Aurland kommune Rådmannen

Aurland kommune Rådmannen Kontrollutvalet i Aurland kommune v/ sekretriatet Aurland, 07.10.2013 Vår ref. Dykkar ref. Sakshandsamar Arkiv 13/510-3 Steinar Søgaard, K1-007, K1-210, K3- &58 Kommentar og innspel vedkomande KPMG sin forvaltningsrevisjonsrapport - Oppgåve- og ansvarsfordeling, etikk og gildskap Rådmannen viser til møte i Kontrollutvalet 19.09.2013 der KPMG la fram sin forvaltningsrevisjonsrapport vedkomande oppgåve- og ansvarsfordeling, etikk og gildskap i Aurland kommune. Rapporten inkluderer det folkevalde nivå. Kontrollutvalet gav rådmannnen i oppdrag å kome med kommentarar og innspel til rapporten. Nytt møte i Kontrollutvalet skal haldast den 25.10.2013. Rådmannen er einig i funna, og hovudkonklusjonane i rapporten. Rapporten kan gje Aurland kommune eit godt utgangspunkt i å arbeide med betringspunkta. Aurland kommune er medlem i Transparency International Norge (TI), og deltek på nettverksarbeid i regi av KS og TI. Føremålet med nettverket er å etablere eit førebyggande system mot korrupsjon i kommunane. Det er ein klar samanheng mellom dette arbeidet og det rapporten frå KPMG konkluderer med. Alle folkevalde og tilsette har ei rekke roller, interesser, forbindingar og personlege motiv. Eit sett av rutinar og regelverk etablerer barrierar som gjer at utanforliggande forhold ikkje skal påverke utføringa av oppgåvene. Brot på ein eller fleire slike reglar og rutinar kan føre til at utanforliggande omsyn kjem inn og forstyrrer eller svekkjer intigriteten til den folkevalde eller den tilsette. Antikorrupsjonsarbeid i kommunesektoren handlar om å vedlikehalde og betre systema for styring, kontroll og oppfølging. For at desse skal fungera etter føremålet, er det avgjerande å skape medvit blant dei tilsette og folkevalde om kva det vil sei å etterleve systema. Det handlar om haldningskapande arbeid, organisasjonskultur og etisk medvit. Ein illustarsjon (under) basert på ein visuell modell frå handbok i antikorrupsjon Bekytt kommunen viser utfordringane, og kva som blir forventa av folkevalde og tilsette. Postadresse: Telefon: 57 63 29 00 Bankgiro: 3745.07.00046 E post: post@aurland.kommune.no 5745 AURLAND Telefaks: 57 63 29 01 Konto skatt:: 6345 06 14213 Heimeside: www.aurland.kommune.no

Kommunestyret har det overordna kontroll- og tilsynsansvar i kommunen og har, som følgje av det, ansvar for å sikre at kommunen si verksemd er organsiert på ein slik måte at kommunen når fastsatte mål og unngår feil. (KRD, 2009a, s28-29) God rolleavklaring og godt samspel mellom kommunetyret, kontrollutval, revisjon og rådmann er ein viktig føresetnad for god intern kontroll. Eit godt tillitsforhold mellom dei folkevalde og administrasjon krever gjensidig forståing og respekt av dei svært ulike rollene. I kommunen er leiarskapet delt mellom folkevalde organ og admnistrasjonen. Desse har ulike roller og funksjonar, men felles interesse for å utvikle kommunen til det beste for innbyggarar og samfunnet i sin heilskap. Folkevalde skal ikkje utøve faglege vurderingar, men bygge på dette for så å kunne gjere vurderingar av kva som er føremålstenleg ut frå eit meir allment folkeleg skjønn. Kva konkluderer KPMG i forvaltningsrevisjonsrapporten på dette punktet? Gjennomgangen syner at oppgåve- og ansvarsdelinga mellom administrasjon og politiske organ er formalisert i politisk reglement og i delegasjonsreglementet, i tråd med kommunelova 39. Krav til formalisering er soleis teken i vare. Det er vår vurdering at den formaliserte oppgåve- og ansvarsdelinga i kommunen sine reglement speglar organiseringa av kommunen per i dag. Vidare konkluderer KPMG med følgjande: Utfordringa er derimot at det synast å vere knytt dels uklårleik og dels noko usemje til kva som er og bør vere oppgåve- og ansvarsdelinga mellom administrasjonen og politisk nivå. Det synast ikkje å vere tilstrekkeleg avklart og omforeina kva som er rett fordeling av ansvar og oppgåver mellom administrasjonen og enkelte av dei politiske utval i høve til gjeldande delegasjonsreglement og politisk reglement. Dette gjelder i sær administrasjonsutvalet. Side 2 av 5

