Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler Møtedato: 23.05.2019, Tidspunkt: fra kl. 18.00 til kl. 21.05 Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Fra til saksnr.: 19/17 19/28 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Øivind Kristiansen, leder Hanne Synnestvedt, nestleder Anne Marit Skovly Ingerid Bjercke Thor Bjønnes Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Konst. daglig leder Jolanta Betker Møtene fra administrasjonen: Rådmann Dag Willien Eriksen, kommunalsjef oppvekst Line Klavestad Hansen, kommunalsjef teknisk Jan Richard Aspheim og økonomisjef Kurt Skarning. Andre: Kemner Pål Henning Klavenes... Øivind Kristiansen Hanne Synnestvedt
Kontrollutvalget Hvalers møte 23.05.2019 Sakliste PS 19/17 Godkjenning av innkallingen og saksliste PS 19/18 Godkjenning av protokoll fra møte 04.04 2019 PS 19/19 PS 19/20 PS 19/21 PS 19/22 PS 19/23 PS 19/24 Orientering om skatteregnskapet 2018 - Hvaler kommune Informasjon fra rådmann angående bussulykke Uttalelse til årsregnskapet 2018 - Hvaler kommune Informasjon angående interpellasjon i kommunestyret angående Skjærhalden båtforening Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt "Investeringsprosjekters tidligfase" Revisjonsbrev 4/2019 - Kontrollutvalgets oppfølging PS 19/25 Rapportering etter utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2018 PS 19/26 Møteplan 2. halvår 2019 PS 19/27 PS 19/28 Referater og meldinger Eventuelt PS 19/17 Godkjenning av innkallingen og saksliste 1. (saken legges frem uten forslag til vedtak) Ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Innkallingen og sakslisten godkjennes. PS 19/18 Godkjenning av protokoll fra møte 04.04 2019 1. Protokoll fra møte 04.04 2019, godkjennes
Som innstillingen 1. Protokoll fra møte 04.04 2019, godkjennes. PS 19/19 Orientering om skatteregnskapet 2018 - Hvaler kommune 1. Kemners redegjørelse om skatteregnskapet 2018, tas til orientering Kemner orienterte utvalget om skatteregnskapet for 2018. Enkelte spørsmål ble stilt og besvart av kemner i møte. Vedtaket som innstilling. 1. Kemners redegjørelse om skatteregnskapet 2018, tas til orientering. PS 19/20 Informasjon fra rådmann angående bussulykke Kommunalsjef redegjorde for det skriftlige informasjonen som fulgte saken. Utvalget stilte spørsmål som ble besvart i møte. Kommunalsjef oppvekst redegjorde også for videre tiltak som kommunen har gjort i ettertid. Herunder sikkerhetsbeltekontroll i bussene. Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering. PS 19/21 Uttalelse til årsregnskapet 2018 - Hvaler kommune 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2018 for Hvaler kommune som vist i vedlegg 1 til saken 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2018 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet
Revisjon orienterte om forbeholdene og merknadene som fremkommer i revisjonsberetningen for årsregnskapet 2018. Utvalget stilte flere spørsmål og revisjonen og administrasjonen svarte på disse. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling 23.05.2019: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2018 for Hvaler kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2018 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. PS 19/22 Informasjon angående interpellasjon i kommunestyret angående Skjærhalden båtforening Rådmann og kommunalsjef informerte interpellasjon som gjelder Skjærhalden båtforening som ble behandlet av kommunestyret den 21.03 2019. Utvalget stilte spørsmål som ble besvart i møte. Utvalget ønsket en ytterligere informasjon fra rådmann i sitt neste møte. Informasjonen skal omhandle reglement for båtplasser i kommunal regi og om det er klageanledning i reglementet. 2. Rådmann gir informasjon om reglement for båtplasser i kommunal regi og om det er klageanledning i dette reglementet. Dette sees også opp mot kommunens deltakelse/ eierskap i Borg havn. Er det kommunale reglementet blitt videreført etter kommunens inntredelse i Borg Havn som IKS. Eventuelt hvilket reglement er gjeldende. Denne informasjonen gis i kontrollutvalgets møte den 26. september. PS 19/23 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt "Investeringsprosjekters tidligfase" 1. Kontrollutvalget tar kommunens redegjørelse om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Investeringsprosjekter» til orientering, og ber om en tilbakemelding når kommunestyrets punkt 2 er fulgt opp av kommunen. Kommunalsjef orienterte om kommunens rutiner og prosesser vedr. investeringsprosjekter. Vedtaket ble som innstillingen.
1. Kontrollutvalget tar kommunens redegjørelse om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Investeringsprosjekter» til orientering, og ber om en tilbakemelding når kommunestyrets punkt 2 er fulgt opp av kommunen. PS 19/24 Revisjonsbrev 4/2019 - Kontrollutvalgets oppfølging 1. Revisjonsbrev nr. 4/2019, tas til etterretning 2. Rådmannen bes fremlegge skriftlig redegjørelse for hvordan tidligere og nye forhold revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 4/2019, vil bli fulgt opp av administrasjonen. Redegjørelsen bes foreligge til kontrollutvalgets møte den 5. desember 2019. Revisjonen redegjorde for grunnlaget for revisjonsbrevet. Kontrollutvalget ønsket endring i innstillingen punkt 2 om tilbakemelding, at den settes til 26. september. 1. Revisjonsbrev nr. 4/2019, tas til etterretning 2. Rådmannen bes fremlegge skriftlig redegjørelse for hvordan tidligere og nye forhold revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 4/2019, vil bli fulgt opp av administrasjonen. Redegjørelsen bes foreligge til kontrollutvalgets møte den 26. september 2019. PS 19/25 Rapportering etter utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2018 1. Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2018, tas til orientering Vedtaket ble som innstillingen 1. Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2018, tas til orientering PS 19/26 Møteplan 2. halvår 2019 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2019: 5. september kl. 18.00 5. desember kl. 18.00
Kontrollutvalget ble enige om følgende møtedatoer for 2. halvår: 26. september kl. 18.00 4. desember kl. 18.00 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2019: 26. september kl. 18.00 4. desember kl. 18.00 PS 19/27 Referater og meldinger 1. Referater, meldinger og revisjonens informasjon om fondsbruk tas til orientering. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Referater, meldinger og revisjonens informasjon om fondsbruk tas til orientering. PS 19/28 Eventuelt Møtet ble lukket, i henhold til 31, punkt 2 i kommuneloven. Kontrollutvalgsleder redegjorde for en mottatt henvendelse. Møtet ble deretter åpnet igjen. Medlem Ingerid Bjercke kom med innspill om at det er høyt sykefravær i kommunen. Dette bør vektlegges i risiko- og vesentlighetsvurderingen som blir utarbeidet i forkant av plan for forvaltningsrevisjon 2020-2022. Kontrollutvalget ønsker til sitt neste møte en informasjon fra rådmann angående kommunens ansvar og arbeid med ro og orden i skoleskyss-situasjonen. Samt ansvarsforholdet i skolebusstjenesten. Hvilke instanser har ansvaret for at det eksempelvis ikke er mobbeepisoder på skolebussene, eller andre uheldige situasjoner. Hvordan arbeider kommunen hvis slike situasjoner oppstår? Medlem Hanne Synnestvedt kom med innspill om uheldige situasjoner og utagerende atferd i ulike klasser på skolene. Kontrollutvalget ønsket en informasjon i sitt neste møte, fra rådmann, på hvilke sikkerhetstiltak som er igangsatt for medelever i klasser hvor enkeltelever har utagerende atferd.