STYREMØTE. Helse Vest IKT AS 18.11.2015

STYREMØTE Helse Vest IKT AS 18.11.2015

INNKALLING TIL STYREMØTE HELSE VEST IKT AS Stad: Videokonferanse intern video ring; 997097 eksterne video bruk adressa; 997097@nhn.no telefon ring; 77602100, tast 997097# Møtetidspunkt: Onsdag 18.11.2015, kl. 08.30 11.30 Går til: Styremedlemmer Herlof Nilssen Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Inger Cathrine Bryne Stener Kvinnsland Mette Kamsvåg Anne Kristin Kleiven Bodil Lekve Agnete Sjøtun Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Ørjan Midttun Styremøtet er ope for publikum og presse Sakliste: Underlag: OPNE SAKER Sak 67/15 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedlagt Sak 68/15 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 16.09.2015 Vedlagt Sak 69/15 O Administrerande direktør si orientering Vedlagt Sak 70/15 B Rapportering frå verksemda per oktober 2015 Vedlagt Sak 71/15 B Budsjett for Helse Vest IKT for 2016 Vedlagt Sak 72/15 O Status Kurve og legemiddelhåndtering (KULE) Vedlagt Sak 73/15 O Status Digitalt Media Arkiv (DMA) Vedlagt Sak 74/15 O Status brevkontroll med Felles EPJ i Helse Vest Vedlagt Sak 75/15 D Status for prosjekt «EPJ Optimalisering» Vedlagt Sak 76/15 O Status for prosjekt «Vurdering av strategiar for sourcing» Vedlagt Sak 77/15 B Årshjul for Helse Vest IKT for 2016 Vedlagt LUKKA SAKER Sak 78/15 O Krav om erstatning KULE ELK Vedlagt Bergen 11.11.2015 Helse Vest IKT AS EVENTUELT Skriv og meldingar Herlof Nilssen Styreleiar

Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS Tid: Onsdag 16.09.2015, kl. 08.30 11.30 Stad: Videokonferanse Styremøtet var ope for publikum og presse Deltakarar frå styret Herlof Nilssen Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Inger Cathrine Bryne Stener Kvinnsland Mette Kamsvåg Anne Kristin Kleiven Bodil Lekve Agnete Sjøtun Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Ørjan Midttun Leiar Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Forfall Ingen Deltakarar frå administrasjonen Erik M Hansen, administrerande direktør Leif Nordland, økonomisjef Øyvind Sjøthun Røen, kommunikasjonsansvarleg Sakliste: OPNE SAKER Sak 52/15 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 53/15 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 19.06.2015 Sak 54/15 O Administrerande direktør si orientering Sak 55/15 B Rapportering frå verksemda per august 2015 Sak 56/15 O Gevinstrealisering bidrag frå Helse Vest IKT Sak 57/15 O Status budsjett for Helse Vest IKT for 2016 Sak 58/15 B Status internkontroll Sak 59/15 O Status etablering av driftssenter Sak 60/15 B Rapportering av risiko per 2. tertial 2015 Sak 61/15 O Brevkontroll med Felles EPJ i Helse Vest Sak 62/15 B Innovasjon og kommersialisering revidert sak Sak 63/15 B Direktiv for vurdering av strategiar for «sourcing» Sak 64/15 B Utkast til møteplan for 2016 Sak 65/15 D Sak 66/15 O LUKKA SAKER Krav om erstatning KULE ELK Konsekvensar av bortfall av datahallar og kjernenett EVENTUELT

OPNE SAKER Sak 52/15 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Oppsummering: Innkalling og dagsorden gjennomgått. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjende innkalling og dagsorden. Sak 53/15 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 19.06.2015 Oppsummering: Protokoll frå styremøte 19.06.2015 gjennomgått. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjende protokoll frå styremøtet 19.06.2015 Sak 054/15 O Administrerande direktør si orientering 1. Revisjon av Forretningsplan for Helse Vest IKT AS Administrerande direktør orienterte om at revidert versjon av Forretningsplan for Helse Vest IKT AS vil verte lagt fram for styret i siste styremøte 2015. 2. Oppfølging av datahall i Stavanger Administrerande direktør orienterte om at det vert arbeid med vilkår og avtaler for ekstern datahall i Stavanger. 3. Orientering om omfattande episodar med beredskap Administrerande direktør orienterte om ein omfattande episode 08.07 der Helse Bergen utløyste beredskap. Alle datasamband til Voss Sjukehus gjekk ned samtidig rundt kl 01:00. Årsaka viste seg å vere arbeid på linje som ikkje var varsla frå Telenor si side. 4. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav * ingen relevante saker 5. Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker * ingen relevante saker 6. Oversikt over høyringar * ingen relevante saker Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok meldingane til orientering Sak 55/15 B Rapportering frå verksemda per august 2015 Oppsummering: Administrasjonen presenterte rapport frå verksemda for august. Administrerande direktør informerte om at Helse Vest IKT har hatt nytte av den rolige perioden i sommar med endringsfrys. Det har gitt ei god utvikling for fleire av måleparametrane. Samstundes vart det informert om at kundesenteret har hatt ekstra bemanning i ein periode for å gje opplæring til tilsette i Driftssenteret. Når dei no har gått ut av opplæring har det påverka tala negativt. Administrerande direktør ga likevel uttrykk for at dette

var venta og at det truleg vil jamne seg ut med opninga av Driftssenteret. Målet er å halde måleparametrane innanfor avtalt nivå framover. Administrerande direktør informerte om at DIPS Classic kjem i versjon 7.3.12. Denne versjonen må liggje til grunn for at ein seinare skal kunne ta i bruk DIPS Arena versjon 15.2. Helse Vest IKT planlegg å installere begge desse den 10. november 2015. Administrerande direktør orienterte om utfordringar for prosjekt Digitalt Mediaarkiv (DMA). Det er uventa problem med migrering av røntgenbilder frå PACS frå Siemens, Carestream og AGFA til DMA frå Sectra. Den økonomiske situasjonen er framleis krevjande for 2015. Administrerande direktør understreka at målet er eit resultat i null. For å redusere kostnadene ytterlegare er det fokus på å redusere reiseverksemd og innkjøp av utstyr. Det er og fokus på avvikling av overtid og avspassering fro 2015. Samanlikna med dei 8 første månadene i 2014 har Helse Vest IKT så langt i 2015 redusert konsulentbruken med 13,8 millionar kronar. Styret ga tilbakemelding om at administrasjonen må ha en god dialog med helseføretaka for å skape forståing for korleis kostnadene utviklar seg gjennom året. Styret stilte spørsmål rundt avvik på personalkostnaden i regnskapet og etterlyste at administrasjonen gjorde greie for skilnaden mellom timar som ein går til program/prosjekt og timar som går til drift. Administrasjonen svarte at ein har budsjettert med om lag 10 000 timar for mykje. Styreleiar bad om ein presisering til neste styremøte. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok rapport om verksemda per august 2015 til etterretning. Sak 56/15 O Arbeid med gevinstrealisering bidrag frå Helse Vest IKT Oppsummering: Som ein oppfølging til styresak 039/15 frå styremøtet i juni, ga sjefscontrollar Harald Løbersli ein presentasjon av Helse Vest IKT sine bidrag til arbeidet med gevinstrealisering i KULE-prosjektet. Kopi av presentasjonen vert lagt ved protokollen. Administrerande direktør understreka at gevinstrealisering må skje i linja, men at Helse Vest IKT bidrar med systematisering, struktur, malar, synleggjering, tilnærming til måling, etc. Styret ga tilbakemelding om at dette er eit viktig arbeid, men poengterte at det er eit komplekst bilete og at ein må ha forståing for utfordringane med gevinstrealisering. Styret var tydelig på at dialogen knytt til potensielle gevinster må komme samtidig som vedtak om igangsetting av program/prosjekt. Styret ba administrasjonen bidra til at dette tema også vert tatt opp i AD-møtet. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering. Sak 57/15 O Status budsjett 2016 Oppsummering: Administrerande direktør informerte om status for investeringar, kor ein førebels held seg til porteføljestyret. Han uttrykka uro i tilknyting til investeringsbudsjettet til IKT-infrastruktur og leigeordning samla er på 85 millionar kronar. Det er særleg området tele- og signal som er utfordrande. Difor vert det arbeid med ein eigen prosjektkandidat for dette området saman med Alle møter programmet. Administrasjonen informerte også styret om at ein vil innføre einsarta timepris for investering og drift. Dette har administrasjonen drøfta med økonomidirektørane i helseføretaka og fått tilslutning til.

