Hole kommune - investeringsprosjekter Investeringsprosjekter retningslinjer for gjennomføring av investeringsprosjekter Innhold: 1. Rutiner frem til vedtak... 2 2. Løpende rapportering investeringstiltak... 2 3. Sluttrapport for investeringsprosjekter... 2 4. Hva er er investering? Skille drift og investeringer... 3 5. Aktiviteter i forbindelse med større investeringsprosjekter... 5 6. Veileder for beregning av investeringskostnader... 6 7. Regnskapsføring og årsoppgjør... 7 8. Vedlegg 1: Kontoplanen for budsjettering og regnskapsføring av investeringer... 8 Arter (typer utgifter og inntekter)... 9 Momskoder... 10 Ansvar... 10 Funksjoner... 11 Investeringer skal ha særskilte prosjektnr... 11 9. Vedlegg 2: Økonomirapportering på et investeringsprosjekt i Visma... 12 1
1. Rutiner frem til vedtak Ansvarlig for at rutinene gjennomføres er "eier" av investeringsprosjektet. Foreta vurdering om investeringene skal i drift eller investeringsbudsjettet (se kap 4 skille drift og investeringer) Investeringsprosjekter skal som hovedregel innarbeides i årsbudsjett og økonomiplanvedtaket i forbindelse med kommunestyrets budsjettprosess. Det skal utarbeides en kostnadsberegning og finansiering Det skal utarbeides en forventet fremdriftsplan / aktiviteter 2. Løpende rapportering investeringstiltak Det skal rapporteres til kommunestyret i forbindelse med tertialrapportene. Det skal rapporteres i forhold til aktiviteter, økonomi, innhold og andre forhold som er vesentlig. Rapporten skal inneholde: Fremdrift i forhold til aktivitetsplan (se kap 5) Forventet forbruk på prosjektet (prognose) Ved avvik, kort beskrivelse av årsaken til avviket. Forslag til inndekning av avviket. 3. Sluttrapport for investeringsprosjekter Det skal utarbeides en sluttrapport for alle prosjekter som er vedtatt av kommunestyret på over 1 mill kr. Sluttrapportering skal skje i form av egne saker. Innholdet skal være som følger: Navn på prosjektet, bevilget beløp og resultat Kort beskrivelse av gjennomføringen av prosjektet Er resultatet i samsvar med det som ble vedtatt. 2
4. Hva er er investering? Skille drift og investeringer Alle kriteriene må være oppfylt: Varig: eiendelen må ha en økonomisk levetid på minst 3 år. Vesentlig verdi: en anskaffelseskostnad på minst kr 100.000. Uavhengig av regnskapsperiode: investeringer som strekker seg over flere år skal vurderes som én investering, selv om utgiftene det enkelte år skulle være lavere enn kr. 100.000. NB! kun utgifter relatert til prosjektet, ikke senere vedlikehold Det må skilles mellom påkostning og vedlikehold, vedlikehold skal føres i driftsregnskapet. Fellesanskaffelser Hver enkelt eiendel skal som hovedregel vurderes for seg opp mot varighets- og vesentlighetskriteriet. Fellesanskaffelser kan likevel vurderes samlet opp mot vesentlighetskriteriet, dersom de enkelte eiendelene som omfattes av fellesanskaffelsen inngår i et samlet system med samme bruksformål. Fellesanskaffelser der hver enkelt eiendel hver for seg er bagatellmessige kan ikke klassifiseres som investering. Eiendeler som anskaffes i forbindelse med nybygging eller påkostinger på en eksisterende eiendel, vurderes som en del av de totale utgiftene til den samlede investeringen. Eks: Utskifting av sykehjemssenger: totalutskifting for hele kommunen eller et sykehjem: investering. Utskifting