STYREMØTE. Helse Vest IKT AS

Transkript

1 STYREMØTE Helse Vest IKT AS

2 INNKALLING TIL STYREMØTE HELSE VEST IKT AS Stad: Helse Vest RHF, Nådlandskroken 11, Stavanger Møtetidspunkt: Mandag , kl Går til: Styremedlemmer Herlof Nilssen Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Inger Cathrine Bryne Stener Kvinnsland Mette Kamsvåg Anne Kristin Kleiven Bodil Lekve Agnete Sjøtun Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Ørjan Midtun Styremøtet er ope for publikum og presse Sakliste: Underlag: OPNE SAKER Sak 04/15 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedlagt Sak 05/15 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS Vedlagt Sak 06/15 O Administrerande direktør si orientering Vedlagt Sak 07/15 O Revidert versjon rapport om verksemda «IKT-sikkerhet» Vedlagt Sak 08/15 B Rapportering frå verksemda per februar 2015 Vedlagt Sak 09/15 B Styret sin årsberetning for 2014 Vedlagt Sak 10/15 B Godkjenning av årsrekneskap for Helse Vest IKT AS for 2014 Vedlagt Sak 11/15 B Styringsdokument for Helse Vest IKT AS for 2015 Vedlagt Sak 12/15 B Rapportering på risiko 3. tertial 2014 Vedlagt Sak 13/15 B Mål overordna risikostyring for 2015 Vedlagt Sak 14/15 B Leiinga si årlege gjennomgang av IKT-sikkerheit for 2014 Vedlagt Sak 15/15 O Status opsjon RIS/PACS Vedlagt Sak 16/15 O Status Felles EPJ konsolidering Vedlagt Sak 17/15 O Status Alle møter og Vestlandspasienten.no Vedlagt LUKKA SAKER Sak 18/15 B Klage på anskaffelse KULE Elektronisk legemiddelkabinett Vedlagt Sak 19/15 O Risiko og sårbarheit «kjernetenester» Vedlagt Sak 20/15 D Status forhandlingar med Microsoft Vedlagt Bergen Helse Vest IKT AS EVENTUELT Skriv og meldingar Herlof Nilssen Styreleiar

3 Protokoll frå ekstraordinært styremøte i Helse Vest IKT AS Tid: Måndag kl. 16:00 16:15 Møtestad: Video- og telefonkonferanse Styremøtet var ope for publikum og presse Deltakarar frå styret Herlof Nilssen Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Mette Kamsvåg Anne Kristin Kleiven Inger Cathrine Bryne Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Bodil Lekve Agnete Sjøtun Svend B. Jacobsen Leiar Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Forfall frå styret: Stener Kvinnsland Styremedlem (meddelt tilslutning til forslag til vedtak) Deltakarar frå administrasjonen: Erik M Hansen, administrerande direktør Leif Nordland, økonomisjef Sakliste: OPNE SAKER Sak 01/15 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 02/15 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS Sak 03/15 B Etablering av Helse Vest Innkjøp HF Eventuelt Skriv og meldingar

4 OPNE SAKER: 01/15 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Oppsummering: Styreleiar ynskte nytt styremedlem, Inger Cathrine Bryne, velkommen som styremedlem i Helse Vest IKT. Det vart ikkje meldt inn saker til eventuelt. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjente innkalling og dagsorden. 02/15 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS Oppsummering: Det var ingen merknadar til protokoll frå styremøte Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjente protokoll frå styremøte /15 O Etablering av Helse Vest Innkjøp HF Helse Vest RHF etablerte i juni 2013 eit prosjekt som skulle vurdere framtidig organisering av innkjøpsfunksjonen i helseføretaka. Prosjektet tilrår at innkjøpsfunksjonen i helseføretaka, i Helse Vest IKT AS og Helse Vest RHF blir overført til eit nytt innkjøpsselskap eigd 100% av Helse Vest RHF. Planen er at overdraging av verksemd skjer i løpet av året Det er styra i helseføretaka og Helse Vest IKT AS som treff avgjerd om overdraging av verksemd. Styret i Helse Vest RHF stiftar det nye føretaket. Administrasjonen gav sin tilslutning til den tilrådinga som er lagt fram for styret. Administrasjonen orienterte om at det er gjennomført drøftingsmøter med fagforeiningar og verneteneste. Saka er og lagt fram for AMU i Helse Vest IKT. Det har ikkje kome merknader til saka frå denne handsaminga. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjenner at det blir gjennomført overdraging av verksemd for innkjøpsfunksjonen frå Helse Vest IKT AS til Helse Vest Innkjøp HF. 2. Overdraginga skal skje i tråd med gjeldande lover og avtaler, jf. særleg Arbeidsmiljøloven Styret ber administrerande direktør gjennomføre overdraginga av verksemda for innkjøpsområdet i god dialog med dei medarbeidarane overdraginga gjeld. 4. Styret ber administrerande direktør bidra til at overdraginga kan gjennomførast i løpet av Eventuelt Det ingen saker til eventuelt. Skriv og meldingar Ingen

5 Ref. Leif Nordland / Erik M. Hansen Herlof Nilssen Styreleiar Anne Kristin Kleiven Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Inger Cathrine Bryne Stener Kvinnsland (sett) Mette Kamsvåg Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Bodil Lekve Svend B. Jacobsen Agnete Sjøtun

6 Open del Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Administrerande direktør Erik M. Hansen Erik M. Hansen Administrerande direktør si orientering Styresak 006/15 O Styremøte Val av styremedlemmer av og mellom tilsette * notat ligg ved 2. Endring i organisering av Helse Vest IKT * notat vedlagt 3. Justering av tempoplan for etablering av nytt driftssenter * notat vedlagt 4. Om DIPS og Helse Nord RHF i TV2 * munnleg orientering i møtet 5. IKT-infrastrukturmodernisering i Helse Sør-øst RHF * notat vedlagt 6. Status datahall nr. 2 i Stavanger * notat vedlagt. Unntatt offentlegheit (jf 23 i Offentleglova) 7. Orientering om omfattande episodar med beredskap * ingen episodar i perioden 8. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav * ingen relevante saker 9. Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker * ingen relevante saker 10. Oversikt over høyringar Mottatt Avsendar Tema Frist Forslag til vedtak: 1. Styret tek meldingane til orientering

7 Notat Går til: Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Frå: Administrerande direktør Sakshandsamar: Erik M. Hansen Saka gjeld: Val av styremedlemmer av og mellom tilsette Styresak 006/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 1 Styremøte Val av styremedlemmer av og mellom dei tilsette i Helse Vest IKT AS, Helse Vest RHF og dei fire helseføretaka, er no gjennomført. Det kom inn ei liste til kvart av styra og dei på lista ble med det valgt. For val av styremedlemmer av og blant dei tilsette til styret i Helse Vest IKT AS har det komme inn ei liste på vegne av dei tillitsvalde i NITO, Fagforbundet, TEKNA og ITforbundet. Personane på denne lista er dermed valde: Styremedlemmer: Bodil Lekve, Spesialkonsulent Styrings- og kvalitetsdata, Tenesteutvikling Bergen. Agnete Sjøtun, Konsulent, Tilgangsbehandling, IKT-fagsenter Bergen. Lars Erik Baugstø-Hartvigsen, IKT-sikkerhetsleder, Tenesteproduksjon Stab, Førde/Florø. Ørjan Midttun, Spesialkonsulent, Kliniske og administrative løysingar, Tenesteutvikling Førde/Florø. Varamedlemmer: Stian Hoell, Konsulent, Tenesteproduksjon, Haugesund. Eli Johannessen, Tilgangsbehandling, IKT-fagsenter, Bergen. Anne-Lise Anastasiadou Høisæter, Spesialkonsulent, Innovasjon og arkitektur, Virksomhetsutvikling Bergen. Steinar Aslaksen Hamre, Spesialkonsulent, Integrasjon og løsningsutvikling, Virksomhetsutvikling, Bergen. Christel Beate Lerøy, Spesialkonsulent, Innovasjon og arkitektur, Virksomhetsutvikling Bergen. Ståle Skreien, Tilgangsbehandling, IKT-fagsenter Bergen

8 Notat Går til: Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Frå: Administrerande direktør Sakshandsamar: Erik M. Hansen Saka gjeld: Endring i organisering av Helse Vest IKT Styresak 006/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 2 Styremøte Endring av organisering av Helse Vest IKT Viser til punkt 1 under adm. dir. sine orienteringar i styremøtet (sak 078/14). Helse Vest IKT gjennomførte ei større omorganisering i juni Etter denne omorganiseringa har talet tilsette vokse frå ca. 250 til ca Vi har i denne perioden utvida med 3 seksjonar, men det er ikkje gjort ei samla vurdering av organiseringa av selskapet. Det er nå utarbeida eit samla forslag til revisjon av organiseringa av Helse Vest IKT. Det er gjort endringar både avdelingsnivå og på seksjonsnivå. Det er også gjort justeringar mellom avdelingane. Adm. dir. vil kort orientere om nokre av endringane. Det står att arbeid med kvalitetssikring av namn på avdelingar og seksjonar. For nye seksjonar, skal det gjennomførast rekruttering av seksjonsleiar. Denne rekrutteringa vert gjort ved annonsering internt og eksternt. I tida frå omorganisering til nye seksjonsleiarar tiltrer, vil det verte konstituerte seksjonsleiarar i desse seksjonane. Plassering av tilsette i dei ulike seksjonane er ikkje gjennomført. Dei tilsette sine organisasjonar og vernetenesta er orientert om den pågåande prosessen og det er gjennomført drøftingsmøter. Dei tilsette sine organisasjonar og vernetenesta er involvert i tråd med regelverket. Det er eit mål å kunne gjennomføre organisasjonsendringa med verknad frå

9 Notat Går til: Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Frå: Administrerande direktør Sakshandsamar: Erik M. Hansen Saka gjeld: Justering av tempoplan for etablering av nytt driftssenter Styresak 006/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 3 Styremøte Viser til sak 067/14 i styremøtet om etablering av 24/7 driftssenter. Den opprinnelige planen for etablering av driftssenter var som følger: Steg 1 - Utvide vaktordning og søndagsåpent kundesenter (innen ) 1) Etablere søn/helligdagsåpent kundesenter med åpningstid 08:00 15:00 2) Utvide åpningstid i Kundesenteret på hverdager fra 07:30 til 07:00 3) Utvide vaktordning til to vaktledere, hvis hensiktsmessig. Steg 2 24/5 driftssenter og søndagsåpent kundesenter (innen ) I steg 2 videreføres søndagsåpent kundesenter og utvidet vaktordning i helg fra steg 1, og i tillegg etableres det et 24/5 driftssenter. Steg 3 24/7 driftssenter (innen ) I steg 3 gjøres 24/5 driftssenter om til et 24/7 driftssenter. Endring i etableringsplanen Det er vedtatt i styringsgruppen (sammensatt av ledergruppen i Helse Vest IKT) den at Steg 2, 24/5 driftssenter og søndagsåpent kundesenter, endres. Adm. dir. mener at det ikke er hensiktsmessig å etablere et 24/5 driftssenter på dette tidspunktet. I steg 2 foretas bare en harmonisering av kundesenterets åpningstid, slik at åpningstiden endres til alle dager fra 07:00 22:30. Bakgrunnen for endringen er at prosjektet har fått oppdatert informasjon om bemanningsbehovet en slik turnus krever. Og har sett dette i sammenheng med ferieavviklingen som pågår i store deler av perioden for fase 2. I tillegg kan ikke 24/7 turnus bygge videre på 24/5 turnusen. Basert på dette er det besluttet en endring i steg 2. Vi antar at denne endringen ikke vil ha store negative konsekvenser for våre kunder.

10 Notat Går til: Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Frå: Administrerande direktør Sakshandsamar: Erik M. Hansen Saka gjeld: Anskaffelse av tenester for infrastruktur for Sykehuspartner Styresak 006/15 O Administrerande direktør si orientering pkt. 5 Styremøte IKT-infrastrukturmodernisering i Helse Sør-øst RHF Viser til sak 078/14 punkt 2 i styremøtet om at Sykehuspartner HF har kunngjort ein omfattande anskaffelse knytt til infrastruktur, mellom anna og tenester knytt til infrastruktur. For å gje eit betre og meir nøyaktig bilete av bakgrunn for denne anskaffelsen, er kopi av styresak handsama av styret for Helse Sør-øst RHF i styremøte lagt frem for styret, jfr. vedlegg. Adm. dir. vil gje korte kommentarar til styresaka frå Helse Sør-øst RHF.

11 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 5. februar 2015 SAK NR IKT-INFRASTRUKTURMODERNISERING I HELSE SØR-ØST Forslag til vedtak: Styret tar redegjørelsen om IKT-infrastrukturmodernisering i Helse Sør-Øst til orientering. Hamar, 28. januar 2015 Cathrine M. Lofthus administrerende direktør Side 1 av 7

12 1. Hva saken gjelder Helse Sør-Øst har en aldrende og sammensatt IKT-infrastruktur som gir økt risiko for hendelser som kan gå ut over pasientsikkerheten. På vegne av helseforetakene leverer Sykehuspartner IKTtjenester med en infrastruktur som har mer enn 40 datasentre og en portefølje av i størrelsesorden 3000 applikasjoner. En fullt ut modernisert IKT-infrastruktur vil ha to til tre sentrale datarom, samt enkelte lokale datarom ved kritiske lokalisasjoner og trolig i underkant av 1000 applikasjoner. Den største utfordringen med dagens situasjon er den samlete ressursinnsatsen som kreves for å sikre forutsigbar og tilfredsstillende drift og kvalitet på tjenestene, samt den svært høye kompleksiteten og de høye kostnadene ved etablering av regionale tjenester. I tillegg er det høye kostnader knyttet til å holde IKT-infrastrukturen teknologisk oppdatert. Fra etableringen av Sykehuspartner i tidligere Helse Sør RHF og deretter for det fusjonerte Helse Sør-Øst RHF har det vært en pågående satsning på å samle og konsolidere IKT-infrastrukturen ved helseforetakene til felles klienter og med felles datasenter for de regionale tjenestene. Dette har vært en lang og krevende prosess på grunn av flere forhold. Fusjonen av helseregionene i 2007 med påfølgende fusjon av alle IKT-funksjoner i den nye regionen økte kompleksiteten av konsolideringsarbeidet signifikant. I tillegg kom etableringen av de nye sykehusområdene og helseforetakene, med særlige presserende behov for å løse problemstillinger knyttet til ulike IKTtjenester. Eksempler på dette er behovene som oppstod ved etableringen av Vestre Viken HF og Oslo universitetssykehus HF. I samme periode har det vært en rivende utvikling innen digitalisering av arbeidsprosesser ved helseforetakene og det har vært krevende prioriteringer mellom investeringer i IKT-infrastruktur og utvikling og innføring av nye eller forbedrete applikasjonstjenester. Dette har medført at det verken har vært kapasitet eller investeringsevne til å ha ønsket fremdrift på IKTinfrastrukturmoderniseringen. Flere studier og utredninger har siden 2009 påpekt behovet for en harmonisering, standardisering og konsolidering av IKT-infrastruktur i Helse Sør-Øst, noe som er en forutsetning for å etablere regionale tjenester samt tilrettelegge for en bærekraftig utvikling på IKT-området. I Helse Sør-Østs satsning Digital fornying er det et eget program for gjennomføringen av denne moderniseringen. Det er i dette programmet iverksatt flere prosjekter og aktiviteter som vil føre til en gradvis modernisering av IKT-infrastrukturen. I 2014 er det gjort store løft på nettverkssiden og ikke minst omlegginger ved Sykehuset Østfold og Sykehuset Innlandet. Samtidig har ikke programmet ressurser som gjør det i stand til å gjennomføre moderniseringen så raskt som ønsket, både sett i lys av Sykehuspartners behov for å rasjonalisere egen tjenesteleveranse og behov fra programmene som leverer funksjonalitet knyttet til pasientbehandling og virksomhetsstyring. Helse Sør-Øst RHF har sett behovet for å vurdere om en alternativ tilnærming kan bidra til en raskere og mer kostnadseffektiv gjennomføring av moderniseringsarbeidet og påfølgende driftog forvaltningsoppgaver for IKT-infrastruktur. Etter å ha vurdert ulike alternativer har Helse Sør-Øst RHF gjennom Digital fornying funnet det riktig å iverksette en vurdering av en mulighet for å etablere en langsiktig samarbeidsavtale med en leverandør innen området IKTinfrastrukturtjenester. Denne vurderingen vil bli sett opp imot å fortsette videre som i dag. Side 2 av 7

13 En langsiktig samarbeidsavtale for IKT-infrastruktur vil innebære kjøp av tjenester innen ett eller flere infrastrukturområder fra en leverandør, der leverandøren vil ta ansvar for kontinuerlig vedlikehold og modernisering, inkludert overgangen til en samordnet og standardisert infrastruktur. En slik avtale vil gi muligheter for deling av risiko og investeringskostnader mellom partene, samtidig som Helse Sør-Øst RHF vil få tilgang på økte ressurser og kompetanse fra en profesjonell leverandør. Saken legges frem for styret for å orientere om det pågående arbeidet og den videre prosess for beslutning. 2. Hovedpunkter og vurdering av handlingsalternativer Helse Sør-Øst RHF har i dag en tilnærming hvor helseregionen i hovedsak eier, opererer og forvalter all infrastruktur og alle tjenester i egen regi gjennom Sykehuspartner. Denne tilnærmingen innebærer at Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner HF til en hver tid må ha tilstrekkelig teknisk kompetanse og kapasitet i egen organisasjon, samt tilgjengelig likviditet for kontinuerlig vedlikehold og moderniseringer av IKT-infrastrukturen. Sykehuspartner har de siste årene hatt en stor vekst i antall ansatte i organisasjonen. En betydelig andel av veksten har kommet i funksjoner knyttet til utvikling og drift av IKT-infrastruktur som er av generisk karakter. For å sikre at Sykehuspartner blir en organisasjon som leverer tjenester som understøtter helseforetakenes behov, er det viktig at Sykehuspartner i fremtiden i større grad bruker sine ressurser i en mer sykehusnær retning. En fortsatt vekst i organisasjonen er vanskelig kombinerbar med en langsiktig bærekraft innen IKT-området, samtidig som det allerede er mye bruk av innleide konsulenter for å bidra til gjennomføring av moderniseringsarbeidet. Mange virksomheter har lang erfaring i å benytte seg av kommersielle leverandører for leveranse av tjenester innen drift og forvaltning av både IKT-infrastruktur og applikasjoner. De siste årene har dette markedet endret seg vesentlig gjennom en industrialisering og profesjonalisering som kan bidra til å gjøre denne typen samarbeidsavtale interessant for Helse Sør-Øst RHF. Som et alternativ til å eie og gjennomføre all drift og forvaltning av IKT-infrastruktur i egen regi, har Helse Sør-Øst RHF derfor iverksatt et arbeid for å vurdere om en langsiktig samarbeidsavtale kan bidra til en forsert realisering av en modernisert infrastruktur og samtidig styrke Sykehuspartners evne til å møte behovsutviklingen i foretaksgruppen. Potensielle gevinster ved en slik avtale kan være: Økt tilgang til kompetanse og kapasitet til gjennomføring av modernisering av IKTinfrastruktur. Kostnadseffektivitet i leveransene gjennom å kunne bygge på etablerte systemer og rutiner hos ledende profesjonelle leverandører. Deling av risiko og investering mellom aktørene i samarbeidet. Kontraktsmekanismer kan utnyttes til å etablere forutsigbar kvalitet og kostnad for helseforetakene. Side 3 av 7

14 I tillegg vil en gevinst være en styrking av Sykehuspartners evne til å levere tjenester innen applikasjonsområdet som understøtter foretakenes kjernedrift, ved at driften av Sykehuspartner blir mer fokusert rundt systemstøtte til de pasientnære arbeidsprosessene. En eventuell langsiktig samarbeidsavtale innen infrastrukturmodernisering skal bygge på følgende forutsetninger: Infrastrukturen skal moderniseres for å nå målene om standardisering, harmonisering og konsolidering. Det skal sikres forutsigbar og høy kvalitet på tjenestene og at infrastrukturen blir finansielt bærekraftig over tid. Partnerskapet skal basere seg på en helhetlig avtale som muliggjør at ansvar, finansiering, arbeidsoppgaver og risiko deles. Sykehuspartner er ansvarlig for leveranser av alle tjenester til foretaksgruppen, inkludert leveransene fra en samarbeidspartner. Avtalen skal utnyttes til å styrke Sykehuspartners kompetanse innenfor de områder som er mer sykehusnære og som direkte understøtter kjerneprosessene i foretakene. Fire tjenesteområder har blitt identifisert som mulige for en langsiktig samarbeidsavtale. Disse områdene har til felles at de vil være gjenstand for en betydelig standardisering, konsolidering og modernisering fremover. De aktuelle områdene og det overordnede moderniseringsbehovet er vist i figuren nedenfor. Område Sluttbruker PC, skrivere og periferiutstyr Dynamisk arbeidsflate Mobilitet Moderniseringsbehov Gjennomføre modernisering og standardisering av utstyr samt innføring av dynamiske arbeidsflate, mobile løsninger og teknologi oppgraderinger i takt med markedsutvikling og behov Telefoni Mobile og faste telefoner, telefonsentraler Videokonferanseutstyr Alarmer Gjennomføre teknologiskiftet gjennom overgang til IP basert telefoni, utfasing av dagens ISDN baserte løsning, samt etablering av moderne sanntids samhandlingsløsninger Nettverk Lokalnett og trådløse nett Områdenett Kjernenett Gjennomføre standardisering gjennom utrulling av felles nettverksløsning på tvers av lokasjoner, utbygging av trådløse nettverk, samt virtualisering og tjenesteorientering i takt med datasenterutviklingen Datasenter Datarom og datasentra Servere og lagring Plattform tjenester Gjennomføre forenkling gjennom konsolidering og oppbygging av regionale datasentra samt etablering av en moderne og fleksibel felles plattform hvor ressurser kan allokeres dynamisk For å kunne utarbeide faktabasert beslutningsunderlag som bygger på behovene til helseforetakene i Helse Sør-Øst, er det vurdert som mest hensiktsmessig å gjennomføre en strukturert og formell dialog med aktuelle leverandører for å sikre god forståelse av markedets evne til å levere tjenester til regionen. Det vurderes at ulike aktører vil ha ulike tilnærminger, både funksjonelt og merkantilt, til å levere tjenestene. En god kravspesifikasjon som grunnlag for en eventuell samarbeidsavtale mellom en leverandør og Helse Sør-Øst RHF må således bygge på reell markedskunnskap. For å sikre tilstrekkelig tid og anledning til å forstå aktuelle leverandørers evne til å levere tjenester innenfor disse områdene, og for å gjennomføre en prosess på en strukturert måte, har en anskaffelsesprosess med en konkurransepreget dialog blitt valgt som utgangspunkt. Side 4 av 7

15 Første fase i en konkurransepreget dialog medfører at man åpner for at leverandørene selv, med utgangspunkt i Helse Sør-Øst sitt beskrevne behov, kan komme med forslag på hva de kan bidra med, og hvordan de foreslår dette gjennomført. Gjennom en dialog med leverandørene, vil dette resultere i utarbeidelse av en spesifikasjon tilpasset Helse Sør-Øst RHF sine behov og markedets leveransemuligheter. Denne spesifikasjonen vil så danne grunnlaget for et endelig tilbud som vil evalueres og danne grunnlag for en eventuell avtale. Basert på spesifikasjonen, leverandørtilbud og eventuelle avtaleutkast vil det utarbeides et endelig beslutningsunderlag for en langsiktig leverandøravtale innen IKT-infrastruktur. Beslutningsunderlaget vil være en vurdering av tilbudt løsning, inkludert økonomi, kvalitet og risiko, sett opp mot en videre realisering av infrastrukturmoderniseringen i egen regi i henhold til dagens planverk for Digital fornying og inneholde: Økonomiske konsekvenser både knyttet til investering og tjenestepriser Konsekvenser for tjenestekvalitet levert til sykehusene Konsekvenser for Sykehuspartners organisasjon Kost-nytte vurderinger Risikovurderinger Beslutningsunderlaget vil forelegges styret i Helse Sør-Øst RHF for endelig beslutning. Planverket legger opp til en gjennomføring av hele den beskrevne anskaffelsesprosessen i løpet av 2015, med en eventuell oppstart fra tidlig Planen inneholder følgende hovedfaser: Prekvalifisering: I løpet av høsten 2014 har det vært gjennomført en prekvalifiseringsprosess for å velge et fåtall leverandører eller konsortia, som fremstår som særlig egnet for videre dialog med Helse Sør-Øst RHF, basert på kompetanse og kapasitet på relevante områder, samt erfaring med gjennomføring av tilsvarende transformasjoner og videre drift. Konkurransegrunnlag: Etter prekvalifiseringsfasen sendes et konkurransegrunnlag ut til de prekvalifiserte leverandørene. Konkurransegrunnlaget utgjør Helse Sør-Øst RHF sine målsetninger og krav til leverandørene, samt gi markedet den informasjonen de trenger for å utarbeide konkrete løsningsforslag. Konkurransegrunnlaget ble sendt ut 19. desember Dialog: Gjennom første halvår 2015 vil de prekvalifiserte leverandørene delta i nødvendige dialogrunder, for å bidra til å forme Helse Sør-Øst RHF sin endelige kravspesifikasjon. I løpet av denne fasen kan Helse Sør-Øst RHF også velge å eliminere noen av de prekvalifiserte leverandørene om de vurderes som mindre egnet. Tilbud og evaluering: Gjennom siste halvår 2015 vil leverandørenes endelig tilbud evalueres og en innstilling, inkludert en grundig pro/kontra-analyse, vil legges frem for beslutning. Side 5 av 7

16 Forløpet i anskaffelsesprosessen er illustrert i figuren under. En langsiktig samarbeidsavtale for IKT-infrastrukturmodernisering har stor innvirkning på regionen generelt og Sykehuspartner HF spesielt. Ettersom resultatet av vurderingen har konsekvenser for alle foretakene i regionen er arbeidet valgt organisert som et prosjekt i Digital fornying. Dette gir en større mulighet for at premisser og forhold knyttet til gjennomføringen kan drøftes av foretakenes direktører gjennom fornyingsstyret. Prosjektet er i all hovedsak bemannet av fagekspertise fra Sykehuspartner og det er ressurser fra Sykehuspartner som besitter alle nøkkelroller i prosjektet for å sikre at det teknologifaglige er hensiktsmessig ivaretatt. Samtidig har Sykehuspartner HF iverksatt prosjektet Sykehuspartner - IKT for fremtiden som ser på forbedringer i dagens organisering og leveransemodell. Det er et tett samspill mellom disse prosjektene for å sikre helhet og konsistens. Saken har vært drøftet av helseforetakenes direktører og de tillitsvalgte gjennom behandling i fornyingsstyret i Digital fornying gjennom flere møter i 2013 og Det har blant direktørene vært bred støtte til gjennomføring av vurderingen og tilhørende prosess. Saken er også jevnlig tema på samarbeidsmøte mellom administrasjonen i Helse Sør-Øst RHF og de konserntillitsvalgte, og det er enighet om en bred og involverende prosess gjennom aktiv bruk av samarbeidsmøte som arena for involvering av tillitsvalgte i prosessen. Det har vært orientert om saken i driftsstyret i Sykehuspartner jevnlig gjennom Administrerende direktørs anbefaling Administrerende direktør vurderer at modernisering, standardisering og harmonisering av den grunnleggende IKT-infrastrukturen i Helse Sør-Øst er en nødvendig forutsetning både for å lykkes med å etablere Sykehuspartner som en sterk og effektiv tjenesteleverandør som understøtter helseforetakenes behov, samt for å gjennomføre Digital fornying som forutsatt. Det er etter administrerende direktørs vurdering viktig å gjennomføre tiltak som kan styrke Sykehuspartner som en felles tjenesteleverandør, særlig med vekt på å understøtte effektiv og sikker pasientbehandling i helseforetakene. Side 6 av 7

17 Administrerende direktør vurderer således at det er hensiktsmessig å utrede alternative tilnærminger til eierskap og drift av grunnleggende IKT-infrastruktur som kan bidra til en forsert gjennomføring av moderniseringen av IKT-infrastrukturen, og som kan sikre finansielt bærekraft over tid. Administrerende direktør vil holde styret orientert om utviklingen i saken ved behov, og konkret ved detaljering av endelig omfangsbeskrivelse og ved fremleggelse av endelig beslutningsunderlag i henhold til fremdriftsplan. Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Presentasjon gitt i møtet Side 7 av 7

18 1 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Harald Flaten, Lars Erik Baugstø-Hartvigsen, Fredrik Eldøy Revidert versjon rapport om verksemda «IKT-sikkerhet» Arkivsak Styresak 007/15 D Styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret tar saka til orientering. 2. Styret ber administrasjon innarbeide relevante element frå saka inn i revidert versjon av rapport om verksemda.

