Rollag kommune Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Rom 2 Rollag kommunehus Dato: 18.04.2013 Tidspunkt: 10:00 Sakenes dokumenter ligger til gjennomsyn på sekretærens kontor. Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf 31023000, v/. Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Rollag kommune, Dag Lislien ordfører
Sakskart: Utvalgs Saksnr: PS 14/13 PS 15/13 Sakstittel Meldinger og orienteringer Godkjenning av protokoll fra siste møte og referatsaker Lukket/åpen PS 16/13 Regnskap og årsrapport 2012 PS 17/13 Årsrapport finansforvaltning 2012 PS 18/13 Søknad om tilleggsbevilgning til gatelys langs fylkesvei 107 PS 19/13 Utredning om kommunestruktur - prinsippsak - ny behandling
Rollag kommune Rollag : 11.04.2013 Arkiv : Saksmappe : 2013/47 Avd : Sentraladministrasjon Saksbehandler : en Else Berit Grette Meldinger og orienteringer MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet 18.04.2013 14/13
PS 15/13 Godkjenning av protokoll fra siste møte og referatsaker
Rollag kommune Rollag : 11.04.2013 Arkiv : 210 Saksmappe : 2013/216 Avd : Rådmann Saksbehandler : Hans Henrik Thune Regnskap og årsrapport 2012 MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet 18.04.2013 16/13 Kommunestyre Utvalgsleders forslag til vedtak : Det framlagte regnskap godkjennes og fastsettes som årsregnskap for året 2012. Årsrapport for året 2012 tas til orientering. Mindreforbruk i driftsregnskapet på 4.440.001 kroner disponeres slik: o Dekke ikke finansiert andel i investeringsregnskapet 2013 med 365.200 kroner. o Bevilge 90.000 kroner til innredning møterom og kontor o Avsetning til disposisjonsfond med 3.984.801 kroner Saken gjelder: Framleggelse av årsrapport og årsregnskap 2012 for Rollag kommunekasse. Saksopplysninger: Årsregnskapet for 2012 for Rollag kommune ble i henhold til Regnskapsforskriftene avlagt og sendt Statistisk Sentralbyrå (SSB) innen rapporteringsfristen 15. februar 2013. Rådmannens to dokumenter, Årsregnskap 2012 og Årsrapport 2012 ble overlevert Buskerud Kommunerevisjon IKS innen 31. mars 2013. (i henhold til kravet om overlevering innen utgangen av mars måned.) Med referanse til Regnskapsforskriften 10 Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning, skal formannskapet avgi innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Fristen for kommunestyrets godkjenning av årsregnskapet er 1.juli. Revisor skal for hvert regnskapsår avgi revisjonsberetning til kommunestyret. Revisjonsberetning fra Buskerud Kommunerevisjon IKS ligger fremst i regnskapsdokumentet.
Kontrollutvalget er i henhold til forskrift om Kontrollutvalg 7 Uttalelse om årsregnskapet tillagt følgende rolle: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalget behandlet Rollag kommunes regnskap og rådmannens årsrapport 2012 i sitt møte 9. april 2013. Uttalelse fra Kontrollutvalget følger vedlagt. Driftsregnskapet Regnskapet blir gjort opp med positivt netto driftsresultat på 2,7 % av kommunens inntekter eller 4,1 millioner kroner. Fylkesmannen anbefaler at netto driftsresultat skal være minimum 3 % av sum inntekter for å ha handlingsrom dersom kommunen får uforutsette utgifter eller inntektssvikt i året. Driftsregnskapet samlet sett for enhetene (tjenesteproduksjon) har positivt avvik på 3,1 millioner kroner. Resultatet er litt misvisende fordi det er inntektsført erstatning for vern av Trillemarka-Rollagsfjell (kommuneskogen) med 2,98 millioner kroner i enheten Plan og utvikling. Holder vi dette beløpet utenom vil samlet drift for enhetene være positivt med 136.000 kroner. Avvikene varierer noe mellom enhetene og er nærmere omtalt i årsrapporten. De største avvikene i forhold til budsjett på andre utgifter og inntekter som ikke gjelder tjenesteproduksjon er bl.a. premieavvik og amortisering av premieavvik på pensjon. Det er også noe lavere inntekter på kraftomsetning enn forutsatt i budsjettet. I tillegg er det økning i skatteinngangen i forhold til anslag i budsjett og dermed lavere rammetilskudd (redusert inntektsutjevning). Til sammen utgjør avviket på andre inntekter og utgifter i alt 1,3 millioner kroner (positivt avvik). Kommunens driftsregnskap er oppgjort med regnskapsmessig mindreforbruk på 4,4 millioner kroner. Investeringsregnskapet Totalt er det gjennomført investeringer for 10,1 millioner kroner. Investeringene er finansiert med lånemidler, momskompensasjon overføring fra driften og tidligere avsetninger. Det er overført 1,38 millioner kroner i investeringsmidler fra 2012 til 2013 jfr. vedtak i kommunestyre sak 78/2012. Ved avslutning av årets regnskap viser det seg at prosjekter som ikke er gjennomførte og som videreføres i 2013 tilsvarer 1,74 millioner kroner. Avviket må dekkes inn i 2013. Investeringsregnskapet avsluttes med 0 kroner i mer- mindreforbruk og det er overført 0,3 millioner kroner mindre fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet enn budsjettert. Viser til egen detaljert prosjektoversikt på side 79 og 80 i rådmannens årsrapport. Balanseregnskapet Kommunens fondsreserve er 23,9 millioner kroner ved utgangen av 2012. Av dette er 16,4 millioner kroner allerede disponert gjennom tidligere vedtak eller øremerket spesielle formål. Resterende 7,4 millioner kroner knyttes til næringsfond med 1,3 millioner kroner og ubundne investeringsfond med 0,6 millioner kroner og disposisjonsfond med 5,5 millioner kroner.