av enkelte senger er vedlikehold (drift) selv om det kjøpes inn flere samtidig. Tilsvarende for PC-er Påkostning og vedlikehold Skillet mellom påkostning og vedlikehold bygger på definisjonene av vedlikeholdskostnader og utviklingskostnader i Norsk Standard (NS 3454) Livssykluskostnader for byggverk Løpende vedlikeholdsutgifter skal utgiftsføres i driftsregnskapet Påkostninger skal utgiftsføres i investeringsregnskapet og aktiveres i balanseregnskapet Vil til en viss utstrekning måtte baseres på faglig skjønn i det enkelte tilfellet Nærmere om påkostning Utgifter som påløper for å føre anleggsmidlet til en annen stand, eller bedre standard enn det var i da det opprinnelig ble anskaffet av kommunen. Det vil si utgifter som øker et anleggsmiddels bruksverdi. 3
Utgifter til utvikling av et anleggsmiddel for å opprettholde dets verdi over tid i forhold til nye krav fra brukere og myndigheter Utgifter som enten: forlenger forventet økonomisk levetid til et anleggsmiddel øker kapasiteten eller funksjonaliteten utvider eller endrer bruksområdet, utover utgifter som følger av normal slit og elde, anses å øke bruksverdien og klassifiseres som påkostning. Nærmere om vedlikehold Utgifter som påløper for å holde et anleggsmiddel i samme standard tilsvarende som det var på opprinnelig anskaffelsestidspunkt. Tiltak som er nødvendige for å opprettholde anleggsmidlet på et fastsatt kvalitetsnivå, og derved gjøre det mulig å bruke det til sitt tiltenkte formål innenfor en gitt brukstid (eiendelens forventede økonomiske levetid). Tiltak som har karakter av løpende vedlikehold, skal alltid klassifiseres som vedlikehold. Arbeider som må utføres for å hindre forfall som følge av jevn og normal slitasje klassifiseres som vedlikehold. Vedlikehold har derfor også en preventiv virkning og forebygger skader. Utgifter som følger av normal slit og elde, som ikke forlenger levetiden til et driftsmiddel, som ikke øker kapasiteten eller funksjonaliteten og/eller som ikke utvider eller endrer bruksområdet, klassifiseres som vedlikehold. Utføres vedlikeholdet sjelden, vil dette kunne medføre at utgiften blir vesentlig (kr. 100.000). Dette medfører ikke at utgiften kan klassifiseres som påkostning. 4
5. Aktiviteter i forbindelse med større investeringsprosjekter Det skal utarbeides en tentativ fremdriftsplan med følgende faser: 1.0 Prosjektbeskrivelse med mål, hensikt, rammer 2.0 Byggeprosjekt 2.1 Anskaffelse anbud evaluering 2.2 Kontrakt avtale med partnere 2.3 Tegninger og beskrivelser 2.4 Byggesøknad 2.5 Bygging 2.6 Overtakelse 2.7 Ett-års befaring 3.0 Sluttregnskap 5
6. Veileder for beregning av investeringskostnader Når man skal beregne kostnadene til et investeringsprosjekt, så skal opplistningen nedenfor benyttes som mal. Opplistingen er ikke fullstendig, og må derfor tilpasses hvert enkelt prosjekt: 1.0 Grunnerverv inkl tinglysingsgebyrer 2.0 Honorarer: 2.1 Forprosjekt 2.2 Grunnundersøkelser 2.3 Prosjektering 2.4 Oppfølging tom ferdigbehandling 2.5 Byggeledelse 3.0 Byggekostnader 3.1 Bygningsmessige arbeider inkl eventuelle rivings- og utenomhusarbeider 3.2 Ventilasjonsanlegg 3.3 Rørleggerarbeid 3.4 Elektroarbeider (sterstrøm og svakstrøm) 3.5 Heisanlegg 3.6 Byggesaksgebyrer 4.0 Andre kostnader 4.1 Kopiering 4.2 Inventar og utstyr 5.0 Kapitalkostnader 5.1 Prisstigning fram til byggestart 5.2 Prisstiging i byggeperioden 5.3 Byggelånsrenter 6.0 Uforutsette kostnader 7.0 Kunstnerisk utsmykning (1% av sum pkt 3.0 dersom denne er høyere enn 10 mill kr) Finansiering av investeringer Finansiering skal fremgå i vedtaket. Dersom det kan påregnes tilskudd som spillemidler, investeringstilskudd m.v. skal det fremgå forventet tidspunkt for utbetaling av tilskuddet. Prosjekteier har ansvar for søknad og oppfølging av tilskudd knyttet til investeringer. 6
