - Saksbehandler oversikt sortert per fakturanummer eller F- Saksbehandler oversikt sortert per saksbehandler. Ved Stedkode fyll inn de to første sifrene i deres enhets stedkode etterfulgt av % -tegn. Eksempel ( 31% ). 3) Rapporten lister opp alle fakturaer ved valgt enhet. Eksporter rapporten til Excel. Fjern /filtrer vekk fakturaer som har alder under 30 dager. Tomme linjer i kolonne A(fakturanummer) betyr at faktura ligger hos flere saksbehandlere. Legg til en kolonne for kommentar. Hver faktura over 30 dager skal ha en kommentar. Påfør også eventuelle oppfølgingstiltak som er tenkt foretatt og / eller er foretatt. (Se bort bra faktura som har alder = null. Alder lik null vil si at faktura mangler forfallsdato. Faktura vil bli korrigert og forfallsdato vil bli registrert). 4) Oppsummer resultatet av kontrollen i egen mal (en pr rapporterende enhet) og returner dette sammen med regnearket, til Seksjon for regnskap. 5) Det er og mulig å velge rapport Saksbehandler oversikt - sortert per saksbehandler. Dette er samme rapport som over men sortert per saksbehandler istedenfor per fakturanummer. Denne kan og brukes som grunnlag for vurdering. Samme prosess som over. Kontrollprogram Lokale kontroller 15

7.20 Kontroll av fakturaer over 100.000,- Hovedområde Innkjøp Aktivitet Kontrollere etterlevelse av regelverk og rutiner Risiko Risiko for at Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) og Forskrift om Offentlige Anskaffelser (FOA) ikke overholdes, og at fakturaer over 100.000,- betales uten at nødvendig dokumentasjon foreligger. Intervall Tertialvis kontroll. Kontrollen skal leveres sammen med kontrollprogrammet for april, august og desember mnd. Kontroll av alle fakturaer over 100.000,- per fakultet/sted for gjeldene kontrollmåneder. Utfører Ansvarlig lokalt Utføres Lokalt med sentral kontroll Ansvarlig Den enkelte rapporterende enhet Tilbakemelding Det skal sendes ett utfylt standard mal/skjema per rapporterende enhet. Rapportering pr. mail til avstemming-kontroll@admin.uio.no. Kontrollen utføres og rapporteres ihht Frister for regnskapsavslutning og rapportering. Generelt: Lov om offentlige anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrift (FOA) krever dokumentasjon på alle anskaffelser over 100.000,-: - Dokumentasjon på gjennomført konkurranse - Protokoll - Skatteattest - HMS attest ved anskaffelse av tjenester. Beskrivelse av kontrollene: 1) Controller i Innkjøpsseksjonen tar ut liste på alle fakturaer over 100.000,- per fakultet og vasker listen for fakturaer mot leverandører med rammeavtaler. Resterende fakturaer er utvalget for kontroll. 2) Økonomirapportør for rapporterende enhet får tilsendt utvalget av fakturaer for kontroll 2 arbeidsdager etter at regnskapet er lukket. Det skal krysses av for om følgende dokumentasjon foreligger på de utvalgte fakturaene: 1. Avtale og/eller bestillingsdokumentasjon: kontrakt med leverandør og bestillingsdokument (bestilling i PM / PO fra filemaker) 2. Protokoll: alle anskaffelser over 100.000,- er protokollpliktige og protokoll skal føres fra oppstart av anskaffelsesprosessen. 3. HMS attest: ved kjøp av tjenester eller produkter produsert i Norge skal det foreligge HMS attest fra leverandøren. Denne skal ikke være eldre enn 6 mnd ved mottak. Kontrollprogram Lokale kontroller 16

Der det ikke er aktuelt settes NA i feltet for HMS attest. 4. Skatt og MVA attest: skatt- og mva attest skal foreligge fra alle leverandører ved kjøp over 100.000,-. Denne skal ikke være eldre enn 6 mnd ved mottak. Krav om kommentar: om noen av dokumentasjonskravene (1. til 4.) vurderes å ikke være aktuelt for gjeldene faktura skal dette forklares i kommentarfeltet. 3) Dokumentasjonen lagres og arkiveres på enheten. 4) Oppsummer resultatet av kontrollen i egen mal (en for hver rapporterende enhet) Fakturarapporten legges ved i egen fane. Kontrollprogram Lokale kontroller 17