Langsiktig gjeld pr 31.12 utgjør 56,1 millioner kroner. Dette er en økning på 3 millioner kroner fra året før. Det er foretatt låneopptak på 5 millioner kroner til investeringsformål og 1,1 millioner til videre utlån (Startlån). Det er nedbetalt 3,1 millioner kroner i avdrag i 2012. Arbeidskapitalen er redusert med 0,3 millioner kroner i 2012. Det vil si at kommunen har mottatt 0,3 millioner kroner mindre enn hva den har brukt av midler. I forhold til kommunens driftsvolum anses arbeidskapitalen og likviditetsreserven å være tilfredsstillende. Revisjonsberetningen inneholder ingen presiseringer eller forbehold. Disponering av regnskapsmessig overskudd I forbindelse med ombygging i kommunehuset er det behov for midler til innredning av nye møterom og kontor. Utgiften anslås til 90.000 kroner. Rådmannen foreslår å disponere mindreforbruk i driftsregnskap 2012 på 4.440.001 kroner på følgende måte: Dekke ikke finansiert andel av investeringsregnskapet 2013 med 365.200 kroner. Bevilge 90.000 kroner til å innrede nye møterom og kontor. Avsette 3.984.801 kroner til disposisjonsfond. Konklusjon: Det framlagte regnskap godkjennes og fastsettes som årsregnskap for året 2012. Årsrapport for året 2012 tas til orientering. Mindreforbruk i driftsregnskapet på 4.440.001 kroner disponeres slik: o Dekke ikke finansiert andel i investeringsregnskapet 2013 med 365.200 kroner. o Bevilge 90.000 kroner til innredning møterom og kontor o Avsetning til disposisjonsfond med 3.984.801 kroner Vedlegg: 1. Regnskapsdokumentet for 2012 2. Årsrapport 2012 3. Kontrollutvalgets uttalelse
Rollag kommune Rollag : 01.03.2013 Arkiv : 250 Saksmappe : 2013/124 Avd : Økonomikontor Saksbehandler : Anne Rudi Årsrapport finansforvaltning 2012 MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet 18.04.2013 17/13 Kommunestyre Utvalgsleders forslag til vedtak : Rapporten om finansforvaltning 2012 tas til orientering. Fakta: I henhold til reglement for finansforvaltning, vedtatt av kommunestyret 16. desember 2010, sak 68/2010 skal det rapporteres tre ganger årlig, ved 1. og 2 tertial i tertialrapportene og en særskilt rapport ved årets slutt. Dette er årsrapporten for 2012. Årsrapport 2012 1. Plassering og forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. Ved forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet til driftsformål skal det legges vekt på lav finansiell risiko og høy likviditet. Når det gjelder ledig likviditet og midler beregnet til driftsformål, har Rollag kommune kun plasseringer i bankinnskudd. Bankinnskuddene er plassert i Sparebank1, Buskerud og Vestfold som er vår hovedbankforbindelse fra 27. august 2012. Pr 31.12 stod det et mindre beløp igjen i Nes Prestegjeld Sparebank som var vår forrige hovedbankforbindelse. Kapital pr 31.12: Bank: 2011 2012
Nes Prestegjeld Sparebank 39 323 498 592 711 Sparebank1, Buskerud og Vestfold 0 37 078 058 Det har ikke vært vesentlige markedsendringer i 2012 da vi bare har bankinnskudd og ansvarlig lån. Bankinnskuddene til Rollag kommune har markedsrente. Innskuddene forrentes til 3 måneders nibor + margin på 1,07 %. I regnskapet for 2012 er det inntektsført renter av bankinnskudd med 869.216 kroner. Bankrente var budsjettert med 900.000 kroner. Det er ikke avvik mellom faktisk forvaltning og krav i finansreglementet i 2012. 2. Forvaltning av langsiktige finansielle aktiva adskilt fra kommunens midler beregnet for driftsformål. Plassering av langsiktig finansielle aktiva har som formål å forvalte frigjort kapital fra salg av eiendommer og andre midler etter kommunestyrets vedtak, og sikre en langsiktig avkastning som skal bidra til å gi innbyggerne et godt tjenestetilbud. Det styres etter en investeringshorisont på mer enn 5 år, samtidig som en søker en rimelig avkastning. Rollag kommune har ingen plassering av langsiktig finansielle aktiva ved utgangen av 2012. 3. Forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtaler. Formålet med forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrig finansavtaler er å skaffe kommunen finansiering til gunstigst mulig betingelser, uten at man påføres vesentlig finansiell risiko. Rollag kommune har langsiktig gjeld pr. 31.12.2011 på 56.143.928,- kroner fordelt på følgende låneinstitusjoner: KLP 17 999 601 Kommunalbanken 32 376 450 Husbanken 5 767 877 Det har ikke vært vesentlige markedsendringer i forhold til lånesiden i 2012. Rollag kommune har følgende fordeling mellom faste og flytende renter pr. 31.12.2012. Flytende renter Faste renter Sum lån Husbanken 5 767 877 0 5 767 877 KLP 17 999 601 0 17 999 601 Kommunalbanken 4 666 610 27 709 840 32 376 450 Sum 28 434 088 27 709 840 56 143 928 Andel i % 50,64 % 49,36 % I henhold til finansreglementet skal minimum 25 % av porteføljen være på fast rente. Dagens sammensetning har en høyere andel fast rente, men vil endre seg betraktelig i løpet av 2013 da flere av lånenes avtaler utløper. Flytende rente er pr 31.12.2012 ligger på 2,25 %. Rollag kommune har følgende satser for faste renter og utløpsdatoer for renter pr. 31.12.2012
Faste renter Beløp 31.12.2012 Rente Utløp fastrente Kommunalbanken 11 779 200 4,91 % 16.12.2013 Kommunalbanken 2 800 000 2,09 % 11.03.2013 Kommunalbanken 8 130 640 2,19 % 10.05.2013 Kommunalbanken 5 000 000 2,97 % 23.10.2017 Rollag kommune har gjennomført låneopptak på 5 millioner kroner til investeringsformål i 2012. Låneopptak til investeringsformål er gjennomført i tråd med inngått rammeavtale gjennom BTV innkjøp. Rammeavtalen forutsetter minikonkurranse mellom tre låneinstitusjoner; KLP, DnB og Kommunalbanken. Kommunalbanken vant konkurransen ved låneopptak til fast rente på 5 millioner kroner. Det er foretatt låneopptak fra Husbanken på 1.150.000 kroner til videre utlån (startlån) Det er innbetalt 3,1 millioner kroner i avdrag i 2012. Det er ikke avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet med unntak av at andel fastrente lån kan være lavere enn i dag. Dette blir korrigert i 2013. Følgende rentesatser tilbys pr. 27. februar 2013: Fastrente, basert på et lån med 20 års avdragstid Renteregulering: 1 ÅR 3 ÅR 5 ÅR 7 ÅR 10 ÅR Nominell rente: 2,24 % 2,66 % 3,17 % 3,55 % 3,91 % Effektiv rente: 2,25 % 2,68 % 3,19 % 3,58 % 3,94 % Rådmannens konklusjon: Rapporten om finansforvaltning 2012 tas til orientering.
Rollag kommune Rollag : 05.04.2013 Arkiv : 233 Saksmappe : 2010/676 Avd : Teknisk Saksbehandler : Gjermund Otterholt Søknad om tilleggsbevilgning til gatelys langs fylkesvei 107 MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet 18.04.2013 18/13 Utvalgsleders forslag til vedtak : Fakta: I den årlige søknaden om trafikksikkerhetsmidler til Statens vegvesen 13.11 2012 ble det søkt om følgende midler: Prio Prosjekt Kostnad eks. mva 1 Gangveg ved Sagtun langs fylkesveg 40 1.195.000 2 Gatelys fylkesveien Brubakken - Toen Fylkesveg 107 400.000 3 Gatelys fylkesveien Tveiten Veggli kirke Fylkesveg 109 600.000 Til sammen 2.195.000 Vanligvis dekker Statens Vegvesen 50% av kostnaden. For tiltak 1 er det avsatt midler i budsjettet. For tiltakene 2 og 3 er det ikke avsatt midler i budsjettet. I brev fra av 30.01.2013 fikk Kommunen tilsagn om støtte til prioritert nr.3 med kr. 360.000 Gatelys fylkesveien Tveiten Veggli kirke Fylkesveg 109 Strekningen er på ca. 1050m og trafikkeres daglig av skoleelever. Fylkesveien har ikke gangveg. Med 35 m mellom hvert lyspunkt vil kostnadene være 1035/35 = 30 gatelys a kr. 20.000 = kr. 600 000,-.
I budsjettet for 2013 er det ikke budsjettert for egenandelen som er på ca kr 300 000. Kommunen må også bære fremtidige årlige driftsutgifter som en anslår til kr. 10 000 for dette anlegget. Tildelte midler skal brukes i løpet av budsjettåret og anlegget må derfor straks konkurranseutsettes dersom dette skal være gjennomført innen fristen. Vurdering Selv om kommunen hadde prioritert dette anlegget som nr. 3 er nytteverdien såpass stor at anlegget bør gjennomføres. Rådmannens konklusjon: Det tilleggsbevilges kr 300 000 for å dekke kommunens egenandel til bygging av gatelys fra kirken til Tveiten langs fylkesveg 109. Beløpet er ca 50 % av totalkostnadene (restbeløp dekkes av tilskuddsmidler) og tas fra disposisjonsfond. For å få gjennomført tiltaket i inneværende år, konkurranseutsettes arbeidene så snart som mulig. Det benyttes energisparende belysning og armatur sees i sammenheng med eksisterende belysning. Dersom anlegget skulle bli dyrere enn forutsatt, begrenses lengden slik at anleggskostnadene blir i samsvar med vedtatte bevilgning. Vedlegg: Brev fra Buskerud fylkeskommune Søknad om fylkeskommunal støtte til aksjon skoleveg i Buskerud 2013.
Rollag kommune Rollag : 10.10.2012 Arkiv : 026 Saksmappe : 2010/660 Avd : Rådmann Saksbehandler : Hans Henrik Thune Utredning om kommunestruktur - prinsippsak - ny behandling MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet 18.10.2012 48/12 Kommunestyre Formannskapet 18.04.2013 19/13 Utvalgsleders forslag til vedtak: Saken legges fram til drøfting Behandling i Formannskapet - 18.10.2012: Ordfører foreslo følgende forslag til vedtak. Ordfører tar kontakt med ordfører i Flesberg med sikte på å arrangere et felles møte mellom formannskapene for å utarbeide felles strategi for det videre arbeid med saken. Videre behandling av saken avventes til fellesmøtet er avholdt. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Formannskapet - 18.10.2012: Ordfører tar kontakt med ordfører i Flesberg med sikte på å arrangere et felles møte mellom formannskapene for å utarbeide felles strategi for det videre arbeid med saken. Videre behandling av saken avventes til fellesmøtet er avholdt. Det er gjennomført et møte mellom formannskapene i Flesberg og Rollag og ett møte mellom formannskapene i Nore og Uvdal, Flesberg og Rollag. Saken legges derfor fram til ny behandling. Bakgrunn:
Kommunestyret i Rollag behandlet sak om kommunestruktur Utredning om kommunestruktur prinsippsak i kommunestyremøte 4.11.2010. Saken er vedlagt her. Kommunestyret gjorde følgende vedtak: 1. Rollag kommune stiller seg i prinsippet positiv til en videre utredning om kommunesammenslåing. 2. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide en plan for en forstudie som kan gjennomføres i 2011. Forstudien skal danne et beslutningsgrunnlag for å kunne ta stilling til om kommunen skal starte en konkret utredning om kommunesammenslåing. 3. Forstudien bør inneholde elementer som: a. Kompetansetiltak og innhenting av erfaringer fra andre (konferanser, kommunebesøk m.v.) b. Skaffe oversikt over hvilke oppgaver og aktiviteter en utredning om kommunesammenslåing bør inneholde c. Klargjøre hvilke kommuner det kan være aktuelt å slå sammen; herunder mulige endringer av kommunegrenser d. Skaffe oversikt over kostnadene ved en gjennomføring av en utredning, samt mulige finansiering e. Anslå en tidsplan for en utredning. 4. Kommunestruktursaken legge inn i planarbeidet med samfunnsdelen av kommuneplanen Med unntak av pkt. 4 i vedtaket ovenfor, fattet kommunestyret i Flesberg likelydende vedtak i sitt møte 4.11.2010. I prosessen videre gjennomførte rådmennene møte med Kommunenes Sentralforbund (KS) 27.4.2011. Hensikten var å drøfte konkretiseringen av et strukturprosjekt både mht. bl.a. innhold, omfang og gjennomføring. KS sitter med god kunnskap og dokumentasjon fra lignende prosjekter, og deres erfaringer og kompetanse er derfor både nyttig og viktig i vårt arbeid med å utarbeide et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag for kommunestyrene. KS sine anbefalinger tilbake til kommunene var tydelige på spesielt to punkter: 1. For å lykkes med denne type prosjekter, er det er særdeles viktig at kommunestyrene ansvarliggjøres og har eierskap til prosjektet. Siden det da var relativt kort tid til kommunestyrevalget, anbefalte KS at en avventet videre framdrift til etter valget og at en deretter tar saken opp igjen til ny behandling for å få verifisert at vedtaket om utredning skal stå ved lag. 2. Slik vedtaket fra kommunestyrene er utformet, skal forstudien ta mål av seg å klargjøre hvilke kommuner det kan være aktuelt å slå sammen, herunder mulige endringer av kommunegrenser, jfr. pkt 3 c. KS anbefaler ikke en slik framgangsmåte. De kommuner som er aktuelle i forhold til en kommunesammenslåing, bør alle være aktivt med i prosjektet og bidra i forhold til det arbeidet som skal gjøres. Å utrede kommunesammenslåing på vegne av andre kommuner, har liten eller kanskje motsatt effekt av hva en ønsker å oppnå. Det er derfor KS sin anbefaling at hvis Rollag og Flesberg ønsker andre kommuner med i utredningsprosjektet, så må dette avklares endelig med disse kommunene før en starter opp. Ordførerne og rådmennene i Rollag og Flesberg hadde i etterkant av KS-møte et oppsummeringsmøte for å drøfte anbefalingene fra KS. En ble der enig om å følge anbefalingene fra KS og at saken om utredning av kommunestruktur legges fram på
nytt for nytt kommunestyrene i 2012. Likeledes bør en søke endelig avklaring på deltakende kommuner i utredningsarbeidet i forkant av oppstart. Vurdering: I tråd med anbefalingene fra KS legges saken om Utredning om kommunestruktur prinsippsak fram for kommunestyret til ny behandling. Dette for å sikre at vedtaket om utreding av kommunestruktur som ble fattet av forrige kommunestyret skal stå ved lag. Erfaringer fra andre tilsvarende prosjekter peker på at det er særdeles viktig at et slikt prosjekt har tilfredsstillende eierskap i det kommunestyret som vil være oppdragsgiver for prosessen. Rådmannen støtter denne framgangsmåten. Saken m/vedlegg fra 2010 (sak 63/10) følger derfor vedlagt til orientering. Rådmannen vil også støtte anbefalingen fra KS om at en før oppstart av et eventuelt utredningsprosjekt avklarer endelig hvilke kommuner som skal delta. Hensikten med forstudien er bl.a. å gi kommunestyrene et godt nok beslutningsgrunnlag for å ta stilling til om en skal gå videre å starte en konkret utredning om kommunesammenslåing. Det er grunn til å anta at kommunene som evt. er aktuelle og dermed danner grunnlaget for en kommunesammenslåingsprosess, aktivt bør være med i fra oppstarten. Dette vil styrke kvaliteten og dermed danne et bedre beslutningsgrunnlag i neste runde. Med bakgrunn i ovennevnte, vil rådmannen anbefale at kommunestyret tar stilling til følgende: 1. Om kommunestyret opprettholder intensjonene i vedtaket om utredning av kommunestruktur, jfr. sak 63/10 2. Om kommunestyret vil gjennomføre utredningen kun som et prosjekt mellom Rollag og Flesberg kommuner eller om og evt. hvilke kommuner som bør inviteres med i gjennomføringen av forstudiet. Det bør i så tilfelle rettes en formell henvendelse til aktuell kommune med forespørsel om deltakelse. Rådmannen vil anbefale at ovennevnte spørsmål avklares før en tar stilling til videre framdrift. Innhold og omfang i en prosjektplan vil måtte gjenspeiles i forhold til antall deltakende kommuner. Rådmannen er kjent med at tilsvarende sak som denne også legges fram for kommunestyret i Flesberg for behandling. En videre framdrift i saken er selvsagt også avhengig av likelydende vedtak i de to kommunene. Konklusjon: Saken legges fram til drøfting