Styret ba administrasjonen arbeide vidare med effektivisering for å redusere budsjettet for 2016. Styret ba administrasjonen synleggjere både kostnadsreduksjon og kostnadsauke. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering. Sak 58/15 B Status internkontroll Oppsummering: Administrasjonen vurdere at Helse Vest IKT har tilfredsstillande rutinar i høve metodikken i internkontrollforskrifta for å sikre drift og omdømme for Helse Vest IKT. Administrerande direktør orienterte om at det i 2015 har vore gjennomført internrevisjon. Administrerande direktør informerte om utfordringane med lav registreringsfrekvens i Synergi og det faktum at arkivverdig dokumentasjon vert lagra på F-disken eller Sharepoint og ikkje arkivert i ephorte. Arkivverdig e-post blir ikkje arkivert i e-phorte, men ligger hjå den enkelte saksbehandlar. Styret understreka at administrasjonen må vurdere forholdet til Arkivlova. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til etterretning. Sak 59/15 O Status Driftssenter Oppsummering: I samsvar med planen opna Helse Vest IKT eit døgnbemanna driftssenter 1. september 2015. Administrerande direktør informerte om at Helse Vest IKT har levert i samsvar med vedtak i sak 067/14. Oppgåvene noe er å sikre gevinstrealisering og sikre god informasjon til helseføretaka om at Helse Vest IKT no alltid har opent. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering. Sak 60/15 B Rapportering av risiko per 2. tertial 2015 Oppsummering: Administrasjonen presentert ei vurdering av status på risiko per utgangen av 2. tertial 2015. Det har vore ein reduksjon av risiko frå 1. tertial. Administrasjonen er av det syn at risikovurderinga viser ein handterleg situasjon for Helse Vest IKT per utgangen av 2. tertial 2015. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tek rapportering av risiko for Helse Vest IKT per 2. tertial 2015 til etterretning. 2. Styret ber administrasjonen fylgje opp risikobiletet i Helse Vest IKT. Sak 61/15 O Brevkontroll med Felles EPJ i Helse Vest Oppsummering: Administrerande direktør orienterte om nytt brev frå Datatilsynet og nytt svar frå Helse Vest RHF på vegne av helseføretaka i Helse Vest. Så langt i denne saka har Datatilsynet stilt spørsmål, men ikkje gitt svar. Ei avklaring med Datatilsynet er viktig for å kunne opne for tilgang på tvers mellom helseføretaka i Helse Vest. Dette er viktig for både pasientar og helsepersonell. Vedtak (samrøystes): 1. Styret tok saka til orientering.

Sak 62/15 B Innovasjon og kommersialisering revidert sak Oppsummering: Det var orientert om sak handsama av styret i Helse Vest RHF i 2005 om dette tema. Administrerande direktør orienterte om at Helse Vest IKT innfører same regelverk knytt til innovasjon og kommersialisering som helseføretaka i Helse Vest. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjende forslag til reglar for kommersiell utnytting av forskingsresultat Sak 63/15 B Direktiv for vurdering av sourcing Oppsummering: I samsvar med styresak 051/15, la administrerande direktør fram eit forslag til direktiv for vidare arbeid med strategiar for sourcing. Han informerte om at administrasjonen har hatt stor nytte av å kunne ta utgangspunkt i mandat for tilsvarande prosjekt i Sparebank1 Gruppen. Administrasjonen legg opp til at resultatet av prosjekt skal leggast fram for styret i styremøtet i juni 2016. Dermed kan resultat av arbeidet kunne vurderast i arbeidet med budsjett for 2017. Administrasjonen vil no gjennomføre ein mini-konkurranse for å hente inn ekstern bistand til gjennomføring av prosjektet. Styret rådde til at administrasjonen vurderer korleis tillitsvalde og vernetenesta best kan involverast i prosjektet. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjende direktiv for vurdering av strategiar for «sourcing» Sak 64/15 B Møteplan for styret for 2016 Oppsummering: Administrasjonen har lagt opp følgjande møteplan for styremøta i 2016: - Onsdag 9. mars 2016, styremøte, kl. 09.30-14.00, Stavanger - Onsdag 27. april 2016, styremøte, kl. 08.30 11.30, videokonferanse - Torsdag 2. juni 2016, styreseminar kl. 12.00 17.00, middag kl. 20.00, Bergen - Fredag 3. juni 2016, styremøte 08.30 13.00, styremøte, Bergen - Onsdag 21. september 2016, styremøte, kl. 08.30 11.30, videokonferanse - Onsdag 9. november 2016, styremøte, kl. 08.30 11.30, videokonferanse - Torsdag 15. desember 2016, middag for styret kl. 19.30, Bergen - Fredag 16. desember 2016, styremøte, 08.30 14.00, Bergen Anne-Kristin vil undersøke om andre møter kan justerast for at denne planen skal kunne leggast til grunn. Det er gjort og møteplan er ok. Vedtak (samrøystes): 1. Styret vedtok møteplan for 2016. LUKKA SAKER Sak 65/15 D Krav om erstatning KULE Elektronisk legemiddelkabinett Oppsummering: Styret blei orientert om utviklinga i saka.