19 2 Oppsummering Styret har bedt administrasjonen vidareutvikle rapportering av status for IKT-sikkerhet i «Rapport om verksemda». Eivind Gjemdal delte i styremøtet sine erfaringar knytt til oppfølging av IKTsikkerhet i Sparebank1 Gruppen. Sparebank1 Gruppen rapporterer mellom anna på: Virus på PC-er/servere Trojanarar på PC-er/servere Skreddarsydde angrep Skanning frå eksterne Brot på interne policy ar Bruk av skytenester pr lokasjon, for eksempel dropbox Administrasjonen har i saka vist noko av datagrunnlaget som Helse Vest IKT i dag nyttar for dagleg oppfølging av IKT-sikkerheit. I lys av at dette er eit svært «operativt» datagrunnlag, er administrasjonen i tvil om rapportering på slikt detaljnivå vil vere tenleg. Det vert i tillegg vist til sak 14/15 der og rapportering på IKT-sikkerhet er tema. Administrasjonen har vist i saka noko av det som vert gjort av måling, rapportering og overvaking av fleire områder relatert til IKT-sikkerhet. I dag er arbeidet noko fragmentert internt i Helse Vest IKT, men med etablering av Driftssenter frå , vil desse oppgåvene bli samla og strukturert i større grad. Fakta Helse Vest IKT har i dag overvaking på fleire nivå, både manuelt og automatisk. Vi har overvaking av brannmurar, rapporter frå anti-virus-verktøy, inngåande og utgåande epost, etc. Samarbeid med Helse CSIRT Helse CSIRT er helse- og omsorgssektorens nasjonale senter for informasjonssikkerhet (CSIRT - Computer Security Incident Response Team). Helse CSIRT er plassert hjå Norsk Helsenett. Overvakingssenteret mottar dagleg driftsmeldingar og varsel frå Helse CSIRT. Det blir tatt aksjon dersom det vert vurdert som nødvendig. Under er eit eksempel på varsel frå Helse CSIRT: (IP-adresser/URL er fjerna).

20 3 Brannmur Seksjon Datakommunikasjon fylgjer med på status for brannmurane. Dei opplever sjeldan målretta angrep. Dei fleste angrep er tilfeldige. Anti-virus Diagrammet nedanfor viser tal PC-ar med virusalarm på ein dag: Rapporten er ikkje vaska for såkalla «falske positive». Trusselsituasjonen er dermed mindre alvorlig enn det ser ut til, dette gjeld og brannmurrapporten over. Det vert arbeid med å innføre nye verktøy for å overvake og avverge forsøk på datainnbrot. Vi kan generelt seie om virus-situasjonen at infiserte klientar/pc-ar stort sett er i Gjestenettet. Det er større risiko for virus og innbrot i Gjestenettet og i MTU-nett (nett som vert brukt for medisinsk-teknisk utstyr). Nettet for tilsette er det sikraste. Epost Figuren nedanfor viser volum og kontroll med inngåande og utgåande epost. 85.3% av all innkomande e-post er blitt stoppa av e-post-filteret i siste 6 månaders periode. Dette kan virke høgt, men det er heilt normale tal når ein på verdsbasis ser på prosentdelen av «spam» i høve til den totale mengda e-post. Det er mulig å sjekke om personnummer vert sendt ut av Helse Vest. Det er og mulig å sjekke alle brukarar sine utboksar (30.000) for å avdekke om nokon har sendt ut personnummer. Spørsmålet er om vi skal gjere det, kva vi skal bruke resultata til og korleis oppfølginga av dette skal vere. Eit alternativ kan vere å sjekke all utgåande epost for personnummer og sperre eposten dersom den inneheld personnummer.

21 Rapporter om truslar Det finst ei rekkje rapporter som viser ulike sider av eit trusselbilde. To eksempel er vist nedanfor. 4

22 1 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Fredrik Eldøy, Erik M Hansen, Leif Nordland, Rolf Ruland Rapportering frå verksemda per februar 2015 Arkivsak Styresak 008/15 B Styremøte Oppsummering Viser til Rapport om verksemda per februar 2015 som er lagt ved i vedlegg 1. Administrasjonen har oppsummert rapport om verksemda i ein figur som viser overordna status for produksjon, bidrag til bruk av IKT (status program og prosjekt) og ressurssituasjonen. I denne rapporteringa er temaet IKT-sikkerhet handtert i sak 007/15 og sak 014/15, og dermed ikkje teke med her. Det er ikkje lagt fram nye detaljar knytt til tal applikasjonar, dette kjem administrasjonen tilbake til. Det er i status for program og prosjekt og teke inn rapportering på interne prosjekt i Helse Vest IKT. Figuren nedanfor viser målekortet for februar Parametrane innanfor dei tre områda er vist i kvar kolonne. Tema øvst, deretter mål og nedanfor resultat plassert i grøn, gul eller raud sone. Når det gjeld oppetid og program-/prosjektstatus er det vist talet applikasjonsgrupper eller program/prosjekt i kvar sone basert på dei detaljerte tala. Under figuren er dei gjeldande grenseverdiar for måltala: Forslag til vedtak: 1. Styret tek rapport om verksemda per februar 2015 til etterretning.

23 VEDLEGG 1 til SAK 008/15 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS per februar 2015 Versjon: 1.0 Dato: Side 1 av 29

24 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Adm. dir. sin vurdering Utviklinga for februar 2015 viser at Helse Vest IKT har klart å få servicegraden for telefon over avtalte 80%. Etter ha vore under avtalt nivå både våren og hausten 2014, har vi no hatt 3 månader på rad der nivået er over 80%. Utfordringa er at dette ser ut til å ha negativ konsekvens for vår evne til å levere på løyst på timen. Her er vi no i raud sone, dvs. under 60% av saken vert løyst av Kundesenteret. Det har og vore ein positiv trend for talet opne episodar mandag morgon. Ved utgangen av februar er det under 1000 opne saker. Det ser ut til at perioden med endringsfrys rundt årsskiftet har bidratt til å betre måltala. Den økonomiske situasjonen er utfordrande. Inngangsfarten til 2015 er høg. Det har vore gode vilkår for rekruttering i fyrste kvartal. Dermed er det mange på veg inn i Helse Vest IKT. Dette vil bli betre frå det tidspunkt nytilsette interne kan erstatte eksterne. I tillegg har administrasjonen avdekka feil i budsjetteringa for I budsjettet til Helse Vest IKT er meldingstenester sett opp som leveransar av timar til prosjektet, medan timane er blitt ført som forvaltning. Tenesta har derfor ikkje blitt fakturert i 2011, 2012, 2013 eller Ikkje fakturert teneste utgjorde i 2014 ca. 7,5 mill. Dette vert ikkje fakturert. Helse Vest IKT treng å endre dette i Årlig auke i kostnad er 8,0 mill. for alle helseføretak. Vårt budsjett for leverte timer til prosjekt blir redusert tilsvarande. I tillegg har vi dessverre overbudsjettert leveranse av IKT-timar inn i prosjekt, noko som har gitt ein for lav desktop-pris i 2015 (budsjetterte timeleveransar reduserer desktop-pris). Administrasjonen ser no at vi vil få utfordringar med å levere så mange timar som budsjettert, og har eit avvik per februar på omkring 2,7 mill. Vi har tilsett ein del nye medarbeidarar i år, det bør redusere avviket noko, men vi kan bli nødt til å korrigere desktop-pris med mellom 400 og 600 kroner. Dette vil kunne gje ein total auke på mellom 5 og 10 mill. kr. (inkl Haraldsplass). Avslutningsvis ser vi at nedskriving RIS/PACS kan bli fordelt over 3 år i staden for 2 år, noko som gir mindre kostnad for helseføretaka i 2015, truleg 4 mill. kr. Side 2 av 29

25 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1 Produksjon Rapporten viser tenestekvalitet knytt til produksjonen i løpet av siste månad. 1.1 Førespurnader til Helse Vest IKT Definisjonar: Epost support: Teller all e-post til Kundesenteret med unntak av spam-mail. Epost bestilling: Teller all e-post med unntak av spam-mail som kommer inn til ikt-bestillingsadressene til Sal. Kundeweb: Mengd oppdateringar på eksisterande saker eller nye saker Telefon: Mengd telefoner svara på av Kundesenteret NB! Dette er mengd meldingar pr. e-post til bestillingsboksane og må ikkje forvekslast med mengd bestillingar. Det ligger også ein feilmargin her, ettersom noko e-post blir sletta undervegs og noko blir lagt i våre personlige boksar. Med andre ord, tall som bare gir ein peikepinn. Kommentar til utviklinga: Ein auke i henvendelsar frå januar Oppgangen på kundeweb viser at fokus på muligheit til å melde egne saker gir resultat. Side 3 av 29

26 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Detaljert telefonstatistikk Definisjonar: Antal telefonar: Alle telefoner via uavhengig av om svara på eller ikkje; dvs all innkomande trafikk. Teller også telefonane utanom avtalt opningstid. Besvarte telefonar: Viser tal på telefonar som er svara på. Tapte telefonar: Viser tal på telefonar som er lagt på utan å få svar. (innanfor avtalt opningstid) Telefonar Svara på etter 1 min: Viser mengd som ventar over 1 minutt og får svar. Kommentar til utviklinga: Redusert sjukefråvær og god bemanning gir færre tapte telefonar Servicegrad % mengd svart innan SLA-krav Servicegrad Definisjonar: Telefon: Krav i SLA % av samtalene skal svarast på innan 1 minutt. E-post: Ikkje mogeleg å måle. Kundesenteret nyttar vanleg outlook og for å telje tall e-post som er svare på sk Side 4 av 29

27 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Dei telefonane som blir lagt på før 1 minutt er ikkje med i berekninga av servicegraden, berre de som blir lagt på etter 1 minutt. Kommentar til utviklinga: Nivået held seg høgt og det er venta å holde fram. Når opningstida til Kundesenteret vert utvida i mars er det forventa at det stabiliserer seg litt lavare Gjennomsnittleg svartid på telefon 1,6 1,4 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0,8 1,4 0,9 0,5 0,8 0,5 0,5 0 Februar Mars April Mai Juni Juli August SeptemberOktober NovemberDesember Januar Februar Definisjonar: Grafen viser gjennomsnittleg svartid, i minutt, på telefonar inn til kundesenteret. 0,6 0,8 0,9 0,3 0,5 0,4 1.2 Behandling av sakene. Grunna prosessendring i Helse Vest IKT vil ein førespurnad frå kunde no registrerast enten som ein episode eller som ein leveranse Episodar Definisjon av episode: Stans eller forseinking i arbeidsprosessar hjå kunde, der stansen eller forseinkinga er relatert til tenester levert av Helse Vest IKT, uavhengig av om den underliggjande årsak er avvik på tenestene Mengd episodar logga: Definisjonar: Viser mengd episodar logga, fordelt etter loggedato siste 13 månader Kommentar til utviklinga: Utfordringar ved enkelt oppdateringar og talet endringar gir fleire episodar. Side 5 av 29

28 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Mengd opne episodar, utvikling over tid Definisjonar: Viser mengd episodar som er open måndag morgon siste 53 veker. Kommentar til utviklinga: Auka fokus på løyst på timen, gjer at talet opne episoda auka lite Løyst på timen: Definisjonar: Viser mengd episodar logga, fordelt etter loggedato siste 13 månader, som er løyst innan en time. Helse Vest IKT har et internt mål om at 70 % av alle førespurnader blir løyst på timen. Side 6 av 29

29 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Episoder løyst på timen 68,2 % 63,5 % 65,2 % 68,4 % 68,4 % 66,0 % 69,6 % 69,3 % 65,5 % 61,3 % 60,5 % 61,9 % 58,3 % 58,6 % 58,4 % 55,9 % 57,5 % 61,1 % 58,2 % 59,8 % 55,9 % 58,5 % 56,9 % 52,6 % 51,9 % 53,5 % 49,5 % 50,1 % Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Januar Februar Kun manuelt behandla Alle episoder Målsetjing Kommentar til utviklinga: Veldig mange omfattende episodar og lukking av eldre episodar gir lavt tal for «løyst på timen». Fleire nytilsette på Kundesenteret betyr også at fleire saker er blitt sendt vidare til 2. linje Total mengd lukka episodar, fordelt etter prioritet: Definisjonar: Grafen viser totalt mengd lukka saker siste månad splitta pr. prioritet 1-9, og innanfor og utanfor SLA (dvs. raud = brot, grøn = ok). Side 7 av 29

30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Leveransar Definisjon av Leveranse (Service Request): Ein førespurnad frå bruker om informasjon, rådgjeving, levering av ein standard leveranse eller tilgang til system. Ein leveranse er normalt ikkje relatert til en prosesstopp for kunde. Det er ein betydelig mengd leveransar som blir handsama i samlepunktet, disse kjem ikkje med i rapporten da det er assyst som dannar grunnlaget for rapporten. Definisjon av Standard leveranse: Leveranse definert i SLA Mengd leveransar logga Definisjonar: Viser mengd leveransar logga fordelt etter loggedato siste 13 månader Kommentar til utviklinga: Travel måned med fleire logga leveransar. Ny seksjon Tele og Signal er i gang og sammen med Leveranseseksjonen har dei bidratt med ein god del av disse. Side 8 av 29

31 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Mengd opne leveransar, utvikling over tid Definisjonar: Viser mengd opne leveransar måndag morgon siste 53 veker Kommentar til utviklinga: Fortsetter å auke jamnt Total mengd lukka leveranse saker, fordelt etter prioritet: Definisjonar: Grafen viser totalt mengd lukka saker siste månad splitta pr. prioritet 1-9, og innanfor og utanfor SLA (dvs raud = brot, grøn = ok). Kommentar til utviklinga: Pri 2 er hasteleveransar, Pri 3 og 7 nyttast normalt ikkje for leveransar. Side 9 av 29

32 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.3 Oppetid per applikasjonstenestegruppe/driftstenester Gjeld total leveranse i regionen. Oversikt under viser alle applikasjonsspesifikke avvik som har ført til nedetid siste månad. Fargekodane i tabellen nedanfor er som fylgjer; - Rødt markerer grupper av applikasjonar der det har vore brot på avtalt oppetid. - Gult markerer grupper av applikasjonar som har oppetid innanfor avtalt tenestenivå, men der eit eller fleire applikasjonar har hatt nedetid (nedetida kan variere frå 1 minutt for ein applikasjon i gruppa til 3,5 time for mange av applikasjonane i gruppa). - Grønt markerer grupper av applikasjonar der det har vore 100% oppetid. Tal på produksjonsinstallasjonar i applikasjonstenestegruppe kan varierer frå 2-95, men i dei fleste gruppene varierer talet system mellom Sjå tabell ovanfor. Applikasjonstenestegrupper som har få applikasjonsinstallasjonar er meir utsett for brot på avtalt oppetid enn applikasjonstenestegrupper som har mange applikasjonsinstallasjonar. Applikajonsteneste-gruppe Pr. månad (45 grupper) Fe b Ma r Administrativ Diverse Administrativ Dokumentasjon - ephorte Administrativ Dokumentasjon - Ytterleg Akuttmottak - RadioMedico Akuttmottak - Ytterleg Avdeling Diverse Datavarehus - Profitbase Datavarehus - Ytterleg Eiendom Finans - Oracle Financials Finans - Ytterleg Hjerte HMS - Synergi Hørsel Innkjøp og Logistikk - Merida Innkjøp og Logistikk - Visma Innkjøp og Logistikk - Ytterleg Integrasjon Kvalitetsregister Laboratorie - Mikrobiologi Laboratorie - Prosang Ap r Ma i Ju n Jul Au g Sep t Ok t No v De s Ja n Side 10 av 29

33 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Laboratorie - Ytterleg Legemiddel Lønn og Personal - Agresso Lønn og Personal - GAT Lønn og Personal - Ytterleg Mor og Barn - Natus Mor og Barn - Ytterleg Operasjon Pas og EPJ - DIPS Pas og EPJ - Ytterleg Portør Register og Kodeverk Røntgen - Teleradiologi Røntgen - Ytterleg Skåring - Checkware Web og portaltjenester - Sharepoint Web og portaltjenester - Ytterleg Tele og Signal - Audio/Video Tele og Signal - Signal Tele og Signal - Telefoni Tele og Signal - Ytterleg Øye SMSYS - Mellomstore SMSYS - Små N/ A N/ A N/A N/A N/ A N/ A N/ A N/ A N/ A N/ A N/ A N/ A N/ A N/ A N/A N/A N/ A N/ A N/ A N/ A N/ A N/ A N/ A N/ A Kommentar til brot (røde markeringar) på avtalt oppetid for applikasjonsgruppe: Rødt på Integrasjon og Agresso 3 nye applikasjonstjenestegrupper innen Tele og Signal. 1.4 Overvaking Denne grafen visar prosentdel episodar oppretta av overvakinga (dvs. tenesta sjølv), i forhold til det totale talet episodar som vert registrert. Grafen visar dei siste 12 månadene. Side 11 av 29

34 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Kommentar til grafen: ITIL anbefaler at, for å gje eit godt bilete av kvalitet og kvantitet i overvakinga, skal ein måle kor mange prosent av totalt oppretta episodar som kjem frå overvakinga. o Døme: Når Kundesenteret opprettar episodar og Overvakingssenteret opprettar 500 episodar så vil grafen vise 5%. Helse Vest IKT har ei målsetting om at 10% av alle episodar som vert oppretta, skal verte oppretta frå overvaking. 1.5 Status Omfattende Episoder (OE) og Problem Denne delen av virksomhetsrapporten er ny og viser status for arbeidet med episoder som er samordnet til problem. Figurene viser først hvilke tjenester som har flest Omfattende episoder. Deretter antallet episoder for de 10 problemene med flest tilknyttede episoder. Deretter vises de 30 problemene med flest tilknyttede episoder over de siste 30 dager. Tilslutt er det vist en oppdatert oversikt over status for kjent løsning for de viktigste problemene. Denne rapporteringen gir et godt uttrykk for situasjonen rundt ofte identifiserte problem og Helse Vest IKTs evne til å ta tak i disse problemene. Side 12 av 29

35 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 2 Program- og prosjektstatus per januar 2015 PROGRAM Klinisk IKT P-nr. P-navn Fore Tid Kost Kvalitesonell Risiko Per- Kommentar -tak PROGRAM Klinisk IKT HVE Program klinisk IKT rapporterte risiko rødt i desember 2014 grunnet manglende samordning/koordinering mot andre program og prosjekt i Helse Vest. Påvirker bl.a. kvalitet og risiko. Dette er fulgt opp i dialog med porteføljekontoret og programstyreleder. Avventer en overordnet avklaring. Personell flagges gult grunnet manglende tilgang på prosjektlederressurser til etablering av prosjekter samt tilgang på ressurser på BRO-prosjektet. Ressurstilgangen på BRO-prosjektet forventes å bedres etter at konsolideringen er gjennomført. Svært utfordrende å få allokert prosjektledere internt. EPJ Konsolidering HVE Prosjektet EPJ-konsolidering har gjennomført vellykket prøvekonsolidering. 484 Regionalt Gjenkjenningstest fullført. Funksjonstest pågår. Lite feil. Stavanger konsolideringen i rute i henhold til plan. Kliniske integrasjoner HVE Ressurser: Forventninger til frigjøring av ressurser fra Integrasjonssenteret medio 432 Regionalt mars. Felles EKG Database HVE Prosjekt Felles EKG database besluttet gjenopptatt og ferdigstilles i Helse Bergen 455 Regionalt med noe redusert scope knyttet til regionale føringer Innføring TønSys elektronisk legemiddelbestilling 517 Regionalt Innføring av DIPS Arena Regionalt 522 Delprosjekt strukturert journal 533 Regionalt BRO-prosjektet Regionalt 534 HVE HVE Prosjektet TønSys elektronisk legemiddelbestilling er ferdigstilt. Overleveres til drift og forvaltning Et vellykket og godt gjennomført prosjekt. Leverer på tid, kost og kvalitet. Prosjektet DIPS Arena er i etableringsfasen. Viser manglende fremdrift. Rapportering fra prosjektet er basert på foreløpig prosjektdirektiv. Programmet har iverksatt nødvendige tiltak samt videreformidlet bekymringen til programstyreleder. Delprosjekt strukturert journal ferdigstilt til planlagt tid og kvalitet Sluttrapport utarbeidet. BRO-prosjektet rapporterer utfordringer med: - tilgang på ressurser spesielt knyttet til Brukeradministrasjon - behov for strategiske avklaringer i relasjon til brukeradministrasjon Side 13 av 29

36 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS PROGRAM Støtte til samhandling P-nr. P-namn Fore -tak PROGRAM Støtte til samhandling HVE Tid Kost Kvalitet Risiko Personell Kommentar Adressering Regionalt IHR innføring Regionalt Forprosjekt Langvarige og koordinerte tjenester Regionalt HVE Prosjektet har måttet finne en midlertidig løsning for å kunne adressere mot kommunene pga. DIPS ikke støtter nasjonal standard. Løsningen fungerer bra. HVE Lab-rekvirering på plass i alle foretak og på Haraldsplass. DIPS har nok engang utsatt sine planer for nye leveranser, men er bedt om å øke ressursene for å kunne levere tidligere. Avvente r tilbakemelding fra DIPS. Venter på gjennomgang med ny prosjektleder i Helse Bergen og videre avklaring med prosjektet i Sogn og Fjordane planer og leveranser i 2015 klargjøres Innføring av Nasjonal kjernejournal i Helse Vest Ressurser stort sett på plass. Møtet med kommunikasjonsansvarlig i Hdir avholdt. Integrasjon mot Vision bestilt av Hdir (Bergen legevakt). Risiko DIPS håndterer ikke flere virksomhetssertifikater Pilot Dialogmeldinger Regionalt Basismeldinger Regionalt Basismeldinger Helse Bergen Basismeldinger Helse Stavanger Piloten startet med begrenset volum. Feil i adressering fra Infodoc krever manuelt arbeid og er kilde for feil. Må hensyntas ved vurdering av utvidelse til flere legekontor. Vil prøve System -x og vurderer også utvidelse i Helse Bergen. HVE Videre utviklingsaktiviteter for svar og rekvisisjon for radiologimeldinger må vurderes mot RIS/PACS konsolidering. HBE 350 legekontor har epikrise på ny plattform. 179 legekontor får labsvar. Kvalitet er mye bedre henvisning og epikrise etter overgang til Message Broker. HST Mye problemer og manuelt arbeid knyttet til CGM-legekontors håndtering av appkvitt. Får for liten prioritet hos CGM, venter på feilretting. Kommer ny release av winmed 3 med vesentlig (men ikke fullstendig) retting av kopimottakerfeil. Side 14 av 29

37 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS PROGRAM Støtte til samhandling P-nr. P-namn Fore Tid Kost Kvalitesonell Risiko Per- Kommentar -tak Basismeldinger Helse Fonna HFO Har breddet lab svar fra Flexlab Kjemi til 58 legekontor. Patologisvar fra Sympathy er planlagt i Q1. Basismeldinger Helse Førde HFD Patologisvar fra Sympathy er planlagt i Q1. Henvisninger radiologi planlagt Q1. Basismeldinger Haraldsplass DS Pleie og omsorgsmeldinger Regionalt Pleie og omsorgsmeldinger Helse Bergen Pleie og omsorgsmeldinger Helse Stavanger Pleie og omsorgsmeldinger Helse Fonna Pleie og omsorgsmeldinger Helse Førde Pleie og omsorgsmeldinger Haraldsplass Diakonale Sykehus Forsinket ift planlagt utrulling av basismeldinger mot legekontor (30% er nå elektronisk). Legekontor med epikrise på ny plattform samme som Helse Bergen, Labsvar overført til forvaltning nov 14. HVE Tester PLO-meldinger innen psykisk helsevern:i Helse Fonna. Piloterer PLO «meldingsutveksling fra poliklinikk» i Stavanger, jobber med å etablere rutiner og maler i Dips. Ser på å bruke epikrise for PLO FYSIO/ERGOterapi. HBE Helse Bergen har valgt å avslutte PLO-somatikk prosjektet, Utfordring når det regionale arbeidet ikke er ferdigstilt. Starter nytt prosjekt for innføring av psykiatri og har bedt om ny prosjektressurs, samt kontaktperson for forvaltning av PLO-mld. HST Overført til forvaltning,koblet opp alle kommuner, bortsett fra to som ikke er klare..dårlig funksjonalitet og tekniske feil, kombinert med mange brukere er krevende. HFO Test og oppstart mot Utsira kommune - utfordringer knyttet til «feil» navn i visningen ved registrering av PLO kommune pga Utsira bruker Karmøys løsning. HFD Overført til forvaltning Rullet ut til alle døgnposter og 17 kommuner. Side 15 av 29

