Drøftingsnotat: Skisser til ledelsesstruktur Troms og Finnmark fylkeskommune Bakgrunn I fellesnemndas møte 26. februar 2019, sak 17/19, Oppgaver som må være løst innen utgangen av 2019, fattet fellesnemnda følgende i vedtakets punkt 2: Fellesnemda ber prosjektledelsen utarbeide skisser til ledelsesstruktur for den nye fylkeskommunen. Plan for eventuell framleggelse og behandling i underutvalg, arbeidsutvalg og fellesnemnd avtales nærmere med fellesnemndas ledelse. I samme møte behandlet fellesnemnda i sak 23, Prinsipper og premisser for sammenslåing: Premisser for ny organisering Alle skal få jobbe der de jobber i dag (jf. vedtak i fylkestingene) Strukturen skal bidra til horisontal samhandling på tvers i organisasjonen Organiseringen kan legge til rette for at enheter kan ledes av lederteam på tvers av fylkene Relativ fordeling av antall årsverk mellom Troms og Finnmark Prinsipper for organisering Klare strategiske mål Samordning og samhandling Resultatorientert Brukerne i sentrum En synlig fylkeskommune Nyskapende Åpenhet og tillit Videre fremgår det av vedtakets punkt 4: Fellesnemnda slutter seg til Stortingets intensjoner om en balansert og funksjonell fordeling av ledelsesfunksjoner i Troms og Finnmark. Det skal være politisk og administrativ ledelse både i Vadsø og i Tromsø. Fellesnemnda vil allerede nå signalisere at når nye oppgaver tillegges fylkeskommunen skal hele fylket tas i bruk Vedtakene legger føringer for arbeidet med organisering og lederstrukturen for Troms og Finnmark fylkeskommune. Det ble gjennomført en ledersamling 10.-11.4.2019, der ny organisering var tema. Prosjektledelsen presenterte behov for samordning der disse funksjonene/verktøyene viktig: - En styrket økonomiplanlegging - En styrket samfunnsplanlegging - Digitalisering for å styrke samhandling og samordning 1
- Delegasjonsreglement Politisk organisering i det nye fylket Fellesnemnda har oppnevnt et underutvalg som skal vurdere politisk styringsform i den nye fylkeskommunen. Underutvalget har konkludert og anbefaler parlamentarisme. Imidlertid vil ikke styringsformen avgjøres endelig før det nye fylkestinget konstitueres. Fellesnemnda har vedtatt at det nye storfylket skal ha tilsatte på flere steder i den nye regionen. Organiseringen av den nye fylkeskommunen må ivareta samhandling og samordning mellom fagområder for å kunne levere gode tjenester. Samhandling og samordning påvirkes av selve organiseringen, men også hvordan det politiske og administrative nivået fungerer. Forslag til skisser for ledelsesstrukturen for det nye fylket Prosjektledelsen legger frem 2 forslag til skisser for ledelsesstruktur. Skisse 1; Divisjonsmodellen, prosjektskisse 2; Tvillingmodellen. På nåværende tidspunkt vil prosjektledelsen anbefale divisjonsmodellen. Generelt for alle modellene: - Prosjektledelsen har foreslått ulike titler i modellene. Titlene kan endres i alle modellene. - Det legges til grunn at ingen stillinger lyses ut eksternt, men rekrutteres internt. - Ekstern rekruttering vurderes kun i de tilfeller der fylkeskommunen får tilført nye oppgaver med tilhørende rammer eller dersom en lederstilling er ubesatt og ingen i organisasjonen har rettskrav på stillingen. - Alle skissene kan justeres med hensyn til delt toppledelse eller ikke, men fordelingen må vurderes på nytt med hensyn til balanse ved en todelt ledelse. - Modellene kan med mindre justeringer tilpasses begge styringsformene. - Ansattgarantien gjelder; alle ansatte skal kunne jobbe der de jobber i dag, men ledelsen har kontorsted utfra plassering i organisasjonskartet. Det kontorstedet som ikke har øverste leder, skal ha assisterende leder for å sikre stedlig ledelse. - Den valgte organisasjonsmodellen vil måtte evalueres. Endringer/tilpasninger må gjøres basert på erfaringer. - De verktøy som velges må fremme god samhandling og samordning i organisasjonen. Et viktig eksempel er delegasjonsreglementet til politisk nivå. - Mobbeombud og elev- og lærlingeombud legges direkte inn under fylkestinget ved fylkesordfører. Titler: Det er lagt til grunn administrasjonssjef som øverste administrative stillingstittel. Andre titler kan brukes, som for eksempel fylkeskommunedirektør jmf. Kommuneloven, eller fylkesdirektør som andre fylkeskommuner har tatt i bruk. Det bør gjøres en vurdering av hvilken titler som skal brukes avhengig av politisk styreform. I divisjonsmodellen er det brukt en ny tittel; divisjonsdirektør. Det er for å synligjøre at det er et nytt nivå. 2