Vedtak (samrøystes): 1. Styret drøfta vidare handtering av saka. Sak 66/15 O Konsekvensar av bortfall av datahaller og kjernenett Oppsummering Administrasjonen hadde i saka lagt fram ei «folkelig» oppsummering av mulige konsekvensar ved bortfall av datahaller i Stavanger og Bergen og/eller bortfall av alt nettverk mellom Bergen og Stavanger. Saka vert fulgt opp med eit eige møte mellom Helse Vest IKT og Helse Stavanger for å gjennomgå i noko større detalj konsekvensar av bortfall av datahallar og kjernenett. Forslag til vedtak: 1. Styret tok saka til orientering. Eventuelt Styret drøfta handtering av opne og lukka dokument i styresakene. Det vert lagt til grunn at lukka saker i utgangspunktet er til styret. Administrasjonen vil framover lage eit pdf-dokukment med opne saker og eit med lukka saker, dette for å gjere det enklare å distribuere opne saker. Styret vil gjennomføre evaluering av styremøta i dei fysiske møta. Her vil og videomøta bli evaluert. Ref. Øyvind Sjøthun Røen / Leif Nordland / Erik M. Hansen 21.09.2015 Herlof Nilssen Styreleiar Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Inger Cathrine Bryne Stener Kvinnsland Mette Kamsvåg Anne Kristin Kleven Bodil Lekve Ørjan Midttun Agnete Sjøtun Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen

Open del Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: 09.11.2015 Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Administrerande direktør Erik M. Hansen Erik M. Hansen Administrerande direktør si orientering Styresak 069/15 O Styremøte 18.11.2015 1. Fellessamling for Helse Vest IKT * notat vedlagt 2. Oppfølging av datahall i Stavanger * notat vedlagt 3. Samarbeid med dei private, ideelle innan rus * notat vedlagt 4. Status produksjonssetting av DIPS Arena * notat vedlagt 5. Orientering om omfattande episodar med beredskap * notat vedlagt 6. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav * ingen relevante saker 7. Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker * ingen relevante saker 8. Oversikt over høyringar Mottatt Avsendar Tema Frist Forslag til vedtak: 1. Styret tek meldingane til orientering

Notat Går til: Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: 03.11.2015 Frå: Administrerande direktør Sakshandsamar: Erik M. Hansen Saka gjeld: Fellessamling Helse Vest IKT Styresak 069/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 1 Styremøte 18.11.2015 Fellessamling Helse Vest IKT Helse Vest IKT gjennomfører ei årleg samling for alle tilsette. Samlinga for 2015 vart gjennomført 30. september og 1. oktober på Scandic Bergen Hotell i Bergen sentrum. Programmet for samlinga er, til orientering for styret, vist nedanfor.

2

Notat Går til: Styret Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: 11.11.2015 Frå: Administrerande direktør Sakshandsamar: Erik M. Hansen Saka gjeld: Oppfølging av datahall i Stavanger Styresak 069/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 2 Styremøte 18.11.2015 Oppfølging av datahall i Stavanger Viser til orientering frå adm. dir. i sak 054/15 i styremøtet 16.09.2015. Forhandlingane er ikkje fullført. To alternativ vert framleis vurdert. Det er forskjellar i både kvalitet, kapasitet og pris. Styret vil få ein munnleg orientering om status. Det vert arbeid med eit mål om å ha starte etablering medio 1. kvartal 2016, slik at nye datahallar er operativ i løpet av 2016.

Notat Går til: Styret Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: 10.11.2015 Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Administrerande direktør Erik M. Hansen Samarbeid med dei private, ideelle innanfor RUS-området Styresak 069/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 3 Styremøte 18.11.2015 Samarbeid med dei private, ideelle innanfor RUS-området Helse Vest IKT har heilt sidan starten i 2004 samarbeid med dei private, ideelle føretaka innanfor somatikk, psykiatri og rus i Helse Vest. Dette var samarbeid som vart vidareført frå Hordaland fylkeskommune og Rogaland fylkeskommune. Innanfor somatikk og psykiatri er dei private, ideelle inkludert i samarbeidet om Felles EPJ og nyttar den felles regionale installasjonen av DIPS. Helse Vest IKT har over nokre år hatt dialog med dei private, ideelle innanfor rusomsorga om samarbeid om Felles EPJ. Denne dialogen har vore «sett på vent» i perioden med gjennomføring av konsolidering av Felles EPJ. Det pågår no innføring av Felles EPJ hos Haugaland A-senter og Rogaland A-senter. Konvertering frå RUS-data til DIPS for Haugaland A-senter vert gjennomført i november 2015 og Rogaland A-senter deretter. Adm. dir. beklagar at det ikkje har vore etablert ei god nok rutine for korleis denne dialogen vert forankra utover det «næraste» helseføretaket. For detaljer om arbeidet med slik forankring vert det vist til vedlagte notat.

Til: Adm. dir. i helseforetakene i Helse Vest Adm. dir. i private, ideelle foretak som inngår i samarbeidet om Felles EPJ Fra: Erik M. Hansen, Helse Vest IKT Kopi: Adm. dir. Herlof Nilssen, Helse Vest RHF, Eierdirektør Ivar Eriksen, Helse Vest RHF. Dato skrevet: 06.11.2015 Vedrørende: Etablering av Felles EPJ for Haugalandet A-senter og Rutine for inntak av nye aktører Bakgrunn I kontrakten med DIPS om Felles EPJ for Helse Vest RHF signert i desember 2007, ble det tatt inn en opsjon for bruk av løsningen for helseforetakene i Helse Vest RHF og for de private, ideelle foretakene som har avtaler med Helse Vest RHF innenfor somatikk, psykiatri og rus. De private, ideelle foretakene innenfor somatikk og psykiatri har lenge vært knyttet til Felles EPJ ved å inngå i de respektive helseforetakene sine DIPS databaser. Tilnærmingen til bruk av felles elektronisk pasientjournal er i tråd med de føringene som er gitt i Meld. St. 9 (2012-2013) Én innbygger én journal, og basert på ny lov om pasientjournaler som trådte i kraft fra 01.01.2015. Kunder av Helse Vest IKT Helse Vest IKT har utført rollen som databehandler for alle foretakene. Rollen som databehandler er for alle partene regulert gjennom separate Tjenesteavtaler (SLA) som er inngått med mellom foretaket og Helse Vest IKT. Databehandleravtalen inngår i bilag 4 til Tjenesteavtalen. Strategien for Helse Vest IKT blir utviklet gjennom Forretningsplanen for Helse Vest IKT. Denne ble første gang vedtatt i 2005, og det er regelmessig revidert deretter. I den reviderte Forretningsplanen for Helse Vest IKT, slik denne ble vedtatt i sak 055/13 i styremøtet 07.11.2013 er følgende tatt inn i kap. 12 om Prioriterte fokusområde i 2014 og 2015; «Små og mellomstore kundar Helse Vest IKT leverer i dag tenester til fleire små og mellomstore kundar (kundane er små og mellomstore dersom vi samanliknar dei med helseføretaka). Helse Vest IKT sine moglege kundar kan kategoriserast slik: a) Heileigde helseføretak under Helse Vest RHF b) Private ideelle aktørar innanfor somatikk og psykiatri c) Private ideelle aktørar innanfor rusomsorga d) Private kommersielle aktørar som har avtalar med Helse Vest RHF, mellom anna avtalespesialistar e) Private kommersielle aktørar utan avtale med Helse Vest RHF f) Helse- og omsorgssektoren utanfor spesialisthelsetenesta, primært kommunar og fastlegar Side 1 av 2

