FOSEN REGIONRÅD Styre- og rådsmedlemmer i Fosen Regionråd VÅR REF.: Torun DERES REF.: DATO: 01.11.18 INNKALLING TIL STYRE/RÅDSMØTE I FOSEN REGIONRÅD Med dette innkalles styrets og rådets medlemmer til styre- og rådsmøte i Fosen Regionråd. Fredag 09.11.18 kl 10:00 Møterom «Kantina, LIV-bygget» Vanvikan, Indre Fosen kommune Saksliste: SAK 18/18 Oppfølging av styrets vedtak SAK 19/18 efagråd Fosen- mandat og budsjett 2019 SAK 20/18 Driftsbudsjett samarbeidsordningene 2019- orienteringssak SAK 21/18 Driftsbudsjett Fosen Regionråd 2019 SAK 22/18 Møteplan Fosen Regionråd 2019 Drøftingssak: Innledning ved Knut Sundet, daglig leder Fosenvegene AS, oppfølging av styresak 11/18 Videreføring av Fosenvegene AS Orienteringer: Politiråd Orientering om evalueringsrapport Fosen barneverntjeneste Orientering fra rådmannsgruppen Informasjon og orienteringer med oppfølging av drøftingssaker fra sekretariatet. Forfall meldes til sekretariatet snarest. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling! Med hilsen Fosen Regionråd Ogne Undertun styreleder
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa Arbeidsutvalget 17.09.18 TB Styret 18/18 21.09.18 TB Navn på saken Oppfølging av styrets vedtak SAKSNR. SAKSNAVN TILTAK Drøftingssak Organisering av regionsamarbeidet og styringsmodell 13/18 Retningslinjer regionalt næringsfond Fosen Rådmannsgruppen og arbeidsutvalget arbeider videre med saken og orienterer styret løpende. Næringsfondet er kunngjort på regionalforvaltning.no Kunngjøres i forbindelse med styre- og rådsmøte 9.november 15/18 Utviklingsprisen for Fosen 2017 Prisen og gavesjekken ble tildelt Aqua Seawork AS under felles formannskap for Fosenkommunene den 3.oktober 2018, tildelingen er meddelt lokalavisa. 16/18 Regionalt næringsfond Fosen reviderte vedtekter 17/18 Sak 17/18 Videreføring av TalentLab Fosen Reviderte vedtekter samt sak sendes til kommunene for behandling i kommunestyrene. Daglig leder i regionrådet er til disposisjon for å delta i kommunestyremøtene med en orientering om det regionale næringsfondet. Kulturskolene er orientert om vedtaket om videreføring. Arbeidsutvalgets innstilling: Saken tas til orientering. Styrets vedtak:
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 Behandlet av: Saksnr.datobeh.: Møte- Saks- Navn på saken Rådmannsgruppa 16/18 30.10.18 TB efagråd Fosenregionen- mandat og Arbeidsutvalget 31.10.18 TB budsjett Styret 19/18 09.11.18 TB Bakgrunn: I vedtatte ekommunestrategi for Fosenregionen er Fagrådet benevnt spesifikt som et viktig ledd i regional samhandling. Grunnprinsippene for rådet er: Fagrådet må ha en (eller flere) koordinator(er) som er tildelt tilstrekkelig definerte ressurser og med tilstrekkelig delegert kompetanse til å drive fagrådet Fagrådet består i tillegg av ansatte fra hvert fagområde. Disse må ha en posisjon og legitimitet til å opptre på vegne av ansatte i regionen innenfor sitt fagområde Alle endringer eller innføring av nye IKT-løsninger (etter forslag fra kommunene eller leverandør av teknologitjenester) skal legges frem for fagrådet og behandles etter nærmere bestemte retningslinjer Slike saker skal diskuteres og veies opp mot hverandre på tvers av fagområder Fagrådet skal utarbeide innstilling til valg og prioriteringer Innstilling skal legges fram for rådmennene for endelige beslutning før de iverksettes Saksfremstilling: E-fagråd Delegert myndighet for strategiske valg fra rådmann Forankringsmyndighet og kommunikasjonsnettverk mellom kommuner og rådet God kjennskap til det helhetlige digitaliseringsarbeidet i kommunene Prioritering av tiltak ved knapphet på ressurser Bestiller og kontrollråd til Fosen IKT på utvikling Kvalitetssikrer prosesser o designdrevet brukerfokus o kompetanseheving o gjennomføring o gevinstrealisering Regionalt fagansvarlige Fagkunnskap og behovsformidler fra brukerperspektiv opp til e-fagråd Forankringspunkt og informasjonskanal i utvikling av konkrete fagområder Opplæringsansvar i bruk og utnyttelse av fagsystem Delt systemansvar på fagsystemer sammen med Fosen IKT Sammen med e-fagråd sikrer gevinstrealisering Trenger ressurstilgang gjennom felles mal for avsetning o Godtgjøring, frikjøp gradert etter omfang Leder e-fagråd/digitaliseringsråd Saksforbereder til rådet Saksforbereder til rådmannsforum via sekretariatsleder Sikrer god kommunikasjon mellom rådet, fagansvarlige og Fosen IKT o Ansvarlig for drift av rådet o Deltager i porteføljestyring, strategiske drøftinger og prioriteringer med utviklingsavdeling ved Fosen IKT