38 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS PROGRAM LIBRA P-nr. P-namn Fore Tid Kost Kvalitesonell Risiko Per- Kommentar -tak Program LIBRA HVE Bra framdrift i prosjektene. Arbeid med målbilde /scoping og kommunikasjon går som planlagt. Utfordring rundt tilgang til innkjøpskompetanse tilknyttet anskaffelsesprosjektet LIBRA - Felles arbeidsprosesser Regionalt LIBRA - Felles registre Regionalt LIBRA Anskaffelse Regionalt HVE HVE HVE Høy aktivitet i desember. Prosessarbeidet følger oppsatt aktivitetsplan. Ligger noe etter plan i forhold til utforming av brukerhistorier. Kjernegruppe godt i gang med utforskende intervjuer. Prosjektgruppe er nå etablert og har første møte 7.januar noe senere enn planlagt. Ellers på plan. Forberedende aktiviteter pågår. Målet er å starte opp prosjektet i mars Anskaffelsesorganisasjonen har begrenset kapasitet framover. Vi må derfor vurdere å leie inn innkjøpskompetanse. Prosjekt ikkje tilknytt program P-nr. P-nr. Tid Kost Kvalitesonell Risiko Per- Kommentar Anskaffing og innføring av stamcelle HBE Funnet mange feil og ufullstendig konfigurasjon. Prosjektet har fått ny prosjektleder. Styringsgruppen har vedtatt at alt videre arbeid med prosjektet stoppes foreløpig for 1-2 måneder, kravspesifikasjonen skal gjennomgås og ses på i forhold til hva det er bedt om og hva vi har fått levert. Videre handlinger avgjøres på neste styringsgruppemøte Oppgradering Carestream PACS/RIS HST Overgang av AD integrasjon i PROD er utsatt til februar Jobber med Kundesentret I HV IKT og Samlepunktet for å finne en smidig overgang for brukerne Digitalt mediaarkiv (DMA)og RIS/PACS konsolidering) HVE Pilot-start i mai Prosjektet har betalt faktura fra 2013 og 2014 på prosjektressurser HFD. Resultat er at prosjektet har brukt mer driftsmidler enn budsjettert. RIS/PACS konsolideringsprosjekt er stoppet grunnet bestridelse av Helse Vests bruk av opsjon. Anskaffelse vurderes Follow me print HVI På plan. Test og innføring i Helse Vest (TINN) Progresjonen i prosjektet god - Konkret arbeid med flere leveranser iverksatt. Status framdrift er gul inntil revidert plan og milepæler er godkjent i styringsgruppe. Side 16 av 29

39 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS (BKM) Utfasing av POLK fase 2 Nytt laboratoriekodeverk fase 3. Fase 2 BKM: HVE Fase 3 Nytt laboratoriekodeverk: HVE Felles bruk innkjøpssystem/leverandørregister HVE PoPP HVE Alle møter HVE Anskaffelse nytt LMS HVE Prosjekt ikkje tilknytt program P-nr. P-nr. Tid Kost Kvalitet Risiko Personell Kommentar Fase 2 BKM: Beslutning i styringsgruppen den februar 2015 om å avvente videre arbeid rundt denne aktiviteten til det foreligger plan for RIS/PACS området i Helse Vest. Fase 3 nytt kodeverk: Utfordring å ferdigstille kodeverk innen de ulike fagområder på en slik måte at det kan implementeres i løsningene. Medlemmer i nasjonale faggrupper opplever å ikke bli hørt av Helsedirektoratet. Kan medføre at kodeverk ikke blir ferdig i tide. Det jobbes med å beskrive endringer og innhente tilbud på fagløsninger for Helse Vest. Noe testarbeid på integrasjon gjenstår i HVIKT. Lokalt prosjekt Helse Bergen er avsluttet. I Helse Fonna er det god fremdrift. I Helse Førde: Foreløpig ikke startet lokalt prosjekt. SAV: Innkjøpsmodul tatt i bruk i oktober. Helse Stavanger: Integrasjon for synliggjøring tilganger fra Visma i Samlepunktet satt i produksjon i november. På plan. Porteføljestyret ønsker forenkling av programprosessen programprosessen vil bli forenklet gjennom bruk i programmene og i dialog med programledere, -eiere og porteføljestyret. Prosjektkandidat for telefoni er levert. Planlegger innhold og leveranser for Ringetjeneste SMS prosjektet. Innkallingsbrev er tatt ut av neste leveranse pga utfordringer i test. Visningen av pasientavtaler pr. oppgave i GAT er satt i produksjon for GAT/DIPS, men ikke aktivert enda for å gi foretakene noe mer tid til å informere om denne. Avtale signert. Testmiljø og ressurser er bestillt. HF-ene har fått ressursforespørsler. Eksisterende læringsportal skal oppgraderes. Side 17 av 29

40 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Prosjekt ikkje tilknytt program P-nr. P-nr. Tid Kost Kvalitesonell Risiko Per- Kommentar Transportadministrasjon HST HST Regionalt prosjekt under etablering Innføring av Auditbase og utfasing av "Høresentral" Sluttrapport er levert. i Helse Fonna HF edag Agresso Siste del av produksjonssetting er planlagt i februar Forsinkelse i leveranse av release fra Agresso gir gult på tid og risiko Innføring av ANP integrert med Sympathy HST HST Prosjektet er avsluttet. Sluttrapport er levert Integrasjon FarmaPro OF HVE Sluttrapport er levert Eigedom FDVU-anskaffing HVE Anskaffelsesprosess gjennomført, med endelige evalueringer og valg av leverandør. Sluttrapport presentert for styringsgruppen. Sluttrapport og innstillinger fra prosjektet godkjent i styringsgruppen. Innføringsprosjekt er under etablering Anskaffelse av sporing og LIS-system patologi Forsinkelse i leveranse av programvare gir økt risiko (gul) og gult på tid. Ressursmangel ift innmeldt behov (gult) påvirker også risiko (gult) SEBRA Siste oppgave i Del 1: Planlagt produksjonssetting i desember av nytt dips bestillingsskjema utsettes ytterligere da man har støtt på problemer med for dårlig kvalitet av data fra Orfu for 3 av 4 foretak. Prosjektet går inn i en rolig fase da hovedutvikler og arbeidsgruppeleder har tatt ferie i en periode på ca. 2 måneder BEST HVE Forberedelser til modenhetsanalyse pågår. Viktigste utfordring er å få god svarprosent og prioritering av tid til prosjektet KULE Innføring HVE Økt tilgang på kliniske ressurser fom jan Oversettelse av produktet ikke ferdig iht avtale. Forsinker arbeid med kliniske prosesser. Tiltak iverksatt. HFene er bedt om å avgi ressurser til gevinstrealiseringsarbeidet. Side 18 av 29

41 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Interne prosjekt og arbeidsordre Helse Vest IKT Interne Prosjekter og arbeidsorde P-nr. P-namn Fore -tak Status IT0052 Innføring To-faktors autentisering HVI Utrullingen har startet men er noe forsinket, planlagt sluttført sommeren Det har vært noen tekniske utfordringer i prosjektet og en har også brukt en del tid på å oversette leverandørens portal for selvbetjening til norsk. A00310 Serverhalloppgradering HVI Stavanger gjennomført, med suksess. Arbeidet ble utført i uke 3. Eneste systemet av de som ikke ble tatt ned i forkant av arbeidet som opplevde problemer var Carestream RIS/PACS. Dette ble løst ila et par timer. IT0067 Bredding av trådløse nett i HV HVI Her er vi i gang med pilot i 5. etg på HUS. 2 konsulenter fra Datametrix holder i dag på med radioplanlegging for å kunne lage best mulig dekningsplan her. De skal lage 4 ulike forslag; 1. Dekningsplanlegging for datadekning uten radiomåling, kun erfaring 2. Dekningsplanlegging for datadekning med radiomåling 3. Dekningsplanlegging for IP-telefoni-dekning, med radiomåling 4. Dekningsplanlegging for posisjoneringstjenester, med radiomåling Utifra resultatene her, vil vi kunne si nærmere kva det vil koste å planlegge for resten av bygningsmassen. Planen videre er å lage en sak til SIKT eller styret i HV-IKT. IT0074 Driftsovertakelse Rogaland A-senter HVI Har mottatt priser på linjer. Avventer bestilling fra kunde. Server for Rusdata er på plass. Avventer å få på plass foreløpig databehandleravtale DM-VPN-linje er operativ, så vi kan begynne testing av applikasjoner Kommentar STATUS Lite progresjon i forhold til å ta løsningen i bruk på ulike systemer i Helse Vest. Prosjektet vil prøve ut ny produksjonssettingsprosess i Helse Vest IKT dvs. malverk og planer fra denne prosessen. STATUS Driver å planlegger tidspunkt for når serverhallen i Bergen skal gjennom «oppgradering». Uker vi vurderer er uke 16/17. Avklaringsmøte førstkommende tirsdag 3. mars, som og vil fungere som en workshop. STATUS : Pilot er gjennomført og resultater lagt frem for arbeidsgruppen. Har innhentet behov for WLAN frå prosjektene i HVIKT. Venter tilbakemelding frå behov i HF`ene. HST vil starte dekningsplanlegging snarest. Vil sette opp møte med HF og Datametrix. STATUS : Avventer fremdeles linjebestilling. Venter også på foreløpig databehandleravtale, denne skulle utarbeides av Ørjan Andersen. Har bestilt 2 stk maskiner til testformål. Side 19 av 29

42 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS IT0035 Windows2003 utfasing HVI Skal ha møte med seksjonslederne i dag for å få høyere fokus. Det går fortsatt tregt, selv om det ikke er kommet mange tilbakemeldinger om forsinkelser. IT0051 Internasjonal IKT støtte HVI Plattform rehabilitert 62 pcer i Disse er sendt til samarbeidssykehuset i Zanzibar i relasjon til prosjektet. Antallet er omtrent det samme som i Prosjektet sender en person (Tore Veiby) til Zanzibar i februar Prosjektet har også jobbet med en hurtigleveranse til ebola innsats. Dette er ført som arbeidsordre A00321 Ebola Helseteam HBE STATUS : Har fått høyere status hos forvalterne, og det er kun noen få servere som ikkje vil være fjernet innen fristen, slik det ser ut i dag. STATUS Internasjonal avdeling i Helse Bergen melder at leveransene til ebola innsatsen fungerer etter hensikt og at de er godt fornøyd med utstyret. Tore Veiby sin reise til Zanzibar er utsatt til etter påske. Forventet reisetidspunkt er uke 15. IT0063 Ekstern Meldingsplattform HVI Prosjektet har ventet på en revidert kildekode fra Sykehuspartner som vi så langt bare delvis har mottatt. De har ikke klart å gi oss en dato for når vi kan forvente resten. Prosjektet har besluttet å ikke vente lengre og bruke det vi har fått så langt. Som rapportert tidligere har prosjektet avdekket at Sykehuspartner sin løsning for logging og korrelering er dårligere en det vi har for den eksisterende meldingsplattformen. Vi har derfor måtte gjøre et omfattende arbeid med å designe en løsning som er på nivå med den eksisterende. I sum er prosjektet nå en måned bak planen på tid. Siden prosjektet har Windows 2003 servere som skal utfases, er tidsaspektet spesielt viktig. 13 nye pcer er klare. Blir sendt ned sammen med personell ifm oppstart av økonomisystem. Nye PC modeller er kommet inn i årshjulet, og Plattform har begynt arbeid med å samle inn disse. HVIKT Status oppdatert Prosjektet jobber med å ferdigstille kravspesifikasjon på alle komponentene i meldingsplattformen. Utvikling av grensesnitt mellom komponentene har også startet. Vi har avdekket at vi har behov for endringer i MTM fra Communicate, og nødvendige endringer er bestilt. Det er også besluttet å benytte automatisert bygging av programvarekomponentene, og aktiviteter for å etablere dette foregår både i regi av prosjektet og forvaltning. Status på tid er som sist at vi er ca. en måned bak opprinnelig plan Side 20 av 29

43 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 3 Økonomisk resultat per utgangen av februar 3.1 Oversikt Rapporten synar eit drifts- og månadsresultat under budsjett, resultat hittil i år er under budsjett. Fakturerte inntekter hittil i år er noko over budsjett, det skuldast i hovudsak varesal og drift av meldingsteneste. Prognose på eit overskot på 1 mill i 2015 vert opprettholdt. 3.2 Resultat Resultatrapport per Resultatrapport per februar 2015 Denne perioden Hittil Hele året Faktisk Budsjett Avvik Avvik Faktisk Budsjett budsjett budsjett Prognose Budsjett Salsinntekter - Tenester HF Salsinntekter - Tenester Øvrige Salsinntekter - Varer Salsinntekter - Anna Sum Salsinntekter Driftskostnader - Varer Driftskostnader - Personal Driftskostnader - Avskrivingar Driftskostnader - Eksterne tenester Driftskostnader - Lisensar Driftskostnader - Reise Driftskostnader - Linjeleie Driftskostnader - Anna Sum Driftskostnader Driftsresultat Inntekt - Finans Kostnad - Finans Sum Finans Resultat Korrigering pensjonskostnader Korrigert resultat Salsinntekter tenester helseføretak (HF) ligg 3,1 mill. over budsjett så langt i år. Avviket skuldast i hovudsak tillegg av drift/forvaltning meldingsteneste og avsetting TrueUp Microsoft, og er jamt fordelt mellom føretaka. Vi forventer noko høgare aktivitet i viderefakturerbare prosjekt i mars. Vi har i prognosen lagt til drift og forvaltning av meldingstenester med 8,0 mill (overført frå porteføljeprosjekt til drift). Salsinntekter tenester øvrige ligg i tråd med budsjett så langt i år. Salsinntekter Anna er tilskot til drift og utvikling av medisinke kvalitetsregistre og inntektsført andel av tilskot til raskare innføring av elektroniske tilvisingar frå revidert nasjonalbudsjett 2013 og statsbudsjett Personalkostnader ligg 3,7 mill over budsjett. Avviket ligg i all hovudsak på nedtrekk leveranse prosjekttimar til prosjekt med 2,7 mill, her er timer til meldingsteneste inkludert. Vi vil i løpet av året få et aukande avvik på denne posten, men har foreløpig kun auka med det som gjeld drift/forvaltning meldingsteneste i prognosen med 8,0 mill. Ny beregning av pensjonskostnader viser en økning på 5,8 mill i forhold til budsjett. Avsetning per februar med 1,0 mill gir tilsvarende avvik. Vi har i prognosen lagt til 5,7 mill i auka pensjonskostnad. Side 21 av 29

44 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Avskrivingar ligg 1,0 mill over budsjett. Avviket skuldast mellom anna at verdi på overtatte anlegg frå føretaka på Tele/signal var høgare enn venta. Delaktivering av konsolidert EPJ for det som gjelder Fonna vart også noko høgare enn venta (dekkast av tilsvarande inntektsføring av tilskot frå revidert nasjonalbudsjett). Vi har i prognosen lagt til grunn at vi vil ha eit avtakande avvik mot budsjett resten av året, mykje grunna lengre nedskrivingstid på RIS/PACS-løysingar enn venta. Eksterne tenester ligg 0,6 mill under budsjett. Budsjettet må sjåast i samanheng med posten Anna, kor avsetning på fakturaer i flyt er bokført. Vi har i prognosen lagt til grunn budsjett. Lisenskostnadar ligg 0,4 mill under budsjett. Budsjettet må sjåast i samanheng med posten Anna, kor avsetning på fakturaer i flyt er bokført. Vi har i prognosen lagt til grunn budsjett. Linjeleige ligg 0,9 mill under budsjett. Linjeleige inngår i variabel del av nettverkskostnadar som blir viderefakturert HF. Vi har i prognosen lagt til grunn ei auke i utbygging av trådløst nett. Andre kostnader er i hovudsak avsetning for fakturaer som er under behandling, og som skal fordelast på øvrige grupper. Netto finanskostnad ligg 0,1 mill over budsjett. Vi har i prognosen lagt til grunn at lånerenta vil halde seg låg. Side 22 av 29

45 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 3.3 Balanse Februar 2015 Hittil i år Balanse (2014) Immatrielle eiendeler Varige driftsmidler Finansielle anleggsmidler Sum anleggsmidler Varer Forskuddsbetaling til leverandører - - Kundefordringer Andre fordringer mv Sum fordringer Investeringer - - Bankinnskudd, kontanter og lignende Sum omløpsmidler Sum eiendeler Aksjekapital Innskutt egenkapital Opptjent egenkapital Sum egenkapital Avsetning for forpliktelser Annen langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum egenkapital og gjeld Note 1 tilgang anleggsmidlar 32,1 mill, fordelt på prosjekt. Likviditeten var god ved utgangen av februar. Side 23 av 29

46 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Prosjekt Prosjektnavn Beløp Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av Utstyr (PC, skrivere mv) DFU - HR - Ressurs fase 2 - AML DFU - HR - Agresso - flere kildedata DFU - HR - Kompetanseportal DFU - VØA - Virksomhetsrapportering DFU - VØA - Kapasitet Belegg DFU - KVAL - Sjekkliste trygg kirurgi DFU - KVAL - Slag DFU - KVAL - Trygg pleie DFU - IR - Publisere KPI'er i styringsportalen DFU - VA - Nytt brukergrensesnitt styringsinformasjon DFU - VØA - Samhandlingsbarometeret Førde og Bergen DFU - VA - Veikart styringsinformasjon DFU - Analyse - Alle møter - Publisering av batteri og dashboard DFU - KVAL - Kvalitetsindikator Legemiddelsamstemming/-sikkerhet Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Innføring og anskaffelse av sporing- og dokumentasjonssystem for celleterapi Oppgradering Carestream PACS/RIS HST Program Klinisk IKT Kliniske integrasjoner Støtte til Samhandling Programledelse Adressering Basismeldinger - regionalt prosjekt Felles EKG - database Digitalt media-arkiv Nytt IVF Fagsystem Follow-me Kvalitet og test i Helse Vest EPJ konsolidering BKM - Fase Felles leverandørregister IHR innføring Alle møter GAT/Dips GAT/Sharepoint GAT/Operasjonsplanleggingssystem Ringetjeneste Vestlandspasienten Anskaffelse nytt LMS EDAG Agresso Anskaffelse av sporing og LIS-system for Patologi SEBRA BRO-prosjektet KULE innføring Standardtekst og fraser Regional Utrulling av CheckWare Innføringsprosjekt for nytt felles FDVU-system i Helse Vest IT0025 Nytt klinisk genetisk datasystem IT0039 Datakom Sengebygg Sør Haukeland IT faktor autentisering for Helse Vest IT0053 Nytt nettverk Haraldsplass IT0055 Nytt Statistikkprogram Flexlab IT0063 Ny ekstern meldingsplatform IT0065 Castor vare- og logistikksystem IT0066 SAV Virksomhetsstyring IT0067 Utrulling av trådløse nett i Helse Vest IT0071 Datakom Driftsovertagelse Rogaland A-senter IT0072 Datakom Legevakt Solheimsgaten IT0073 Kvalitetsdatabase laboratorieanalyser IT0075 Datakom HBE BUSP etappe IT0076 Datakom Tele HBE 6 nye LAR kontor H IT0077 Datakom HBE Medisinsk Ferdighetssenter Totalsum Side 24 av 29

47 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 4 Personellressursar Viser perioden frå mars 2014 til og med februar Litt tidleg å rapportere februar tal. Regner med dei vil stige noe enda Snitt siste 12 mnd Sjukefråværs prosent 5,42 5,21 5,17 4,34 4,46 4,47 4,16 3,9 5 4,92 5,53 4,91 4,79 6,0 5,5 5,6 Snitt fravær 5,9 5,0 4,9 4,8 4,8 5,0 4,7 4,5 4, Side 25 av 29

48 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Rapporterer sykefraværsdagsverk og brutto/netto månadsverk frå ny kube. Side 26 av 29

49 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Brutto og netto månadsverk frå ny kube Side 27 av 29

50 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Tar med en tabell som viser antall tilsette i selskapet, tal frå ny kube. Mange nye i september, skuldast i hovudsak at vi har overtatt tele og signal fra helseføretaka. Tabellen har med tilsette med status slutta i perioden og ikke slutta i perioden. Tall medarbeidere kan difor fremstå som litt for høge i måneder der medarbeidere slutter. Side 28 av 29

51 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Turnover siste 12 mnd, datagrunnlag henta fra ny kube. Kun fast tilsette. Reel turnover for organisasjon: Alle avdelinger, stillingsgruppe: Alle yrkesgrupper, alder: alle aldre, ansattype: fast Snitt siste 12 mnd Antall sluttet i perioden Tal medarbeidarar Turnover i prosent 0,63 % 0,00 % 0,93 % 0,62 % 0,31 % 0,30 % 0,58 % 0,29 % 0,57 % 1,15 % 0,00 % 1,42 % 5,97 % Side 29 av 29

52 1 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Leif Nordland, Maria Fehr Johansen og Erik M Hansen Saka gjeld: Styret sin årsberetning for 2014 Arkivsak Styresak 009/15 B Styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret godkjenner, med dei framlegg til endringar som kjem til under sakshandteringa, Styrets årsberetning for Helse Vest IKT AS for Oppsummering Det er i denne saka lagt fram forslag til styrets årsberetning for 2014, det vert her vist til sidene 7 13 i vedlegg 1 til sak 010/15. Framlegget til styrets årsberetning er basert på dokumentet Årleg melding til Helse Vest RHF for 2014, ref. sak 084/14 i styremøtet Forslag til styrets årsberetning er oversendt til ekstern revisor for gjennomgang.

53 1 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Leif Nordland, Maria Fehr Johansen og Erik M Hansen Saka gjeld: Godkjenning av årsrekneskap for Helse Vest IKT AS for 2014 Arkivsak Styresak 010/15 B Styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret godkjenner Årsrekneskap for Helse Vest IKT AS for Oppsummering Årsrekneskap for Helse Vest IKT AS er ferdig revidert. Representant for revisor vil delta i styremøtet under handsaming av denne saka. Fakta Viser til vedlegg 1 for årsrekneskap for Helse Vest IKT AS for Årsresultatet for 2014 var eit overskot på kr. Konklusjon Årsrekneskap med notar for 2014 for Helse Vest IKT AS er lagt fram for styret til godkjenning.

54 A RSREKNESKAP 2014

55 Innhald Visjon og forretningsidé 4 Styringsbodskap og mål 5 Organisasjonskart 6 Årsberetning 7 Resultatrekneskap Balanserekneskap Kontantstraumopps lling Notar 19 Melding frå revisor 30 HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 S I D E 2

56 OM OSS Helse Vest IKT AS er eit heileigd do erselskap av Helse Vest RHF etablert 01. november Selskapet er eit resultat av samanslåing av IKT-avdelingane ved helseføretaka i Helse Vest. Vi leverer utstyr og tenester innanfor IKT-området l spesialisthelsetenesta i Helse Vest. Selskapet skal bidra l ei betre helseteneste ved innova v bruk av IKTløysingar. Helse Vest IKT AS sin visjon er å bidra l ei forenkling av pasienthandsaminga i vid forstand. Helse Vest IKT har kontor i Førde, Florø, Bergen, Haugesund, Stavanger, Voss, Odda og Stord. NØKKELTAL 396 lse e Omsetning i 2014 på 769 mill. kr. Dri og forvaltning av 800 system Leverer IKT-tenester l brukarar Leverer PC-ar på 140 ulike stadar KONTAKT Ibsens gate BERGEN Telefon: E-post: postmo ak@helse-vest-ikt.no Web: Org.nr: HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 S I D E 3

57 VISJON OG FORRETNINGSIDÉ VISJON: Helse Vest IKT AS skal bidra l å forenkle pasientbehandlinga. FORRETNINGSIDÉ Helse Vest IKT AS skal vere leverandør av IKT-produkt og IKT-tenester l spesialisthelsetenesta i Helse Vest, med særleg fokus på føretaksgruppa Helse Vest. Helse Vest IKT AS skal vere den føretrekte IKT-leverandør basert på kosteffek vitet, kvalitet, nærleik, bransjekunnskap og brei erfaring. Helse Vest IKT AS skal bidra l å betre helsetenesta ved innova v bruk av IKT. Helse Vest IKT AS skal bidra l at løysingar vert kjøpt inn, innført og forvalta i tråd med brukarane sine behov og føretaksgruppa sine strategiske mål. Helse Vest IKT AS skal levere IKT-tenester som all d er lgjengelege for kundane ved behov. HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 S I D E 4

58 STYRINGSBODSKAP OG MÅL STYRINGSBODSKAP Helse Vest IKT AS er eit heileigd do erselskap av Helse Vest RHF, og skal levere produkt og tenester l helseføretaka på IKT-området. Styringsdokumentet l Helse Vest IKT AS søkjer å balansere det forhold at Helse Vest IKT AS har eit særskilt og avgrensa ansvar, sam dig som selskapet er ein del av føretaksgruppa i Helse Vest RHF. OVERORDNA MÅLSETTINGAR Helse Vest IKT har ein todelt funksjon. Selskapet skal 1) produsere IKT-tenester og 2) bidra l innova v bruk av IKT i helseføretaka. Produsere IKT-tenester Helse Vest IKT skal gjennom proak v overvaking og god beredskap sørgje for stabil dri av infrastruktur og løysingar. Helse Vest IKT skal sørgje for einskapleg og kosteffek v produksjon av IKT-tenestene. Helse Vest IKT skal sørgje for å redusere ressursbruken og auke kvaliteten ved å standardisere og kon nuerleg forbetre infrastrukturen, løysingane og prosessane som bidreg l at IKT-tenestene vert levert. Helse Vest IKT skal samordne og integrere løysingar for å understø e at nødvendig informasjon om pasienten følgjer han gjennom pasien orløpa både lokalt, regionalt og nasjonalt. Helse Vest IKT skal i rolla som databehandlar sjå l at den tekniske IKT-tryggleiken er innanfor eit akseptabelt risikonivå, slik at lgangen l, konfidensialiteten for og integriteten av informasjon vert sikra. Bidra l innova v bruk av IKT Helse Vest IKT skal bidra l å forenkle pasientbehandlinga i brei forstand og gi høve l gevinstrealisering ved innova v bruk av teknologi og løysingar. Helse Vest IKT skal bidra l kon nuerleg utvikling i bruken av IKT gjennom å leggje l re e for eit te samarbeid med helseføretaka og relevante leverandørar. Helse Vest IKT skal bidra l at verksemdsarkitektur vert etablert og forvalta i Helse Vest for å understø e strategiane l føretaksgruppa. Helse Vest IKT skal forvalte, forenkle og utvikle teknologi- og applikasjonsarkitekturen for å understø e arbeidsprosessar og pasien lyt. Helse Vest IKT skal stø e moderne arbeidsflater som byggjer opp om arbeidsprosessane på ein fleksibel og mobil måte. Helse Vest IKT skal bidra l å bruke om a IKT-erfaringar og kompetanse i verksemdene og utveksle erfaringar og kompetanse mellom verksemdene. Helse Vest IKT skal bidra l å sikre endå betre vedtaksgrunnlag i forkant av større teknologiinvesteringar eller ved investeringar der teknologi speler ei vesentleg rolle. Helse Vest IKT skal ha kompetanse innanfor porteføljestyring og program-, prosjekt- og testleiing for bruk ved gjennomføring av prosjektporteføljen l Helse Vest. HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 S I D E 5

