KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 22.5.2019 10.30 15.20 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Rolleiv O. Lind (leder) Kari Workinn Jon Arne Jørstad Marie Fangel Oddny Aleksandersen Fra Tromsøbadet KF: Daglig leder Siv-Hege Helsing Schrøen (tilstede i sak 46/19) Styreleder Andreas Willumsen (d.s.) Fra Tromsø Havn KF: Havnestyrets leder Jarle Heitmann (tilstede i sak 48/19) Havnedirektør Jørn-Even Hanssen (d.s.) Økonomi og adm.leder Aashild Forseth (d.s.) Fra Tromsø kommune: Fagsjef regnskap Arnhild Johansen (tilstede i sak 49-52/19) Leder budsjett og finanstjenesten Thomas Johansen (d.s.) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik Forvaltningsrevisor Astrid Indrebø Oppdragsansvarlig revisor Elsa Saghaug Regnskapsrevisor Tove Kronstad Sundstrøm Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Bjørn Halvor Wikasteen Behandlede saker Sak nr./år Sak 43-57/19 Underskrifter Rolleiv O. Lind sign.
Blad 2 Kari Workinn sign. Oddny Aleksandersen sign. Jon Arne Jørstad sign. Marie Fangel sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 14.5.2019 ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 43/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 10.4.2019 44/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 11.4.2019 (etatsbesøk) 45/19 Revisors rapportering årsregnskapet 2018 Tromsøbadet KF 46/19 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsøbadet KFs årsregnskap for 2018 47/19 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2018 Tromsø Havn KF 48/19 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2018 49/19 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2018 Tromsø kommune 50/19 Revisjonsbrev nr. 31 (2018)- beregning av ansiennitet og oppfølgning av kontrollutvalgets sak 25/19 51/19 Revisjonsbrev nr. 32 Årsregnskap 2018 52/19 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for 2018 53/19 Referat fra etatsbesøk ved Otium 11.4.2019 54/19 Rapport fra selskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS 55/19 Notat fra KomRev NORD - Tromsøbadet 56/19 Revisors rapportering løpende orientering 57/19 Referatsaker
Blad 3 43/19 Godkjenning av protokollen fra møtet 10.4.2019 Protokollen fra møtet 10.4.2019 godkjennes. Protokollen fra møtet 10.4.2019 godkjennes. 44/19 Godkjenning av protokollen fra møtet 11.4.2019 (etatsbesøk) Protokollen fra møtet 11.4.2019 (etatsbesøk) godkjennes. Protokollen fra møtet 11.4.2019 (etatsbesøk) godkjennes. 45/19 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2018 Tromsøbadet F Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering.
Blad 4 46/19 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsøbadet KFs årsregnskap for 2018 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsøbadet KFs årsregnskap for 2018. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for Styreleder Andreas Willumsen og daglig leder Siv-Hege Helsing Schrøen orienterte om foretakets årsregnskap for 2018, og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Ved revisors rapportering ble det gitt opplysninger om visse mangler i rutinene for økonomisk internkontroll. Forholdet kommenteres i kontrollutvalgets uttalelse, som følger: «Kontrollutvalget konstaterer - ut i fra revisjonens redegjørelse i møtet - at det har vært visse mangler i internkontroll rutinene i 2018.» Tilføyelsen tas inn i uttalelsen før den oversendes kommunestyret. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsøbadet KFs årsregnskap for 2018. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for Utskrift av saksprotokoll sendt 24.5.2019 til: - Tromsø kommune v/ ordfører og Tromsøbadet KF 47/19 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2018 Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer.