Helse Vest IKT vil leggje følgjande til grunn for vidareutvikling av forholdet til kundane våre: 1. Vidareføre og auke fokuset på heleigde helseføretak i Helse Vest RHF (a). 2. Standardisere meir overfor private ideelle aktørar innanfor somatikk og psykiatri, og overfor private ideelle aktørar innanfor rusomsorga (b og c). Dette vil krevje ei endring av organisasjonen til Helse Vest IKT for å sikre måloppnåing. 3. Greie ut alternative strategiar for forholdet til private kommersielle aktørar som har avtalar med Helse Vest RHF (avtalespesialistane), og helse- og omsorgssektoren utanfor spesialisthelsetenesta (kommunal helse og omsorg og fastlegar) (d og f).» Fra kategori 3 i listen over, ble det avklart at Helse Vest IKT skal, etter dialog med helseforetakene, kunne tilby Felles EPJ til kommunale ØHD sengeposter. Dette er i dag etablert, gjennom pilotprosjekter, med en inter-kommunal ØHD sengepost på Jæren og en interkommunal ØHD sengepost i Indre Sogn. Det pågår i tillegg forberedelser for å kunne tilby Felles EPJ til en inter-kommunal ØHD sengepost for Nordhordland (planlagt satt i drift medio 2016). I dialog med Helse Vest RHF, gjøres det i tillegg vurdering av hvordan den elektroniske samhandlingen kan forbedres sammen med avtalespesialistene. Forholdet til private, ideelle innenfor RUS I oppfølgingen av de private, ideelle har Helse Vest IKT fulgt dette opp i dialog med det helseforetaket som er i samme opptaksområde. I dialogen med Haugaland A-senter, har Helse Vest IKT hatt dialogen med Helse Fonna HF. Dialogen med Haugaland A-senter startet for flere år siden. Arbeidet med innføring av DIPS for RUS ble satt på vent i den perioden Konsolideringsprosjektet ble gjennomført. Dermed ble prosessen med Haugaland A-senter tatt opp igjen høsten 2015. Forberedelsen til innføring av Felles EPJ er nå i sluttfasen og det er planlagt oppstart allerede 16.11.2015. Det pågår forberedelser for innføring hos Rogaland A-senter med oppstart primo 2016. Helse Vest IKT må her beklage at vi i denne sammenheng for sent har tatt inn over oss at vi etter konsolideringen må informere og be om aksept for introdusjon av nye kunder til alle de eksisterende kundene i samarbeidet. Ved innføring av nye kunder, må tidligere inngått Samarbeidsavtale om felles behandlngsrettet helseregister utvides med den nye kunden. Helse Vest IKT følger opp at oppsettet av Felles EPJ gjøres i tråd med gjeldende praksis for de private, ideelle foretakene. Det gjennomføres en egen risiko- og sårbarhetsvurdering som vil legges til grunn for eventuelle tiltak. Helse Vest IKT ber med dette om aksept for at Haugaland A-senter kan innlemmes i Felles EPJ og dermed innlemmes i den inngått samarbeidsavtalen. Tilbakemelding gis til Eierdirektør Ivar Eriksen, Helse Vest RHF (ivar.eriksen@helse-vest.no) innen 11.11.2015. Den videre oppfølgingen av de praktiske forhold knyttet til avtalesignering, etc., vil følges opp av eieravdelingen i Helse Vest RHF. Etablering av rutine for introduksjon av nye foretak Helse Vest RHF og Helse Vest IKT vil utarbeid et forslag til rutine for hvordan nye foretak skal kunne innlemmes i samarbeidet om Felles EPJ. Denne rutinen vil først forankes med helseforetakene i Helse Vest, og deretter med øvrige foretak. Side 2 av 2

Notat Går til: Styret Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: 11.11.2015 Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Administrerande direktør Erik M. Hansen Status produksjonssetting av DIPS Arena Styresak 069/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 4 Styremøte 18.11.2015 Status produksjonssetting av DIPS Arena Helse Vest IKT gjennomfører produksjonssetting av DIPS Classic versjon 7.3.12 tirsdag 10.11.2015. Med denne versjonen av DIPS Classic, vil helseføretaka i Helse Vest også kunne ta i bruk DIPS Arena versjon 15.2. Styret vil få ei kort orientering om denne produksjonssettinga, og om dei program og prosjekt som no tek i bruk DIPS Arena.

Notat Går til: Styret Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: 09.11.2015 Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Administrerande direktør Erik M. Hansen Orientering om omfattande episodar med beredskap Styresak 069/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 5 Styremøte 18.11.2015 Orientering om omfattande episodar med beredskap Som ein fast del av administrerande direktør sin orientering, vil styret få orienteringar om omfattande episodar der det er utløyst beredskap i Helse Vest IKT. Helse Vest IKT har sidan sist gong styrepapir vart sendt ut, ikkje hatt omfattande episodar der beredskap er utløyst. Adm. dir. finn det likevel naturleg å melde om fylgjande ; Dato, tid Beskrivelse 03.11, Mulig «målrettet angrep» mot www.helse-bergen.no fra utenlandske IPadresser. Konsekvensen var at Helse Bergens intranettsider gikk ned pga. 12:00 19:00 overbelastning. Helse Vest IKT hadde dialog med HelseCSIRT ved Norsk Helsenett og gjennomførte tiltak på brannmurer for å fjerne angrepet. Det er ikke avdekket årsaker til situasjonen, det kan antas at «søkeroboter» identifiserte siden som «av interesse» for videre angrep. 04.11, 09:00 13:00 Helse Vest IKT gjennomførte 04.11.2015 en intern «desk-top» beredskapsøvelse. Øvelsen involverte beredskapsledelse, løsningsteam, driftssenteret, kundesenteret, etc. Aktivitetene under øvelsen ble fulgt av observatører som i etterkant bidrog til «debrief» og kom med innspill til læring og videreutvikling av kontinuitetsprosessen.

1 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: 10.11.2015 Sakshandsamar: Saka gjeld: Fredrik Eldøy, Erik M Hansen, Leif Nordland, Rolf Ruland Rapportering frå verksemda per oktober 2015 Arkivsak Styresak 070/15 B Styremøte 18.11.2015 Oppsummering Viser til Rapport om verksemda per oktober 2015 som er lagt ved i vedlegg 1. Administrasjonen har oppsummert rapport om verksemda i ein figur som viser overordna status for produksjon, bidrag til bruk av IKT (status program og prosjekt) og ressurssituasjonen. Figuren nedanfor viser målekortet for oktober 2015. Under figuren er dei gjeldande grenseverdiar for måltala: Forslag til vedtak: 1. Styret tek rapport om verksemda per oktober 2015 til etterretning.

VEDLEGG 1 til SAK 070/15 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS per oktober 2015 Versjon: 1.0 Dato: 11.11.2015 Side 1 av 25

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Adm. dir. sin vurdering Servicegraden var for august 90 %. For september var den 84 %, og for oktober var den 83 %. Etter etableringa av Driftssenteret frå 01.09.2015 har Kundesenteret lågare bemanning. Dermed må Kundesenteret arbeide hardt for å halde servicegraden over avtalt nivå. Ein av konsekvensane av dette er at Løyst på timen er redusert får 66 % i august til 61 % i oktober. Talet opne saker har auka til over 1000. Av dette er meir enn 100 saker relatert til KULE. Delen av dei opne sakene vert brotne er i gul sone (42 %), og diverre er talet aukande samanlikna med august (37 %). Talet opne leveransar har stabilisert seg rundt 3000, og delen som vert brotne er redusert til 15 % frå 18 % i august. Det er bra. Ny rapportering innan sikkerhet er ikkje innarbeid. I denne rapporten er det vist eit forenkla oppsett for tal applikasjonar. I styremøtet i september vart det understreke kor viktig oppgradering til DIPS Classic 7.3.12 og DIPS Arena 15.2. Dette var gjennomført ihht. plan 10.11.2015. Ein viktig milepæl som for program/prosjekt som Pakkeforløp Kreft, Alle møter, Klinisk IKT, etc. Utrulling av Kule ved Haukeland Universitetssykehus vart gjennomført i september for Medisinsk avd. og er beslutta gjennomført for Mottaksklinikken i november. Dermed kjem denne piloten opp i omlag 1000 medarbeidarar. DMA prosjektet har møtt fleire utfordringar. Det økonomiske resultatet per utgangen av oktober viser framleis utfordringar. Administrasjonen held fast ved at situasjonen vil kunne leie til eit negativt årsresultat i intervallet mellom 0 og 5 mill. kr. Administrasjonen vil arbeide med rekneskapstala fram til styremøtet og forsøke å gje meir informasjon i møtet. Side 2 av 25

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1 Produksjon Rapporten viser tenestekvalitet knytt til produksjonen i løpet av siste månad. 1.1 Førespurnader til Helse Vest IKT 12000 11241 10000 10005 10447 10415 10268 10514 9877 8000 7866 9093 8273 8310 8804 6000 5517 4865 4259 6004 5205 5559 4530 4900 5768 6255 5724 5670 4000 2000 2573 2311 1853 2724 2095 2221 1722 1699 1985 3143 1314 4189 1542 2231 2067 0 409 344 330 443 379 412 353 264 316 249 284 430 305 Definisjonar: Epost support: Teller all e-post til Kundesenteret med unntak av spam-mail. Epost bestilling: Teller all e-post med unntak av spam-mail som kommer inn til ikt-bestillingsadressene til Sal. Kundeweb: Mengd oppdateringar på eksisterande saker eller nye saker Telefon: Mengd telefoner svara på av Kundesenteret Kommentar til utviklinga: Tilbake til normalt nivå for månader det ikkje er friperiodar (ferie) i løpet av månaden. Reknar med at nivået hold seg jamnt fram til desember. Side 3 av 25

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.1.1 Detaljert telefonstatistikk 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 11241 10005 9889 8834 7866 7503 2420 2328 1345 500 1168 360 10447 10415 10268 9732 9093 8273 8310 8804 9730 9548 8513 6255 8142 7507 6437 5496 10514 9877 9852 9276 896 1123 577 876 587 548 1869 720 834 1525 969 759 662 662 1564 709 683 766 601 241 Definisjonar: Antal telefonar: Alle telefoner via 55976540 uavhengig av om svara på eller ikkje; dvs all innkomande trafikk. Teller også telefonane utanom avtalt opningstid. Besvarte telefonar: Viser tal på telefonar som er svara på. Tapte telefonar: Viser tal på telefonar som er lagt på utan å få svar. (innanfor avtalt opningstid) Telefonar Svara på etter 1 min: Viser mengd som ventar over 1 minutt og får svar. Kommentar til utviklinga: Den langsiktige trenden for telefon inn er nedadgåande. 1.1.2 Servicegrad % mengd svart innan SLA-krav 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 76 72 93 88 89 91 91 92 89 95 90 Servicegrad 84 83 Definisjonar: Telefon: Krav i SLA2012 80% av samtalene skal svarast på innan 1 minutt. E-post: Ikkje mogeleg å måle. Kundesenteret nyttar vanleg outlook og for å telje tall e-post som er svare på sk Dei telefonane som blir lagt på før 1 minutt er ikkje med i berekninga av servicegraden, berre de som blir lagt på etter 1 minutt. Side 4 av 25

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Kommentar til utviklinga: Forventa reduksjon i servicegrad frå 1.september grunna innføring av 24/7 turnus i Driftssenteret, der og personell frå Kundesenteret inngår. Stabilt over 80% besvart innan 1 minutt for både september og oktober. 1.1.3 Gjennomsnittleg svartid på telefon 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 0,8 0,9 0,3 0,5 0,4 0,4 0,4 0,4 0,5 0,3 0,5 0,6 0,6 Definisjonar: Grafen viser gjennomsnittleg svartid, i minutt, på telefonar inn til Kundesenteret. 1.2 Behandling av sakene. Grunna prosessendring i Helse Vest IKT vil ein førespurnad frå kunde nå registrerast enten som ein episode eller som ein leveranse. 1.2.1 Episodar Definisjon av episode: Stans eller forseinking i arbeidsprosessar hjå kunde, der stansen eller forseinkinga er relatert til tenester levert av Helse Vest IKT, uavhengig av om den underliggjande årsak er avvik på tenestene. 1.2.1.1 Mengd episodar logga: Definisjonar: Viser mengd episodar logga, fordelt etter loggedato siste 13 månader Kommentar til utviklinga: Oktober har som vanleg vore ein travel månad og det har blitt logga om lag like mange episodar som oktober i fjor. Side 5 av 25

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.2.1.2 Mengd opne episodar, utvikling over tid Definisjonar: Viser mengd episodar som er open måndag morgon siste 53 veker. Kommentar til utviklinga: Mange åpne episoder, men god kontroll. Kule/Meona står for 100 opne episodar. Vi har for færre opne episodar enn på same tid i fjor. 1.2.1.3 Løyst på timen: Definisjonar: Viser mengd episodar logga, fordelt etter loggedato siste 13 månader, som er løyst innan en time. Helse Vest IKT har et internt mål om at 70 % av alle førespurnader blir løyst på timen. 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 61,3 % 60,5 % 61,9 % 58,3 % 58,6 % 58,0 % 58,8 % 63,7 % 65,1 % 67,5 % 65,6 % 60,1 % 60,6 % 52,6 % 51,9 % 53,5 % 49,5 % 50,1 % 51,0 % 51,1 % 56,1 % 55,3 % 57,8 % 54,8 % 52,3 % 53,6 % Oktober November Desember Januar Februar Mars Kommentar til utviklinga: Det vert arbeid med å auke graden av løyst på timen gjennom forbedring av kunnskapsprosedyrene. April Mai 2015 Juni Juli August Kun manuelt behandla Alle episoder Målsetjing September Oktober Side 6 av 25

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.2.1.4 Total mengd lukka episodar, fordelt etter prioritet førre måned: Definisjonar: Grafen viser totalt mengd lukka saker siste månad splitta pr. prioritet 1-9, og innanfor og utanfor SLA (dvs. raud = brot, grøn = ok). Kommentar til utviklinga: Ein stor del av pri 1 og pri 2 sakene er som vanleg passord. 1.2.2 Leveransar Definisjon av Leveranse (Service Request): Ein førespurnad frå bruker om informasjon, rådgjeving, levering av ein standard leveranse eller tilgang til system. Ein leveranse er normalt ikkje relatert til en prosesstopp for kunde. Det er ein betydelig mengd leveransar som blir handsama i samlepunktet, disse kjem ikkje med i rapporten da det er assyst som dannar grunnlaget for rapporten. Definisjon av Standard leveranse: Leveranse definert i SLA 1.2.2.1 Mengd leveransar logga Side 7 av 25

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Definisjonar: Viser mengd leveransar logga fordelt etter loggedato siste 13 månader Kommentar til utviklinga: Forventer at denne auken snur til nedgang fram mot desember. 1.2.2.2 Mengd opne leveransar, utvikling over tid Definisjonar: Viser mengd opne leveransar måndag morgon siste 53 veker 1.2.2.3 Total mengd lukka leveranse saker, fordelt etter prioritet førre måned: Definisjonar: Grafen viser totalt mengd lukka saker siste månad splitta pr. prioritet 1-9, og innanfor og utanfor SLA (dvs raud = brot, grøn = ok). Kommentar til utviklinga: Pri 2 er hasteleveransar, Pri 3 og 7 nyttast normalt ikkje for leveransar. Side 8 av 25

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.3 Applikasjonsgrupper - status mengd applikasjonar Tal applikasjon installasjonar totalt i regionen: Installasjonstatus Hovedgrupper Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Systemer i produksjon Systemforvaltning 1333 1318 1321 1320 1331 1337 1336 1335 1340 Desktop 116 115 116 118 114 112 112 109 111 Understøttende (Interne HVIKT) 150 151 154 156 160 160 162 160 160 Systemer - Test/Kurs/Utvikling/Annet Systemforvaltning 196 197 199 198 199 202 204 216 213 Desktop 4 4 4 4 5 5 5 5 6 Understøttende (Interne HVIKT) 29 29 29 30 31 31 31 34 32 N o v D e s J a n Kommentar : Gjeld total leveranse i regionen. Oversikt under viser alle applikasjonsspesifikke avvik som har ført til nedetid siste månad. Fargekodane i tabellen nedanfor er som fylgjer; - Rødt markerer grupper av applikasjonar der det har vore brot på avtalt oppetid. - Gult markerer grupper av applikasjonar som har oppetid innanfor avtalt tenestenivå, men der eit eller fleire applikasjonar har hatt nedetid (nedetida kan variere frå 1 minutt for ein applikasjon i gruppa til 3,5 time for mange av applikasjonane i gruppa). - Grønt markerer grupper av applikasjonar der det har vore 100% oppetid. Tal på produksjonsinstallasjonar i applikasjonstenestegruppe kan varierer frå 2-95, men i dei fleste gruppene varierer talet system mellom 5 40. Applikasjonstenestegrupper som har få applikasjonsinstallasjonar er meir utsett for brot på avtalt oppetid enn applikasjonstenestegrupper som har mange applikasjonsinstallasjonar. Applikajonsteneste-gruppe Pr. månad 2015 (46 grupper, 2 uten måling) Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Administrativ Diverse Administrativ Dokumentasjon - ephorte Administrativ Dokumentasjon - Ytterleg Akuttmottak - RadioMedico Akuttmottak - Ytterleg Avdeling Diverse Datavarehus - Profitbase Side 9 av 25

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Datavarehus - Ytterleg Eiendom Finans - Oracle Financials Finans - Ytterleg Hjerte HMS - Synergi Hørsel Innkjøp og Logistikk - Merida Innkjøp og Logistikk - Visma Innkjøp og Logistikk - Ytterleg Integrasjon N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Kurve- og legemiddelhåndtering Kvalitetsregister Laboratorie - Mikrobiologi Laboratorie - Prosang Laboratorie - Ytterleg Legemiddel Lønn og Personal - Agresso Lønn og Personal - GAT Lønn og Personal - Ytterleg Mor og Barn - Natus Mor og Barn - Ytterleg Operasjon Pas og EPJ - DIPS Pas og EPJ - Ytterleg Portør Register og Kodeverk Røntgen - Teleradiologi Røntgen - Ytterleg Skåring - Checkware Web og portaltjenester - Sharepoint Web og portaltjenester - Ytterleg Tele og Signal - Audio/Video Tele og Signal - Signal Tele og Signal - Telefoni Tele og Signal - Ytterleg Øye SMSYS - Mellomstore SMSYS - Små N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Side 10 av 25

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Kommentar til brot (raude markeringar) på avtalt oppetid for applikasjonsgruppe: Mor og barn Natus : Det vart meldt om meldinger som ikkje kom fram. IT Vakt vart kontakta av Driftssenteret, deretter fagpersonell innanfor Biztalk området. Det vart avdekket feil i Biztalk. Nedetid 240 minutter. 1.4 Overvaking Denne grafen visar prosentdel episodar oppretta av overvakinga (dvs. tenesta sjølv), i forhold til det totale talet episodar som vert registrert. Grafen visar dei siste 12 månadene. Kommentar til grafen: ITIL anbefaler at, for å gje eit godt bilete av kvalitet og kvantitet i overvakinga, skal ein måle kor mange prosent av totalt oppretta episodar som kjem frå overvakinga. o Døme: Når Kundesenteret opprettar 10.000 episodar og Overvakingssenteret opprettar 500 episodar så vil grafen vise 5%. Helse Vest IKT har ei målsetting om at 10% av alle episodar som vert oppretta, skal verte oppretta frå overvaking. Grunnet en liten forbedring i rutinene for import av sakene for overvåking vil tall i pkt. 1.6 fra tidligere utgaver av rapporten avvike noen promille fra tallene i denne rapporten. Side 11 av 25

2 Program- og prosjektstatus Program- og prosjektstatus vert oppdatert annakvar månad. Det er nedanfor vist status for program og prosjekt slik denne er rapportert per oktober 2015. PROGRAM Klinisk IKT Classic og Arena betyr at man er inne i en svært viktig prosjektfase der press på tid er uforandret. P-nr. P-navn Fore Tid Kost Kvalitet Risiko Perso Nytte Kommentar -tak nell PROGRAM Klinisk IKT HVE Veldig positiv trend fom. august. Risiko i program er nå under god kontroll og grønn. Alle sentrale roller er nå på plass i DIPS Arena prosjektet, men kritisk testfase av oppgraderte versjoner av Det vurderes tiltak for hurtigere leveranser i prosjekt Brukeradministrasjon, mens tiltak er iverksatt for å få en mer effektiv fase med prosjektetablering for prosjekt Regional EKG database 795 424 vinteren 2016. EPJ konsolidering HVE Prosjektet er avsluttet og formelt godkjent i styringsgruppe og programstyre i mai 2015. Oppdatert gevinstrealiseringsplan ferdigstilles i oktober. 795 484 Regionalt Kliniske integrasjoner HVE Fortsatt god fremdrift, men siden sentrale DIPS-ressurser er omdisponerte til test av oppgradering forventes en midlertidig og avgrenset stopp i arbeide med deler av integrasjonene. 795 432 Regionalt Dette innebærer fortsatt rød trend på tid. 795 522 795 534 795 544 795 543 795 551 795 555 Overgang til DIPS Arena Regionalt BRO-prosjektet Regionalt Regional innføring av Checkware Regionalt Multimonitorer i ambulansetjenesten Regionalt Brukeradministrasjon Regionalt Regional EKG Database Regionalt HVE HVE Pågående arbeid med «Konfigurerbar pasientlistevisning Trygg pleie» i Stavanger. Mål om oppstart av pilotering 18.november. DIPS Classic 7.3.12 og Arena 15.2.1 er levert til Helse Vest og testing pågår. Delprosjektleder for DP Prosessforbedring og løsningsdesign er allokert og er allerede aktiv i rollen. Godt samarbeid både med Alle Møter og pilotering av pakkeforløp kreft. BRO prosjektet er avviklet. Siste prosjektleveranse var forprosjektrapport for prosjekt Felles rekv. register og org. kodeverk. Denne ble godkjent i programstyremøtet den 14.09.15, og leveransene er overlevert til forvaltningen. Prosjekt Brukeradministrasjon er etablert som selvstendig prosjekt og gevinstrealisering er en programfunksjon Mange lokale og parallelle initiativer i forvaltningen. En sentral leveranse til prosjektet er utsatt til november. Beslutning om utrulling (fase 2) forventet ved årsskiftet. Prosjektdirektiv inkl. oppdaterte kostnader og plan til sommeren 2016 til behandling i programstyret 21.10.15 Corpuls 3 løsningen er formelt produksjonssatt. Dette som et resultat av fase 1 i prosjektet. Fase 2 er i god gang, og dette dreier seg i hovedsak om gevinstarbeide, forslag til tiltak, sluttrapportering og å mulige linke prosjektet til prosjekt Regional EKG Database. Prosjektet er nå i gjennomføringsfasen etter at revidert prosjektdirektiv ble godkjent i programstyremøtet den 14.09.15. Stor aktivitet med ferdigstillelse av regelsett for brukerroller og med anskaffelse av «IDM Connector». Det vil i november/desember gjennomføres en ekstern ressursallokering av prosjektleder. Det foreligger ikke budsjett for inneværende år derimot for 2016. Nåsituasjon og innspill til prosjekttilnærming som orienteringssak i programstyret 21.10.15 Side 12 av 25

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS PROGRAM Støtte til samhandling P-nr. P-namn For e- tak Tid Kost Risi ko Perso nell Nytte Kommentar Kvalitet 795 440 PROGRAM Støtte til samhandling HVE Prosjektene i programmet leverer godt, jobber med å få ferdig leveransene fra basismeldinger til legekontor og PLO-prosjektet i 2015. 795 444 Adressering HVE Tid: Venter på leveranser fra foretaket sine leverandører. Tjenestebasert adressering Regionalt 795 495 IHR innføring Regionalt 795526 Pilot Dialogmeldinger Regionalt 795 449 Basismeldinger Regionalt Basismeldinger Helse Bergen Basismeldinger Helse Stavanger Basismeldinger Helse Fonna Basismeldinger Helse Førde Basismeldinger Haraldsplass DS 795 446 Pleie og omsorgsmeldinger Regionalt Pleie og omsorgsmeldinger Helse Bergen Pleie og omsorgsmeldinger Helse Stavanger HVE Tid: Forsinkelser i leveransene fra DIPS, samt EPJ leverandører. Godkjent forlengelse Q2-2016. Ytterligere forlengelse hele 2016 nødvendig Risiko: Leveranser fra DIPS, EPJ leverandører Kvalitet: Utfordring med kvalitet på nye leveranser til legekontorene. Sluttrapport er utformet. Pilot skal formelt avsluttes i styringsgruppen. HVE Aktivt arbeid med RIS løsninger. Forbereder kommuner. Utfordringer med Lab løsninger og adressering mot kommuner. Kritiske forsinkelser på RIS leveranser. HBE Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar til kommunen. HST Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar til kommunen. HFO Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar til kommunen. HFD Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar til kommunen. Forbereder epikriser, poliklinisk info og labsvar til kommunen. HVE Fokus på psykiatri og adressering på tvers. Oppstart av DPI prosjekter. HBE Holder på med psyk sammen med DPI i Bergen. HST I produksjon med Somatikk og Psyk. Sluttrapport levert. Side 13 av 25

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Pleie og omsorgsmeldinger Helse Fonna Pleie og omsorgsmeldinger Helse Førde PROGRAM Støtte til samhandling P-nr. P-namn For e- tak Pleie og omsorgsmeldinger Haraldsplass Diakonale Sykehus PROGRAM LIBRA HFO I produksjon. HFD I produksjon den 5.10.15. Tid Kost Kvalitet Risi ko Perso nell Nytte Kommentar Ferdig med PLO somatikk. Har ikke PLO psyk. P-nr. P-namn Fore Tid Kost Kvalitet Risiko Perso Nytte Kommentar -tak nell 795 Program LIBRA HVE En stor del av ressursene i programledelsen er prioritert inn mot anskaffelsesprosjektet, noe som gjør at det er liten kapasitet til å sette i gang nye aktiviteter. Tiltak er iverksatt. 520 Konkurransegrunnlaget som skal sendes ut i markedet har stort omfang, materialet er omfattende og komplekst. Risiko er økt grunnet kompleksiteten i konkurransegrunnlaget. 795 537 LIBRA - Felles registre Regionalt 795 542 LIBRA Anskaffelse Regionalt PROGRAM Alle Møter HVE Videre arbeid foreslått utsatt til RAK har levert prinsipper og retningslinjer for informasjonsarkitektur. HVE Etter en iherdig innsats i prosjektet, er nå første versjon av konkurransegrunnlaget klar til intern kvalitetssikring. Vi har også gjennomført en prosjektintern kvalitetssikring i forkant av den utvidede. P-nr. P-navn Fore Tid Kost Kvalitet Risiko Perso Nytte Kommentar -tak nell PROGRAM Alle Møter HVE Programmet har fokus på forprosjektaktiviteter, veikart og langtidsbudsjett. Programmet er i rute med kommende leveranser. Programmet er i rute mht plan for kommende leveranser. Det 795 496 er risiko rundt mulighet for elektronisk 2-veis dialog må flyttes til leveransen i februar. 795 502 Ringetjeneste - SMS HVE Ringelisten er fortsatt deaktivert. Mulig behov for etablering av ny tilgangskontroll for å stenge tilgang for ansatte på sengepost. Vestlandspasienten HVE Risiko: Elektronisk 2-veis dialog (som pt. ligger i L9) har høy risiko pga. endring av meldingskonsept samt teknisk plattform til Biztalk 2013. Programstyret er orientert om at det 795 504 kan bli nødvendig å flytte den ytterligere. Innkommende telefoni Helse Vest Det er risiko knyttet til at beslutning om å oppgradere telefoni-plattformen drar ut i tid. Dette kan påvirke tidspunkt for oppstart av hovedprosjekt. Det jobbes medutarbeiding av 546 HVE prosjektkandidat. Side 14 av 25

