Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler Møtedato: 24.01.2019, Tidspunkt: fra kl. 18.00 til kl. 19.45 Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Fra til saksnr.: 19/1-19/9 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Øivind Kristiansen, leder Meldt forfall Wenche Falch Hanne Synnestvedt, nestleder Anne Marit Skovly Ingerid Bjercke Thor Bjønnes Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Seksjonsleder Jolanta Betker Møtene fra administrasjonen: Rådmann Dag Willien Eriksen og Økonomisjef Kurt Skarning, til sak 19/1 19/5 og Kommunalsjef Jan Richard Aspheim til sak 19/4.... Hanne Synnestvedt Anne Marit Skovly
Kontrollutvalget Hvalers møte 24.01.2019 Sakliste PS 19/1 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 19/2 Godkjenning av protokoll fra møte 21.11 2018 PS 19/3 Oppfølging av kontrollutvalgssak 18/44 PS 19/4 Revisjonsnotat - Utbygging av bredbånd i Hvaler kommune. PS 19/5 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon for 2018 PS 19/6 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer PS 19/7 Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 PS 19/8 PS 19/9 Referater og meldinger Eventuelt PS 19/1 Godkjenning av innkalling og saksliste (saken legges frem uten forslag til innstilling Ingen merknader til innkallingen og saksliste. Innkalling og saksliste godkjennes. PS 19/2 Godkjenning av protokoll fra møte 21.11 2018 1. Protokoll fra møte 21.11 2018, godkjennes Som innstillingen. 1. Protokoll fra møte 21.11 2018, godkjennes
PS 19/3 Oppfølging av kontrollutvalgssak 18/44 1. Kontrollutvalget tar administrasjonens kontroll med fakturaer fra leverandør A for årene 2016-2018, til orientering. Rådmannen redegjorde for de kontroller som er gjennomført og dokumentert. Kontrollutvalget stilte oppfølgingsspørsmål som ble besvart fra rådmannen. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Kontrollutvalget tar administrasjonens kontroll med fakturaer fra leverandør A for årene 2016-2018, til orientering. PS 19/4 Revisjonsnotat - Utbygging av bredbånd i Hvaler kommune. 1. Revisjonsnotat Utbygging av bredbånd i Hvaler kommune, tas til orientering 2. Kontrollutvalget henstiller til rådmann om å rydde opp i de forhold som fremkommer i revisjonsnotatet og eventuelt foreta nødvendige korrigeringer i regnskapet. Revisor orienterte om notatet som ligger grunn for saken og til de funn som er redegjort for. Rådmannen orienterte om sitt tilsvar på notatet og om for de tiltak som vil gjennomføres. Kontrollutvalget stilte flere oppfølgingsspørsmål som ble besvart fra rådmannen og revisor. Kontrollutvalget vedtak i saken ble som innstillingen. 1. Revisjonsnotat Utbygging av bredbånd i Hvaler kommune, tas til orientering 2. Kontrollutvalget henstiller til rådmann om å rydde opp i de forhold som fremkommer i revisjonsnotatet og eventuelt foreta nødvendige korrigeringer i regnskapet. PS 19/5 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon for 2018 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018, tas til orientering Revisjonen orienterte kort om ressursbruken for forvaltningsrevisjon 2018. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018, tas til orientering
PS 19/6 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og adm. direktør 1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til orientering. Vedtaket som innstillingen. 1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til orientering. PS 19/7 Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 tas til orientering Det ble påpekt at en av varamedlemmene har partitilhørighet som uavhengig. Dette blir rettet opp før oversendelse til kommunestyret. Med denne endring blir vedtaket som innstillingen. 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 tas til orientering PS 19/8 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Som innstillingen. 1. Referater og meldinger tas til orientering
PS 19/9 Eventuelt Kontrollutvalget ønsket orientering om følgende to temaer: Mobbing i skole er et aktuelt tema og kontrollutvalget ønsker å få en skriftlig redegjørelse for hvordan kommunens aktivitetsplikt blir håndtert ved mobbesaker som meldes inn til skole. Kontrollutvalget ønsket også at det i tillegg gis en muntlig orientering fra rådmann i kontrollutvalgets møte den 4. april. Det ble gitt utrykk for at kontrollutvalget ønsker at revisor orienterte nærmere om bundne driftsfond/investeringsfond, hvordan disse spesifiseres og vises i kommunens regnskap, og om hvilke muligheter/begrensinger som ligger til slike bundne fond. Denne orientering fra revisor ønskes i kontrollutvalgets møte 23. mai.