KONTROLLUTVALGET I STRAND KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Strand Møtenr.: 5/2015 Møtedato: 26.11.2015 Utvalgssaksnr.: 27/15-33/15 Disse møtte: Edvard K. Tungland Ellen Karender Grim Lura Hogne Fjellanger Forfall / varamedlemmer: Åge Gjørøy meldte forfall, ingen vara kunne stille. Hogne Fjellanger kom kl.16:30. Andre tilstede: Økonomisjef Hanne Karin Fjelde Krog, Strand kommune Oppdragsleder fra Rogaland Revisjon IKS, Tore Kristensen Rådgiver fra Rogaland kontrollutvalgssekretariat, Per Kåre Vatland Konsulent fra Rogaland kontrollutvalgssekretariat, Leni Tande Saker til behandling Side 27/15 15/00002-13 28/15 13/00356-7 29/15 13/00088-46 Gjennomgang om kontrollutvalgets ansvar og oppgaver Utarbeiding av nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Statusoversikt kontrollutvalgets prosjekter pr. november 2015 2 2 3 30/15 13/00354-9 Kontrollutvalgets årsplan 2016 4 31/15 13/00260-24 Forslag til møteplan 2016 4 32/15 13/00180-17 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for 2015 5 33/15 15/00002-14 Elektroniske sakspapirer 5 Referat-/meldingssaker 1/15 15/00002-10 Høstkonferansen 2015 -Invitasjon 2/15 15/00002-12 NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2016 Eventuelt
Innkallingen ble godkjent uten merknader. 27/15 Gjennomgang om kontrollutvalgets ansvar og oppgaver Kontrollutvalget i Strand tar gjennomgangen til orientering Kontrollutvalget i Strand ber sekretariatet gjøre nødvendige avtaler med revisor. Sekretariatet orienterte. Kontrollutvalget i Strand tar gjennomgangen til orientering Kontrollutvalget i Strand ber sekretariatet gjøre nødvendige avtaler med revisor. 28/15 Utarbeiding av nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Kontrollutvalget planlegger å behandle utarbeiding av ny Plan for forvaltnings-revisjon på følgende måte: Februar 2016: Gjennomgang av materiale man ønsker å videreformidle til politiske gruppeledere/hovedutvalgslederne for å gi bakgrunnsinformasjon for utvelgelse av prosjekter. Mars/april 2016: Invitasjon til politiske gruppeledere og hovedutvalgsledere til et møte med kontrollutvalget i forkant av et kommunestyremøte. Juni 2016 Administrasjonen, og evt. revisor og sekretariat inviteres til å legge fram forslag til prosjekter for kontrollutvalget. September 2016: Kontrollutvalget foretar endelig prioritering av prosjekter som foreslås prioritert i planen. November 2016: Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2017 2020 vedtas av kontrollutvalget og videresendes kommunestyret for sluttbehandling.
Kontrollutvalget foreslo å legge til selskapskontroll i vedtakets første setning. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med endringer gjort i møte. Kontrollutvalget planlegger å behandle utarbeiding av ny Plan for forvaltnings-revisjon og selskapskontroll på følgende måte: Februar 2016: Gjennomgang av materiale man ønsker å videreformidle til politiske gruppeledere/hovedutvalgslederne for å gi bakgrunnsinformasjon for utvelgelse av prosjekter. Mars/april 2016: Invitasjon til politiske gruppeledere og hovedutvalgsledere til et møte med kontrollutvalget i forkant av et kommunestyremøte. Juni 2016 Administrasjonen, og evt. revisor og sekretariat inviteres til å legge fram forslag til prosjekter for kontrollutvalget. September 2016: Kontrollutvalget fortar endelig prioritering av prosjekter som foreslås prioritert i planen. November 2016: Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2017 2020 vedtas av kontrollutvalget og videresendes kommunestyret for sluttbehandling. 29/15 Statusoversikt kontrollutvalgets prosjekter pr. november 2015 Kontrollutvalget i Strand tar statusoversikten pr. november til orientering. Kontrollutvalget i Strand tar statusoversikten pr. november til orientering.
30/15 Kontrollutvalgets årsplan 2016 1. Kontrollutvalget i Strand vedtar årsplanen 2016. 2. Vedtatt plan oversendes kommunestyret til orientering. 1. Kontrollutvalget i Strand vedtar årsplanen 2016. 2. Vedtatt plan oversendes kommunestyret til orientering. 31/15 Forslag til møteplan 2016 Kontrollutvalget i Strand vedtar følgende møteplan for 2016: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Torsdag 28.01.2016 16:15 Torsdag 21.04.2016 16:15 Kan bli endret Torsdag 16.06.2016 16:15 Torsdag 15.09.2016 16:15 Torsdag 20.10.2016 16:15 Torsdag 01.12.2016 16:15 Kontrollutvalget foreslo møtetidspunkt til kl.16.00 og ønsker mat til møtene. De foreslo følende endringer til møtedato: Dato 21.04 endres til 14.04 Dato 16 juni endres til 9.juni Dato 15.09 endres til 08.09
Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med endringer gjort i møtet. Kontrollutvalget i Strand vedtar følgende møteplan for 2016: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Torsdag 28.01.2016 16:00 Torsdag 14.04.2016 16:00 Torsdag 09.06.2016 16:00 Torsdag 08.09.2016 16:00 Torsdag 20.10.2016 16:00 Torsdag 01.12.2016 16:00 32/15 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for 2015 Kontrollutvalget i Strand tar overordnet revisjonsstrategi for 2015 til orientering. Revisor orienterte Kontrollutvalget i Strand tar overordnet revisjonsstrategi for 2015 til orientering. 33/15 Elektroniske sakspapirer Kontrollutvalget i Strand tar gjennomgangen til orientering. Sekretariatet orienterte.
Kontrollutvalget i Strand tar gjennomgangen til orientering. REFERAT-/MELDINGSAKER 1/15 Høstkonferansen 2015 -Invitasjon Alle 4 medlemmene som deltok i møtet skal delta på høstkonferansen 2015. 2/15 NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2016 EVENTUELT Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur