Retningslinjer for å få redusere antallet midlertidig ansatte ved UMB

US-SAK NR:190/2011 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN 1302 1901 SAKSANSVARLIG: PER ANDERS AUTHEN SAKSBEHANDLER(E): CHRISTIAN ELIND ARKIVSAK NR:2011/1802 Retningslinjer for å få redusere antallet midlertidig ansatte ved UMB Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg 1) Uttalelse om bruk av midlertidige ansettelse av 28. februar 2011 2) Forslag til retningslinjer 3) Oversikt over utviklingen av midlertidige ansatte Forslag til vedtak: Retningslinjer for å redusere antallet midlertidig ansatte ved UMB vedtas. Retningslinjene vedlegges møteboka. Ås, 29.11.2011 Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 08.12.2011

2 a) Saksfremlegg Bakgrunn/innledning Regjeringen vil ha ned antall midlertidige ansatte i Universitet og Høyskolesektoren (UoH-sektoren) (politisk plattform av 7. oktober 2009). Regjeringen og statsråd Tora Aasland har også satt ned et partssammensatt utvalg, Rindal-utvalget, som blant annet resulterte i en rekke forslag/vurderinger for å få ned den høye andelen midlertidige ansatte i UoH sektoren (Rindal-rapporten). Med bakgrunn i dette har også UoH-sektoren blitt bedt om å kommentere forslagene til tiltak for å få ned andelen midlertidige ansatte i UoH-sektoren. UMB ga sine uttaleleser i høring i brev datert 28. februar 2011 (se vedlegg 1). Det fremstår som klart at UoH-sektoren må redusere bruken av midlertidige ansatte. Sektoren har vesentlig flere midlertidige ansatte enn gjennomsnittet i staten, og spesielle UoH-forhold er ikke nok til å forklare den høye andelen midlertidige ansatte i nettopp UoH-sektoren. UMB bør ha en felles politikk/ retningslinjer for å få ned andelen midlertidige ansatte. Retningslinjene bør si noe om hvordan vi skal forholde oss til de eksisterende midlertidige ansatte som pr. i dag er i randsonen av lovlighet ift. regelverket og som derfor bør ryddes opp i. I tillegg bør retningslinjene si noe om hvordan UMB skal klare å skifte kurs fremover slik at vi også på sikt reduserer andelen midlertidige ansatte. Situasjonen ved UMB i dag Statistikk: I april 2011 utgjorde midlertidig ansatte ved UMB ca 41% av samlet antall årsverk. Hvis stipendiater og postdoktorer ikke ble medregnet utgjorde de midlertidig ansatte ca 20% av samlet antall årsverk. Til sammenligning var snittet i UoH-sektoren (2002-2009) ca 33% og ca 17% dersom stipendiater og postdoktorer ble unntatt. Det gjøres oppmerksom på at prosenttallene må anses som veiledende blant annet pga av forskjellige forutsetninger/kategoriseringer i utregningene. Tallene fra UoH-sektoren er hentet fra Rindalrapporten. Bruken av midlertidig tilsetting i arbeidslivet generelt er på under 9 %. Kartlegging: Det er blitt foretatt en individuell vurdering av midlertidig ansatte ved UMB (pr april 2011), hvor de enkelte midlertidig ansatte er blitt plassert i tre kategorier ettersom de er problematiske eller ikke. I vurderingen av om de midlertidige ansatte er problematiske menes om det er mangler i hjemmelsgrunnlag for lovlig midlertidig ansettelse eller eventuelle andre forhold som kan medføre at de midlertidig ansatte kan ha rett til fast ansettelse. Hver enkelt midlertidig ansatt er plassert i en av følgende tre kategorier. - Uproblematiske (80%) - Mulig problematiske (7%) - Problematiske (4%) - De resterende 9 % er bistillinger ved UMB og er holdt utenfor. UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 08.12.2011

3 I perioden fra januar 2011 til august 2011 har antallet midlertidig ansatte totalt steget med 8 årsverk ved UMB. Budsjett -1 stillinger (midlertidig ansatte) har for samme periode ligget på stedet hvil. I vedlegg tre vises utviklingen av antall midlertidige ansatte i et utvalg stillinger ved UMB fra november 2010 til november 2011(se vedlegg 3). Opplæring/forankring rundt reglene om midlertidig ansettelse: Personal og organisasjonsavdelingen har gjennomført opplæring og forankring rundt temaet midlertidig ansettelse i hele 2011. Både som direkte opplæring av regelverket rundt midlertidig ansettelse for instituttenes/enhetenes personalkonsulenter. Men også gjennom diskusjon i foraene ILT, SLT og UDL ved flere anledninger, senest i november måned 2011. Retningslinjene Arbeidsprosessen rundt utarbeidelse av retningslinjer: Retningslinjene er blitt utarbeidet i tett dialog/diskusjon med ledergruppene; Insituttlederteamet, Sentrallederteamet og Universitetsdirektørens ledergruppe (ILT/SLT/UDL). Det er enighet om at det trengs felles overordnede retningslinjer for å få ned andelen midlertidig ansatte ved UMB. Det er dog noe variasjon i ønsket om hvor konkrete retningslinjene bør være. Det er fremmet argumentasjon om at UMB ikke trenger å være best i klassen. Det er fremmet argumentasjon om at det må være en lik tilnærming, og ikke minst, lik vilje mellom instituttene/avdelingene for at vi skal klare å få til en reell endring i utviklingen. Det har ellers kommet få direkte ønsker i tilknytning til utarbeidelsen av retningslinjene. Arbeidsprosessen med utviklingen av forslaget til retningslinjer har derfor vært at Personal og organisasjonsavdelingen har utformet forslag til retningslinjer som så er blitt presentert for ledergruppene og deretter korrigert etter innspill. Retningslinjene som nå fremmes som forslag til universitetsstyret ligger vedlagt (vedlegg 2). Mål: På et overordnet plan vil retningslinjene ha som mål å få ned andelen midlertidig ansatte ved UMB. Det foreligger ikke andre konkrete mål enn at andelen ansatte skal gå ned i forhold til dagens situasjon og at nedgangen skal være av en moderat karakter. Utviklingen skal snus slik at man i første omgang ser at utviklingen går i riktig retning, dvs. at andelen midlertidige skal reduseres ved hvert enkelt institutt/avdeling ved UMB. Det må imidlertid tas hensyn til spesielle forhold ved de enkelte institutter/avdelinger (herunder størrelse og andel eksternfinansiert forskning m.m.). Retningslinjene er forslått delt opp i tre hovedkategorier: En del tar for seg en opprydding av eksisterende forhold og som følge av dette forventes en relativt umiddelbar målbar nedgang av midlertidig ansatte. En annen del som tar for seg inngangen til midlertidig ansatte (fremtidig utvikling). Denne delen av retningslinjene er viktigst i forhold til å få andelen til å synke litt lenger frem i tid, samt sørge for at andelen midlertidig ansatte i fremtiden forblir på et lavere nivå. Siste del av retningslinjene tar for seg oppfølging og måling av utviklingen av andelen midlertidig ansatte ved UMB. Meningen med denne delen av retningslinjene er å holde fokus på å ha andelen nede, samt for å gi klarhet i hvordan UMB måler utviklingen av andelen midlertidige ansatte. Retningslinjenes del 1 Retningslinjer ved vurdering av nye midlertidige ansettelser: UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 08.12.2011

4 Selv om en opprydding av potensielt ulovlige midlertidig ansatte (se avsnittet nedenfor) ved UMB antas å minske andelen midlertidig ansatte må det tas grep som hindrer at nye midlertidig ansatte tilkommer i større grad. I tillegg må det tas grep som sikrer at også andelen av lovlige midlertidige ansettelser reduseres. For at UMB skal kunne imøtekomme de politiske føringer som er gitt fra sentralt hold er det nødvendig at UMB også reduserer andelen midlertidige ansettelser som i seg selv antas å være uproblematiske i forhold til lovverk (jf. avsnittet om kartlegging over). Av den grunn er det foreslått retningslinjer som legger føringer når instituttene/avdelingene vurderer å ansette midlertidig. Det er blant annet presisert føringer for at fast ansettelse bør legges til grunn i stedet for lange midlertidige ansettelser og i stedet for fornying av midlertidige engasjement. Teknisk/administrative ansettelser bør være faste. Samtidig skal instituttenes/avdelingenes vurderinger kunne dokumenteres i ettertid. Det vises nærmere til retningslinjenes første del. Det er også inntatt krav til at det på instituttnivå skal være en høy bevissthet rundt midlertidige ansatte i den overordnede bemanningsplanleggingen. I tillegg at må instituttene tenke strategisk slik at instituttene ikke kommer i pressede situasjoner som medfører behov for midlertidige ansettelser. Retningslinjenes del 2 - Opprydding i eksisterende forhold: Det fremkom relativt tidlig i arbeidet med hvordan UMB kan få ned antallet midlertidig ansatte at UMB i første omgang bør håndtere de midlertidig ansatte som er vurdert som problematiske i forhold til hjemmelsgrunnlag/mulighet for krav til fast ansettelse. Av den grunn er det i retningslinjene foreslått konkrete føringer for hvilke forhold som bør medføre at en midlertidig ansatt bør ansettes fast. Føringene er i overensstemmelse med det som allerede følger av lovverket. Ingen av føringene er absolutte av den grunn at det til syvende og sist må være opp til det enkelte institutt/avdeling å ta stilling til om en ansatt bør gis fast ansettelse. Det vises til retningslinjenes avsnitt om Opprydding i eksisterende forhold. Det siste års fokus på midlertidig ansatte ved UMB, samt det fokus det har vært på midlertidig ansatte i offentligheten har medført at instituttene/avdelingene allerede er godt i gang med å rydde opp der det er problematiske midlertidige ansettelsesforhold. Retningslinjenes del 3 Internkontrol/oppfølging: Alle institutter vil bli målt på midlertidige ansettelser (tertialvis). Det tas høyde for spesielle forhold ved de enkelte instituttene. Følgene av nye retningslinjer og endret praksis rundt midlertidig ansatte ved UMB Bemanning og økonomi: Det må antas at opprydding av eksisterende midlertidige ansettelser vil kunne ha økonomiske konsekvenser for UMB. Det er blant annet nærliggende å anta at UMB, i det minste i de nærmeste årene, vil få en mer låst situasjon i forhold til arbeidsstokken. Særlig oppryddingsdelen i retningslinjene vil medføre at en del av de midlertidige ansatte vil gå direkte over i faste ansettelser, noe som nødvendigvis medfører ytterligere faste økonomiske lønnsforpliktelser. Det må antas at instituttene/avdelingene innretter seg etter det nye retningslinjene også i forhold til strategi rundt bemanning, og at retningslinjene kan medføre færre nyansettelser samlet sett. Den økonomiske kostnaden vil da ikke bli direkte berørt. Man taler da heller om andre verdier som blir direkte berørt, som UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 08.12.2011

5 faglig, personalmessig robusthet, samt konsekvens på kvaliteten eller bredden man har på den forskning og undervisning som drives ved UMB. Mulige konsekvenser av endrede rutiner: En mer indirekte mulig konsekvens av endret kurs i forhold til benyttelse av midlertidig ansettelser kan være at nye rutiner/praksiser utvikler seg som følge av en nye retningslinjer. Det er vanskelig å forutse slike endrede rutiner/praksiser. En må imidlertid anta at større endringer i form av å frata viktige handlingsrom for instituttene/avdelingene vil kunne føre til endrede rutiner for forsøke å opprettholde sine mål. Det er blant annet blitt fremkommet større interesse rundt muligheten av å benytte ordinære oppsigelser i større grad enn det gjøres i dag. En slik eventuell utvikling vil bli diskutert i de relevant fora, Universitetsdirektørens vurderinger: Når det skal utformes en overordnet politikk og retningslinjer i forhold til å redusere antallet midlertidige ansettelser ved UMB ser universitetsdirektøren at det må utøves en ballanse mellom det politiske målet på den ene siden, nemlig det å redusere antallet midlertidige ansatte, og på den annen side, bevare arbeidsgivers handlingsrom når det gjelder økonomiske forpliktelser og bemanningsplanlegging. At de midlertidige ansatte skal være ansatt innenfor norsk regelverk er selvsagt. Retningslinjene legger derfor opp til en gjennomgang og opprydding ved hvert institutt/avdeling dersom det antas tilfeller som ligger i nettopp grenseland. Det er imidlertid ikke nok å ha en opprydding i forhold til de midlertidige ansatte som er ansatt ved UMB i dag. For å få ned UMBs andel midlertidige ansatte til et nivå som er mer på normalnivå i statlig sektor, og i henhold til de politiske føringer som er kommet fra regjeringen, må UMB også sette en ny kurs som strammer inn bruken av midlertidige ansatte for fremtiden. Den nye kursen må også omfatte den delen av midlertidige ansatte som på individuelt nivå ville være godt innenfor regelverkets randsoner. Det fremkommer av retningslinjenes målsetting, og av de føringer som er lagt til grunn for hver enkelt fremtidig vurdering rundt en potensiell ny midlertidig ansettelse, at det ved UMB nå kreves en strammere linje enn tidligere. Det vises blant annet til at den enkelte vurdering som skal foretas før man vurderer en midlertidig ansettelse skal dokumenteres. Videre at det foreligger mer konkrete og presise føringer for faste ansettelser enn i dag, samt at det forventes at instituttene har en klar bemanningsstrategi og fokus på å redusere andelen midlertidig ansatte. Retningslinjene legger og opp til kontroll og målinger av utviklingen ved det enkelte institutt, noe som også demonstrerer at målet om en nedgang i antallet midlertidig ansatte har høy prioritet hos universitetsledelsen. På den annen side må det vises forståelse for at det tar tid å endre rutiner og langsiktig strategier. Å endre bemanningsstrategier er ikke noe som kan gjøres over natten. Retningslinjene hensyntar etter universitetsdirektørens mening at de enkelte institutter og avdelinger er i forskjellige situasjoner og har forskjellige behov. Dette er blant annet ivaretatt ved at retningslinjene i sine føringer har åpninger for at det i enkelttilfeller kan gjøres unntak fra retningslinjenes utgangspunkt dersom det foreligger tungtveiende hensyn. I tillegg fremkommer det i retningslinjene at det tas hensyn til nettopp spesielle forhold hos de enkelte institutt. Etter universitetsdirektørens syn har retningslinjene, slik de nå foreligger, en god balansering av de hensyn som må tas når UMB nå skal redusere andelen midlertidig ansatte. Universitetsdirektøren anbefaler at retningslinjene for å redusere andelen midlertidig ansatte ved UMB vedtas. UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 08.12.2011

UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 08.12.2011 2