o Oppfølging av regionalt fagansvarlige Prosessaktør i kartlegging og oppstart av digitaliseringstiltak Kontrollaktør i gjennomførings- og implementeringsfasen Funksjon under Fosen regionråd åremål? For å sikre at oppgaver løses videre etter at prosjekt for DDF avsluttes ved årsskiftet, må det settes av driftsressurser til å dekke drift og ledelse av efagrådet. I tillegg ser en behov for å få mer utvikling på den digitale transformasjonen gjennom gode samarbeidsløsninger og felles innsats på Fosen. Regionale faggrupper og e-fagrådet, sammen med Fosen IKT, er viktige elementer. For å sikre utvikling på disse nøkkelpunktene, sørge for bred og sikker forankring, og ikke minst sikre brukerperspektivet, kreves det ressurser til å føre denne prosessen videre. Det anbefales en leder for e-fagrådet for både å sikre uavhengighet, men også for å respondere overfor regionen og ikke enkeltkommuner. I praksis vil rollen ha tett samarbeid med Fosen IKT sin utviklingsavdeling, men også enkeltkommuner via regionansvarlige og efagrådet. Fysisk arbeidssted vil derav ikke være særlig relevant for rollen. Leder efagråd bør opprettes som en 50% stillingsressurs, i tillegg kommer reiseutgifter og møter/arrangement for efagrådet og regionale faggrupper. Det er også satt av en sum til kurs og konferanser til medlemmer av efagrådet, der de representerer Fosenregionen og Fagrådet. Fastlønn 390000,00 Pensjonsinnskudd 73000,00 Arbeidsgiveravgift 65000,00 Diverse materiell/utgifter 15000,00 4 e-fagsrådmøter, 1 faggruppemøte pr år. Servering, materiell. Opplæring/kurs 12000,00 3*2 turer på kurs/seminar med overnatting Oppholdsutgifter kurs 20000,00 seminarutgifter ink kost 3*2 flyturer pr år for kurs/seminar. Evt representanter for e- fagrådet drar på kurs/seminar på vegne av rådet. 12 turer for året Transport/reiseregning 25000,00 på fosen for oppfølging. Resten på videokonferanse. SUM 600000,00 Rådmannsgruppens vedtak: 1. Rådmannsgruppen i Fosen Regionråd vedtar saken med budsjett som framlagt. 2. efagrådet organiseres under daglig leder i sekretariatet Fosen Regionråd og driftsbudsjett for 2019 innarbeides. 3. efagrådet legger fram strategier for digital transformasjon for rådmannsgruppen i løpet av første kvartal 2019. Arbeidsutvalgets innstilling: 1. Styret i Fosen Regionråd vedtar saken med budsjett som framlagt. 2. efagrådet organiseres under daglig leder i sekretariatet Fosen Regionråd og driftsbudsjett for 2019 innarbeides. 3. efagrådet legger fram strategier for digital transformasjon for rådmannsgruppen i løpet av første kvartal 2019. Styrets vedtak:
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 15/18 30.10.18 ØG/TB Arbeidsutvalget 31.10.18 ØG/TB Styret 20/18 09.11.18 ØG/TB Navn på saken Driftsbudsjett samarbeidsordninger 2019 - orienteringssak Notat om budsjett for samarbeidsordningene B2019: Ansvaret for budsjett og drift av samarbeidene ligger formelt hos den enkelte vertskommune. De enkelte samarbeidsordningenes budsjetter er utarbeidet i samarbeid med økonomisjef i aktuell vertskommune. Deretter er alle budsjettene gjennomgått og behandlet i økonomigruppen der alle økonomisjefene er representert. I rådmannsgruppen ble det i 2017 vedtatt at som hovedregel skal utgifter fordeles mellom kommunene 50 % fast pr kommune og 50 % etter folketall. Det er flere av samarbeide som har andre fordelingsnøkler, f.eks etter medgått tid eller andre faktorer. Budsjett 2019 Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Indre Fosen B2019 B2018 endring Andre innt. Fosen regnskap Bjugn 457 457 872 1 045 1 170 1 945 5 946 5 903 43 1 331 Agresso - kostnader Bjugn 196 206 297 359 378 564 2 000 1 907 93 Fosen lønn Åfjord 355 368 615 740 690 1 870 4 638 4 682-44 414 Kemner Indre-F 262 256 677 897 986 1 828 4 906 5 063-157 650 Fosen IKT Indre-F 501 377 1 330 1 669 34 5 070 8 981 8 800 181 1 489 1 370 IKT utvikling Indre-F 260 260 376 456 480 716 2 548 2 548 Fosen barnevern Indre-F 504 483 1 877 3 031 3 163 6 456 15 514 15 331 183 Fosen inkasso Indre-F 215 228 318 591 469 752 2 573 2 684-111 597 Fosen GIS/Kart Åfjord 94 94 136 164 173 259 920 920 0 Fosen sak/arkiv Indre-F 153 152 223 271 431 1 230 1 160 70 Helse og omsorgspr Åfjord 46 46 67 81 130 370 370 0 Sum 2019 3 043 2 927 6 788 9 304 7 543 20 021 49 626 46 820 Bruk fond Investeringer Fosen regnskap 41 41 59 71 75 113 400 150 Fosen IKT - investering Rissa 89 67 239 298 5 865 1 563 1 594 77 Sum investeringer 1 963 Kommentarer til budsjettet: Fosen regnskap: Utgifter fordeles etter medgått timeforbruk. Det er i tillegg forutsatt å fakturere kr 365.000 for arbeid med to sammenslåingsprosesser i 2019. Det arbeides med innsparingstiltak, men dette anses som urealistisk uten at det gjøres en større jobb med digitalisering og at eventuelt kommunene utfører en større del av jobben selv. Investeringer gjelder prosjekter for digitalisering som vil bli iverksatt hvis det kan sannsynliggjøres at dette gir gevinster på sikt. Agressokostnader
Gjelder utgifter til drift, vedlikehold og brukerstøtte av regnskapsprogrammet. Fordeles etter 50 % fast og 50 % etter folketall. Fosen lønn: Utgifter fordeles etter medgått tid. Det er i tillegg forutsatt å fakturere kr 370.000 for arbeid med to sammenslåingsprosesser i 2019. Kemnerkontoret Utgifter fordeles med 8,5 % og resten fordeles med 80 % etter folketall og 20 % etter antall arbeidsgivere. For å saldere budsjettet brukes det i 2019 kr 650.000 i fond. Etter dette vil enheten fortsatt ha et fond på ca kr 250.000. Det antas at i 2020 vil kostnadene gå ned, slik at da kan fondsbruken tas bort uten at prisen til kommunene øker. Fosen IKT Utgiftene fordeles i hht vedtatt fordelingsnøkkel: - Alle kommuner må bidra med en grunnkostnad for å delta i samarbeidet. - Alle tjenester, fagprogram, applikasjoner, brukere osv. prises pr bruker/enhet/kommune. - Den enkelte kommunes IKT-kostnader vil utvikle seg i takt med mengden tjenester som kjøpes av Fosen IKT. For 2019 brukes det kr 1.370.000 av fond til dekning av drift. Investeringer er lagt inn med 13,7 % av de totale driftskostnadene. Digitaliseringsrådgivere Etter vedtak i rådmannsgruppen ble digitaliseringsrådgiver ansatt fra april 2018. Denne ressursen er avhengig av utviklerressurser som er i driftsbudsjettet. Det tekniske miljøet for robotisering, RPA, er satt opp og vil kunne vise til gevinster allerede i 2018. Det er lyst ut stilling som innkjøpsrådgiver etter vedtak i rådmannsgruppen. Planen er at denne er på plass fra januar 2019 og tas derfor inn i budsjett 2019. Målet er at disse to stillingene skal bidra til besparelser ellers i organisasjonen som mer enn dekker inn deres kostnader, utviklingsbudsjettet. Robot-lisensen koster i underkant av kr 100.000,- pr stk. Videre er det satt av kr. 150.000,- til ekstern eksperthjelp. Vi er så heldige at slik eksperthjelp finnes i Trondheim. Alle utviklingsprosjektene går i hovedsak mot kommunene. Derfor fordeles utviklingskostnadene på kommunene. Småkundene må eventuelt betale for slike tjenester etter medgått tid. Utgiftene er fordelt med 50 % fast og 50 % etter folketall. Fosen Barnevern Utgiftene fordeles i hht antall barn i kommunene. Utgifter stiger med lønns- og prisvekst og det er lagt inn samme årsverk som tidligere. Fylkesmannen gir tilskudd til 6,8 årsverk i barneverntjenesten. Kommunene dekker selv sine utgifter til tiltak innenfor barnevern. Angående oppgave med besparelse på 5% av totalrammen, så vil dette for barnevernet tilsvare ett årsverk. Det er gjort følgende ifm digitalisering: - Innføring av elektronisk arkiv 2015 - Oppstart digital utsendelse av post sept 2018 - Innkjøp av bærbare PC er med sikker sone og smartelefoner med tilgang til mail for mer effektiv arbeidshverdag - Stillingsannonser utlyses kun digitalt og gratis (kuttet budsjettet 2019 med 30.000 her) - Vi tenker innføring av GAT for egne ansatte når det er klart i Indre Fosen
- Vi jobber for å finne løsning på flere videomøter, interne drøftinger vi nett. Utfordring her er sikkerhet. Arbeidsprosessene i barnevern kan ikke bli så mye mer digitalisert, og det har over år blitt varslet om et behov på to årsverk for å gjøre lovpålagte oppgaver. Det er pr nå 20 barn som står uten saksbehandler, venter på tiltak. Det er også fosterhjem som har sagt opp avtalen, dette delvis på grunn av at barnevernet ikke har hatt kapasitet til tett nok veiledning. Fosen Inkasso Utgifter fordeles med 30 % likt for alle kommuner og 70 % etter antall utsendte betalingsoppfordringer. Alle inntekter som kommunene får i gebyrer og forsinkelsesrenter går uavkortet inn til kommunene. Fosen Gis/kart Budsjettet for 2019 holdes på samme nivå som B2018. Utgifter går med til å dekke lisenskostnader i forbindelse med kartløsning på internett og internt i kommunene. Utgifter er fordelt med 50 % fast og 50 % etter folketall. Fosen sak arkiv Har en økning på 6,0 % fra 2018. Utgifter er fordelt med 50 % fast og 50 % etter folketall. Helse og omsorgsprogram Refusjon fra kommuner holdes uendret fra 2018. Utgifter er fordelt med 50 % fast og 50 % etter folketall. Satsingsområder: - Elektronisk samhandling - Kvalitetssikret dokumentasjon fokus IPLOS - Oppjustere /justere slik at brukervennligheten blir bedre og mer effektiv - Øke samhandlingen med flere kommunikasjonspartnere - Korrigere maler legge inn nye