Blad 5 Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. 48/19 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2018 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2018. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for Havnestyrets leder Jarle Heitmann, havnedirektør Jørn-Even Hanssen og økonomileder Aashild Forseth orienterte om foretakets årsregnskap for 2018, og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Ved revisors rapportering ble det gitt opplysninger om status i «tvisten» mellom Kystverket og Tromsø Havn angående anløpsavgiften. Forholdet kommenteres i kontrollutvalgets uttalelse, som følger: «Kontrollutvalget vil bemerke at det foreligger en uavklart tvist med Kystverket om beregning av anløpsavgift. Klagen ligger til behandling i departementet, og utfallet kan få økonomisk betydning for Tromsø Havn.» Tilføyelsen tas inn i uttalelsen før den oversendes kommunestyret. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2018. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for Utskrift av saksprotokoll sendt 24.5.2019 til: - Tromsø kommune v/ ordfører og Tromsø Havn KF
Blad 6 49/19 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2018 Tromsø kommune Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 50/19 Revisjonsbrev nr. 31 (2018) Beregning av ansiennitet samt oppfølgning av kontrollutvalgets sak 25/19 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nummer 26 og 31 og kan ikke se at administrasjonssjefen har gjennomført en tilfredsstillende risikovurdering av hvilke enheter som bør ha en gjennomgang av sine ansiennitetsberegninger, og iverksatt nødvendige tiltak som besluttet i kommunestyrets sak 77/18 pkt. 1. 2. Saken oversendes Kommunestyret for videre behandling med åpen innstilling til vedtak. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nummer 26 og 31 og kan ikke se at administrasjonssjefen har gjennomført en tilfredsstillende risikovurdering av hvilke enheter som bør ha en gjennomgang av sine ansiennitetsberegninger, og iverksatt nødvendige tiltak som besluttet i kommunestyrets sak 77/18 pkt. 1. 2. Saken oversendes Kommunestyret for videre behandling med åpen innstilling til vedtak. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 24.5.2019 (svarfrist 5.6.2019) til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.6.2019 til: - Tromsø kommune v/ordfører
Blad 7 51/19 Revisjonsbrev nr. 32 Årsregnskap 2018 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 32, og ber administrasjonssjefen svare kontrollutvalget innen 20.6.2019, med gjenpart til revisjonen. 2. Kontrollutvalget legger til grunn at det i besvarelsen fremgår hvordan administrasjonssjefen kvalitetssikrer at budsjettrammen er tilstrekkelig for å dekke de utgifter som forventes påløpt i løpet av budsjettåret for ansvarsrammen pleie og omsorg. I denne sammenheng bør det redegjøres for om det er behov for tilførsel av midler, og om planlagte/igangsatte tiltak gir effekt i årets budsjett. 3. Når svar foreligger fra administrasjonssjefen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 32, og ber administrasjonssjefen svare kontrollutvalget innen 20.6.2019, med gjenpart til revisjonen. 2. Kontrollutvalget legger til grunn at det i besvarelsen fremgår hvordan administrasjonssjefen kvalitetssikrer at budsjettrammen er tilstrekkelig for å dekke de utgifter som forventes påløpt i løpet av budsjettåret for ansvarsrammen pleie og omsorg. I denne sammenheng bør det redegjøres for om det er behov for tilførsel av midler, og om planlagte/igangsatte tiltak gir effekt i årets budsjett. 3. Når svar foreligger fra administrasjonssjefen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Utskrift av saksprotokoll sendt 24.5.2019 til: - Tromsø kommune v/administrasjonssjefen - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor 52/19 Kontrollutvalget uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for 2018 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø kommunes årsregnskap for 2018.
Blad 8 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for Fagsjef regnskap Arnhild Johansen og leder for finans og budsjettjenesten Thomas Johansen orienterte kort om kommunens årsregnskap for 2018, og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø kommunes årsregnskap for 2018. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for Utskrift av saksprotokoll sendt 24.5.2019 til: - Tromsø kommune v/ ordfører 53/19 Referat fra etatsbesøk ved Otium bo- og velferdssenter (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget godkjenner referat og oversender dette til kommunestyret for videre behandling. 2. Kontrollutvalget rår kommunestyret å treffe slikt vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets referat fra etatsbesøket i Otium bo- og velferdssenter til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt.
Blad 9 1. Kontrollutvalget godkjenner referat og oversender dette til kommunestyret for videre behandling. 2. Kontrollutvalget rår kommunestyret å treffe slikt vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets referat fra etatsbesøket i Otium bo- og velferdssenter til orientering. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 24.5.2019 (svarfrist 5.6.2019) til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.6.2019 til: - Tromsø kommune v/ordfører 54/19 Rapport fra forvaltningsrevisjon/selskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS Kontrollutvalget rår kommunestyret treffe slikt vedtak: Kommunestyret tar rapporten «Selskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS» til orientering. Felles forslag til vedtak: Saken utsettes til neste møte. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken utsettes til neste møte. 55/19 Notat fra KomRev NORD - Tromsøbadet Kontrollutvalget tar saken til orientering.
Blad 10 Kontrollutvalget drøftet saken. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 56/19 Rapportering fra revisor løpende orientering Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor orienterte om status i pågående prosjekter. Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. 57/19 Referatsaker (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Referater: A. INTERNKONTROLL OG RUTINER KNYTTET TIL INNKJØP OG FAKTURABEHANDLING a) Brev av 1.3.2019 fra KomRev NORD b) Brev av 2.4.2019 fra Tromsø kommune B. SAKSPROTOKOLL KOMMUNESTYRET 24.4.2019 a) Sak 31/19 Rapportering fra løpende forvaltningsrevisjon Oppfølging av investeringsprosjekter
Blad 11 Felles forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 23. mai 2019 Inger Johansen