Skisse 1; Divisjonsmodellen: I divisjonsmodellen er det lagt inn et ekstra ledelsesnivå mellom «etatene» og administrativ toppledelse for å sørge for tverrfaglighet og samordning. Administrasjonssjefen har lederansvar for to assisterende administrasjonssjefer, med hvert sitt ansvarsområde i henhold til fordeling av stabsfunksjoner i figuren over, i tillegg til to divisjonsdirektører. Dette utgjør toppledergruppen. Divisjonsdirektørene har lederansvar for etatene under. Divisjonsdirektørene har en assisterende divisjonsdirektør på motsatt kontorsted. Divisjonsdirektørens ledergruppe består således av assisterende divisjonsdirektør og etatsjefer i henhold til modellen. Dette betyr at ledergruppene ikke er samlokalisert. Det forutsettes at hele organisasjonen tar i bruk digitale samhandlingsverktøy. Etatsjefene har blitt fordelt på begge kontorsteder og det forutsettes at assisterende etatsjef er stedlig leder på motsatt kontorsted. Stab- og støttefunksjoner: Når det gjelder stab og støttefunksjonene foreslår prosjektledelsen å dele ledelsen funksjonene mellom de to administrasjonsstedene, fordelt på Tromsø (Vest) og Vadsø (Øst). Det er tatt hensyn til at fylkesråd og øverste administrative ledelse er plassert i Tromsø slik at flere strategiske funksjoner er plassert i Tromsø og ledelsen av administrative funksjoner er plassert i Vadsø. Det forutsettes at det er stedlig ledelse gjennom assisterende nivå på motsatt kontorsted. Prosjektledelsen foreslår følgende fordeling (som følge av enighet om skisse 1, divisjonsmodellen): 3
Merk eiendom og drift er uavklart og prosjektledelsen utfordrer lederne for eiendom og drift i de to fylkene til å komme tilbake med en tilråding om hvordan best organiserer området. I modellen for stab og støtte er alle funksjoner nevnt, men de vil ikke nødvendigvis ha egen ledelse. Dersom skisse 1, divisjonsmodellen endres slik at det blir to like administrative ledere, så må fordelingen gjennomgås på ny. Skisse 1, Divisjonsmodellen: 4
1. Divisjonsdirektørene har lederansvar for de etatene som ligger til divisjonen. 2. Ambisjonen som ligger til grunn er bedre tjenesteleveranser ved at lederteamet i divisjonene består av de ulike etatssjefene og slik vil stimulere til større tverrfaglighet. 3. Divisjonsdirektørene må jobbe ut fra felles resultatmål for å bidra til god samordning av de ulike sektorene. 4. Divisjonsdirektørene får assisterende divisjonsdirektører som sørger for å ivareta stedlig ledelse. 5. Det legges til grunn at faglig ledelse skal gå på tvers i organisasjonen for å sikre kulturbygging, læring/utvikling og lik forvaltningspraksis. 6. Det vil også være hensiktsmessig å tillegge divisjonsledelsen en egen stab, med for eksempel økonomi, juss, konsulent etc. 7. I denne modellen er det foreslått en ny etat som skal ha ansvar for planlegging, naturressurser, klima og miljø. Oppgavene i denne etaten består av å ha et spesielt fokus på samordning og koordinering på tvers av organisasjonen. 8. I modellen er folkehelse tenkt lagt til kultur. 5