BUDSJETT 2019: Fosen IKT (Vertskommune: Indre Fosen Kommune) DRIFTSBUDSJETT Konto Tekst Regnskap 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 010-050 Lønnsutgifter kr 5 640 681 kr 6 145 000 kr 7 743 589 090-099 Sosiale utgifter kr 1 576 049 kr 2 059 207 kr 2 613 407 100-199 Kjøp av varer og tjenester kr 3 331 896 kr 2 657 276 kr 2 667 532 240 Serviceavtaler kr 466 711 kr 481 233 kr 1 261 000 270 Utviklingstiltak/Konsulenttjenester kr 302 817 kr 300 000 kr 450 000 429 Moms - kompensasjonsordning kr 556 431 kr - kr - 540-550 Avsetning til fond *) kr 524 452 kr - kr - SUM DRIFTSUTGIFTER kr 12 399 037 kr 11 642 716 kr 14 735 528 700 Sykepenger, fødselspenger kr 117 488 kr - kr - 710 Lærlingtilskudd kr 208 498 kr - 729 Ref av moms kr 556 431 kr - 650/690 Betaling fra kommuner/firma kr 9 203 724 kr 9 392 716 kr 11 485 528 Ref. fra kommuner tilleggstjenester kr 513 332 kr - kr - Ref. fra kommuner, MS-lisenser kr 1 648 789 kr - Ref. fra staten/nav kr 150 775 kr - 750 Ref fra private kr - 940-950 Bruk av fond til drift/ekstra inntekt kr - kr 2 250 000 kr 2 250 000 Andre inntekter kr 1 000 000 260 SUM DRIFTSINNTEKTER 13 334 226 kr 11 642 716 kr 14 735 528 RESULTAT: 0 0 0 Kommunevis fordeling: Fordelingsprinsipper: I ekstraordinært rådmannsmøte 27.06.2014 ble blant annet følgende vedtatt som omhandler Fosen IKT s økonomi: Fosen IKT utarbeider en ny tjenestekatalog/økonomimodell innen utgangen av 2014. Følgende grunnleggende prinsipp legges til grunn: a) Alle kommuner må bidra med en grunnkostnad for å delta i samarbeidet. b) Alle tjenester, fagprogram, applikasjoner, brukere osv. prises pr bruker/enhet/kommune. c) Den enkelte kommunes IKT-kostnader vil utvikle seg i takt med mengden tjenester som kjøpes av Fosen IKT. Denne tjenestekatalogen var på plass fra 2015 og ligger til grunn for budsjettet. Småkundene har fått en tilknytningskostnad på kr 24.000,- hver. Tilknytningskostnaden ble vedtatt i rådmannsmøtet 28. august 2015. Kommunevis fordeling av driftsbudsjett:
Fordeling drift og tilleggtjenester: Budsjett 2018 Budsjett 2019 Endring Bjugn Kommune kr 1 549 037 kr 2 004 681 kr 455 644 Indre Fosen Kommune kr 5 050 263 kr 5 416 521 kr 366 258 Osen Kommune kr 558 894 kr 750 379 kr 191 485 Roan Kommune kr 396 659 kr 640 639 kr 243 980 Ørland Kommune kr 35 575 kr 603 701 kr 568 126 Åfjord Kommune kr 1 208 896 kr 1 610 371 kr 401 476 Fosen Brann og Redning kr 20 510 kr 42 372 kr 21 862 Fosen Helse kr 59 490 kr 48 212 kr -11 278 Fosen Kommunerevisjon kr 51 149 kr 56 086 kr 4 937 Fosen Regionråd kr 49 383 kr 46 517 kr -2 866 Fosen Renovasjon kr 120 858 kr 102 823 kr -18 035 Indre Fosen Kirkelige Fellesråd kr 131 359 kr 70 824 kr -60 535 Kontrollutvalget kr 26 163 kr 27 102 kr 939 Kultur Compagniet kr 24 000 kr 24 000 kr - Osen Kirke kr 43 171 kr 41 298 kr -1 872 Sum kr 9 325 408 kr 11 485 528 kr 2 160 120 Forklaring av driftsbudsjettet For budsjettet 2019 er det lagt inn bruk av budne driftsfond på kr 2.250.000,- og forventede andre inntekter på 1.000.000,-. Indre Fosen Kommune betaler på siden av budsjettet for en 80% stilling som er lokalisert i Leksvik. Sammenslåingen til Indre Fosen Kommune medførte reduksjon av antall brukere og fjerning av unødvendige tilganger til fagsystemer. Indre Fosen Utvikling er nå en enhet i Indre Fosen Kommune og de to er derfor slått sammen i budsjettet. Bruk av fond gir størst utslag og reduksjon på de største kommunene. Fosen Brann & Redning får tilknytningsavgiften på kr 24.000,- som økning da denne tidligere har falt ut. (FBRT ble tidligere regnet som en del av Ørland Kommune.) Indre Fosen Kirkelig fellesråd får en reduksjon grunnet at de har flyttet de fleste av sine fagsystemer til kirkepartner og står igjen med drift av klienter, skrivere, brukere og infrastruktur. 2019 vil bli et svært hektisk driftsår grunnet store prosjekter der 4 kommuner skal slås sammen til 2. Driftsbudsjettet er økt med 2 stillinger etter vedtak i rådmannsgruppen om å ansette digitaliseringsrådgiver og innkjøper. Etter vedtak i rådmannsgruppen ble digitaliseringsrådgiver ansatt fra april 2018. Det tekniske miljøet for robotisering, RPA, er satt opp og vil kunne vise til gevinster allerede i 2018. Det er nylig ansatt en innkjøpsrådgiver etter vedtak i rådmannsgruppen. Innkjøpsrådgiveren er på plass fra 1. mars 2019. Målet er at disse to stillingene skal bidra til besparelser ellers i organisasjonen som mer enn dekker inn deres kostnader. Effekten og besparelsene kommer ute i organisasjonene og det blir der gevinstrealisering må gjøres. Robot-lisensen koster i underkant av kr 100.000,- pr stk. Videre er det satt av kr. 150.000,- til ekstern eksperthjelp. Vi er så heldige at slik eksperthjelp i verdensklasse finnes i Trondheim.
