Hvordan jobbe med innovasjon i praksis? Seksjonssjef Marit Holter-Sørensen
En steg for steg veiledning til innovative anskaffelser 1. Starte tidlig 2. 3. Involvere bredt Beskrive behovet ikke løsningen
Anskaffelser.no
1. Starte tidlig Vanlig anskaffelse Vurdere behov Planlegge og organisere Gjennomføre konkurransen Leveranse og følge opp kontrakt Erfare og lære Innovativ anskaffelse Utfordring Start tidligere Vurdere behov Planlegge og organisere Gjennomføre konkurransen Leveranse og følge opp kontrakt Erfare og lære Ta utgangspunkt i utfordring eller udekket behov
Lyngdal kommune - InnoBuild
Innovasjonsdrivere Forventninger fra brukerne Budsjettkutt, eller krav til økt effektivitet Nye lover eller regler Politiske pålegg og føringer Omorganiseringer og reformer
Innovativ anskaffelse - steg for steg Vurdere Utfordring behov Planlegge og organisere Dialog med markedet Gjennomføre konkurranse Implementere og følge opp leveranse Kunnskapsoppbygging: - Hva er egentlig behovet? - Hva finnes i markedet? - Hva må utvikles nytt?
2. Involvere bredt Mål: Få et best mulig bilde av hva som er det egentlige behovet og hva som finnes i markedet allerede. Hvem? Brukere Fagpersoner Administrasjon /budsjett Jurist Innovasjonspådriver Miljøer med kompetanse om FOU Leverandører
Dialog med brukerne «Er det kommunens egne behov eller brukernes som er styrende for digitaliseringen? Vil kommunen med fravær av brukerinvolvering treffe i sine investeringer?» Rapport IKT-Norge: Kommunekartlegging 2012
Og hva sier brukerne? «Hele 66 prosent av innbyggerne etterlyser digitale tjenester fra kommunene. Dette viser at vi har en digitalt kompetent befolkning som har forventninger til offentlig service, tilgjengelighet og digitale tjenester...med en tettere dialog og interaksjon mellom bruker og kommune vil tjenestene mulig bli mer treffsikre og gi en langt større nytteverdi, både i opplevd servicegrad og ressursbesparelser.»
Dialog med leverandørene Få kunnskap om hva markedet kan tilby Gi leverandørene informasjon om ditt behov
Hva er status? Lite dialog Mange bruker samme konkurransegrunnlag som sist Konkurransegrunnlagene blir mer og mer detaljerte Hvorfor? Lite tid til dialogaktiviteter Redd for å gjøre feil favorisere noen tilbydere Mangler kultur for åpenhet og deling?
Hva sier loven om dialog med leverandørene før konkurransen? Regelverket ikke til hinder for dialog med markedet så lenge kravet til likebehandling og konkurranse ivaretas. Sentrale spørsmål: Hvilken informasjon gir oppdragsgiver om den fremtidige anskaffelsen? Hvordan brukes informasjon man har fått fra leverandørene i forberedelsen til konkurransen?
Hvordan gjennomføre dialogen? Man kan ha ulike typer av dialogaktiviteter, men felles for alle er : Ha tydelige spilleregler så det er klart hva som er målet med dialogen og at leverandørene senere må konkurrere om fremtidige leveranser. Gi informasjonen om fremtidige planer på et overordnet nivå. Gjør informasjonen tilgjengelig for alle interesserte leverandører. Ha møter hvor alle interesserte leverandører kan delta. Sørg for at møtene er bredt annonsert på forhånd. Gi tilstrekkelig tid for andre tilbydere til å sette seg inn i relevant informasjon
Hvem bør jeg ha dialog med? Aktuelle miljøer du kan involvere, kan være: Leverandører. Bransjeforeninger og bedriftsnettverk. Bruker- og interesseorganisasjoner. Næringsutviklingsmiljøer. Andre offentlige virksomheter, for eksempel planmyndigheter. Forsknings- og utviklingsmiljøer.
Eksempel : Statsbygg Båtbygger lager operalyd! Kilde: Nasjonalt program for leverandørutvikling
Ulike former for dialog Markedsundersøkelse Leverandørkonferanse Dialogkonferanse / dialogmøte En-til-en møter Plan og design-konkurranse
Markedsundersøkelse En enkel kartlegging av hva som finnes i markedet Internett Sosiale medier Messer og konferanser Bransje-treff Veiledende kunngjøring på Doffin
Eksempel Dialog Stavanger kommune - lavterskel Foilen er lånt fra Leverandørutviklingsprogrammet 19
Leverandørkonferanser Leverandørkonferanser bruker du når du ønsker å orientere generelt om virksomhetens fremtidige behov og fremdriftsplaner. Mål Informere og forberede leverandørmarkedet om kommende anskaffelser. Økt oppmerksomhet, flere tilbydere og større konkurranse.
Eksempler
Dialogkonferanser Dialogkonferanser / -møter bruker du når du ønsker dialog om en konkret anskaffelse. Mål Virksomheten har en anskaffelse med fokus på et eller flere fagområder. Virksomheten har definert konkrete leverandørutfordringer og ønsker å presentere dette for leverandørmarkedet. Virksomheten ønsker en dialog med leverandørene på hva som kan leveres. Virksomheten ønsker økt oppmerksomhet, flere tilbydere og større konkurranse.