59 LEIARGRUPPA I HELSE VEST IKT Erik M. Hansen Administrerande direktør Leif Nordland Økonomisjef Ørjan Andersen Avdelingsleiar Tenesteutvikling Harald Flaten Avdelingsleiar Tenesteproduksjon Fredrik Eldøy Avdelingsleiar IKT-fagsenter Gjertrud Fagerli Avdelingsleiar Virksomhetsutvikling Hovudfag i Informa kk frå UiB. Tidlegare forskar/forskingsleiar ved CMR, og IKT-direktør ved Haukeland Universitetssjukehus. Siviløkonom frå Handelshøgskulen i Bodø. Tidlegare økonomisjef i Hummervoll AS og rekneskapssjef i Helse Bergen. Hovudfag i Informasjonsvitskap frå UiB. Tidlegare konsulent i PWC og rådgjevar og prosjektleiar i Helse Bergen. Elektronikkingeniør frå NKI s Ingeniørhøgskule i Bergen. Tidlegare dri singeniør i Televerket og dri sleiar for ITavdelinga ved Sentralsjukehuset i Førde. Sivilingeniør i telema kk frå NTNU. Tidlegare arbeida på UiB og hos EDB Business Consul ng. Sivilingeniør og leiarutdanning frå NHH og BI. Har dlegare arbeida i Accenture, Telenor og EDB Business Partner. ORGANISASJONSKART HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 S I D E 6

60 ÅRSBERETNING Helse Vest IKT AS vart etablert som eige aksjeselskap 01. november Helse Vest IKT feira 10 årsjubileum i Selskapet er eit resultat av samanslåinga av IKT-avdelingane ved helseføretaka i Helse Vest, og er eit heileigd do erselskap av Helse Vest RHF. Helse Vest IKT er etablert med kontor i Førde, Florø, Bergen, Haugesund, Stavanger, Voss, Odda og Stord. Helse Vest IKT AS har som formål å levere IKT-tenester l alle helseføretaka som inngår i føretaksgruppa Helse Vest RHF. I llegg kan Helse Vest IKT AS levere IKT-tenester l ein avgrensa ekstern marknad innan helsesektoren der de e er naturleg. Helse Vest IKT skal bidra l at IKT vert ny a av helseføretaka slik at desse kan nå sine målse ngar om å yte gode og effek ve spesialisthelsetenester l brukarane. Ein Vestlending ein sjukehusjournal I 2014 har Helse Vest IKT arbeida målre a med å få på plass ein felles pasientjournaldatabase for at informasjonen i pasientjournalsystemet på ein enklare måte kan delast mellom føretaka i Helse Vest. På sikt skal informasjonen òg kunne delast med primærhelsetenesta. Gjennom prosjektet «EPJ-konsolidering» har Helse Vest IKT samla tre av fire helseføretak i ein felles pasientjournaldatabase i løpet av Våren 2015 er heile Helse Vest klar l å ta ut effekten av lovendringane som no vil llate deling av pasien nformasjon mellom ulike juridiske einingar. De e betyr at helseføretaka i Helse Vest og dei private, ideelle sjukehusa som har behov for å dele informasjon kan gjere de e i pasientbehandlinga. Omfa ande endringar Journalsystemet vert ny a av brukarar i Helse Vest og inneheld meir enn 2 millionar pasientjournalar og 50 millionar journaldokument. Store endringar på de e feltet s ller derfor strenge krav l prosjektstyring og kontroll. Prosjektet har ha vesentlege bidrag frå store delar av Helse Vest IKT og dei ulike helseføretaka. Sjølv om prosjektet har ha ein krevjande dsplan, har leveransane vore av god kvalitet. Gjensidig ny e Ein felles konsolidert database med pasientjournalinformasjon opnar opp for større grad av samhandling i regionen, og legg l re e for meir effek v IKT-dri og vedlikehald. Sjukehusa vil òg ha stor ny e av innføringa av ein felles database, både gjennom auka samarbeid og fleire felles ru nar og prosedyrar mellom sjukehusa. De e vil også kunne betre lgang l pasien nformasjon l pasientgruppa som får behandling på fleire sjukehus. Hvis du vil fange leserens oppmerksomhet, plasserer du en interessant setning eller Prosjektet «EPJ-konsolidering» bidreg l at informasjonen i større grad kan følgje pasienten. Foto: Helse Vest RHF HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 S I D E 7

61 ÅRSBERETNING Først ute med eresept Haukeland universitetssjukehus var første norske sjukehus som hausten 2012 tok i bruk «eresept» på ei avdeling. Voss sjukehus var pilot for prosjektet i 2013, før det vart innført i resten av regionen. I løpet av første halvår 2014 var «eresept» i bruk ved alle sjukehusa på Vestlandet. Enklare ru nar og betre kommunikasjon Tenesta gir tryggare legemiddelbruk og enklare ru nar for handtering av reseptar både for pasientar og helsepersonell. Gjennom innføringa av «eresept» kan sjukehusa på ein sikrare måte følgje med på kva for medisin primærlegen skriv ut. I praksis fungerer de e ved at all informasjon vert samla i ein felles nasjonal database som alle apotek har lgang l når pasienten kjem for å hente medisin. Med andre ord er kommunikasjonen rundt legemiddelbruk betra betrakteleg, noko som òg er med på å redusere uheldige kombinasjonar av legemiddel. Sikker legemiddelbruk «eresept» har s lt store krav l å etablere både ny IKT-infrastruktur og gode arbeidsprosessar i sjukehusa og apoteka. For å sikre at re lege skriv ut resept l re pasient er det etablert sikkerheitsløysingar med høgaste sikkerheitsnivå (PKI 4). I llegg er systemet for «eresept» te integrert med sjukehusa sine pasientjournalsystem. Helse Vest IKT bidrar l at Helse Vest fortsa er langt framme i digitalisering av pasientbehandlinga og gjennom eresept og KULE medverkar l sikrare legemiddelbruk. Foto: Sjukehusapoteka Vest HF HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 S I D E 8

62 ÅRSBERETNING Eit betre pasien lbod Helse Vest IKT har i 2014 ak vt lagt l re e for Helse Stavanger si prosjekt «Helse@hjemme». Den nye løysinga er basert på bruk av ne bre og gir eit betre og meir kostnadseffek vt lbod l pasientane. Helse Vest IKT har medverka i prosjektet ved å sørgje for teknisk pla orm på ne bre. Det har òg vorte gjennomført test av løysinga i te dialog med brukarane. Prosjektet har i første omgang vore re a mot KOLS-pasientar. Tryggleik i heimen I praksis fungerer løysinga ved at levande bilete og lyd vert overført mellom pasient og sjukehus. Tiltaket har gjort det mogleg å gjennomføre daglege konsultasjonar utan at pasientane treng å møte opp på sjukehuset. På denne måten kan pasientane nyte dei gode dagane heime. Prosjektet har vist at telemedisinsk oppfølging av pasientane e er utskriving har ein posi v effekt med tanke på tryggleik i heimen og re-innleggingsdøgn. Kortare sjukehusopphald Oppfølginga gjer at pasientane kan skrivast ut dlegare, og har medverka l ein reduksjon i mengda med liggedøgn på sjukehuset. Den nye telemedisinske løysinga vil òg vere mogleg å overføre l andre pasientgrupper e er kvart. Løysinga kan e er kvart ny ast av mellom anna hjertesviktpasientar og kre pasientar, men lbodet kan også vere eit godt verktøy i samhandlingsreforma for å skape te are samarbeid mellom spesialisthelsetenesta og kommunane. Helse@hjemme- lbodet er i tråd med reforma sine intensjonar og forven ngar om at pasientar skal behandlast på så lågt omsorgsnivå som mogleg. Helse@hjemme» gjer at pasientane kan ha konsultasjonar heimanfrå og sørgjer for kortare sjukehusopphald. Foto: Helse Vest RHF Hv is HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 S I D E 9

63 ÅRSBERETNING Når alle møter vert vente da kortare Sjølv om kapasiteten på poliklinikkane vart auka, var ventelistene lange. Helseføretaka ser ut l å ha ein teore sk kapasitet l å behandle fleire pasientar, men korleis kan dei utny e da betre? Legane sin planleggingshorisont er o e ikkje meir enn eit par veker, noko som gjer at mar vert ldelt med kort frist. Av denne grunn er det ikkje så rart at mange treng å endre meavtalen sin. Pasientane møter ikkje opp Opnings der på berre to mar midt på dagen gjer at pasientane ikkje kjem gjennom på telefon, noko som igjen fører l at mange ikkje møter opp på avtalt me. I 2012 var det over pasientar som ikkje mø e utan å seie ifrå. De e førte l meir re-planlegging for sjukehusa og lengre vente der for pasientane. Prosjektet «Alle møter» fekk si startskot i 2013 som eit samarbeid mellom helseføretaka i føretaksgruppa, Helse Vest RHF, Helse Vest IKT og Helsedirektoratet. Service heile døgnet Ei undersøking i «Alle møter» viste at omlag 40 % av alle innkomande telefonsamtalar er kny l spørsmål om informasjon rundt pasientanes meavtalar. For å få fleire pasientar l å møte ved å sørgje for betre informasjonsutveksling vart innloggingsløysinga «Vestlandspasienten.no» lansert januar Prosjektet er eit samarbeid med helsenorge.no som vert utvikla av Helsedirektoratet. Tilbodet gjer at pasientane kan sjå status på lvisingane sine, legge men i kalender, bekre e at ein kjem l men, samt sende melding om ein har spørsmål, ønskjer å endre men eller å avslu e behandlinga. Pasientane får i llegg påminning på SMS når dei får ldelt me og re før dei skal på sjukehuset. Om nokon står i fare for å ikkje møte l avtalt me får helsepersonell beskjed om de e, og kan derfor ringe desse pasientane for å minne dei om men eller lby ny me. Frå november 2014 vart òg status for lvising vist l pasienten gjennom Vestlandspasient.no. Helse Vest fekk ehelseprisen for 2014 for arbeidet med Vestlandspasienten.no! Hvis du vil fange leserens oppmerksomhet, plasserer du en interessant På «Vestlandspasienten.no» kan ein logge seg inn med bank-id og få oversikt over meavtaler ved helseføretak på Vestlandet. Foto: Helse Vest RHF HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 S I D E 1 0

64 ÅRSBERETNING Haraldsplass betre dri og enklare samhandling I januar 2014 valde Haraldsplass Diakonale sjukehus å ny e Helse Vest IKT som sin leverandør av IKT-tenester. Se i lys av den te e samhandlinga mellom Haraldsplass og helseføretaka i Helse Vest, særleg Helse Bergen HF, er de e samarbeidet innan IKT l ny e for pasientar og helsepersonell. Helse Vest IKT har levert ei moderne IKT-løysing l sjukehuset med ny PC-oppse basert på ein oppgradert infrastruktur. Systema som er levert l Haraldsplass er i hovudsak dei same som helseføretaka i Helse Vest ny ar. De e gir store fordelar fordi dri av løysingane vert enklare. Haraldsplass Diakonale Sykehus ny ar no Helse Vest IKT som sin IKT leverandør, noko som fører l betre samhandling for alle partar. Foto: Helse Vest RHF Ny seksjon, betre kvalitet I 2014 etablerte Helse Vest IKT seksjonen «Test og Innføring». Den nye seksjonen skal levere kostnadseffek ve tenester som aukar kvaliteten på IKT-løysingane i Helse Vest. Seksjonen vert først og fremst oppre a for å auke kvaliteten på IKT-løysingane som vert tekne i bruk i Helse Vest, de e ved å bidra med testleiing og testrådgjeving. Jo dlegare test vert se på dagsorden i eit prosjekt, desto dlegare kan feil verte avdekt. De e fører òg l lågare prosjektkostnad. Eit anna vik g mål med den nye seksjonen er å gjere Helse Vest IKT l ein endå betre partnar for IKT-relatert endringsarbeid i Helse Vest, gjennom å etablere ein funksjon for koordinering av leveransar frå Helse Vest IKT l program og prosjekt. Desse leveransane kan vere både i form av produksjonsse ng, tekniske leveransar og lgang l ulike testmiljø. HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 S I D E 1 1

65 ÅRSBERETNING Rekneskapsresultat Rekneskapsmessig resultat for 2014 var eit overskot på 14,7 mill. kr. Av de e skuldast 9,8 mill. ei levealdersjustering for offentlege tenestepensjonsordningar for personar fødd i 1954 eller seinare. Effekten er handsama som ein planendring. Resultatet er 3,9 mill. kr betre enn budsje, og i tråd med forven ng. Akkumulert rekneskapsmessig resultat for perioden frå visar eit overskot på 36,1 mill. kr. Dei totale inntektene var 769,0 mill. kr. Av desse var 716,1 mill. kr sal av tenester l helseføretaka, 14,3 mill. kr sal av IKT-utstyr, 29,9 mill. kr sal av tenester l eksterne kundar og 8,7 mill. kr anna inntekt (i hovudsak kny lskot frå Helse Vest RHF). Totale dri skostnadar var 747,0 mill. kr med hovudgruppene varekostnad 15,3 mill. kr, personalkostnadar 204,6 mill. kr, avskrivingar 174,8 mill. kr og andre dri skostnadar 352,3 mill. kr. Med ne o finanskostnadar på 7,3 mill. kr gjev de e årsresultat på 14,7 mill. kr. Balanse Totalkapitalen per var 995,0 mill. kr. Anleggsmiddel utgjorde 80,3 % av totalkapitalen. Balanseført eigenkapital var 187,4 mill. kr og utgjorde dermed 18,8 %. Finansiell s lling Likviditetsbehaldning var 62,0 mill. kr og dermed lfredss llande. Auken i gjeldsgrad og reduksjon i soliditet held fram på grunn av store investeringsprosjekt, men endringa er mindre enn føregåande år. Ein nærmar seg eit punkt der selskapet er sjølvfinansiert gjennom eigne avskrivingar og kan nedbetale gjeld og auke soliditeten. Føresetnaden om vidare dri er lagt l grunn for selskapet sin årsrekneskap for Om miljø Sjukefråvær for dei lse e i Helse Vest IKT var i 2014 på 4,7 %, mot 5,0 % i 2013, begge inklusive eigenmeldt sjukefråvær. Selskapet har ha ei posi v utvikling i sjukefråværet. Helse Vest IKT er ein rela vt ny organisasjon se saman av ulike IT-avdelingar med ulik bakgrunn, kultur og iden tet. Organisasjonsutvikling mot felles verdiar, god lagånd og oms lling frå forval ngskultur l ein kundeorientert kultur har vore vik ge u ordringar for selskapet. Helse Vest IKT opplever å ha kome langt i arbeidet med ein god og felles kultur på tvers av lokasjonar og avdelingar internt i selskapet og i samarbeidet med helseføretaka i Helse Vest. Ytre miljø Helse Vest IKT AS si verksemd ureinar ikkje det ytre miljø. Selskapet samarbeider med helseføretaka om miljømessig gjenvinning av avfall. Helse Vest IKT fokuserer på bruk av video- og telefonmøter for å redusere reiseak vitet. Selskapet har i 2014 arbeida med ser fisering e er ISO 14001, og første revisjon frå Det Norske Veritas vart gjennomført i november Ser fisering er venta å kome i april Eigar lhøve Helse Vest IKT AS er eigd 100 % av Helse Vest RHF. Per hadde selskapet ein aksjekapital på NOK fordelt på aksjar, kvar pålydande NOK 500. Likes lling 57 % av dei eigarvalde styrerepresentantane er kvinner. Samla se har styret 63 % kvinner. I 2014 var 22 % av leiinga (inkl. stabsleiarar), 25 % av avdelingsleiarane og 22 % av seksjonsleiarane kvinner. HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 S I D E 1 2

66 ÅRSBERETNING Helse Vest IKT AS lset den best kvalifiserte søkjaren l s llingar uavhengig av kjønn. Selskapet vurderer det som vik g å ha bredde i arbeidsstyrken og vil føretrekke kvinner i s llingar innanfor mannsdominerte seksjonar og menn innanfor kvinnedominerte seksjonar, når andre kvalifikasjonar elles er like. Disponering av årsresultatet Årsresultatet for 2014 var eit overskot på kr Styret foreslår for selskapet si generalforsamling at overskotet vert ført mot annan eigenkapital. Utsikter framover Helse Vest IKT AS har som mål å vere den føretrekte strategiske partner for heile helseføretaksgruppa Helse Vest. Gjennom å nå visjonen om å bidra l forenkling av pasienthandsaminga, vil selskapet gje bidrag l at helseføretaka realiserer sine strategiar. Det grunnleggande utgangspunkt for alt arbeid i Helse Vest IKT er at Tenesteavtalen med kundane våre skal overhaldast, og at Helse Vest IKT skal levere sine bidrag l prosjekt i tråd med porteføljen som er vedteken i Helse Vest. Styret takkar dei lse e for godt arbeid gjennom nok eit spennande år. Stavanger, 16. mars 2015 Herlof Nilssen Anne Hilde Bjøntegård Eivind Gjemdal Styreleiar Styremedlem Styremedlem Stener Kvinnsland Inger Cathrine Bryne Me e Kamsvåg Styremedlem Styremedlem Styremedlem Anne Kris n Kleiven Lars Erik Baugstø-Hartvigsen Bodil Lekve Styremedlem Styremedlem Styremedlem Ørjan Mid un Agnete Sjøtun Erik M. Hansen Styremedlem Styremedlem Administrerande direktør HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 S I D E 1 3

67 RESULTATREKNESKAP 2014 Note DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSKOSTNADAR Basisramme Anna dri sinntekt Sum dri sinntekter Varekostnad Løn og andre personalkostnadar Ordinære avskrivingar Andre dri skostnadar Sum dri skostnadar Resultat frå dri a FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADAR Finansinntekter Finanskostnadar Ne o finanspostar Resultat før ekstraordinære postar Resultat i perioden Overført annan eigenkapital Sum overføringar HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 Alle tal i 1000 NOK S I D E 1 4

68 BALANSEREKNESKAP 2014 EIGENDELAR Note Anleggsmiddel Immaterielle eigendelar Programvarelisensar Prosjekt under utvikling Sum immaterielle eigendelar Varige dri smiddel IKT-utstyr, inventar transp.m. o.l Anlegg under u øring Varige dri smiddel Finansielle anleggsmiddel Andre finansielle anleggsmiddel Sum anleggsmiddel Omlaupsmiddel Varer Krav Bankinnskot, kontantar og liknande Sum omlaupsmiddel SUM EIGENDELAR HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 Alle tal i 1000 NOK S I D E 1 5

69 BALANSEREKNESKAP 2014 EIGENKAPITAL OG GJELD Note Eigenkapital Innskoten eigenkapital Aksjekapital Annan innskoten eigenkapital Sum innskoten eigenkapital Opptent eigenkapital Annan eigenkapital Sum opptent eigenkapital Sum eigenkapital Gjeld Avsetjingar for forpliktingar Pensjonsforplikting Sum avsetjingar for forpliktingar Anna langsiktig gjeld Langs. gjeld til føretak i same konsern 13, Sum langsiktig gjeld Skuldige offentlege avgifter Anna kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld SUM EIGENKAPITAL OG GJELD Stavanger, 16. mars Herlof Nilssen Anne Hilde Bjøntegård Eivind Gjemdal Styreleiar Styremedlem Styremedlem Stener Kvinnsland Inger Cathrine Bryne Me e Kamsvåg Styremedlem Styremedlem Styremedlem Anne Kris n Kleiven Lars Erik Baugstø-Hartvigsen Bodil Lekve Styremedlem Styremedlem Styremedlem Ørjan Mid un Agnete Sjøtun Erik M. Hansen Styremedlem Styremedlem Administrerande direktør HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 Alle tal i 1000 NOK S I D E 1 6

70 KONTANTSTRAUMOPPSTILLING Kontantstraumar frå operasjonelle ak vitetar: Årsresultat Ordinære avskrivingar Endring i omlaupsmiddel Endring i kortsik g gjeld Skilnad kostnadsført pensjon og inn/-utbetalingar Investerings lskot ført l inntekt Ne o kontantstraum frå operasjonelle ak vitetar Kontantstraum frå investeringsak vitetar: Innbetaling ved sal av varige dri smiddel Utbetaling ved kjøp av varige dri smiddel Inn-/utbetalingar ved sal/kjøp av fin.anl.m Ne o kontantstraum frå investeringsak vitetar Kontantstraumar frå finansieringsak vitetar: Innbetaling ved opptak av ny langs. gjeld Utbetaling ved nedbetaling av langs. gjeld Innbetaling av investerings lskot Ne o kontantstraum frå finansieringsak vitetar Ne o endring i likviditet Likvide middel Likvide middel Likviditetsreserve HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 Alle tal i 1000 NOK S I D E 1 7

71 Note 1 Rekneskapsprinsipp Generelt om rekneskapen Rekneskapen for 2014 er se opp i samsvar med Rekneskapslova av 1998 og god rekneskapskikk. Rekneskapen for året består av resultatrekneskap, balanse, kontantstraumopps lling og noteopplysingar. Rekneskapen er bygd på grunnleggjande prinsipp for rekneskap i samsvar med god norsk rekneskapsskikk; transaksjonsprinsippet, oppteningsprinsippet, samans llingsprinsippet, varsemdprinsippet, kongruensprinsippet, sikring, beste es mat, konsistent bruk av prinsipp og føresetnad om vidare dri. Ved utarbeidinga av rekneskapen må leiinga byggje på føresetnadar og es mat som vil påverke rekneskapsførte verdiar av eigendelar, gjeld, inntekter og kostnadar, samt noteopplysingar vedkommande forplik ngar med vilkår. Fak ske tal kan avvike frå dei opphavlege es mata. Helse Vest IKT AS blei s a som eige aksjeselskap 1. november 2004 e er aksjelova. På same da vart anleggsmiddel og forplik ngar overført l Helse Vest IKT AS som ngsinnskot. I opningsbalansen vart anlegga verdse l bokført restverdi e er frådrag for avskrivingar. Konsolidering Helse Vest IKT AS går inn i konsernrekneskapen l Helse Vest RHF og utarbeider ikkje eigen konsernrekneskap. NOTAR Klassifisering og vurdering av balansepostar Omløpsmiddel og kortsik g gjeld omfa ar postar som forfell l betaling innan eit år e er innkjøps dspunktet, samt postar som knyter seg l varekrinsløpet. Andre postar er klassifiserte som anleggsmiddel/langsik g gjeld. Omløpsmiddel er vurdert l lågaste av innkjøpskost og verkeleg verdi. Kortsik g gjeld vert balanseført l nominelt beløp på opptaks dspunktet. Anleggsmiddel blir vurdert l kostpris, men vert nedskrivne l verkeleg bruksverdi ved verdifall som ikkje må ventast å vere forbigåande. Langsik g gjeld vert balanseført l nominelt beløp på etablerings dspunktet. Pengepostar i utanlandsk valuta er rekna om l norske kroner per i rekneskapsåret. Prinsipp for inntektsføring Ramme lskot Ramme lskot frå Helse Vest blir inntektsført i det året lskotet er gi for. Øyremerka lskot Øyremerka lskot vert inntektsført i den perioden kostnadane med ak viteten blir rekneskapsførte. Gjeld lskotet investeringar blir inntektene ført i same periode som avskrivingane på dei aktuelle investeringane. Andre inntekter Sal av varer vert inntektsført ved levering. Tenester blir inntektsførte i den perioden dei vert u ørt. Immaterielle eigendelar Immaterielle eigendelar som ein ventar vil gi fram dige inntekter/bruksverdi for føretaket er ak vert. Kjøpte immaterielle eigendelar, som l dømes lisensar for programvare, vert ak vert og avskrivne over økonomisk leve d. Varige dri smiddel Varige dri smiddel blir ført opp i balansen l historisk innkjøpskost trekt frå akkumulerte lineære avskrivingar. Eit dri smiddel blir se som varig om det har ei økonomisk leve d på over tre år, og ein kostpris på over kr Påkos ngar eller betringar vert lagd l dri smiddelets kostpris og avskrivne i takt med dri smiddelet, medan utgi er l vedlikehald og reparasjonar blir kostnadsført e er kvart som dei kjem på. Renter som relaterer seg l anlegg under oppføring vert ak vert som ein del av kostprisen. Ved sal og utrangering av anleggsmiddel blir vinning ført under andre dri sinntekter og tap under andre dri skostnadar. Avskrivingar Ordinære avskrivingar er utrekna lineært over den økonomiske leve da l dri smiddelet med utgangspunkt i historisk kostpris. Tilsvarande prinsipp blir lagt l grunn for immaterielle eigendelar. Avskrivingane er klassifisert som dri skostnadar. Nedskriving Nedskrivingar av varige dri smiddel og immaterielle eigendelar blir vurdert når det ligg føre indikasjonar på verdifall for eigendelane. Dersom a kjøpsverdien er lågare enn balanseført verdi, blir balanseført verdi skriven ned l a kjøpsverdien. Verdien er det høgaste av ne o salsverdi og bruksverdi (kostnad l lsvarande nykjøp e er slit og elde og fak sk bruk). Nedskrivinga blir reversert i den grad grunnlaget for nedskrivinga ikkje lenger er l stades. HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 S I D E 1 8