Lisensene til RettPåSak og hjemmesidene på kr 600.000,- årlig er nytt av året da disse tidligere har blitt finansiert gjennom prosjektet DDF. Alle utviklingsprosjektene går i hovedsak mot kommunene. Derfor fordeles disse 2 nye stillingene, ACOS- og robot-lisenser på kommunene etter fordelingsmodellen 50/50. Småkundene må eventuelt betale for utviklingstjenester etter medgått tid. Uten alt over som er ny leveranse fra Fosen IKT fra 2019 ville driftsbudsjettet vært 0,5 % høyere enn 2018-budsjettet før justering for generell lønns- og prisvekst. Med fondsbruk og ekstrainntekter er det en reduksjon på 10%. INVESTERINGSBUDSJETT Konto Tekst Regnskap 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 02002 Investeringer materiell datacenter 945 189 1 595 052 1 603 014 Utviklerressurser MinSide mm 1 100 000 SUM INVESTERINGSUTGIFTER 945 189 1 595 052 2 703 014 07500 Overføring fra kommuner 1.456.037 1 595 052 2 703 014 Tatt fra tidligere avsetninger fra fond 0 0 0 SUM INVESTERINGSINNTEKTER 1.456.037 1 595 052 2 703 014 Investeringsbudsjettet er 13,7% av de totale driftskostnadene uten fratrekk av andre inntekter. Disse investeringsmidlene fordeles på alle kundene ut fra sin andel av de totalt driftskostnadene, dvs uten kostnader knyttet til stillingene som digitaliseringsrådgiver og innkjøper. Prosjektet Digital Døgnåpen Forvaltning med hjemmesider og RettPåSak avsluttes 31.12.2018. I snitt har kommunene bidratt med kr 2,6 mill årlig i prosjektperioden for DDF fra 2015 og ut 2018. For å kunne ta løsningen inn i framtiden avsettes kr 1,1 mill til utviklerressurser som finansieres med investeringsmidler fra kommunene. Besparelsen vi gjør her skyldes i hovedsak betydelig mer utvikling i eget hus og bruk av eksisterende robot er der integrasjoner med tredjeparter blir for dyre. Disse kostnadene fordeles kun på kommunene. Småkundene må eventuelt betale for sine integrasjoner etter medgått tid. Det er et ønske fra flere hold om at det gradvis går over i en form for Min side med ytterligere funksjonalitet enn kun søknadshåndtering. Eksempler på ny funksjonalitet kan være: oversikt over innbyggerne sine eiendommer med dokumentasjon fra tidligere byggesøknader kommunale avgifter fakturering brev til/fra kommunen barnehage/sfo skole Gevinsten er at innbyggerne får langt bedre tjenester med tilgang 24/7. Det vil igjen føre til mindre henvendelser til kommunene sine ansatte om dokumentasjon i arkivet ol. Videre vil automatisering på innsiden av disse løsningene frigjøre saksbehandlingsressurser i kommunene.
Med utviklerressurser kan vi redusere kostnader knyttet til fagsystemer. Eksempelvis bruker kommunene 300.000,- i lisenser på kvalitets og avvikshåndteringssystem. I tillegg brukes årlig i snitt mellom kr 100.000,- til 200.000,- for videreutvikling og tilpasninger. Slike løsninger er forholdvis enkle å utvikle selv til en langt lavere kostnad årlig. Denne løsningen alene vil dekke inn ca halvparten av å ha egne ressurser. 2 Denne investering vil føre til økt trykk og ytterligere kompetanse innen følgende områder: Robotprogrammering Hjemmeside RettpåSak RiskManager Nytt intranett Arbeid med Min side Integrasjoner med framtidig velferdsteknologi Kommunevis fordeling av investeringsbudsjett: Fordeling investering Budsjett 2018 Budsjett 2019 Endring Bjugn Kommune kr 300 399 kr 488 299 kr 187 900 Indre Fosen Kommune kr 806 853 kr 1 154 240 kr 347 387 Osen Kommune kr 105 797 kr 199 434 kr 93 637 Roan Kommune kr 76 431 kr 177 886 kr 101 455 Ørland Kommune kr 2 356 kr 212 014 kr 209 657 Åfjord Kommune kr 240 677 kr 395 845 kr 155 169 Fosen Brann og Redning kr 4 175 kr 6 945 kr 2 770 Fosen Helse kr 6 035 kr 7 778 kr 1 743 Fosen Kommunerevisjon kr 5 309 kr 9 666 kr 4 357 Fosen Regionråd kr 3 732 kr 7 387 kr 3 655 Fosen Renovasjon kr 14 831 kr 17 138 kr 2 306 Indre Fosen Kirkelige Fellesråd kr 16 969 kr 12 595 kr -4 373 Kontrollutvalget kr 440 kr 3 844 kr 3 404 Kultur Compagniet kr - kr 3 214 kr 3 214 Osen Kirke kr 3 902 kr 6 727 kr 2 824 Sum kr 1 587 907 kr 2 703 014 kr 1 115 107
Rådmannsgruppens vedtak; Fosen IKT: 1. Hele disposisjonsfondet i Fosen IKT legges inn i budsjett 2019, og utgiftene til hver enkelt kommune reduseres tilsvarende. Budsjettet for Fosen IKT vedtas for øvrig som framlagt. 2. Ut fra innspillene i felles formannskap 3. oktober og drøftingene i flere møter i rådmannsgruppen, bestilles en oversikt fra Fosen IKT over hva som ligger i satsingen i 2019 og hvilke besparelser / økt verdier som kan estimeres. Dette legges fram for rådmannsgruppen til møtet den 7. desember og til styret 14. desember og skal kunne nyttes i formidling om satsingen i hver enkelt kommune. 3. En vurdering av organisering av Fosen IKT og forankring av arbeidet i Fosen IKT i Fosenkommunene settes på dagsorden i rådmannsgruppen, i lys av kommunesammenslåingene på Fosen. Fosen barneverntjeneste: 4. Budsjettet for Fosen barneverntjeneste vedtas som framlagt. 5. Etter at evalueringsrapporten er gjennomgått og vurdert av Fosen barneverntjeneste, kommunenes kontaktpersoner og rådmannsgruppen, vurderes budsjettet for 2019 på nytt. Øvrige samarbeidsordninger: 6. Budsjettene for de øvrige samarbeidsordningene vedtas som framlagt.