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Prosjekt ikkje tilknytt program P-nr. P-nr. Tid Kost Kvalitet Risiko Pers Nytte Kommentar onell Digitalt mediaarkiv (DMA)og RIS/PACS HVE Prosjektet har funnet feil i DIPS-integrasjon som forlengelse av pilot med 2 måneder. På grunn 795 465 konsolidering) av forsinkelse er tendens på kost rød. Follow me print HVI Ikke levert rapport for september. 795 480 795 483 795 485 795 491 Test og innføring i Helse Vest (TINN) Teststrategi klar til høring, produksjonssettingsprosess diskutert med styringsgruppen. Tid og personell: Operative prosjekter prioriteres fremfor TINN. (BKM) Utfasing av POLK fase 2 Nytt laboratoriekodeverk fase 3. Fase 2 BKM: HVE Fase 3 Nytt laboratoriekodeverk: HVE Felles bruk innkjøpssystem/leverandørregister HVE 795 489 PoPP HVE 795 506 Anskaffelse nytt LMS HVE 795 508 Transportadministrasjon Regionalt HVE 795 513 edag Agresso Prosjektet har levert sluttrapport 28.8.2015. Fase 2 BKM: Beslutning i STG møte den 19.03.15, «Legge dette arbeidet ned inntil det foreligger en regional løsning for RIS» Status pr august: Prosjekt for konsolidering av RIS løsninger i HV er startet opp. Prekvalifisering er gjennomført og tilbudsdokumenter er i ferd med å bli utarbeidet. Fase 3 Nytt laboratoriekodeverk: Tid: Prosjektet når ikke tentative frister grunnet sviktende forutsetninger i tentativ plan for innføring i av laboratoriekodeverket i Helse Vest. Ny plan må etableres når leverandører kan tidfeste leveranser og når kodeverk/mapping kan komme på plass. Kvalitet: Ferdigstilling av kodeverk kan stoppe opp grunnet slitasje på medlemmer i nasjonale faggrupper. Risiko: Omfang av endringer på legekontorløsningen kan forsinke fremdrift. Personell: Noen Helse Vest medlemmer i nasjonale faggrupper vurderer å melde seg ut. Opplever å ikke bli hørt av Helsedirektoratet. I ferd med å gå gjennom alle nødvendige integrasjoner. Tid: est mot OF må utsettes pga permisjoner på nøkkelressurser. Kost: økt budsjettramme første halvår for å finansiere interne testaktiviter i HVIKT. Risiko: økt risiko pga at testing av integrasjoner og implementering av nye data i Contiki tar tid Tid/personellrisiko: Ressursmangel hos Evry fører til at prosjektet må replanlegges. Kost: Forsinkelse av prosjektet fører til høyere kostnader for Helse Vest interne ressurser Prosjektet har gjennomført produksjonssetting 15 september 2015 med den oppgraderte versjonen av læringsportalen. Prosjektet avsluttes etter dette. Implementering er igangsatt. Det vil bli forsinkelser videre i prosjektet i forhold til overlevering i helseforetakene.kost: Et avvik på driftsprognoser på ca 90` ligger inntil usikkerhetsmomentene rundt integrasjonskartleggings kostnadene er mere konkret. Side 15 av 25

Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Prosjekt ikkje tilknytt program P-nr. P-nr. Tid Kost Kvalitet Risiko Pers Nytte Kommentar onell 795523 Anskaffelse av sporing og LIS-system patologi Kort tid på akseptansetest og utsjekk av nytt utstyr før oppstart. 795524 SEBRA Tid og ressurs: Mister viktig ressurs i prosjektet. Frykter ny forsinkelse i prosjektet da de allokerte ressursene ikke får arbeidet like mye som forespeilet. 795525 Anskaffelse / innføring sporingssystem biobank Tid: Prosjekt på plan. Kost og risiko: Vinner av konkurransen har en høyere pris på investering enn avsatt i budsjett, endringsmelding er sendt porteføljestyret, viser derfor Kost og Risiko som Helse Vest rød. 795531 Samhandling AMK i Helse Vest Nødvendig å løfte en del beslutninger opp i AD-møte 2.11 pga vanskelig å enes regionalt. Sluttrapport forventes levert 7.12.15. 795536 KULE Innføring HVE Prosjektet er i rute til oppstart pilotering ved Mottaksklinikken 17.11. Men prosjektet vil påpeke at det foreligger til dels høy risiko for forsinkelser grunnet utfordringer med leveranse/testløp tett opp til oppstartstidspunkt for pilot. Usikkerhet knyttet til tidspunkt for oppstart pilot av legemiddel logistikkløsning grunnet sen leveranse. 795541 Helhetlig logistikk og sporing Rapporten ble leverert til SIKT-møte 18.9.15 795545 Innføringsprosjekt for nytt felles FDVU-system i Helse Vest 795547 KAPP Forprosjekt 795548 RIS Anskaffelse 795 550 Optimalisering EPJ Forvaltning HVE Tid: Grunnet kapasitetsutfordringer hos seksjon for Integrasjon og Utvikling i Helse Vest IKT er oppstart i arbeidet med design av systemintegrasjoner ca. 6 måneder forsinket. Påvirker pilot. Sluttrapport levert 4 leverandører er kvalifisert og invitert til å gi tilbud. Første utkast til forvaltningsmodell utarbeidet. 795 554 Ny ekstern meldingsplattform Utvikling følger planen, men testløpet er utfordrende, noe som kan skape problemer for å nå ønsket dato for start av pilot. 795 552 Regional innovasjonsløsning Prosjektdirektiv godkjent i styringsgruppen 17. september. Det jobbes med innhold i innovasjonsløsningen. Program/prosjekt Program Klinisk IKT Program Støtte til Samhandling Andre medisinsk-faglege system Administrative system (HR/økon/komm.) IKT/ teknisk/ infrastruktur Side 16 av 25