Eksempel: Undervisningsbygg Eksempel: Fossilt brensel ut av Osloskolene Bystyret vedtok januar 2008 at bruk av fossilt brensel skulle fases ut av Osloskolene innen utløpet av 2011 Undervisningsbygg sin utfordring var å få vite om hva markedet kunne levere av løsninger da erfaringen med eksisterende løsninger/produkter var dårlige Eksemplet hentet fra Leverandørutviklingsprogrammet: www.leverandorutvikling.no Undervisningsbygg utfordret markedet til å komme med nye ideer: Leverandørutfordring Dialog med markedet Idé-konkurranse
Eksempel SMARTHUSTEKNOLOGI Omsorgsboliger Skånland PILOTPROSJEKT Dialog Skånland kommune Dialogmøte bruk av smarthusteknologi Skånland kommune ønsker velkommen til dialogmøte med leverandører, entreprenører, produsenter og andre som kan gi oss kunnskap om mulighetsrommet for innovative og alternative løsninger for omsorgsboliganskaffelsen som er under utredning i kommunen. Dialogmøte 22. november 2011 Dialogmøtet gjennomføres 22. november på Skånland Rådhus, Digitalt senter (Møterom Loftet) og har følgende agenda: 11:00 11:30 Kaffe og registrering 11:30 11:45 Innledning velkommen v/ Torbjørn Simonsen 11:45 12:00 Om NHO/KS Nasjonalt program for Leverandørutvikling v/ Tore Andre Sines 12:00-12:15 Beskrivelse av brukernes innspilte behov v/ Leif Hugo Hansen 12:15 12:45 Presentasjon og beskrivelse av foreløpige planer/skisser for Omsorgsboligene på Sandstrand og Evenskjer v/ Jan Egil Strand 12:45 13:20 Spørsmål og diskusjon 13:20 13:30 Veien videre v/ Jan Egil Strand Møtet gjennomføres på Skånland Rådhus, Digitalt senter (Møterom Loftet). Påmelding foretas ved å sende e-post til Jan Egil Strand JanEgil.Strand@skanland.kommune.no innen 15. november 2011. Dialogmøtet vil også streames og publiseres på internett. Link for å følge møtet live vil bli lagt ut på kommunens hjemmeside. Eventuelle spørsmål kan rettes til Jan Egil Strand, telefon 901 40 537, eller på nevnte e-post. Foilen er lånt fra Leverandørutviklingsprogrammet TIPS! 24
Etter dialogkonferansen- husk: Legg ut referat inkludert presentasjonene fra møtet på virksomhetens hjemmeside Du kan invitere bedrifter som ønsker det til å sende inn en skriftlig beskrivelse av hvordan de best kan løse de behov og utfordringer som er presentert Du kan invitere til en-til-en møter med alle interesserte for å få presentert innspill muntlig og åpne for dialog om utfordringer og mulige løsninger.
En-til-en møter Arrangeres i etterkant av en dialogkonferansen Virksomheten ønsker at leverandøren skal komme med forslag til hvordan utfordringen kan løses Virksomheten ber deltagerbedrifter å sende et skriftlig løsningsforslag før en-til-en møte avholdes Sørg for fast agenda med like spørsmål Løsningsforslagene skal gi innspill til en funksjonell kravspesifikasjon.
Eksempel Fra Nasjonalt program for leverandørutvikling: Det er ønskelig at de løsningsforslag som blir presentert er av beskjedent omfang og at forslagene er beskrevet på et overordnet og funksjonelt nivå. De som ønsker å presentere sine løsningsforslag vil få anledning til å legge frem en skriftlig beskrivelse (helst ikke mer enn 5 A4-sider) samt foreta en muntlig presentasjon. Idéer som kommer frem i denne prosessen vil bli kunne brukt i både utarbeidelse av kravspesifikasjonen og i senere anskaffelser. Disse anskaffelsene vil bli gjennomført som en etterfølgende prosess i henhold til lov om offentlige anskaffelser.
Eksempell SMARTHUSTEKNOLOGI I OMSORG+ PILOTPROSJEKT Dialog Oslo kommune Åpen dialogkonferanse ble gjennomført 14.01.11 kunngjort på Doffin, kommunenes webside og gjennom relevante bransje-/interesseorganisasjoner leverandørutfordring ble presentert sammen med tids- og fremdriftsplan, åpent for spørsmål/innspill leverandørene ble oppfordret til å komme med løsningsforslag som forberedelser til ny dialog gjennom én-til-én-møter Foilen er lånt fra Leverandørutviklingsprogrammet Møter mellom kommunen og enkeltleverandører ble gjennomført 15.-16.02.11 det ble gjennomført 13 møter à 30 min. varighet mellom kommunens representanter og de leverandørene som hadde meldt inn løsningsforslag på møtene ble løsningsforslagene (funksjoner i forhold til behov) presentert med kommentarer. Kommunen fikk svar på evt. oppfølgingsspørmål. 28
En-til-en møter mellom leverandører
Eksempel Plan og designkonkurranse Forsvarsbygg: Veiledende kunngjøring på Doffin: http://www.doffin.no/search/show/search_view.aspx?
Hvordan bruke informasjonen fra dialogaktiviteter? Har informasjonen du har fått, gitt grunnlag for å beskrive behovet på en annen måte enn det som først var planlagt? Hvordan bør konkurransen utformes med tanke på oppdeling av anskaffelsen, konkurranseform og tildelingskriterier? Er det behov for å starte et utviklingsarbeid nå for å ivareta mer langsiktige behov? NB! Pass på å ikke avsløre Direktoratet for forvaltning forretningshemmeligheter. og IKT
Husk på å Sørge for at all informasjon om prosjektet/anskaffelsen er tilgjengelig for alle interesserte leverandører. Beskrive behovet i form av ytelses- eller funksjonskrav og ikke skreddersy konkurransegrunnlaget til én leverandørs løsning. Utjevne eventuelle konkurransefordeler enkelte leverandører kan ha fått ved å gi lengre tidsfrist for innlevering av tilbud.
3. Beskriv behovet ikke løsningen