72 Eigenkapitalinnskot i KLP For eigenkapitalinnskotet i KLP skal kostprinsippet ny ast. Det vil seie at det normalt berre er inn- og utbetalingar som skal påverke storleiken på innskotet. Varelager og varekostnad Lager av innkjøpte varer er verdse l lågaste av innkjøpskost e er FIFO-prinsippet og verkeleg verdi. Om det av systemårsaker har vore umogleg å ny e FIFOprinsippet, er gjennomsni sprisen lagd l grunn. Nedskriving for pårekneleg ukurans er gjort i samsvar med god rekneskapsskikk. Krav Kundekrav og andre krav er ført i balansen l pålydande e er frådrag for avse ng l venta tap. Avse ng l tap kjem fram e er ei konkret vurdering av enkeltkrav og av dei samla krava. Pensjonar Pensjonsordninga er behandla i rekneskapen e er Norsk rekneskapsstandard for pensjonskostnadar. Føretaksgruppa følgjer oppdatert re leiing frå Norsk Regnskapss else justert for føretaksspesifikke forhold. Parameteren som er ny a går fram av note om pensjonar. Pensjonskostnadar og pensjonsforplik ngar vert utrekna e er lineær opptening basert på føresetnadar om diskonteringsrente, fram dig regulering av løn, pensjonar og y ngar frå folketrygda, fram dig avkas ng på pensjonsmiddel og føresetnadar frå aktuaren om dødelegheit, frivillig avgang osv. Pensjonsmiddel er vurderte l verkeleg verdi og trekt frå i ne o pensjonsforplik ngar i balansen. NOTAR Endringar i forplik nga som kjem av endringar i pensjonsplanar, vert resulta ørt på endrings dspunktet. Endringar i pensjonsforplik ngar og pensjonsmiddel som kjem av endringar og avvik frå føresetnadane for utrekningane (es matendringar) er fordelt over es mert gjennomsni leg a verande opptenings d om avvika ved starten på året er over 10 prosent av det største av bru o pensjonsforplik ngar og pensjonsmiddel. Pensjonsordningar som viser ne o forplik ng er ført opp i rekneskapen som gjeld, medan pensjonsordningar som viser ne o middel, er førte opp i balansen som eigendel. Arbeidsgivaravgi er lagt l for begge ordningane. Ne o pensjonskostnad (bru o pensjonskostnad trekt frå es mert avkas ng på pensjonsmiddel) vert klassifisert som ordinær dri skostnad, og er presentert saman med løn og andre y ngar. Arbeidstakardelen av pensjonspremien er trekt frå i lønskostnadane. Pensjonsordninga lfredss ller krava i Lov om obligatorisk tenestepensjon. Uvisse forplik ngar Om det er meir sannsynleg enn ikkje at ei forplik ng vil kome l oppgjer, og verdien kan bereknast påliteleg, vert det avse for den uvisse forplik nga e er beste es mat. Kontantstraumopps lling Kontantstraumopps llinga er utarbeidd e er den indirekte metoden. De e inneber at ein i analysen tek utgangspunkt i årsresultatet for føretaket for å kunne presentere kontantstraumar lført frå høvesvis ordinær dri, investeringsverksemd og finansieringsverksemd. Endringar i rekneskapsprinsipp og feil Verknad av endringar i rekneskapsprinsipp og korrigeringar av vesentlege feil i dligare årsrekneskap vert ført direkte mot eigenkapitalen og samanlikningstal er endra. Samanlikningstal for førre året Der ny klassifisering er meir korrekt, er samanlikningstal endra lsvarande. Ska Helse Vest IKT AS er friteke for ska fordi ein leverer varer og tenester l kostpris utan forteneste. HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 S I D E 1 9

73 Note 2 Fordeling av inntekt Tenestesal helseføretaka Tenestesal eksterne NOTAR IKT-utstyr Anna *) Sum *) I posten Anna inngjekk i 2013 inntekter frå Nasjonal IKT med tilsvarande kostnadar under Andre driftskostnadar. Note 3 Løn og andre personalkostnadar Lønskostnadar Helse Vest IKT AS Lønskostnadar Arbeidsgjevaravgi Pensjonskostnadar Andre y ngar Balanseførte lønskostnadar eigne lse e Sum løn og personalkostnadar Tal på lse e og årsverk Gjennomsni leg tal på lse e i rekneskapsåret Tal på årsverk pr Styregodtgjering Godtgjering l revisor Revisjon e er lova Rådgiving som vedkjem ska ar og avgi er 9 0 Andre tenester utanfor revisjon 0 13 Sum honorar l revisor Honorar l revisor i høve l inngå avtale Honorar som vedkjem andre tenester utanfor revisjon, gjeld 0 13 Det er ikkje gjeve lån eller garan ar l dagleg leiar og styreleiar i Helse Vest IKT AS. Det er ikkje gjeve lån eller garan ar for andre leiande lse e eller styremedlem i Helse Vest IKT AS. Det er ikkje inngå avtale om slu vederlag eller liknande for dagleg leiar. HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 Alle tal i 1000 NOK S I D E 2 0

74 NOTAR Godtgjering l medlem av styret Y ngar frå andre føretak i Helse Vest Namn Ti el Styrehonorar Lønn Sum Anna godtgjering Tenesteperiode Honorar/lønn Anna godtgjering Nilssen, Herlof Styreleiar Gjemdal, Eivind Styremedlem Bjøntegård, Anne Hilde Styremedlem Lilleeng, Bård Styremedlem Kvinnsland, Stener Styremedlem Kamsvåg, Me e Styremedlem Kleiven, Anne Kris n Styremedlem Baugstø-Hartvigsen, Lars Erik Styremedlem Lekve, Bodil Styremedlem 124 1) Jacobsen, Svend B. Styremedlem 124 1) Sjøtun, Agnete Styremedlem 124 1) Sum ) Inkluderer e er-regulering for andre halvår 2013 HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 Alle tal i 1000 NOK S I D E 2 1

75 NOTAR Erklæring om fastsetting av løn og godtgjering Helse Vest IKT AS definerer personar i s llingane administrerande direktør, avdelingsleiar og økonomisjef som leiande personell. Helse Vest IKT AS følgjer retningsliner for lsetjingsvilkår for leiarar i statlege føretak og selskap (fastse av Regjeringa Stoltenberg II ) kor hovudprinsippet er at Leiarløn i føretaka skal vere konkurransedyk g, men ikkje lønsleiande samanlikna med lsvarande selskap/føretak. Føretaket skal bidra l moderasjon i leiarlønene. Utgreiing leiarlønspolitikken i 2014 Løn og godtgjering l administrerande direktør er behandla og fastse av styret i styresak 87/14, Løn og godtgjering for anna leiande lse e er fastse administra vt. Løn og anna godtgjering l leiande personell Namn Ti el Løn Pensjonskostnad Sum Anna godtgjering Tenesteperiode 1) Andersen, Ørjan Avdelingsleiar Eldøy, Fredrik Avdelingsleiar Fagerli, Gjertrud Avdelingsleiar Flaten, Harald Avdelingsleiar Hansen, Erik M Adm. dir Håland, Åge Administrasjonssjef Nordland, Leif Økonomisjef ) Teneste d/-periode angir perioden i rekneskapsåret vedkommande har vore deltakar i føretaket si leiargruppe. Avtalt årsløn l medlem i leiargruppa vart 2014 justert slik: Namn Ti el Gamal løn Ny løn Auke i prosent Andersen, Ørjan Avdelingsleiar ,3 % Eldøy, Fredrik Avdelingsleiar ,6 % Fagerli, Gjertrud Avdelingsleiar ,5 % Flaten, Harald Avdelingsleiar ,1 % Hansen, Erik M. Adm.dir ,4 % Nordland, Leif Økonomisjef ,8 % I llegg l løn har medlemmane i leiargruppa fri bruk av mobiltelefon og mogeligheit for dekning av interne og avis. Lønsjusteringane er gjennomført e er andre lønsjusteringar i helseregionen, men er gjort gjeldande for heile 2014 for administrerande direktør og avdelingsleiarane. HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 Alle tal i 1000 NOK S I D E 2 2

76 Retningslinjer for 2015 Til grunn for Helse Vest IKT AS sine retningsliner, ligg mellom anna generelle retningsliner for leiarar i statlege føretak (fastse av regjeringa Stoltenberg II ) kor hovudprinsippet er at leiarlønene i føretaket skal vere konkurransedyk ge, men ikkje lønsleiande samanlikna med lsvarande søsterføretak. Føretaket skal bidra l moderasjon i leiarlønene. Fastse ng av basisløn Ved fastse ng av basislønn skal følgjande kriterium leggast l grunn: Lønsutviklinga i føretaksgruppa Helse Vest generelt Lønsutviklinga i samanliknande s llingar Resultatvurderingar i høve l dei mål og krav styret har se. De e inneber at årlege justeringar av leiarlønningane ikkje skal skje før dei årlege tariffoppgjera i spesialisthelsetenesta er avslu a. Lønsjusteringane gjeld frå 1. januar 2015 for administrerande direktør og avdelingsleiarane. Naturaly ngar Y ngane vert vurdert i høve l kva trong leiaren har for å fungera i s llinga, likevel avgrensa l: Mobiltelefonordning i tråd med kva som er fastse i føretaket Alminnelege forsikringsordningar i høve l lov og avtalar Eventuelt avisabonnement Pensjonsordning Leiande lse e skal vere omfa a av offentleg tenestepensjon på lik linje med andre lse e sine vilkår. Det vil seie gjennom ordinær ordning i KLP. Det er ikkje høve l å inngå avtale om pensjon utover ordinære vilkår gjennom KLP. Slu vederlag Det er ikkje gjort avtale om slu vederlag for nokon i leiargruppa i Helse Vest IKT AS. Variable godtgjeringar eller særskilte y ngar som kjem i llegg l basisløn Det vert ikkje gi variable llegg l leiande lse e i Helse Vest IKT AS. Andre høve Personar i leiinga skal ikkje ha særskilt godtgjering for styreverv i andre føretak i same føretaksgruppe. HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 S I D E 2 3

77 NOTAR Note 4 Andre driftskostnadar Bygningar og kontorlokale, energi og brensel Kjøp og leige av utstyr, maskinar og liknande Reparasjon, vedlikehald og service Konsulen enester Anna ekstern teneste Kontor- og kommunikasjonskostnadar Kostnadar i samband med transportmiddel Reisekostnadar Forsikringskostnadar Andre dri skostnadar Sum andre dri skostnadar Note 5 Finanspostar Interne renteinntekter i føretaksgruppa Andre renteinntekter Andre finansinntekter Sum finansinntekter Interne rentekostnadar i føretaksgruppa Andre rentekostnadar Andre finanskostnadar Sum finanskostnadar Note 6 Immaterielle eigendelar og varige driftsmiddel EDB Prosjekt Immaterielle eigendelar: FOU programvare under utvikling Sum Kostpris Tilgang i året Tilgang verksemdsoverføring Avgang i året Frå prosjekt under utvikling Kostpris Akk. avskrivingar Akk. nedskrivingar Balanseført verdi Ordinære avskrivingar i året Nedskrivingar i året Leve d Avskrivingsplan 5-10 år lineær HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 Alle tal i 1000 NOK S I D E 2 4

78 NOTAR Varige dri smiddel Tomter og Anlegg under Medisinskteknisk Transportmiddel, bustader Bygningar u øring utstyr inv.og utstyr Sum Kostpris Tilgang i året Tilgang verksemdoverføring Avgang i året Frå anlegg l u øring Kostpris Akk. avskrivingar Akk. nedskrivingar Balanseført verdi Ordinære avskrivingar Nedskrivingar i året Leigeavtalar Leve der Avskrivingsplan Note 7 Investeringar i aksjar og partar 3-5 år Lineær KLP, som er eit gjensidig selskap, har dekka behovet for eigenkapital gjennom innskot frå kundane. I llegg l de e kapitalinnskotet er det bygd opp eit eigenkapitalfond i selskapet for kvar kunde. De e fondet består av opptent eigenkapital. Det samla eigenkapitalinnskotet i KLP kan endrast noko frå år l anna sjølv om det verken er tapt eigenkapital eller innbetalt nye innskot. Om ein kunde fly ar pensjonsordninga si frå KLP l ein anna pensjonsinnretning vil kunden sin del av eigenkapitalinnskotet bli betalt a ende. De e er den einaste situasjonen der kunden fak sk kan disponera eigenkapitalinnskotet si. Note 8 Varelager Varer for vidaresalg Handelsvarer Sum varer for vidaresal Kostpris lager Bokført verdi HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 Alle tal i 1000 NOK S I D E 2 5

79 NOTAR Note 9 Kundekrav og andre krav Kundekrav 1) Krav på føretak i føretaksgruppa Oppsamla inntekter Andre kortsik ge krav Sum krav Kundekrav har følgjande fordeling på forfall Krav som ikkje er forfalt Krav forfalne med 1-30 dagar Krav forfalne med dagar Krav forfalne med dagar Krav forfalne med meir enn 90 dagar Kundekrav pålydande per Note 10 Kontantar og bankinnskot Ska etrekksmiddel Sum bundne kontantar og bankinnskot Bankinnskot og kontantar som ikkje er bunde Sum kontantar og bankinnskot Note 11 Eigenkapital Føretakskapital Annan innskoten eigenkapital Annan eigenkapital Total eigenkapital Eigenkapital i or Eigenkapital Resultat de e året Eigenkapital Føretakskapitalen på kr Parten er eigd av Helse Vest RHF Styringsmål frå eigar Resultat i høve l årsrekneskapen Overført frå strukturfond Korrigert for endra leve der Korrigert resultat Pensjonskostnadar det er teke omsyn l i resultatkrava* Resultat jf økonomiske krav Resultatkrav Avvik frå resultatkrav Resultatkravet for 2014 var opphavleg se l kr og er bygd på opphavleg inntektsfordeling frå eigar, jf styringsdokument for Kravet blei justert l kr på bakgrunn av endra føresetnadar for pensjonskostnadar. HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 Alle tal i 1000 NOK S I D E 2 6

80 Note 12 Pensjonsforplikting NOTAR Oppsamla pensjonsforplik ng Pensjonsmiddel Ne o pensjonsforplik ng Arbeidsgivaravgi på ne o pensjonsforplik ngar Ikkje resulta ørt verknad av es matavvik Ikkje resulta ørte planendringar Ne o bokførte pensjonsforplik ngar inkl. AGA Av de e balanseført ne o pensjonforplik ng ink. Aga Spesifikasjon av pensjonskostnaden Noverdi av opptente pensjonsre ar i året Rentekostnad på pensjonsforplik nga Bru o pensjonskostnad Venta forteneste på pensjonsmiddel Administrasjonskostnadar Pensjonskostnad eks AGA Aga ne o pensjonskostnad inkl. adm. kostnad Resulta ørt akturiel tap(vinst) Resulta ørt planendring Ne o pensjonskostnad inkl. AGA Andre pensjonskostnadar* Sum pensjonskostnadar Økonomiske føresetnadar Diskonteringsrente 2,30 % 4,00 % Venta forteneste på pensjonsmiddel 3,20 % 4,40 % Årleg vekst i løn 2,75 % 3,75 % Årleg pensjonsregulering 1,73 % 2,72 % Årlig vekst i grunnbeløp l folketrygda 2,50 % 3,50 % Talet på yrkesak ve personar med i ordninga Talet på oppse e personar med i ordninga Talet på pensjonistar med i ordninga *Gjeld premie betalt for pensjonsforsikring som ikkje er aktuarrekna, servicepensjonar og andre kostnadar som vedkjem pensjon og sikringsordning. Føretaket har y ngsbasert tenestepensjonsordning i KLP. Denne pensjonsordninga lfredss ller krava i lov om offentleg tenestepensjon. HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 Alle tal i 1000 NOK S I D E 2 7

81 Y ngsbasert pensjonsordning Føretaket har ei offentleg kollek v pensjonsordning (sikra pensjonar) for sine medarbeidarar, som gir ei bestemt, fram dig pensjonsy ng basert på oppteningsår og lønsnivået ved pensjonsalder. Pensjonsy ngane er samordna med y ngar frå folketrygda. Pensjonsordninga dekker alderspensjon, uførepensjon og barnepensjon. Opptenings d for full alderspensjon er 30 år. Saman med folketrygda gir full opptening en alderspensjon på om lag 66 %. Det blir ikkje opptent alderspensjon for løn over 12G (grunnbeløpet i folketrygda), det vil seie at det er eit tak på 12G. Pensjonskostnaden for 2014 er basert på føresetnadar i re leiing om pensjonsforplik ngar utarbeida av Norsk regnskapss else. Det er utarbeidd eit beste es mat for pensjonsforplik ngar per basert på dei økonomiske føresetnadane gi for Basert på avkas nga i pensjonskassane er det også vist eit beste es mat for pensjonsmiddel per Konsekvensane av nye uførepensjonsreglar og innarbeiding av levealdersjustering for personer født i 1954 og seinare er innarbeida i berekninga. Begge endringane er behandla som planendringar og medfører ei redusert fram- dig pensjonsforplik ng. Effekten av de e er rekna inn som ein eingongseffekt i rekneskapen for 2014 og har medført betydelege beløp l inntektsføring. Føresetnadar for dødelegheit KLP har valt tabell for dødelegheit, K2013BE, som tar utgangspunkt i FNO sine analysar av dødelegheita i populasjonen for livsforsikring i Noreg og framskrivingar som SSB har føreta. Vidare er KLP uføretariff ny a. Demografiske føresetnadar Ny a tabell over dødelegheit K2013BE K2013BE U ak AFP e er erfaring % % Frivillig avgang for sjukehusleger og fellesordninga (i %) Alder (i år) < >55 Fellesordning , Avtalefesta pensjon (AFP) Føretaket har i llegg l tenestepensjoner ei avtalefesta ordning for før dspensjonar (AFP) e er reglane for offentleg sektor. Ordninga er 100 % eigenfinansiert av føretaka, men vert administrert av KLP. E ersom ordninga HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 S I D E 2 8

82 NOTAR Note 13 Avsetting for langsiktige forpliktingar Investerings lskot Sum avse ng for forplik ngar Investerings lskotet vert ført l inntekt i takt med avskrivingane på den finansierte investeringa Note 14 Anna langsiktig gjeld Gjeld i føretak i same føretaksgruppe Sum anna langsik g gjeld Note 15 Anna kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Kortsik g gjeld l føretak i same konsern Opptente feriepengar Opptent, ikkje utbetalt løn Anna kortsik g gjeld Sum kortsik g gjeld Note 16 Nærståande partar Nærståande l Helse Vest IKT AS er definert i rekneskapsloven 7-30b og rekneskapsforskri a 7-30b-1. Vesentlige transaksjoner med nærståande parter kjem fram i denne og andre notar i årsrekneskapen. Y ngar l leiande lse e er omtalt i note 3, og mellomverande med konsernselskap i Helse Vest er omtala i note 17. Det vesentlegaste av inntekter i Helse Vest IKT AS er sal mot andre føretak i Helse Vest som i 2014 utgjorde om lag 730 millionar kroner. Helse Vest IKT AS har gjennomført en kartlegging og dokumentasjon av styremedlemmer og leiande lse e sine verv som kan tenkast å komme i konflikt med relasjonar føretaka har l andre aktørar. Helseregionen er blant anna underlagt lov om offentlege kjøp. I Helse Vest IKT AS er det etablert ru nar som skal bidra l å sikre at lse e som er ansvarlig for, eller har påverknad på inngåing av vesentlege innkjøps- og/eller salsavtalar ikkje sit med verv eller har andre relasjonar l leverandørar eller kundar som kan tenkast å komme i konflikt med deira rolle i selskapet. Note 17 Krav og gjeld mellom føretaka i Helse Vest Føretak Kortsik ge fordringar Kortsik g gjeld Langsik g gjeld Helse Vest RHF Sjukehusapoteka Vest HF Helse Bergen HF Helse Stavanger HF Helse Fonna HF Helse Førde HF Sum HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 Alle tal i 1000 NOK S I D E 2 9

83 MELDING FRÅ REVISOR VEDLEGG KOMMER! HELSE VEST IKT / ÅRSREKNESKAP 2014 S I D E 3 0

84 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Erik M Hansen Styringsdokument for Helse Vest IKT for 2015 Arkivsak Styresak 011/15 B Styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret tek styringsdokumentet for 2014 for Helse Vest IKT AS til etterretning og legg føringane gitt i styringsdokumentet til grunn. 1

85 Oppsummering Viser til sak 022/15 B som vart handsama i styret for Helse Vest RHF i møte Styringsdokumentet for Helse Vest IKT for 2015, jfr. vedlegg 1, vart lagt fram til vedtak i styret i Helse Vest RHF. Styret i Helse Vest RHF vedtok vedlagte versjon av styringsdokumentet for Helse Vest IKT. Administrasjonen har i denne saka lagt fram styringsdokumentet, samt oppsumert nokre av dei viktigaste tema som kjem frå av styringsdokumentet. Fakta Styringsdokumentet for Helse Vest IKT AS for 2015 fylgjer den same strukturen som tilsvarande dokument for helseføretaka i Helse Vest. I tråd med politiske signal, er detaljgraden i dokumentet redusert frå tidlegare år. I den generelle innleiinga vert det peikt på talen som helse- og omsorgsministeren heldt for sjukehusa Bent Høie sa fylgjande om IKT i talen sin; «Punkt 6. Satse på IKT og kommunikasjon Moderne IKT-løsninger er en forutsetning for alt jeg har snakket om til nå. Derfor var punkt 6 å satse på IKT og kommunikasjon. Når jeg møter med helsepersonell, er det få temaer som er gjenstand for så mye misnøye som IKTløsningene. Mangelfulle løsninger og systemer som ikke kommuniserer med hverandre, hemmer arbeidet og gjør hverdagen frustrerende for personalet. For ett år siden varslet jeg derfor full gjennomgang av dagens organisering av IKT i helse- og omsorgssektoren. Jeg bestilte tre rapporter for å belyse utfordringsbildet på IKT-området. Funnene i disse rapportene er sammenfallende med beskrivelsen i Riksrevisjonens to rapporter som kom i høst. Vi har noen krevende utfordringer. Det er det ingen tvil om: Rapportene viser at vi ikke har tilstrekkelige mekanismer til å gjennomføre nasjonale beslutninger om IKT-systemene i helsetjenesten. Det er for mange beslutningstakere, og de er ikke koordinert. Vi har for mange journalsystemer som i for liten grad kommuniserer med hverandre. Det er også et funn at journalsystemene vi bruker i helsetjenesten, mangler viktig funksjonalitet sammenliknet med det som er best på det internasjonale markedet. Jeg tviler på at vi kommer til målet dersom alle kommuner, fastleger og helseforetak og andre som er en del av helsetjenesten, fortsatt skal treffe helt uavhengige valg om egen IKT-infrastruktur. Tiden er moden for å styrke den nasjonale styringen av IKT-utviklingen: Nå utreder vi å etablere et eget IKT-direktorat ved å skille ut dagens e-helsedivisjon fra Helsedirektoratet. En slik nasjonal IKT-organisasjon kan styrke koordineringen mellom regionene, mellom kommunene, mellom kommuner og spesialisthelsetjenesten og mellom offentlige og private tjenester. Et IKT-direktorat kan også bidra til integrering av fastleger, fysioterapeuter og avtalespesialister i en helhetlig helsetjeneste. Vi vurderer også om det bør etableres sterkere nasjonal finansiering av sentrale IKT-løsninger, og om det er behov for ytterligere lovhjemler som sikrer en helhetlig utvikling av IKT i helsetjenesten. 2

86 Fram til nå har lovverket satt en sperre for utviklingen. Men heldigvis har de to lovene om helseregister og om pasientjournal som vi fikk vedtatt i fjor, trådt i kraft fra 1. januar. Takket være disse lovene kan informasjonen følge pasienten hele veien, samtidig som personvernet er svært godt ivaretatt. Dette er et viktig skritt for pasientens helsetjeneste.» Helse Vest RHF har som hovudområder for 2015 peikt på fylgjande som er relevant for Helse Vest IKT; Pasientane si helseteneste Implementering av standardiserte pakkeforløp Regjeringa sin eigarpolitikk Pasienttryggleik og kvalitet «Program for pasienttryggleik i Helse Vest» Regional systembygging og utvikling av felles løysingar. Realisering av strukturert journal og klinisk prosess-støtte DIPS Arena Kurve- og legemiddelhandtering (KULE) Vidareutvikling av vestlandspasient.no og helsenorge.no Helse Vest skriv at vi skal vidareutvikle IKT-systema våre i tråd med måla i St. mld. nr. 9 «Én innbygger én journal». Vi blir og bedt om å støtte opp om nasjonale løysingar og Helsedirektoratet si rolle. Helse Vest peikar på samordning på tvers av dei 4 regionale helseføretaka og nemner her dei 6 føretaka innanfor innkjøp, luftambulansetenesta, pasientreiser, drift av nødnett, strategisk IKT og eigedom. For Helse Vest IKT vil samarbeid med Nasjonal IKT HF vere sentralt. Nytt av året er at Miljø- og klimaarbeid vert trekt fram som eit eige tema. Helse Vest IKT Beredskap og informasjonstryggleik vert peikt særslikt på som viktige områder for Helse Vest IKT for Helse Vest IKT har i 2014 arbeida med sertifisering etter ISO 14001, og første revisjon frå Det Norske Veritas vart gjennomført i november Veritas har meldt at Helse Vest IKT vert sertifisert. Helse Vest IKT etablerte i 2011 ein eigen seksjon for Innovasjon og arkitektur. Helse Vest IKT skal medverke proaktivt til den regionale innovasjonssatsinga. Det er ei erkjenning at det framleis gjenstår arbeid med betre gevinstrealisering av investeringane som vert gjort innanfor IKT-området. Helse Vest peikar at Helse Vest IKT skal medverke til vidareutvikling av dette viktig tema. Krav til rapportering fylgjer kjende mønster frå tidlegare år. Konklusjon Administrasjonen er av det syn at Helse Vest IKT er godt rusta til å kunne levere gode resultat basert på dei føringane som er gitt i Styringsdokumentet for

87 Forslag til styremøte Styringsdokument 2015 Helse Vest IKT AS 2

88 Innhald 1 Innleiing Generelt Helse Hovudområde for styring og oppfølging i Ressursgrunnlag og resultatkrav Finansieringsmodell Balansekrav Styringsbodskap knytt til ansvarsområde for Helse Vest IKT AS Leveransar Informasjonsteknologi og digitale tenester Samordning på tvers av regionane Kvalitet og utvikling Miljø- og klimaarbeid Beredskap Informasjonstryggleik Innovasjon Etablering av Helse Vest Innkjøp HF Forventningar til gevinstrealisering og organisasjonsutvikling Rapportering Metodikk og struktur for styrerapportering Månadleg rapportering Årleg melding Årsrekneskap Vedlegg