9. Voksenopplæring, integrering og karriere er tenkt lagt til utdanning. Styrker: - Organisasjonsmodellen kan gi større fokus på samordning og samhandling mellom fagområdene i divisjonen. Det er forsøkt å tenke nytt med hensyn til viktige samhandlingsområder og nye oppgaver (samfunnsutviklerrollen), sett i lys av de utfordringene som regionen står overfor. - Gjennom å sette felles resultatmål for divisjonene kan man få en mer effektiv resultatoppnåelse på grunn av bedre samordning. - Gjennom denne modellen kan man få en sterkere fokus på politikkutvikling og samordning av flere fag. - Administrasjonssjef og divisjonsdirektører får et håndterlig lederspenn. Svakheter - Det innføres et nytt ledernivå og kan bli mer byråkratisk. Etatene vil komme lenger unna det politiske nivået (avhengig av hvordan delegasjonene i det nye fylket blir). - Det kan bli utfordrende å innføre et nytt ledernivå til en organisasjon som allerede er i endring. Dette kan gå på bekostning av effektivitet og koordinering - Det kan bli krevende å lede divisjonene og lederen må kunne balansere flere hensyn. I en parlamentarisk modell, kan det være aktuelt at hver divisjon må forholde seg til mer enn en fylkesråd. Skisse 2, Tvillingmodellen I tvillingmodellen fordeles oppgavene etter geografi, med like etater i øst og vest etter de gamle fylkesgrensene. Modellen vises her både med en administrativ toppleder og med to likestilte administrative ledere. I denne modellen er det kun ledere for stab og støttefunksjoner som vil ha medarbeidere på begge administrasjonssteder. For stab- og støttefunksjonene skal det skal være assisterende leder på det stedet leder ikke er lokalisert. Skisse 2, tvillingmodellen med en administrasjonssjef. 6
1. Fylkesordfører, fylkesrådsleder og en administrasjonssjef vil være lokalisert i Tromsø, mens øvrig ledelse vil speiles i øst og vest med like etater. 2. Modellen fordeler stabsfunksjonene på samme måte som i divisjonsmodellen slik at strategiske funksjoner og administrative funksjoner er koordinert og gjøres i fellesskap på tvers i de to administrasjonene. Det er for denne modellen ikke tatt stilling av fordelingen ledelsen av stabsfunksjoner. 3. Kommuneloven tillater ikke to fylkesråder på samme fagfelt, noe det må tas hensyn i den politiske organiseringen. 7
Alternativt kan tvillingmodellen organiseres med 2 administrasjonssjefer. Fylkesordfører, fylkesrådsleder og administrasjonssjef vil være lokalisert i Tromsø. Etatene er like og deles i øst og vest. Skisse 2, Tvillingmodellen med to likestilte administrasjonssjefer i øst og vest 1. Fylkesordfører, fylkesrådsleder og en administrasjonssjef vil være lokalisert i Tromsø og en administrasjonssjef i Vadsø. Øvrig ledelse vil speiles i øst og vest med like etater. 2. Dagens organisering av stab- og støtte vil videreføres uten samordning. 8
3. Kommuneloven tillater ikke to fylkesråder på samme fagfelt, noe det må tas hensyn til i den politiske organiseringen. Felles for begge modellene: Styrker: - Liten overgang fra dagens situasjon i de to fylkene og kan raskt iverksettes. - En smidigere overgang til ny organisasjon. - Ivaretar stedlig ledelse, kan minske faren for kompetanseflukt og gi ro hos de ansatte. - Dersom Stortinget skulle gjøre et vedtak om å oppheve tvangssammenslåingen, vil det være enkelt å dele opp organisasjonen igjen. - Lik fordeling av etatsledelse mellom Troms og Finnmark Svakheter: - Modellen kan medføre ulik forvaltningspraksis basert på geografiske lokalisering. - Denne modellen vil stille sterke krav til styring og stabsfunksjoner for å sikre god samhandling og samordning. - Fare for at modellen ikke oppleves som en ny, sammenslått og samorganisert organisasjon. - Modellen kan gi kulturforskjeller. - Fare for geografisk kamp om ressursene. - Fylkesrådet som helhet og fylkesrådsleder spesielt vil ha ansvar for helheten. - Vanskeligere å få til god koordinering der flere ledere har ansvar for samme fagfelt på hvert sitt geografiske område - Vanskeligere å bygge en felles kultur i ny organisasjon når mye av virksomheten blir inndelt etter geografien. - Hvordan skal budsjettet fordeles mellom to geografiske enheter når det gis rammetilskudd til en fylkeskommune. Herunder fordeling av om frie midler. Prosessen videre Skissene skal til drøftingsmøte 22.5.2019. Prosjektledelsen har formidlet at de også tar imot innspill og anser dette som en høringsrunde. Det gjøres oppmerksom på at saken til PSU, 4.6.2019 skal være ferdig og sendes ut 28.5.2019. Saken skal behandles i AU 11.6. og i fellesnemnda 12.6. 9