7. Regnskapsføring og årsoppgjør Reglene for budsjettering og regnskapsføring av investeringer er gitt i kommuneloven og forskrifter om årsbudsjett og årsregnskap. Rammene for budsjettering og avslutning av investeringsregnskapet er: Investeringsbudsjettet er ettårig, altstå årsuavhengig. Årsbudsjettet er bindende og årlige bevilgninger er nødvendig for å kunne pådra utgifter i regnskapet. Investeringsbudsjettet må reguleres ved behov for å tilfredsstille krav til balanse og realisme. Alle midler er frie og anses som felles finanisering av investeringsporteføljen, untatt øremerket finasiering fra andre. Begrepet udekket/udisponert gjelder differansen mellom samlet tilgang og samlet bruk av midler i investeringsrenskapet, og ikke avvik på de enkelte investeringsrammene eller avvik på enkeltprosjekt. Dersom prosjektet har behov for å overføre ubrukte midler fra ett år til et annet skal dette enten innarbeides i budsjettsaken for neste år eller som egen budsjettkorrigering. 7
8. Vedlegg 1: Kontoplanen for budsjettering og regnskapsføring av investeringer I Visma er det følgende elementer som alltid skal fylles ut i investeringsregnskapet: Art 5 siffer (klasse+art) Ansvar 4 siffer Funksjon 3 siffer Investeringsprosjekt 4 siffer Momskode 4 siffer 0xxxxx xxxx xxx 0xxx xxxx Art - i investeringsregnskapet skal arten alltid starte med siffer 0. Kontoplanen er oppgitt gyldig arter i investeringsregnskapet. Ansvar - ansvarlig tjenestested eller avdeling som i drift. Funksjon - KOSTRA-funksjon, på mange områder er det egne funksjonsområder knyttet til bygninger f.eks 261 Institusjonslokaler.. Investeringsprosjekter (tidligere objekt eller wbs). Opprettes av regnskapsavdelingen. Starter også alltid med siffer 0. Momskoder i Visma er det de samme momskodene for investeringer som drift (i gammelt system var det ulike). 8
Arter (typer utgifter og inntekter) Dvs hva slags utgifter er det - se egen artskontoplan for investeringer i kommunens kontoplan. I tabellen nedenfor har jeg satt inn de mest brukte artene i investeringsregnskapet: Hovedbok Artstekst (art) Utgifter 019500 Avgifter, gebyrer el som byggesaksgebyrer 019560 Lisenser på dataprogram (som omfattes av investeringstiltaket). 020000 Inventar og utstyr 020060 PC og utstyr til pc 021000 Kjøp av transportmidler 023000 Kjøp av byggetjenester inkl materiale (der hvor andre utfører arbeidet for oss). 024000 Serviceavtaler, bygge- og vaktmestertjenester (der hvor andre utfører oppgaver for oss) 025000 Materialer til påkostning og nybygg (der hvor tiltaket gjennomføres av eget personell) 026000 Kjøp av renhold og vaskeritjenester 028000 Grunnerverv 028500 Kjøp av eksisterende bygg/anlegg 037000 Konsulenttjenester ved ekstern prosjektering, arkitekter m.v. Inntekter 067000 Salg av fast eiendom 070000 Refusjon / tilskudd fra staten til investeringer 073000 Refusjon / tilskudd fra fylkeskommunene spillemidler m.v. 077000 Refusjon/tilskudd fra andre 089000 Gaver fra andre. 9