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 1 Behandlet av: Saksnr.: Møte-dato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 17/18 30.10.18 TB Arbeidsutvalget 31.10.18 TB Styret 21/18 09.11.18 TB Navn på saken Fosen Regionråd budsjett 2019 A. Budsjetteringskriterier: Rådmannsgruppa har ikke fastsatt budsjetteringskriterier for 2019. Fordelingsnøkkel som er lagt til grunn for budsjettet er 50 % fast og 50 % fordelet etter folketall i kommunene. Folketallsgrunnlag pr 1.januar 2018 er lagt til grunn for beregningene. Det er vedtatt å opprettholde en annen modell for fordeling av driftsbudsjett Fosen Regionråd, hvor det beregnes et kronebeløp fast pr medlemskommune på kr 10.000,- som sammenlagt fratrekkes totalsummen som fordeles etter folketall i medlemskommunene: B. Kommunale egenandeler budsjett 2019 sammenlignet med budsjett 2018: Prosjekt nr Samarbeidsordning Ørland Indre Fosen Bjugn Åfjord Roan Osen SUM 2019 SUM 2018 Endring 2018-2019 4900 Fosen Regionråd - drift 417 194 776 479 380 634 259 679 82 817 83 197 2 000 000 2 000 000 0 4901 Tiltaksmidler 28 242 42 132 26 828 22 153 15 315 15 330 150 000 100 000 50 000 4904 Næringsalliansen 250 000 450 000 250 000 250 000 100 000 100 000 1 400 000 1 400 000 0 4908 Digital døgnåpen forvaltning 0 0 0 0 0 0 0 1 380 000-1 380 000 4950 Regionkonsulent oppvekst 144 034 214 873 136 826 112 978 78 107 78 182 765 000 765 000 0 4984 DYRK Fosen 30 000 60 000 30 000 30 000 10 000 10 000 170 000 170 000 0 efagråd Fosen 112 968 168 528 107 315 88 610 61 260 61 319 600 000 0 600 000 SUM drift 2019 982 438 1 712 012 931 603 763 420 347 499 348 028 5 085 000 5 815 000-730 000 SUM drift 2019 SUM drift 2018 Økning/reduksjon 982 438 1 712 012 931 603 763 420 347 499 348 028 5 085 000 1 112 448 1 928 631 1 058 128 869 708 421 390 424 695 5 815 000-130 010-216 619-126 525-106 288-73 891-76 667-730 000 Samarbeid Egenandelene er beregnet i hht. vedtatte fordelingsnøkler for hver av ordningene, med unntak av Dyrk Fosen som er stipulert skjønnsmessig sum fra fylkeskommunen. For å opprettholde aktivitetsnivået har det vært nødvendig å inntektsføre kr. 682 000,- fra ulike fond. Endringer fra 2018 til 2019 framgår av oppsettet, prosjekt Digital døgnåpen forvaltning avsluttes 31.12.2018, efagrådet blir fra 01.10.2019 organisert i sekretariatet for regionrådet som et prosjekt. Sekretariatet består av fire stillinger, daglig leder og utviklingsleder, regionkonsulenten og prosjektleder DYRK Fosen (50%). Regionkonsulenten og prosjektleder DYRK Fosen er i budsjettert i egne prosjekter. I 2018 ble deler av lønnsbudsjettet for sekretariatet omdisponert til å videreføre prosjektet DDF, dette har medført at stillingen som utviklingsleder har vært vakant i 2018. Det legges frem et forslag til budsjett for sekretariatet i 2019 som innbefatter to stillinger på samme nivå som i 2017. I flere år har aktiviteten latt seg opprettholde på grunn av at vi har hatt fondsmidler å ta av til saldering av budsjettet. Vi er imidlertid nå kommet dit at «reservebeholdningen» begynner å tømmes. Spesielt er det de siste årene inntektsført mye til prosjektet Digital døgnåpen forvaltning fra oppsparte fondsmidler avsatt til regional utvikling.
2 C. Budsjettkommentarer: Prosjekt 4900 Fosen Regionråd drift: Med hensyn til arbeidsmål og utviklingsoppgaver i 2019 så vil hovedfokuset fortsatt være samfunnsutvikling, samferdsel, strategisk næringsplan og videreutvikling av samarbeidsordningene. I tillegg de nye satsingene DYRK Fosen, STYRK Fosen og reiseliv. Det foreslås å inntektsføre kr. 300 000 fra bundet fond Regional utvikling til finansiering av utviklingsarbeid. Videre foreslås det å inntektsføre kr. 190 000,- fra sekretariatets disposisjonsfond til finansiering av drifta. Det er budsjettert med kr 0,- i lønns og prisvekst for sekretariatet lik praksis i 2018. Kommune Innbyggertall 2018 Fast Innbyggerfordeling Totalt 2019 Totalt 2018 Diff 2018-2019 Fordelt sum 2019 Ørland 5 346 10 000 407 194 417 194 412 633 4 561 417 194 Indre Fosen 10 063 10 000 766 479 776 479 785 540-9 061 776 479 Bjugn 4 866 10 000 370 634 380 634 378 518 2 116 380 634 Åfjord 3 278 10 000 249 679 259 679 257 448 2 231 259 679 Roan 956 10 000 72 817 82 817 82 400 417 82 817 Osen 961 10 000 73 197 83 197 83 461-264 83 197 Totalt 25 470 60 000 1 940 000 2 000 000 2 000 000 0 2 000 000 Prosjekt 4901 Tiltaksmidler: Det foreslås at tiltaksmidlene tilføres kr. 150.000 i 2019. Det ble i 2018 brukt 200.000,- på tiltaksmidler til finansiering av Fosenteltet på matfestivalen. Kommune Folketall Andel av 50% fordelt 50% fordelt totalen etter folketall likt Fordelt sum Bjugn 4 866 0,19 14 328,62 12 500,00 kr 26 829 Indre Fosen Komm 10 063 0,40 29 631,92 12 500,00 kr 42 132 Osen 961 0,04 2 829,80 12 500,00 kr 15 330 Roan 956 0,04 2 815,08 12 500,00 kr 15 315 Ørland 5 346 0,21 15 742,05 12 500,00 kr 28 242 Åfjord 3 278 0,13 9 652,53 12 500,00 kr 22 153 Fosen 25 470 1,00 75 000,00 75 000,00 150 000,00 Sum til fordeling kr 150 000,00 75000 75000 Prosjekt 4904 Næringsfondet Fosenregionen: Fordelingen mellom kommunene ble vedtatt i forbindelse med behandlingen av budsjettet for 2016. Vi foreslår at denne fordelingsnøkkelen videreføres til 2019 men at budsjettrammen tilføres det regionale næringsfondet som disponeres av styret.