Undersøkinga peikar på at fleire av utvala har få saker til handsaming og at folkevalde i politiske fagutval meinar at slik situasjonen er, er lite ønskjeleg. Folkevalde har ei forventning om fleire saker. I konklusjonen er det uklart om dette skuldast uklar delegasjon, eller uavklarte forventningar. Det er ikkje data i undersøkinga som går direkte på om delegasjonsreglementet blir følgt. I spørsmålet "om avgjerder blir tatt av riktig instans" kan respondenten anten svare i høve til om delegasjonsreglementet blir følgt, eller i høve til eigne meiningar om kva som er riktig instans. Delegasjonsreglemenetet blei vedtatt 13.12.2012, etter ei tilråding frå ein kommunestyrekomite. Det er, etter rådmannen si vurdering, på dei fleste punkt eit klart og tydleg reglement. Eit av hovudmålet med det nye delegasjonsreglementet var å tydleggjere skille mellom politikk og administrasjon. Konklusjonen i rapporten viser at dette ikkje blir etterlevd i alle samanhengar, og at reglementet blir brutt. Rådmannen sin vurdering er at uklar ansvars- og oppgåvefordeling viser at den politiske strukturen/organiseringa ikkje er hensiktsmessig med den oppgåveog ansvarsfordelinga som ligg til grunn i gjeldane delegasjonsreglement. KPMG fortsetter vidare med denne slutninga: Administrasjonen er i kommunelova gitt mynde til å ta i vare saksutgreiinga når saker skal leggast fram for politisk handsaming, jf lova 23. Kommunen sine reglement bygger på same ordning. Gjennomgangen syner døme på politisk involvering i det som skal vere administrasjonen si saksutgreiing. Det har ikkje vore høve til å gå inn i sakene, men det er referert ulike døme frå ulike respondentar, og på det grunnlag kan det stillast spørsmål ved om kommunen i alle tilfelle har rett oppgåve- og ansvarsdeling i saksførebuinga. Rådmannen meiner at dette er alvorleg, og at Aurland kommune bør tette dette tryggleiksholet i forvaltninga. Kunnskap og respekt for roller er særs viktig for å trygge forvaltninga, sikre likebehandling og rettferd. Manglande rolleforståing og manglande respekt for strukturar, reglar og system gjer at folkevalde og tilsette lettare utset seg for utilbørleg påverknad frå enkeltpersonar, særinteresser m.m.. Brot på ein eller fleire slike reglar og rutinar kan føre til at utanforliggande omsyn kjem inn og forstyrrar eller svekker intigriteten til den folkevalde eller den tilsette. KPMG tilrår meir systematisk opplæring i reglar om etikk og gildskap. I undersøkinga er dette med politisk initiativ og involvering i høve til den administrative sakshandsaminga trekt fram som eit risikoområde med omsyn til gildskap. Dette utfordringsområdet er ikkje nemnt eksplisitt i tilrådinga. Illustrasjonen under viser kvar Aurland kommune bør vere med omsyn til proffesjonalitet på alle områder i forvaltninga. I den tilrådde arbeidsgjevarstrategien for Aurland kommune (på høyring i organisasjonen) heiter det: Aurland kommune skal gjennom systematisk arbeid sikre og utvikle kvalitet og profesjonalitet på alle område og nivå i organisasjonen. Side 3 av 5

Illsutrasjonen under viser på kva for område kommunen er mest utsett for utilbørleg framferd. Det bør vere eit varsku for kommunen, og ein klar inspirasjon til å arbeide systematisk med problemstillingane. Eigarrolla/Demokratirolla KPMG skriv i rapporten For Aurland kommune som for andre kommunar vil små tilhøve, nettverk og kontaktflate mellom politisk nivå og innbyggarar/verksemder, kommunal representasjon i selskap mv medføre at tilsette og folkevalde vil kunne Side 4 av 5

vere ugilde. Etter vår vurdering er ikkje dette i seg sjølv problematisk, men det er viktig at tilsette og folkevalde kjenner godt til dei formelle krava som gjelder for gildskap og etisk framferd, og soleis kva handlingsrom ein har. Rådmannen meiner at i Aurland kommune er dette svært utfordrande. Kommunen er eigar, eller medeigar, i 21 selskap. Omfanget av denne organiseringa utfordrar oss når det gjeld å vere open og gjennomsiktig. I tillegg er den politiske organiseringa i kommunen rimleg omfattande. Over 2% av kommunen sine innbyggarar sit i politiske råd og utval, og det er ikkje gjennomgåande representasjon. Spørsmålet er då om Aurland kommune er hensiktsmessig organisert for å oppnå overordna kontroll og unngå feil. Aurland kommune er, som tidlegare nemnd, medlem i Transparency International Norge, og arbeider no i eit nettverk for å førebygge korrupsjon. I samband med dette, bør kommunen utarbeide eit antikorrupsjonsprogram. Dei folkevalde og tilsette bør vere med på å gjennomføre dei endringar som er naudsynt. Eit antikorrupsjonsprogram inneheld desse punkta: Verdiar, haldningar og kultur Etiske retningsliner for tilsette og folkevalde System for risikoanalyse og handtering i alle verksemder Eit godt kontrollsystem Strategi for innkjøp System for varsling Dette viser heilskapen i kommunen sin systematiske arbeid for å førebygge og avdekke feil, utilbørlege forhold og korrupsjon. Det viktigaste er å legge til rette for ein open kommune med enkle og gjennomsiktlege strukturar. Rapporten viser at folkevalde meiner at ein del saker ikkje er tilstrekkeleg utbreidd, og at det er manglande tilbakemelding på tingingar. Det blir og trekt fram at saker ikkje er klare før tett på frist for utsending av saker. Administrasjonen gjev tilbakemeldinga om mange som tinga saker, og uklar prioritering av tingingar gjennom utval og det som blir tinga gjennom t.d budsjett. Rådmannen sin vurdering er at dette tyder på behov for å lage rutiner, system for dette området. Med helsing Steinar Søgaard rådmann Side 5 av 5