89 1 Innleiing 1.1 Generelt Gjennom styringsdokumentet vil Helse Vest RHF gi helseføretaka ein mest mogleg heilskapleg og samla styringsbodskap for Styringsdokumentet skal klargjere dei premissane og rammene som gjeld for verksemda, og inneheld mål og dei resultatkrava som blir stilte. Dokumentet utfyller og konkretiserer oppgåver som skal vektleggjast og prioriterast. Desse oppgåvene må ein sjå i samanheng med dei måla, rammene og retningslinjene for helsetenesta som går fram av lov og forskrifter, oppdragsdokumentet for 2015 frå Helse- og omsorgsdepartementet til Helse Vest RHF og styringskrav frå eigaren formidla i føretaksmøtet i Helse Vest RHF. Det blir lagt til grunn at Helse Vest IKT er godt kjend med og set seg inn i desse dokumenta, og i talen helse- og omsorgsministeren heldt til sjukehusa 7. januar Styringsdokumentet til Helse Vest IKT AS søkjer å balansere det forholdet at Helse Vest IKT AS har eit særskilt og avgrensa ansvar, samtidig som selskapet er ein del av føretaksgruppa i Helse Vest. Helse Vest IKT AS leverer tenester og system som er kritiske for verksemda til helseføretaka, og har derfor ei særskild oppgåve i å støtte opp under helseføretaka gjennom leveransane sine. Vi viser elles til vedtektene og forretningsplanen for selskapet. 1.2 Helse 2030 Helse 2020 blei etablert som overordna verksemdstrategi i 2007 og revidert i Strategien legg føringar for utvikling av pasienttilbodet innanfor spesialisthelsetenesta i regionen, og visjonen, verdigrunnlaget og dei overordna målsetjingane er felles for heile helseføretaksgruppa. Vi nærmar oss slutten av planperioden for Helse 2020, og det er no behov for å sjå lenger fram i tid enn til I 2015 vil vi gjennomføre planarbeid for ein ny planperiode, kalla Helse Felles innsats i føretaksgruppa skal føre fram til ein ny verksemdsstrategi som alle kan semjast om, slik det også er gjort i dei førre rundane. Det innleiande arbeidet vil ein samkøyre med arbeidet med Nasjonal helse- og sjukehusplan. Vi vil komme nærmare tilbake med framdriftsplan og etablering av prosjekt. 2 Hovudområde for styring og oppfølging i 2015 Regjeringa vil skape «pasientane si helseteneste» og flytte makt slik at pasienten blir ein aktiv og likeverdig partnar. Helseføretaka må sikre at helsetenesta er brukarorientert, at pasientane får delta når det skal gjerast vedtak som gjeld dei sjølve, og at erfaringane deira blir brukte aktivt for å forbetre tenestene. Kvaliteten i helsetenesta varierer for mykje, og for mange opplever unødvendig venting. Erfaringar frå arbeidet med standardiserte pakkeforløp på kreftområdet har synleggjort krava til heilskapleg leiing, med evne til å samordne og integrere arbeidsprosessar og faggrupper for å møte pasientar med behov for samansette tenester, det vil seie tenester 2

90 som går på tvers av fagområde og einingar. Helseføretaka skal arbeide etter konkrete planar med mål for korleis ein reduserer variasjon i effektivitet og ventetid, og for å implementere standardiserte pakkeforløp i samsvar med nasjonale retningslinjer. Det skal vere større vekst i psykisk helsevern og i tverrfagleg spesialisert rusbehandling enn i somatikk innanfor alle helseføretaksområda i Helse Vest. Når det gjeld psykisk helsevern, skal distriktspsykiatriske senter og barne- og ungdomspsykiatri prioriterast. Veksten blir mellom anna målt gjennom endringar i kostnader, årsverk, ventetid og aktivitet. Helseføretaka skal rette seg etter krav og føringar som følgjer av regjeringa sin eigarpolitikk (jf. Meld. St. 27 ( ) Et mangfoldig og verdiskapende eierskap). Føretaka skal føre ein ansvarleg arbeidsgivarpolitikk som er med på å sikre tilgang på helsepersonell i framtida, og skal forvisse seg om at tilsette hos leverandørar, og i andre land, har forsvarlege vilkår. Pasienttryggleik og kvalitet er eit ansvar for leiarar på alle nivå. Styra skal ha ei aktiv rolle med tanke på å sikre at den samla styringa av verksemda i føretaka omfattar betre etterleving av faglege retningslinjer, standardisering på fleire område og overføring av erfaringar basert på beste praksis. Ved å ta del i «Program for pasienttryggleik i Helse Vest» og det nasjonale pasienttryggleiksprogrammet skal helseføretaka arbeide for å redusere talet på og konsekvensane av uønskte hendingar som fører til skade på pasientar, og byggje ein struktur og ein kultur som borgar for god kvalitet. Betre IKT-løysingar er ein føresetnad for å lykkast med å skape «pasientane si helseteneste» og god kommunikasjon. Helse Vest har gjennom mange år lagt vekt på regional systembygging og utvikling av felles løysingar. Dei måla som er sette for teknologiområdet skal medverke til å betre kvaliteten og tryggleiken i pasientbehandlinga, og gjere den teknologien som blir teken i bruk meir brukarvenleg, slik at helsepersonell kan utføre oppgåvene sine på ein betre og meir effektiv måte. Helse Vest skal i åra fram mot 2017 realisere strukturert journal og klinisk prosesstøtte med standardiserte forløpsmalar med DIPS Arena, i tråd med strategiplanen EPJ Områda strukturert journal og klinisk prosesstøtte heng tett saman med nye system for føring av kurver og legemiddel. For å lykkast med dette arbeidet legg Helse Vest stor vekt på å sikre god organisering, og det er forventa at helseføretaka tek del i og sikrar oppslutning og engasjement kring arbeidet med kurve- og journalløysing. Eit betre tilbod til pasientane, med god og forenkla tilgang til kommunikasjon med pasientar og pårørande gjennom vidareutvikling av er eit viktig innsatsområde i Helse Vest. Den digitale tenesteportalen vår skal vere enkel, føreseieleg og konsistent. Trass i ulikskapar i systemportefølje og organisering skal informasjon likevel visast på ein einskapleg og konsistent måte. Dette skal medverke til at pasientar og pårørande ser på spesialisthelsetenesta på Vestlandet som ei samla eining. Det krev at føretaksgruppa Helse Vest saman evner å utvikle felles arbeidsprosessar som gir ein gjenkjenneleg kommunikasjon mellom sjukehusa og pasientane, uavhengig av kva sjukehus pasientane/pårørande har kontakt med. 3

91 3 Ressursgrunnlag og resultatkrav 3.1 Finansieringsmodell Finansieringa av selskapet er basert på ein prismodell der det er samanheng mellom aktivitet og kostnader. Helse Vest IKT AS skal: Vidareføre/kvalitetssikre arbeidet med ein prisingsmodell som gir god samanheng mellom aktivitet og kostnader i helseføretaka 3.2 Balansekrav Helse Vest IKT AS skal: Sørgje for at kostnadsrett prising av tenestene inkluderer rett fordeling mellom dei ulike tenestegruppene Gjennom god verksemdstyring medverke til at det blir samordningsgevinstar i føretaksgruppa Resultatkravet for Helse Vest IKT AS for 2015 er fastsett til 1 mill. kroner. 4 Styringsbodskap knytt til ansvarsområde for Helse Vest IKT AS Helse Vest IKT AS skal sørgje for trygg og god forvaltning og drift av den samla systemporteføljen i føretaksgruppa. Helse Vest RHF har etablert Helse Vest IKT som ein strategisk partnar i føretaksgruppa som skal utvikle og innføre nye IKT-løysingar. Helse Vest IKT skal vere ein bidragsytar med sikte på ytterlegare samordning av IKT i føretaksgruppa. Leveransane frå Helse Vest IKT skal gi oppleving av auka kvalitet, auka effektivitet, auka kompetanse og betra tryggleik. Det blir lagt stadig meir vekt på heilskap og samanheng i prosessar, både når det gjeld pasientforløp og når det gjeld interne arbeidsprosessar. Helse Vest IKT skal medverke til at system- og prosesstøtte heng godt saman som ein heilskap. Dette inkluderer både eigne ITIL 1 -prosessar, portefølje-prosessane, inkludert gevinst- og endringsleiing, og det gjeld arkitektur, test og kvalitet. 4.1 Leveransar Helse Vest IKT AS skal: Medverke til betre pasientbehandling gjennom betre samordning av løysingar, slik at nødvendig informasjon om pasienten følgjer med gjennom heile pasientforløpet. Sørgje for heilskapleg og effektiv brukarstøtte, service og leveranse til kundane. Den felles tenesteavtalen skal vidareutviklast i samarbeid med helseføretaka/kundane. Sørgje for stabil og kostnadseffektiv drift, forvaltning og utvikling av IKT-systema. Medverke til god understøtting og vidareutvikling av dei felles porteføljeprosessane i Helse Vest. 1 ITIL, Information Technology Infrastructure Library, skildrar dei ulike områda for arbeidsprosessar hos ein ITleverandør. 4

92 Medverke med kompetanse og ressursar til gjennomføring av, slik at prosjektporteføljen blir gjennomført på alle fagfelt, spesielt program- og prosjektleiing og innføring og endringsleiing av IKT-støtta arbeidsprosessar. Styrkje kompetansen og dei tilgjengelege ressursane på kritiske område, som arkitektur, endringsleiing og gevinstrealisering, både for eigen bruk og for å medverke i regionalt og nasjonalt prioriterte tiltak. Styrkje arbeidet med styring og struktur av den samla informasjonen som blir etablert og forvalta i føretaksgruppa. Medverke til god understøtting av den felles teknologiplanen i Helse Vest. Medverke til å sikre informasjonstryggleiken i heile føretaksgruppa, både når det gjeld tekniske løysingar og når det gjeld å sikre handsaming av personvern og pasienttryggleik. Medverke til å sikre gevinstar av den konsoliderte felles EPJ-løysinga. Sørgje for at det er tilstrekkeleg med ressursar, kompetanse og kostnadseffektive prosessar i Integrasjonssenteret for å kunne gjennomføre prioriterte tiltak som gjeld utvikling og forvaltning. Byggje opp under systemeigarskapen ved å medverke til at systemeigarar er aktivt med i dialogen med leverandørar, og sjå til at utviklingsplanar blir prioriterte på kort og på lang sikt. 4.2 Informasjonsteknologi og digitale tenester Vi skal vidareutvikle IKT-systema våre i tråd med måla i Meld. St. 9 ( ) Én innbygger én journal. Vidare skal vi vere med på å utvikle og innføre nasjonale IKTløysingar og støtte Helsedirektoratet si rolle som myndigheit på feltet. Helseføretaket skal bidra til: Helsedirektoratet sitt arbeid med organisering og styrka virkemiddelbruk for å auke gjennomføringsevna på IKT-området. Etablere digitale tenester for kommunikasjon med pasientar og innbyggjarar, med særskilt vekt på satsinga og som ledd i dette samordne helseføretaka sine nettsider og leggje dei på same plattform som Sørgje for at det er etablert løysingar for elektronisk kommunikasjon mellom sjukehus og med andre aktørar i helse- og omsorgstenesta. Sørgje for effektiv overvaking og forvaltning av IKT-system og nødvendig infrastruktur. Samordne det strategiske arbeidet på IKT-området i spesialisthelsetenesta slik at IKT-tiltak i størst mogleg grad blir realiserte på nasjonalt nivå, og sørgje for at Nasjonal IKT HF tek ei aktiv rolle i utvikling og gjennomføring av nasjonale IKTtiltak. Sikre at det blir gjennomført felles innkjøp i samband med nye IKT-løysingar ved AMK-sentralane. Implementere elektronisk oppgjersløysing for h-reseptar i 2015 Riksrevisjonen sin rapport frå 2014 om kontroll med forvaltninga av statlege selskap for 2013, peiker på fleire avvik. Enkelte av avvika er knytt både til dei elektroniske pasientjournalane og til dei pasientadministrative systema. 5

93 Helseføretaka skal ha etablert system og rutinar som sikrar effektiv og transparent oppfølging og lukking av avvika som Riksrevisjonen har peika på, og rapportere tertialvis til Helse Vest RHF om dette arbeidet. Det skal rapporterast særskilt om avvik som ikkje er lukka. Det blir vidare vist til styringskrav som er stilt tidligare om etablering av system for oppfølging av avvik og om styret sitt ansvar for oppfølging. Ny lov om pasientjournal og ny helseregisterlov gir økte moglegheiter for informasjonsutvekslinga mellom verksemdene, og mellom helsetenesta og innbyggjarane. Helseføretaka skal delta i det nasjonale arbeidet med informasjonstryggleik, inkludert arbeidet med tenester for autentisering (identitetsforvaltning), autorisering (tilgangsstyring) og logganalyse (avdekking av ulovlege oppslag i behandlingsretta helseregister). I dette ligg òg kvalitetssikring og bruk av innhaldet i relevante administrative register i sektoren, mellom anna Adresseregisteret. 4.3 Samordning på tvers av regionane Det er eit mål for regjeringa å effektivisere spesialisthelsetenesta gjennom meir standardisering og betre samordning og organisering på tvers av regionane der det er tenleg. Dei regionale helseføretaka eig i dag til saman seks verksemder innafor områda innkjøp, luftambulanseteneste, pasientreiser, drift av nødnett, strategisk IKT og eigedom og vil i 2015 gå igjennom styringsmodellen for selskapa og sikre at det ligg føre strategiar og planar for kvart selskap, slik at det potensialet som ligg i felles organisering og eigarskap, blir utnytta optimalt. Helse Vest RHF ber helseføretaka om o å gjere seg kjende med desse selskapa og dei tenestene dei skal levere, og nytte selskapa i samsvar med dei føresetnadene som ligg til grunn for etableringa. o etter nærmare avtale å nytte Sjukehusbygg HF i alle byggjeprosjekt med kostnadsramme over 500 mill. kroner. Det gjeld òg for prosjekt som allereie er under gjennomføring 4.4 Kvalitet og utvikling Det er ein føresetnad at det blir arbeidd kontinuerleg med kunnskapsutvikling og kvalitetsforbetring, og at nasjonale og regionale tiltak som støttar opp under dette, blir følgde opp. Helse Vest IKT AS skal leggje særleg vekt på: Å ha metodar, basert på felles regionale prosessar, for å teste og overvake eventuelle svikt i kritiske systemleveransar, slik at tiltak kan setjast i verk raskt. Å ha kvalitetssikra rutinar, prosedyrar og verktøy for tilstrekkeleg testing av nye/endra system før dei blir sette i ordinær produksjon i føretaka. 6

94 Å medverke til å vidareutvikle metodeverket for prosjekt- og programgjennomføring, med sikte på å sikre at prosjekt og program blir gjennomførte og overleverte med tilstrekkeleg kvalitet og innanfor avtalte rammer. Å utvikle og etablere kvalitetsindikatorar i samarbeid med Helse Vest RHF. Når det gjeld drifta, er ho dekt i SLA, men det må utviklast indikatorar for utviklingssida, som prosjektleiing, prosjektgjennomføring, integrasjonsleveransar o.a. 4.5 Miljø- og klimaarbeid Helse Vest RHF viser til rapporten «Miljøledelse i spesialisthelsetjenesten, statusrapport » og ber om at arbeidet med miljø og klimaspørsmål i helseføretaka blir vidareført i 2015 i tråd med tilrådingane i rapporten. Helse Vest RHF ber om at helseføretaka o sikrar at det blir sett relevante miljøkrav ved innkjøp, og at det blir gjort målingar/registreringar som dokumenterer omfanget av innkjøp der det er stilt miljøkrav o følgjer opp regjeringa sitt mål om å sikre utfasing av fyring med fossil olje i alle offentlege bygg innan Beredskap Helsedirektoratet skal leie eit prosjekt som skal utarbeide ei oversikt over risiko og sårbarheit i helse- og omsorgssektoren, og skal på basis av oversikta gi departementet tilråding om førebyggjande og beredskapsmessige tiltak. Prosjektet skal levere førebels status til departementet innan 1. juni 2015 og sluttrapport innan 1. september Helse Vest IKT kan bli bedne om å medverke i prosjektet, som skal leiast av Helsedirektoratet. Helse Vest IKT skal: Oppdatere beredskapsplanane sine i tråd med rullert Regional helseberedskapsplan (2015). 4.7 Informasjonstryggleik Gjennomarbeidde risikovurderingar skal leggjast til grunn for å halde ved like den nødvendige tryggleiken i IKT-løysingane og i tilgangen til dei. Helse Vest IKT AS skal: Sørgje for at sårbarheita til helseføretaka ved bruk av IKT-løysingane ikkje overstig akseptabelt risikonivå. Sørgje for at personvernet blir sikra i samsvar med teieplikta. Medverke til gode regionale prosessar og aktivitetar i tryggleiksarbeidet. Medverke til nødvendig vurdering av tryggleiken ved endringar eller ved innføring av nye systemløysingar. Medverke til at tryggleiken blir vurdert i forhold til gjennomføringa av den samla prosjektporteføljen. 7

95 Halde seg oppdatert om det generelle trusselbiletet, inkludert førebygging og vern mot virusangrep. 4.8 Innovasjon Helse Vest IKT AS skal medverke proaktivt i den felles innovasjonssatsinga i føretaksgruppa, inkludert vidareutvikling av innovasjonsprosessen og grenseflata mot tilstøytande prosessar. Helse Vest IKT AS skal medverke til dei langsiktige måla om auka innovasjonseffekt av anskaffingar auka brukarmedverknad i innovasjon 4.9 Etablering av Helse Vest Innkjøp HF Helse Vest RHF tek sikte på å stifte Helse Vest Innkjøp HF i Helse Vest Innkjøp HF skal vere eit heileigd dotterselskap av Helse Vest RHF, og skal vere ein strategisk partnar og levere tenester som gjeld innkjøp til helseføretaka og til Helse Vest IKT. Helse Vest IKT skal: Ta aktivt del i planlegging og etablering av Helse Vest Innkjøp HF. Samarbeide med Helse Vest Innkjøp HF om å etablere gode rutinar for samarbeid og dialog. Lojalt etterleve dei avtalane Helse Vest Innkjøp HF etablerer for helseføretaka Forventningar til gevinstrealisering og organisasjonsutvikling Føretaksgruppa bruker prosjekt- og porteføljestyring strategisk for å utvikle verksemda. Porteføljeprosessen er forankra i den overordna verksemdstrategien for å sikre gjennomføring og måloppnåing. Helse Vest IKT skal: Medverke til å vidareutvikle fasane for gjennomføring, styring og kontroll av portefølje og utviklingsaktivitetar, og medverke i oppfølginga av effektar av og gevinstar frå desse aktivitetane. Ha merksemda retta mot verdiskaping og gevinstuttak når nye rutinar og løysingar blir sette i verk. Gjennomføre organisasjonsutvikling og endringsleiing i eige føretak der dette trengs for å realisere gevinstane. 5 Rapportering Det er eit mål å ha gode og gjennomgåande system for å kunne følgje opp utviklinga i tenestene, og det er etablert eit system for rapportering for å sikre dette. Helseføretaka har i tillegg eit ansvar for å melde frå til eigaren om vesentlege avvik i forhold til planlagd målsetjing. Dette gjeld òg eventuelle avvik frå framdriftsplanen og kostnadsramma for større byggjeprosjekt. Helse Vest RHF minner òg om tidlegare stilte eigarkrav, som framleis er gyldige for verksemda til føretaka utan at dei er særskilt omtalte, eller at det er stilt krav om rapportering i

96 5.1 Metodikk og struktur for styrerapportering Det er gjennom arbeidet med heilskapleg styringsinformasjon lagt opp til jamleg rapportering internt, til styra og til styresmaktene. Helse Vest IKT skal sikre at systemeigarar har tilstrekkeleg oversikt over kritiske systemfeil som blir varsla. Dersom leverandørar har vesentlege avvik i levering av løysing eller kvalitet i forhold til det som er avtalt, skal systemeigaren varslast. Helse Vest IKT AS skal i 2015 leggje til grunn gjeldande mal for styrerapportering, jf. Sak 20/13 B Mindre revidering av rapporteringa frå verksemda til styret i Helse Vest RHF. Dersom Helse Vest IKT AS ønskjer endringar på dette området, må det avklarast med Helse Vest RHF. 5.2 Månadleg rapportering Rapportering om økonomi og anna avtalt rapportering om styringsinformasjon som skjer månadleg, skal i 2015 rapporterast etter tidsfristar som vil bli formidla i eige brev. Det er utarbeidd ein eigen mal for rapportering til Helse Vest, jf. vedlegg 1 (førebels mal for rapportering frå verksemda). 5.3 Årleg melding I medhald av 34 i helseføretakslova skal Helse Vest RHF sende ei årleg melding til Helse- og omsorgsdepartementet innan 15. mars Helse Vest IKT AS skal sende ei tilsvarande årleg melding til Helse Vest RHF. Fristen for årleg melding er 15. januar Denne meldinga skal inngå som underlag for Helse Vest RHF si melding til departementet. Det skal rapporterast om alle krav som er nemnde i styringsdokumentet. Det vil i løpet av 2015 bli sendt ut mal for årleg melding som Helse Vest IKT skal halde seg til. 5.4 Årsrekneskap Heleføretaksgruppa skal leggje fram rekneskap i medhald av rekneskapslova. Det er sett eigne fristar for gjennomføring av årsoppgjeret. 6 Vedlegg Vedlegg 1: Førebels mal for rapportering frå verksemda. 9

97 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Gjertrud Fagerli, Ørjan Andersen, Harald Flaten, Fredrik Eldøy og Erik M. Hansen Rapportering av risiko per 3. tertial 2014 Arkivsak Styresak 012/15 B Styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret tar rapportering av risiko for Helse Vest IKT per 3. tertial 2014 til etterretning. 2. Styret ber administrasjonen fylgje opp risikobiletet i Helse Vest IKT. Oppsummering Viser til «Retningslinjer for risikostyring i Helse Vest» versjon 4.0 for 2012 som blei behandla og godkjent Helse Vest RHF styresak 033/12 «Gjennomføring av risikostyring i føretaksgruppa i helse Vest, revidering av retningslinjer». I frå 2013 skal ikkje risikovurderinga rapporterast til Helse Vest RHF, men som tidlegare år følgjast opp av styra. Rapportering på risiko i Helse Vest IKT fylgjer vedtekne retningslinjer. Fakta Administrasjonen har utarbeid ei vurdering av status på risiko per utgangen av 3. tertial Denne er presentert i vedlegg 1 til denne saka. For å redusere mengda papir, har administrasjonen berre lagt fram oppsummeringa. Styret kan få tilgang til alle detaljane om det er ynskje om det. Den komplette versjonen vert oversendt til Helse Vest RHF. Konklusjon Administrasjonen er av det syn at risikovurderinga viser ein handterleg situasjon for Helse Vest IKT per utgangen av 3. tertial 2014, og at utviklinga gjennom året har vist redusert risiko. 1

98 Vedlegg 1 til Sak 012/15 Rapportering av risiko for Helse Vest IKT AS per 3. tertial 2014 Matrise for rapportering av risiko: Risikomatrise 1. tertial 2014: Konsekvens Sannsynligheit Ubetydeleg Lav Moderat Alvorleg Svært alv./kritisk Svært stor Stor 1.1B 1.1A, 1.1F 2.2E, 2.3E Moderat 1.1G, 2.1D, 1.1E, 2.1A, 2.1B, 1.1C 2.2D 2.2A, 2.3A, 2.4E, 2.5E Liten 1.1D,2.3C 2.1C, 2.2C, 2.1E Svært liten Risikomatrise 2. tertial 2014: Konsekvens Sannsynligheit Ubetydeleg Lav Moderat Alvorleg Svært alv./kritisk Svært stor Stor 1.1.B,1.1E Moderat 1.1C,1.1D,1.1F, 1.1G, 2.1A, 2.2A Liten 2.3C, 2.2D 2.1C, 2.2C, 1.1A 2.5E Svært liten 2.1D 2.1E, 2.4E 2.1B, 2.3A 2.2E, 2.3E Risikomatrise 3. tertial 2014: Konsekvens Sannsynligheit Ubetydeleg Lav Moderat Alvorleg Svært alv./kritisk Svært stor Stor 1.1E Moderat 1.B, 1.D, 2.1B, 2.3E 2.1A,2.2A,2.3A Liten 2.3C, 2.2D 2.5E, 1.1F, 2.2E 1.1A, 1.1C 1.1G Svært liten 2.1D 2.1C, 2.2C, 2.1E, 2.4E Grønt: Tiltak er ikkje naudsynt Gult: Tiltak må vurderast Rødt: Snarlege tiltak er naudsynt 1

99 Vedlegg 1 til Sak 012/15 Oppsummering Styringsmål 1: Helse Vest IKT skal sørgje for stabil drift med god kosteffektivitet, høg brukartilfredshet og god informasjonstryggleik. Delmål 1A: Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 1.1A Delmål 1B: Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 1.1B: Delmål 1C: Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 1.1C: Delmål 1D: Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 1.1D: Delmål 1E: Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 1.1E: Delmål 1F: Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 1.1F: Delmål 1G: Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 1.1G: Styringsmål 2: Helse Vest IKT skal bidra til å gjere pasientbehandlinga enklare ved utvikling av tenester i nær dialog med føretak og brukarar og ved bidrag til innovativ bruk av IKT. Delmål 2A: Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 2.1A: 2.2A: 2.3A: Delmål 2B: Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 2.1B: 2

100 Vedlegg 1 til Sak 012/15 Delmål 2C: Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 2.1C: 2.2C: 2.3C: Delmål 2D: Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 2.1D: 2.2D: Delmål 2E: Risikoelement Tertial 1 Tertial 2 Tertial 3 2.1E: 2.2E: 2.3E: 2.4E: 2.5E: Fylgjande skalaer for sannsynlegheit og konsekvens er brukt. Dette er i samsvar med retningslinjer for risikostyring i Helse Vest. Sannsynligheit Svært liten Liten Moderat Stor Svært stor Konsekvens Ubetydeleg Lav Moderat Alvorleg Svært alvorleg/kritisk Skjer tilnærma ikkje/er ikkje tilfelle Vil skje sjeldan/er sjeldan tilfelle Kan skje/vere tilfelle Vil med stor sannsynligheit skje/vere tilfelle Vil skje/er tilfelle Ingen betydning for måloppnåinga Liten betydning for måloppnåinga Vil ha innverknad på måloppnåinga Betydeleg innverknad på måloppnåinga Svært stor innverknad på måloppnåinga 3

101 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Gjertrud Fagerli, Ørjan Andersen, Harald Flaten, Fredrik Eldøy og Erik M. Hansen Saka gjeld: Mål for overordna risikostyring for 2015 Arkivsak Styresak 013/15 B Styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret tek mål for overordna risikostyring for 2015 til etterretning. Oppsummering Helse Vest RHF har i styresak 009/15 i styremøtet handsama felles risikostyringsmål for helseføretaka i Helse Vest for Det vart i saka ikkje peika ut felles styringsmål for Sjukehusapoteka Vest HF og Helse Vest IKT AS. Administrasjonen har i denne saka utarbeid eit forslag til risikovurdering for 2015 med 2 styringsmål: 1. Helse Vest IKT skal sørgje for stabil drift med god kosteffektivitet, høg brukartilfredshet og god informasjonstryggleik. 2. Helse Vest IKT skal bidra til å gjere pasientbehandlinga enklare ved utvikling av tenester i nær dialog med føretak og brukarar og ved bidrag til innovativ bruk av IKT. Styringsmåla er ikkje justert frå Det vert vist til vedlegg 1 kor styringsmåla er handsama i tråd med etablerte Retningslinjer for risikostyring i Helse Vest og splitta i delmål, kritiske suksessfaktorar og risikoelement. 1