3 Kommune Folketall 01.01.2018 Totalt 2019 Totalt 2018 Ørland 5 346 250 000 250 000 Indre Fosen 10 063 450 000 450 000 Bjugn 4 866 250 000 250 000 Åfjord 3 278 250 000 250 000 Roan 956 100 000 100 000 Osen 961 100 000 100 000 I alt 25 470 1 400 000 1 400 000 I styremøte den 10. juni 2016 behandlet styret to saker ang arbeidet i Næringsalliansen på Fosen; sak 07/16 - SNP Fosen 2016 til 2020, sak 08/16 - Regionalt Næringsfond for Fosen Søknad fra Næringsalliansen for Fosendelfinansiering av ByR fase 2 Prosjekt 4950 Regionkonsulent for oppvekst: Prosjekt 4950 har de siste årene blitt delfinansiert ved bruk av fondsmidler på disp. fond. Regionkonsulenten. Pr. 01.01.18 var det regnskapsført kr. 493 264,- på dette fondet. I regnskapsåret 2018 er det beregnet brukt ca. 224 000,- kr av disp. fondet som finansiering av prosjekt 4950. Dette betyr at ved å budsjettere med kr. 186 000,- fra disp. fondet i 2019, må kommunene fra og med 2020 forvente noe økte kostnader tilknyttet prosjekt 4950, ettersom disp. fondet ved utgangen av 2019 vil være redusert til ca. kr. 83 000,-. Det budsjetteres med kr. 150 000,- i skjønnsmidler fra Fylkesmannen for 2019. I forbindelse med fylkeskommunesammenslåingen var det usikkert om skjønnsmidler til regionkonsulentene ville bli videreført. For 2018 ble det bevilget kr. 150 000,- i skjønnsmidler pr. region. Fylkesmannen har ikke signalisert at dette er skjønnsmidler vi kan regne med i mange år fremover, men på grunn av store endringer i hvordan etterutdanning for ansatte i skolene skal finansieres og organiseres, hvor mye ansvar er flyttet fra stat til kommune, er det sannsynlig at regionene vil motta skjønnsmidler for regionkoordinatorer i en liten periode fremover. Budsjettet er derfor satt opp med en forutsetning om skjønnsmidler i 2019. Prioriterte innsatsområder for regionkonsulenten 2019: a) Kompetanseutvikling for ansatte i barnehage og grunnskole innenfor områder regionen vil prioritere ut fra behov, ønsket utvikling og statlige føringer. b) Barnehagesatsingen innebærer først og fremst implementering av den statlige strategien Kompetanse for fremtidens barnehage. Revidert kompetansestrategi for kompetanse og rekruttering 2018-2022. Strategisk kompetanseplan for barnehageområdet på Fosen skal revideres og gjelde for perioden 2019 2021. I begge overnevnte strategiplaner skal barnehagene arbeide barnehagebasert med kompetanseutviklingen. For å lykkes med å drive utviklingsprosesser hvor alle ansatte er med, kreves det tydelig og god ledelse. Kommunene på Fosen har siden 2016 satset på veiledning av ledelse av utviklingsprosesser i barnehagene, kalt BAKOM-prosjektet. Dette prosjektet avsluttes
i 2018, men regionkonsulenten har søkt og fått tilsagn på kr.1 117 000,- i OU-midler for årene 2019-2021. Disse midlene vil brukes for å forsterke lederkompetansen som er utviklet gjennom BAKOM-prosjektet gjennom følgende tiltak: - Videreføring av lærende nettverk for barnehagemyndighetene, styrerne og de pedagogiske lederne i barnehagene - Oppstart av pilotprosjektet «Ekstern barnehagevurdering og veiledning» i samarbeid med DMMH c) Skoleutvikling: I Stortingsmelding 21 Lærelyst - tidlig innsats og kvalitet i skolen (2017) står det beskrevet en ny desentralisert modell for kvalitets- og kompetanseutvikling i skolesektoren (DEKOM). Denne ordningen innebære at statlige midler kanaliseres til kommunene via Fylkesmannen, og betinger interkommunalt samarbeid om disponering av midlene. I 2018 fikk Kompetansenettverk Fosen tildelt kr. 821 000,-, og det er signalisert fra Fylkesmannen at det forventes noe økning i årlig tildeling i årene fremover. Tiltakene som kommunene på Fosen prioriterer innenfor denne ordningen står beskrevet i «Rammeverk for desentralisert kompetanseutvikling for Kompetansenettverk Fosen», og gjelder i første omgang: - Fosennettverket, et lærende nettverk for skoleeier, skoleledere og ressurslærere i alle skolene å Fosen, i tillegg til at alle PPT-kontorene er representert i nettverket. OFO danner styret for nettverket, og har nylig utvidet planperioden til 2021. - Ekstern skolevurdering og veiledning i samarbeid med NTNU. For at kommunene skal få tildelt DEKOM-midler kreves det en egenandel tilsvarende 30% av det statlige tilskuddet. Denne egenandelen kan benyttes til å finansiere en regional koordinator, og bør dermed sees i sammenheng med lønnskostnader knyttet til regionkonsulenten. 4 f) Andre satsingsområder: Inkludering og tilpasset opplæring Skolemiljø/psykososialt miljø: Kvalitetssikringssystemet Olweus. Kvalitetssikring: Kommunen som barnehagemyndighet, samarbeid om tilsyn med barnehagene (jfr. Regional plan for tilsyn med barnehager på Fosen). Veiledning av nytilsatte lærere og barnehagelærere; NY-tiltak Lokalt gitt muntlig eksamen. 4957 Ekstern skolevurdering OFO vedtok i møte 07.09.18 at det våren 2019 skal gjennomføres vurdering på en ekstra skole for å hente inn et etterslep i oppsatte plan. Det ble også vedtatt at dette skal gjennomføres ved å leie inn en ekstra skolevurderer denne våren, og at dette skal finansieres av midler på bundet fond «Ekstern skolevurdering»