Momskoder Dersom det ikke er merverdiavgift på fakturaen skal dere heller sette noe i avgiftskodefeltet! For områder innen momskompensasjon (de fleste tjenestene våre med unntak av salgsområder byggesak, vann og avløp): Mva sats på Kode faktura 25% mva 801 15% mva 802 10% mva 803 For som omfattes av ordinær moms, som vann og avløpsområdet: Mva sats på faktura Inngående kjøp (kode) Ingen mva 100 25% mva 108 15% mva 109 10% mva 110 Ansvar I investeringsregnskapet bruker vi samme ansvar som den ansvarlige tjenesteleder som skal følge opp prosjektet knyttes til. Feks vil et tiltak knyttet til Hole ungdomsskole ha 2600 Tjenesteleder Hole ungdomsskole som ansvar 10
Funksjoner Viktig å huske på et det er egne funksjoner/ kostra-funksjoner knyttet til lokaler for de fleste områder. Dette kan avvike fra de funksjoner tjenesteleder normalt har ansvar for. Funksjonsområde Funksjon tekst 130 Administrasjonslokaler 221 Førskolelokaler (inventar og utstyr på 201) 222 Skolelokaler (inventar og utstyr på 202) 261 Institusjonslokaler og boliger med heldøgns pleie og omsorg inventar og utstyr på 253. 265 Kommunalt disponerte boliger der det inngås leiekontrakt, inkl omsorgsboliger 381 Kommunale idrettsbygg og idrettsanlegg 386 Kommunale kulturbygg Investeringer skal ha særskilte prosjektnr Alle investeringstiltak skal ha et særskilt prosjektnummer (4 siffer) knyttet til seg, og skal alltid starte med siffer 0xxx. Viktig å avklare med regnskapsfaglig ansvarlig hvilket prosjektnr som skal brukes i investeringsregnskapet ved nye tiltak. Det er regnskapsavdelingen som teknisk oppretter nye prosjektnr, men det blir økonomisjef som koordinerer det bl.a. i forhold til budsjett og rapportering. Se kontoplan med oversikt over alle investeringsprosjekter. 11
9. Vedlegg 2: Økonomirapportering på et investeringsprosjekt i Visma Økonomirapportering og oppfølging For å se status i forhold til budsjett: Velg Rapporteringsmaler Felles. Velg Investeringsrapport sortert på ansvar eller Investeringsrapport sortert på prosjekt Da skal du få opp en rapport for investeringer innen ditt ansvar eller på det enkelte prosjekt (se egen rapport). For investeringer er det ikke foretatt noen periodisering av budsjettet, hele budsjettet er lagt inn i periode 1 (januar) slik at man hele tiden ser hva som er gjenstående i forhold til årets budsjett. Søk opp bilag fra regnskapet (enklere oppslag): Økonomi/Søk Investeringstiltak 1. Skriv inn prosjektnr i cellen 2. Trykk på menyknapp SØK (nede til høyere i bildet) Får da opp alle bilag (også fra lønn, fakturering mm). 12
Du får opp Totalbeløp (over beløpskolonnen), rapporten kan overføre til excel (se excel symbolet ved siden av totalbeløp (over høyere kolonne). Du kan også hente opp original fakturaen ved å sette markøren på aktuell linje, kommer et blått felt hvor det står Hent opp fakturadetaljer, trykk i feltet og du kommer inn i fakturbildet. Ser kontering, status (overført) og selve fakturabildet. 3. Hent opp bilaget ved å markere raden, enten skrive direkte inn i cellen eller velge ved å trykke på blå skrift Investeringstiltak.. Søk (her kan du også begrense på perioder eller velge annet regnskapsår når det blir aktuelt. I visma har vi ikke tatt inn historiske tall.. 13