8.2 Kontroll av FA-register Hovedområde Generell intern oppfølging og kontroll Aktivitet Kontrollere at anleggsmidlene registrert i FA-registeret fortsatt er i UiOs eie og i bruk. Risiko i At UiO ikke innehar oversikt over sine anleggsmidler vil påvirke regnskapet gyldighet, eksistens og verdsettelse av balanseverdiene. Bestemmelse Ledere for enheter er ansvarlige for å verifisere egen beholdning av aktiverte eiendeler. Det vises til rutine for aktivering av investeringer. Intervall Månedlig kontroll Utfører Lokalt hos hver enkelt rapporterende enhet Ansvarlig Den enkelte rapporterende enhet Tilbakemelding Det skal sendes en utfylt standard mal/skjema per rapporterende enhet. Rapportering skjer pr. mail til avstemming-kontroll@admin.uio.no. Kontrollen utføres og rapporteres i henhold til Frister for regnskapsavslutning og rapportering. 1. Gå til WEB rapporter på Seksjon for regnskaps hjemmesider: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/rapporter/kontrollprogram/index.html 2. Velg rapport: A Aktiva Utstyrsrapport med fakturadetaljer. 3. Velg aktiveringsdato fra og med 01-JAN-2010 til og med siste dato i kontrollperioden. Velg en aktiv stedkode. Valgt stedkode skal endres fra gang til gang. Dersom enheten har mange anlegg på en stedkode bør stedkoden kontrolleres på nytt i en annen periode. Det skal da foretas utvalg av 10 stk aktiva som ikke har vært kontrollert tidligere. 4. Velg Eksporter deretter bruk rullegardinliste til å velge eksportformat Microsoft Excel. 5. Velg de 10 aktiva med høyest dagsverdi fra resultatet av kjøringen. Aktiva med kategori UIO.A291 skal ikke velges fordi dette er kostnadsført utstyr. Dersom en utvalgt stedkode har mindre enn 10 aktiva skal det velges en stedkode til. (Aktiva som starter med aktiva nummer UIO- skal ikke velges fordi disse er fra åpningsbalansen, disse har aktiveringsdato før 2010). 6. Påse at aktivaene er i enhetens eie, eksisterer og er i bruk. Kontroller også at øvrige registrerte opplysninger på aktivaet er korrekt - som lokasjon og kategori (art). 7. Legg til en kolonne for kommentarer og en kolonne for utført av i Excel arket. Bruk kolonnen kommentarer til å angi om aktiva er korrekt registrert eller årsak til avvik. For eksempel at aktiva ikke eksisterer, er ødelagt etc. Kontrollprogram Lokale kontroller 18

8. Med bakgrunn i resultatene av utført kontroll, foreta korreksjon for de anleggsmidlene hvor det er avdekket avvik (via skjema for ompostering av aktiverte eiendeler). Omposteringene må være Seksjon for regnskap i hende innen bilagsfristen for bokføring i gjeldende periode 9. Oppsummer resultatet av kontrollen i egen mal (én per rapporterende enhet) og returner dette sammen med anleggsregisteret til Seksjon for regnskap. Kontrollprogram Lokale kontroller 19

8.5 Kontroll av anlegg under utførelse (AU) Hovedområde Generell intern oppfølging og kontroll Aktivitet Verifisere innholdet og kontrollere status på anlegg under utførelse: o hvorvidt anlegget er ferdigstilt, og derfor burde ha vært overført til anleggsregisteret og avskrivninger påbegynt. Risiko i At anlegg under utførelse blir liggende på art 1130, 1210 og 1211 etter regnskapet ferdigstillelse og at avskrivninger derfor ikke igangsettes. Bestemmelse Ledere for grunnenheter er ansvarlige for å verifisere egen beholdning av anlegg under utførelse. Intervall Månedlig kontroll Utfører Lokalt hos hver enkelt rapporterende enhet Ansvarlig Den enkelte rapporterende enhet Tilbakemelding Det skal sendes ett utfylt standard mal/skjema per rapporterende enhet. Rapportering skjer pr. mail til avstemming-kontroll@admin.uio.no. Kontrollen utføres og rapporteres ihht Frister for regnskapsavslutning og rapportering. 1) Gå til WEB rapporter på Seksjon for regnskaps hjemmesider: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/rapporter/kontrollprogram/index.htmll Velg rapport: H Sted-art-prosjekt-tiltak all virk. alle hovedboksbilag Rapporten skal kjøres for følgende arter for rapporterende fakultet/enhet: 1130 Anlegg under utførelse 1210 Maskiner, verktøy, andre anlegg og vitenskapelig utstyr under utførelse 1211 Innredning under utførelse Rapporten lister opp alle føringer som er gjort på nevnte arter som omhandler anlegg under utførelse. Konverter rapporten til Excel. 2) Verifiser innholdet i rapporten og kontroller status på anleggene under utførelse. Anlegg under utførelse skal aktiveres løpende etter hvert som de ferdigstilles og tas i bruk. For de anleggene som har status ferdigstilt og skal overføres til anleggsregisteret, konteres de vekk fra art 1130, 1210 eller 1211 og overføres til øvrige gjeldende arter for anleggsmidler slik at avskrivninger påbegynnes. Skjema for kapitalisering av anlegg under utførelse fylles ut og leveres Seksjon for regnskap. 3) Oppsummer resultatet av kontrollen i egen mal (én per rapporterende enhet) og returner dette til Seksjon for regnskap. Kontrollprogram Lokale kontroller 20