102 Vedlegg 1 til Sak 013/15 Mål for overordna risikostyring for Helse Vest IKT for 2015 OVERORDNA MÅL: Helse Vest IKT skal bidra til forenkling av pasientbehandlinga. Styringsmål 1 Delmål 1A Kritisk suksessfaktor 1.1A Risikoelement 1.1A Helse Vest IKT skal sørgje for stabil drift med god kosteffektivitet, høg brukartilfredshet og god informasjonstryggleik. Gjennomføre etablering av 24/7 driftssenter. Dette vil føre til større fokus på proaktiv drift og raskare handtering av feilsituasjonar som oppstår. Overhalde planlagt framdriftsplan Forseinkingar i gjennomføringa på grunn av uføresette forhold. Rekruttering og turnusarbeid. Delmål 1B Kritisk suksessfaktor 1.1B Risikoelement 1.1B Delmål 1C Kritisk suksessfaktor 1.1C Risikoelement 1.1C Delmål 1D Kritisk suksessfaktor 1.1D Risikoelement 1.1D Delmål 1E Kritisk suksessfaktor 1.1E Risikoelement 1.1E Auka krav til oppfølging av meldingsflyt. Tettare og betre overvaking og oppfølging av meldingsflyt i Helse Vest. Meldingar som ikkje kjem fram, genererer ei negativ applikasjonskvittering, desse må følgjast opp tettare i samråd med helseføretaka. Det er mange årsakar til at ein melding ikkje kjem fram. Feil adresse, ingen mottakar, mottakar har flytta, mottakar kvitterar ikkje ut etc. Ansvarsforhold mellom HF, mottakar og meldingsbringar Helse Vest IKT må klargjerast meir. Sikre og vidareutvikle god bruk av Felles EPJ for Helse Vest. Kompetansebygging rundt DIPS for å sikre nok kompetanse og kapasitet. Den samla kompleksiteten mellom system og organisasjon gjer at samhandlinga lokalt, regionalt og nasjonalt om bruk og utvikling av DIPS ikkje er godt nok innretta for å sikre at feil ikkje oppstår. DIPS konsolidering vil gi høgare toppar på telefonkø ved evt problem DIPS problem for heile Vestlandet setter krav om høg effektivitet i Kundesenter med utvida standby-gruppe og gode telefonstøttesystem som kan spille av driftstalemelding til mange samtidige innringarar. Kundesenteret kan maksimalt handtere 100 telefonar pr time, DIPS nede vil generere telefonar pr time. Telefonmelding kan maksimalt spille av driftstalemelding til 16 om gangen. Etablere «SLA» avtale med helseføretaka om tekniske leveranse til datahallar. Inngå balansert tenesteavtale som tek omsyn til krav og leveranseevne for begge partar. Dette føreset ein god dialog mellom partane. Manglande dialog og dermed manglande resultat. 1

103 Vedlegg 1 til Sak 013/15 Delmål 1F Kritisk suksessfaktor 1.1F Risikoelement 1.1F Delmål 1G Kritisk suksessfaktor 1.1F Risikoelement 1.1G Betre samhandling og handtering av medisinsk-teknisk utstyr Levere ihht teknologiplanen: «Ei betra samordning av dei ulike teknologiområda vil auke verdiskapinga.» Manglande samarbeid, manglande felles forståing, prioritering, manglande fokus. Betre samhandling og handtering av tele- og signalområdet. Levere ihht teknologiplanen: «Ei betra samordning av dei ulike teknologiområda vil auke verdiskapinga.» Manglande samhandling og samarbeid mellom telefoni og IT. Samhandling mellom ansatte som blir overført og de som blir igjen i HF ene. Styringsmål 2 Delmål 2A Kritisk suksessfaktor 2.1A Risikoelement 2.1A Kritisk suksessfaktor 2.2A Risikoelement 2.2A Kritisk suksessfaktor 2.3A Risikoelement 2.3A Helse Vest IKT skal bidra til å gjere pasientbehandlinga enklare ved utvikling av tenester i nær dialog med føretak og brukarar og ved bidrag til innovativ bruk av IKT. Bidra til kontinuerlig utvikling av IKT-løysingar gjennom å legge til rette for eit tett samarbeid med helseføretaka og med dei ulike leverandørane av teknologi og løysingar. Bidra til å vidareutvikle ein forvaltningsmodell saman med helseføretaka som tek innover seg endringar i volum og kompleksitet frå dei pågåande utviklingsprosjekta i regionen som skal overleverast til linjeorganisasjonen. Manglande kompetanse frå linjeorganisasjonen som bidreg i utviklingsprosjekta og forbereder ein komande driftssetting av løysingane Bidra til å etablere og vidareutvikle drifts- og utviklingsmøter for prioriterte IKT-løysningar/ tenestegrupper Lite formålstenleg form og deltaking på møta. Skaffe oss eit betre heilskapsbilete av utvalde store system- og konsulentleverandørar, samt vidareutvikle dialog med desse. Lite formålstenleg form og deltaking på dialogmøta. Delmål 2 B Kritisk suksessfaktor 2.1B Risikoelement 2.1B Medverke til auka fokus på verksemdsarkitektur slik at den støtter opp under innovasjon og føretaksgruppa sine strategiske målsettingar. Levere arkitektressursar til RAK og program / prosjekt slik at målbildet for verksemdsarkitektur blir vidareforedla, og at endringar gjennom t.d. prosjektleveransar vert gjennomført i tråd med målbildet. Manglande kapasitet og kompetanse, samt manglande koordinering mellom prosjekt/satsingar. 2

104 Vedlegg 1 til Sak 013/15 Delmål 2 C Kritisk suksessfaktor 2.1C Risikoelement 2.1C Delmål 2 D Kritisk suksessfaktor 2.1D Risikoelement 2.1D Kritisk suksessfaktor 2.2D Risikoelement 2.2D Delmål 2 E Kritisk suksessfaktor 2.1E Risikoelement 2.1E Kritisk suksessfaktor 2.2E Risikoelement 2.2E Medverke til auka satsing på innovasjon der teknologi spelar ei vesentleg rolle. Helse Vest IKT er ein reell bidragsytar i innovasjonsarbeidet i Helse Vest. Manglande kompetanse og/eller kapasitet til å kunne gje gode bidrag. Levere program-, prosjekt- og testleiing til gjennomføring av viktige prosjekt i føretaksgruppa, primært med interne ressursar. Tilføre intern kapasitet og kompetanse iht. budsjett Utfordrande å rekruttere slik kompetanse. Redusere talet på innleigde prosjekt- og testleiarar. Behovet for prosjekt- og testleiing samsvarar ikkje med budsjettert tal på stillingar, slik at talet på innleigde må oppretthaldast eller aukast. Levere integrasjoner iht. prioriteringer i Prioriteringsforum og avtalt tid, kost og kvalitet. Sikre at vi har ein oppdatert teknisk meldingsplattform, basert på god integrasjonsstrategi og arkitektur, som støtter nasjonale krav og standardar. Naudsynt oppgradering av plattforma er komplekst, tid- og ressurskrevjande arbeid. Ha nok kompetanse og kapasitet Krevjande å bygge opp kompetanse og ha nok kapasitet i integrasjonssenteret, andre seksjonar i Helse Vest IKT, i helseføretaka og hjå leverandørane til å levere integrasjonar effektivt. 3

105 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Lars-Erik Baugstø Hartvigsen, Harald Flaten, Fredrik Eldøy, Erik M. Hansen Saka gjeld: Leiinga si årlege gjennomgang av IKT-sikkerheit for 2014 Arkivsak Styresak 014/15 B Styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret tar rapporten Årlig gjennomgang av IKT-sikkerhet 2013 for Helse Vest IKT til etterretning. Oppsummering Handtering av personopplysningar er regulert i lovverket. Norm for informasjonssikkerhet i helsesektoren er ei samanfatning og til dels ei utdjuping av lover og forskrifter som gjelder pasientopplysningar, og alle som er knytt til Norsk Helsenett SF må forplikte seg til å fylgje. Regionalt styringssystemet for informasjonssikkerhet i Helse Vest fylgjer krava i Normen. Norm for informasjonssikkerhet i helsesektoren seier: Virksomhetens ledelse skal selv følge opp at informasjonssikkerheten ivaretas ved minimum årlig gjennomgang. Ledelsens gjennomgang må sees i sammenheng med økonomi- og virksomhetsplanleggingen, da beslutningene kan få økonomiske konsekvenser. Administrasjonen har i denne saka lagt fram for styret ein årleg gjennomgang av IKT-sikkerheit for 2014, jfr. vedlegg 1. 1

106 VEDLEGG 1 til SAK 014/15 B Ledelsens årlige gjennomgang av IKT-sikkerhet 2014 for Helse Vest IKT Versjon: 1.0 Dato:

107 Årlig gjennomgang av IKT-sikkerhet Innleiing Behandling av personopplysninger er regulert i lovverket. Norm for informasjonssikkerhet i helsesektoren er en felles bransjenorm for informasjonssikkerhet i helse- og omsorgssektoren. Helse Vest IKT følger krav og anbefalinger som følger av Normen. Helse Vest sin representant i styringsgruppen for Normen har gjennom hele 2014 vært IKT-sikkerhetsleder i Helse Vest IKT. Videre reguleres informasjonssikkerheten i vår virksomhet av regionalt styringssystem for IKT-sikkerhet, tjenesteavtaler, herunder databehandleravtaler, med kundene. Helse Vest IKT gjennomfører også en rekke ROS-analyser basert på en felles regional metodikk. ROS gjennomføres etter bestilling fra helseforetak/prosjekt og ut fra egne initiativ i Helse Vest IKT. 2 Arbeidet med IKT-sikkerhet 2.1 Sikkerhetsmål Sikkerhetsmål for Helse Vest IKT er definert i Styringssystem for IKT-sikkerhet dokument Sikkerhetsmål. Gjennom prosjektet «kort og sikkerhetsløsninger i Helse Vest» kom man i 2014 opp med følgende visjon for sikkerhetsarbeid: «Helse Vest skal levere robuste, brukervennlige løsninger som gir tilfredsstillende sikkerhet, og slik bidra til å forenkle pasientbehandlingen og øke selvbetjening og involvering». 2.2 Organisasjon IKT-sikkerhetsleder er lagt til stab i Tjenesteproduksjon og funksjonen rapporterer til adm. dir. Åge Håland ble pensjonist i april I den forbindelse ble tidligere IKTsikkerhetsrådgiver Lars Erik Baugstø-Hartvigsen ny IKT-sikkerhetsleder. IKTsikkerhetsleder er fortsatt medlem og sekretær i det regionale IKT-sikkerhetsutvalget (SU). Han representerer også Helse Vest i Styringsgruppen for Norm for informasjonssikkerhet. Ny IKT-sikkerhetsrådgiver ble ansatt mai 2014 i Haugesund. Han ivaretar vårt interne behov for kompetanse knyttet til teknologi og lovverk. IKT-sikkerhetskonsulent rapporterer til avdelingsleder Tjenesteproduksjon. En av de tidligere innleide konsulentene på ROS-analyse er ansatt på et års engasjement fra august 2014, i Bergen. Behovet for ROS-kompetanse er stort og økende. I tillegg til internt ressurs leier vi inn PWC-ressurs på timebasis for å utføre ROS-analyser. 3 Generelt om IKT-sikkerhetsarbeidet i 2014 Rapporteringen viser status/mål og måloppnåelse og tiltak på følgende aktiviteter: Opplæring av ansatte i sikkerhetskunnskap Helse Vest IKT deltok på nasjonal sikkerhetsmåned i oktober 2014 og gjennomførte nanokurs på informasjonssikkerhet for alle ansatte og innleide i informasjonssikkerhet. Dette ble godt mottatt, og hadde bredt nedslag. I tillegg ble det gjennomført temadag på Side 2 av 9

108 Årlig gjennomgang av IKT-sikkerhet 2014 informasjonssikkerhet sammen med seksjon for teknisk prosjektledelse 25. september, og det ble gjennomført egne presentasjoner på informasjonssikkerhet i oktober. Alle ansatte skal ha gjennomført obligatorisk sikkerhetskurs gjennom det regional e- læringsprogram og vi har denne aktiviteten som del av ansettelsesprosedyrene for å sikre opplæringen. Denne opplæringen er en kontinuerlig prosess og målet er at det til enhver tid kan rapporteres minimum 90 %, status ved utgangen av 2014 viser en dekning på 87,2 %, opp fra 73.5% i Det er imidlertid et krav til vedlikehold av kunnskapen, og dermed at alle skal ha tatt kurset de siste 3 år. Her er tallene lavere: kun 55.7% av våre ansatte har gjennomført kurset de siste 3 årene. Tall fra 2014 indikerer at ansatte har bestått kurset i løpet av året, hvor mange som er nye, og hvor mange som tar kurset på nytt vet vi ikke. Det var eget fokus på gjennomføring av informasjonssikkerhetskurset under sikkerhetsmåneden, men med begrenset effekt på andel som har tatt kurset siste 3 år. Kurset er utdatert og trenger en revisjon, dette er løftet opp til regionalt IKT-sikkerhetsutvalg (SU). IKT-sikkerhet har også vært tema på drop-in/prosesstimen 7 ganger i 2014 med god oppslutning. Forbedringstiltak Når revisjonen av sikkerhetskurset er gjennomført, ønsker man et nytt «løft» på gjennomføring av kurset, sammen med linjeledere. For å nå målene på minimum 90 % vil vi følge opp, gjennom linjen, gjeldende ansettelsesrutine for nyansatte hvor sikkerhetskurset er satt opp, hvor IKT-sikkerhet ønsker en egen presentasjon. Videre gjennom linjen følge opp de ansatte som ikke har gjennomført sikkerhetskurset. Det er ønskelig å delta i sikkerhetsmåneden også i oktober 2015, da gjerne for hele Helse Vest. I tillegg er Normkonferansen for 2015 besluttet lagt til Bergen 14. og 15. oktober 2015, så det vil være naturlig å arrangere noe i sammenheng med denne. Informasjonsarbeid om sikkerhet Vår intranettside har egen meny for sikkerhet og inneholder tilgang til styringssystem for informasjonssikkerhet, gjeldende ROS-metodikk, gjennomførte ROS-analyser, sikkerhetsinformasjon om leverandør-vpn, databehandleravtaler etc. Videre er det linker til relevant ekstern informasjon som Lovdata, Norm og Datatilsynet. Tilgang til ROS-analysene er tilgangsstyrt, men oversikten over oppdrag er tilgjengelig for alle. Samarbeid med regionens medisintekniske miljøer om IKT-sikkerhet Helse Vest IKT har sammen med Helsefortakenes medisintekniske avdelinger gjennomført to heldagsmøter hvor fokus har vært samhandling rundt IKT-sikkerhet. Dette har vært nyttig og gir bedre utgangspunkt for fremtidig samarbeid. Det er også viktig med god informasjonssikkerhet og driftsstabilitet på det utstyret som står veldig pasientnært. Erfaringene er delt med Helsedirektoratet og Direktoratet for samfunnsberedskap (DSB) da disse var interessert i resultatet. Det er også i 2014/2015 arbeidet nasjonalt med en veileder for medisinteknisk utstyr under Normen. Helse Vest IKT og 2 helseforetak i Helse Vest bidrar i dette arbeidet. Dokumentasjon av applikasjoner Det er et kontinuerlig arbeid å holde best mulig oversikt over alle system som Helse Vest IKT forvalter på vegne av våre systemeiere. Gjennom videreutvikling av rutiner for innregistrering Side 3 av 9

109 Årlig gjennomgang av IKT-sikkerhet 2014 og vedlikehold av konfigurasjonsinformasjon, ønsker vi å få tilstrekkelig kvalitet over de systemer og tjenester vi til enhver tid har ansvar for. Det er også i 2014 ryddet i attributter knyttet til systemer, herunder det som går på informasjonssikkerhet. Det er etablert et systembibliotek hvor omtrent 75 % av systemdokumentasjonen nå ligger, dette har også bedre grensesnitt mot konfigurasjonsdatabasen. Det er lagt et løp for å fjerne restansen, men det som ligger igjen er mye gammelt som ikke brukes så mye. Vi vil gjennom dette arbeidet redusere behovet for å oppdatere flere kilder til dokumentasjon og bidra til en mer enhetlig prosess knyttet til informasjonssøking ved feilsituasjoner. I 2014 fortsatte arbeidet som ble initiert i 2012 med å oppnå bedre kontroll og dokumentasjon av små og mellomstore systemløsninger. Gjennom tydeligere krav til dokumentasjon ved innføring av nye løsninger, har Helse Vest IKT fått bedre kontroll på denne type system, og kan håndtere flere spørsmål og feilsituasjoner ved første kundekontakt gjennom Kundesenteret. Forvalterne av små og mellomstore systemer (SMSYS) går nå gjennom rutiner og detaljerer dette bedre. Man planlegger også å lage sjekklister og arbeidsflyt i saksbehandlingssystemet for å kunne kvalitetssikre arbeidet bedre. Forvalterne har også god samhandling med IKT-sikkerhetsgruppen. God dokumentasjon av systemene er en forutsetning for at organisasjonsmodellen til Helse Vest IKT skal fungere etter opprinnelig hensikt. Målet er at flest mulig av kundehenvendelsene skal løses i eller nær Kundesenteret. For at dette skal være mulig er vi avhengig av stadig oppdatering og forbedring av dokumentasjon til både gamle og nye systemløsninger. Videre er det i 2014 besluttet at man utvider til et 24/7-driftssenter i løpet av God kvalitet i konfigurasjonsbasen kombinert med god overvåkning, varsling og personell på jobb døgnet rundt forventes å gi færre større feil og raskere agering ved kritiske situasjoner. Risiko- og sårbarhetsvurderinger (ROS) Helse Vest har felles ROS-metodikk basert på Norm for informasjonssikkerhet i helsesektoren (godkjent i AD-møtet og satt i produksjon sommeren 2011 etter pilotering i Felles EPJ-program). Helse Vest IKT gjennomfører ROS-analyser med regional metodikk på bestilling fra kunder og prosjekt. Totalt i 2014 er det gjennomført 24 risiko og sårbarhetsvurderinger (ROS); Regionalt ROS-analyse av Samlepunktet Regionalt Risikovurdering av oppgradering av DIPS 7.1 til 7.3 Regionalt PLO-meldinger/Meldingsløftet (4 analyser, en per HF) Regionalt PLO-meldinger Teknisk fokus Regionalt Risikovurdering av regional innføring av Checkware Regionalt Regional innføring av eresept Helse Bergen Risikovurdering av integrasjon GAT/Orbit Regionalt Vestlandspasienten Leveranse 2 Regionalt Vestlandspasienten Leveranse 4 Regionalt Vestlandspasienten Leveranse 5 Regionalt Vestlandspasienten Leveranse 6 Regionalt DIPS-konsolidering Helse Bergen/Helse Førde Regionalt DIPS-konsolidering Helse Vest/Helse Fonna Helse Bergen Risikovurdering av MDCake ved PET-senteret, Side 4 av 9

110 Årlig gjennomgang av IKT-sikkerhet 2014 Sjukehusapoteka Vest Medikamentrobot med integrasjon til FarmaPro Regionalt Dossier ekstern drift Helse Vest IKT Risikovurdering Ytre Miljø/ISO14001 Helse Vest IKT Risikovurdering Driftssenter Helse Vest IKT AS Helse Vest IKT Risikovurdering av datahall Stord (for back-up m.m) Helse Vest IKT Risikovurdering av driftssituasjonen på PACS HBE Regionalt Risikovurdering av Nephrobase, for Helse Vest Rapporteringsrutiner for sikkerhetsbrudd Fra 2012 er det innført rapportering av sikkerhetsbrudd via Synergi med modulen IKTsikkerhetsavvik. All rapportering skal handteres via Synergi. Vi har i 2014 hatt problemer med å få opp volumet på rapporteringen til Synergi, og Helse Vest IKT får ikke nok nytte av verktøyet slik det brukes i dag. Vi har dog re-innført IKT-sikkerhetsrapportering i Assyst (se under), og dette følges jevnlig opp av IKT-sikkerhetsgruppen. Synergi er også innført som varslingssystem for miljøavvik i forbindelse med ISO14001-sertifiseringen. Vi forventer derfor større bruk av Synergi i hele virksomheten fremover, herunder på informasjonssikkerhet. Det er også lagt inn sjekkpunkt på «sikkerhetsavvik» i OE-revisjoner, og Synergi-rapportering vurderes for hver OE som blir gjennomgått. Forbedringstiltak Basert på erfaringene fra 2014, presentasjon gitt i styremøtet desember 2014 og plan for sikkerhetsrapportering i 2015 vil administrasjonen på nytt vurdere om det i dag er god nok rapportering av «mulige» sikkerhetsbrudd internt og til/fra kundevirksomheter, se ellers sak 007/15. Internkontroll Arbeidet med IKT-sikkerhet inngår i internkontrollen i Helse Vest IKT. Viser her til styresak 054/14 i styremøtet Beredskapsøvelser Det har vært gjennomført 1table-top beredskapsøvelser med beredskapsledelsen internt i Helse Vest IKT. I tillegg har Overvåkingssenteret gjennomført table-top-øvelser hver uke gjennom hele Eksterne leverandører Det er gjennomført kartlegging av alle leverandører som har tilgang til Helse Vest sitt nettverk, og det er laga et verktøy for å kunne styre tilgangen på en enkel måte. Nå er over 90% av leverandørene lagt over i nytt og strengere regime for leverandør-vpn. For de resterende er det egne prosesser for å sikre etterlevelse av Normens krav hva angår leverandør-vpn. Det er manglende etterlevelse på avtaler knyttet til databehandling med underleverandører i Helse Vest. Arbeid med å lukke dette gapet er lagt til det regionale IKTsikkerhetsutvalget (SU), men har dårlig fremdrift. 4 Gjennomgang av avvik og hendelser/uautorisert tilgang til pasientinformasjon Det er ikke registret saker hvor tilsette i Helse Vest IKT har gjort uautorisert tilgang til pasientinformasjon (snoking). Side 5 av 9

111 Årlig gjennomgang av IKT-sikkerhet 2014 Under vises tabell der tallet på sikkerhetsavvik innmeldt gjennom Dette er avvik innmeldt av helseforetakene til Helse Vest IKT fordelt på ulike avvikskategorier. Tabellen her er hentet fra den siste rapporten fra virksomheten som vart levert i Vi har få registrerte sikkerhetsavvik og vi antar at vi her kan ha «mørketall». Noen få av sakene er meldt inn som sikkerhetsavvik fra brukerne, for eksempel hvis de har blitt tvunget til å låne ut brukerkontoen sin for å løse tilgangsproblemer lokalt. I andre tilfeller oppdager saksbehandlerne på Kundesenteret et sikkerhetsavvik i forbindelse med en annen sak. Forvaltere eller teknisk personell kan også oppdage avvik i løsninger eller for eksempel ulåst dør i datarom. Etter at Synergi ble tatt i bruk, har også foretakene mulighet til å sende oss synergisaker som de har registrert og som Helse Vest IKT må behandle, og tilsvarende kan Helse Vest IKT rapportere inn sikkerhetsavvik til foretakene. Vanlige sikkerhetsavvik registrert av Helse Vest IKT og helseforetakene er; Den som bruker PC og den som er logget inn på PC er ikke samme person. Bruker oppgir eget passord i klartekst i telefon/epost til Kundesenteret. Ledere/delegerte ledere som sier de skal teste passordene de har fått til sine nye ansatte for å sjekke at alt virker. Bruker har skrevet ut sensitiv informasjon til skriver på annen lokasjon enn der bruker befinner seg (redusert grunnet innføring av løsning for «Follow me print»). Programvare- og maskinvarefeil. Tilgangsfeil og manglende skjerming av sensitive data. Brudd på tilgjengelighet av informasjon, f.eks. til DIPS. Forbedringstiltak Årlig obligatorisk gjennomgang av IKT-sikkerhetskurs vil kunne redusere sikkerhetsbruddene, samt øke bevissthet og varsling rundt sikkerhetsbrudd. Dette bør fokuseres på etter revisjon av elærlingskurset. Deltakelse i Nasjonal Sikkerhetsmåned (som beskrevet over) for hele Helse Vest vil gi økt bevissthet på informasjonssikkerhet. Ny PC- Side 6 av 9

112 Årlig gjennomgang av IKT-sikkerhet 2014 plattform har gjort uautoriserte installasjoner vanskeligere grunnet fjerning av rettigheter som lokal administrator for vanlige brukere samt låsing av inaktive arbeidsstasjoner. Bedre funksjonalitet og bevisstgjøring vil redusere behovet for fellesbrukere og uvanen med å gå ifrå PC-en utan å logge av. Smartkortbasert pålogging vil også øke sannsynlighet for at personell logger av når man forlater sin PC, fordi kortet har flere funksjoner. Sikkerhetsrapportering i Assyst Vi har over tid sett underrapportering i Assyst og på sikkerhetsavvik generelt. For å imøtegå dette vedtok ledergruppen 18. februar 2014 nye måter å flagge sikkerhetssaker og arbeide med sikkerhetssaker i vårt saksbehandlingsverktøy Assyst. Målet er at det skal være lett for personell å flagge en sak som mulig sikkerhetsavvik, og dette sendes til en sikkerhetsgruppe sammensatt av kompetanse i hele selskapet som jobber med løsning av «rot-årsaker» og eventuell rapportering i Synergi der dette er relevant. Målet er følgende: - Lavere terskel for å melde sikkerhetssaker enn i Synergi - IKT-personell kan fokusere på å løse «sin sak» i Assyst, men samtidig flagge mistanker om sikkerhetsavvik. - Det blir lettere å identifisere og løse sikkerhetsavvik på en smidig måte - Vi får bedre informasjonssikkerhet og sikkerhetskultur - Vi får bedre verktøy og datagrunnlag for å rapportere informasjonssikkerhet til ledergruppen, kunder og styret. - Tiltaket har hatt effekt, Det registerets og håndteres flere saker på informasjonssikkerhet i 2014 enn tidligere, men det er fare for at det er mørketall her. Helse Vest IKT ønsker seg verktøy for sikkerhetstester og sikkerhetsrevisjoner, og ønsker å anskaffe dette i første halvdel av Dette vil gi oss bedre bilde av sikkerheten, forventes å rapportere trender og hjelpe oss i ytterligere bedring i informasjonssikkerheten. Brudd på IKT-sikkerhet er også et sjekkpunkt ved OE-revisjoner, hvor IKT-sikkerhet deltar i hver revisjon. 5 Revisjoner i 2014 Helse Vest IKT AS ble en del av Riksrevisjonens revisjon av vann, strøm og IKT i Helseforetakene (årssikftet 2013/2014), og kunne svare ut Riksrevisjonens spørsmål på en tilfredsstillende måte. Rapporten ble fremlagt for Stortingets høsten Hele rapporten ligger her: Det som angår Helse Vest IKT ligger i vedlegg 2.3: «Rapport fra utvidet kontroll om helseforetakenes beredskap innen ikt, vann og strømforsyning» som starter på side 119. Fra side 123: «Det er ikke utarbeidet felles maler for ROS-analysene i regionene, og i liten grad også innad i det enkelte helseforetaket. Helse Nord RHF og Helse Vest RHF erkjenner et behov for å utarbeide felles maler. Helse Vest RHF har for flere år siden utarbeidet en regional metodikk for risikovurdering som brukes i alle virksomheter i Helse Vest, lokalt og regionalt. Helse Sør-Øst RHF har vurdert å innføre felles maler i regionen, men har så langt ikke vurdert dette som hensiktsmessig. Dette begrunnes med at helseforetakene til dels er ulike, at det må tas hensyn til lokale forskjeller, og at det må sikres god lokal forankring i planarbeidet. Helse Midt- Side 7 av 9