5 Fordeling av kostnader knyttet til kommunenes egenandeler: Kommune Folketall Andel av 50% fordelt 50% fordelt 01.01.18 totalen etter folketall likt Fordelt sum Bjugn 4 866 0,19 73 075,97 63 750,00 kr 136 826 Indre Fosen Komm 10 063 0,40 151 122,79 63 750,00 kr 214 873 Osen 961 0,04 14 431,98 63 750,00 kr 78 182 Roan 956 0,04 14 356,89 63 750,00 kr 78 107 Ørland 5 346 0,21 80 284,45 63 750,00 kr 144 034 Åfjord 3 278 0,13 49 227,92 63 750,00 kr 112 978 Fosen 25 470 1,00 382 500,00 382 500,00 765 000,00 Sum til fordeling kr 765 000,00 382500 382500 efagråd Viser til sak 16/18 om mandat og funksjon efagråd for Fosenkommunene. Budsjettet er innarbeidet i fellesoppstillingen og fordelingen er som tabell under: Kommune Folketall Andel av 50% fordelt 50% fordelt totalen etter folketall likt Fordelt sum Bjugn 4 866 0,19 57 314,49 50 000,00 kr 107 314 Indre Fosen Komm 10 063 0,40 118 527,68 50 000,00 kr 168 528 Osen 961 0,04 11 319,20 50 000,00 kr 61 319 Roan 956 0,04 11 260,31 50 000,00 kr 61 260 Ørland 5 346 0,21 62 968,20 50 000,00 kr 112 968 Åfjord 3 278 0,13 38 610,13 50 000,00 kr 88 610 Fosen 25 470 1,00 300 000,00 300 000,00 600 000,00 Sum til fordeling kr 600 000,00 300000 300000 Prioriterte satsingsområder hvor sekretariatet i samarbeid med styret og rådmannsgruppen har et særskilt oppfølgingsansvar: o Strategisk Næringsplan for Fosen o Regionalt næringsfond Fosen o DYRK Fosen o STYRK Fosen o efagrådet Sekretariatets innstilling: 1. Forslag til budsjett for Fosen Regionråd - 2019 vedtas som fremlagt. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen.
6 Rådmannsgruppens innstilling: 1. Forslag til budsjett for Fosen Regionråd - 2019 vedtas som fremlagt. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. Arbeidsutvalgets innstilling: 1. Forslag til budsjett for Fosen Regionråd - 2019 vedtas som fremlagt. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. Styrets behandling: Styrets vedtak: Budsjett Fosen Regionråd 2019 Konto Tekst Budsjett 2018 Budsjett 2019 010-050 Lønnsutgifter 1 720 000,00 1 720 000,00 090-099 Sosiale utgifter 370 000,00 370 000,00 100-199 Kjøp av varer og tjenester 454 000,00 420 000,00 195 Lisenser 30 000,00 30 000,00 200-271 Utviklingstiltak/Konsulenttjenester 165 000,00 195 000,00 529 Kjøp av andeler 5 000,000 5 000,00 SUM DRIFTSUTGIFTER kr 2 744 000,00 2 740 000,00 kr 700-750 Betaling fra kommuner kr 2 000 000,00 Kr 2 000 000,00 900-950 Bruk av fond, renter kr 744 000,00 kr 740 000,00 260 SUM DRIFTSINNTEKTER kr 2 744 000,00 kr 2 740 000,00 RESULTAT: 0 0
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 Behandlet av: Saksnr.datobeh.: Møte- Saks- Navn på saken Rådmannsgruppa 19/18 30.10.18 TB Møteplan 2019 rådmannsgruppen, styret og Arbeidsutvalget 31.10.18 TB rådet. Styret 22/18 09.11.18 TB Vedlegg: Forslag til møteplan for 2019 Saksfremstilling: Sekretariatet har utarbeidet forslag til møteplan for rådmannsgruppen, styret og rådet. Det er ikke satt opp forslag til møtedatoer for arbeidsutvalget, det er behov for fleksibilitet på møtedager for dette utvalget. Det fremlagte forslag avviker litt i forhold til de tidsfrister som er satt i vedtektene. Årsmøtet skulle vært avholdt innen utgangen av mai og budsjett skulle vært behandlet innen utgangen av september. De siste års erfaringer har vist at dersom vi skal følge prosedyren med behandling både i rådmannsgruppe og arbeidsutvalg, så er det problematisk å klare å avvikle årsmøtet i mai. Med de vedtatte budsjettrutiner som er lagt for samarbeidsløsningene vil det også være vanskelig å få lagt frem samlet budsjett innen utgangen av september. Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Styret i Fosen Regionråd vedtar det fremlagte forslag til møteplan for styret, rådet samt møter i rådmannsgruppen, for 2019. Arbeidsutvalgets innstilling: 1. Styret i Fosen Regionråd vedtar det fremlagte forslag til møteplan for styret, rådet samt møter i rådmannsgruppen, for 2019. Styrets vedtak:
Møteplan for Fosen Regionråd 2019 Dato Møtested Møtetype Endret plass. Endret dato Saker 01.02.2019 Åfjord Rådmannsmøte 01.03.2019 Ørland Styremøte/Rådsmøte 05.04.2019 Åfjord Rådmannsmøte Indre 03.05.2019 Fosen Styremøte 24.05.2019 Åfjord Rådmannsmøte Konferanse for formannskapene 07.06.2019 Osen Styremøte / Årsmøte Dato og møtested besluttes av AU 06.09.2019 Åfjord Rådmannsmøte Budsjettdrøft. FR + samarbeidsordn. 20.09.2019 Roan Styremøte 18.10.2019 Åfjord Rådmannsmøte Budsjett 08.11.2019 Åfjord Styremøte/Rådsmøte Budsjett 22.11.2019 Åfjord Rådmannsmøte 13.12.2019 Bjugn Styremøte *AU møtene tas ut av møteplan