113 Årlig gjennomgang av IKT-sikkerhet 2014 Norge opplyser blant annet at de ønsker å få en mer enhetlig bruk av elektroniske systemer der ROS-analyser og beredskapsplaner skal ligge.» Her ligger vi altså brukbart an i Helse Vest. Riksrevisjonen kommer med noen anbefaling til konfigurasjonsstyring av gjennomførte ROS-analyser, herunder: «hvem som har godkjent, dato for godkjenning, versjon og frist for når dokumentet må revideres/oppdateres». Dette innarbeides i regional ROS-metodikk ved revisjonen som gjennomføres i Videre står det på side 130: «Undersøkelsen viser også at helseforetakene overlater mye av beredskapsarbeidet for ikt til de regionale ikt-enhetene som er deres driftsleverandør/ databehandler. Helseforetakene har etter revisjonens vurdering ikke fulgt opp det ansvaret de har som eier av dataene og som databehandleransvarlig. Dette kan etter revisjonens vurdering medføre risiko for uklare ansvarsforhold, mangler i beredskapen og svekket informasjonssikkerhet.» Det er altså viktig at våre kunder, de databehandlingsansvarlige, også er godt kjent med status og tiltak rundt informasjonssikkerhet i Helse Vest IKT. 6 Sikkerhet i interne produksjon av IKT Risikoanalyse for IKT-infrastruktur er behandlet løpende i styret, sist i styresak 086/14 i styremøtet For å unngå unødige mengder tekst, er dette ikke tatt inn i dette dokumentet. I tillegg er det gjennomført en egen ROS-analyse for kjernetjenester, med tiltaksplan som presenteres i styresak 019/15. IKT-sikkerhet deltar i OE-revisjoner samt teknisk endringsråd (CAB) for å ivareta IKTsikkerhetsperspektivene her. Omfattende episoder med beredskapssituasjoner Helse Vest IKT hadde følgende omfattende episoder i 2014, der det ble utløst beredskap. Dato Beskrivelse Telefoniproblemer i Helse Bergen får ikke summetone og ringt internt/eksternt. Rotårsak var oppgradering av telefonisentral fra en ekstern leverandør. Ustabilitiet startet kl Beredskap utløst kl Stabilt system kl OE ble ikke eskalert i henhold til rutine da dette var er en tjeneste som ikke ble driftes av Helse Vest IKT. Det ble bestemt at tjenesten skal eskaleres i henhold til vanlig rutine, da feil kan ligge på vår side Felles feil på et Databasecluster medførte at det ble opplevd treghet/bortfall av flere sentrale tjenester fra kl 12:55. Blant tjenestene som ble påvirket var PortørCom, GAT, EQS, Transmed og laboratoriesystem i Stavanger, PortørCom og T-doc i Fonna og Assyst for Helse Vest IKT. Situasjonen var over kl 14:48 Side 8 av 9

114 Årlig gjennomgang av IKT-sikkerhet 2014 Dato Beskrivelse Kl 00:30 fikk flere systemer problem med pålogging grunnet heng i styringssystemet til filserverclusteret \\ihelse.net. Blant annet påvirket dette tjenester som AMK, DIPS, Carestream og meldingsflyt mellom flere fagsystem. Dette medførte bl.a. at brukere ikke fikk sendt prøvesvar, og henvisninger til røntgen og lab. feilet. Tjenestene var verifisert gjenopprettet kl 03: Det oppstod en feil under planlagt omlegging av strøm inn til Haugesund sjukehus som startet kl 06:00. Dette gjorde at hele 400V og halve 230V anlegget hadde bortfall, og rammet deler av IKT infrastrukturen. UPS gikk etter hvert tom for strøm, og rundt kl 08:30, på grunn av manglede strøm, gikk en rekke switcher og kjølesystemet i serverhallen ned. Strømbruddet førte til helt eller delvis bortfall av IKT på hele sykehuset, inklusiv journal og røngten. Blant annet gjorde bortfall av AMIS og Transmed at AMK ikke fikk meldt saker videre til bilene. Anlegget ble friskmeldt av Helse Fonna kl 12: Under stormen natt til søndag 10. august måtte et fartøy søke nødhavn i Fitjar. Ankeret til båten rev over en fiberkabel for Telenor. Natt til mandag 11. august oppsto det heng i reservesambandet mellom Bergen og Stavanger. Denne situasjonen varte fra kl. 05:53 til kl. 07:46. Natt til tirsdag 12. august oppsto tilsvarende heng i perioden 02:14 03:35. Løst ved at Helse Vest IKT manuelt restartet nettverksforbindelsen. Tilsvarende skjedde også natt til onsdag 13. august i perioden 06:05 06:21. Onsdag 13. august ble det etablert to reserveforbindelser via Oslo. Det var heller ikke flere hengsituasjoner etter dette. Ny sjøkabel i Fitjar ble klar søndag 17. august kl og, etter nøye testing, satt inn i produksjon natt til tirsdag 19. august Strømstans i Førde og Florø (bla Førdegården) grunnet lynnedslag. Diverse nettverksutstyr og redundante linjer fra Førde nede, får konsekvens på kablet og trådløst nettverk på fleire lokasjoner, herunder Førde Sjukehus, Førdegården, flere ambulansestasjoner, Voss, Lærdal og Sunnfjord Medisinske Senter. God håndtering. Beredskap avblåses 1 time og 3 minutter etter lynnedslaget. 7 Oppsummering Helse Vest IKT har fokus på IKT-sikkerhet. Administrasjonen har gjennom 2014 styrket IKTsikkerhet med 2 nye medarbeidere (1 på engasjement). IKT-sikkerhet bidrar i linje og prosjekt i hele organisasjonen, bidrar i pågående forbedringsprosesser og tiltak innenfor IKTsikkerhet. Det har i 2014 blitt jobbet med en ny ITIL-prosess for informasjonssikkerhet. Denne planlegges lansert Q og vil bli viktig for sikkerhetsarbeidet i Helse Vest IKT og for samhandling med øvrige prosesser. Den vil også bli viktig for forbedringspunktene beskrevet i rapporten over. Administrasjonen er fremdeles ikke fornøyd med den samlede rapportering innenfor sikkerhetsområdet. Dette er og drøftet av styret med utgangspunkt i rapportering fra virksomheten, samt løftet opp som egen sak knyttet til sikkerhetsrapportering (sak 007/15). Administrasjonen er av det syn at IKT-sikkerhetsarbeidet i store trekk er tilfredsstillende i Helse Vest IKT, men og at det er rom for forbedringer og videreutvikling innenfor området. Side 9 av 9

115 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Erik M. Hansen Saka gjeld: Status opsjon RIS/PACS Arkivsak Styresak 015/15 O Styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret tek saka til orientering. 1

116 Oppsummering Viser til sak 069/14 i styremøtet , der styret fekk ei orientering om status for arbeidet med konsolidering av RIS/PACS i Helse Vest RHF. Helse Vest IKT fremforhandlet i kontrakten med SECTRA om DMA en en opsjon på direkte anskaffelse av RIS/PACS. Ved å benytte denne opsjonen ville Helse Vest kunne konsolidere dagens 4 ulike RIS/PACS. Fakta Helse Vest IKT har lagt ut en Intensjonskunngjøring på DOFFIN for å avklare om markedet har innsigelser på at opsjonen benyttes. Helse Vest IKT fikk da henvendelser fra Agfa, Siemens og Carestream. Basert på disse henvendelsene, la Helse Vest IKT opp til følgende prosess for å avklare situasjonen; «Helse Vest IKT har lagt ut en intensjonskunngjøring vedr. direkte anskaffelse fra SECTRA basert på en opsjon inngått ved anskaffelse av DMA. Følgende parter har meddelt seg som interessenter i saken; Agfa Healthcare Norway AS Carestream Health Norway AS Siemens AS Likelydende versjoner av denne eposten er sendt til alle interessentene over. Eposten er også sendt til SECTRA til deres informasjon. Alle interessentene har fått tilbud om møter med Helse Vest IKT for å avklare synspunkter på intensjonskunngjøringen. Helse Vest IKT har, basert på dialog med interessentene, besluttet følgende videre prosess; 1) Helse Vest IKT oppsummerer vårt syn i saken basert på innspill og dialog ved et notat som sendes til alle interessentene i løpet av uke 2, 2015, dvs. senest fredag ) Interessentene vil deretter få 5 virkedager for å gi sine tilbakemeldinger på Helse Vest IKT sitt syn i saken. 3) Helse Vest IKT vil basert på disse tilbakemeldingene, oppsummere og konkludere. Alle interessentene vil informeres. 4) Helse Vest IKT har som ambisjon å konkludere senest Helse Vest IKT er av det syn at denne prosessen vil ivareta likebehandling av alle interessentene. Helse Vest IKT er også av det syn at denne prosessen er vesentlig for å sikre likebehandling, dersom endelig konklusjon skulle bli at skal gjennomføres en åpen anskaffelseskonkurranse.» For ytterligere informasjon vises det til følgende vedlegg; Vedlegg 1 Brev fra Helse Vest IKT til interessentene datert Inneholder Helse Vest IKTs begrunnelse for hvorfor opsjonen bør kunne benyttes. Vedlegg 2 Oppsummering etter innspill fra Agfa, Carestream og Siemens utarbeidet av adv. Halfdan Mellbye, Steenstrup Stordrange DA. Vedlegg 3 Brev fra Helse Vest IKT til interessentene datert med endelig oppsummering av saken. Konklusjon Konklusjonen er følgende; «Opsjon på direkte anskaffelse av RIS/PACS fra Sectra anvendes ikke. Eventuelt kjøp av RIS/(PACS) vil skje etter kunngjort konkurranse. I lys av at PACS og DMA vil være overlappende, jfr. vårt brev datert , vil en anskaffelse omfatte RIS og de elementer fra PACS som ikke dekkes av DMA.» 2

117

118

119

120

121

122

123

124

125

126

127

128 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Harald Kaada, Bjørg Røstbø, Ørjan Andersen og Erik M. Hansen Saka gjeld: Status Felles EPJ konsolidering Arkivsak Styresak 016/15 O Styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret tar saken til orientering. 1

129 Oppsummering Klokken 07:30 mandag kunne Helse Vest markere en historisk milepæl ved at konsolidert DIPSdatabase - med alle 4 foretak samlet - for første gang ble åpnet for foretakene. Med dette er Helse Vest første regionale helseforetak i Norge med ett felles journalsystem. Denne betydelige milepælen er et resultat av flere års målrettet samarbeid mellom foretakene, Helse Vest IKT og DIPS, og er det første viktige steg på veien mot «En innbygger en journal». Neste trinn på veien hit, nå når databasene er konsolidert, er åpning for tilgang på tvers mellom foretakene i Helse Vest i praksis «En vestlending en sykehusjournal». Dette vil skje etter utarbeidelse av avtaleverk mellom foretakene, og en del arbeid, blant annet på brukerroller i DIPS. Sammenslåingen skaper i tillegg store muligheter for bedre og mer effektiv fremtidig drift og forvaltning, og er en nødvendig forutsetning for en rekke store prosjekter i Helse Vest, blant annet KULE, DMA og Alle Møter. Det blir en 3 ukers beredskapsperiode etter konsolidering i tett samarbeid mellom foretakene, DIPS, prosjektet og Helse Vest IKT. Det blir høy beredskap og daglige møter for å følge opp avvik meldt Kundesenteret som kan knyttes til konsolideringen. Prosjektet håper med dette å håndtere evt. problemer så raskt og effektivt som mulig. Det vil gjøres et omfattende arbeid i regi av Program Klinisk IKT for å realisere gevinstene i etterkant av konsolidering. Realiseringen gjøres i samarbeid med gevinsteierne, og blant annet støttet av «BRO»- prosjektet - et prosjekt startet nettopp for å hente ut mulige gevinster som følge av konsolideringen. Mye kompetanse, engasjement og gjennomføringsevne er i tillegg skapt i arbeidsgruppene i prosjektet. Det pågår diskusjoner med regional systemansvarlig for å videreføre deler av disse gruppene i ordinær forvaltningsorganisasjon. Prosjektet går nå inn i den avsluttende fasen. Sluttrapport skal utarbeides og være godkjent Fakta Etter godkjent A-test, ble det gitt anbefaling om GO fra styringsgruppen. Konsolideringen ble gjennomført i perioden fra fredag kl 16:00 til mandag kl 07:30. Foretakene benyttet i perioden DIPS i lesemodus, erstatningsjournal og nødrutiner for pasientlogistikk, prøvebestilling m.m. Åpning for brukere mandag morgen gikk fint. Det tok noe tid å få distribuert klienten til brukere som ikke hadde hatt PCen på i helgen. For øvrig forløp åpningen uten større hendelser. Det er etablert høy beredskap i 3 uker i tett samarbeid med foretakene, DIPS og Kundesenteret i HVIKT. Avvik i produksjon som kan knyttes til konsolidering vil fortløpende følges opp av prosjektet. Etter dette overleveres konsolidert database til ordinær drift. Frysperiode for DIPS med tilhørende integrasjoner er med fullføringen av konsolideringen opphevet. Mye kompetanse, engasjement og gjennomføringsevne er i tillegg skapt i arbeidsgruppene i prosjektet. Det pågår diskusjoner med regional systemansvarlig for å videreføre deler av disse gruppene i ordinær forvaltningsorganisasjon. Sluttrapport for prosjektet skal være fullført og godkjent Risiko Siste konsolidering er nå fullført og satt i produksjon. Høy beredskap i 3 uker for å sikre rask og effektiv håndtering av feil i produksjon knyttet til konsolideringen. 2

130 Gevinst/nytte Prosjektets gevinstrealiseringsrapport og -plan er overlevert Program Klinisk IKT for videre oppfølging i samarbeid med gevinsteierne. Klinisk IKT har videre etablert BRO-prosjektet som har som mandat å hente ut gevinster etter konsolideringen. En rekke ressurser fra EPJ Konsolidering videreføres inn i BROprosjektet for å ivareta kontinuiteten. Et svært viktig gevinstområde etter konsolideringen er videre arbeid mot «En innbygger en journal». EPJ Konsolidering er kun trinn 1 på veien mot dette målet og i praksis en teknisk tilrettelegging for å kunne åpne for journaltilgang på tvers mellom foretakene «En vestlending en sykehusjournal». Dette vil skje etter utarbeidelse av avtaleverk mellom foretakene, og en del arbeid, blant annet på brukerroller i DIPS. Merk at tilgang på tvers er et stort og omfattende arbeid som favner bredere enn kun journaltilgang i DIPS. Blant annet må det jobbes med hensiktsmessig informasjonsdeling i øvrige fagsystemer, inkludert via DIPS-integrasjoner. Figuren over, fra Felles EPJ Strategiplan, viser planlagt vei videre mot En innbygger en journal: - EPJ Konsolidering er nå fullført - Deretter følger tilgang på tvers internt i Helse Vest - «En vestlending en sykehusjournal» - Deretter følger fastlegene og kommunene på vestlandet «En vestlending en journal» - Deretter følger tilgang til andre RHF s sykehusjournaler «En innbygger en sykehusjournal» - Til slutt følger full tilgang på tvers «En innbygger en journal» Kompleksiteten og usikkerheten stiger jo lengre ut i løpet man kommer, da graden av koordinering og samarbeid vil bli stadig økende. Det er viktig at arbeidet får nødvendig fokus og ressurser fra Helse Vest IKT og foretakene og at kanaler for samarbeid med øvrige RHF etableres. Konklusjon En viktig milepæl er nådd med konsolideringen av Felles EPJ til en regional database. Det er nå viktig å videreføre arbeidet med avtaler, tilgangsstyring og gevinstrealisering som følge av dette. 3

131 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest IKT AS Dato: Sakshandsamar: Bente Saltnes Saka gjeld: Status Alle møter og Vestlandspasienten.no Arkivsak Styresak 017/15 O Styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret tar saken til orientering. 1

132 Oppsummering Helse Vest IKT har nå i mars 2015 fire prosjektledere, tre testledere, fem arkitekter og en rekke annet personell engasjert i Alle møter. Prosjekteier Hilde Christiansen er fortsatt tett involvert i arbeidet. Prosjektet har fortsatt et høyt tempo, men etter hvert som bruken av Vestlandspasienten øker i tillegg til at løsningene stadig blir mer komplekse, så har også fokuset på kvalitet i disse leveransene blitt tydeligere. Helse Vest IKT har i samarbeid med Helsedirektoratet gjennomført i alt 5 lanseringer av Vestlandspasienten i 2014 og 1 lansering i All funksjonalitet i Vestlandspasienten, som er levert så langt, er nå breddet til alle avdelinger i Helse Vest, samt til alle DPI er. Vi har begynt å utforske muligheter for selvbooking av timer. Ledende arkitekt i Alle møter deltok i fjor i DIS (Digital Innbygger Spesialisthelsetjeneste) prosjektet, som gjennomføres av Helsedirektoratet på oppdrag fra Nasjonal IKT, og vi ser det som naturlig og viktig for Alle møter at vi fortsetter dette arbeidet også i Vi er bedt av prosjekteier om å jobbe med, og å få på plass, en løsning for Fritt behandlingsvalg innen utgangen av Det pågår innledende møter rundt dette, og vi må ha flere avklaringer på plass før vi kan avklare hvordan dette arbeidet skal gjennomføres og organiseres. Forprosjektet Innkommende telefoni Helse Vest strekker seg fra 2 februar 2015 til 30 september Forprosjektets leveranse er å foreslå løsningsskisser som på overordnet nivå skal sørge for følgende: For det første, bedre kundeopplevelsen for pasienter og pårørende som ringer til helseforetakene. For det andre, skape bedre forhold for ansatte hvis oppgave er å svare på telefonhenvendelser. Vi ser på muligheten for å utvikle en ny SMS løsning som vil øke fleksibiliteten vesentlig i forhold til løsninger som eksisterer per i dag. Alle møter prosjektet vil gjennomføre en pilot, med piloter i hvert foretak, der ny funksjonalitet fra DIPS Arena prøves ut, slik at vi også kan få påvirke videre utvikling av funksjonalitet. Når det gjelder oppgaveplanlegging, så er fokuset nå på utrulling i foretakene. Prosjektene i foretakene jobber systematisk med å få avdelingene til å ta i bruk GAT som planleggingsverktøy og deretter å ta i bruk GAT/DIPS integrasjonen. GAT/DIPS integrasjonen er overlevert til drift, og vil bli overlevert til foretakene ila mars. GAT/Orbit integrasjonen har vært i pilot siden november Den vil bli overlevert til drift og foretaket i løpet av mars. Det er foreslått at Alle møter prosjektet blir gjort om fra et prosjekt til et program. Vi jobber med forslag til et oppdatert målbilde, fokusområder i de neste 3 årene, samt et forslag til en programorganisering. Det vil ikke være behov for store endringer i organiseringen, men vi ønsker å benytte denne anledningen til å se på hva vi kan forbedre. Styringsgruppen til ta en beslutning på dette ila våren. Fakta Ringetjeneste har endret navn til Ringetjeneste SMS og har nå mer fokus på SMS enn applikasjonen «Ringelisten» som var grunnlaget for prosjektet. Arbeid med oppdatering av prosjektdirektiv pågår. Forprosjekt Innkommende telefoni Helse Vest startet opp i februar Det ble jobbet med forarbeid og kartlegging ila høsten GAT/Exchange ble overlevert til drift og avsluttet i første del av

133 GAT/Sharepoint ble overlevert til drift i første del av I etterkant har det vært gjort noen oppdateringer og tilpasninger. GAT/DIPS integrasjonen er overlevert til drift og overlevering til foretakene pågår. Vi jobber med avklaringer rundt oppstart av prosjektet Pilot av Inntaksplanlegging i DIPS Arena under Alle møter. Del 1: Fokus på å bedre pasientoppmøte og bedre service til pasientene Status Ringetjeneste - SMS Applikasjonen «Ringelisten» er overlevert til drift hos Helse Vest IKT. Overleveringsmøter med foretakene gjennomføres i løpet av mars. Noe ny funksjonalitet kommer også i løpet av mars. Vi sender nå ut SMS både ved tildeling og påminning av time. Det gjøres en del mindre justeringer på det tekstlige innholdet utover våren. Arkitekturen for utsendelse av SMS er utdatert og vi ser nå på muligheten for å lage en felles løsning på en ny plattform som vil øke fleksibiliteten vesentlig. Status Vestlandspasienten Helse Vest IKT har i samarbeid med Helsedirektoratet gjennomført i alt 5 lanseringer av Vestlandspasienten i 2014 og 1 lansering i Al funksjonalitet i Vestlandspasienten, som er levert så langt, er nå breddet til alle avdelinger i Helse Vest, samt til alle DPI er. Pasientene har i dag følgende muligheter når de logger seg inn på Vestlandspasienten: Se tildelte timer fra DIPS med tilhørende informasjon. Se tildelte timer fra røntgensystemene i HBE, HST, HFD og HFO med tilhørende informasjon. Mulighet for å sende dialogmeldinger med spørsmål til timene, fra portalen til DIPS. Mulighet for å bekrefte at de kommer til timen. Laste timen ned i egen kalender. Se status på henvisningene sine. Samtykke til bruk av Personlig Helse Arkiv (PHA) Se kontakthistorikk med foretaket (pt. dialogmeldinger sendt på timene) Mulighet for å bruke all ovenstående funksjonalitet for egne barn under 12 år (Innsyn for pårørende versjon 1). I tillegg til de overordnede funksjonelle leveranser leveres løpende grunnleggende teknisk funksjonalitet, samt forbedringer/utvidelser på tidligere levert funksjonalitet. Det store fokusområdet i starten av 2015 har vært å ta i bruk Personlig Helse Arkiv (PHA). I første omgang å kunne lagre (og vise frem) de meldinger som pasientene har sendt til foretaket. Neste steg blir å kunne lagre og vise Innkallingsbrevet på portalen. Dette lanseres i første omgang for HFD, og videre utrulling planlegges etter at det er gjennomført en evaluering av løsningen. Videre i 2015 jobbes det med å kunne svare elektronisk på meldingene fra pasienten og å kunne vise hele dialogen på portalen. Dette er en veldig etterspurt funksjonalitet som vil gjøre dialogen med pasienten mer profesjonell sett fra pasienten sin side, og mere effektiv sett fra foretaket sin side. Vi ønsker å vise fastlegetimene og å kunne vise flere typer brev. Det jobbes videre med å avklare og innføre løsninger for de forskjellige typer av Innsyn og Innsyns-reservasjon. Det er ambisjonen å bruke Vestlandspasienten til å understøtte dialogen med pasienten i forbindelse med Pakkeforløp for kreft. Hvilke komponenter, eksisterende og nye, dette krever er under avklaring. 3

134 Løsningene utvikles i tett og godt samarbeid mellom Helse Vest IKT, Helsedirektoratet og med Dips som primær leverandør av nye og endrede tjenester til levering av data til portalen. Prosjektet har et tett og velfungerende samarbeid med innføringsprosjektene i foretakene og har også tilgang til fag-ressurser i EPJ-sentrene for løpende kvalitetssikring av løsningene. Det merkes i prosjektet, at nå som Vestlandspasienten vokser innholdsmessig og bruken av løsningen øker, blir løsningene stadig mere teknisk komplekse og muligheten for å kjøre Pilot og prøve ting ut blir mindre. Vi er nødt til å tenke renommé og ha et stort fokus på kvalitet og helhetlige løsninger. Samtidig skal vi fremdeles ha et høyt ambisjonsnivå. Prosjektet påvirkes også av nasjonale prosjekter som DIS-prosjektet, som kommer til å sette fremtidige rammer for Vestlandspasienten, både hva angår grunnleggende arkitektur og design. I samarbeidet med Helsedirektoratet forsøker vi kontinuerlig å ha et blikk for «Det nasjonale målbildet» samtidig med at vi ønsker å fremme Helse Vest sine ambisjoner for Vestlandspasienten. Status Innkommende telefoni for Helse Vest Innkommende telefoni Helse Vest er et forprosjekt under Alle møter. Forprosjektets tidslinje strekker seg fra 2 februar 2015 til 30 september Forprosjektets leveranse er å foreslå løsningsskisser som på overordnet nivå skal sørge for følgende: For det første, bedre kundeopplevelsen for pasienter og pårørende som ringer til helseforetakene. For det andre, skape bedre forhold for ansatte hvis oppgave er å svare på telefonhenvendelser. Sentralbordene har gjennomgående gode svartider. Utfordringen starter når kunden blir satt over til klinikker, eller ringer direkte til klinikker. I dag får 3 av 10 som ringer inn aldri svar. Lang ventetid på telefon, linjer som bryter i telefonkøen og smale åpningstider er utfordringer for kunden. Ansatte som svarer på telefonhenvendelser har varierende telefoniutstyr og støttesystemer, samt simultane oppgaver og svært mange henvendelser per telefon. Undersøkelser viser at pasientene ofte henvender seg for å få svar på enkle spørsmål knyttet til timeoppmøte, som kan besvares per telefon hvis pasienten får svar. Fremtiden telefoniopplevelse, organisering og prioritering av intern telefonitjeneste henger tett sammen. For å sikre at forslagene som blir presentert i prosjektkandidaten er forankret i de lokale helseforetakene, og lar seg gjennomføre i praksis, er forankring i de lokale helseforetakene svært viktig. Forprosjektet legger opp til en samhandlingsmodell hvor Helse Vest IKT søker å fasilitere frem ulike forslag basert på de lokale prosjektmedlemmenes kunnskap, erfaring og kartlegging i egen organisasjon i hvert enkelt foretak. 4